Délégation de la messagerie, agenda et tâches

Transcription

1 Délégation de la messagerie, agenda et tâches 1. Contenu 1. Donner le droit de délégation Donner les autorisations de délégation du courrier Déléguer un répertoire de la boîte aux lettres Réception du message de délégation Ouvrir la boîte aux lettres Correction à appliquer au registre pour les boîtes aux lettres déléguées Régler par défaut le destinataire d un compte de courrier pour la réponse /9

2 1. Donner le droit de délégation. A paramétrer sur le poste du collaborateur qui délègue sa boîte aux lettres. 1. Menu «Fichier» > «Information» >, sélectionner «Accès délégué» dans «Paramètres du compte». 2. Ajouter un collaborateur délégué. Cliquer «Ajouter». Taper le nom dans le champ «Rechercher» et sélectionner «Autres colonnes», puis cliquer le bouton «Activer». Sélectionner et ajouter le collaborateur délégué. 3. Donner les autorisations aux délégués. Modifier la sélection par défaut et sélectionner la délégation voulue. Cocher «Envoyer automatiquement un message au délégué». Validé la sélection avec le bouton «OK». 2/9

3 4. Sélectionner «Mes délégués uniquement, mais m envoyer une copie des demandes de réunion et des réponses» puis cliquer «OK» et «OK». 5. Recommencer si besoin à l étape 1. pour ajouter un délégué supplémentaire. 3/9

4 2. Donner les autorisations de délégation du courrier. A paramétrer sur le poste du collaborateur qui délègue sa boîte aux lettres. 1. Sélectionner le compte nom.prénom@unige.ch > puis dans le menu contextuel (clique droite) cliquer «Autorisations du dossier». 2. Dans la fenêtre, cliquer «Ajouter» puis taper le nom du collaborateur délégué, le sélectionner puis cliquer «OK». 3. Sélectionner le niveau d autorisation «Editeur» ou «Editeur principal» selon les cas, puis cliquer «OK». 4/9

5 3. Déléguer un répertoire de la boîte aux lettres. A paramétrer sur le poste du collaborateur qui délègue sa boîte aux lettres. 1. Sélectionner le répertoire «Boîte de réception», dans le menu de contexte sélectionné «Propriété». 2. Cliquer l onglet «Autorisation d accès» > bouton «Ajouter» et taper le nom du collaborateur. Double-cliquer celui-ci puis cliquer «OK». Donner le niveau d autorisation «Editeur» puis cliquer «OK». Répéter cette étape pour les boîtes : - Eléments envoyés - Eléments supprimés Et si besoin pour les autres répertoires. 5/9

6 4. Réception du message de délégation. Le collaborateur délégué reçoit un message de délégation comme ci-dessous. 5. Ouvrir la boîte aux lettres A paramétrer sur le poste du collaborateur délégué. 1. Menu «Fichier» > «Informations», sélectionner «Paramètres du compte» dans «Paramètres du compte». 2. Sélectionner l onglet «Messagerie» puis sélectionner votre compte nom.prénom@unige.ch, cliquer le bouton «Modifier». 6/9

7 3. Cliquer le bouton «Paramètres supplémentaires», puis l onglet «Avancé». 4. Cliquer «Ajouter» puis taper le nom du collaborateur qui délègue sa boîtes aux lettres. Sélectionner son nom dans la liste puis «OK». Ne pas modifier les paramètres par défaut, cliquer «OK» puis «Suivant» et enfin «Terminer». 5. La boîte aux lettres, le calendrier et les tâches du collaborateur sont ajoutés dans le volet de navigation. 7/9

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9 6. Correction à appliquer au registre pour les boîtes aux lettres déléguées. Lorsque j'envoie un message depuis le compte de messagerie dont je suis le délégué, le message se retrouve dans ma boite d'envoi. Est-ce que le message ne devrait pas être dans la messagerie du compte envoyé? Les éléments supprimés/ envoyés d'une boîte aux lettres partagée sont transférés vers un dossier incorrect dans Outlook. (vous disposez des droits de suppression, les éléments supprimés sont envoyés dans votre dossier Éléments supprimés et non dans celui du propriétaire de la boîte aux lettres) Pour les éléments envoyés : DelegateSentItemsStyle.reg DelegateWastebasketStyle.reg Pour les éléments supprimés : DelegateWastebasketStyle.reg DelegateSentItemsStyle.reg 7. Régler par défaut le destinataire d un compte de courrier pour la réponse. Ce réglage est à effectuer lorsque vous êtes délégué d une adresse de messagerie. Lors de la réponse à cette adresse de messagerie, le destinataire n est pas l adresse de courrier délégué mais votre adresse de courrier. 1. Sélectionner un message depuis l adresse délégué et cliquer «Répondre». 2. Dans la fenêtre de réponse, cliquer l onglet «Options» puis l icône «Réponses directes à» 3. Dans «Options de remise», décoché «Envoyer les réponses à» 9/9