PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT DU PROGRAMME INVITES COURTE DUREE DIGITEO/GT STIC

Transcription

1 PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT DU PROGRAMME INVITES COURTE DUREE DIGITEO/GT STIC 1. OBJECTIFS Faire venir, pour de courtes durées, d excellents scientifiques exerçant à l étranger, pour collaborer avec des équipes DIGITEO/GT STIC. Contribuer à faire connaître DIGITEO/GT STIC à l étranger. 2. FONCTIONNEMENT A chaque laboratoire de DIGITEO/GT STIC est attribuée une enveloppe (gérée par la FCS), morcelable ad libitum, à charge pour lui d inviter, au nom de la FCS, d excellents scientifiques susceptibles de contribuer aux activités de DIGITEO/GT STIC. Pas de condition de nationalité mais les invités ont un poste permanent à l étranger. Pas de contrôle à priori, mais dans un délai de 2 mois après la fin de séjour, le laboratoire donne un bref rapport sur l impact (conférences, publications communes ou non, perspective de coopération ). La FCS versera une allocation dont le montant est fixé par le laboratoire, à l intérieur d une fourchette fixée. Cette allocation fait nécessairement l'objet d'un accord entre l'invité et la FCS (selon la formule choisie : convention d'invité, contrat à durée déterminée ou convention d honoraires). Le laboratoire se charge de l accueil et doit faire la publicité de la venue des invités directement auprès des autres laboratoires et sur son site. Digiteo annoncera les visites sur son site (sous réserve d avoir l information avant l arrivée de l invité). En pratique, le directeur du laboratoire invitant envoie sa demande d'invitation et les coordonnées bancaires au directeur de Digiteo (lequel transmet à la DAF-FCS). 3. INDEMNISATION : Plusieurs formules sont possibles (cf procédure accueil invités) Téléphone : 33 (0) Fax : +33 (0) SIRET

2 PROCEDURE ACCUEIL D INVITES DIGITEO/GT STIC Pour le compte des laboratoires de Digiteo/GT STIC, la FCS peut inviter, pour de courtes durées, des chercheurs exerçant à l étranger dont le séjour doit être validé par une convention d accueil. Deux formules sont proposées : Indemnisation de tout ou partie des frais de voyage et de séjour (s il est inférieur à 3 mois) Contrat de travail à durée déterminée éventuellement complété de l indemnisation de certains frais (pour un séjour de plus de 3 mois) 1. Indemnisation (durée du séjour inférieure à 3 mois) 1.1. Une convention d invitation entre l intéressé et la FCS, selon modèle ci-joint, est établie par le laboratoire d accueil et cosignée du directeur de Digiteo et de l invité Cette convention précise : l objectif scientifique et technique de la visite les modalités de la visite (dates de début et de fin du séjour, lieu de séjour, laboratoire(s) d accueil, personnes référentes) les contributions attendues au cours du séjour (rapport, organisation de conférence, etc...) les frais pris en charge par la FCS Téléphone : 33 (0) Fax : +33 (0) SIRET

3 Les frais sont pris en charge par la FCS selon les conditions suivantes : Hébergement Deux formules : o Remboursement à l invité : à concurrence de /nuit (petit-déjeuner non compris) sur présentation d un justificatif (facture, bail/quittance) au nom de l invité, émis par une agence, une institution ou un hôtel. Les quittances ou factures originales seront demandées. o Règlement par la FCS auprès de l hôtel/agence/institution uniquement pour des frais d hébergement supérieurs à /nuit (dans la limite de 150 /nuit, petit-déjeuner inclus), selon les conditions suivantes : Réservation faite par le laboratoire d accueil en demandant que la facture soit libellée au nom de la FCS qui la règlera. Le laboratoire d accueil devra en informer la FCS et fournir les détails de la réservation deux semaines minimum avant la date de la visite Forfait repas (midi et soir) : /jour de présence Transport : remboursement du trajet sur présentation d une facture Autres dépenses : frais de transport en région parisienne, sur présentation des factures 1.3. Informations à fournir par l invité : adresse personnelle, adresse administrative et coordonnées bancaires. Téléphone : 33 (0) Fax : +33 (0) SIRET

4 2. Contrat de travail à durée déterminée (durée du séjour supérieur à 3 mois) Le recours au CDD est systématique dès lors que la durée d accueil est supérieure à 3 mois. Une convention de financement sera établie entre l Etablissement d accueil et la FCS. L invité sera directement recruté par l Etablissement d accueil. 3. Dispositions diverses Si l invité est en mesure de produire une facture d honoraires, une convention d honoraires peut être établie entre cette société et la FCS. Dans tous les cas, il pourra être mis fin à la mission, par la FCS, l établissement d accueil ou l invité, avant son échéance normale en cas de force majeure. Les indemnités ou le salaire ou les honoraires seront réduits en conséquence. La présente procédure entre en vigueur à compter du 1 er Janvier Téléphone : 33 (0) Fax : +33 (0) SIRET

5 BUDGET PROGRAMME INVITES 2015 L unité de compte est «1 mois» ou 12,5 K. ETABLISSEMENT CEA 4 CNRS 2 ECOLE CENTRALE PARIS - SUPELEC 3 ECOLE POLYTECHNIQUE 2 ENS CACHAN 2 ENSTA 1 INRA ET AGROPARISTECH 1 INRIA 4 INSTITUT TELECOM 4 UEVE 1 UNIVERSITE PARIS SUD 3 UVSQ 1 ONERA 1 BUDGET Total du budget correspondant : k L engagement des dépenses 2015 pour un laboratoire ne pourra être effectué que si les rapports dus (au titre des séjours antérieurs à novembre 2014) ont été remis. Téléphone : 33 (0) Fax : +33 (0) SIRET

6 Convention d invitation d un chercheur étranger Indemnisation des frais N 2015-XX Entre la représentée par M. Maurice ROBIN, Directeur de DIGITEO. Et M <INVITE>, <TITRE>, exerçant à : <NOM ET ADRESSE ADMINISTRATIVE DE L ETABLISSEMENT> M <INVITE> est invité par la fondation à exercer du <DATEDEBUT> au <DATEFIN> une mission d expertise scientifique décrite ci-après : <MISSION : OBJECTIF SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE> (1) en collaboration avec : <NOM ET ADRESSE DE L ETABLISSEMENT ET LABORATOIRE D ACCUEIL/ NOM DE LA PERSONNE REFERENTE> M <INVITE> s engage à respecter les règles et procédures, notamment les consignes de sécurité, en vigueur dans le ou les laboratoires qui l accueille. Pour remplir cette mission, M <INVITE> recevra des indemnités de la part de la fondation pour couvrir les frais suivants : 1. Frais de logement (sur factures) : - Loyer (charges et taxes comprises) : remboursement des frais réels plafonnés à XX /mois ; - Hôtel : remboursement des frais réels plafonnés à XX /jour ; Nota : les frais d hébergement seront réglés à M <INVITE> sur présentation d une facture/quittance libellée au nom de M <INVITE>. Cette facture devra obligatoirement être émise par une agence, une institution ou un hôtel. Téléphone : 33 (0) Fax : +33 (0) SIRET

7 2. Frais de repas : pour un montant forfaitaire de XX /jour pour l ensemble des 2 repas ; 3. Frais divers : transports en région parisienne (sur facture) ; 4. Frais du voyage : avion/train aller-retour de <VILLEORIGINE> à Paris. La mission prend normalement fin le <DATEFIN>. M <INVITE> fera parvenir au plus tard dans le mois suivant les justificatifs pouvant donner lieu à indemnisation, ainsi que ses coordonnées bancaires et son adresse personnelle. La fondation et M <INVITE> se réservent mutuellement le droit de mettre fin à la mission avant son terme en cas de force majeure ou de faute grave. Dans ce cas, les indemnités ci-dessus tiendront compte de la durée réelle de la mission. Les frais de voyage retour de Paris à <VILLEORIGINE> resteront couverts par la fondation. Fait à Saint Aubin, en 2 exemplaires, le <INVITE> Maurice ROBIN Directeur de Digiteo (1) Cette mission fait partie du programme «INVITES» de DIGITEO/GT STIC N 2015-XXD. Téléphone : 33 (0) Fax : +33 (0) SIRET

8 Foreign Guest Researcher Agreement Refund of Expenses N 2015-XXD Between the Fondation de Coopération Campus Paris-Saclay, represented by Mr. Maurice ROBIN, Director of Digiteo And M < GUEST >, < POST > working at :< NAME AND ADMINISTRATIVE ADDRESS OF THE INSTITUTION > M < GUEST > is invited by the Foundation as visiting scientist, from < START DATE> to <END DATE >, to work on the topics described below: <TOPICS: SCIENTIFIC AND TECHNICAL OBJECTIVES> (1) in collaboration with : <NAME AND ADDRESS OF THE INSTITUTION, LABORATORIES/NAME OF THE CONTACT RESEARCHER> M < GUEST >undertakes to respect the rules and procedures, in particular the safety instructions in force in the host laboratory/ies. M < GUEST > shall receive, for accomplishing this assignment, compensation from the Foundation to cover the following expenses: 1. Accommodation expenses (on invoice) : - Rent (including charges and taxes): refund on real expenses of no more than of XX /month, - Hotel: refund on real expenses of no more than XX /day; Nota: in order to be reimbursed, M <GUEST> has to send to the Foundation an invoice / rent receipt denominated in his name. This document will necessarily be issued by an agency, institution or hotel. 2. Food expenses : a fixed allowance of XX /day for all 2 meals; 3. Sundry expenses: transport in the Paris region (on invoice) Téléphone : 33 (0) Fax : +33 (0) SIRET

9 4. Travel expenses: round trip by plane/train between <TOWN OF ORIGIN > and Paris. The assignment normally ends on < END DATE >. For refund, M < GUEST > shall forward, at the latest during the next month, the final documents, his bank references and personal address. The foundation and M < GUEST > mutually reserve the right to end the assignment before its expiry date in the case of force majeure or serious negligence. In this case the above compensation shall take into account the real duration of the assignment. The costs of the trip back from Paris to < TOWN OF ORIGIN > shall be borne by the foundation. Thus done in Saint Aubin, in duplicate on M < GUEST > Maurice ROBIN Director of Digiteo (1) This assignment is part of the <Foreign guest> programme of Digiteo/GT STIC N XXD Téléphone : 33 (0) Fax : +33 (0) SIRET