Chapitre VII : Les écritures de régularisation

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1 Chapitre VII : Les écritures de régularisation L ajustement des comptes de gestion Dans la pratique, il peut y avoir un décalage dans le temps entre le moment où l entreprise a effectué une opération génératrice de charge ou de produit et le moment où la pièce comptable est enregistrée. Si ce décalage intervient hors la période d inventaire le problème ne se pose pas. Par contre, si le décalage se passe au moment ou l entreprise procède aux travaux de fin d exercice, le traitement pratiqué jusqu à présent peut aller à l encontre du principe de l indépendance des exercices. C est pour cela qu il faut effectuer les ajustements nécessaires et qui dépendent de la nature du décalage. 1 er type de décalage Si des charges ou des produits sont connus avec certitude à la clôture de l exercice, mais les pièces comptables de base se seront reçues qu au cours de l exercice suivant : ce sont des charges à payer ou des produits à recevoir. Exemple : Une entreprise qui répare une machine mais le 31/12 elle n a pas encore reçu la facture 2 ème type de décalage Si la pièce comptable de base a été enregistrée, alors que les charges ou les produits correspondants doivent être rattachés à l exercice suivant : il s agit des charges et des produits constatés d avance. Exemple : paiement le 30/12/N du loyer relatif au premier trimestre de l exercice N+1 Section 1 : Les charges à payer Ce sont les charges qui concernent l exercice mais qui seront définitivement comptabilisées après la clôture de l exercice. Mais en attendant on doit affecter à l exercice en cours les charges qui lui reviennent. Pour ce faire, on débite d une part le compte de charge concerné et on crédite les comptes de dettes provisionnées qui se rattachent aux comptes de tiers. I-1 Comptabilisation des charges à payer à la date de clôture 40 «fournisseurs et comptes rattachés : 408 «Fournisseurs factures non parvenues» 4084 «fournisseurs d immobilisations» 4088 «Fournisseurs intérêts courus» À la clôture de la période comptable, ces comptes sont crédités du montant TTC des factures imputables à la période close mais non encore parvenues, dont le montant est suffisamment connu, par le débit des comptes concernées: De la classe 4 : De la classe 6 : «achats» 1

2 Exemple 1: Au 31/12/N, date de clôture de l exercice, des marchandises reçues au cours des derniers jours de l exercice ont été comprises dans le stock final. Les factures correspondantes ne sont pas encore parvenues à l entreprise. Leur montant devra être de D HT environ. (TVA 18%) Solution 31/12/N 607 Achats de marchandises factures non parvenues Lorsque la facture attendue d un fournisseur comporte la TVA, c est son montant total qu il convient de comptabiliser en charges à payer. En effet, l entreprise devra non seulement payer le prix des marchandises achetées mais la TVA qui lui sera demandée. Cette TVA ne sera pas comptabilisée au compte 4366 mais plutôt au compte transitoire 41 «Clients et comptes rattachés» 4198 «RRR à accorder et autres avoirs à établir» Des retours de marchandises par les clients, s rabais, remises ou ristournes en faveur des clients, peuvent à l inventaire, ne pas avoir fait l objet de factures d avoir. Exemple : les ristournes à accorder aux clients au titre de l exercice N s élèvent à D (dont TVA ): Solution 31/12/N 709 RRR accordés par l entreprise 4198 RRR à accorder et autres avoirs à établir 42 «personnel et comptes rattachés» 428 «Personnel charges à payer» 4282 «dettes provisionnées pour congés à payer» 4286 «autres charges à payer» Les comptes d un exercice doivent comporter le montant des indemnités de congés payés qui sont déjà acquises au jour le jour pour chaque salarié ainsi que les charges sociales et fiscales correspondantes. À la clôture d un exercice les indemnités de congés sont provisionnées et comptabilisées au compte 4282 par le débit des subdivisions du compte 646 «Charges connexes aux salaires, appointements, commissions et rémunérations» Le compte 4286 loge par exemple les indemnités de licenciement. Exemple : le 31/12/N, une entreprise doit à ses salariés au titre de congés payés : >Rémunérations brutes : D >Charges sociales 1 D >Charges fiscales /12/N 646 Charges connexes aux salaires Charges sociales légales Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations Dettes provisionnées pour congés à payer Charges fiscales sur congés à payer Charges sociales sur congés à payer

3 43 «Etat et collectivités publiques» 438 «Etat charges à payer» 4382 «Charges fiscales sur congés à payer 4386 «autres charges à payer» Ce compte fonctionne de la même manière que le compte «dettes provisionnées pour congés à payer». Il est crédité des charges fiscales sur congés à payer 45 «débiteurs et créditeurs divers» 4538 «organismes sociaux charges à payer» «Charges sociales sur congés à payer» «Autres charges à payer» 4586 «Charges à payer (divers)» Les comptes et sont crédités le 31/12 des charges sociales à payer aux organismes sociaux (sur les congés à payer et autres). Le compte 4586 loge toutes les charges à payer relatives aux créditeurs divers autres que la sécurité sociale et organismes sociaux. I-2 Traitements des charges à payer lors de l exercice suivant Ce traitement peut s effectuer de deux manières A Première méthode Cette méthode consiste à contre-passer l écriture initiale à l ouverture de l exercice suivant (le 01/01), c est-à-dire qu on extourne l écriture de régularisation lors de la réouverture des comptes. Exemple : au 31/12/N, des marchandises reçues au cours des derniers jours de l exercice ont été comprises dans le stock final, les factures correspondantes ne sont pas encore parvenues à l entreprise. Leur montant doit être de D environ. 1 er cas : la facture du 15 janvier s élève à D HT , factures on parvenues TCA déductibles Achats de marchandises 15/1/N+1 Achats de marchandises 2 ème cas : la facture du 15 janvier s élève à 900 D HT , factures on parvenues TCA déductibles Achats de marchandises 15/1/N+1 Achats de marchandises Achats liés à une modification comptable

4 B deuxième méthode La deuxième solution consiste à annuler les comptes rattachés lors de la constatation de la dette et donc à regrouper l annulation et la constatation dans une même écriture 1 er cas : la facture du 15 janvier s élève à D HT. 15/1/N , factures on parvenues TCA déductibles 2 ème cas : la facture du 15 janvier s élève à 900 D HT. 15/1/N , factures on parvenues Achats liés à une modification comptable TCA déductibles Section 2 : Les produits à recevoir Ce sont les produits acquis à l entreprise mais dont le montant, non définitivement arrêté, n a pas encore été inscrit aux comptes de tiers débiteurs. II-1 Comptabilisation de produits à recevoir à la date de clôture Au débit : constatation d une créance classe 4 Au crédit : augmentation d un compte de produit (7) Les comptes de la classe 4 à utiliser sont les suivants : 4098 «RRR à obtenir et autres avoirs non encore reçus» 418 «Clients produits non encore facturés» 428 «Personnel charges à payer et produits à recevoir» 4287 «Produits à recevoir» 438 «Etat charges à payer et produits à recevoir» 4387 «Produits à recevoir» 4538 «Organismes sociaux charges à payer et produits à recevoir» «Produits à recevoir» 458 diverses charges à payer et produits à recevoir Exemple : Au 31/12/N, date de clôture de l exercice, on constate : Qu un lot de marchandises, dont le prix de vente est de D HT ( TVA 18% ) a été expédié, alors que la facture n a pas été encore établie. Un fournisseur d exploitation doit accorder une ristourne de 2000 D HT (TVA 18%). 4

5 Solution 31/12/N 31/12/N RRR à obtenir et autres avoirs non encore reçus RRR obtenus sur achats En outre les produits à recevoir s enregistrent parfois au débit d un compte de la classe 5, pour les intérêts courus à recevoir. Les produits sont alors comptabilisés au crédit du compte 75 «produits financiers». Comptes d actifs concernés par les revenus 257 créances liés à des participations 26 autres immobilisations financières (sauf 262) 262 Titres immobilisés 50 emprunts et autres dettes financières courants 511 Prêts courants liés au cycle d exploitation 52 placements courants Produits à recevoir 518 intérêts courus à recevoir Intérêts courus sur obligation, bons et valeurs assimilés 508 intérêts courus à payer Exemple : Au 31/12/N date de clôture de l exercice, on constate qu un débiteur X versera à l entreprise le 31 mars prochain une annuité d emprunt de D comprenant 3300 D d intérêts annuels. Calculer les intérêts relatifs à l exercice N Est-ce que ce produit a été déjà considéré comme tel, avant les écritures d inventaire Passer l écriture nécessaire 31/12/N Intérêts courus à recevoir Produits des autres immobilisations financières II-2 : comptabilisation des produits à recevoir lors de l exercice suivant Les produits à recevoir doivent disparaître au cours de l exercice suivant. Pour ce faire, les entreprises peuvent soit procéder à l extourne de l écriture de régularisation lors de la réouverture des comptes, soit liquider les produits à recevoir lors de l enregistrement de la créance définitive. Exemple : Au 31/12/N, date de clôture de l exercice, on constate qu un lot de marchandises, dont le prix de vente est de D HT (TVA 18%) a été expédié (donc n est pas inclus dans les stocks) alors que la facture n a pas encore été établie. 31/12/N TCA à régulariser ou en Ventes de marchandises 0 La facture est définitivement adressée le 5 janvier N+1 on vous demande de passer les écritures adéquates en envisageant deux cas : 1 er cas : la facture du 5 janvier s élève à D HT (TVA 18%) 2 ème cas : la facture d élève à 8200 D HT (TVA 18%) A première méthode Si l entreprise décide de procéder à l extourne de l écriture de régularisation 5

6 1 er cas : la facture du 5 janvier s élève à D HT TCA à régulariser Clients 05/01/N+1 TCA collectées par l entreprise ème cas : la facture du 5 janvier s élève à 8200 D HT TCA à régulariser Clients 5/1/N+1 TCA collectées par l entreprise Ventes liées à une modification comptable B deuxième méthode L entreprise décide d annuler le compte rattaché lors de la constatation de la créance: 1 er cas : la facture du 5 janvier s élève à D HT. 5/1/N Clients TCA à régulariser TCA collectées par l entreprise 0 2 ème cas : la facture du 5 janvier s élève à 8200 D HT. 05/1/N Clients TCA à régulariser TCA collectées par l entreprise Ventes liées à une modification comptable à imputer au résultat de l exercice Section 3 : Les charges constatées d avance Ce sont les charges enregistrées a cours de l exercice mais dont la prestation ou la fourniture correspondante n interviennent qu ultérieurement. Il faut donc les extraire des comptes des charges correspondants. 6

7 III-1 Comptabilisation à l inventaire Au débit : constatation d une créance au compte 471 «charges constatées d avance». Ce compte enregistre à la fin d un exercice les charges comptabilisées pendant l exercice en classe 6 et qui concernent les exercices ultérieurs; Font notamment l objet de cette régularisation les loyers, abonnements, primes d assurances et généralement toute charge déjà constatée à la date de l inventaire dont le terme n est pas échu. Au crédit : diminution d un compte de charge du montant HT concernant l exercice ultérieur, qui est celui de leur consommation effective. Exemple Le 1 er octobre N l entreprise a réglé le loyer de 9000D du local commercial pour la période 1 er octobre N 30 septembre N+1. 31/12/N 471 Charges constatées d avance Locations III-2 Contre passation au début de l exercice suivant Le compte 471 «Charges constatées d avance» représente une créance en nature sur l exercice suivant. À la réouverture des comptes cette créance n a plus raison d être. Dans le cas précédent on enregistre 31/12/N 613 Locations Charges constatées d avance 6750 Cette écriture a fait réapparaître les charges effectivement supportées par le nouvel exercice. La régulation réalise un transfert de charge de l exercice qui s achève à celui qui suit. IV- 1 Comptabilisation à l inventaire Au débit : diminution d un compte de produit pour les sommes concernant les exercices suivants. Au crédit : le compte 472 «Produits constatés d avance» est créé à cet usage. Le compte 472 représente une dette envers l exercice suivant, résultant des produits comptabilisés d avance. IV Les produits constatés d avance Ce sont des produits constatés au cours de l exercice mais qui concernent les exercices suivants. Le d une Au établie. produit 31/12/N machine la provenant facture a étéencaissédébut 15 de 000 la location D n a pas novembre annuelle été N. 01/11/N Banques Produits des activités annexes 31/12/N Produits des activités annexes Produits constatés d avance

8 IV-2 Contre passation au début de l exercice suivant Produits constatés d avance Produits des activités annexes Au constate 100 règlements Intérêts Premier 31/12/N 000 D remboursement annuels que payable date suivants: de 31/03/N+1 : en clôture annuités Dpartiel un de emprunt l exercice, donnera bancaire D on lieu aux de 31/12/N Emprunts auprès des établissements financiers Charges d intérêts Échéance à moins d un an sur emprunts non courants Intérêts courus /12/N Section 5 : cas particulier des intérêts sur emprunts Dans certains cas les intérêts sur les capitaux empruntés sont payés à terme échu c est-à-dire en même temps que le principal. La charge d intérêt sur emprunt est comptabilisée au compte 651 «charges d intérêts». La contrepartie de cette charge peut être : Un compte de trésorerie Le crédit du compte 508 «intérêts courus à payer» lorsque les intérêts courus ne sont pas payés à la fin de l exercice Les intérêts non exigibles sont de * 9 /12 =9750 Cette charge se rattachant à l exercice N doit être comptabilisée le 31/12/N VI Régularisation du compte caisse La vérification périodique du compte caisse s effectue par comparaison entre l inventaire physique des existants réels et le solde du compte 54 «caisse». Si l existant en caisse ne correspond pas au solde du compte 54 le comptable devra chercher les causes de cette différence. La discordance peut provenir soit des erreurs d omission ou d enregistrement commises par le comptable. Cette différence peut également provenir de déficit ou d excédent inexpliqués. Dans le cas de déficit on débite le compte 636 En cas d excédent on crédite le compte 736 8