Guide utilisateur du PST votre Portail Santé Travail

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1 Guide utilisateur du PST votre Portail Santé Travail ASSOCIATION DE SANTÉ AU TRAVAIL INTERENTREPRISES ET DE L ARTISANAT SIÈGE SOCIAL : 30, rue de l Étoile Toulouse N TVA intracommunautaire : FR SIRET : NAF 8621 Z

2 Table des matières Principe de fonctionnement... 3 Connexion... 4 L espace adhérent Informations générales... 5 Vos contacts... 6 Prochains RDV... 7 L espace financier Déclaration annuelle... 8 Liste du personnel Votre compte Dernière mise à jour : Janvier 2015

3 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT Le Portail Santé Travail est un intranet sécurisé qui vous permet de : consulter et mettre à jour vos données administratives, faire votre déclaration annuelle d effectifs, mettre à jour les embauches et départs de vos salariés, visionner vos prochains RDV, consulter votre compte, éditer et régler vos factures (prélèvement et carte bancaire). Tout salarié présent plus de cinq jours au cours de l année civile fera l objet d une facturation. 3 Dernière mise à jour : Janvier 2015

4 CONNEXION Avant de vous connecter, assurez-vous que : votre ordinateur dispose d Internet Explorer (version 9 minimum), le bloqueur de fenêtres intempestives est désactivé, Acrobat Reader est installé (pour l édition des listes et factures). Connectez-vous sur notre site et cliquez sur ACCES PORTAILS ADHERENTS (en haut, à droite de la page d accueil). Puis cliquez sur Entrer dans le Portail Santé Travail. Une fenêtre d identification s ouvre : vous devez renseigner votre identifiant (votre n adhérent) et votre mot de passe. Votre mot de passe initial est attribué par l Astia. Si vous n avez jamais demandé de mot de passe, vous pouvez nous solliciter par mail : accespst@astia.fr Nous vous conseillons ensuite de modifier votre mot de passe pour les connexions futures. Si vous l oubliez, cliquez sur Mot de passe oublié, un nouveau sera transmis sur la boite mail renseignée lors de votre 1 ère connexion. S il s agit d une 1 ère connexion, vous devrez impérativement mettre à jour votre compte avant de pouvoir consulter les autres rubriques. Il s agit de renseigner les informations manquantes concernant votre entreprise. Pour cela, allez dans ESPACE ADHERENT / INFORMATIONS GENERALES. 4 Dernière mise à jour : Janvier 2015

5 INFORMATIONS GENERALES Les informations générales doivent obligatoirement être renseignées pour utiliser le Portail. Certains champs sont obligatoires ; ils sont mentionnés par un astérisque rouge (*). Les informations demandées sont réparties en 3 onglets : - ONGLE T GE NERAL Cet onglet reprend les informations administratives de votre entreprise. Pour vous aider à les renseigner, des menus déroulants et des répertoires sont à votre disposition (forme juridique, code NAF). - ONGLE T ADRE SSE DE FAC TURATI ON Vous pouvez y indiquer la personne en charge de la facturation dans votre entreprise et y spécifier une adresse à laquelle doivent être envoyées les factures de l Astia (lorsque celle-ci est différente de celle de l entreprise). - ONGLET ADRE SSE DE CO NVO CATI ON Vous devez y indiquer la personne en charge de l organisation du suivi santé travail des salariés, ainsi que ses coordonnées. Vous pouvez également y indiquer l adresse à laquelle doivent être adressées les convocations (lorsque celle-ci est différente de celle de l entreprise). Les onglets «GENERAL» et «ADRESSE DE CONVOCATION» sont à remplir impérativement. En bas de fenêtre, différents boutons sont à votre disposition : Bouton < Imprimer > : permet d imprimer la synthèse des données que vous avez renseignées. Bouton < Modifier > : permet de modifier les informations qui sont renseignées dans chaque onglet. Bouton < Annuler > : permet d annuler la transaction en cours. Bouton < Valider > : permet de sauvegarder les informations renseignées et d enregistrer les modifications apportées. 5 Dernière mise à jour : Janvier 2015

6 VOS CONTACTS A l Astia, chaque entreprise adhérente est prise en charge par : - Une équipe pluridisciplinaire, qui assure le suivi en santé au travail, - Une équipe administrative, qui gère le dossier adhérent. Dans cette page, vous aurez accès aux coordonnées des différents correspondants. Vous retrouvez dans cette fenêtre le nom du médecin du travail en charge du suivi de votre entreprise, et celui de son assistant, votre principal interlocuteur. Leurs coordonnées y sont mentionnées pour vous permettre d entrer directement en contact avec eux. Service Adhérents Tél. : Mail : contact@astia.fr Service Comptabilité Tél. : Mail : compta.adherents@astia.fr L équipe administrative comprend, entre autre, un Service Adhérents à votre écoute pour toutes les questions relatives à vos données administratives et un Service Comptabilité, qui assure la facturation. Fax : Dernière mise à jour : Janvier 2015

7 PROCHAINS RDV Vous pouvez visionner la liste des visites périodiques, embauches et entretiens infirmiers à venir de votre personnel. Ces RDV apparaîtront dans cet encart, après validation par l équipe qui vous recevra (24h à 48h après la prise de RDV). Bouton <Imprimer> permet d imprimer, au choix, un duplicata de la convocation ou la liste des RDV. 7 Dernière mise à jour : Janvier 2015

8 DECLARATION ANNUELLE Cet espace est utilisable uniquement pendant la période de déclaration annuelle d effectifs (Janvier - Février). Pour déclarer les entrées-sorties de personnel en cours d année, vous devez aller dans «Liste du personnel». - ETAPE 1 : BO RDE REAUX E N AT TENT E Un tableau vous indique l état du bordereau de déclaration en attente pour votre entreprise : - A saisir - En cours - Confirmé - Validé Pour effectuer votre déclaration, cliquez sur le numéro de bordereau. La liste des salariés apparaîtra. - ETAPE 2 : MISE A JOUR D ES SALA RIE S La liste des salariés qui s affiche correspond à l effectif connu par l Astia à l instant T. Si vous n avez plus de salarié dans votre entreprise, merci de cocher «Poursuite d activité sans personnel» ou «Cessation d activité» (attention, en cochant ces mentions, la liste des salariés sera entièrement effacée). A l aide des boutons sous le tableau, mettez à jour votre effectif afin que le tableau contienne la liste de tous les salariés présents dans votre entreprise au 1 er Janvier de l année en cours, puis cliquez sur Suivant. 8 Dernière mise à jour : Janvier 2015

9 Bouton < Ajouter > : ouvre une fenêtre permettant d ajouter un salarié à l effectif de votre entreprise Bouton < Modifier > : permet d apporter des modifications à un salarié déjà inscrit dans la liste : - date de naissance, - catégorie de suivi médical, - situation justifiant le Suivi Médical Renforcé, - nature de contrat, - poste de travail. Attention : si vous choisissez le type de contrat «suspendu», un message vous demandera de confirmer que le salarié en question est bien absent tout au long de l année en cours. Bouton < Réintégrer > : permet à tout moment de réintégrer un salarié (attention : on ne peut réintégrer un salarié que s il a une date de sortie). Bouton < Sortir > : à utiliser afin de retirer un salarié de l effectif de votre entreprise. Une fenêtre s ouvre et vous devrez renseigner la date de sortie du salarié. Bouton < Imprimer > : vous permet d imprimer la liste des salariés enregistrés dans votre effectif à l instant T. 9 Dernière mise à jour : Janvier 2015

10 - ETAPE 3 : CALC UL DE VOTRE COTI SATIO N La page qui s affiche vous indique le montant de votre cotisation d après l effectif déclaré. Les références de votre déclaration vous sont mentionnées : - adh : numéro adhérent Astia de votre entreprise, - bd : numéro de bordereau de la déclaration en cours. Spécifier le mode de paiement de votre choix et valider votre déclaration en cliquant sur Générer le bordereau. Cela est impératif pour que votre adhésion à l Astia soit correctement renouvelée et vous permettra de procéder au règlement. Une fenêtre s ouvrira afin de vous permettre de procéder à la signature électronique de votre déclaration. 10 Dernière mise à jour : Janvier 2015

11 Pour un règlement par chèque : un mail vous sera transmis, veillez à joindre à votre règlement le coupon en bas du mail. Pour un règlement par virement : pensez à noter vos références sur le l ordre de virement (n adhérent et n de bordereau). Pour un règlement par carte bancaire : vous serez redirigé sur une plateforme sécurisée de paiement en ligne. Pour un règlement par prélèvement : vous pourrez saisir vos coordonnées bancaires en reportant le code BIC (Bank Identifier Code) et le code IBAN (International Bank Account Number) inscrits sur votre RIB. Attention : le prélèvement est valable pour le seul bordereau en cours de traitement. Pour vos prochaines factures, vous aurez à nouveau la possibilité de choisir votre mode de règlement. Votre bordereau est maintenant à l état «confirmé» et passera à l état «validé» dès intégration de vos données par l Astia. Une copie de votre déclaration vous sera transmise par mail. 11 Dernière mise à jour : Janvier 2015

12 LISTE DU PERSONNEL Cette page s active lorsque votre déclaration annuelle a été validée au préalable par l Astia. Sinon, le message suivant s affiche : Si votre déclaration a bien été validée, la liste du personnel s affiche. Vous pouvez ensuite naviguer tout au long de l année dans la liste du personnel afin d y mentionner les entrées et sorties de vos salariés. Bouton < Exporter > : Cette option vous permet de constituer un fichier Excel avec la liste des salariés déclarés sur l Espace adhérent de ce portail. L export Excel reprend l ensemble des informations du tableau salarié. 12 Dernière mise à jour : Janvier 2015

13 Bouton < Ajouter > : ouvre une nouvelle page permettant de renseigner les informations concernant le salarié embauché Bouton < Modifier > : permet d apporter des modifications à un salarié déjà inscrit dans la liste : - date de naissance, - catégorie de suivi médical, - situation justifiant le Suivi Médical Renforcé, - nature de contrat, - poste de travail. Bouton < Réintégrer > : permet de corriger le statut du salarié quand il apparait en rouge. Un message de confirmation apparaît afin d éviter les erreurs de réintégration. Bouton < Sortir > : à utiliser afin de retirer un salarié de l effectif de votre entreprise pour l année civile en cours. Une fenêtre s ouvre et vous devez renseigner la date de sortie du salarié. Bouton < Imprimer > : vous permet d imprimer la liste des salariés enregistrée à l instant T. La prise en compte des informations saisies sera faite puis enregistrée par l Astia sous 48h. Les modifications seront visibles sur le Portail dans un délai maximal de 7 jours. 13 Dernière mise à jour : Janvier 2015

14 VOTRE COMPTE - ONGLE T VOTRE EC HEANC IER Liste de toutes les factures non soldées. Bouton < Exporter > : vous permet d exporter cet échéancier dans un fichier Excel. Bouton < Imprimer > : vous permet d éditer un relevé de compte, arrêté à la date du jour. - ONGLE T VO S FACTU RE S Liste de l historique des factures, acquittées ou non. Bouton < Régler cette facture > : vous permet de régler une facture non acquittée par carte bancaire. Vous serez redirigé sur une plateforme sécurisée de paiement en ligne. Bouton <Exporter > : vous permet d exporter le contenu du tableau dans un fichier Excel. Bouton <Imprimer > : vous permet d éditer vos factures. 14 Dernière mise à jour : Janvier 2015