BVRlight Manuel utilisateur

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1 Bienvenue Version: 1.2 Date: 19. Février 2010 Langue: Français Copyright 2010 SA SA Industriestrasse Volketswil www. Numéro de support , 2 premières minutes gratuites, ensuite CHF 2.50/minute L assistance technique est joignable du lundi au vendredi, de 8h30 à 11h30 et de 13h30 à 16h30. Copyright 2010 SA Page 1 de 20

2 1 Introduction BVRlight est conçu en premier lieu pour imprimer des bulletins de versement vierges, non préimprimés (A4) et pour surveiller l entrée des paiements. BVRlight est destiné aux clients commerciaux. Ils ont besoin d un numéro d adhérent BVR pour pouvoir utiliser BVRlight. BVRlight est une simple application web qui ne nécessite aucune installation locale. Les données sont enregistrées sur un serveur centralisé. BVRlight fonctionne sur Windows, Mac OS X et les systèmes Linux qui ont un navigateur web. BVRlight génère un PDF qui peut en principe être imprimé sur chaque imprimante. BVRlight est libre de frais de licence et n est disponible que comme prestation BVRlight se fonde sur la solution de comptabilité OpenSource SQL-Ledger, qui a été adaptée pour la Suisse par la société AG. Si vous avez des questions sur BVRlight, une hotline est à votre disposition: Les 2 premières minutes sont gratuites, ensuite CHF 2.50 par minute sont imputés sur votre facture téléphonique. Si vous êtes satisfait de BVRlight et souhaitez encore plus de fonctions, vous avez la possibilité de mettre à jour votre système avec une version payante qui dispose de fonctions étendues. Pour en savoir plus, vous pouvez vous rendre sur Vous pouvez importer des adresses depuis BVR e-liste à titre payant. Avant d envoyer les premières factures à vos clients, veuillez tenir compte des points suivants: Configurez votre imprimante comme indiqué afin que le bulletin de versement soit correctement imprimé. Imprimez les 5 factures test comme indiqué dans le fichier Readme.pdf que vous avez reçu par avec vos données de login et envoyez les factures test à PostFinance pour contrôle. Lors de l impression, tenez compte des remarques contenues dans Readme.pdf et assurez-vous que le PDF n est pas imprimé en taille réduite! Attendez le feu vert de PostFinance. Saisissez d abord vos données client. Saisissez ensuite vos factures et imprimez-les. Si nécessaire, vous pouvez aussi envoyer des rappels. L utilisation de BVRlight est en principe toujours la même: Saisir les données. Actualiser afin que les données saisies soient transmises sur le serveur web. Contrôler la saisie. Ensuite imprimer, comptabiliser, enregistrer selon les besoins. Copyright 2010 SA Page 2 de 20

3 2 Clients 2.1 Saisir des clients (assujetti à la TVA) A l exception du nom du client (client *), toutes les autres données sont facultatives. Si vous ne saisissez rien sous le numéro de client, ce numéro sera attribué automatiquement. Les numéros de client doubles sont possibles, mais ils n ont pas d effet négatif sur le fonctionnement. Saisir l adresse (pour les particuliers, cocher la case Personne) Sélectionner le taux de TVA souhaité (ici 7.6%) Saisir un nouveau numéro (un numéro de client libre sera attribué) ou un numéro quelconque (les données seront transmises au serveur web) (les données seront enregistrées) Remarque: la date d entrée doit toujours être identique ou antérieure à la date de la facture. 2.2 Saisir un client (non assujetti à la TVA) A l exception du nom du client (client *), toutes les autres données sont facultatives. Si vous ne saisissez pas de numéro de client, celui-ci sera attribué automatiquement. Les numéros de client doubles sont possibles, mais ils n ont pas d effet négatif sur le fonctionnement. Copyright 2010 SA Page 3 de 20

4 Saisir l adresse (pour les particuliers, cocher la case Personne) Saisir un nouveau numéro (un numéro de client libre sera attribué) ou un numéro quelconque. (les données seront transmises au serveur web) (les données seront enregistrées) Remarque: la date d entrée doit toujours être identique ou antérieure à la date de la facture. 2.3 Chercher un client Si nécessaire, remplir les champs souhaités pour la recherche Si nécessaire, reprendre des champs supplémentaires dans le rapport en cochant les champs correspondants. Les adresses de clients trouvées sont listées et vous pouvez les sélectionner en cliquant sur le nom du client. Remarque: avec copy & paste, vous pouvez reprendre des adresses de cette liste dans d autres programmes. Copyright 2010 SA Page 4 de 20

5 3 Factures 3.1 Saisir des factures (assujetti à la TVA) Sélectionner un client. Saisir les autres données. Saisir le montant et le texte. (les données seront transmises au serveur web) (si souhaité) (la facture sera enregistrée) Remarque: les entrées des paiements peuvent aussi être inscrites manuellement sur cette page. Inscrire simplement la date et le montant sous «paiements effectués». La date de la facture doit être identique ou ultérieure à la date d entrée du client! 3.2 Saisir des factures (non assujetti à la TVA) Copyright 2010 SA Page 5 de 20

6 Sélectionner un client. Saisir les autres données. Saisir le montant et le texte. (les données seront transmises au serveur web) (si souhaité) (la facture sera enregistrée) 3.3 Factures Toutes Vous pouvez consulter ici les factures déjà payées. Si nécessaire, remplir les champs souhaités pour la recherche. Cocher "Ouvertes" et "Clôturé". Si nécessaire, reprendre des champs supplémentaires dans le rapport en cochant les champs correspondants. Remarque: pour voir les factures payées, il faut cocher «Closes»! Toutes les factures sont listées. Remarque: pour modifier une facture, il suffit de cliquer sur le numéro de la facture. Copyright 2010 SA Page 6 de 20

7 3.4 Factures ouvertes Si nécessaire, remplir les champs souhaités pour la recherche. Si nécessaire, reprendre des champs supplémentaires dans le rapport en cochant les champs correspondants. Ici, la date d échéance est sélectionnée en plus des champs par défaut. Les factures ouvertes sont listées. Remarque: pour modifier une facture, il suffit de cliquer sur le numéro de la facture. Copyright 2010 SA Page 7 de 20

8 4 Rappels Les frais de rappel éventuels ne peuvent pas être ajoutés au montant de la facture. Les rappels ne s affichent qu une fois que la date d échéance de la facture est dépassée. 4.1 Rappels Sélectionner un client ou laisser le champ vide. Toutes les factures dont la date d échéance a été dépassée sont listées. Cliquer sur la facture souhaitée. Remarque: il n est possible d envoyer un rappel que pour les factures dont la date d échéance est déjà dépassée. Vous ne pouvez établir qu un rappel après l autre. Il ne sert à rien d en sélectionner plusieurs à la fois! Si vous devez souvent établir un grand nombre de rappels, il pourrait être judicieux de vous procurer la version payante de BVRlight. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Copyright 2010 SA Page 8 de 20

9 Imprimer le PDF. Contrôler les données. Copyright 2010 SA Page 9 de 20

10 Correct Faux La zone d impression ne doit pas être mise à l échelle et la case Rotation auto. et centrage des pages doit être désactivée. Correct Faux (le niveau de rappel sera élevé de 1) Copyright 2010 SA Page 10 de 20

11 5 Importation 5.1 Importation de paiements Sélectionner le fichier souhaité. Le fichier doit au préalable être téléchargé de votre compte PostFinance. Les paiements pour lesquels le numéro de référence BVR a été reconnu sont listés. Remarque: Si le fichier d importation contient des paiements que vous n avez pas saisis dans BVRlight, ceux-ci s affichent, mais ne peuvent pas être importés. Il est aussi possible que vous importiez deux fois un fichier. Organisez-vous de manière à toujours savoir ce que vous avez déjà importé et ce que vous n avez pas encore importé. correspondantes) (les entrées de paiements sont comptabilisées sur les factures Vous voyez ici que les paiements ont été importés correctement. Remarque: Pour imprimer la liste des paiements comptabilisés, il suffit de sélectionner le texte et de cliquer sur Imprimer dans le navigateur. Copyright 2010 SA Page 11 de 20

12 Les paiements pour lesquels aucune facture n est encore disponible sont également listés, mais ne sont pas importés. 5.2 Importation des données d adresses depuis e-liste (option payante) Le point du menu Importation E-liste n est visible que pour les clients qui ont payé cette option. Pour savoir quelles données vous pouvez importer avec cette option, rendez-vous sur Copyright 2010 SA Page 12 de 20

13 6 Système Sous le point du menu Système, vous pouvez configurer différents paramètres. 6.1 Système Sauvegarde des données Ce lient crée un fichier avec vos données que vous pouvez enregistrer sur votre ordinateur local. 6.2 Système Paramètres utilisateur Ici, vous pouvez par exemple adapter le format de la date ou modifier la langue. Remarque: Si vous apportez des modifications dans les paramètres utilisateur, vous devrez vous reconnecter ensuite. 6.3 Système Version Vous voyez ici des informations sur la version actuelle et les sponsors qui vous permettent d utiliser cette solution gratuitement. 6.4 Système Paramètres standard Vous pouvez modifier ici les données suivantes: Adresse de l expéditeur pour la facture (en-tête de la facture) Attribution du numéro de client et du numéro de la facture Textes des rappels Définir si la fenêtre de votre enveloppe est à gauche ou à droite Correction éventuelle pour que le numéro de référence BVR soit imprimé exactement dans le champ. Copyright 2010 SA Page 13 de 20

14 Effectuer les corrections (ont une influence sur l impression) Remarque: Si vous voulez que le prochain numéro de client soit 1000, définissez le numéro de client sur 999. Ainsi, le système sait que le dernier numéro de client était 999 et que le prochain numéro de client doit être Le même principe est valable pour les numéros des factures. 6.5 Système TVA Vous pouvez modifier ici le numéro de TVA s il a été mal saisi. Sinon, il ne faut rien modifier ici avant une future adaptation de la TVA. Copyright 2010 SA Page 14 de 20

15 7 Annexe 7.1 Enregistrement Attention, vous ne pouvez plus passer ultérieurement d'assujetti à la TVA à non assujetti à la TVA ou inversement. Vous devez choisir au moment de l enregistrement! Assujetti à la TVA Voici comment se présente un enregistrement correct d une entreprise qui a un numéro de TVA. Copyright 2010 SA Page 15 de 20

16 7.1.2 Non assujetti à la TVA Voici comment se présente un enregistrement correct d un particulier. Les données supplémentaires sont facultatives. Copyright 2010 SA Page 16 de 20

17 8 Questions fréquemment posées (FAQ) 8.1 Paiements partiels / par tranches Question: Le client souhaite payer le montant total en 3 tranches. Réponse: Créez trois factures avec trois dates d échéance différentes. 8.2 Le montant de la facture ne correspond pas au montant payé Question: Le montant de la facture est de Mais le client n a payé que La facture reste ouverte. Comment puis-je clore la facture afin qu elle ne s affiche plus dans les rappels? Réponse: Inscrivez un paiement supplémentaire correspondant à la différence. Dans cet exemple Maintenant, plus rien n est ouvert. Cliquer maintenant sur Enregistrer afin que la modification soit enregistrée. 8.3 Imprimer des listes Question: Comment imprimer une liste sur laquelle figurent toutes les factures avec la date de la facture, la date d échéance et le montant? Réponse: Définir les paramètres suivants sous Factures Toutes. Puis cliquer sur Copyright 2010 SA Page 17 de 20

18 Si nécessaire, vous pouvez imprimer simplement cette liste dans votre navigateur web. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez imprimer avec la souris, puis cliquer sur Imprimer dans le navigateur. Pour que seule la partie sélectionnée soit imprimée, il faut activer le champ correspondant (ici encadrée en rouge). 8.4 Espaces dans l en-tête de la lettre en haut à gauche Question: Comment supprimer la ligne vide en haut à gauche sous l expéditeur? Réponse: Supprimez les espaces sur la dernière ligne sous Système Paramètres standard, de sorte que le curseur se trouve sur la ligne contenant la localité (dans cet exemple après Zurich). Copyright 2010 SA Page 18 de 20

19 8.5 Ordre inversé des positions saisies sur la facture Question: Cela pose-t-il un problème si les postes saisis sur la facture s affichent dans l ordre inverse lorsque l on regarde la facture après l enregistrement? Comment rétablir l ordre correct des postes? Avant l enregistrement Et après l enregistrement Réponse: Une modification de l ordre n a pas d influence sur le fonctionnement correct de la solution. Pour inverser l ordre, il suffit d enregistrer encore une fois la facture. Copyright 2010 SA Page 19 de 20

20 8.6 Le numéro de référence BVR manque Question: Pourquoi le numéro de référence BVR ne s affiche-t-il pas dans la liste sous Factures Ouvertes? Réponse: La facture a comme date le A cette date, le client (Musterfirma) ne figurait pas encore dans la banque de données. Le client sur cette facture a une date d entrée au Si la date d entrée est définie sur le , l erreur disparaît et le numéro de référence BVR s affiche. Copyright 2010 SA Page 20 de 20