COMMANDE GESLAB. vendredi 31 mai 2013 CREATION DE LA COMMANDE. - Recherche du fournisseur. - Saisie de la commande LES ETATS GESLAB

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1 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 CREATION DE LA COMMANDE - Recherche du fournisseur - Saisie de la commande LES ETATS GESLAB Unité mixte de recherche CNRS-IN2P3 Université Paris-Sud Orsay cedex Tél. : Fax :

2 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur Avant de saisir une commande il faut rechercher si le fournisseur existe Dans GESLAB Cliquer sur : - données - fournisseur 2

3 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur Cliquer sur «trouver» 3

4 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur Indiquer le numéro de SIREN du fournisseur. Ce numéro correspond au 9 premiers chiffres du numéro de SIRET 4

5 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur La liste des fournisseurs rattachés au numéro de SIREN saisi apparaît 5

6 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur - Choisir le fournisseur qui correspond au numéro de SIRET indiqué sur le devis. - Il faudra tenir compte du numéro de SIRET complet avec 14 chiffres - Les 5 derniers chiffres détermineront quel fournisseur il faudra sélectionner ATTENTION Ne pas utiliser les fournisseurs dont le statut est «désactivé» signalé par un D 6

7 COMMANDE GESLAB Recherche du fournisseur FICHE FOURNISSEUR DANS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Si le fournisseur existe dans BFC son numéro apparaîtra ici 7

8 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur Si le fournisseur est absent de GESLAB, il faudra effectuer la recherche dans le fichier national des fournisseurs de la BFC. Il faudra donc : - se connecter à NOUBA - utiliser l outil COUGAR 8

9 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur Sélectionner «Recherche d un fournisseur BFC» 9

10 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur Saisir les 9 chiffres du numéro de SIREN du fournisseur Puis cliquer sur «Rechercher» 10

11 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur Cliquer sur le fournisseur pour faire apparaitre sa fiche 11

12 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur Si le fournisseur existe dans la BFC il faudra imprimer cette fiche fournisseur envoyer la fiche fournisseur à votre référent du service financier afin qu il crée le fournisseur dans GESLAB Vous pourrez ensuite établir votre commande quand le fournisseur sera créé dans GESLAB 12

13 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Recherche du fournisseur Si le fournisseur n existe pas dans la BFC, il faudra : demander au fournisseur un extrait KBIS comportant le numéro de SIRET demander au fournisseur un RIB envoyer ces documents à votre référent du service financier Le référent enverra les pièces au service financier de la délégation pour demander la création du fournisseur dans BFC Quand le fournisseur sera créé dans BFC, le référent pourra le créer dans GESLAB Quand le fournisseur sera créé dans GESLAB, la commande pourra être saisie. NB : Dans le cas ou un fournisseur est créé dans GESLAB, mais pas dans BFC. Si une commande est saisie pour ce fournisseur, la commande sera rejetée par la BFC 13

14 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Chemin d accès de la commande 14

15 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Masque de saisie de la commande Cliquez ici pour créer une nouvelle commande 15

16 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Indiquer la souche: initial de la division (DA,DR..) Saisie de la commande La date du jour et le contact s affichent automatiquement. Possibilité de rechercher le contact en saisissant «?»+ «Tabulation» 16

17 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Indiquer la date de livraison Saisie de la commande Indiquer le libellé de la commande 17

18 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Saisir l origine de crédit 18

19 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 L origine de crédit Saisir SE F puis <Tabulation> l origine SE FONCT apparaîtra Saisir RP TD puis <Tabulation> l origine RP TD apparaîtra Saisir l origine pour les contrats de recherche, exemple : TD pour contrat MAX. OU Possibilité de saisir<?> puis<tabulation> pour avoir la liste déroulante des origines de crédits Utiliser le tableau de concordance origine/entité 19

20 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Le libellé complet de l origine de crédit apparaît 20

21 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Sélectionner dans le menu déroulant la nature de la commande: équipement ou fonctionnement 21

22 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Saisir le nom du fournisseur puis entrée pour voir apparaître les coordonnées du fournisseur 22

23 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Ou cliquer sur le bouton «fournisseur» pour rechercher le fournisseur 23

24 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Effectuer la recherche du fournisseur comme indiqué précédemment et cliquer sur fermer sur la fiche fournisseur. La commande réapparaîtra avec le fournisseur sélectionné 24

25 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Dans le cas d une commande sur marché il faudra renseigner cette case. Saisir«?»+ «Tabulation» et la liste des marchés disponibles pour le fournisseur sélectionné apparaîtra. Il conviendra de choisir le marché souhaité 25

26 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Cliquer sur le bouton «lignes» pour ajouter une ligne de commande 26

27 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Puis cliquer sur le bouton «ajouter» 27

28 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Saisir la quantité commandée, la désignation, la référence et le prix hors taxe. A l aide du menu déroulant sélectionner le taux de TVA à appliquer 28

29 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Indiquer l entité dépensière, le code matière et le code famille. Possibilité d avoir une liste en saisissant «?» + «Tabulation» 29

30 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Le caractère de l achat est automatiquement en régulier mais il peut être changer en ponctuel avec le menu déroulant Si le caractère de l achat est ponctuel il faudra indiquer un numéro d UF(unité fonctionnelle ou d OT(opération de travaux. Possibilité de le trouver en faisant «?»+ «Tabulation» 30

31 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Valider la ligne en cliquant sur le bouton «OK» 31

32 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Cliquer à nouveau sur le bouton «ajouter» pour ajouter une nouvelle ligne de commande ou de libellé et ainsi de suite Pour les lignes de libellé les cases entité dépensière, code famille et caractère de l achat seront renseignées automatiquement, il faudra supprimer leur contenu 32

33 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Dans la ligne de libellé Indiquer : - le code famille - le numéro d UF ou d OT Quand toutes les lignes de la commandes sont saisies. Cliquer sur le bouton «OK» pour valider la commande 33

34 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Saisie de la commande Cliquer sur le bouton «imprimer» pour lancer l impression de la commande 34

35 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande Sélectionner dans la liste le modèle de bon de commande à imprimer «EBONC_04»(bon de commande avec la colonne entité dépensière et le logo CNRS. Indiquer le nombre d exemplaires de bon commande souhaité 35

36 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande Imprimer le bon de commande en 3 exemplaires: Un original destiné au fournisseur après signature Un duplicata numéro 1 pour l auteur de la commande Un duplicata numéro 2 pour le magasin afin de vérifier la livraison 36

37 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande Cocher la destination de l état : écran 37

38 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande LE PREMIER EXEMPLAIRE DU BON DE COMMANDE APPARAIT A L ECRAN 38

39 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande Cliquer sur le bouton imprimante pour imprimer le premier exemplaire de la commande 39

40 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande Si nécessaire sélectionner l imprimante sur laquelle sera lancer l impression Puis cliquer sur OK 40

41 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande LE DUPLICATA N 1 DU BON DE COMMANDE APPARAIT A L ECRAN 41

42 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande Cliquer sur le bouton imprimante pour imprimer le duplicata n 1de la commande 42

43 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande Si nécessaire sélectionner l imprimante sur laquelle sera lancer l impression Puis cliquer sur OK 43

44 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Impression de la commande Il faudra procéder ainsi pour chacun des exemplaires du bon de commande à imprimer MODELE BON DE COMMANDE 44

45 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 Après l impression retour automatique sur l écran de saisie de la commande Cliquer sur le bouton «fermer» pour fermer la fenêtre commande 45

46 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 La commande sur contrat de recherche - Indiquer l acronyme du contrat (voir la liste des origines et entités) - Indiquer l EOTP du contrat 46

47 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 La commande carte achat La commande doit être : - prévisionnelle - mono ligne : le montant doit être indiqué uniquement sur une seule ligne même si plusieurs matériels sont commandés. Si la commande comporte plusieurs taux de TVA, il ne faudra pas faire ressortir la TVA. Dans ce cas le montant HT sera égal au montant TTC de la commande. Une ligne de libellé portera la mention «paiement par carte achat n».il faudra noter les quatre premiers numéros de la carte achat qui sera utilisée. 47

48 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 La commande carte achat Cocher la case «prévisionnelle» Mono ligne Libellé : «paiement par carte achat n» 48

49 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 La commande carte achat Saisir «?» pour obtenir la liste des cartes achats Sélectionner la carte achat qui sera utilisée 49

50 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 La commande carte achat Les coordonnées de la carte achat apparaitront ainsi dans le détail de la ligne commande 50

51 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Avant dans XLAB l état de synthèse des entités permettait d obtenir les 3 états suivants : Historique des commande et des Budget de l entité dépensière factures État des crédits (transferts internes et répartitions) 51

52 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Maintenant avec GESLAB, il n est plus possible d obtenir ces trois états en une seule fois. Pour consulter les états il faut utiliser GESLAB client léger via le web à partir de l adresse suivante : Pour accéder à ce site vous devez utiliser vos mot de passe et identifiant JANUS 52

53 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Pages d identification GESLAB client léger 53

54 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Page d accueil de GESLAB client léger Valider après avoir sélectionné l exercice L exercice est par défaut sur l année en cours mais il est possible de sélectionner l année antérieure 54

55 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Page d accueil GESLAB client léger Cliquer sur «Etats» 55

56 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Page de sélection des états Cliquer sur l état souhaité 56

57 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Sélectionner l unité Choisir l entité désirée à l aide de l ascenseur Puis cliquer sur «OK» 57

58 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 L état budget de l entité apparait 58

59 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Actions possibles sur la page d affichage des états Cliquer sur ce bouton pour exporter le document sous différents formats afin de pouvoir le modifier Cliquer sur ce bouton pour imprimer Cliquer ici pour demander le même type état pour une autre entité 59

60 LES ETATS GESLAB vendredi 31 mai 2013 Les états les utilisés couramment - SED1 : Synthèse d une entité dépensière Budget - SED2 : Synthèse d une entité dépensière historique des commandes et factures - SED3 : Synthèse d une entité dépensière historique des dépenses internes - SED 4 : Synthèse d une entité dépensière Etat des crédits Ces quatre états correspondent aux états obtenus auparavant dans XLAB, cependant d autres états sont à votre disposition, libre à chacun d utiliser les états qui peuvent leur convenir selon leurs besoins. 60

61 COMMANDE GESLAB vendredi 31 mai 2013 MERCI DE VOTRE ATTENTION 61