Guide d organisation Congrès Richelieu International 2017 et 2018

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1 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 Guide d rganisatin Cngrès 2017 et 2018 Dcument mis à jur le 26 juin 2015 Page 1 sur 10

2 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 TABLE DES MATIÈRES Missin et valeurs du Richelieu Internatinal 3 Principes directeurs de l rganisatin du Cngrès Richelieu Internatinal 3 Cmité de directin du cngrès 3 Cmités de travail 4 Cmité animatin/divertissement 4 Cmité ateliers/cnférences 4 Cmité des bénévles 4 Cmité cmmandites/vente d espaces publicitaires 5 Cmité cmmunicatins 5 Cmité finances 6 Cmité hébergement/restauratin 6 Cmité lgistique 6 Cmité prgramme d activités pur les cnjints(es) 7 Cmité prtcle 7 Cmité saln des expsants 7 Cmité transprt 8 Cmité vlet jeunesse 8 Thème du cngrès 8 Lettre d engagement du club 9 Descriptin du centre des cngrès 9 Descriptin du lieu d hébergement 9 Accessibilité des lieux pur une clientèle internatinale 9 Mbilisatin des membres du club 10 Engagement financier (cmmandites) 10 Répartitin des surplus/pertes 10 Dcument mis à jur le 26 juin 2015 Page 2 sur 10

3 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 Missin et valeurs du Richelieu Internatinal Dans le respect de ses valeurs et de sa devise, le Richelieu Internatinal (RI) a pur missin de faire la prmtin de la francphnie à l'échelle internatinale, natinale et lcale et d'être au service de la francphnie et de la jeunesse par des actins de type scial, éducatif, culturel, plitique à caractère nn partisan et écnmique. Cette missin cntribue à l'épanuissement des individus et des cllectivités. Principes directeurs dans l rganisatin du Cngrès Richelieu Internatinal Ce guide d rganisatin dit être validé par chacun des clubs désirant recevir le Cngrès Richelieu Internatinal. Lrsque le chix du club hôte sera fait par les membres du cnseil d administratin du RI, il servira de guide pératinnel pur les membres du cmité rganisateur et la directin générale du Richelieu Internatinal. Il présente les infrmatins smmaires relatives aux différents cmités frmant la grande équipe du cmité rganisateur, ainsi que les détails devant se retruver dans la lettre d engagement qui dit être sumise en vue de se vir cnfier l rganisatin du cngrès. Sur le plan pératinnel, le cnseil d administratin mandate la directin générale pur vir à la réalisatin du cngrès internatinal annuel. Pur ce faire, un cmité de directin est mis en place ainsi que différents cmités de travail. Tut engagement fficiel dans le cadre du Cngrès Richelieu Internatinal dit recevir l aval de la directin générale et, seln le cas, du cnseil d administratin du Richelieu Internatinal. Cet élément du prcessus décisinnel inclut ntamment tut engagement financier pris avec des furnisseurs de services hôteliers, de services techniques u de spectacles et les partenaires financiers du cngrès, dnt les cmmanditaires. Les cntrats, les bligatins et autres dcuments écrits cncernant le cngrès et nécessitant l engagement du Richelieu divent bligatirement être signés par la directin générale. Cmité de directin du cngrès Le cmité de directin du cngrès est cnstitué du directeur général du Richelieu Internatinal, du président du club hôte, du cnseiller réginal (le cas échéant) et des membres de l exécutif du cmité rganisateur du cngrès (président, vice-président, trésrier, secrétaire, respnsable des cmmunicatins). Le cmité de directin du cngrès a pur mandat d assurer une crdinatin efficace des activités des différents cmités de travail cmpsant l ensemble du cmité rganisateur. Ce cmité restreint reçit, de la directin générale, les rientatins à suivre et les paramètres à respecter dans l rganisatin du cngrès, tels qu établis par le cnseil d administratin du Richelieu Internatinal. Dcument mis à jur le 26 juin 2015 Page 3 sur 10

4 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 Cmités de travail Les différents cmités de travail cmpsant l ensemble du cmité rganisateur relèvent pur leur part du cmité de directin du cngrès internatinal et divent lui faire appruver tus les prjets avant de s engager dans la réalisatin de ceux-ci. Animatin/divertissement Ateliers/cnférences Bénévles Cmmandites/vente de publicité Cmmunicatins Finances Hébergement/restauratin Lgistique Prgramme d activités pur les cnjints(es) Prtcle Saln des expsants Transprt Vlet jeunesse Certains de ces vlets ne nécessitent pas la frmatin d un cmité, mais requièrent tut de même un respnsable attitré. Animatin/divertissement Ce cmité est respnsable du vlet divertissement du cngrès. Qu il s agisse de musique d ambiance u de spectacles, le cmité a la respnsabilité de faire des recherches et de recueillir des sumissins afin d en faire la prpsitin au cmité de directin. Il est suhaitable de favriser de jeunes artistes lcaux (amateurs u prfessinnels). Ateliers/cnférence À chaque année il est impératif d ffrir des ateliers et cnférences qui répndent aux besins de ns membres, tut en étant nvateurs. Le Richelieu Internatinal et la directin générale déterminent les sujets abrdés, mais le tut dit se faire en cllabratin avec le cmité rganisateur. L imprtant est d assurer une cntinuité du cntenu sur le plan stratégique. Bénévles De nmbreux bénévles snt impliqués dans la réalisatin d un événement, que ce sit pur l accueil, l accmpagnement dans les déplacements, l inscriptin, le service de bar, etc. Il est dnc essentiel d identifier une persnne respnsable de truver des bénévles et de gérer la répartitin des tâches, en cllabratin avec la directin générale du RI. Dcument mis à jur le 26 juin 2015 Page 4 sur 10

5 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 Cmmandites/vente d espace s pub licitaires La recherche de cmmandites et la vente d espaces publicitaires nt pur but premier de réduire au minimum les frais des cngressistes et/u de bnifier certains événements. En aucun cas, elles ne divent être perçues cmme une campagne de financement par le cmité rganisateur u le Richelieu Internatinal. L bjectif de base est de cnclure pur un ttal de $ (basé sur l expérience des dernières années) d ententes de cmmandites et de vente d espaces publicitaires. Ce grupe de travail a pur mandat d établir des ententes de partenariat avec des entreprises privées u encre des agences guvernementales. Les ententes de partenariat peuvent repser sur des biens, des services u des smmes d argent, mais relèvernt d une plitique de cmmandites qui dictera les principes directeurs dans ce dmaine d interventin de l rganisatin du cngrès. Un plan de partenariat détaillé vus sera remis huit à dix mis avant la tenue du cngrès. Ce dcument est persnnalisé dès que le thème du cngrès et le lg snt appruvés. La directin générale sera respnsable de faire le lien avec le cmité des cmmunicatins afin d assurer la visibilité due aux partenaires dans ns différents utils de prmtin avant, pendant et après le cngrès. Cmmunicatins Cette équipe est respnsable de l ensemble de cmmunicatins enturant la prmtin du cngrès auprès des membres Richelieu. Elle dit également maximiser la cuverture médiatique par les médias d infrmatin lcaux, réginaux et natinaux, seln le cas. L équipe des cmmunicatins du Richelieu Internatinal accmpagnera le cmité dans la rédactin des cmmuniqués de presse, dans l élabratin des publicités, ainsi que dans l animatin des réseaux sciaux et du site internet du Richelieu Internatinal. Cette équipe de travail, durant l événement, dit aussi vir à la prductin de curts articles accmpagnés de phts qui purrnt être acheminés aux cngressistes via inflettre. Il est imprtant de nter qu il revient à cette équipe de dévelpper tute la signature graphique, lg, thème et style pur l événement. Ces aspects, une fis présentés au cmité de directin, devrnt être sumis pur apprbatin au cnseil d administratin du Richelieu Internatinal. Dcument mis à jur le 26 juin 2015 Page 5 sur 10

6 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 Finances La directin générale est respnsable de la préparatin du budget. Celui-ci est transmis au cmité rganisateur huit mis avant l événement. En fnctin de l évlutin des revenus, des versins ajustées sernt remises au cmité sur une base mensuelle. L apprbatin des dépenses évlue au fur et à mesure que le nmbre d inscriptins grimpe et que les cmmandites snt fficialisées. Tut revenu engendré par la vente de billets de tirage u de prduits reliés à l explitatin d un bar au curs du cngrès dit être cnsidéré et enregistré aux revenus du cngrès. Tut surplus d inventaire à la fin de l événement dit être cmptabilisé à l état de résultats du cngrès. Le respnsable des finances dit s assurer que tutes les dépenses respectent le budget et que les cntrats snt signés par la directin générale. Il dit élabrer un calendrier des paiements dus et le sumettre à la directin générale afin de prévir les chèques nécessaires au curs de l événement. Si des dépenses divent être encurues par le club, en lien avec le cngrès, elles divent OBLIGATOIREMENT être pré-appruvées par la directin générale et les mdalités de rembursements sernt alrs fixées à la satisfactin des deux parties. À la suite du cngrès, le respnsable des finances dit, dans un délai maximal de 14 jurs, remettre l ensemble des pièces justificatives (cntrats, factures, preuves de paiement) ainsi qu un rapprt descriptif détaillé. Le Richelieu Internatinal prcèdera à l examen du rapprt et émettra un chèque dans les 14 jurs suivant la réceptin du rapprt cmplet. Le délai de 14 jurs débute lrsque tutes les pièces snt en pssessin du siège scial. Hébergement/restauratin Le cmité respnsable de l hébergement et de la restauratin entre en jeu au tut début du prcessus, puisqu il est respnsable d identifier les ptins d hébergement. Il négcie les meilleures ententes pssibles en fnctin des besins identifiés par le cmité de directin. Les mdalités de réservatin et le cntrat sernt tutefis cnclus par la directin générale. Le vlet restauratin inclut les différents repas, cllatins, breuvages, pause-café, service de bar, etc. Après que les paramètres généraux aient été établis par le cmité de directin du cngrès, la recherche débute pur truver les meilleures ptins dispnibles pur maximiser l expérience des cngressistes et faire décuvrir la régin dans laquelle le cngrès aura lieu. Dcument mis à jur le 26 juin 2015 Page 6 sur 10

7 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 Lgistique Depuis le Cngrès 2014 à Welland, le Richelieu Internatinal embauche une ressurce dédiée à superviser la lgistique de l ensemble du cngrès. Le cmité cllabrera alrs avec le superviseur de la lgistique. Cette équipe de travail est respnsable d assurer la crdinatin de l aspect lgistique asscié à la réalisatin de tutes les activités au prgramme du cngrès. Parmi les tâches inhérentes à ce mandat, il faut prévir le mntage et le démntage des lcaux, l installatin des affiches, des indicatins, des fanins des clubs et l aménagement des kisques d expsants et des pstes d accueil. Il faut aussi prévir la supervisin des services d aménagement relatifs à la préparatin des salles sur le plan des systèmes de snrisatin et d éclairage au besin. Une cllabratin étrite avec les traiteurs u restaurateurs sera établie dans les préparatins pur tutes les pauses, repas et autres services de restauratin u de bar durant le cngrès. Le cmité lgistique jue un rôle imprtant dans la préparatin de tus les lcaux et de tus les équipements nécessaires aux différentes réunins et aux différents événements. Pr gramme d activités pur les cn jints(es ) Le sus-cmité a pur principal mandat de dévelpper et de vir à la réalisatin d un prgramme récréatif s adressant spécialement aux cnjintes et cnjints qui sernt présents au cngrès internatinal. Prtcle En étrite cllabratin avec la directin générale du Richelieu Internatinal, le respnsable assure le respect du prtcle établi pur l ensemble des activités du cngrès (réceptin à l hôtel de ville, retruvailles, uverture fficielle du cngrès, déjeuner-cnférence, sirée recnnaissance, sirée u brunch présidentiel, etc.). Le prtcle est tut spécialement présent lrs des événements impliquant des remises fficielles (prix recnnaissance, passatin des puvirs, remise de cadeaux suvenirs). L accueil des dignitaires, invités d hnneur, cmmanditaires, présidents internatinaux, etc. est sus la respnsabilité de ce cmité. Il est très imprtant que les membres de l équipe du prtcle transcendent les valeurs du Richelieu Internatinal auprès de tus ces invités de marque. Le cmité a également la respnsabilité de truver des bénévles ayant les habiletés nécessaires pur assumer le rôle de maître de cérémnie pur les divers événements fficiels au prgramme du cngrès (uverture fficielle, déjeuner-cnférence, sirée de recnnaissance, sirée u brunch présidentiel, etc.). Dcument mis à jur le 26 juin 2015 Page 7 sur 10

8 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 Saln des expsants Outre la visite des attraits turistiques de la régin dans laquelle se tient le cngrès, une excellente façn de faire décuvrir les charmes de la ville est de tenir un saln des expsants. Idéalement, ce saln regrupera des artisans, prducteurs lcaux, prduits du terrir, ffice de turisme lcal, représentants des attraits turistiques de la ville et sera cmplété par la tenue de kisques de la part des clubs qui suhaitent partager des bnnes pratiques et des idées nvatrices. Ce saln est accessible tut au lng de la jurnée du samedi (entre 8 h 00 et 16 h 30). Le cmité sera respnsable de recruter des expsants lcaux et réginaux. Le Richelieu Internatinal fera l appel de prjets auprès des clubs qui suhaitent y participer. Le cmité devra accueillir les expsants, les aider à s installer et répndre à leurs différents besins au curs de la jurnée d expsitin. La cmmunicatin avec le cmité hébergement sera capitale afin de prévir les besins (salle, mbilier, électricité, accès au centre de cngrès, statinnement, etc.). Transprt Cette équipe a pur principal mandat de vir au transprt lcal des cngressistes demeurant sur différents sites d hébergement et devant se rendre au site principal des activités. Cette prtin du mandat se réalisera, au besin, par la mise en place d un système de navettes entre les hôtels. D autre part, il revient à l équipe du transprt, en étrite cllabratin avec l équipe respnsable du prgramme des cnjintes et cnjints, de vir au transprt des participants à ce prgramme d activités. Finalement, l équipe du transprt assurera, seln les demandes reçues au préalable, le transprt entre l aérprt et le site du cngrès pur les participants qui arrivernt par avin. Si la prgrammatin établie par le cmité de directin impliquait un imprtant déplacement de grupe, il va de si que le cmité de transprt devra juer sn rôle à ce niveau. Le respnsable de ce cmité devra être facile à rejindre en tut temps, entre le jeudi matin et le lundi sir, sinn il dit désigner un remplaçant et en aviser la directin générale et le président du cngrès. Vlet jeunesse Le cncept du vlet jeunesse étant actuellement en refnte cmplète par un cmité dédié au sein du Richelieu Internatinal, la descriptin des tâches de ce cmité n est actuellement pas dispnible. Thème du Cngrès Le club hôte, en cllabratin avec la directin générale, a le lisir de déterminer le thème sus lequel sera élabré le cngrès. Ce thème servira de slgan et dnnera la culeur à l ensemble de la prgrammatin. Il sera également asscié au lg du cngrès qui sera par la suite élabré par l équipe des cmmunicatins du Richelieu Internatinal. Dcument mis à jur le 26 juin 2015 Page 8 sur 10

9 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 Exemple 2014 : Cnstruisns un pnt entre l Internatinal et les clubs Le Richelieu Internatinal prend psitin pur juer un rôle de leadership sur certains enjeux, dnt la jeunesse et la francphnie, tut en demeurant tujurs aplitique, se cncentrant plutôt sur les valeurs que nus défendns tus avec fierté. Depuis des années déjà, la philanthrpie est en changement et le Richelieu se psitinnera sur le nuveau marché de la philanthrpie. Le Richelieu Internatinal s assciera à de nuveaux prjets, de nuvelles idées, de nuvelles assciatins u de nuveaux marchés afin de prendre place dans ntre façn de faire, même si nus devns prendre le risque de «cannibaliser» certains aspects de ntre mdèle existant! Merci de tendre la main aux amis des Richelieu et aux clubs qui nt besin d aide, de créer ce pnt entre eux, vs clubs et le Richelieu Internatinal. Syez assurés de la cllabratin pleine et entière de vtre cnseil d administratin, ainsi que de la permanence du Richelieu Internatinal pur la pursuite de vs bjectifs. Merci de vulir faire un Richelieu frt, ENSEMBLE! R/Claude Pirier, Président Richelieu Internatinal Lettre d engagement du club Au mment de dépser sa lettre d intentin pur btenir le Cngrès Richelieu Internatinal, un club dit bligatirement remettre une lettre d engagement qui prte la signature du président actuel du club et celle du président pressenti pur l rganisatin du cngrès pur lequel le club fait la demande. La lettre dit inclure une curte descriptin pur chacun des pints suivants : Descriptin du centre des cngrès Descriptin du lieu d hébergement Accessibilité des lieux pur une clientèle internatinale Mbilisatin des membres du club Engagement financier (cmmandites) Dcument mis à jur le 26 juin 2015 Page 9 sur 10

10 Guide d rganisatin Cngrès Richelieu Internatinal 2017 et 2018 Il est primrdial de décrire les installatins dispsées à recevir le Cngrès Richelieu Internatinal, autant au niveau des frmatins, rencntres sciales, assemblées générales et repas, que de l hébergement. Dans le cas ù l hébergement ne se situe pas sur les lieux des différentes activités du cngrès, il est imprtant d adresser la prblématique du transprt. Cette même questin se pse quant à la facilité d accès pur une clientèle prvenant de tus les cins du réseau (Eurpe, États-Unis, Maritimes-Acadie, Québec et Ontari). Cette lettre d engagement dit témigner de la mbilisatin des membres du club. Cnfrmément au budget type d un cngrès, le club dit démntrer sa capacité à cnclure des ententes de cmmandites dans sn réseau pur un mntant ttal de $ (mnétaire u en échange de services). Répartitin des surplus/pertes Lrsque l ensemble des dépenses et revenus aurnt été cnsignés, un rapprt détaillé sera partagé avec le cmité de directin du cngrès. Par la suite, le partage des surplus sera effectué au prrata des cmmandites cnclues pur l événement (cmmandites mnétaires seulement). Le cmité rganisateur et le Richelieu Internatinal se répartirnt les prfits seln leur apprt respectif. Tutefis, si le cngrès se cncluait avec une perte financière, celle-ci serait partagée à parts égales entre le Richelieu Internatinal et le club hôte. L imprtant est de faire la meilleure utilisatin pssible des smmes recueillies afin d ffrir un cngrès de très grande qualité. Pur tut cmplément d infrmatin, veuillez cmmuniquer avec la gestinnaire du Richelieu Internatinal. Karyne Bédard Gestinnaire Richelieu Internatinal et Fndatin Richelieu-Internatinal directin@richelieu.rg Dcument mis à jur le 7 septembre 2014 Page 10 sur 10