GRILLE DE PLANIFICATION DE STAGE

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1 GRILLE DE PLANIFICATION DE STAGE Trusse en enseignement STAGES COOP Ce dcument cntient divers aides mémires pur faciliter l intégratin du stagiaire dans sn envirnnement de travail ainsi que des utils qui vus aidernt dans l accmplissement de vs tâches en enseignement.

2 Table des matières Réceptin de l infrmatin... 1 Un mis et plus avant le stage... 1 Deux semaines avant le stage... 2 À l arrivée du nuveau stagiaire... 2 Prchains jurs / prchaines semaines après l arrivée du stagiaire... 4 À la fin du stage... 5 Annexe A - Prpsitin de prjet pur les stages avec allcatin... 7 Annexe B- Exemple d hraire pur la première semaine de stage... 8 Annexe C - Cntrat d apprentissage... 9 Annexe D - Plan d apprentissage- Exemple de définitin des bjectifs de stage... 1 Annexe E - CONFIDENTIEL - Plan de sutien académique... 1 L équipe du Guichet unique de l enseignement met à vtre dispsitin cette trusse afin de faciliter l entrée en fnctin des stagiaires à l Hôpital Mntfrt. Ces utils purrnt vus aider à encadrer, diriger et définir les résultats et les bjectifs à atteindre tut au lng de ce stage. Nus demeurns dispnibles afin de vus aider durant vs expériences d enseignement et d encadrement. Au plaisir de cllabrer. L équipe du Guichet unique de l enseignement

3 SECTION A Liste de suivi de l accueil d un stagiaire À TITRE INFORMATIF Niveau : COORDONNATEUR DE L ENSEIGNEMENT - DIRECTION Réceptin de l infrmatin Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Directin/Superviseur Cmpléter l annexe A (prpsitin de prjets pur les stages avec allcatin) Chisir le u le mandat parmi les prjets de stages prpsés Faire parvenir le mandat descriptif du stage au crdnnateur de l enseignement de la directin des Affaires universitaires Crdnnateur de l enseignement (À titre infrmatif) Recevir les demandes de stage Prpser à la directin, les candidatures Organiser les entrevues avec les étudiants chisies et les directins Cmmuniquer avec l établissement d enseignement afin de cnfirmer le chix de l étudiant Vérifier s il y a une entente et faire les démarches nécessaires si nn Vérifier que le dssier d immunisatin du stagiaire est à jur si ce n est pas déjà fait par l établissement d enseignement Offrir la demande d allcatin mnétaire cmpensatire de stage avec le stagiaire chisi Un mis et plus avant le stage Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Directin/Superviseur Infrmer vtre équipe de l arrivée d un stagiaire (en réunin, en envyant un mém, un curriel u un message téléphnique) Spécifier le nm du stagiaire, la durée du stage, les jurnées ù le stagiaire sera présent et qui est le superviseur principal Demander la cllabratin de l équipe Libérer du temps à sn hraire pur la première jurnée de stage Identifier les persnnes dispnibles à ffrir certaines dispnibilités durant les premiers jurs de stage Identifier une persnne ressurce advenant l absence du superviseur Clarifier les tâches, les dispnibilités, les attentes et les mdes de fnctinnement dans les situatins de c-supervisin Préparer un air de travail pur le stagiaire avec rdinateur, téléphne et furniture de bureau Planifier les activités spécifiques du stage et les inclure dans vtre hraire (superviseur et stagiaire) Établir un plan de travail en identifiant les tâches du stagiaire, les résultats à atteindre, les bjectifs spécifiques, les bjectifs pératinnels, les expériences de stage, les stratégies à utiliser et les résultats d apprentissage (Vir annexe A) Planifier l arrivée du stagiaire en fixant des temps de rencntre jurnalière lrs de la première semaine tut en diminuant les fréquences les semaines subséquentes

4 Deux semaines avant le stage Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Directin/Superviseur Planifier le stage : déterminer les heures fixes de rencntres individuelles (u de grupe si pertinent), les dates et heures des activités bligatires telles que le cntrat d apprentissage individuel (u de grupe), les rencntres de directin, les évaluatins mi- stage et finale, etc. Établir l hraire des activités des premières jurnées (rientatin, lecture, familiarisatin des dssiers, rencntres des persnnes impliqués, etc.) (Vir annexe B pur des exemples) Crdnnateur de l enseignement (À titre infrmatif) Envyer une lettre u un curriel de bienvenue au stagiaire, lrsque nécessaire en indiquant les éléments suivants : L endrit ù le stagiaire dit se présenter lrs de sa première jurnée La tenue vestimentaire requise Faire la demande pur les accès infrmatiques nécessaires et les clés du lcal de travail Préparer un hraire pur la première semaine de stage (Vir Annexe B) À l arrivée du nuveau stagiaire Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Date prévue de l arrivée : Directin/Superviseur Accueillir le nuveau stagiaire et se présenter Présenter le nuveau stagiaire à l équipe Faire la visite du secteur de travail Mntrer la statin manuelle d alarme à feu et les srties d urgence Emplacement des manuels SIMDUT, mesures d urgence, cntrôle des infectins Emplacement des utils de cmmunicatin (tableau, cartable, etc.) Mntrer les endrits stratégiques (salle de bain, cuisine, salle de cnférence, etc.) Orienter le stagiaire au service Expliquer les hraires de travail, les pauses, avis d absence et les feuilles de temps si nécessaire Expliquer le plan de travail du service et le mandat du stage qu il effectue Rappeler le cde vestimentaire Démntrer l emplacement de l équipement et des furnitures et lui remettre le matériel nécessaire à l exécutin du pste Le familiariser avec l usage du téléphne, du télécpieur et de l rdinateur Furnir la liste de persnnes à rejindre en cas de maladie, retards u absence Aller dîner u prendre une pause-café avec le stagiaire Inscrire le stagiaire aux activités de frmatin et aux réunins pertinentes Lire tus les dcuments pertinents au stage (ex : dcumentatin préparatire au stage, dcumentatin de l établissement d enseignement) Prendre cnnaissances des acquis thériques et pratiques des stagiaires À la fin de la première semaine de stage, cmpléter le cntrat d apprentissage avec le stagiaire (Vir Annexe C) et réviser le plan d apprentissage du stagiaire (Vir Annexe D)

5 Crdnnateur de l enseignement (À titre infrmatif) Offrir une rientatin à l étudiant Recueillir les dnnées démgraphiques permettant l uverture du dssier du stagiaire Revir les plitiques et les prcédures pertinentes au bn fnctinnement du stagiaire à l hôpital Présenter une synthèse des pratiques rganisatinnelles requises Expliquer les principes à respecter dans les activités de service à la clientèle Cmpléter une visite virtuelle u en persnne de l Hôpital Mntfrt Remettre une trusse d rientatin qui cntient les dcuments de rappel pertinents Expliquer la prcédure d accès aux ressurces nécessaires au bn dérulement du stage Furnir une carte d identificatin valide Expliquer le frmulaire d engagement à la cnfidentialité et cnserver une cpie signée Expliquer le frmulaire d engagement à la nn-vilence et cnserver une cpie signée Expliquer le frmulaire d engagement Langue de travail et de frmatin Présenter le frmulaire de cmptabilisatin des JEP au stagiaire et expliquer la prcédure à suivre afin d acheminer le dcument cmplété et signé à la fin du stage S assurer que tus les accès sient btenus Cnserver une preuve que l rientatin a été cmplétée dans le dssier de chacun des stagiaires Évaluer les prcédures d rientatin des stagiaires Cmpléter l entente d allcatin mnétaire cmpensatire de stage Recnduire le stagiaire à sn superviseur immédiat

6 Prchains jurs / prchaines semaines après l arrivée du stagiaire Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Directin/Superviseur Prendre des rendez-vus fréquents avec le stagiaire pur : Discutez de ses impressins générales Évaluer les tâches qui lui snt assignées, répndez aux questins en ce qui cncerne les résultats à atteindre Échanger sur le prcessus d évaluatin de rendement Parler de la dcumentatin et des travaux prduits Discutez de ses prgrès et de ses défis Expliquez le calendrier des rencntres d évaluatin du rendement Dcumentez le tut à l aide du plan de sutien (Vir Annexe E) S assurer que le stagiaire s intègre au sein de l équipe de travail en fnctin des bjectifs de stage Assumer la respnsabilité pur la supervisin de stage Sélectinner les cas/prjets/tâches à cnfier au stagiaire en fnctin de l évlutin de ses apprentissages et de la nature du stage Vérifier la qualité et la quantité du travail effectué Faire une évaluatin mi- stage à l aide du dcument de l établissement d enseignement Crdnnateur (À titre infrmatif) Suivi mi- stage auprès du superviseur et du stagiaire (en persnne, par curriel)

7 À la fin du stage SECTION B Liste de suivi du départ Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Niveau : COORDONNATEUR DE L ENSEIGNEMENT-SUPERVISEUR Directin/Superviseur S assurer que le stagiaire a cmplété l évaluatin électrnique du stage par le stagiaire, cmpléter la feuille de cmptabilisatin des jurs d enseignement (JEP) et la returner au 2D114 S assurer que le stagiaire a remis tute dcumentatin papier qu il peut psséder autre que celle dans le mbilier appartenant à Mntfrt. Ceci cmprend entre autres des cartables, dcuments cnfidentiels u chemise de dssier Assurer que le stagiaire a remis tute infrmatin qu il peut psséder sur d autres médiums infrmatiques que ceux furnis par ses fnctins à Mntfrt. Ceci cmprend entre autres sur sn rdinateur persnnel, une clé USB u un curriel envyé sur un cmpte persnnel Cmpléter l évaluatin finale des apprentissages seln le dcument de l établissement d enseignement Officialiser le résultat du stage Redistribuer la charge du travail seln le cas Cmpléter l évaluatin électrnique de l expérience en tant que superviseur de stage Crdnnateur (À titre infrmatif) Suivi par curriel avec les superviseurs et envie de l évaluatin de l expérience en tant que superviseur de stage Envie de l évaluatin du stage par le stagiaire par curriel Envie de l évaluatin de l expérience au superviseur

8 SECTION D Liste de suivi du départ Niveau : STAGIAIRE Nm du stagiaire Date d entrée en fnctin Titre du pste # du pste Aux Services de sutien intégrés Remettre ma carte d accès et ma carte d identité (petite caisse au 2C) Remettre ma/mes clés (s) (Gest. Sécurité statinnement au 00B258). Remplir le frmulaire de cmptabilisatin des jurs d enseignement et le faire parvenir au 2D128 (JEP) Cmpléter l évaluatin du stage par les stagiaires, en ligne Au gestinnaire Remettre tute infrmatin des autres médiums infrmatiques que ceux furnis par mes fnctins à Mntfrt (rdinateur persnnel, une clé USB et un curriel envyé sur un cmpte persnnel) Remettre tute infrmatin en frmat papier btenu par l entremise de vs fnctins à Mntfrt et cntenant de l infrmatin à nature cnfidentielle u privilégiée. Ceci cmprend entre autres des ntes de rencntres, des chemises de dssiers et des cartables Remettre le téléchasseur, cellulaire et autre (le cas échéant) à vtre gestinnaire Remettre la cpie signée par le superviseur et le stagiaire à la réceptin de la Directin des Affaires universitaires au lcal 2D114. Signature du superviseur Date Signature du stagiaire Date

9 Annexe A - Prpsitin de prjet pur les stages avec allcatin L encadrement des étudiants est essentiel au dévelppement de l identité universitaire de l Hôpital Mntfrt. Afin de maximiser les pprtunités de stage et de favriser l accueil des stagiaires des dmaines administratifs ù une allcatin est nécessaire, l Hôpital Mntfrt a ctryé un budget à la Directin des Affaires universitaires (DAU) pur l année Dans un suci de transparence et d équité entre les différentes directins, la DAU a mis en place une liste de critères de sélectin afin d aider les gestinnaires u les directeurs à évaluer les différents prjets de stage prpsés au sein d une même directin et chisir les prjets à retenir seln le nmbre de prjets allué. Le vice-président validera le chix des prjets de stages. La DAU appuiera ensuite les directins à écrire un mandat de stage pur les prjets retenus afin de recruter des stagiaires ptentiels. Prjet de stage (en une phrase) : Service : Directin : Nm de l évaluateur : Date : Veuillez attribuer une cte pur chacun des critères ci-dessus seln l échelle suivante : 4 Excellent 3 Très bien 2 Bien 1 Passable Critères 1 à 4 Cmmentaires 1- Est-ce que ce stage ffre une pprtunité d apprentissage riche et variée 2- Est-ce que ce stage aura une influence sur le dévelppement du service, de la directin u de l hôpital? 3- Est-ce que le résultat de ce stage apprtera un changement tangible au service, à la directin u à l hôpital qui persistera dans le temps? 4- Est-ce que le mandat de ce stage est en lien avec l un des axes du plan stratégique de l Hôpital Mntfrt? 5- Est-ce que ce stage purrait aider à cmbler un besin de recrutement dans le dmaine du stagiaire? Ttal /20

10 Annexe B- Exemple d hraire pur la première semaine de stage *Cet hraire est à titre d exemple et peut ne pas refléter vtre charge de travail. Les cases vides représentent du temps de travail pur le stagiaire HEURE LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI 8 h 9 h 9 h 10 h 10 h 11 h 11 h 12 h Orientatin à la DAU Première rencntre avec le stagiairefaire la visite du secteur de travail Révisin de dcuments, début d élabratin d bjectifs de stage Révisin de dcuments pertinents au stage Élabratin d bjectifs de stage Participe à une réunin de travail Élabratin d bjectifs de stage Révisin de dcuments pertinents au stage Terminer les bjectifs de stage Révisin du cntrat d apprentissage avec le stagiaire 12 h 13 h Dîner (inviter le stagiaire de ce jindre à l équipe pur le diner) 13 h 14 h Observe Rencntre du Cnseil d administratin Observe rencntre du cmité de crdinatin Rencntre avec le stagiaire (assignatin de tâches) Participe à une rencntre avec cllègues de travail 14 h 15 h 15 h 16 h Orientatin du stagiaire au service Rencntre de suivi avec le stagiaire

11 Annexe C - Cntrat d apprentissage BUT : La rédactin d un cntrat d apprentissage est une étape imprtante et essentielle pur chaque expérience de stage. QUI : C est dans ce cntrat que le stagiaire et sn superviseur établissent les bjectifs de stages et que chacun spécifie ses attentes. STAGIAIRE: SUPERVISEUR: PROGRAMME: DATE DU DÉBUT DU STAGE: INSTITUTION: DATE DE LA FIN DU STAGE : PROFIL DU STAGIAIRE (à être rempli par le stagiaire) Curs suivi jusqu à ce jur : Curs à l hraire présentement (si applicable) : Stages effectués à ce jur : Endrit Dmaine Durée

12 OBJECTIFS DE STAGE (à être rempli par le stagiaire et le superviseur) *Vus puvez aussi vus servir du plan d apprentissage pur l élabratin d bjectifs de stage Objectifs prfessinnels du stagiaire (p.ex. : animer des présentatins, dévelpper des matrices de prjet, etc.) : Objectifs persnnels du stagiaire (p.ex. : aptitudes à dévelpper) : Attente du/de la superviseur(e) : ACTIVITÉS (à être rempli par le superviseur) Obligatire (p.ex. réunin départementale) : Facultatives (p.ex. cnférence, frmatin) : SUPERVISION (à être rempli par le stagiaire et le superviseur) Styles de supervisin (p.ex. bservatin directe u indirecte du stagiaire, frmel u infrmel, rétractin pnctuelle) :

13 Fréquence/durée de la supervisin (p.ex. une fis par jur, hebdmadaire) : Travaux à remettre (p.ex. plans d apprentissages, charte de prjets, smmaire de rencntre) : ÉVALUATION (à être rempli par le stagiaire et le superviseur) Fréquence des évaluatins (p.ex. hebdmadaire, à la fin d une étape clé, de façn pnctuelle) : DATE DE L ÉVALUATION MI-STAGE : DATE DE L ÉVALUATION FIN DE STAGE : Nus, (superviseur) et (stagiaire), acceptns les termes de cette entente. Cette entente peut être mdifiée en accrd avec les deux parties. Signature du superviseur Date (année/mis/jur) Signature du stagiaire Date (année/mis/jur)

14 Annexe D - Plan d apprentissage- Exemple de définitin des bjectifs de stage BUT : Les bjectifs du stage de l établissement d enseignement snt frmulés de manière à maximiser les apprentissages des stagiaires. Un plan d apprentissage est persnnalisé en fnctin des besins et des intérêts du stagiaire en cncrdance avec les pprtunités ffertes par l rganisatin. Il servira d util de cmmunicatin entre le stagiaire et le superviseur, afin d ptimiser la cmpréhensin des deux parties en ce qui cncerne les bjectifs et attentes du stage. Afin d atteindre chacun des bjectifs, quelques exemples d activités snt identifiés. La prgressin dans l atteinte de ces bjectifs est appréciée lrs de l évaluatin de mi-stage et l évaluatin de fin de stage. QUI : Il est préférable que le stagiaire cmplète sn plan d apprentissage au curant de la première semaine de stage, afin de bien capter la réalité rganisatinnelle dans laquelle il s embarque et de réviser ce plan avec sn superviseur le plus tôt pssible, afin de déterminer la réalité et la faisabilité des bjectifs inscrits. Résultat à atteindre 1- Explrer et me familiariser davantage avec les situatins cmplexes auxquelles fnt face les dirigeants à Mntfrt Objectifs spécifiques 1.1- Identifier les dimensins sciales, plitiques et écnmiques de l rganisatin 1.2 -Amélirer ma cmpréhensin de la dynamique culturelle de la haute directin Objectifs pératinnels Prduit/livrable Myens/Activités Résultats d apprentissage Dcumenter les cmprtements sciaux, les stratégies plitiques et écnmiques Examiner les différents styles de réslutin de prblèmes adptés par les dirigeants de Mntfrt lrs de situatin cmplexe Analyse écrite des enjeux répertriés Intégratin des infrmatins pertinentes recueillies, qui s adresse à la directin ù je cmplète mn stage Cmpléter une analyse écrite sur : Différents styles de leadership Principes à respecter dans le prcessus de décisin Techniques efficaces de réslutin de prblèmes et pièges à éviter Cmprtement nn verbal d un dirigeant lrsqu il dit gérer une situatin difficile Cnsulter des dcuments rganisatinnels (p. ex. rapprt annuel, plan stratégique) Participatin aux rencntres de planificatin stratégique Participatin aux réunins de différents cmités, cnseils et frums de gestin Capacité de distinguer les différents axes du plan stratégique Capacités d identifier les enjeux sciaux, stratégiques, plitiques et écnmiques de l rganisme et les distinguer à curt, myen et lng terme Amélirer ma cmpréhensin de la dynamique culturelle de la haute directin Cerner les dimensins sciales, plitiques et écnmiques de l rganisatin

15 Résultat à atteindre 2- Dévelpper des habiletés de cmmunicatin verbales efficaces Objectifs spécifiques 2.1-Maîtriser les sujets à discuter lrs des rencntres et présentatins et élabrant une fiche de discussin sulignant les sujets Objectifs pératinnels Prduit/livrable Myens/Activités Résultats d apprentissage Intégrer les principes retenus lrs Prendre part à diverses de l animatin de mes présentatins dans l Hôpital présentatins (p.ex. rientatin générale, Intervenir de façn efficace et atelier de dévelppement) engageante lrs des rencntres Participer de façn active lrs Obtenir une rétractin verbale des réunins (p.ex. CD, CA, d un bservateur après au mins équipe qualité) deux de mes présentatins Présenter et intervenir efficacement dans les frums apprpriés Résultat à atteindre 3- Apprendre à synthétiser et mettre en applicatin mes cnnaissances en gestin de prjet dans un prjet à l Hôpital Mntfrt Objectifs spécifiques 3.1- Mettre en place, un u deux prjets et faire le suivi de ceux-ci tut au lng du cycle de vie du prjet Décrire les cmprtements verbaux et nn verbaux à retenir d un bn présentateur Identifier des utils visuels efficaces et les cmpsantes d une bnne présentatin Utiliser des idées relevées durant la préparatin de rencntre afin d intervenir efficacement Objectifs pératinnels Prduit/livrable Myens/Activités Résultats d apprentissage Identifier clairement tutes les Faire une matrice de Organiser des rencntres pur parties prenantes d un prjet ainsi respnsabilité de prjet déterminer l engagement des que leurs respnsabilités dans le persnnes et la nature de leur prjet implicatin dans le prjet Établir un échéancier réaliste qui tient cmpte des délais et flexible aux risques ptentiels Établir un rdnnancement de tâches Établir un cadre lgique pur le prjet Indiquer les livrables et les lts de travaux à effectuer en utilisant MS prject Identifier les chemins critiques, les marges des tâches, les délais (au plus tôt et tard) Apprentissage dans l élabratin de matrice de respnsabilités Gestin des parties prenantes ainsi que leurs rôles et respnsabilités particulières à un prjet Apprentissage dans la créatin d un échéancier et utilisatin du système MS prject.

16 Annexe E - CONFIDENTIEL - Plan de sutien académique STAGIAIRE: SUPERVISEUR: DATE: BUT Le plan de sutien est un util de cmmunicatin qui permet au superviseur et au stagiaire de cnsigner les éléments clés discutés lrs d évaluatins frmelles. En vue de l étendu prlngée de stage en administratin nus recmmandns qu une évaluatin frmelle sit cmplétée avec le stagiaire au minimum une fis par mis, en plus de l évaluatin mi-stage et fin de stage. QUI Le plan de sutien peut être cmplété par le stagiaire et le superviseur avant la rencntre planifiée. Par la suite, le stagiaire et le superviseur cmpare leurs plan et cmbine les deux ensemble. FORCES DE L ÉTUDIANT: POINTS À AMÉLIORER DE L ÉTUDIANT: OBJECTIFS D APPRENTISSAGE STRATÉGIES D APPRENTISSAGE (FRÉQUENCE, RESPONSABILITÉ) COMMENTAIRES DU STAGIAIRE: COMMENTAIRES DU SUPERVISEUR: Signature du superviseur Signature du stagiaire Date (année/mis/jur) Date (année/mis/jur)