FIELD MANAGER V3, la solution dédiée aux métiers du multiservice

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1 FIELD MANAGER V3, la slutin dédiée aux métiers du multiservice Les 4 bénéfices Un retur sur investissement garanti grâce à un mdèle écnmique adapté à vtre vlume d activité Une augmentatin de la satisfactin de vs clients (réactivité et traçabilité) Une diminutin drastique des cûts de gestin administrative (autmatisatin des tâches et des flux d infrmatin, gestin électrnique des dcuments administratifs, ) Un util unique ttalement adapté à vtre rganisatin pur gérer vs interventins terrain de la gestin des prises d accrd au reprting cmplet LES UTILISATEURS Vs clients Cmmande de prestatins Suivi du planning «en live» Synthèses persnnalisées MAIS AUSSI Gains jusqu à 3 pts de marge par l autmatisatin des prcessus métier Une slutin cmplète, frmatin et assistance cmprise Une platefrme multicanaux persnnalisée pur chaque utilisateur Un util adapté à vs métiers dans le respect des cnventins cllectives Vs cllabrateurs Dépôt de candidatures Pstulatin en ligne Cntrôle des présences / Reprting Vs pératinnels Gestin cmplète des pératins terrain Suivi administratif des cllabrateurs Liste des actins à mener persnnalisée par service Relevés de linéaires PACKS Et vus MOBILITY Suivi de la marge au fil de l eau, piltage des perfrmances des équipes etc. Fcus Métier : une slutin pré paramétrée Temps : une mise en place rapide Ecnmique : un investissement répndant aux bjectifs de ROI Technlgique : une slutin multicanaux et multimétiers, en mde cnnecté u décnnecté (PC, PDA, Mbile, SVI, Prtail Web)

2 FIELD MANAGER En quelques chiffres FIELD MANAGER Field Manager, c est : En quelques chiffres Plus de 500 jurs-hmme de cnceptin Plus de 2500 jurs-hmme de dévelppement, étendus sur 3 ans Pas mins de 6 médias : Web, Serveur vcal, SMS, Fax, Mail et SmartPhne MAIS AUSSI, SUR L ANNEE 2009 : jurs de prestatin ttalement gérés par l util d appels Serveur vcal traités Fax envyés sur le terrain SMS envyés aux cllabrateurs/clients Plusieurs millins de résultats de missin explitables Lgiciel + Terminal + Frfait Télécm CPM Hex Prise de cmmaxdes Tech4Field est certifiée Micrsft Partner depuis 2009 MGS Prmtin Grupe Optimxrk Field Manager est un prjet sutenu par Osé Innvatin 2

3 Liste des principales fnctinnalités 1.1 LE FRAMEWORK TECH4FIELD Au cœur de tutes ns slutins se truve le framewrk Tech4Field qui regrupe les grandes fnctinnalités cmmunes à chacun des mdules métier, telles que : Administratin des drits d accès Navigatin (menu, recherche, ) Cmprtement par défaut (ajut, mdificatin, suppressin, ) Recherche d infrmatins Editins, extractins Grâce à cette architecture, chaque utilisateur bénéficie de l hmgénéité des mdes d utilisatin de l util indépendamment de la spécificité du dmaine traité. 1.2 LES FONCTIONNALITES COMMUNES STANDARD Menu d accueil Après s être authentifié sur Field Manager, l utilisateur accède à un tableau de brd persnnalisé regrupant l ensemble des actins dnt il a la charge par rdre de pririté : Tâches / Incidents / Etiquettes manuelles - Tâches : Sur le principe du wrkflw, cet nglet regrupe, en fnctin de l utilisateur cnnecté, les tâches qui lui snt affectées avec des liens directs vers celles-ci. L utilisateur purra ainsi, en 1 clic, réaliser ses tâches réparties en 2 niveaux de pririsatin : «A faire» et «Urgent» - Incidents : Snt regrupées dans cet nglet, tus les types d incidents intervenus dans le prcessus de gestin des missins via Field Manager et ayant fait état d une rupture dans la chaîne du wrkflw. (ex : désistement d un intervenant, annulatin de missins ) - Etiquettes manuelles : Tut au lng du prcessus de gestin des missins via l util, chaque utilisateur sera à même de pster des messages, sus-frme de pst-it, au fur et à mesure que les tâches s enchaînent sur Field Manager. L utilisateur purra ainsi pster une étiquette manuelle sur une interventin afin que sn cllègue qui prend le relais dans le prcessus du wrkflw attache une Relevés attentin de linéaires particulière au message qui a été psté. PACKS MOBILITY 3

4 Menu Piltage Ce menu permet, grâce à des requêtes prédéfinies, de pilter l activité au jur le jur (taux d incidents, suivi des affectatins ) Celles-ci snt filtrables par pératin, par activité et par semaines. Ces requêtes snt ensuite exprtables sus Excel. Menu Finances Ce menu permet la gestin des finances multi-pératins : - Validatin P+F : Pssibilité de valider indépendamment la paie et la facturatin, en se basant sur des critères représentatifs (Marge brute, listing des incidents, ttal facture, ttal paie, ttal frais) - Ltisatin facturatin : Pssibilité de créer des lts de facture afin de puvir imprimer des bruillns de factures et les factures définitives. Plusieurs frmats de factures snt dispnibles. - Ltisatin paie : Pssibilité de créer des lts de paie afin de puvir imprimer des bruillns de paie et exprter les paies définitives Menu client Ce menu répertrie tus les clients. Il détaille l activité du client, les différents pints de cntacts clients ainsi que les établissements client et permet : - De créer u de charger, par imprt de fichier, la sectrisatin client. - De gérer la cdificatin des sites d interventin prpre au client et de charger, par imprt de fichier, une base de site d interventin dite «Tempraire» pur la gestin de missins pnctuelles - De gérer une base d intervenants dits «Ambassadeurs». Les équipes «Ambassadeurs» étant une base d intervenants ayant déjà réalisé des missins pur ce client et bénéficiant d une bnne appréciatin du client. - De gérer des devis/cntrats pur le client. Menu marché Ce menu permet de créer des entités structurelles appelées «des marchés», situées entre la ntin de client et la ntin d pératin (Un client pssède plusieurs marchés qui pssèdent eux-mêmes plusieurs pératins). Cette entité permet de regruper des pératins d un client sur une même activité, u un même univers de prduits, en vue d effectuer des analyses transversales. Ce menu permet également de paramétrer, par marché, Relevés l activatin de linéaires des règles de cntrôle liées aux hraires d interventin (vlume hraire, vlume hebdmadaire, amplitude hraire). PACKS MOBILITY 4

5 Menu pératin Ce menu permet de paramétrer un ensemble d interventins relatives à un cntrat client («pératin») en intégrant les caractéristiques cntractuelles à appliquer à chaque interventin. Ce paramétrage repse sur les sus-menus suivants : - Fiche Opératin : Fiche d identité de l pératin - Mdes de gestin : Chargement du mdèle de wrkflw qui sera appliqué sur l pératin - Paie et Facturatin : Chargement des mdèles de Paie et de Facturatin qui sernt appliqués à l pératin. Pssibilité de simuler des cas réels afin d analyser l impact sur les marges brutes, en se basant sur des jurnées et demi-jurnées d interventins - Instructins particulières : Insertin de spécificatins prpres à l pératin - Reprting : Paramétrage et/u créatin des reprting de l pératin, et des cmptes-rendus d activité assciés. Paramétrage des quizz utiles pur la validatin des cnnaissances, suite aux frmatins. - Lgistique : Paramétrage des éléments de lgistique. Paramétrage des cûts et facturatins assciés aux kits lgistiques. - Liste des dcuments : Chargement des dcuments qui devrnt être envyés à l intervenant u au site d interventin de manière autmatique (définitin du délai d envi) u manuellement par fax u mail. - Frmatins : Planificatin de mdules de frmatin pur l pératin - Sites : paramétrage de la base de lieux à utiliser pur l pératin (Sites clients, Sites externes, Base tempraire), et des infrmatins qui divent bligatirement être renseignées sur cette base (mail, téléphne, fax). - Qutas : Définitin de qutas en nmbre de jurs, nmbre de visites, nmbre d heures d interventin. Ces qutas peuvent également être ventilés par secteur client, par gruepement de site (ex : seln l enseigne). - Prfil : Créatin et paramétrage de prfils d intervenant pur l pératin. Une pératin puvant nécessiter plusieurs types de prfils d intervenant. A un prfil crrespndra : Un type de cntrat Un descriptif de missin Une liste de critères nécessaires au mteur d affectatin (avec simulatin pssible) Une liste de packs de reprting Une liste de kits lgistiques Une liste de dcuments cmpsant sn dssier Une liste d instructin particulière Une grille de paie 5

6 Menu Persnnel : Ce menu est la base des intervenants ptentiellement affectables sur les missins. Un mdule d envi de mail/sms grupés est dispnible sur la page principale de ce menu. Pur chaque intervenant, il est pssible de cnsulter/paramétrer sa fiche détaillée sur les thèmes et sus-menus suivants : - Qualificatin : Visibilité sur les niveaux de cmpétences de l intervenant suivant 4 axes : Le déclaratif de l agence Le déclaratif de l intervenant (pssible via l extranet cllabrateur) Les différents secteurs d activités Le niveau d expérience - Fiche Cllabrateur : Fiche détaillée de l intervenant (crdnnées, pièces d identité, crdnnées bancaires ) - Fiche Cllabrateur : Fiche détaillée des candidats qui s inscrivent sur l extranet candidature. - Synthèse : La synthèse d affectabilité permet de visualiser si l intervenant est légalement affectable u nn sur les interventins - Livraisn : Adresse de livraisn d éventuels éléments nécessaires à l interventin - Dispnibilités : Dispnibilités structurelles de l intervenant - Planning : Planning de l intervenant (affectatin, indispnibilité, demande de travail) - Cntrats : Histrique des cntrats édités pur l intervenant - Salaires : Histrique des salaires versés à l intervenant - Affectatin : Liste des interventins planifiées puvant crrespndre à l intervenant, seln le mteur de recherche - Histrique : Histrique des interventins et des frmatins auxquelles a participé l intervenant - Incidents : Histrique des incidents liés à l intervenant - Spécificités magasin : Histrique des prirités et refus magasin cncernant l intervenant - Phtthèque : Histrique des phts prises par l intervenant en missin u phts de l intervenant lui-même 6

7 Menu Cntrat Ce menu liste tus les cntrats édités tutes pératins cnfndues via Field Manager (filtrables par pératin, sciété, salarié, dates, type de cntrat). Il permet de : Valider les cntrats sélectinnés Générer les cntrats sélectinnés Créer un nuveau cntrat manuellement Mdifier un cntrat Cnsulter l histrique du cntrat (Date créatin, validatin, impressin, DUE, retur) Créer des avenants Menu Interventin Ce menu permet de gérer la ttalité des interventins créées dans le système. Dans cette partie, l utilisateur peut traiter : La planificatin d interventins (manuelle, seln un mdèle, massive) La mise à jur des infrmatins liées à l interventin (manuellement et massivement) Les annulatins et reprts d interventins L affectatin des interventins (avec gestin des kms sur recmmandatin) L affectatin aux frmatins et l affiliatin de quizz pur valider les cnnaissances La créatin autmatique de cntrats Les cmmandes lgistiques Les cntrôles terrain (bilan d interventins, incidents éventuels) Le reprting (cnsultatin, cntrôle) Les returs de dcuments (cmpte-rendu d activité, cntrat) La paie et la facturatin Plus généralement, l utilisateur peut également : Exprter les dnnées de planning seln les critères établis Envyer massivement des SMS/Mails Tutes les actins pssibles sur ce menu snt listées sus frme de tâches à faire, seln le schéma de wrkflw appliqué à l pératin cncernée. 7

8 Menu site et grupement de site Ce menu liste la base des sites d interventins dispnibles. Pur chaque site, l utilisateur peut paramétrer : - Les crdnnées du site - Les cntacts de cntact (ex : chef de rayn, chef de sécurité etc...) - Les infrmatins générales du site (Réseau, type, univers, prduit) - Le listing des dcuments à envyer autmatiquement par fax, avec la fréquence d envi. Ce menu est également muni d une page permettant l imprt massif de sites : - Insertin de nuveaux sites dans la base - Sectrisatin des sites, seln une sectrisatin de l agence et/u du client - Intégratin de la cdificatin client sur les sites Un mteur de rapprchement entre les dnnées du fichier et les dnnées en base permet une identificatin autmatique des sites déjà existants en base. Menu Frmatin Ce menu répertrie les sessins de frmatin. Il permet de gérer ces frmatins, de les paramétrer et d affecter les ressurces et intervenants qui y participernt. L utilisateur peut : - Gérer les infrmatins de frais pur les frmatins (Kms, frais divers etc ) - Gérer les présences en frmatin - Gérer la bnne réceptin des dssiers et kits lgistiques - Gérer la validatin des cnnaissances suite aux quizz réalisés Menu Administratin Ce menu permet d administrer l intégralité des variables de Field Manager sur les thèmes suivants : Histrique et exprts : Histrique des envis de mail/sms/faxs, des cnnexins au prtail et des lgs. Envyer massivement des SMS/Mails Paramétrage utilisateurs : Paramétrage des drits, grupes et rôles sur chaque page du Field Manager et pur chaque utilisateur. Paramétrage des wrkflws. Paramétrage des dnnées : Paramétrage des listes de critères du mteur de recherche. Paramétrage Paie et Facturatin : Paramétrage des mdèles standard de paie et de facturatin qui purrnt être chargés au niveau du paramétrage de l pératin dans le sus-menu «Paie et Facturatin». Paramétrage des cnstantes de paie (SMIC, km ) 8