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1 ASSODESK.COM Aide en ligne Reprductin même partielle interdite sans autrisatin

2 Table des matières I But de l'applicatin... 3 II Lancement de l'applicatin... 3 III Frmulaire de pré-inscriptin... 3 IV Utilisatin de l applicatin en péride de test... 4 V Fin de la péride de test... 4 VI Cnnexin à l applicatin... 4 VII Menu Mdules... 5 VII.1 Gestin de la structure... 5 VII.2 Gestin des adhérents... 5 VII.2.1 Généralités... 5 VII.2.2 Rechercher un adhérent... 6 VII.2.3 Créatin u mdificatin d un adhérent... 7 VII.2.4 Achat pur un adhérent - Généralités... 8 VII.2.5 Enregistrement d une ctisatin u d une carte pur un adhérent... 9 VII.2.6 Cnsmmatin pur un adhérent... 9 VII.3 Utilisatin du requêteur... 9 VII.3.1 Généralités... 9 VII.3.2 Requêtes dispnibles par défaut... 9 VII.3.3 Exécutin d une requête VII.3.4 Exprter les résultats de la requête dans un tableur de type Excel u OpenOffice VII.3.5 Créer une nuvelle requête VII.3.6 Mdifier une requête VII.3.7 Supprimer une requête VIII Menu Cmptabilité VIII.1 Gestin des écritures cmptables VIII.1.1 Généralités VIII.1.2 Recherche d une écriture cmptable VIII.1.3 Ajuter une écriture cmptable VIII.1.4 Ajuter une écriture cmptable Types de muvement particuliers VIII.1.5 Autres actins sur les écritures cmptables VIII.2 Gestin des brdereaux VIII.2.1 Généralités VIII.2.2 Créatin d un brdereau VIII.2.3 Enlever les écritures d un brdereau VIII.2.4 Détail d un brdereau VIII.2.5 Mdificatin d un brdereau Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 1

3 VIII.3 Gestin des rapprchements bancaires VIII.3.1 Généralités VIII.3.2 Tableau de synthèse des rapprchement bancaires par cmpte et par année VIII.3.3 Pintage des écritures à rapprcher VIII.3.4 Détail du rapprchement bancaire VIII.4 Récapitulatif des écritures cmptables IX Menu Paramétrage IX.1 Paramétrage de la structure IX.2 Gestin du plan cmptable IX.2.1 Généralités IX.2.2 Actins pssibles sur le plan cmptable IX.2.3 Créer un pste budgétaire - Généralités IX.2.4 Créer un pste rattaché au pste Ctisatins de niveau 1 u au pste Ventes aux adhérents de niveau IX.2.5 Mdifier u déplacer un pste budgétaire IX.2.6 Invalider, valider u supprimer un pste budgétaire IX.3 Paramétrage du frmulaire adhérent IX.3.1 Généralités IX.3.2 Frmulaire standard IX.3.3 Frmulaire persnnalisé IX.3.4 Visualisatin du frmulaire adhérent IX.4 Paramétrage des cmptes bancaires X Menu Espace client X.1 Suivi de l abnnement X.1.1 Généralités X.1.2 Rappel des mdules sumis à abnnement X.1.3 Suscriptin u renuvellement d un abnnement X.2 Suivi des cmmandes et factures X.3 Téléchargements X.4 Cntatcs Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 2

4 I But de l'applicatin Cette applicatin permet le suivi des adhérents/clients et des écritures cmptables des assciatins de type «Li 1901», des autentrepreneurs u cmmerçants/artisans Mdules liés à la structure : Saisie des infrmatins de la structure inscrite et à sn paramétrage Mdules liés aux adhérents/clients : Saisie des infrmatins cncernant les adhérents/clients et gestin des cartes u adhésins annuelles - Créatin de rubriques persnnalisées Mdules liés aux achats des adhérents/clients : Saisie des achats pur chaque adhérent/client et enregistrement des règlements Mdules liés aux écritures cmptables : Chix de la péride cmptable, saisie des écritures cmptables, regrupement des écritures en brdereaux, états de rapprchement bancaire autmatiques, récapitulatif cmptable par niveau de cmpte Mdules liés au paramétrage : Saisie des infrmatins de cnnexin, des réglages par défaut du mdule lié aux écritures cmptables - Saisie du plan cmptable, des infrmatins cncernant le u les cmpte(s) bancaire(s) Mdules liés au requêteur : Permet de paramétrer et afficher des listes persnnalisées à partir des rubriques liées aux adhérents/clients II Lancement de l'applicatin L'applicatin assdesk.cm est accessible en tapant le lien Remarque : L utilisatin du navigateur Mzilla FireFx 3.5, u versin supérieure, est frtement recmmandée. La page d'accueil du site fait une présentatin générale de l'applicatin ainsi que la prmtin des dernières fnctinnalités dévelppées Le menu Préinscriptin permet de renseigner les infrmatins nécessaires à une première cnnexin III Frmulaire de pré-inscriptin Pur accéder à l applicatin la première fis, il est nécessaire de remplir le frmulaire de pré-inscriptin en cliquant sur le menu Préinscriptin Cliquer sur pur valider u à défaut sur. Si certaines znes ne snt pas cnfrmes, l'applicatin rejette l'enregistrement en le signalant par un message en ruge Si le frmulaire est validé, un récapitulant les infrmatins de cnnexin est envyé à l adresse saisie dans le frmulaire La cnnexin à l applicatin se fait ensuite par l intermédiaire de la zne Nuvelle identificatin en saisissant les valeurs renseignées dans le frmulaire de préinscriptin Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 3

5 IV Utilisatin de l applicatin en péride de test Une fis le frmulaire de pré-inscriptin validé, l applicatin est utilisable pendant un délai de trente jurs entièrement gratuits et sans engagement Une date anniversaire crrespndant à la date du jur + 30 jurs est délivrée dès la validatin du Frmulaire de pré-inscriptin. L ensemble des fnctinnalités est dispnible sans aucune restrictin. Un écran jaune accmpagne chaque mdule sumis à abnnement en précisant la date anniversaire d expiratin et la manière de suscrire l abnnement (Menu Espace client / Suivi de l abnnement ) une fis cnnecté. Si cet écran masque une partie des infrmatins, il peut être déplacé Pendant tute la péride de test, vire après, il est pssible de suscrire un abnnement pur chacun des mdules présenté par l intermédiaire du menu Espace client / Suivi de l abnnement (vir détail plus bas) V Fin de la péride de test Si aucune adhésin n est suscrite à l issue des trente jurs d essai entièrement gratuits et sans engagement, un écran ruge accmpagne chaque mdule dnt la date anniversaire a expiré. Cet écran indique la manière de réactiver l abnnement (Menu Espace client / Suivi de l abnnement une fis cnnecté) Si cet écran masque une partie des infrmatins, il peut être déplacé En utre, tutes les fnctinnalités d ajut, de mdificatin u de suppressin de dnnées dans l applicatin ne sernt plus accessibles pur les mdules dnt la date anniversaire est arrivée à expiratin. Tutefis, il est à nter que tutes les dnnées saisies sernt cnservées pendant les 180 jurs qui suivent la date anniversaire. L applicatin reste cependant accessible en cnsultatin pendant ces 180 jurs. Ces dispsitins snt également applicables en cas de nn renuvellement de tut u partie des mdules prpsés Même après expiratin, il est pssible de suscrire un abnnement dans les 180 jurs qui suivent l expiratin par l intermédiaire du menu Espace client / Suivi de l abnnement (vir détail plus bas) VI Cnnexin à l applicatin La cnnexin à l applicatin se fait par l intermédiaire de la zne Nuvelle identificatin Cette zne permet de s'identifier afin d'accéder aux menus et ptins autrisés par l'administrateur. Saisir le nm curt de l'assciatin, le lgin de l'utilisateur (si multiutilisateur) et sn mt de passe, puis cliquer sur Envyer Elle permet également de se décnnecter de l'applicatin => Cliquer sur Décnnexin Une fis cnnecté, les paramètres de cnnexin snt mdifiables par l intermédiaire du menu Paramétrage / Structure La cnnexin est régie par la ntin de sessin. L utilisateur peut être décnnecté autmatiquement si le délai d inactivité de la sessin dépasse le délai maximum de cnnexin défini dans les paramètres de cnnexin Si les paramètres de cnnexin snt valides, l applicatin affiche les menus et ptins de menu crrespndant au prfil de la structure u de l utilisateur cnnecté Les ptins de menu s affichent en survlant le menu crrespndant Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 4

6 VII Menu Mdules VII.1 Gestin de la structure Le mdule Structure est accessible en cliquant sur le menu Mdules / Structure. Il permet de saisir les infrmatins relatives à la structure. Ce mdule n est pas sumis à abnnement Les renseignements dispnibles relatifs à la structure snt les suivants : Nm de la structure Nm et prénm du (de la) président(e) Crdnnées de la structure (adresse, téléphne, ) Type d'activité Descriptin de l'activité Date anniversaire en curs (nn mdifiable) Cliquer sur pur afficher les znes de mdificatin, saisir les mdificatins (la saisie des champs en gras et suivis d'un astérisque est bligatire) Cliquer sur pur valider u à défaut sur. Si certaines znes ne snt pas cnfrmes, l'applicatin rejette l'enregistrement en le signalant par un message en ruge Remarque : L affichage u nn de certaines icônes u menus peut dépendre des drits attribués à l utilisateur cnnecté et au statut des mdules sumis à abnnement VII.2 Gestin des adhérents VII.2.1 Généralités Le mdule Adhérents est accessible en cliquant sur le menu Mdules / Adhérents. Il permet de créer et mdifier les fiches adhérents. Il cntient également un mdule de recherche des adhérents ainsi que la pssibilité saisir les infrmatins relatives aux rubriques persnnalisées Pur chaque adhérent, il est également pssible d enregistrer les achats qu il a cntracté et leur règlement, et de suivre ses cnsmmatins annuelles L accès au mdule Adhérents et fnctinnalités assciées est sumis aux abnnement suivants : Gestin des adhérents Frmulaire Adhérent persnnalisé Vente aux adhérents Remarque : L'affichage u nn de certaines icônes u menus peut dépendre des drits attribués à l utilisateur cnnecté et au statut des mdules sumis à abnnement Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 5

7 VII.2.2 Rechercher un adhérent Mdes de recherche : Rechercher un adhérent : Saisir l'année d'adhésin, le nm u le prénm de l'adhérent recherché puis cliquer sur. Si aucun critère n est renseigné, l applicatin affiche la ttalité des adhérents de la structure par rdre alphabétique. Les adhérents éventuellement invalidés apparaissent en fin de liste Membre du cmité directeur : Affiche la liste des membres du Cmité Directeur de l'assciatin en fnctin du rôle attribué à l adhérent. Les rôles assciés au Cmité Directeur snt paramétrables par l intermédiaire du menu Paramétrage / Adhérents, butn Frmulaire standard, icône de la rubrique Rôle Liste des adhérents ayant acheté durant l'exercice en curs mais n'ayant pas réglé la ctisatin annuelle : Affiche la liste des adhérents crrespndant à ces critères pur ne ublier de leur faire prendre leur ctisatin de l'année en curs à leur prchain passage! Cette ptin ne s'affiche pas si les cartes adhérents ne snt pas gérées (cf Paramétrage de la structure) Achats nn réglés depuis X jurs : Affiche la liste des adhérents crrespndant à ces critères pur effectuer les éventuelles relances de règlement. Le paramètre X est réglable par l intermédiaire du menu Paramétrage / Structure Liste des adhérents invalidés : Affiche la liste des adhérents qui nt été invalidés (adhérents n ayant pas renuvelé leur ctisatin depuis plusieurs années par exemple mais nn supprimables pur des raisns d histrisatin des cnsmmatins antérieures) L'icône permet d'accéder au frmulaire vierge de créatin d'adhérents. Remarque : L'affichage u nn des ptins ci-dessus peut dépendre du paramétrage effectué par l intermédiaire du menu Paramétrage / Structure Une fis les critères de recherche renseignés, l applicatin affiche la liste des adhérents crrespndant aux critères de recherche Pur chaque ligne d adhérents : L'icône permet d'accéder à la fiche cncernant l'adhérent de la ligne chisie L'icône permet d'accéder au mdule Achat cncernant l'adhérent de la ligne chisie. Ce mdule permet de saisir pur l adhérent les achats de billetterie, matériel furnitures, ainsi que les règlements assciés L'icône permet d'accéder au mdule Cnsmmatins cncernant l'adhérent de la ligne chisie. Ce mdule permet de lister par année l ensemble des achats assciés à l adhérent sélectinné L'icône permettant d invalider un adhérent. En cliquant sur l icône, l adhérent est basculé autmatiquement dans la liste Liste des adhérents invalidés Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 6

8 Un adhérent invalidé peut être réactivé en cliquant sur l icône crrespndante L'icône permettant de supprimer un adhérent pur lequel aucune cnsmmatin n a jamais été enregistrée : Le frmulaire de l adhérent s affiche La suppressin est définitive et irréversible en cliquant sur. En cliquant sur, la suppressin n est pas effective Si une écriture au mins a déjà été affectée à l adhérent, celui-ci ne peut être supprimé VII.2.3 Créatin u mdificatin d un adhérent L accès à la fiche Adhérent est accessible à partir du menu de recherche en cliquant sur l icône u sur l icône En cas de mdificatin, cliquer d abrd sur l icône crrespndant à l adhérent à mdifier dans le mdule de recherche puis sur l icône de la fiche La saisie des champs en gras et suivis d'un astérisque est bligatire. Les champs standards dispnibles snt les suivants : Titre de l'adhérent (Madame, Mademiselle, Mnsieur, Structure ), nm, prénm et date de naissance En chisissant le titre Structure, n indique que l adhérent est une persnne mrale de type assciatin u sciété, etc... Les champs à renseigner snt alrs différents de ceux affichés pur une persnne physique Crdnnées de l'adhérent (adresse, téléphnes, s) Banque de l'adhérent Rôle dans l'assciatin Observatins Pur valider les infrmatins saisies, cliquer sur u à défaut sur. Si certaines znes ne snt pas cnfrmes, l'applicatin rejette l'enregistrement en le signalant par un message en ruge. Le frmulaire standard peut être cmplété par les rubriques qui nt été éventuellement définies par l intermédiaire du menu Paramétrage / Adhérents, butn Frmulaire persnnalisé, à cnditin que le mdule Frmulaire Adhérent persnnalisé sit actif et nn expiré Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 7

9 VII.2.4 Achat pur un adhérent - Généralités L accès au mdule Achats est accessible à partir du menu de recherche en cliquant sur l icône de l adhérent crrespndant L'applicatin affiche les éventuels achats effectués par l'adhérent mais nn encre réglés. Les cases à ccher de la clnne 'A régler' permettent de sélectinner les lignes que l'adhérent va régler (tutes sélectinnées par défaut) L'icône permet d'ajuter un nuvel achat pur l'adhérent en curs : Saisir la date de l'achat (par défaut la date du jur) Chisir une catégrie d achat. La liste des catégrie est paramétrable par l intermédiaire du menu Paramétrage / Plan cmptable et crrespnd aux pstes de dépenses de niveau 1 rattachés au pste Vente aux Adhérents Chisir un achat dans la liste d'achat. Cette liste est paramétrable par l intermédiaire du menu Paramétrage / Plan cmptable Saisir la quantité et/u le mntant, les champs prpsés dépendant du type de l'achat sélectinné Cliquer sur pur valider le nuvel achat u à défaut sur. Si certaines znes ne snt pas cnfrmes, l'applicatin rejette l'enregistrement en le signalant par un message en ruge L'icône permet de mdifier l'achat de la ligne sélectinnée. Les renseignements à remplir et le mde de validatin snt identiques à ceux utilisés lrs de l'ajut d'un achat (vir ci-dessus) L'icône permet de supprimer l'achat de la ligne sélectinnée. Un écran de cnfirmatin affiche les renseignements relatifs à l'achat sélectinné. La suppressin de l achat est irréversible en cliquant sur. Cliquer sur. pur annuler la suppressin de l achat L'icône permet d'accéder au mdule d'enregistrement du règlement des achats nn réglés : Remplir les champs demandés puis cliquer sur u à défaut sur. Si certaines znes ne snt pas cnfrmes, l'applicatin rejette l'enregistrement en le signalant par un message en ruge Remarques : Le numér de cmpte affiché par défaut est paramétrable dans le menu Paramétrage / Structure En fnctin du mde de règlement chisi, les champs à remplir peuvent être différents La banque affichée par défaut est celle renseignée éventuellement dans la fiche de l'adhérent Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 8

10 VII.2.5 Enregistrement d une ctisatin u d une carte pur un adhérent Pur accéder à la saisie des ctisatins u des cartes : Dans le menu Paramétrage / Structure, le paramètre Gestin des adhérents dit être psitinné à Oui Si dans le menu Paramétrage / Structure, le paramètre Gestin des numérs des cartes adhérents est psitinné à Oui, la saisie d un numér de carte adhérent sur 4 psitin est bligatire L accès au mdule Ctisatins est accessible à partir du menu de recherche en cliquant sur l icône de l adhérent crrespndant L'icône permet d enregistrer une nuvelle carte u une nuvelle ctisatin pur l'adhérent en curs : Saisir la date de la ctisatin u carte (par défaut la date du jur) Cliquer sur la catégrie Ctisatins adhérents Chisir le type de ctisatin dans la zne Achat Remplir les champs demandés puis cliquer sur u à défaut sur. Remarque : La catégrie Ctisatins adhérents n apparaît que si l adhérent sélectinné n a pas sa carte u sa ctisatin pur l année cncernée VII.2.6 Cnsmmatin pur un adhérent L'icône permet d'accéder au mdule Cnsmmatins cncernant l'adhérent de la ligne chisie. Par défaut, l applicatin affiche les cnsmmatins de l adhérents sélectinné pur l année en curs. L année de cnsultatin est mdifiable grâce au menu dérulant crrespndant VII.3 Utilisatin du requêteur VII.3.1 Généralités Le requêteur est accessible par l intermédiaire du menu Mdules / Requêteur. Il permet d éditer des listes persnnalisées d adhérents Les renseignements à afficher snt paramétrables pur chaque requête, ainsi que les critères permettant de sélectinner les adhérents Remarque : L affichage u nn de certaines icônes u menus peut dépendre des drits attribués à l utilisateur cnnecté et au statut des mdules sumis à abnnement L accès au mdule Requêteur est sumis à abnnement VII.3.2 Requêtes dispnibles par défaut Requête Adhérents : Sélectin alphabétique : permet d afficher tus les adhérents dnt le nm cmmence par la valeur du champs renseigné avant l exécutin de la requête Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 9

11 Requête Liste de tus les adhérents : permet d afficher la liste de tus les adhérents de la structure sans critère prédéfini Requête Liste des adhérents d'une année dnnée : permet d afficher tus les adhérents dnt l année d adhésin crrespnd à la valeur du champs renseigné avant l exécutin de la requête VII.3.3 Exécutin d une requête Sélectinner la requête à exécuter dans le menu dérulant présentant la liste des requêtes Renseigner les critères d invite éventuellement prpsés (bligatires si prpsés) Cliquer sur l icône située à côté du nm de la requête sélectinnée pur exécuter la requête => L applicatin affiche les renseignements crrespndant aux adhérents sélectinnés par rapprt aux critères de recherche de la requête dans la zne Résultats VII.3.4 Exprter les résultats de la requête dans un tableur de type Excel u OpenOffice Avant l exécutin de la requête, la zne Paramètres pur l'exprt permet de définir si la première ligne du fichier exprt cntiendra : les libellés des rubriques en clair => Dernière année d adhésin par exemple u le nm des rubriques => ID_DERCARTE par exemple. Ce chix est à sélectinner dans le cas ù le fichier exprté est ensuite réutilisé cmme fichier de référence dans le cadre d un mailing avec une suite bureautique de type Wrd u OpenOffice Une fis la requête exécutée, cliquer sur l icône pur exprter le tableau de résultat de la requête dans un tableur de type Excel u OpenOffice Remarque : En fnctin des préférences relatives au navigateur utilisé, le déclenchement de l exprt demande de cnfirmer éventuellement le nm du fichier et l emplacement ù le fichier dit être dépsé VII.3.5 Créer une nuvelle requête L'icône située à côté du menu dérulant présentant la liste des requêtes permet de créer une nuvelle requête Pur créer une requête, 3 étapes snt nécessaires : Renseigner les rubriques à afficher et les éventuels rdre de tri => zne Sélectin des rubriques Renseigner les éventuels critères de recherche => zne Critères de recherche Dnner un nm à la requête et sauvegarder les paramètres de la requête => zne Validatin et sauvegarde Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 10

12 Zne Sélectin des rubriques Les znes de saisie de la clnne Psitin permettent de sélectinner les rubriques à afficher dans la requête et de préciser leur rdre d affichage Exemple : En saisissant la valeur 1 dans la clnne Psitin de la rubrique Prénm et la valeur 2 dans la clnne Psitin de la rubrique Nm aura pur effet d afficher le prénm puis le nm de tus les adhérents affichés par la requête Les znes de saisie de la clnne Ordre de tri permettent de sélectinner les rubriques qui vnt influencer sur le tri des enregistrements. Les znes Asc u Desc permettent de définir si la rubrique retenue par le tri sera dans l rdre alphabétique u numérique nrmal (valeur Asc pur Ascendant ) u inversé (valeur Desc pur Descendant ) Exemple : En saisissant la valeur 1 dans la clnne Ordre de tri de la rubrique Nm et la valeur 2 dans la clnne Ordre de tri de la rubrique Prénm aura pur effet de trier la liste d abrd par rdre alphabétique sur le nm puis ensuite sur le prénm en cas d hmnymie de nm Zne Critères de recherche Un critère de recherche est cmpsé de 3 paramètres : La rubrique cncernant le critère L pérateur lgique asscié : Est égal à, Est différent de, Cmmence par, La valeur à rechercher Pur créer un critère de recherche : Sélectinner la rubrique cncernée et l pérateur lgique suhaité dans la zne Critères et pérateurs Clnne Invites : Si la case crrespndante est cchée, la valeur du critère devra être renseignée au mment de l exécutin de la requête Clnne Valeurs de saisie u par défaut : permet de renseigner la valeur du critère u la valeur par défaut si la clnne Invites crrespndante est cchée Pur créer un critère supplémentaire, cliquer sur de la clnne Actins. Il est nécessaire que le critère précédent sit crrectement renseigné pur puvir saisir un nuveau critère, sinn l applicatin returne un message d erreur empêchant la créatin de la nuvelle ligne Remarque : Si la requête cmprte plusieurs critères, les enregistrements returnés snt ceux qui crrespndrnt à l ensemble des critères définis Pur supprimer un critère de recherche : Cliquer sur l icône de la ligne de critère à supprimer (clnne Actins ) Si la requête ne cntient qu un seul critère, le fait de cliquer sur l icône ne supprimera pas la ligne de critère mais remettra tus les paramètres du critère à zér Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 11

13 Zne Validatin et sauvegarde Renseigner le nm de la requête => zne bligatire Cliquer sur pur valider tus les éléments de la requête u sur pur annuler la créatin de la requête Après validatin, la requête créée apparaît dans le menu dérulant présentant la liste des requêtes VII.3.6 Mdifier une requête Sélectinner la requête à mdifier dans le menu dérulant présentant la liste des requêtes Cliquer sur l icône Mdifier les znes Sélectin des rubriques, Critères de recherche et Validatin et sauvegarde => vir paragraphe précédent Créer une nuvelle requête pur le détail de ces znes Cliquer sur pur valider la mdificatin des éléments de la requête u sur pur annuler la mdificatin de la requête VII.3.7 Supprimer une requête Sélectinner la requête à supprimer dans le menu dérulant présentant la liste des requêtes Cliquer sur l icône Cnfirmer la suppressin en cliquant sur après le message Cnfirmer la suppressin de la requête sélectinnée u cliquer sur requête Remarque : La suppressin d une requête est irréversible pur ne pas supprimer la VIII Menu Cmptabilité VIII.1 Gestin des écritures cmptables VIII.1.1 Généralités La gestin des écritures cmptables est accessible par l intermédiaire du menu Cmptabilité / Ecritures cmptables. Cette fnctinnalité permet de saisir les écritures cmptables par pstes budgétaire. Elle permet également de visualiser le récapitulatif cmptable par pste budgétaire et par année Remarque : L affichage u nn de certaines icônes u menus peut dépendre des drits attribués à l utilisateur cnnecté et au statut des mdules sumis à abnnement L accès à la fnctinnalité Ecritures cmptables est sumis à abnnement Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 12

14 VIII.1.2 Recherche d une écriture cmptable Recherche sur la date u par cmpte bancaire Chisir l exercice cmptable. Remarque : L exercice cmptable peut démarrer en curs d année civile. Ce paramètre est ajustable par l intermédiaire du menu Paramétrage / Structure Chisir éventuellement un cmpte bancaire Chisir une péride de date Cliquer sur Recherche sur d autres critères Nm de l adhérent Prénm de l adhérent Numér de chèque Pste budgétaire : Les pstes affichés dans la liste snt ceux qui nt été utilisés au mins une fis pur l exercice sélectinné Ecritures nn pintées : Si la case est cchée, les écritures affichées snt celles qui n nt pas fait l bjet d un rapprchement bancaire Cliquer sur Remarque : Lrs de l utilisatin de l un u l autre des critères énumérés cidessus, le chix des dates dans la partie gauche n a aucun effet. Les lignes returnées cncernent la ttalité de l exercice sélectinné Affichage des écritures recherchées : Le nmbre d écritures affichées est limité à 500 écritures. Si la sélectin suhaitée cmprte plus de 500 écritures, il est alrs nécessaire d affiner les critères de recherche, ntamment au niveau des pérides de date Dans la clnne Mntant, les écritures de recettes snt précédées du signe psitif tandis que les écritures de dépenses snt précédées du signe négatif La clnne Règlement indique le statut de chaque écriture : En attente de règlement : Signifie que l écriture a été saisie mais qu aucun règlement n a été asscié. Pur saisir le règlement de l écriture, cliquer sur l icône de la ligne d écriture cncernée et saisir les renseignements relatifs au règlement. Lrsque l écriture est assciée à un adhérent, il est également pssible de saisir le règlement de l écriture grâce au mdule Adhérent => Cliquer l icône de l adhérent crrespndant dans la recherche des adhérents Chèque n xxxxxxx, Espèces u Virement crrespnd au mde de règlement qui a été affecté à l écriture Brdereau n xxx signifie que l écriture a été rattachée au brdereau crrespndant (dans le cas ù le mde de règlement est égal à Chèque u Espèces ) Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 13

15 VIII.1.3 Ajuter une écriture cmptable A partir de la page de recherche des écritures cmptables, l'icône permet d'ajuter une nuvelle écriture cmptable : Les champs à renseigner snt : Date : Par défaut, la date du jur. La date saisie ne peut être supérieure à la date du jur, ni inférieure à la date de clôture d exercice définie dans le menu Paramétrage / Structure Type de muvement : Dépense, recette, virement de pste à pste, u virement de cmpte à cmpte Cmpte bancaire : Le cmpte bancaire par défaut varie en fnctin du type de muvement. Ce réglage par défaut est paramétrable par l intermédiaire du menu Paramétrage / Structure Afficher les pstes liés à la vente aux adhérents Pste affecté : Permet de sélectinner le pste auquel l écriture encurs sera rattachée. La liste affichée dépend du type de muvement sélectinné et de l ptin chisie pur Afficher les pstes liés à la vente aux adhérents Libellé cmplémentaire Mde de règlement et champs assciés seln le mde chisi par chèque : Renseigner le numér du chèque. S il s agit d une recette, renseigner également la banque crrespndant au chèque et éventuellement les nm et prénm du débiteur Mntant : Valeur en eur de l écriture cmptable Reprt sur l'exercice suivant : Permet d'affecter une écriture cmptable saisie durant l'année N sur l'année N+1 Cliquer sur pur valider u à défaut sur. Si certaines znes ne snt pas cnfrmes, l'applicatin rejette l'enregistrement en le signalant par un message en ruge VIII.1.4 Ajuter une écriture cmptable Types de muvement particuliers Virement de pste à pste : Ce type de muvement permet de générer en une seule fis une duble écriture en débit (dépense) et en crédit (recette) pur un même mntant. Il faut alrs sélectinner un pste d rigine (dépense) et un pste de destinatin (recette). Le mde de règlement autmatiquement asscié est dans ce cas le mde Virement Virement de cmpte à cmpte : Ce type de muvement est dispnible s il existe au mins 2 cmptes bancaires pur la structure. Il permet de générer en une seule fis une duble écriture de muvements de fnds entre les 2 cmptes bancaires chisis dans le menu dérulant Type de virement Le cmpte bancaire qui sera débité (dépense) est celui indiqué en 1 er dans le type de virement sélectinné. Le cmpte bancaire qui sera crédité (recette) est celui indiqué en 2 ème dans le type de virement sélectinné Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 14

16 Optin Pstes d rigine et de destinatin : Si psitinnée à Oui, cette ptin permet d affecter les muvements entre les 2 cmptes bancaires à des pstes budgétaires (cmme dans Virement de pste à pste ). Il faut alrs sélectinner un pste d rigine (dépense) et un pste de destinatin (recette). Le mde de règlement autmatiquement asscié est dans ce cas le mde Virement VIII.1.5 Autres actins sur les écritures cmptables L'icône permet de mdifier l'écriture cmptable de la ligne sélectinnée. Les renseignements à remplir et le mde de validatin snt identiques à ceux utilisés lrs de l'ajut d'une écriture cmptable (vir ci-dessus) L'icône permet de supprimer l'écriture cmptable de la ligne sélectinnée. Un écran de cnfirmatin affiche les renseignements relatifs à l'écriture sélectinnée. Cliquer sur pur valider la suppressin u à défaut sur. Attentin!!! La validatin entraîne la suppressin irréversible de l'écriture cmptable sélectinnée L icône indique que le règlement a fait l bjet d un rapprchement bancaire validé par rapprt à l extrait de cmpte du mis mentinné. Si l'écriture cmptable a fait l'bjet d'un rapprchement bancaire : L icône n est pas affichée En cas de mdificatin, seuls le pste budgétaire et le reprt sur l exercice suivant peuvent être mdifiés Remarque : L affichage u nn de certaines icônes u menus peut dépendre des drits attribués à l utilisateur cnnecté et au statut des mdules sumis à abnnement VIII.2 Gestin des brdereaux VIII.2.1 Généralités La gestin des brdereaux est accessible par l intermédiaire du menu Cmptabilité / Brdereaux. Cette fnctinnalité permet de regruper les chèques et les espèces par brdereau en vue des dépôts à la banque Remarque : L affichage u nn de certaines icônes u menus peut dépendre des drits attribués à l utilisateur cnnecté et au statut des mdules sumis à abnnement L accès à la fnctinnalité Brdereaux est sumis à abnnement VIII.2.2 Créatin d un brdereau Dans les menu dérulants crrespndants, chisir le cmpte bancaire et le type de brdereau (Chèques u Espèces) qui cntiennent les écritures à regruper Le cas échéant, chisir la 1 ère ligne dans la liste des brdereaux => Brdereau n xxx (nuveau) Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 15

17 Descriptin de la partie gauche : Si l ptin Chèques est sélectinnée, la ligne à transférer cntient les infrmatins suivantes : Nm de l adhérent Banque d émissin du chèque Numér du chèque Mntant du chèque Si l ptin Espèces est sélectinnée, la ligne à transférer cntient les infrmatins suivantes : Nm de l adhérent Date du muvement Mntant des espèces Sélectinner les écritures à affecter au nuveau brdereau dans la partie gauche. Une sélectin multiple est pssible en cmbinant le clic de la suris avec les tuches Flèche Majuscule (sélectin cnjinte de plusieurs lignes) u Ctrl (sélectin disjinte de plusieurs lignes) Cliquer sur l icône pur transférer la sélectin dans la liste de drite. L icône permet de transférer tutes les lignes de la partie gauche sans les sélectinner Au fur et à mesure du transfert de lignes de la partie gauche vers la partie drite, le mntant ttal du brdereau s incrémente de la smme des lignes transférées VIII.2.3 Enlever les écritures d un brdereau Chisir le cas échéant un type de muvements ( Chèques u Espèces ) puis un brdereau dans la liste des brdereaux (sauf la 1 ère ligne) Sélectinner les écritures à enlever dans la partie drite. Une sélectin multiple est pssible en cmbinant le clic de la suris avec les tuches Flèche Majuscule (sélectin cnjinte de plusieurs lignes) u Ctrl (sélectin disjinte de plusieurs lignes) Cliquer sur l icône pur transférer la sélectin dans la liste de gauche. L icône permet de transférer tutes les lignes de la partie drite sans les sélectinner Au fur et à mesure du transfert de lignes de la partie drite vers la partie gauche, le mntant ttal du brdereau diminue de la smme des lignes transférées VIII.2.4 Détail d un brdereau Chisir le cas échéant un type de muvements ( Chèques u Espèces ) puis un brdereau dans la liste des brdereaux (sauf la 1 ère ligne) Cliquer sur l icône => Le détail du brdereau apparaît Cliquer sur l icône pur revenir à la gestin des brdereaux VIII.2.5 Mdificatin d un brdereau Chisir le cas échéant un type de muvements ( Chèques u Espèces ) puis un brdereau dans la liste des brdereaux (sauf la 1 ère ligne) Appliquer les mêmes cnsignes que lrs de la créatin d un brdereau Si l icône apparaît à côté de la ligne Muvements affectés au brdereau n xxx, les icônes,, et ne snt plus dispnibles car le brdereau a fait l bjet d un rapprchement bancaire validé et n est dnc plus mdifiable Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 16

18 VIII.3 Gestin des rapprchements bancaires VIII.3.1 Généralités La gestin des rapprchements bancaires est accessible par l intermédiaire du menu Cmptabilité / Rapprchement bancaire. Cette fnctinnalité permet de pinter les écritures d un cmpte bancaire dnné saisies dans l applicatin par rapprt à celles présentes sur les extraits de cmptes. Elle permet également de prduire l état de rapprchement bancaire qui cnsiste à retruver le slde de l extrait de cmpte de la banque à partir du slde thérique calculé par l applicatin en listant les écritures nn pintées tant en recettes qu en dépenses L accès à la fnctinnalité Rapprchement bancaire est sumis à abnnement Remarque : L affichage u nn de certaines icônes u menus peut dépendre des drits attribués à l utilisateur cnnecté et au statut des mdules sumis à abnnement VIII.3.2 Tableau de synthèse des rapprchement bancaires par cmpte et par année Dans les menu dérulants crrespndants, chisir le cmpte bancaire et l année pur lesquels n suhaite visualiser le tableau de synthèse La clnne Slde thérique crrespndant au slde calculé par l applicatin en fnctin des écritures saisies et dnt les règlements nt été affectés au cmpte sélectinné La clnne Dépenses nn pintées crrespnd aux dépenses saisies dans l applicatin et dnt les règlements nt été affectés au cmpte sélectinné mais qui n nt pas été pintées sur l extrait de cmpte de la banque pur le mis cnsidéré La clnne Recettes nn pintées crrespnd aux recettes saisies dans l applicatin et dnt les règlements nt été affectés au cmpte sélectinné mais qui n nt pas été pintées sur l extrait de cmpte de la banque pur le mis cnsidéré La clnne Slde rapprché crrespndant au slde thérique plus les dépenses nn pintées mins les recettes nn pintées. Si le rapprchement bancaire est réalisé et crrect, le slde rapprché dit crrespndre au mntant final inscrit sur l extrait de cmpte de la banque pur le mis cnsidéré La clnne Etat cntient l icône si le rapprchement bancaire a été verruillé pur le mis cnsidéré Clnne Actins : L icône permet de pinter les écritures à rapprcher pur le mis cnsidéré L icône permet de visualiser l état de rapprchement bancaire pur le mis cnsidéré L icône permet de verruiller l état de rapprchement bancaire pur le mis cnsidéré L icône permet de déverruiller l état de rapprchement bancaire pur le mis cnsidéré s il a été verruillé auparavant Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 17

19 VIII.3.3 Pintage des écritures à rapprcher A partir du tableau de synthèse des rapprchement bancaires par cmpte, chisir le cmpte bancaire et l année relatifs au rapprchement à effectuer dans les menu dérulants crrespndants Cliquer sur l icône crrespndant au mis pur lequel n veut effectuer le rapprchement => La partie gauche cntient tutes les écritures de recettes et de dépenses nn encre pintées. Si le mdule de gestin des brdereaux est actif, tutes les écritures de recettes rassemblées en brdereau apparaissent en une seule ligne par brdereau. La partie drite cntient tutes les écritures qui nt été pintées pur le mis en curs de rapprchement. Remarque imprtante : Si une écriture est présente sur l extrait de cmpte de la banque mais nn encre saisie dans l applicatin, il est nécessaire de la saisir au préalable avant d effectuer le rapprchement bancaire Sélectinner les écritures à pinter dans la partie gauche. Une sélectin multiple est pssible en cmbinant le clic de la suris avec les tuches Flèche Majuscule (sélectin cnjinte de plusieurs lignes) u Ctrl (sélectin disjinte de plusieurs lignes) Cliquer sur l icône pur transférer la sélectin dans la liste de drite. Pur annuler le pintage d une écriture, sélectinner l écriture (u plusieurs avec la sélectin multiple) dans la partie drite et cliquer sur l icône => Les écritures sélectinnées reviennent dans la partie gauche Au fur et à mesure du transfert de lignes de la partie gauche vers la partie drite, le slde de l extrait de cmpte est recalculé. Quand tutes les écritures de l extrait de cmpte snt pintées, le slde au dernier jur du mis en curs de pintage dit crrespndre au slde final de l extrait de cmpte Quand les 2 sldes crrespndent, cliquer sur l icône Actin : pur verruiller le rapprchement. Si le rapprchement bancaire a été verruillé, les icônes et ne snt plus dispnibles Il est pssible de déverruiller un état de rapprchement bancaire en cliquant sur l icône Actin : Clique sur l icône pur revenir au tableau de synthèse des rapprchements bancaires par cmpte VIII.3.4 Détail du rapprchement bancaire A partir du tableau de synthèse des rapprchement bancaires par cmpte, chisir le cmpte bancaire et l année relatifs au rapprchement à effectuer dans les menus dérulants crrespndants Cliquer sur l icône crrespndant au mis pur lequel n veut visualiser le détail Le tableau part du slde thérique, réintègre les dépenses nn pintées, défalque les recettes nn pintées pur arriver au slde rapprché (slde final de l extrait de cmpte de la banque) Si une écriture a été pintée à une péride ultérieure que celle relative au mis sélectinné, le mis de pintage est indiqué sur la ligne crrespndante Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 18

20 VIII.4 Récapitulatif des écritures cmptables Le récapitulatif des écritures cmptables est accessible par l intermédiaire du menu Cmptabilité / Récapitulatif. Cette fnctinnalité permet de visualiser le mntant des recettes et dépenses par année et par pste budgétaire et niveau de regrupement L accès à la fnctinnalité Récapitulatif est sumis à l abnnement de la fnctinnalité Ecritures cmptables Chisir l exercice cmptable. Remarque : L exercice cmptable peut démarrer en curs d année civile. Ce paramètre est ajustable par l intermédiaire du menu Paramétrage / Structure Chisir le niveau de cnsultatin. Remarque : Le niveau de cnsultatin par défaut est ajustable par l intermédiaire du menu Paramétrage / Structure IX Menu Paramétrage IX.1 Paramétrage de la structure Le paramétrage de la structure est accessible par l intermédiaire du menu Paramétrage / Structure. Il n est pas sumis à abnnement Date anniversaire de l abnnement : Ce paramètre n est pas mdifiable. Si la date anniversaire est expirée, les dnnées sernt cnservées pendant 180 jurs après la date d expiratin. Pur plus d infrmatins sur l expiratin des mdules, lire le paragraphe Fin de la péride de test au début de ce dcument Paramètres de cnnexin : Nm abrégé de la structure, lgin et mt de passe : Ils divent cntenir chacun au mins 8 caractères Il est recmmandé de ne pas générer d éléments de cnnexin trp évidents (nms cmmuns u nms prpres, prénms, nm d animaux, surnms ), mais de générer des mts de passe de lngueur suffisante, en mélangeant caractères alphanumériques et numériques, afin de garantir un niveau de sécurité d accès à l applicatin ptimal Lrs de la cnnexin à l applicatin par l intermédiaire de la zne Nuvelle identificatin, seuls les zne Structure (nm abrégé) et Passwrd peuvent être remplies. La zne Lgin est en fait réservée au mde multi-utilisateur Cependant, le nm abrégé de la structure peut être également être saisi dans la zne Lgin u dans les deux znes Remarque : Il n est pas pssible de se cnnecter à l applicatin avec le même nm abrégé et mt de passe sur deux machines différentes en même temps. La deuxième cnnexin entraînera autmatiquement la décnnexin de la première Décnnexin au but de : Permet de spécifier le nmbre de minutes au-delà desquelles l utilisateur u la structure cnnectés sernt autmatiquement décnnectés en cas de nn utilisatin de l applicatin => Ntin de sessin Paramètres relatifs aux dnnées cmptables : Exercice cmptable au : Permet de spécifier la péride de l exercice cmptable qui ne cmmence pas frcément en début d année civile Date de dernière clôture : Permet de spécifier la date à laquelle aucune date de saisie d écriture cmptable ne peut être antérieure Reprductin même partielle interdite sans autrisatin 19