Demande d Information : Solution de messagerie et outils collaboratifs pour l État

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1 La Directin Interministérielle des Systèmes d Infrmatin et de Cmmunicatin en cllabratin avec le Service des Achats de l État Demande d Infrmatin : Slutin de messagerie et utils cllabratifs pur l État 1

2 Table des matières 1 - Objet de la demande d infrmatin Cntexte Périmètre fnctinnel et technique Cnsidératins générales Descriptin générale du besin Principales fnctinnalités utilisateurs Exigences techniques (système) et principes d architecture Éléments écnmiques Scénaris et vlumétries assciées Tableau de restitutin des cûts de pssessin de la slutin Innvatin Mdalités de répnse Dssier de répnse Envi des répnses et questins Divers Prtectin des répnses Rémunératin des répnses Suite à la Demande d Infrmatin

3 1 - Objet de la demande d infrmatin La présente demande d infrmatin (DI) s inscrit dans le cadre d une étude d pprtunité relative à la cnvergence des systèmes de messagerie cllabrative de l État. Elle a vcatin à renseigner l équipe interministérielle chargée de l étude sur l état de l art du marché dans le dmaine. Les répnses à cette DI permettrnt ntamment d enrichir la réflexin sur les plans fnctinnel, technique et financier dans le cntexte, le cas échéant, d un prjet d achat. Il s agit ntamment: Sur le plan fnctinnel, d identifier le dévelppement prévisible des slutins de messageries cllabratives (aussi bien dans le dmaine des lgiciels libres que dans celui des lgiciels prpriétaires) ainsi que les surces de créatin de valeur maximales liées à leur mise en œuvre au sein de l État. Sur le plan technique, d identifier les principales cntraintes liées à la vlumétrie d une telle slutin cnvergée (> 1 millin de bîtes aux lettres) et de pser les principes d architecture de la future plate frme. Sur le plan financier, d identifier les cûts, internes et externes, de mise en œuvre d une telle slutin afin d alimenter l analyse du retur sur investissement d un tel prjet. Un des bjectifs de cette demande d'infrmatin est de définir les écnmies qu une plate frme unique permettrait de réaliser. 2 - Cntexte L État (administratins centrales et décncentrées, auxquels s ajutent certains de ses pérateurs) dispse de plusieurs dizaines de systèmes de messagerie basés sur des technlgies différentes (libres u prpriétaires) et cmpte près de 3 millins de bîtes aux lettres (bîtes persnnelles, bîtes fnctinnelles et bîtes dédiées à des applicatins). Dans ce cntexte, l étude cnduite par la Directin Interministérielle des Systèmes d Infrmatin et de Cmmunicatin (DISIC) en cllabratin avec le Service des Achats de l État (SAE) s attache à définir le ptentiel et les mdalités de ratinalisatin qu ffrirait une plate frme unique pur l ensemble des agents en cnstruisant un premier scénari de cnvergence pur 1 millin de bîtes. Cette étude d pprtunité prendra en cnsidératin à la fis le passage à l échelle de slutins ministérielles existantes et la pssibilité de créer un nuveau dispsitif basé sur des technlgies prpsées par des furnisseurs de slutins. 3

4 3 - Périmètre fnctinnel et technique 3.1- Cnsidératins générales Le périmètre de la «messagerie cllabrative» dans cette DI dépasse le simple cadre de la messagerie électrnique et cmprend des fnctinnalités supplémentaires telles que la gestin d agendas, la gestin des cntacts, la mise en œuvre d un annuaire interministériel, la gestin de listes de diffusins, la messagerie instantanée, la synchrnisatin avec des terminaux mbiles, etc. L évlutivité des slutins prpsées purra être mise en avant dans le cadre des répnses à cette DI, ntamment pur ce qui cncerne l'intégratin de fnctinnalités avancées en matière de gestin cllabrative, de Réseau Scial Prfessinnel, etc. Les principales fnctinnalités attendues snt décrites plus lin dans ce chapitre. Le mdèle rganisatinnel envisagé ne vise pas une centralisatin de la gestin pératinnelle et administrative des paramètres et des cmptes utilisateurs mais la mise en œuvre d une plate frme unique permettant la délégatin en cascade de cette gestin au niveau ministériel et/u d entités au sein de ces ministères afin de permettre une gestin ministérielle aussi autnme que pssible. La mise en place d une telle plate frme passera par la migratin prgressive des systèmes existants. Il est dnc imprtant que sn architecture sit évlutive et permette de supprter la charge et la vlumétrie à la cible sans pur autant bliger à investir, ab initi, sur l infrastructure nécessaire à celle-ci Descriptin générale du besin A l image de tute rganisatin mderne, le fnctinnement de l administratin de l État génère un vlume tujurs crissant d échange d infrmatin entre ses services u avec ses partenaires de tute nature. Dans un cntexte de dématérialisatin prgressive, marqué par ailleurs par une dynamique de déclisnnement crissante entre administratins, la mise à dispsitin de slutins mdernes permettant une gestin efficace et rigureuse du vlume d infrmatin dématérialisée nécessaire cnstitue un levier critique de perfrmance. En parallèle d un patrimine applicatif métier significatif, les utils cllabratifs transverses cnstituent un vecteur majeur de l échange d infrmatin. Dans ce cntexte, la présente DI dit alimenter la réflexin de l État sur les slutins qu il purrait envisager pur renfrcer sa démarche de mdernisatin tut en cntribuant aux effrts de redressement des cmptes publics. Les répnses attendues prtent bien évidemment sur des fnctinnalités aujurd hui cnnues de tels utils (cf supra) mais peuvent également cncerner des slutins innvantes identifiées cmme puvant structurer le fnctinnement futur des grandes rganisatins (ex. : réseaux sciaux prfessinnels, etc.). 4

5 3.3- Principales fnctinnalités utilisateurs Ce chapitre cntient une énumératin des principales fnctinnalités recherchées qui devrnt être présentées dans la répnse à cette DI. Elle ne cnstitue pas une expressin exhaustive mais permet une première identificatin du besin de l administratin. Fnctinnalités de messagerie dnt intégratin avec une slutin d envi de fichiers vlumineux Fnctinnalités de gestin d'agenda, intégrant un «équivalent ddle» sécurisé Fnctinnalités de gestin des cntacts Fnctins transverses de restauratin Autres fnctins de type : Gestin des tâches Mteur de recherche (sur l ensemble des cmpsants messages, agendas, cntacts) Messagerie instantanée (type «chat», vidé) et gestin de présence Gestin des listes de diffusin (statiques et dynamiques) partageables Pssibilité de partage de dcuments, en substitutin ntamment de l envi de pièces jintes par messagerie Frums et abnnement à des flux RSS Évlutivité de la plate frme Les fnctinnalités de type réseau scial prfessinnel (RSP) cnstituent une évlutin des slutins de messagerie cllabrative. Le répndant purra mettre en évidence les capacités de sa slutin en la matière (u la capacité de celle-ci à s'intégrer simplement dans un tel RSP) De même, la capacité de la slutin à gérer des dcuments et des espaces de travail partagés sera mise en avant. Enfin, la capacité de la plate frme à s intégrer avec des slutins de TIP/VIP (cmmunicatin unifiée) sera indiquée. Autres types d évlutins Les divers accès client (légers, lurds, mbiles, etc.) 3.4- Exigences techniques (système) et principes d architecture Le répndant présentera l architecture lgique et technique de sa slutin. Ce chapitre énumère de façn succincte les caractéristiques et exigences techniques de la slutin recherchée. Le répndant cnsidérera qu il s agit d exigences techniques minimales. En effet, la sciété peut, si elle le suhaite, faire parvenir une présentatin plus riche, abrdant des spécificités techniques plus larges, plus détaillées u nn exprimées dans cette Demande d Infrmatin. Principes généraux d architecture de la slutin A priri, la recherche d une slutin écnmiquement efficace pusse à privilégier une architecture du système centralisée et de type multi-tenant. Si cette ptin, cmpte tenu de la vlumétrie, de la dispersin des sites et des 5

6 exigences de perfrmance et de scalabilité devait s avérer trp cntraignante, le répndant purrait prpser des slutins alternatives. La plate frme de messagerie cllabrative devra permettre la délégatin de l administratin et la gestin des paramètres de la plate frme et des cmptes utilisateurs à plusieurs niveaux. Le répndant précisera les capacités de sa slutin à mettre en œuvre une telle délégatin en identifiant les paramètres glbaux de la plate frme et les paramètres qui peuvent être délégués. L architecture de la slutin dit permettre une mntée en charge jusqu à plusieurs millins de BàL sans besin de recnfiguratin. Elle devra cependant être scalable afin de ne pas nécessiter un investissement, ab initi, sur une infrastructure à la cible. Les prtcles utilisés divent s appuyer autant que pssible sur des standards uverts et être cnfrmes au RGI (référentiel général d interpérabilité - references.mdernisatin.guv.fr/rgi-interperabilite) Le répndant explicitera les différents cmpsants cnstitutifs de sa slutin en indiquant s ils snt prpriétaires u libres Annuaire fédérateur et authentificatin La plate frme cmprendra un dispsitif de fédératin des annuaires ministériels pur les besins de la messagerie. Les mécanismes de mise à jur de l annuaire fédéré divent permettre à chaque ministère de rester maître dans la gestin de ses dnnées. De façn préférentielle, l authentificatin sur la plate frme de messagerie, quel que sit le mde d accès, sera déléguée à chaque ministère par un u des dispsitifs de fédératin d identité. Perfrmances Le dimensinnement de l architecture devra prendre en cmpte des exigences standards en matière de temps de répnse pur une requête utilisateur. A titre d exemple une actin simple sur le client lurd u léger devra être réalisée en mins d une demi-secnde. Haute dispnibilité La dispnibilité attendue de la plate frme de messagerie cllabrative de l état est de 99,95% sur une base annuelle en 24h/24, 7j/7. La durée maximale autrisée pur une seule interruptin est d envirn 2h. Interface avec les systèmes ministériels (API) La plate frme de messagerie cllabrative devra s interfacer avec les prcessus de gestin des cmptes des ministères u entités ministérielles, de même, certaines applicatins métier ministérielles peuvent nécessiter l utilisatin de cmptes de messagerie et l envi de messages. C est purqui la plate frme devra prpser une interface de prgrammatin (API) permettant de réaliser cette intégratin. Dispsitif de sauvegarde et de restauratin 6

7 La slutin devra prévir un dispsitif de sauvegarde et de restauratin. Sécurité Les fnctinnalités supplémentaires suivantes divent être dispnibles : Pssibilité de signer, hrdater et chiffrer les messages Gestin de la nn répudiatin de réceptin (A/R) Gestin différenciée des messages NP (nn prtégés) et DR (diffusin restreinte) Gestin des lgs et des traces permettant l auditabilité de la slutin La plate frme devra furnir une slutin d anti-spam et d antivirus u s intercnnecter avec des slutins furnies par l administratin. De façn générale la platefrme dit être en mesure d être hmlguée au sens RGSdu terme (référentiel général de sécurité - Archivage Client «lurd» La majrité des slutins ministérielles s appuient sur des slutin d archivage lcal (à l initiative des utilisateurs finaux ). Les capacités de la plate frme en matière d archivage centralisé u lcal sernt expsées dans le RFI ainsi que les avantage et incnvénients de chacune des slutins (impact cûts ntamment dans le cadre d un archivage centralisé) Le dépliement du client lurd livré avec la plate frme devra être autmatisé et permettre une aut cnfiguratin. Les pssibilités de custmisatin du client (par ministère par exemple) sernt décrites Hébergement de la plate frme A priri, la nature sensible des dnnées manipulées (Nn Prtégée mais aussi Diffusin Restreinte) cnduit à privilégier une slutin d hébergement interne à l administratin, cependant un hébergement externe peut être prpsé pur peu qu il répnde à des exigences d islatin physique de la plate frme. Migratin La migratin des systèmes actuels vers la plate frme cnvergée cnstitue une étape critique d un tel prjet : Les migratins devrnt puvir s exécuter de façn prgressive et par une interruptin de service pur l utilisateur la plus curte pssible. La reprise de dnnées cncerne aussi bien les dnnées des annuaires que les dnnées des utilisateurs (agendas, currier, cntacts). Les migratins devrnt être utillées. 7

8 4 Éléments écnmiques La ratinalisatin des systèmes de messagerie de l État a ntamment pur but de parvenir à une diminutin du cût de pssessin des slutins actuelles. C est purqui, afin d estimer le retur sur investissement du prjet, la DISIC et le SAE suhaitent dispser d une estimatin des cûts de mise en œuvre, de maintenance et d explitatin de la slutin Scénaris et vlumétries assciées Le niveau d ambitin retenu pur étudier le retur sur investissement est d 1 millin de BàL 1 et tris scénaris de mntée en charge snt envisagés : une hypthèse rapide : en 3 ans avec la mntée en charge suivante : une hypthèse médiane : en 5 ans avec la mntée en charge suivante : une hypthèse lente : en 10 ans avec la mntée en charge suivante : 1 Hypthèse faite : une slutin cnçue pur gérer une mntée en charge prgressive vers 1M de BàL purra, sans remise en cause de ses principes d architecture et de mdèle écnmique, évluer jusqu à 2 u 3 millins de BàL 8

9 Les hypthèses de vlumétrie de stckage à la cible se basernt sur une hypthèse de répartitin des utilisateurs en fnctin de la limitatin de la taille de leur BàL : Type d ffres Limitatin BàL Prprtin d utilisateurs Nmbre d utilisateurs à la cible (base 1 M) VIP 10 G 1% Premium 3 G 8% Standard 500 M 66% Lw Cst 100 M 25% Si d autres éléments snt cnsidérés dimensinnant pur l évaluatin des cûts de mise en œuvre, de maintenance u d explitatin de la slutin, ils sernt indiqués et les valeurs retenues explicitées Tableau de restitutin des cûts de pssessin de la slutin.. Il est demandé de dispser d une évaluatin, année par année, pur chaque hypthèse de mntée en charge, des cûts de mise en œuvre, de maintenance et d explitatin de la slutin seln les catégries suivantes : les cûts d investissement relatifs ntamment : à l achat de matériels, à l achat de licences lgicielles, à l achat de prestatins de cnceptin (ingénierie, paramétrage), de réalisatin et de mise en œuvre de la slutin hrs cûts de migratin. les cûts récurrents de fnctinnement (maintenance et explitatin) qui cncernent ntamment : les matériels (maintenance/supprt) les lgiciels (maintenance/supprt) l administratin et l explitatin technique et fnctinnelle l hébergement (ptinnel) les cûts de migratin Le tableau ci-après servira de mdèle de répnse : 9

10 Cûts (en ) de mise en œuvre de la slutin - Hypthèse : rapide/médiane/lente Année 1 Année 2 Année N Investissement Matériel Lgiciel Prestatin Fnctinnement Matériel Lgiciels Explitatin /administratin Hébergement Migratin TOTAL Les sciétés répndant à la DI purrnt également prpser des mdèles de cûts alternatifs en fnctin des éléments dimensinnant qu elles jugernt pertinents (vlume de stckage, nmbre de cmptes, niveau de service, fnctinnalités ). 5- Innvatin Sur les slutins et utils, bjets de la présente demande, quelle est vtre plitique d innvatin? Dispsez vus d innvatin en curs de dévelppement? Si ui, quels en seraient les avantages pur l administratin? Puvez-vus décrire les fnctinnalités et la perfrmance de cette innvatin? Quelles snt les activités de recherche menées par vtre entreprise et leurs niveaux de dévelppements? 6 Mdalités de répnse 6.1 Dssier de répnse Les dssiers de présentatin peuvent cntenir : Une plaquette(s) de/des auteurs répndant à la DI, présentant l activité principale et la dimensin de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du pssible ; et/u Un supprt présentant les slutins et utils bjets de cette demande d infrmatin, à la fis sur les plans technique et fnctinnel. et/u Tut autre dcument qui purrait présenter un intérêt pur la réalisatin de sn étude. Les sciétés suhaitant répndre à la présente demande d infrmatin, peuvent le faire, sur tut u partie du périmètre, même si elles n apprtent pas de répnse à l intégralité des éléments évqués précédemment. 10

11 Il est suhaitable que les sciétés rédigent en français leur répnse à cette Demande d Infrmatin. 6.2 Envi des répnses et questins Tutes questins éventuelles, devrnt parvenir par currier électrnique adressé à la bîte : DISIC.SGMAP@mdernisatin.guv.fr en indiquant l bjet «Slutin de messagerie et utils cllabratifs pur l État» Les répnses divent parvenir à cette même adresse au plus tard le : 14/07/14 7- Divers Prtectin des répnses Il appartient à la sciété questinnée de mentinner le cas échéant si les infrmatins cntenues dans sa répnse divent être prtégées par le secret cmmercial Rémunératin des répnses Les sciétés répndant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunératin pur les prestatins réalisées pur l établissement de leurs répnses Suite à la Demande d Infrmatin Cette demande d infrmatin n engage pas l Administratin à lancer ultérieurement une cnsultatin sur ce périmètre. Les répnses reçues aurnt une valeur strictement infrmative et ne cnstituent pas un engagement pré-cntractuel de la part des sciétés y répndant. 11