Communiqué de lancement : Sage 100 Scanfact Version V15.50

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1 Cmmuniqué de lancement : Sage 100 Scanfact Versin V15.50 Smmaire 1. Cntexte marché P2 2. Evlutin du mde de fnctinnement des entreprises P2 3. Principe & fnctins P3 4. Bénéfices P6 5. Date de dispnibilité P6 6. Tarificatin P6 7. Cnfiguratin requise P7 8. Outils marketing P8 Dcument diffusé le 11 Mai 2009 Date de lancement prduit : 15 juin 2009 Rédactin : marketing prduits 1

2 Sage 100 Scanfact - Le 1 er pas des PME vers la dématérialisatin de factures 1. Cntexte marché Face au vlume de factures auquel une entreprise est cnfrntée, plusieurs d entres elles ptent aujurd hui pur l externalisatin du traitement de leurs factures, via : La sus-traitance de la saisie des factures par un cabinet d expertise cmptable (PME). La délcalisatin de la saisie des factures dans les pays à faible cût de main-d œuvre (MGE). Cependant, dans un cas cmme dans l autre, les returs d expériences ne s avèrent pas entièrement satisfaisants. Si l externalisatin en passant par un cabinet d expertise cmptable cnstitue un gain de temps, la slutin apparaît cmme cûteuse et suvent à l rigine d erreurs manuelles. La délcalisatin quant à elle, représente une écnmie de cût, mais engendre certaines lurdeurs sur le plan de la lgistique et des délais. Enfin les entreprises n ayant pas recurt à l externalisatin, divent alluer une partie de leur capital humain à la saisie d écritures cmptables et nn à des activités à plus haute valeur ajutée. Plus glbalement, les entreprises se snt sensibilisées ces dernières années aux thématiques de la dématérialisatin. Cmmercialement l enjeu est dnc imprtant et cnstitue l une des actualités les plus prteuses qui sit. C est dans ce cntexte qu une ffre de saisie numérique des factures prend sn sens : permettre à l entreprise de gagner en prductivité et en traçabilité en lui permettant de cnserver en interne la maîtrise de ses dnnées. 2. Evlutin du mde de fnctinnement des entreprises Beaucup d entreprises s rientent aujurd hui vers une gestin de plus en plus dématérialisée de leurs dcuments. L enjeu de cette gestin cmmunément appelé la «GED» (gestin électrnique des dcuments) est la maîtrise du flux des dcuments circulants au sein d une entreprise. Il s agit essentiellement d une prblématique grands-cmptes mais les PME cmmencent à y vir un intérêt. Sage 100 Scanfact cnstitue l une des cmpsantes amnt d une «GED» glbale, et peut ainsi représenter pur les PME une prte d entrée dans une gestin dématérialisée (la dématérialisatin de factures peut alimenter une GED). Là ù les grandes entreprises recherchent des slutins de GED à vcatins cllabratives, les PME purraient être séduites par des slutins verticales par services : cmptabilité (factures), ressurces humaines (bulletins de salaire.). 2

3 3. Principe & fnctins Sage 100 Scanfact est une slutin périphérique qui intervient en amnt du lgiciel Sage 100 Cmptabilité, Sage 100 Entreprise et Sage 100 Suite Cmptable et Financière. La technlgie utilisée est celle de la scannérisatin et de la recnnaissance de caractères (OCR). Sage 100 Scanfact est une slutin qui permet le traitement cmptable des factures d achats (furnisseurs, frais généraux), le suivi pur validatin et l archivage de l image de la facture. En se basant sur l archivage électrnique des factures, effectué dans Sage 100 Scanfact, le mdule Visa des pièces intégré permet de faire circuler l image de ces dernières de façn dématérialisée. Par ce prcédé, n réduit les temps de traitement et de validatin des factures ce qui permet une meilleure gestin financière de la trésrerie, et ptimise l rganisatin de l entreprise. 3 fnctins : Traitement autmatisé des factures : évite la saisie manuelle de factures furnisseurs et permet le transfert direct des écritures en cmptabilité (écritures cmptables, analytiques, échéances ). Un sas de ventilatin permet par la suite de gérer les factures qui demandent, éventuellement, une interventin humaine : adresses furnisseurs nn identifiées, certaines factures manuscrites et erreurs diverses (mins de 10 % des cas). Un site distant peut transmettre des factures scannées directement au site principal, évitant ainsi le transprt physique des dcuments. Numérisatin des factures entrantes : une fis scannée, la facture peut être archivée puis cnsultée de façn immédiate et intuitive (à partir de l écriture cmptable, il est pssible de retruver la facture). Visa des pièces : permet la gestin de la circulatin des factures entre différents sites, u différents services, afin de valider (bn à payer) les factures en attente de paiement. La fnctin intègre également une gestin par utilisateurs avec des drits définis. Liste fnctinnelle : Scannérisatin et recnnaissance autmatique des pièces par lt. Cntrôle de chérence du résultat de la recnnaissance ptique. Visualisatin de la facture et assistant de saisie cmptable sur le même écran. Gestin multi-dssiers et multi-jurnaux par dssier. Gestin des avirs. Gestin de mdèles de factures par dssier, activité u l ensemble des dssiers. Scannérisatin centralisée et ptimisatin / cdificatin sur les pstes du réseau. 9 taux de TVA paramétrables. Plusieurs taux de TVA pssibles pur une même facture. Plan cmptable paramétrable par dssier. Récupératin d'un plan standard u du plan persnnalisé du dssier. Affectatin et calcul autmatique de la TVA à partir du TTC. Un cmpte de TVA asscié à chaque cmpte. Assistant de ventilatin permettant l affectatin autmatique du HT au cmpte de charge u de prduit le plus utilisé pur le tiers crrespndant. Saisie au kilmètre sans classement préliminaire des factures. Gestin de l'analytique, des règlements, des échéances pur chaque facture u tiers. Absence de transprt physique des pièces riginales. Cnsultatin de l'image de la pièce assciée à chaque écriture. Suivi du circuit de validatin des factures. Gestin des drits par utilisateurs. Attributin d un mdèle de suivi par furnisseur avec un u plusieurs viseurs. Lgin par mt de passe pur chacun des utilisateurs. Affichage direct de la liste des factures pur un utilisateur. Validatin au kilmètre sans classement préliminaire des factures. Gestin des litiges. Visualisatin du scénari de circulatin. Gestin de pst-it nminatif par utilisateur. 3

4 Impressin d une u de plusieurs factures. Envie par à un destinataire d une u de plusieurs factures. Tampn numérique autmatique de cmptabilisatin. 1. Numérisatin des factures 2. Traitement autmatisé et ventilatin des factures 4

5 3. Visa des pièces 5

6 4. Bénéfices Traçabilité parfaite des prcessus: Cnsultatin immédiate des factures numérisées, en 1 clic, depuis l écriture cmptable Archivage numérique des factures Partage de l infrmatin Gain de prductivité : Réductin du temps de saisie cmptable des factures. Réductin du temps de traitement de suivi et de validatin des factures par les différents services. Réductin de manipulatins liées aux dcuments et diminutin des risques d'égarement. Cnsultatin rapidement d une facture Réductin des délais et cûts de recherche d'une facture Révisin et clôtures cmptables accélérées. Apprche simplifiée : le paramétrage prédéfini permet l intégratin autmatique des factures furnisseurs en cmptabilité. Qualité des dnnées : diminutin des erreurs de saisie. 5. Date de dispnibilité Sage 100 Scanfact V15.50 : 15 Juin 2009 Sage 100 Scanfact V16 : Octbre Tarificatin Tarif Public à l'usag e des revendeurs Envirnnement technlgique C b ase / Sag e SQL / SQL server M de de cmmercialisatin DEL DUA Classique DUA P remium Sage 100 Scanfact M npste HT (hrs prmtin) Réseau 1 à 4 pstes Réseau 1 à 10 pstes Réseau 1 à 15 pstes Réseau 1 à 20 pstes

7 7. Cnfiguratin requise A nter : La slutin Sage 100 Scanfact ne fnctinne pas sus les envirnnements et systèmes d'explitatins Micrsft Windws 95, 98, 98SE, NT et antérieurs. Le lgiciel Sage 100 Scanfact ne fnctinne pas en cnfiguratin Micrsft Terminal Server (TSE) Pur l utilisatin d un scanner, il cnvient de s assurer préliminairement : 1. Que celui-ci dispse d une interface Twain. 2. Qu il est à même de gérer par piltage externe le cntraste et la luminsité des dcuments. 3. Qu il est à même de générer des fichiers au frmat TIF, à la réslutin de 300 dpi (u ppp), nir et blanc en cmpressin CCITT Grupe 4. Pur l utilisatin d un phtcpieur numérique, il cnvient de s assurer préliminairement : 1. Qu il est à même de gérer par piltage externe le cntraste et la luminsité des dcuments. 2. Qu il est à même de générer des fichiers au frmat TIF, à la réslutin de 300 dpi (u ppp), nir et blanc en cmpressin CCITT Grupe 4. 7

8 8. Outils marketing Cmmuniqué de lancement Fiche prduit Intégratin à la plaquette Sage 100 Démnstratin aut dérulante 8