Réunions en ligne. Ref : Prise en main Sametimes. Edit : 1 Rev : 0.0

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1 Réunions en ligne Ref : Prise en main Sametimes Edit : 1 Rev : 0.0 Pôle compétences FOAD SIGAT

2 Page 2 SOMMAIRE 1 Préambule 3 2 Comment créer une réunion en ligne dans Sametime? Connexion à Sametime Création d une réunion Invitation des participants Ajout de contenu à la réunion Paramétrage des options de la réunion 7 3 Comment se connecter à une réunion via Sametime Connexion à Sametime Afficher une liste de réunions Rechercher une réunion Tester son poste de travail Se connecter à une réunion A partir de Sametime A partir du lien Interface de la réunion en ligne 11 4 Comment discuter en ligne à partir d un espace QuickR? 12

3 Page 3 1 Préambule Ce document a pour objectif d'aider les utilisateurs de sametime, outil qui permet d organiser des discussions ou des réunions en ligne, groupant des utilisateurs connectés au dispositif via l annuaire LDAP. Sametime peut être utilisé : Directement en se connectant au dispositif Sametime voir les chapitres : «Comment créer une réunion en ligne dans Sametime» «Comment participer à une réunion en ligne dans Sametime» A partir d un espace QuickR «Comment créer une discussion en ligne dans Sametime» «Comment créer une réunion en ligne dans Sametime» «Comment participer à une réunion en ligne dans Sametime» 2 Comment créer une réunion en ligne dans Sametime? 2.1 Connexion à Sametime Sur le site du pôle de compétences : cliquer sur «Sametime» dans la rubrique «accès direct» S identifier avec ses coordonnées académiques (adresse mail complète et mot de passe de messagerie)

4 Page Création d une réunion Cliquer sur «planifier une réunion» NB : Toute personne connectée à Sametime via l annuaire LDAP dispose par défaut de droits pour créer une réunion. Un écran s affiche avec des onglets pour paramétrer la réunion Dans l onglet général : saisir les informations suivantes Le nom et la description éventuelle de la réunion La date, l heure, et la durée de la réunion Cocher les fonctionnalités audio et vidéo désirées. Il est possible de sécuriser l accès à la réunion par un mot de passe

5 Page Invitation des participants Dans l onglet «Personnes» la personne connectée est indiquée par défaut comme organisatrice de la réunion. Il est possible d indiquer qu une autre personne sera organisatrice en cliquant sur «changer». Indiquer ensuite quels seront les participants de la réunion : La réunion peut être publique : en gardant l option par défaut «ouvrir la réunion à tous les utilisateurs» La réunion peut être réservée à des utilisateurs inscrits : cliquer sur «ajouter ou supprimer des personnes» : 1- Dans le champ de recherche, saisir le début de l adresse mail de la personne à inviter. Cliquer sur «rechercher» 2- Sélectionner la personne dans la liste de gauche 3- Cliquer sur «Ajouter» 4- Valider l inscription par OK :

6 Page 6 La personne a été ajoutée aux participants de la réunion. En bas de cet écran, il est possible de paramétrer une option pour que toutes les personnes de la réunion aient le droit de présenter du contenu (droits de co-animateur) Conseil : pour ne pas perdre les saisies il est conseiller de cliquer sur «enregistrer» en bas de l écran, avant de passer à l onglet suivant. La création de la réunion pourra être poursuivie en cliquant sur «modifier la réunion». 2.4 Ajout de contenu à la réunion Dans l onglet «diapositives» on pourra sélectionner des contenus qui seront accessibles aux participants lors de la réunion. Cliquer sur «ajouter des diapositives». Sélectionner le contenu à ajouter sur son poste de travail, en cliquant sur parcourir. Cliquer sur «OK» pour ajouter le contenu.

7 Page 7 Il est possible d afficher plusieurs fichiers, d extensions diverses. Il est possible de supprimer les fichiers, en cochant l option «Supprimer fichier» en face du fichier à supprimer. 2.5 Paramétrage des options de la réunion Discussion de groupe : cette option cochée permettra aux participants de la réunion de bénéficier d un chat qu ils pourront utiliser en plus des options audio et vidéo préalablement paramétrées. Enregistrement : Il faudra indiquer ici si on souhaite que la réunion soit enregistrée pour qu elle puisse être visionnée ensuite. Masquer la réunion : Sametime affiche la liste de toutes les réunions planifiées dans le dispositif (tous utilisateurs et toutes académies confondus) sauf si cette option a été cochée. Dans ce cas la réunion ne sera pas affichée dans la liste commune, seuls les participants à la réunion pourront la voir dans leur rubrique «Mes réunions».

8 Page 8 A chaque enregistrement d onglet, un écran récapitulatif des options saisies s affiche. On peut modifier els paramètres en cliquent sur «Modifier réunion» 3 Comment se connecter à une réunion via Sametime 3.1 Connexion à Sametime Sur le site du pôle de compétences : cliquer sur «Sametime» dans la rubrique «accès direct» ECRAN ACCES SAMETIMES DEPUIS LE SITE S identifier avec ses coordonnées académiques (adresse mail complète et mot de passe de messagerie) Cliquer ensuite sur l option «Participer à une réunion».

9 Page Afficher une liste de réunions Le menu de gauche de l écran permet d afficher une liste de l ensemble des réunions du dispositif en fonctions de différents critères : En cours : toutes les réunions non masquées qui se déroulent actuellement Aujourd hui : toutes les réunions non masquées qui ont lieu dans la journée Planifiée : toutes les réunions non masquées à venir. Une réunion passe de l état «planifiée» à l état «en cours» un quart d heure avant l heure du début de la réunion. Terminée : Toutes les réunions non masquées qui sont terminées Toutes les réunions : toutes les réunions non masquées, quel que soit leur état Mes réunions (écran suivant) toutes les réunions auxquelles je suis inscrit, masquées ou non masquées Réunions enregistrées : toutes les réunions qui ont été enregistrées Vue par agenda, les réunions non masquées sont affichées dans un agenda (2 jours, 1semaine, 2 semaines ou 1 mois) 3.3 Rechercher une réunion Le menu «rechercher une réunion» permet de trouver une réunion en saisissant une partie de son nom. Il est possible aussi de chercher parmi les réunions masquées (en cochant l option correspondante), dans ce cas, il est nécessaire de saisir l intitulé exact de la réunion pour la trouver. A noter également que dans ce cas le résultat de la recherche n affiche que les réunions planifiées et auxquelles vous êtes inscrit.

10 Page Tester son poste de travail Il est important de tester son poste de travail préalablement pour être sûr qu il sera possible de se connecter à la réunion quand l heure sera venue. Pour ce faire, il faut cliquer sur «Réunion test» dans le menu de gauche de l écran, puis sur le bouton «tester mon navigateur» : 3.5 Se connecter à une réunion A partir de Sametime Une fois connecté à Sametime, cliquer sur «Aujourd hui» dans le menu de gauche de l interface Sametime», puis sur l intitulé de la réunion :

11 Page 11 Un quart d heure avant l heure prévue de la réunion, le bouton «Participer à la réunion apparait pour s y connecter A partir du lien Transmettez aux participants le lien vers la réunion qui est indiqué dans les paramètres de la réunion : Une authentification vous est demandée, vous pouvez ensuite cliquer sur «participer à la réunion». 3.6 Interface de la réunion en ligne

12 Page 12 4 Comment discuter en ligne à partir d un espace QuickR? Pour discuter en ligne à partir d un espace QuickR, il est nécessaire de s y être préalablement identifié via l annuaire LDAP. Cliquer sur «Discussion» dans le menu de l espace : Une fenêtre s ouvre, montrant tous les membres qui sont connectés à cet instant à l espace. Pour établir un dialogue avec eux, double cliquer sur leur nom, pour ouvrir la boite de dialogue : Taper le texte dans le champ saisissable et cliquer sur «envoyer pour l envoi du message saisi.

13 Page 13 Il est possible d inviter d autre membres à la discussion en cliquant sur «Inviter autres» et en les sélectionnant dans la liste.