Gestion des risques pré-analytiques en laboratoire de Biologie Médicale multi-sites accrédité

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Théodore Goudreau
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1 Gestion des risques pré-analytiques en laboratoire de Biologie Médicale multi-sites accrédité Philippe CHATRON Biologiste médical GEN-BIO Clermont Ferrand Académie Nationale de Pharmacie 17 septembre 2014

2 Processus pré-analytique simplifié pour un patient externe Technique Administratif Technique Exigences Prélèvement Identification Préparation Logistique 1 Déballage Conformité Enregistrement Etiquetage Tri Centrifugation Aliquotage Sérothèquage Logistique 2?

Identification Préparation Logistique 1 Déballage Conformité

3 But de la maîtrise de la phase pré-analytique Eviter la dégradation de l échantillon primaire depuis le prélèvement jusqu à la mise à disposition des techniciens responsables de la phase analytique. Préserver la qualité du résultat de l analyse ultérieure Maîtriser les incertitudes de mesure.

des techniciens responsables de la phase analytique.

4 Référentiels ou guides pris en compte Norme NF-EN ISO 15189:2012 Laboratoires de biologie médicale Exigences concernant la qualité et la compétence SH GTA 14: Evaluation des incertitudes de mesure en Biologie Médicale SH GTA 01: guide technique d accréditation en Biologie Médicale Guide des examens du laboratoire XXX Publications pré-analytiques ADR du 1er janvier 1996 (mis à jour le 02/09/2011): transport de matières biologiques par route catégorie B Classe 6.2 (matières infectieuses)

accréditation en Biologie Médicale Guide des examens du laboratoire XXX Publications pré-analytiques ADR du 1er janvier 1996

5 AUVERGNE Clermont-Ferrand GEN-BIO à dossiers / j sur 20 sites 153 M de B 350 salariés 33 biologistes (dont 27 associés) Accrédité ISO15189 depuis 2006 (N sur

6 Eloignement des sites 3 secteurs de traitement de 1 ère intention Maximum: 145 kms 75 minutes Plateau technique Site clinique Site de prélèvement Echelle : 20 kms

7 Eloignement des sites Secteur Clermont-Ferrand Maximum: 40 kms 30 minutes Plateau technique Filiale (40%) Site clinique Site de prélèvement Echelle : 10 kms

8 Méthodologie de l analyse de risques

9 Participants à cette recherche de risques Tous les métiers impliqués Toutes les idées sont bonnes Technicien plateau technique Technicien site périphérique Technicien «envois extérieurs» Secrétaire d enregistrement de dossiers Coursier inter-labo Coursier «tournées» Biologiste site périphérique Biologiste plateau technique Qualiticien

Technicien «envois extérieurs» Secrétaire d enregistrement de dossiers Coursier

10 Présentation des risques par la méthode d Ishikawa (7M) Méthode (Organisation) Main d œuvre (Intervenants) Milieu (Environnement) Mauvaise logistique Formation insuffisante Conditions environnementales mal maitrisées Mauvaise gestion des flux Non prise en compte des spécificités (tous ordres) Manque de sécurisation Management Panne sonde / logiciel de mesure Pb véhicule ou enceintes embarquées Non respect de la feuille de route Erreur de vérification Non transmission infos Absence de prise en compte de renseignements Guide examens non à jour Mauvaise version des documents Zones de déballage trop exigües Enceintes embarquées non adaptées Conditions de dépôt des coffrets non adaptées Température non conforme Délai acheminement dépassé Erreur de tube Dossier conforme pour l analyse Coffret non conforme Matériel Manque de documents Matière (Documents) Nombre de réclamations justifiées Mesures (indicateurs)

enceintes embarquées Non respect de la feuille de route Erreur de vérification Non transmission infos Absence de prise en compte de renseignements Guide examens non à jour Mauvaise version des

11 Hiérarchisation des risques par la méthode AMDEC 2/21 Plan d actions Evaluation à 3 mois (fin AMDEC) - Validation

12 Principaux risques liés au multi-sites Logistique: réduire le temps de transport des échantillons Dimensionnement des enceintes de transport, des structures de déballage et d accueil de dossiers des plateaux techniques. Gestion des flux entre les sites: traçabilité délais et températures disponible pour la validation technique des examens sur le plateau technique: maitriser les délais (TAT) en évitant les ruptures de flux Traçabilité Evaluation régulière Amélioration continue

Gestion des flux entre les sites: traçabilité délais et températures disponible pour la validation technique des

13 Multi-sites et accréditation ISO Avantages pour le pré-analytique Amélioration continue des pratiques professionnelles Mise en place de solutions adaptées gérées par des professionnels non biologistes (logisticiens, qualiticiens, informaticiens, ) Outils inaccessibles pour les «anciens» laboratoires: véhicules, avec enceintes et métrologie embarquée, logiciels de colisage. Réorganisation des «tournées» vers le site le plus proche: réduction des délais de prise en charge des échantillons Amélioration de l attention apportée au pré-analytique dans les sites non techniques: traçabilité, maîtrise des délais, Formation continue professionnalisée.

enceintes et métrologie embarquée, logiciels de colisage.

14 Multi-sites et accréditation ISO Inconvénients majeurs pour le pré-analytique Perte de réactivité pour le traitement d une urgence de ville Mise en place de tournées inter-sites avec sites cliniques. Possibilité d un coursier dédié ou d un taxi Perte de réactivité pour le traitement des nombreux prélèvements qui arrivent directement sur le plateau technique en début d après-midi Problème majeur pré-existant au multi-sites (tournées + multi-labo) Mise en place de solutions de gestion de flux, augmentation du nombre de déballeurs / secrétaires, surdimensionnement de l analytique et solutions post-analytiques (édition, transmission électronique des résultats)

Possibilité d un coursier dédié ou d un taxi Perte de réactivité pour le traitement des nombreux prélèvements qui arrivent directement sur le plateau technique en

15 Problème des «tournées» - Indépendant du multi-sites Temps de trajet (Il faut ajouter le délai depuis le prélèvement) Maximum: 200 kms 4 heures Lieux de collecte éloignés Plateau technique A un degré moindre mais c est aussi vrai avec l infirmière en zone urbaine Echelle : 20 kms

heures Lieux de collecte éloignés Plateau technique A un degré

16 Pré-analytique: déballage, accueil dossiers, transfert tubes 2

19 CONCLUSION (1) Maitrise des risques pré-analytiques nettement améliorée mais à quel prix! Réelle amélioration de la qualité du résultat rendu au patient Logistique et conservation des échantillons + formation coursiers Mise en place de logiciels de surveillance pour objectiver les nonconformités relatives et absolues (températures et temps) Centralisation des données sur l outil de validation technique (MW) Nette amélioration du délai moyen de mise à disposition à l analytique Optimisation des temps de transport Tâches de pré-analytique réalisées sur site «distant»: CBU, Revue de l organisation du pré-analytique du plateau technique

surveillance pour objectiver les nonconformités relatives et absolues (températures et temps) Centralisation des données sur l outil de validation technique

20 CONCLUSION (2) La gestion du prélèvement à domicile reste LE problème! Une IDE ne peut revenir au laboratoire après chaque prélèvement Les IDE font leurs tournées d une manière géographique! Le laboratoire ne peut pas être partout à la même heure! Axes d amélioration à moyen terme Prescription connectée pour gagner le temps de constitution du dossier Pré-analytique dans des lieux intermédiaires (centrifugation) Concurrence!!! Infirmières qui ne réalisent que des actes de prélèvement (Catalogne) pour limiter les délais de prise en charge

Le laboratoire ne peut pas être partout à la même heure!

21 Gestion des risques pré-analytiques en laboratoire de Biologie Médicale multi-sites accrédité Philippe CHATRON Biologiste médical GEN-BIO Clermont Ferrand Académie Nationale de Pharmacie 17 septembre 2014

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