Guide d utilisation et de gestion. Service téléphonique SimpliciTEL. 1 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

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1 Guide d utilisation et de gestion Service téléphonique SimpliciTEL 1 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

2 Contenu 1. Répondeur automatisé et boite vocale générale... 3 Écouter les messages... 3 Enregistrer les messages de la boite vocale générale du système... 4 Écouter les enregistrements Boite vocale personnelle... 7 Configuration de la boite vocale... 7 Écouter les messages de votre boite vocale Softphones PC... 9 Comptes et codes... 9 Écran de configuration du softphone X-Lite Transférer des appels Service de conférence téléphonique Autres fonctions Les codes étoiles * P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

3 1. Répondeur automatisé et boite vocale générale Séquence des appels reçus des indicatifs régionaux 514, 418, 819, 450, 579, 438, 581 Séquence des appels reçus de toute zone ou indicatifs régionaux autres que les 514, 418, 819, 450, 579, 438, 581 Écouter les messages Vous pouvez accéder aux messages de 3 manières : 1. Depuis votre ordinateur, ils sont envoyés par courriel à : reception@gmail.com 2. Depuis votre téléphone VoIP, Composer le 8 puis l extension de la boite générale puis le *; exemple 8100* Composer le mot de passe, par défaut le mot de passe est le Depuis un téléphone extérieur ou un cellulaire Composer votre numéro, le , Composer le 8 puis l extension de la boite générale puis le *; exemple 8100* Composer le mot de passe, par défaut le mot de passe est le 1234 (nous vous encourageons vivement à changer ce mot de passe afin de garantir la confidentialité) 3 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

4 Suivez les instructions La présence de nouveaux messages est signalée par un voyant sur le téléphone SimplicITI Enregistrer les messages de la boite vocale générale du système De votre téléphone SimplicITI composez *98 suivi de l extension désirée: *9871 pour enregistrer le message d'accueil du jour en français Bienvenue chez SimplicITI For english please press 9 Pour une assistance immédiate faite le 0 en tout temps Si vous connaissez le poste de la personne que vous désirez contacter, composez-le maintenant Pour le répertoire téléphonique faite le 6 Merci *9872 pour enregistrer le message du soir en français Bienvenue chez SimplicITI For english please press 9 Nos bureaux sont ouverts de 8 :30 hrs à midi et de 13h à 17 :00 hrs du lundi au vendredi 4 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

5 Si vous connaissez le poste de la personne que vous désirez contacter, composez le maintenant Pour le répertoire téléphonique faite le 6 Merci *9873 pour enregistrer le message d'accueil du jour en anglais Welcome to SimplicITI For an immediate assistance dial 0 at all time If you know the extension of the person you want to speak to, dial it now. For the directory dial 6. Thank you *9874 pour enregistrer le message du soir en anglais Welcome to SimplicITI Our business hours are 8 to 5, Monday to Friday excluding Holiday leaves. If you know the extension of the person you want to speak to, dial it now. For the directory dial 6. *98100 pour enregistrer le message de la boite vocale générale en français 5 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

6 Bonjour laissez-nous votre nom et numéro de téléphone et nous vous rappellerons dans les plus brefs délais, merci *9800*1 pour enregistrer le message de la boite vocale en anglais Hello, leave us your name and phone number and we will call you back as soon as possible during office hours, thank you Écouter les enregistrements De votre téléphone, composez, en fonction, de votre besoin : 71 pour entendre le message d'accueil en français 73 pour entendre le message d'accueil en anglais 72 pour entendre le message du soir en français 74 pour entendre le message du soir en anglais 100 pour entendre le message de la boite vocale générale en français 100*1 pour entendre le message de la boite vocale générale en anglais 6 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

7 2. Boite vocale personnelle Configuration de la boite vocale Pour accéder à votre boite vocale personnelle : Depuis votre téléphone SimplicITI appuyez sur ou composer *97 Depuis l extérieur, faite le 8 suivi de votre no d extension et de *; exemple pour le 101, faite 8101* Suivez les instructions. Le code d accès par défaut est À partir de ce menu, vous avez accès aux configurations suivantes : 7 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

8 Écouter les messages de votre boite vocale Si vous recevez des appels et que vous êtes absent ou non disponible, l appelant pourra vous laisser un message vocal. Dans ce cas, vous pouvez écouter vos messages de trois façons : 1. Par courriel : Vous recevrez un courriel avec un message de type *.wav attaché à ce message. Ce message est en fait le message que vous avez reçu. 2. De votre téléphone directement : Composez simplement le *97 à partir de votre téléphone et suivez les instructions 3. À Distance : Contactez le numéro de téléphone de votre entreprise à partir de n'importe quel téléphone, pendant le message d accueil, composez le 8 suivi de votre extension et de*, exemple 8106*. Suivez alors les instructions. 8 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

9 3. Softphones PC Paramétrer l application Cliquer dans le menu en haut à gauche Softphone-Account settings Cliquer sur l onglet Account Entrer les informations du compte Comptes et codes 9 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

10 Écran de configuration du softphone X-Lite 10 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

11 11 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

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16 4. Transférer des appels Pour transférer directement vers une boite vocale Transfer d appels avec clé Transfer 1. Appuyez sur Transfert 2. Composez 8 + extension de la personne (par exemple pour l extension 101 composez 8101) 3. Validez en appuyant une nouvelle fois sur Transfert ou sur 4. Votre ligne est maintenant transférée, vous pouvez raccrocher Pour le transfert aveugle (blind) 1. Appuyez sur Transfer. 2. Composez l extension ou le no de téléphone de la personne pour qui l appel est destiné (par exemple le 101 ou le ) 3. Validez en appuyant une nouvelle fois sur Transfert ou sur 4. Votre ligne est maintenant transférée, vous pouvez raccrocher Pour le transfert assisté (attendant) 16 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

17 1. Appuyez sur Hold. 2. Composez l extension ou le no de téléphone de la personne pour qui l appel est destiné (par exemple le 101 ou le ) 3. Appuyez sur Validation 4. Quand la personne répond, annoncer l appel 5. Appuyez sur Transfer deux fois 6. Votre ligne est maintenant transférée, vous pouvez raccrocher Pour transférer directement vers une boite vocale Transfer d appels sans clé Transfer 1. Appuyez sur Hold et *77 2. Composez 8 + extension de la personne (par exemple pour l extension 101 composez 8101) 3. Appuyez sur validation 4. Votre ligne est maintenant transférée, vous pouvez raccrocher Pour le transfert aveugle (blind) 1. Appuyez sur Hold et * P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

18 2. Composez l extension ou le no de téléphone de la personne pour qui l appel est destiné (par exemple le 101 ou le ) 3. Appuyez sur Validation 4. Votre ligne est maintenant transférée, vous pouvez raccrocher Pour le transfert assisté (attendant) 1. Appuyez sur Hold. 2. Composez l extension ou le no de téléphone de la personne pour qui l appel est destiné (par exemple le 101 ou le ) 3. Appuyez sur Validation 4. Quand la personne répond, annoncer l appel 5. Appuyez sur *77 deux fois Votre ligne est maintenant transférée, vous pouvez raccrocher 18 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

19 5. Service de conférence téléphonique 1. De votre poste ou de l extérieur composer l extension Suivez les instructions Mot de passe de vos invités: 1234 Mot de passe du modérateur : P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

20 6. Autres fonctions Mise en garde incitative sur une ligne virtuelle (call park) Pour stationner un appel: 1. Cliquez sur Transfert 2. Composez l extension virtuelle (comprise entre 87 et 89) 4. Validez en cliquant une nouvelle fois sur Transfert ou sur. 5. Votre ligne est maintenant stationnée, vous pouvez raccrocher. Pour prendre un appel d une extension virtuelle 1. À partir de n importe quel téléphone, composez l extension de la ligne virtuelle attribuée (comprise entre 87 et 89), vous serez directement mis en relation avec l appelant. 20 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL

21 7. Les codes étoiles * 21 P a g e Guide du service téléphonique SimpliciTEL