Protocole de vérification de conformité de la norme Afnor NF V MAJ : 08/09/10

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1 Protocole de vérification de conformité Norme Afnor NF V Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais

2 Sommaire Page 1 DOMAINE D'APPLICATION TERMES ET DÉFINITIONS PROCEDURE D'ADHESION EXIGENCES APPLICABLES A l organisme tiers indépendant Aux auditeurs de l organisme tiers indépendant Aux deux parties MODALITES D'EVALUATION Organisation de l audit Durée de l audit Cas particulier : audit pour une certification multi sites Cas particulier : un audit combiné avec d autres référentiels Calendrier des audits Points à auditer Statut de conformité de l audit Délivrance et gestion du certificat Délivrance Validité Informations obligatoires y figurant Suspension / retrait Procédure de réclamation MODALITES D'ECHANGES ENTRE ORGANISMES TIERS INDEPENDANTS ET CNIPT Echange d informations Réunion annuelle Accompagnement des organismes tiers indépendants Suivi de rapports d audits Observation lors d audits Traitement des informations de cette évaluation Annexe A (obligatoire) Fiche type de demande de référencement auprès du CNIPT Annexe B (obligatoire) Grille d audit Annexe C (obligatoire) Certificat de conformité Annexe D (informative) Tableaux de synthèse des audits tierce partie réalisés

3 Avant-propos Ce protocole de vérification de conformité est destiné aux organismes de certification intervenant en tant qu organismes tiers indépendants et choisis par les opérateurs engagés dans la norme AFNOR NF V Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais. Ce protocole a été validé par les membres de la Commission Qualité du CNIPT. Il synthétise les recommandations formulées par le CNIPT en matière de conduite des audits sanctionnant le respect de la norme AFNOR NF V Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais. Les opérateurs peuvent également utiliser ce protocole afin de réaliser des autodiagnostics pour la norme dont il est question. Ce guide a plusieurs objectifs : - donner les lignes directrices de l audit pour la norme AFNOR NF V Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais ; - donner des règles homogènes d intervention à tous les organismes tiers indépendants et à tous leurs auditeurs ; - aider les auditeurs dans leur tâche d audit ; - permettre à l opérateur d avoir en sa possession les exigences d audit sur la norme citée. Le CNIPT engage donc les partenaires à signaler toute ambiguïté d interprétation ou toute difficulté qui pourrait résulter de sa mise en œuvre. Pour prétendre respecter ce protocole, tout organisme tiers indépendant doit en appliquer l ensemble des exigences. 3

4 La figure, ci-dessous, présente de manière succincte les relations existantes entre l organisme tiers indépendant, la structure s engageant dans le respect de la norme AFNOR NF V et le CNIPT afin de répondre aux recommandations de ce protocole. CNIPT 1 3 Protocole d audit Grille d audit Organisme tiers indépendant 2 Opérateur Demande de référencement de l organisme tiers indépendant auprès du CNIPT Audit des sites par l organisme tiers indépendant Délivrance de certificats d audit Echanges de données entre l organismes tiers indépendant et le CNIPT Figure 1 Relation prévue dans ce protocole entre l organisme tiers indépendant, la structure engagée dans la norme AFNOR NF V , et le CNIPT 4

5 1 DOMAINE D'APPLICATION Le présent protocole de vérification de conformité spécifie les règles d audit pour conclure à la conformité ou à la non-conformité selon la norme AFNOR NF V Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais. Il s applique aux organismes tiers indépendants et à leurs auditeurs. 2 TERMES ET DÉFINITIONS Pour les besoins du présent document, en complément des définitions ci-dessous, les termes et définitions données dans la norme AFNOR NF V s appliquent également. 2.1 audit de conformité examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les mesures mises en œuvre satisfont aux préconisations du référentiel concerné 2.2 audit initial audit de l opérateur sur l ensemble des exigences du référentiel permettant l obtention de la certification pour 3 ans 2.3 audit de surveillance audit s inscrivant dans le cycle triennal de certification portant sur une partie du référentiel 2.4 audit complémentaire audit mené lorsqu un audit n a pas été positivement concluant NOTE : Cet audit complémentaire ne peut se faire qu une seule fois. Si l audit complémentaire ne conclut pas à la conformité, l opérateur doit solliciter un audit initial. 2.5 certification procédure par laquelle une tierce partie donne une assurance écrite qu'un produit, un processus ou un service est conforme aux exigences spécifiées 2.6 rapport d audit ensemble des documents remplis par l auditeur pendant et en conclusion de l audit NOTE : Le rapport comprend ainsi les commentaires et les conclusions de l auditeur vis-à-vis du respect des exigences ainsi que la recommandation portant sur la conformité ou non vis-à-vis du référentiel. Pour cela, l auditeur s appuie sur les grilles d audit associées au référentiel sur lequel porte l audit. 2.7 structure multi sites une structure multi sites se définit par une organisation centrale aux fonctions identifiées (pas nécessairement le siège social de la structure) de planification, contrôle et gestion des activités et par un réseau de sites opérationnels où certaines des activités planifiées par la structure centrale sont entièrement ou partiellement réalisées 5

6 3 PROCEDURE D'ADHESION Avant de réaliser des audits de conformité selon la norme AFNOR NF V Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais en application de ce protocole, l organisme tiers indépendant doit se faire référencer auprès du CNIPT. Pour être référencé, l organisme tiers indépendant doit faire parvenir une demande de référencement, cette demande comprend : 1. le nom de l organisme tiers indépendant ; 2. une déclaration de respect des exigences minimales définies au 4.1. et relatives aux organismes tiers indépendants ; 3. le nombre et les noms des auditeurs, auditant ou étant susceptibles d auditer selon norme AFNOR NF V Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais ; Une fiche-type de demande de référencement est disponible en annexe A de ce protocole. Tout référencement peut intervenir en cours d année. Après examen de ces informations et vérification de la conformité de l organisme tiers indépendant et de ses auditeurs aux exigences minimales, la liste des organismes tiers indépendants référencée par le CNIPT est actualisée le 31/05 de chaque année. Cette liste contient les noms des organismes tiers indépendants reconnus pour mener des audits de certification selon la norme AFNOR NF V Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais. Chaque organisme tiers indépendant utilise un modèle de certificat d audit, validé par le CNIPT. Le modèle de certificat d audit est disponible en annexe C de ce protocole. 4 EXIGENCES APPLICABLES 4.1 A l organisme tiers indépendant Tout organisme tiers indépendant intervenant dans la vérification de conformité selon la norme AFNOR NF V Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais et selon ce protocole doit : - être référencé auprès du CNIPT ; - disposer d une accréditation par le COFRAC pour un des programmes d accréditation selon la norme NF EN , certification de processus et produits agricoles et alimentaires ; - transmettre annuellement au CNIPT, toutes les informations définies au 6.1. de ce protocole. Si un organisme tiers indépendant vient à perdre son accréditation par le COFRAC selon la norme EN , il doit en informer immédiatement le CNIPT. 6

7 Un organisme tiers indépendant peut être exclu du référencement par le CNIPT et après consultation des membres de la Commission Qualité du CNIPT. Les origines possibles de déréférencement sont le non respect : - des conditions de référencement ; - des exigences minimales relatives aux organismes tiers indépendants et aux auditeurs définies au 4.1. et 4.2. ; - des conditions d échange et de suivi telles que définies au 6 de ce protocole. Cette exclusion est mentionnée à l organisme tiers indépendant par courrier et la décision prend effet immédiatement. Cette exclusion signifie que l organisme tiers indépendant concerné n est plus en droit de réaliser des audits de conformité selon la norme AFNOR NF V en application du présent protocole. Une exclusion d un organisme tiers indépendant ne signifie pas qu il n est plus en droit de réaliser des audits de conformité selon la norme AFNOR NF V Cela signifie que l organisme exclu n est plus recommandé par le CNIPT pour effectuer les contrôles tierce partie selon la norme AFNOR NF V Il ne bénéficie plus de l accompagnement technique, défini au 6, et apporté par le CNIPT, ni de la reconnaissance de ses compétences par le CNIPT. 4.2 Aux auditeurs de l organisme tiers indépendant Les auditeurs doivent répondre aux exigences minimales suivantes : - maîtriser le référentiel sur lequel porte l audit, c est-à-dire la norme AFNOR NF V ; - respecter les exigences relatives aux auditeurs contenues dans la norme ISO ; - appliquer ce protocole de vérification de conformité ; - utiliser la grille d audit (cf. Annexe B), éditée par le CNIPT afin de réaliser les audits de conformité ; - avoir une connaissance du secteur audité (activité de conditionnement et/ou activité de production végétale et/ou activité agro-alimentaire) ; - être indépendants de la structure auditée ; - ne pas être intervenus auprès de l opérateur à des fins de formation et/ou de conseil durant les 3 années précédant l audit ; - se tenir informés des évolutions des règles d audits et des évolutions du contenu de la norme AFNOR NF V Par exemple, prendre connaissance du compte-rendu de la réunion annuelle organisée par le CNIPT (cf. 6.2.) pour échanger avec les organismes tiers indépendants. 4.3 Aux deux parties Un contrat est signé entre l opérateur et l organisme tiers indépendant, spécifiant l engagement d une démarche d audit sur un cycle triennal, le site ou les sites audités, le référentiel audité, la durée de l audit initial, la durée de l audit de surveillance, le champ d audit. Au-delà des relations commerciales, l opérateur demeure responsable de la réalisation des audits. Dans le contrat le liant à son client, l organisme tiers indépendant indique que le CNIPT peut être amené à suivre en observateur un audit et/ou à consulter des rapports d audits (cf. 6) dans le respect de la confidentialité. 7

8 5 MODALITES D'EVALUATION 5.1 Organisation de l audit Durée de l audit Afin de pouvoir estimer la durée de l audit de conformité, il faut tenir compte des facteurs suivants : - la certification multi sites ou non ; - l existence de certifications portant sur d autres référentiels. Toutefois, les durées minimales prévues sont les suivantes : - pour un audit initial, au minimum de 2 h à 3 heures pour l audit ; - pour un audit de surveillance, au minimum de 1 h 30 pour l audit Cas particulier : audit pour une certification multi sites L audit multi sites est possible dans la mesure où les conditions de son application respectent les exigences de l IAF Mandatory Document for the Certification of Multiple Sites Based Sampling. Les dispositions de l audit multi sites sont définies par l organisme tiers indépendant. Ces dispositions sont validées par l opérateur et communiquées au CNIPT Cas particulier : un audit combiné avec d autres référentiels Un audit combiné peut être réalisé pour auditer une structure selon la norme AFNOR NF V en même temps qu une autre démarche si ce référentiel a déjà été étudié et si une procédure existe pour mener les audits combinés (se renseigner auprès du CNIPT). Il peut-être procédé à un audit combinant le référentiel «Bonnes pratiques de conditionnement des pommes de terre destinées au marché du frais». La durée d audit de la norme AFNOR NF V ne peut-être incluse dans la durée minimale impartie à l audit du référentiel «Bonnes pratiques de conditionnement des pommes de terre destinées au marché du frais» Calendrier des audits Les audits peuvent être réalisés tout au long de l année pendant une période d activité. A la suite de l audit initial, un audit de surveillance est réalisé au cours des deux années suivantes (cf. Fig. 2 - Schéma représentant le cycle d audit). 8

9 Audit initial Audit de surveillance Audit initial Année N Année N+1 audit surveillance Année N+2 Année N+3 Fig. 2 -Schéma représentant le cycle d audit triennal 5.2 Points à auditer Les principaux points à auditer sont les suivants : - les documents et les enregistrements obligatoires ; - les dispositifs mis en place pour le respect de la norme AFNOR NF V ; - la mise en œuvre d un exercice de traçabilité de lots. Exercice de traçabilité : durant l audit, l auditeur s assure de la conformité du système de traçabilité mis en place. La traçabilité des résultats d évaluation des caractéristiques doit pouvoir être démontrée vis-à-vis du lot évalué. Lors d un changement de la norme AFNOR NF V , l opérateur dispose d un délai d un an à partir de la date de révision pour se mettre en conformité vis-à-vis de cette nouvelle version. En conséquence au cours de l année de transition des audits peuvent-être menés sur la base de la version en vigueur ou de la version précédente. 5.3 Statut de conformité de l audit Il convient de motiver dans la colonne «observations» de la grille, autant que possible, les réponses aboutissant à une non-conformité. L opérateur met en œuvre un plan d actions correctives pour toutes les non-conformités éventuellement constatées lors de l audit que ce soit en audit initial ou en audit de surveillance. L opérateur audité dispose d un délai de 30 jours pour apporter une réponse aux écarts constatés. Les actions correctives proposées par l opérateur sont validées par l'organisme tiers indépendant qui évalue la pertinence de l'action. Dans certaines situations un audit complémentaire peut-être nécessaire pour vérifier sur site la mise en œuvre. 9

10 Avant de conclure, l organisme tiers indépendant doit vérifier que l opérateur audité a apporté des réponses pertinentes à l ensemble des non-conformités éventuellement constatées. Après chaque audit de conformité réalisé auprès d un site, un rapport complet est établi en prenant appui sur la grille d audit fournie par le CNIPT. Ce rapport est ensuite transmis à l opérateur. La grille d audit complétée ainsi que le récapitulatif des non-conformités éventuellement relevées sont signées par les deux parties. Un exemplaire est remis à l opérateur dès la fin de l audit. Le rapport n est finalisé qu une fois passé le délai permettant à l opérateur d apporter, le cas échéant, les compléments d information nécessaires. 5.4 Délivrance et gestion du certificat Délivrance Le certificat est délivré après : - réalisation de l audit de conformité ; - le cas échéant, avoir reçu la preuve des corrections apportées sur les non-conformités identifiées ; - avoir conclu à la conformité des pratiques lors de l audit. Le certificat et le rapport finalisé sont alors remis à la structure auditée par l organisme tiers indépendant, sous 1 mois, après la réception des réponses aux éventuelles non-conformités constatées. Une copie du certificat est également transmise par l organisme tiers indépendant au CNIPT pour communication sur le site internet cnipt.fr Validité Le certificat est valable 3 ans à partir de la date d attribution par l organisme tiers indépendant. L audit de surveillance vient confirmer le maintien du certificat. Lorsque l opérateur a perdu la certification, ce dernier est obligé de solliciter un audit initial Informations obligatoires y figurant Le certificat respecte obligatoirement le modèle présenté en annexe C. L organisme tiers indépendant précise si le champ d application couvre les exigences relatives aux transactions commerciales en choisissant l une des deux formules proposées dans le modèle présenté en annexe C Suspension / retrait Le certificat est suspendu dans les cas suivant : - absence d audit de surveillance dans le délai imparti ( 5.1.4) ; - absence de réponse aux non-conformités dans le délai imparti ( 5.3) ; 10

11 - non réalisation des actions correctives proposées ( 5.3). La suspension est levée après réalisation de l audit de surveillance ou d un audit complémentaire documentaire ou sur site permettant de statuer sur la conformité. Toute levée de suspension ne prolonge aucunement la fin de validité du certificat initial. Sans traitement des causes de suspension dans un délai de 6 mois, le certificat est retiré. Lorsque l opérateur perd la certification, il est obligé de solliciter un audit initial. L organisme tiers indépendant décide et informe l opérateur de la suspension ou du retrait du certificat. Il transmet également l information au CNIPT. En cas de retrait, l opérateur doit ré-adresser à l organisme tiers indépendant l original du certificat. L opérateur ne peut alors plus s en prévaloir Procédure de réclamation Trois origines de réclamations sont possibles : - la réclamation par un tiers : un tiers peut contester la certification d un opérateur en ayant des preuves fondées ; - la réclamation par l opérateur : l opérateur peut contester la décision de l organisme tiers indépendant ; - la réclamation par un organisme tiers indépendant. Dans ces situations la réclamation est adressée au CNIPT. Le CNIPT s engage à gérer la réclamation en concertation avec les parties concernées. 6 MODALITES D'ECHANGES ENTRE ORGANISMES TIERS INDEPENDANTS ET CNIPT 6.1 Echange d informations Dans le but d accompagner les organismes tiers indépendants dans leur activité concernant la norme AFNOR NF V , des informations sont échangées entre ces derniers et le CNIPT. Ces informations sont les suivantes : - les données de référencement définies dans ce document 3 ; - l envoi des certificats après décision de délivrance ; - l information des suspensions et retraits de certificats ; - les synthèses des audits telles que définies ci-dessous. Chaque année, pour le 15 mai de l année n, une synthèse des audits menés entre le 1 er janvier de l année n-1 et le 1 er janvier de l année n, est établie par les organismes tiers indépendants et envoyée au CNIPT. 11

12 La synthèse des audits est formalisée selon le modèle de l annexe D. Ce modèle de support n est pas imposé, seules les informations qui y figurent doivent être reprises. Les informations demandées sont les suivantes : a) informations générales : - le nom de l organisme tiers indépendant ; - le nombre total d audits réalisés selon la norme AFNOR NF V (conformes et non-conformes) ; - le nombre total d audits initiaux conformes ; - le nombre total d audits de surveillance conformes ; - le nombre d audits réalisés par auditeurs (préciser leurs noms). b) informations détaillées (données à remplir pour chaque opérateur audité) : s il s agissait d un audit couplé, dénomination du référentiel associé à la norme AFNOR NF V Dans le cas d audit couplé avec un référentiel spécifique client, la mention «Cahier des charges clients» est suffisante. 6.2 Réunion annuelle Chaque année, une réunion permet des échanges entre les organismes tiers indépendants et le CNIPT. Cette réunion n est pas obligatoire pour chaque auditeur mais la présence d au moins un représentant de chaque organisme tiers indépendant référencé est requise. Les évolutions de la norme AFNOR NF V (environnement réglementaire, exigences ) et des règles d audit sont présentées ainsi que la mise à jour des documents. 6.3 Accompagnement des organismes tiers indépendants L accompagnement des organismes tiers indépendants est effectué selon les deux modalités suivantes : - un suivi de rapports d audits transmis par les organismes tiers indépendants ; - un accompagnement des auditeurs lors d un audit Suivi de rapports d audits Chaque année, des suivis de rapports d audits sont effectués par le CNIPT. En cas de sollicitation, les organismes tiers indépendants fournissent des rapports d audits complets au CNIPT, pour une lecture complète des commentaires et des non-conformités relevées lors des audits. Le nombre de rapports complets pouvant être demandés par le CNIPT est fonction du nombre d audits réalisés par les organismes tiers indépendants selon la norme AFNOR NF V Si, à la lecture des rapports transmis, le CNIPT a besoin de s assurer du respect de ce document, le CNIPT peut contacter l auditeur concerné afin d obtenir des informations supplémentaires. En cas de doute, le CNIPT demande deux rapports complets supplémentaires afin de vérifier le bon respect de ce document Observation lors d audits Un audit d observation peut être réalisé par le CNIPT. Ce suivi consiste en une observation d un auditeur pendant un audit de conformité réalisé selon la norme AFNOR NF V

13 Le but est de pouvoir apprécier, en situation réelle, la cohérence globale de ce protocole et des exigences demandées par la norme AFNOR NF V Cet accompagnement est aussi l occasion d évaluer le respect des exigences de ce protocole et la compréhension des exigences de la norme AFNOR NF V , à la fois par les auditeurs mais aussi par les personnes auditées. La confidentialité des audits de conformité est respectée. Si, après cet audit, le CNIPT a besoin de vérifier à nouveau le bon respect de ce protocole, un audit supplémentaire a lieu. 6.4 Traitement des informations de cette évaluation Les observations issues des évaluations annuelles permettent au CNIPT : - de diffuser des informations complémentaires aux auditeurs ; - d élaborer des documents plus précis et compréhensibles ; - de donner des explications techniques au sujet des exigences ; - de pouvoir faire évoluer le fonctionnement général de la démarche. 13

14 Annexe A (obligatoire) Fiche type de demande de référencement auprès du CNIPT Nom de l organisme tiers indépendant : Adresse : Interlocuteur au sein de l organisme (nom, fonction, coordonnées) : Par la présente, nous nous engageons à respecter l ensemble des exigences applicables aux organismes tiers indépendants et aux auditeurs, et l ensemble des règles d audit définies par le CNIPT dans le protocole de vérification de conformité selon la Norme AFNOR NF V Nous demandons à être référencé auprès du CNIPT sur la liste des organismes tiers indépendants recommandés pour effectuer les audits de conformité selon la Norme AFNOR NF V Nous acceptons de transmettre au CNIPT les informations suivantes, à la fréquence définie dans le protocole de vérification de conformité selon la Norme AFNOR NF V : Nombre et noms des auditeurs auditant ou étant susceptibles d auditer selon la Norme AFNOR NF V Copies des certificats de conformité délivrés selon la Norme AFNOR NF V Retraits et suspensions de certificats Synthèses des audits réalisés, telle que définies dans le protocole de vérification de conformité validé par le CNIPT Copie de l accréditation selon la Norme EN Chaque année, au moins un représentant de notre organisme participera à la réunion annuelle organisée par le CNIPT à propos de la Norme AFNOR NF V Nous avons pris connaissance des conditions pouvant conduire à un dé-référencement de notre organisme, telles que définies dans le protocole de vérification de conformité. NOM / PRENOM : FONCTION : FAIT À : DATE : SIGNATURE : 14

15 Annexe B (obligatoire) Grille d audit GRILLE D AUDIT Norme AFNOR NF V : Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais (juillet2010) N dossier: Nom opérateur : Année de début de cycle de certification: Conclusion d'audit de surveillance Référentiel d'audit: Norme AFNOR NF V : Bonnes pratiques d'évaluation des caractéristiques d'un lot de pommes de terre destiné au marché du frais (juillet 2010) Commentaires l'auditeur : de Points forts : Axes d'amélioration : Avis sur la certification : Date Visa auditeur Visa audité 15

16 Annexe C (obligatoire) Certificat de conformité CERTIFICAT DE CONFORMITE NORME AFNOR NF V Raison sociale de l organisme de certification Atteste, en tant qu organisme tiers indépendant référencé auprès du CNIPT pour les audits selon la norme AFNOR NF V , que l opérateur Raison sociale de l opérateur Adresse Site 1 Adresse Site n Selon les règles d audit définies par le CNIPT, est en conformité avec la norme NF V :2010. Le champ d application couvre les exigences relatives aux transactions commerciales ou Le champ d application ne couvre pas les exigences relatives aux transactions commerciales Le certificat est valable trois ans sous réserve de réalisation d un audit de surveillance. Le statut actuel de ce certificat est disponible sur : N enregistrement du certificat : Date d attribution du certificat : Date d expiration du certificat : Nom / adresse / logo de l organisme tiers indépendant Lieu, date, nom et signature du représentant de l organisme tiers indépendant : 16

17 Annexe D (informative) Tableaux de synthèse des audits tierce partie réalisés Les tableaux proposés, ci-dessous, sont des propositions de supports pour les échanges d informations entre les organismes tiers indépendants et le CNIPT. Aucun modèle de support n est imposé, seules les informations qui y figurent doivent être reprises. A envoyer au CNIPT au plus tard le 15 mai de chaque année. INFORMATIONS GENERALES ANNEE N Nom de l organisme tiers indépendant : Nombre total d audits réalisés (conformes + non-conformes) Nombre total d audits initiaux conformes Nombre total d audits de surveillance conformes Noms et prénoms des auditeurs Nombre d audits réalisés selon la norme AFNOR NF V

18 INFORMATIONS DETAILLEES (données à remplir pour chaque structure auditée) Nom structure auditée Audits couplés avec un autre référentiel? Précisez lequel. 18