Module DOLIBARR : Factures périodiques

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1 Module DOLIBARR : Factures périodiques Table des matières 1. Objectifs Installation Utilisation Factures périodiques Client Création Facturation Périodes Reconduction Liste des factures Factures périodiques Fournisseur Liste factures périodiques par Tiers Alertes... 9 Contact et Support : contact@vigie.pro Et bien sûr le forum officiel Dolibarr : S.A.S. GESTES GAGNANTS au capital de rue de la Gare, DAX Tél. : RCS Dax Code APE : 8559A

2 1. Objectifs Permettre la gestion des factures périodiques (ou abonnements, ou factures récurrentes ou tout autre terme qui vous plaira) dont les montants et périodicités sont réguliers : o Faciliter la création de ces factures récurrentes o Avoir un suivi plus facile et des alertes en cas de retard de facturation o Gérer les reconductions tacites o Et tout cela pour les factures Client comme les factures Fournisseur Facture clients : maintenance informatique, entretien jardins / piscines, etc. Factures fournisseurs : Abonnement téléphonique, loyer, etc. 2. Installation Le module est livré dans un format.zip. Le contenu doit être décompressé dans le répertoire htdocs de votre installation Dolibarr, de façon à avoir l arborescence suivante : «votre Dolibarr» «htdocs» «vigiefactperiod» «class» «core» «core_files» «css» «js» «langs» «lib» «sql» Via le menu Accueil/Configuration/Modules, vous devez alors voir le module apparaître dans la liste des modules complémentaires, et vous pouvez donc l activer. Page 2 sur 10

3 Si vous souhaitez utiliser les factures périodiques fournisseurs, il y a une manipulation supplémentaire à effectuer, afin de remplacer un fichier du programme natif Dolibarr. En effet, le fichier «htdocs/fourn/facture/fiche.php» dans les versions avant 3.7, ou «htdocs/fourn/facture/card.php» dans les versions depuis la 3.7 doit être remplacé car il manque une fonctionnalité (un Hook) qui nous est nécessaire. Selon votre version, vous devez aller copier le fichier «htdocs/vigiefactperiod/core_files/ fourn_facture_card/dol<votre_version>_<fiche ou card>.php» et remplacer le fichier précédemment cité. Par exemple, selon votre version : : copier le fichier «htdocs/vigiefactperiod/core_files/fourn_facture_card /dol360_fiche.php» à la place du fichier «htdocs/fourn/facture/fiche.php» (vous devez donc renommer le fichier «dol360_fiche.php» en «fiche.php» une fois copié) : copier le fichier «htdocs/vigiefactperiod/core_files/fourn_facture_card /dol361_fiche.php» à la place du fichier «htdocs/fourn/facture/fiche.php» (vous devez donc renommer le fichier «dol361_fiche.php» en «fiche.php» une fois copié) : copier le fichier «htdocs/vigiefactperiod/core_files/fourn_facture_card /dol362_fiche.php» à la place du fichier «htdocs/fourn/facture/fiche.php» (vous devez donc renommer le fichier «dol362_fiche.php» en «fiche.php» une fois copié) : copier le fichier «htdocs/vigiefactperiod/core_files/fourn_facture_card /dol363_fiche.php» à la place du fichier «htdocs/fourn/facture/fiche.php» (vous devez donc renommer le fichier «dol363_fiche.php» en «fiche.php» une fois copié) : copier le fichier «htdocs/vigiefactperiod/core_files/fourn_facture_card /dol370_card.php» à la place du fichier «htdocs/fourn/facture/card.php» (vous devez donc renommer le fichier «dol370_card.php» en «card.php» une fois copié) : copier le fichier «htdocs/vigiefactperiod/core_files/fourn_facture_card /dol371_card.php» à la place du fichier «htdocs/fourn/facture/card.php» (vous devez donc renommer le fichier «dol371_card.php» en «card.php» une fois copié) : copier le fichier «htdocs/vigiefactperiod/core_files/fourn_facture_card /dol372_card.php» à la place du fichier «htdocs/fourn/facture/card.php» (vous devez donc renommer le fichier «dol372_card.php» en «card.php» une fois copié) Cette modification n est plus nécessaire à partir de la version Page 3 sur 10

4 3. Utilisation 3.1. Factures périodiques Client Création Vous devez en premier lieu créer une facture client standard. Vous sélectionnez normalement les produits et services la composant. Un bouton «convertir en facture périodique» est alors disponible (uniquement si la facture est au statut «Brouillon»). Lorsque vous cliquez sur ce bouton, s ouvre alors l écran de création de la facture périodique : Page 4 sur 10

5 Vous devez alors renseigner : - Un titre pour cet abonnement - Le client (par défaut celui de la facture modèle) - Les conditions de règlement et le mode de règlement (par défaut ceux de la facture modèle) - Un projet lié (facultatif, et si le module Projet est activé) Et le plus important, la récurrence, c est-à-dire : je souhaite facturer tous les mois pendant 1 an, toutes les semaines pendant 2 ans, tous les 3 mois pendant 5 ans, etc. : - Récurrence : périodicité (jour, semaine, mois, année) et nombre de jours/semaines/mois/années => définit une période facturable - Date début : date à laquelle débute votre abonnement - Nombre de périodes : si je facture tous les mois, et que je souhaite facturer pendant un an, le nombre de périodes sera 12. (Nombre de période) x (récurrence) = durée totale de l abonnement - Facturer en «début de période» ou «fin de période». Si vous choisissez «début de période», la première date de facturation sera égale à la date de début de votre abonnement. Si vous choisissez «fin de période», la date de facturation sera égale aux dates de fin des périodes facturables. Cette information est importante, car elle permet de vous alerter sur les factures à envoyer. Enfin, vous pouvez choisir d utiliser le prix fixé dans la facture modèle, ou d utiliser le dernier prix de vente de la fiche produit («toujours utiliser le prix du jour»), et ainsi avoir la possibilité de modifier le prix des produits/services que vous facturez au cours de l abonnement. Vous pouvez donc cliquer sur «créer». Vous arrivez alors sur la fiche «Facture Périodique» (également disponible via le menu «Compta/Factures périodiques») : La fiche «Facture Périodique» présente les informations générales, et permet de modifier les informations saisies précédemment via le bouton «modifier». Vous ne pourrez modifier les paramètres de récurrence que si aucune facture n a encore été générée. Vous pouvez choisir pour les lignes de type Service d afficher les dates de début et de fin de service. Ces dates seront automatiquement calculées selon la période à facturer. Vous pouvez également «désactiver» un abonnement (et le réactiver plus tard si nécessaire). Page 5 sur 10

6 Facturation Périodes Le cœur de la gestion des factures périodiques se situe dans l onglet «Périodes». Cet onglet vous permet de visualiser les périodes facturées/à facturer, et de générer les factures correspondantes. Pour chaque période, vous pouvez visualiser la date de traitement (correspond à votre choix «facturer en début ou fin de période»), et vous pouvez voir si la période a été traitée ou pas. Pour traiter une période, il suffit de cliquer sur le bouton «traiter». Une fenêtre de confirmation s ouvre alors : Vous pouvez choisir de ne pas générer de facture pour cette période (de façon à ce que la période soit marquée comme traitée même si aucune facture n est générée). Dans le cas le plus général, vous cliquez simplement sur OUI. Page 6 sur 10

7 Une facture (au statut Brouillon ) a alors été générée. Vous pouvez cliquer sur son nom pour l ouvrir, et faire les traitements habituels Dolibarr (validation, envoi client, ). Vous pouvez également annuler le traitement de la période en cliquant sur le bouton «annuler» : Vous avez alors dans ce cas la possibilité de supprimer la facture précédemment générée Reconduction Lors du traitement de la dernière période de l abonnement, la fenêtre de traitement vous propose de reconduire l abonnement : Si vous choisissez «Reconduction tacite = OUI», la période globale sera reconduite avec les mêmes paramètres : Page 7 sur 10

8 Si vous n avez pas reconduit la période, vous pouvez bien sûr faire une reconduction plus tard. Le bouton «Reconduire la période globale» apparaitra dans l onglet «Facture périodique» dès que toutes les périodes ont été traitées : Liste des factures Le menu «Compta/Factures périodiques» permet d afficher la liste des factures périodiques, et de naviguer vers les fiches détaillées en cliquant sur le nom ou la référence (générée automatiquement) : Page 8 sur 10

9 Le menu «Compta/Factures périodiques/en retard» permet d afficher la liste des factures périodiques dont la date d échéance est inférieure à la date du jour : Le menu «Compta/Factures périodiques/inactives» permet d afficher la liste des factures périodiques que vous avez désactivées Factures périodiques Fournisseur C est exactement le même fonctionnement que pour les factures périodiques Client, sauf bien sûr que ce sont des factures fournisseur qui sont générées! Veuillez donc vous référer à la partie Liste factures périodiques par Tiers Vous avez la possibilité de visualiser la liste des factures périodiques Client et Fournisseur pour un tiers dans la fiche Tiers via un nouvel onglet «Factures périodiques» Alertes 2 «boxes» Dolibarr, c est-à-dire des éléments affichables dans la page d accueil Dolibarr, sont disponibles : - Factures d abonnements en retard - Factures d abonnements fournisseur en retard Page 9 sur 10

10 Vous pouvez donc les ajouter à votre tableau de bord, et ainsi visualiser dès la connexion à Dolibarr si des factures périodiques Client ou Fournisseur sont en retard : Page 10 sur 10