MANUEL QUALITE ET ENVIRONNEMENT

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1 MANUEL QUALITE ET ENVIRONNEMENT DOMAINE D'APPLICATION et EXCLUSIONS Domaine d application du SMI: Le Système de Management Intégré de Papeterie Moderne s'applique à nos activités de fabrication, de repiquage et de commercialisation d enveloppes, de pochettes et de sacs papier, réalisées sur notre site, basé en ZI Nord de Limoges. PAPETERIE MODERNE Rue Léon Serpollet -BP LIMOGES Cedex 09 Contact: Laetitia Correia Resp. Qualité Environnement Tél: qualit.env@papeteriemoderne.fr Exclusions: Sont exclues du Système de Management Intégré de Papeterie Moderne les exigences de la norme ISO liées aux paragraphes suivants : - 7.3: Conception et développement: Des normes papetières préexistantes définissent les caractéristiques des enveloppes et pochettes postales. Nous ne gérons ni la conception, ni le développement de ces produits : Validation des processus de production et de préparation de service: Les contrôles réalisés sont suffisants pour valider la conformité des produits fabriqués. Aucune validation des processus de production n est nécessaire. MISE A JOUR ET DIFFUSION DU MANUEL La mise à jour du Manuel est sous la responsabilité du Responsable Qualité et Environnement. La diffusion de ce manuel est non contrôlée. Version: MQE-17 Mise à jour: 10/03/2015

2 Notre politique Qualité et Environnement Fabricant d enveloppes et de pochettes papier, notre pérennité passe par une écoute attentive du marché, par la satisfaction et la fidélisation de nos clients, mais aussi par une participation active à la protection de notre environnement. En cohérence avec notre stratégie de développement, trois axes de progrès orientent notre démarche d amélioration continue: L optimisation de nos performances qualité L optimisation de nos performances environnementales La recherche de l efficience de nos processus de production Pour atteindre nos objectifs et cibles liés à ces trois axes, la participation de chacun de nos collaborateurs est indispensable et sollicitée. Nous nous efforçons à améliorer quotidiennement nos pratiques tout en respectant les exigences applicables à nos activités, qu elles soient d ordre légal, réglementaire et autres. En outre, nous nous engageons à maintenir notre conformité aux exigences des normes et référentiels ISO , ISO , NF Environnement «Enveloppes et pochettes postales», ainsi que la conformité de nos chaînes de contrôle PEFC etfsc. Une fois par an, nos objectifs et cibles sont réexaminés en revue de Direction. Au vu des résultats atteints, la Direction statue sur l efficacité et sur la pertinence du SMI. Limoges, le 15 Octobre 2013 Mme Danielle MONIEQUE, PDG

3 La cartographie de nos processus BESOINS ET ATTENTES DES CLIENTS ET DES PARTIES INTERESSEES PR-01 V E N T E PR-04 A C H AT PR-03 M A N A G E M E N T GESTION DES RESSOURCES PR-02 P R O D U C T I O N PR-05 RESSOURCES H U M A I N E S SATISFACTION DES CLIENTS ET DES PARTIES INTERESSEES Nota: les fiches de description des processus précisent les interactions existant entre les différents processus du SMI

4 Nos objectifs qualité et environnement Axes stratégiques Objectifs définis Axe 1: Améliorer notre performance qualité Respecter les délais Réduire le taux de retour Axe 2: Améliorer notre performance environnementale Réduire et valoriser nos déchets Maîtriser notre consommation d énergie Améliorer la performance des équipements Axe 3: Améliorer notre performance économique Optimiser l organisation Optimiser les achats Augmenter les ventes

5 Nos matières premières Les Papiers Tous nos fournisseurs de papiers sont certifiés PEFC et/ou FSC. Ils nous garantissent ainsi que le papier que nous achetons est produit à partir de fibres issues de forêts gérées durablement. Les papiers blancs et kraft que nous utilisons répondent aussi aux exigences de la décision de la commission européenne du 07/06/2011, établissant des critères écologiques révisés pour l attribution du label écologique communautaire au papier à copier et au papier graphique (décision n 2011/333/CE). Cette décision sert de baseà l écolabel européen relatif au papier à copier et au papier graphique, et au référentiel NF Environnement «NF316 Enveloppes et pochettes postales». Les papiers recyclés que nous utilisons sont des recyclés 100%. Ils sont certifiés Ange Bleu. Les Colleset Encres Les colles et encres que nous utilisons sont conformes aux exigences du référentiel NF Environnement. Les Emballages Nos emballages sont des caisses-cartons. Ils sont conformes aux normes et réglementations suivantes: Normes EN13427 et EN13428 relatives à la composition et à la fabrication des emballages (optimisation du rapport poids/volume, utilisation de matières autorisées uniquement). Norme EN13430 relative à la valorisation de l'emballage Norme EN13431 relative à la valorisation énergétique et au compostage Norme EN13432 relative à la biodégradation Norme EN13428 relative aux concentrations en Plomb, Cadmium, Mercure et Chrome Directive 94/62/CE relative aux emballages et déchets d'emballages Articles R à R du code de l'environnement

6 Les documents de notre SMI Nos procédures : MQE Fiches processus Procédures et instructions de travail Enregistrements PQE-01: Identification et hiérarchisation des aspects environnementaux PQE-02: Identification et évaluation des lois et autres exigences PQE-04: Formation, sensibilisation et compétences PQE-05: Communication PQE-06: Maîtrise de la documentation et des enregistrements du SMI PQE-08: Identification, préparation et réponse aux situations d urgence PQE-09: Surveillance et mesurage PQE-10: Conduite des audits internes et évaluation de la conformité réglementaire PQE-11: Gestion de non-conformités, actions correctives et préventives PQE-12: Revue de direction PQE-13: Evaluation des fournisseurs PQE-14: Contrôles en production PQE-15: PEFC Chaîne de contrôle Méthode de séparation physique PQE-16: FSC Chaîne de contrôle Système de transfert

7 ISO et ISO La mise en place de la norme ISO , basée sur l approche processus, est un moyen de maîtrise de l organisation de l entreprise et de ses moyens techniques et humains, avec pour priorité la satisfaction des exigences des clients. La mise en place de la norme ISO donne un cadre pour fixer des objectifs environnementaux, définir les moyens pour y parvenir, et contrôler l efficacité des actions mises en place. Elle permet la réduction des impacts sur l environnement de nos activités. La mise en place d un système de management intégré qualité et environnement nous permet : D avoir une approche systémique de l entreprise D optimiser les ressources, par la mise en place de pratiques communes et partagées De simplifier les tâches pour le personnel, par le biais de consignes harmonisées D éviter les conflits d intérêts D accélérer les prises de décision Ces normes sont basées sur le principe du PDCA (Plan, Do, Check, Act), aussi appelé «Roue de Deming»: P: Plan Planifier : Définir les objectifs, la façon dont on va les atteindre, l échéancier D: Do Réaliser: Mettre en œuvre le plan d action défini C: Check Vérifier: Vérifier l atteinte des objectifs, évaluer les écarts A: Act Agir: Identifier les causes des dérives et prendre les mesures correctives nécessaires. Ce sera le point de départ d un nouveau cycle.

8 Le label NF Environnement NF316 «Enveloppes et pochettes postales» Le label NF Environnement atteste qu une pochette répond à des critères écologiques, d aptitude à l usage et d information: Critère Exigences 1 Gestion des déchets de fabrication Les producteurs de papiers et enveloppes doivent disposer d un système de gestion des déchets. 2 Système d emballages Les emballages primaires et les séparateurs doivent être composés de matériaux issus de ressources renouvelables et recyclables. Ces emballages doivent porter un marquage environnemental informant de leur recyclabilité. 3 Recyclabilité Le corps et la fenêtre de l enveloppe doit être constituée de matériaux d origine renouvelable. 4 Qualité écologique du papier du corps de l enveloppe 5 Qualitéécologique de la fenêtre de l enveloppe Le papier doit répondre aux exigences de l écolabel européen «papier à copier et papier graphique» concernant: les émissions dans l eau et dans l air, la consommation d énergie, la gestion durable des forêts, les substances chimiques dangereuses, la gestion des déchets. La pellicule fenêtre ne doit pas contenir plus de 0,1% en masse de substances chimiques dangereuses affectées des phrases de risque R50 et R53. Elle doit répondre aux exigences de l écolabel européen «papier à copier et papier graphique» concernant la gestion durable des forêts. 6 Réduction du grammage Le grammage du produit certifié ne doit pas dépasser les grammages-limites fixés, qui varient selon : le type de papier, le type de produit et le format. 7 Encres Les encres doivent répondre à toutes les exigences du référentiel concernant leur composition, leur caractèreéliminable et le pourcentage d impression de la surface intérieure de l enveloppe.

9 Le label NF Environnement NF316 «Enveloppes et pochettes postales» Critère Exigences 8 Adhésifs Les adhésifs doivent répondre à toutes les exigences du référentiel concernant leur composition,leur non-toxicité (pour les colles de fermeture) et leur caractère éliminable. 9 Caractéristiques optiques des enveloppes 10 Caractéristiques mécaniques des enveloppes Le papierdes enveloppes doit être conforme aux spécifications de la norme NF EN concernant la couleur de fond et l opacité. La pellicule fenêtre doit être conforme aux spécifications de la norme NF EN concernant l état de surface, l opacité de contraste et la valeur Haze. Le papier de l enveloppe doitrépondre à toutes les exigences du référentiel concernant la résistance liée au grammage, la rigidité et le coefficient de frottement statique. Le papier destiné à la mise sous pli et au tri automatique doit en plus répondre à l exigence concernant la perméabilité à l air. La pellicule fenêtre doitrépondre aux exigences du référentiel concernant l indice d éclatement et la force de rupture à la traction. 11 Imprimabilité Le papier de l enveloppe doit garantir la qualité de réceptivité des textes et logos et des indexations de La Poste et le degré de non-transperçabilité aux encres. 12 Critères informatifs Un marquage environnemental doit être apposé sur le produit. Il est compose du logo NF Environnement, du numéro d identification du fabricant et de la signalétique Triman. Des informations complémentaires sont à communiquées à l acheteur. Elles diffèrent suivant que les produits soient destinés au marché professionnel ou au marché grand public.

10 Le label NF Environnement NF316 «Enveloppes et pochettes postales» Papeterie Moderne a obtenu l autorisation d utilisation de la marque NF Environnement pour les produits suivants: Type de produit Format Typesde papier Types de patte de fermeture Spécificités Produits non destinés à la mise sous pli automatique compris entre 162x229 et 280x400 Blanc 90g Blanc 110g Kraft 90g Kraft 120g Avec bande de protection Gommage autocollant Gommage réhumectable Avec ou sans fenêtre Produits destinés à la mise sous pli automatique compris entre 162x229 et 280x400 Blanc 90g Kraft 90g Kraft 120g Gommage réhumectable Avec ou sans fenêtre Les grammages des produits certifiés ne doivent pas dépasser les grammages-limites fixés par le référentiel, qui varient selon : Le type de papier (blanc ou kraft) Le type de produit (enveloppes, pochettes plates ou avec soufflets) Le format (<C5, de C5 à <C4, =C4, >C4)

11 Notre chaîne de contrôle PEFC LeProgramme de Reconnaissance des Certifications Forestières (PEFC) permet de promouvoir la gestion durable des forêts, en offrant au consommateur la garantie que l exploitant forestier s engage à l amélioration continue de la gestion de sa forêt. Depuis mai 2013, le référentiel PEFC intègre les obligations liées au Règlement Bois de l Union Européenne (RBUE). Ce règlement interdit la commercialisation sur le marché européen de bois exploité illégalement, et des produits dérivés de ce bois. Chaque entreprise commercialisant sur le marché européen des bois ou des produits dérivés doit mettre en œuvre un système de diligence raisonnée (DDS). Papeterie Moderne a obtenu la certification de sa chaîne de contrôle PEFC et met en œuvre cette chaîne de contrôle selon la méthode de séparation physique: les produits certifiés PEFC sont clairement identifiés à chacun des stades de production ou de commercialisation, y compris lors du transport et du stockage. La mise en place de cette chaîne de contrôle a nécessité de: Le suivi de cette chaîne de contrôle nécessite de: Rédiger un engagement écrit de la direction vis-à-vis de la chaîne de contrôle Définir les responsabilités liées au suivi de la chaîne de contrôle et au système de management Rédiger une procédure documentée décrivant l organisation de la chaîne de contrôle Mettre en place la documentation nécessaire au fonctionnement de la chaîne de contrôle Former le personnel impliqué aux exigences de cette chaîne de contrôle Disposer des documents de référence applicables (référentiel et annexes) Collecter les documents fournisseurs nécessaires à mise en place du système de diligence raisonnée Contrôler l origine des matières premières certifiées Identifier visuellement les produits certifiés Respecter les règles d utilisation du logo et de la marque PEFC Assurer le traitement des non-conformités et la réalisation des actions correctives Mettre en œuvre les audits internes et les revues de direction

12 Notre chaîne de contrôle FSC La Chaine de Contrôle FSC (Forest Stewardship Council) permet de garantir aux clients que les produits livrés avec un numéro de certificat FSC spécifié proviennent de forêts bien gérées, de sources contrôlées, de matières récupérées, ou d une combinaison de ces éléments. La certification de chaîne de contrôle est nécessaires pour toutes les organisations qui ont la propriété légale des produitscertifiés et qui effectuent une ou plusieurs des activités suivantes: Indiquent l allégation FSC sur les documents de vente et de livraison Appliquent le label FSC sur les produits Traitent ou transforment des produits certifiés FSC Sont exemptés de certification de chaîne de contrôle: les distributeurs qui vendent aux utilisateurs finaux, les utilisateursfinaux et les organismes offrant des services aux organismes certifiés, sans prendre la possession légale des produits (ex: transporteurs, stockeurs, prestataires opérant dans le cadre d un contrat de sous-traitance). Depuis Août 2014, le référentiel FSC intègre les obligations liées au Règlement Bois de l Union Européenne (RBUE). PapeterieModerneaobtenulacertificationdesachaînedecontrôleFSCetmetenœuvrecettechaînede contrôle selon le système de transfert. La mise en place de cette chaîne de contrôle a nécessité de: Rédiger un engagement écrit de la direction vis-à-vis de la chaîne de contrôle Définir les responsabilités liées au suivi de la chaîne de contrôle et au système de management Rédiger une procédure documentée décrivant l organisation de la chaîne de contrôle Mettre en place la documentation nécessaire au fonctionnement de la chaîne de contrôle Former le personnel impliqué aux exigences de cette chaîne de contrôle Disposer des documents de référence applicables (référentiel et annexes) Le suivi de cette chaîne de contrôle nécessite de: Contrôler l origine des matières premières certifiées Identifier visuellement les produits certifiés Respecter les règles d utilisation du label FSC

13 EDF Equilibre Souhaitant s engager concrètement en faveur des énergies renouvelables, Papeterie Moderne souscrit depuis 2006 à un contrat EDF Equilibre. En contrepartie, EDF s'engage à: injecter sur le réseau de l'électricité certifiée d'origine renouvelable, à hauteur de 50% de la quantité d électricité que nous consommons, nous communiquer régulièrement les numéros des certificats de garantie d'origine correspondant au volume d électricité Equilibre que nous avons acheté. Cet engagement nous permet : D agir en faveur des énergies renouvelables ; De nous inscrire dans une démarche citoyenne d avenir ; De sensibiliser notre personnel, nos partenaires et clients au développement durable.

14 Ecofolio et la Boucle papiers La Responsabilité Elargie des Producteurs oblige tout donneur d ordre qui émet ou fait émettre des imprimés papiers, ainsi que tout metteur sur le marché de papiers à usage graphique transformés, manufacturés, conditionnés et destinés à être imprimés, à contribuer financièrement à la collecte, à la valorisation et à l élimination des déchets papiers issus de leurs produits. Cette éco-contribution est basée sur la déclaration annuelle effectuée par le metteur sur le marché. Les metteurs sur le marché ayant émis moins de 5 tonnes cumulées de papiers ne sont pas tenus d effectuer une déclaration auprès d Ecofolio. (voir article L du Code de l environnement et décret ) L éco-organisme Ecofolio a été créé par les pouvoirs publics afin de permettre aux entités concernées d exercer collégialement leur responsabilité environnementale. Les missions de cet organisme sont: o économique: il collecte les contributions des adhérents et les reverse sous forme de soutiens financiers aux collectivités chargées de la gestion des déchets o technique et environnementale: il participe à l optimisation de la chaîne de recyclage o citoyenne: il sensibilise le grand public aux gestes de tri des papiers La Boucle Papiers est le marquage recyclage des papiers proposé par Ecofolio. Depuis le 01/01/14, l utilisation de la boucle Papiers est obligatoire sur les produits assujettis. Des dérogations à cette obligation peuvent être accordées pour des raisons techniques ou opérationnelles. Dans certains cas, le marquage peut être fait sur les emballages. Les courriers, lettres et impressions, tous sont recyclables: -les courriers d information, publicitaires et de gestion -les dessins -les lettres, photocopies et autres impressions -les enveloppes et pochettes, avec ou sans fenêtre Inutile de les déchirer avant de les jeter, ils n en seront que plus difficilement recyclables.

15 Ecofolio et le Barème Eco-différencié (BED) Depuis le 01/01/2013, un Barème Eco-Différencié est applicable aux enveloppes et pochettes, basé sur un système de bonus et malus. L objectif de ce barème est d orienter les émetteurs de papiers vers l éco-conception de leurs produits. L éco-contribution de base est modulée en fonction de l origine des fibres utilisées pour fabriquer le papier et de la recyclabilité des enveloppes et pochettes. Elle fait l objet : o de bonus en cas d utilisation de papier recyclé o De malus en cas d utilisation d éléments perturbateurs (voir tableau ci-dessous) Elément perturbateur Papier teinté masse Désignation Cause de perturbation du recyclage Solutions identifiées Conditions d exonérationde malus Papier produit à partirde fibres teintées dans la masse Aucun moyen existant ne permet d extraire une fibre colorée de la pâte Utiliserdes colorants réagissant mieux aux agents de blanchiment utilisés sur les chaînes de désencrage Justifier d un score de 5 au test Colorant Papier kraft Papierproduit à partir de fibres non blanchies Il est impossiblede décolorer une fibre kraft dans un processus de recyclage. Aucune Aucune exonération possible Impression offset Produit imprimé en offset sur du papier non couché etayant une durée d usage > 6 mois L oxydation favorise la solidificationdu film d encre et la rend difficile à décrocher des fibres. Utiliser des encres moins sensibles à l oxydation Justifier d un score > 70 au test INGEDE 11 Impression flexo Produit dont l impression a été effectuéepar procédé flexographique Ces encres ne peuvent pas être éliminéespar flottation et dégradent fortement la blancheur de la pâte. Utiliser des encres flexographiques mieux désencrables Justifier d un score > 70 au test INGEDE 11 Eléments plastiques et papiers REH Matériaux non papier constitutifs du produit et papiers résistants à l état humide Laprésence d éléments non pulpables fait chuter le rendement fibres du recycleur. Remplacer la pellicule plastique par de la pellicule cristal. Aucune alternative pour les papiers REH. Aucune exonération possible Colles Produit papier sur lequel est apposéune ou plusieurs colles (pour son façonnage ou sa fermeture...) Les films de colles présents dans les papiers récupérés vont se fragmenter et générer des stickies lors du recyclage. Aucune alternative pour les adhésifs sensibles à la pression (colles PSA) et les colles en dispersion aqueuses vinyliques. Justifier d un score > 70 au test INGEDE 12

16 La signalétique commune de tri Triman La mise en œuvre d une signalétique commune visant à informer le consommateur que le produit est recyclable est obligatoire sur les produits concernés depuis le 01/01/2015. Cette signalétique, matérialisée par le logo Triman, permet au consommateur d identifier clairement les produits recyclables devant fait l objet d une collecte séparée en vue de leur recyclage. Ce marquage peut être réalisé sur le produit, sur l emballage, sur la notice (si existante) ou sur tout autre support, y compris dématérialisé. Pour être concerné par la signalétique commune, le produit doit remplir 5 conditions : Il doit être soumis à une REP Il ne doit pas être soumis à un marquage spécifique (ex: DEEE, piles et déchets diffus spécifiques) Il doit être à destination des ménages Il doit être recyclable Il doit faire l objet d une consigne de tri Les fabricants de produits à destination des professionnels n ont pas l obligation d apposer ce marquage sur leurs produits. Toutes les enveloppes, pochettes et sacs papier fabriqués par Papeterie Moderne sont recyclables. Ils doivent faire l objet d une collecte séparée, que ce soit en bacs de tri sélectif individuel ou en point d apport volontaire.