SOMMAIRE. 2 Création et transfert pour validation des états de frais 7. 2 Validation et transfert au service gestionnaire des états de frais

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1 Direction des affaires financières DAF 3 GUIDE DE SAISIE DANS DT ULYSSE DES DÉPLACEMENTS DES PERSONNELS EXERÇANT EN SERVICES PARTAGÉS SOMMAIRE Informations générales, se connecter à DT Ulysse 2 Affaire suivie par : Catherine André Téléphone : Courriel : QUI EST EN SERVICE PARTAGE 2 DÉMARCHES DES PERSONNELS EXERÇANT EN SERVICES PARTAGÉS Création et transfert pour validation des ordres de mission 3 Étape 1 : Création des ordres de mission 3 1 Pièces justificatives à envoyer 3 2 Contenu de l ordre de mission Onglet «général» 3, Onglet «Frais prévisionnels» 4, Onglet «Indemnités kilométriques» 5, 6 Etape 2 : Transfert des ordres de mission au chef d établissement pour validation hiérarchique 2 Création et transfert pour validation des états de frais 7 2 à 9 Étape 1 : Création des états de frais 7, 8 Étape 2 : Transfert des états de frais au chef d établissement pour validation 6 8, 9 RŌLE DU CHEF D ETABLISSEMENT 9 à 12 Validation et transfert au service gestionnaire des ordres de mission Étape 1 : Validation des ordres de mission 9, 10 Etape 2 : Transfert des ordres de mission au service gestionnaire 10, 11 2 Validation et transfert au service gestionnaire des états de frais 9 11, 12 EXEMPLES 12, 13 DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 1

2 INFORMATIONS GÉNÉRALES Se connecter à DT ULYSSE Le logiciel DT Ulysse peut être utilisé de n importe quel ordinateur disposant d une connexion Internet : - via le site internet du Rectorat de Bordeaux : dans la rubrique «communiquer» : Frais de déplacement temporaire DT Ulysse - directement sur le portail DT-Ulysse à l adresse suivante : L authentification pour accéder aux applications se fait en saisissant : Identifiant Mot de passe Votre code d accès du courrier électronique Votre mot de passe du courrier électronique Cliquer ensuite sur «Gestion des personnels» puis sur «Gestion des Déplacements temporaires (DT)» Si vous rencontrez des difficultés vous pouvez contacter : Catherine André (Rectorat DAF 3) Courriel : Catherine.Andre@ac-bordeaux.fr, Téléphone : Le service gestionnaire pour l ordre de mission et l état de frais est assuré par la DAF 3 Catherine André QUI EST EN SERVICE PARTAGÉ? Le cadre réglementaire : Décret n du 3 juillet 2006, extraits : Article 2 «Pour l application du présent décret, sont considérés comme : 1 Agent en mission : agent en service,... qui se déplace, pour l exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ; 6 Résidence administrative : le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l agent est affecté... Lorsqu il est fait mention de la résidence de l agent, sans autre précision, cette résidence est sa résidence administrative 8 Constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs.» Principales situations de services partagés : - les enseignants titulaires d un établissement complétant leur service dans un autre établissement - les titulaires de zone de remplacement affectés à l année dans un ou plusieurs établissements, - les enseignants contractuels exerçant dans plusieurs établissements - les personnels administratifs exerçant dans plusieurs établissements DÉMARCHES DES PERSONNELS EXERÇANT EN SERVICES PARTAGÉS VOTRE ÉCRAN D ACCUEIL Création des ordres de mission Création des états de frais Pour solliciter le remboursement, en application du décret n du 3 juillet 2006, des frais occasionnés par les déplacements temporaires au titre des services exercés dans plusieurs établissements vous devez créer des ordres de mission et les transformer ensuite en état de frais. DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 2

3 CRÉATION ET TRANSFERT POUR VALIDATION DES ORDRES DE MISSION La saisie des frais de déplacement s effectue en 2 étapes : - étape 1 : création d un ordre de mission (pages 3 à 6) - étape 2 : transfert pour validation hiérarchique de l ordre de mission (pages 6 à 7) ÉTAPE N 1 : CRÉATION D UN ORDRE DE MISSION 1 Les pièces justificatives Toute première demande de remboursement doit être accompagnée de l envoi des pièces obligatoires suivantes (envoi par courriel, télécopie ou courrier): - un justificatif de domicile, - une copie de l arrêté fixant les établissements d affectation pour les enseignants titulaires (en complément de service ou TZR à l année) ou les maîtres auxiliaires ; une copie de l arrêté d affectation précisant les établissements d exercice pour les personnels administratifs ; une copie des contrats ou arrêté pour les enseignants contractuels, - une copie des emplois du temps (avec le cachet de l établissement) de chacun des établissements où s exercent les services. 2 Le contenu de l ordre de mission : les onglets à renseigner Pour arriver au document à compléter : cliquer dans le menu sur «créer une mission pour un agent», puis sur «création classique d un ordre de mission», un nouveau pavé s affiche vous avez deux possibilités (1 ou 2). Choix 1 : pour le 1 er ordre de mission Choix 2 : pour les ordres de mission suivants (s ouvre alors une autre fenêtre, cliquer sur l ordre de mission de votre choix : le nouvel OM est créé) Si un ordre de mission a déjà été créé pour le même type de déplacement cliquer sur le choix «Initialisation à partir d un ordre de mission». Vous devrez alors actualiser simplement certaines rubriques (voir exemple pages 12 et Onglet «Général» Cliquer sur l onglet pour suivre l évolution de l OM et prendre connaissance des observations Zone : Statut du document DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 3

4 OBSERVATION PRÉALABLE : Les enveloppes budgétaires sont établies par année civile, en conséquence un ordre de mission ne peut pas comporter des dates de déplacement pour des années différentes (ex : début de mission le 04/09/2013, fin de mission le 31/01/2014, il faut alors établir deux ordres de mission) 1 Destination principale : - Pour les enseignants en service partagé (en complément de service ou TZR): la commune de l établissement où s exerce le complément de service ou celle de l affectation principale pour les TZR (copie écran n 3), dans le cas où il y a plus d un établissement secondaire par convention le choix de la destination principale se portera sur le premier établissement secondaire et un même ordre de mission précisera les différents trajets effectués (copie écran n 4) - Pour les enseignants contractuels : à déterminer en fonction des contrats établis par le Rectorat (DPE), - Pour les personnels administratifs exerçant dans plusieurs établissements : la commune de l établissement où s exerce le deuxième service. 2 Type de mission : Le choix se fait exclusivement entre deux options (Cliquer sur OUI au message d alerte) Service partagé si vous ne pouvez pas solliciter l indemnisation des frais de repas. Personnels itinérants si vous pouvez être indemnisé de vos frais de repas en application de l article 1 er de l arrêté du 3 juin 2010 (JO du18/06/2010). 3 Objet de la mission : Par convention pour faciliter certaines opérations de recherches, il faut mentionner exclusivement : SERVICES PARTAGES 4 Date de début : date et heure du premier déplacement. Date de fin : date et heure du dernier déplacement 5 Commentaire : énumérer tous les jours effectifs de déplacement ZONE A MODIFIER QUAND ON CREE UN ORDRE DE MISSION EN UTILISANT LE CHOIX N 2 (initialisation à partir d un ordre de mission) 6 Enveloppe budgétaire : RECT-SERV-PARTAGE-COL : pour un complément de service ou pour les TZR l affectation principale dans un collège RECT-SERV-PARTAGE-LYC : pour un complément de service ou pour les TZR l affectation principale dans un lycée RECT-SERV-PARTAGE-P-A : pour les personnels administratifs 7 Centre de coût CHORUS : RECDGRH033 8 Lieu de départ : ADM (RESIDENCE ADMINISTRATIVE) 9 Lieu de retour : ADM (RESIDENCE ADMINISTRATIVE) Ces zones renseignées, enregistrer votre saisie et passer à (aux) onglets(s) suivant(s). 2-2 Onglet «Frais prévisionnels» pour la saisie des indemnités de repas (Type de mission : personnel itinérant) Cliquer sur l onglet «Frais prévisionnels» 1- Se positionner sur le logo 2 - Cliquer sur la première ligne pour ouvrir la fenêtre de saisie DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 4

5 Une nouvelle fenêtre de saisie s ouvre : trois zones (les zones 1, 2 et 3) à renseigner ou à modifier si vous utilisez «Initialisation à partir d un ordre de mission» (choix 2).et ensuite deux étapes. Etape 1 : Validation Zone1 : Date de début de mission Zone 2 : inscrire le nombre de repas sollicités Etape 2 : Fermeture de la fenêtre de saisie Zone 3 : Préciser les jours et les horaires et énumérer les jours pour lesquels sont sollicités les indemnités de repas Le taux de remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé par l arrêté du 3 juin 2010, en application de l article 7 du décret n du 3 juillet 2006, au taux réduit de moitié fixé par l arrêté du 3 juillet 2006 soit: Ces zones renseignées, enregistrer votre saisie et passer au dernier onglet. 2-3 Onglet «Indemnités kilométriques» pour la saisie des indemnités kilométriques (Type de mission : service partagé et personnels itinérants) Cliquer sur l onglet «Indemnités kilométriques» puis sur «Ajouter un ikm» dans le cadre de la création d un ordre de mission «Document vierge» (choix 1) ou modifier la(les) ligne(s) (les zones 1 et 4) si vous utilisez «Initialisation à partir d un ordre de mission» (choix 2). Quatre zones à renseigner ou à modifier obligatoirement : 1 Date 2 Trajet 3 Km remboursé 4 Nb de trajets Cliquer pour ouvrir la ligne de saisie à compléter ci-dessous Montant du remboursement 4 Attention le coût total de la mission ne doit pas être à 0.00 Montant du remboursement L ordre de mission est terminé, il peut être transféré au «valideur» hiérarchique (copie écran n 5) DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 5

6 Exemple de saisie pour les personnels exerçant dans plus d un établissement secondaire et se rendant le même jour dans plusieurs établissements secondaires : circuit, 4 Nb de trajets (1 par jour de déplacement en cas de circuit). Cliquer pour ouvrir les lignes de saisie à compléter ci-dessous Attention : Le coût total de la mission ne doit pas être à 0,00 Ligne circuit L ordre de mission est terminé, il peut être transféré au «valideur» hiérarchique (copie écran n 5) Ces zones renseignées, enregistrer votre saisie et transférer au «valideur» hiérarchique. ÉTAPE N 2 : TRANSFERT DE L ORDRE DE MISSION AU CHEF D ÉTABLISSEMENT POUR VALDATION Le «valideur» pour les personnels enseignants ou administratifs en services partagés est le chef d établissement ou le chef d établissement adjoint. Etape 1 : Choix du «valideur» hiérarchique Des observations peuvent être saisies dans cette zone Etape 2 : Confirmer le changement de statut L ordre de mission est maintenant en statut 2 : en attente de validation hiérarchique. Il est automatiquement transféré après l étape 2 (confirmer le changement de statut) au «valideur» hiérarchique. DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 6

7 CRÉATION ET TRANSFERT POUR VALIDATION DES ÉTATS DE FRAIS Deux situations : - L ordre de mission a été validé par le supérieur hiérarchique («valideur» hiérarchique) et par le service gestionnaire, vous recevez alors un message dans votre messagerie professionnelle qui vous en informe. Statut de l ordre de mission : Validé - Vous n avez pas reçu de message vous informant que votre (vos) ordre (s) est (sont) validé(s), vous avez la possibilité de visualiser le commentaire expliquant le refus de validation ou l annulation de l ordre de mission par le supérieur hiérarchique («valideur» hiérarchique) ou le service gestionnaire. Statut de l ordre de mission : R- Refusé, il peut être rectifié pour tenir compte des observations (pour en prendre connaissance cliquer sur l onglet «historique») ou A- Annulé, il ne peut plus être modifié. Type de mission erroné (choix entre «service partagé» et «personnels itinérants») Cliquer pour passer le document en statut «en cours de création» et modifier l ordre de mission pour supprimer les anomalies signalées puis le transférer à nouveau au «valideur» hiérarchique OBSERVATION PREALABLE : l état de frais doit être le reflet exact de l ordre de mission validé par le service gestionnaire, vous ne devez en aucune façon apporter des modifications ou des compléments à l état de frais susceptibles de modifier le montant du remboursement validé sur l ordre de mission. ÉTAPE N 1 : CRÉATION D UN ÉTAT DE FRAIS Pour arriver au document à transformer en état de frais : cliquer dans le menu «Créer un état de frais pour un agent», puis sur «Initialisation à partir d un ordre de mission» un nouveau pavé s affiche dans lequel vous retrouvez le (les) ordre(s) de mission validé(s) à transformer en état de frais. DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 7

8 Cliquer sur l OM pour générer l état de frais (copie écran n 6) Statu du document (OM validé) Les dates de déplacement peuvent à nouveau être saisies avant le transfert au «valideur» hiérarchique L état de frais est créé, il peut être transféré au «valideur» hiérarchique (copie écran n 7 et 8) ÉTAPE N 2 : TRANSFERT DE L ÉTAT DE FRAIS AU CHEF D ÉTABLISSEMENT POUR VALDATION Le «valideur» hiérarchique pour les personnels enseignants ou administratifs en services partagés est le chef d établissement ou le chef d établissement adjoint. Cliquer sur la 1 ère ligne, un nouvel écran s ouvre (écran n 8) DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 8

9 Etape1 : Choix du «valideur» hiérarchique Des commentaires peuvent être saisis dans cette zone Etape 2 : Confirmer le changement de statut L état de frais est en statut 2 : en attente de validation hiérarchique, l état de frais est automatiquement transféré après l étape 2 au «valideur» hiérarchique RŌLE DU CHEF D ÉTABLISSEMENT DANS DT ULYSSE VOTRE ÉCRAN D ACCUEIL Ordres de mission à valider Etats de frais à valider VALIDATION ET TRANSFERT AU SERVICE GESTIONNAIRE DES ORDRES DE MISSION Le service gestionnaire pour l ordre de mission et l état de frais est assuré par la DAF 3 Catherine André ÉTAPE N 1 : VALIDATION DES ORDRES DE MISSION DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 9

10 Pour information : - vous recevez dans votre boite professionnelle un courriel vous informant de la demande de validation d un ordre de mission établi par un personnel (enseignant ou administratif) exerçant en services partagés, - pour retrouver les ordres de mission à valider dans le menu général de DT Ulysse cliquer sur la ligne : Validation OM VH1 Votre rôle dans l application DT Ulysse : Les ordres de mission en attente de validation hiérarchique (statut 2) sont à votre disposition (Validation OM VH1) en qualité de chef d établissement ou chef d établissement adjoint de l enseignant ou du personnel administratif exerçant en services partagés pour leur vérification et leur validation qui se substitue à la signature obligatoire que vous apposiez sur les états papiers. Après avoir ouvert l ordre de mission (copie écran n 9) : certaines zones de saisie devront plus particulièrement faire l objet de votre attention (zone 1, 2 et 3), vous pouvez alors décider de le valider ou de le refuser. Zone 2 La saisie est erronée par exemple si la date de début est le 01/09/2013 et la date de fin le 31/08/2014 Zone 3 Inscrire exclusivement des dates de déplacements effectifs Zone 1 : Choix exclusivement entre: «Service partagé» ou «Personnels itinérants» Cliquer ici pour refuser l ordre de mission Cliquer Ici pour valider l ordre de mission et passer au statut «en attente traitement service gestionnaire» ÉTAPE N 2 : TRANSFERT DES ORDRES DE MISSION AU SERVICE GESTIONNAIRE Après la phase de vérification vous devez transférer le document (copie écran 10 et 11) au service gestionnaire. Cliquer sur cette ligne, une nouvelle fenêtre s ouvre, copie écran n 11 DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 10

11 Etape 1 : Choix du «valideur» gestionnaire : Catherine André Des observations peuvent être saisies dans cette zone Etape 2 : Confirmer le changement de statut L ordre de mission est en statut 4 : en attente de traitement service gestionnaire est automatiquement transféré après l étape 2 au «valideur» gestionnaire. L ORDRE DE MISSION EST MAINTENANT EN ATTENTE DE TRAITEMENT PAR LE SERVICE DE LA DAF 3. VALIDATION ET TRANSFERT AU SERVICE GESTIONNAIRE DES ÉTATS DE FRAIS Pour information : - vous recevez dans votre boite professionnelle un courriel vous informant de la demande de validation d un état de frais créé par un personnel (enseignant ou administratif) exerçant en services partagés, - pour retrouver les états de frais à valider dans le menu général de DT Ulysse cliquer sur la ligne : Validation EF Votre rôle dans l application DT Ulysse : Les états de frais en attente de validation hiérarchique (statut 2) sont à votre disposition (Validation EF) en qualité de chef d établissement ou chef d établissement adjoint de l enseignant ou du personnel administratif exerçant en services partagés pour leur validation et leur transfert au service gestionnaire. Après avoir ouvert l état de frais (copie écran n 12) vous devez le changer de statut et le transférer au service gestionnaire (copie écran n 13). Cliquer Ici pour valider et passer l état de frais au statut «en attente traitement service gestionnaire» DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 11

12 Etape 1 : Choix du «valideur» gestionnaire Catherine André Des observations peuvent être saisies dans cette zone Etape 2 : Confirmer le changement de statut L état de frais est en statut 3 : en attente de traitement service gestionnaire, l état de frais est automatiquement transféré après l étape 2 au «valideur» gestionnaire L ÉTAT DE FRAIS EST MAINTENANT EN ATTENTE DE TRAITEMENT PAR LE SERVICE DE LA DAF 3. EXEMPLE N 1 TYPE DE MISSION : SERVICE PARTAGÉ, 2 onglets à compléter TZR, RAD au Collège de Cestas, AFA au collège Jean Zay de Biganos et AFA au lycée de Gujan Mestras Emploi du temps à Biganos: lundi et mardi de 09h00 à 12h00 et de Gujan Mestras le mardi de 15h00 à 18h00 et le jeudi de 14h00 à 17h Général (Copie écran n 1) Destination principale : BOGANOS Date de début 05/09/2013à 07:30 Type de mission (1) : Service partagé Date de fin 17/10/2013 à 18:00 Objet de la mission : SERVICE PARTAGE Commentaire : SEPT : OCT : Enveloppe budgétaire : 0141RECT-SERV-PARTAGE-COL Centre de coût CHORUS : RECDGRH033 Lieu de départ : ADM La saisie est terminée vous devez alors enregistrer Lieu de retour : ADM 2 Indemnités kilométriques (copie écran n 3 ou 4) Cliquer sur «Ajouter un ikm» pour un document vierge ou modifier les éléments saisis si vous avez opté pour le choix «initialisation à partir d un ordre de mission» N Date Trajet Km remboursé (2) Nb de trajet (2) 1 05/09/2013 CESTAS / GUJAN MESTRAS /09/2013 CESTAS / BIGANOS /09/2013 CESTAS / BIGANOS / GUJAN MESTRAS / CESTAS La saisie est terminée vous devez alors enregistrer Le montant des frais ( dans cet exemple) s inscrit en haut de l écran Statut de l ordre de mission : en cours de création DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 12

13 EXEMPLE N 2 TYPE DE MSSION : PERSONNELS ITINÉRANTS, 3 onglets à compléter Titulaire au Collège Dronne Double de St Aulaye avec un complément de service au Collège Michel Debret de Tocane St Apre Emploi du temps à Tocane St Apre : le lundi 09h00 à 12h00 et le jeudi de 09h00 à 17h00 (frais de repas) 1 - Général (Copie écran n 1) Destination principale : TOCANE ST APRE Date de début 05/09/20123à 07:30 Type de mission (1) : Personnels itinérants Date de fin 17/10/2013 à 18:00 Objet de la mission : SERVICE PARTAGE Commentaire : SEPT : OCT : Enveloppe budgétaire : 0141RECT-SERV-PARTAGE-COL Centre de coût CHORUS : RECDGRH033 Lieu de départ : ADM La saisie est terminée vous devez alors enregistrer 2 Frais prévisionnels (copie écran n 2) Cliquer sur la ligne ouverte avec le logo (DRB)», compléter l écran de saisie et enregistrer Lieu de retour : ADM sur la ligne «Déjeuner restaurant administratif personnels itinérants 3 Indemnités kilométriques (copie écran n 3 ou 4) Cliquer sur «Ajouter un ikm» pour un document vierge ou modifier les éléments saisis si vous avez opté pour le choix «initialisation à partir d un ordre de mission» N Date Trajet Km remboursé (2) Nb de trajet (2) 1 05/09/2013 ST AULAYE / TOCANE ST APRE La saisie est terminée vous devez alors enregistrer Le montant des frais ( dans cet exemple dont 5 indemnités) s inscrit en haut de l écran Statut de l ordre de mission : en cours de création AVANT DE CLÔTURER LA SAISIE NOTER LE NUMERO DE L ORDRE DE MISSION (ce numéro est nécessaire pour l étape 2). RAPPEL : les zones surlignées ou colorées de cette couleur sont les données variables à modifier dans le cadre de l ordre de mission créé en optant pour «Initialisation à partir d un ordre de mission» (1) Choix en utilisant le curseur - Cliquer sur OUI au message d alerte (2) Nombre de trajet : deux trajets par jour de déplacement, Kilomètres remboursés : le nombre de kilomètres pour un aller simple (copie écran n 3) ou un circuit par jour de déplacement si vous vous rendez dans plusieurs établissements secondaires dans la même journée (copie écran n 4) Observation : ne pas tenir compte des alertes rédigées en orange et précédées du signe Tant qu un ordre de mission porte le signe sur un ou plusieurs onglets il ne peut pas changer de statut et être transféré pour validation, il faut alors vérifier les messages d erreur et rectifier les anomalies énoncées. Si vous avez le message suivant : «100% de la sous fonction budgétaire enveloppe (2012 ou ) ont déjà été consommés» contacter alors la DAF 3 pour le signaler. DT Ulysse - Guide de saisie Déplacements des pesronnels en services partagés 13