Améliorer l accès aux spécialistes de Champlain par la consultation électronique (BASE)

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1 Améliorer l accès aux spécialistes de Champlain par la consultation électronique (BASE) Le 19 septembre 2012 D re Clare Liddy Équipe universitaire de santé familiale de l Hôpital d Ottawa Institut de recherche Élisabeth-Bruyère D re Erin Keely Chef, Endocrinologie et métabolisme, Hôpital d Ottawa

2 Améliorer l accès aux spécialistes de Champlain par la consultation électronique (BASE) «C est la nouvelle consultation éclair... Auparavant, nous avions le salon des médecins et les discussions autour de la cafetière, mais tout cela est en train de disparaître : nous n avons plus assez de temps. Ce projet est en quelque sorte le salon des médecins du futur...»

3 Programme de la séance Survol du processus d aiguillage et de consultation Élaboration et mise en œuvre du service de consultation électronique Évaluation des effets du service Leçons apprises Principaux facteurs de réussite Défis Éléments d un succès durable

4 Équipe du projet D re Clare Liddy Médecin de famille D re Erin Keely Endocrinologue Amir Afkham Chargé de projet principal RLISS de Champlain Sean O Brien Directeur de l information Hôpital Memorial du district de Winchester Glenn Alexander Directeur de l information RLISS de Champlain Christine Boisvert Adjointe de projet RLISS de Champlain D r Charles Adamson Médecin de famille Hôpital Memorial du district de Winchester Margo Rowan (Ph.D.) Consultante en recherche qualitative Julie Maranger Infirmière autorisée Hôpital d Ottawa

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6 Nombre moyen* de services de soins de santé dispensés chaque jour en Ontario, Visites à un médecin de famille ou à un omnipraticien consultations avec un spécialiste radiographies En 2007, trois millions de Canadiens ont déclaré avoir consulté au cours de l année précédente un spécialiste pour un nouveau problème de santé. Statistique Canada visites à l urgence hospitalisations HEURES Tomographies par ordinateur / imageries par résonance magnétique 50 arthroplasties de la hanche ou du genou * Valeurs arrondies au millier près, sauf pour l arthroplastie de la hanche ou du genou, dont la valeur est arrondie à la dizaine près. JAAKKIMAINEN et coll. Primary Care in Ontario: ICES Atlas, 2006.

7 Temps d attente médian entre l aiguillage par un omnipraticien et le traitement Waiting Your Turn: Wait Times for Health Care in Canada, Rapport 2010, p. 33. Figure 5 : Temps d attente médian entre l aiguillage par un omnipraticien et le traitement, par province, 1993 et Semaines d attente semaines C.-B. Alb. Sask. Man. Ont. Qc N.-B. N.-É. Î.-P.-É. T.-N.-L. Can. Source : The Fraser Institute National Waiting List Survey, 2010, et Waiting Your Turn, 1997

8 Processus actuel de consultation et d aiguillage Le patient attend

9 Contexte Défis Accès et longs délais d attente (The Fraser Institute s National Waiting List Survey, 2010) Délais de réponse (télécopieur, téléphone) Attentes excessives envers les consultations (Sondage national des médecins, 2010, Collège des médecins de famille du Canada, Association médicale canadienne, Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada) Problèmes de transport

10 Service de consultation électronique de Champlain (BASE) Met à profit l espace collaboratif régional sécurisé (technologie en ligne) existant déjà dans la province. Le fournisseur de soins primaires utilise un gabarit pour saisir les renseignements principaux et peut ajouter des renseignements supplémentaires (des résultats de tests, des images, ou même une lettre de consultation produite par le dossier médical informatisé). Le spécialiste répond dans un délai d une semaine ou moins : réponse à la question; demande de renseignements supplémentaires; recommandation d aiguillage (et de tests, etc., à effectuer avant la consultation).

11 Consultation électronique (Sharepoint) ou Réponse aux questions à l extérieur des heures de consultation, dans une période de temps prédéterminée Courriel, télécopieur et téléphone? Le téléphone et le télécopieur retardent les communications (chassé-croisé téléphonique) Infrastructure sécurisée hébergée sur le serveur d un hôpital Lignes directrices et gabarits pour formuler adéquatement la question Rapport des interactions et possibilité de rémunération du médecin Le courriel n est pas un moyen sécurisé de transmettre les renseignements du patient Les questions mal formulées sont moins susceptibles d obtenir une réponse Les conversations téléphoniques ne produisent pas de rapport des interactions

12 Contexte : les autres services de consultation électronique D autres centres ayant des résultats publiés : Université de l Iowa (courriel seulement) Mayo Clinic Walter Reed Army Medical Center Chronic kidney disease clinic (Royaume-Uni) San Francisco Safety Net À une exception près, ces centres disposent tous d un dossier de santé électronique partagé par le fournisseur de soins primaires et le spécialiste.

13 Démonstration du site de consultation électronique

14 État actuel - UTILISATEURS 150 fournisseurs de soins primaires inscrits (soit 10 % de tous les fournisseurs de soins primaires de Champlain), y compris 12 infirmières praticiennes Spécialités : Cardiologie Dermatologie Néphrologie Neurologie Endocrinologie Médecine de la douleur Médecine interne Thrombose Hématologie Soins palliatifs Psychiatrie Imagerie diagnostique ORL et chirurgie cervico-faciale Diabétologie Pédiatrie générale Chirurgie générale Gynécologie et obstétrique Hématologie/Oncologie pédiatrique Plus de 417 demandes soumises en date du 11 juin 2012

15 Distribution des spécialités (330 cas terminés)

16 Effet des consultations électroniques sur les demandes d aiguillage 43 % des aiguillages ont pu être évités

17 «Pour ce patient, la valeur globale de cette consultation électronique était» 330 cas terminés moyenne : 4,6/5

18 Résultats de la consultation électronique pour le patient

19 Avantages perçus pour les patients Éviter les consultations en personne et les déplacements inutiles «Ce serait majeur dans notre secteur [rural], surtout pour les aînés» «il s agit presque d un système de filtration permettant de rassurer les médecins de famille sans augmenter notre fardeau en tant que spécialistes en évitant de nombreuses consultations qui ne sont pas forcément nécessaires» (spécialiste) Rassurer les patients «Ce peut être rassurant pour les patients de savoir que leur cas a déjà été abordé. Parfois, les patients deviennent très anxieux, surtout s il y a un temps d attente.» Réduire les temps d attente «Je pense qu une façon pour le programme de réduire le temps d attente, c est d éviter aux spécialistes d être débordés en raison de consultations qui ne sont pas vraiment nécessaires.»

20 Résultats Commentaires des fournisseurs de soins AMÉLIORATION DE L ACCÈS «Réponse très rapide et détaillée (extrêmement utile). Ce patient était sur une liste d attente de 12 mois en dermatologie.» (fournisseur de soins primaires) «La vitesse des réponses est excellente, j ai l impression de marcher dans un hôpital de soins tertiaires et de pouvoir arrêter un consultant dès que j en ai besoin.» (fournisseur de soins primaires) «[Les consultations électroniques m ont permis de] vérifier l urgence avec laquelle un patient devrait être examiné et d éviter les autres moyens de communication qui auraient pu être plus longs.» (spécialiste) AMÉLIORATION DE LA COMMUNICATION La consultation électronique permet de «demander au patient d apporter ses médicaments ou de se renseigner sur ses antécédents familiaux (avant la consultation avec le spécialiste).» (spécialiste) «obtenir des renseignements vraiment excellents» (spécialiste) «fournir davantage de renseignements au consultant, pour améliorer l efficacité de la visite» (fournisseur de soins primaires)

21 Leçons apprises Un système de consultation électronique peut être établi sur les plateformes sécurisées en ligne existantes. Le service est très efficace et a le potentiel d améliorer grandement l accessibilité en permettant d éviter les consultations en personne. Les médecins déclarent qu ils sont très satisfaits. Les spécialistes sont particulièrement enthousiastes et appuient ce type de service, qui permet de réduire les aiguillages inutiles. On observe une grande amélioration de la communication bidirectionnelle.

22 Leçons apprises Principaux facteurs de réussite Commencer petit (validation de principe) et progresser Équipe réduite mais engagée, composée de membres ayant des points de vue différents et des forces variées Garder le système simple, rapide et exempt de failles techniques Spécialistes et fournisseurs de soins primaires unis dans la même communauté de pratique Participation des médecins prioritaire besoin d une approche pratique de proximité

23 Obstacles et avantages à l échelle du système Manque d organisation de la prestation des soins chez les spécialistes Rémunération : il n existe pas de structure de rémunération qui pourrait appuyer le changement du modèle de prestation des soins Questions de responsabilité; obligation de diligence Vie privée du patient : Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé Temps et déroulement du travail : 50 % < 10 minutes

24 Durabilité : une approche planifiée et non une réflexion après coup Principaux aspects à prendre en compte : Nécessité de maintenir les avantages (amélioration continue et évaluation du service) Développement des ressources (Hôpital d Ottawa) Coordination du projet Gestion de projet Soutien de l utilisateur (p. ex., mot de passe, identifiant) Financement de l infrastructure (RLISS de Champlain)

25 Principaux éléments pour la durabilité Soutien en RH Coordination du projet Gestion de projet Soutien de l utilisateur (p. ex., mot de passe, identifiant) Rémunération des médecins Participation des médecins et communication continues Mesure et rapport des résultats Mesure de la satisfaction du patient Répercussions sur les temps d attente globaux

26 Occasions futures Accroître la participation des médecins en étendant le service. Offrir le service en région éloignée (p. ex., Nunavut). Étendre le service pour y ajouter des consultations de suivi. Intégrer une stratégie d aiguillage électronique. Nouer un partenariat avec d autres RLISS pour mettre en œuvre le système de consultation électronique occasion de faire preuve de leadership.

27 Améliorer l accès aux spécialistes de Champlain par la consultation électronique (BASE) Une collaboration entre : l Hôpital d Ottawa, l Institut de recherche Élisabeth-Bruyère le RLISS de Champlain l Hôpital Memorial du district de Winchester Financée par : l Innovation Fund du programme de diversification des modes de financement de la TOHAMO le RLISS de Champlain cybersanté Ontario

28 Améliorer l accès aux spécialistes de Champlain par la consultation électronique (BASE) Personnes-ressources D re Erin Keely [email protected] D re Clare Liddy [email protected] Amir Afkham [email protected]