Demande d enregistrement au Répertoire national des certifications professionnelles SECRETAIRE ASSISTANT DE DIRECTION

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1 Demande d enregistrement au Répertoire national des certifications s SECRETAIRE ASSISTANT DE DIRECTION

2 FICHE 6 INGENIERIE : REFERENTIEL D ACTIVITES ET REFERENTIEL DE CERTIFICATION Domaine d activités 1 : ORGANISATION DES ACTIVITES Référentiel d activités Activité et tâches Compétences associées aux activités et tâches Référentiel de certification Compétences ou capacités qui seront Modalités d évaluation évaluées Critères d évaluation Contribuer à l organisation des activités courantes direction exécute les travaux qui lui sont confiés par le chef de secrétariat. Il répond aux besoins de l autorité (courrier personnel, préparation de fonds de dossiers, gestion des agendas et des échéanciers d affaires, préparation de réunion ) Tenir les agendas en utilisant le logiciel de communication dédié - Prendre les rendez-vous en coordination avec d autres activités - Apprécier la durée nécessaire des entretiens Suivre les échéanciers et les tâches - Etablir un échéancier des réponses à fournir - Définir les priorités au sein de son domaine - Suivre les échéances - Informer la hiérarchie des échéances en cours Entretien avec les professionnels du Etudes de cas 1 sur : - La gestion des tâches, - La création d un agenda et d un échéancier à partir d un logiciel de communication. Le candidat a utilisé correctement les fonctionnalités du logiciel de communication dédié. - Il a consulté et mis à jour avec exactitude les agendas dont il a la responsabilité et a établi rigoureusement des créneaux de rendez vous. - Il a inséré précisément des tâches dans l agenda et en a assuré le suivi. - Il a identifié les priorités, a planifié ses actions et a respecté les délais impartis. - Il a rappelé fidèlement les rendez-vous et les échéances à tenir. Le chef de secrétariat dispose d un agenda actualisé, précisément renseigné. 1 Toutes les mises en situation contenues dans ce référentiel sont réalisées en laboratoire et/ou atelier pratique. 2

3 Participer à la préparation des activités planifiées du service - Elaborer les documents préparatoires à une réunion à l aide du logiciel dédié - Préparer les documents d accueil, d information et de communication Participer à l organisation et à la préparation matérielle d une réunion - Préparer le courrier personnel, les fonds de dossier et le suivi des réunions de son autorité. - Coordonner les démarches pratiques liées aux déplacements d autorité ou à l organisation d une réunion (hébergement, trajets, programme ) - Suivre les ressources matérielles courantes du service - Rédiger le compte-rendu d une réunion Etablir des tableaux de suivi et statistiques liées à l activité du service pour faciliter la prise de décision - Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques. - Réaliser une présentation assistée par ordinateur Prendre des notes - Rédiger un compte rendu de réunion sur support informatique Optimiser des calculs à l aide des formules adéquates - Réaliser un graphique et insérer un dessin sur un graphique Le candidat a clairement identifié les éléments clés à matérialiser dans la présentation. - Il a utilisé le masque de diapositives imposé. Sa présentation était techniquement complète : diapositive de sommaire, diapositive automatique de plan et d animations et transitions. Sa présentation était conforme aux consignes données et réalisée dans les délais impartis Le candidat a préparé convenablement sa réunion en identifiant et utilisant les moyens disponibles au sein de l organisme employeur (moyens matériels, logistiques, financiers et humains). - Il a correctement transmis au préalable les informations et documents nécessaires aux participants. - Il a assuré parfaitement les fonctions de secrétaire de séance : a pris des notes, les a synthétisées et les a retranscrites de manière fidèle et structurée dans un document officiel. Le document réalisé est en conformité avec la charte graphique ministérielle et les règles de correspondance en vigueur et a été réalisé dans les délais impartis. Le candidat a respecté les règles de grammaire, de syntaxe et d orthographe de la langue française. - Il a utilisé à bon escient le navigateur intranet dans le cadre de ses recherches (alimentation des dossiers). Le candidat a utilisé de manière optimale le logiciel dédié (liens entre les cellules, noms de cellules et de plages). Les formules de calcul utilisées sont appropriées et les données présentées conformes à la demande de l autorité. Le graphique présenté est lisible, exploitable et conforme aux consignes de l autorité (respect des données, insertion image/objet ). Le candidat a réalisé seul la création et l enregistrement du graphique en respectant les règles de sécurité des systèmes d information. Les travaux ont été réalisés dans les délais impartis. 3

4 Domaine d activité 2 : GESTION DES FLUX D INFORMATIONS Référentiel d activités Compétences Activité et tâches associées aux activités et tâches Exploiter les flux d informations direction contribue à une gestion optimale du flux d informations internes ou externes à l unité. Il est chargé de veiller à l application des règles relatives à la correspondance et à la confidentialité dossier. du Compétences ou capacités qui seront évaluées Traiter l arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle - Relever le courrier (écrit et électronique) arrivé - Analyser le courrier arrivé - Trier le courrier arrivé en respectant les délais de traitement - Proposer une attribution du courrier en tenant compte des thèmes abordés, de l organisation interne de l organisme, du degré d urgence - Enregistrer le courrier arrivé - Diffuser le courrier arrivé et en assurer le suivi dans les différents bureaux destinataires Référentiel de certification Modalités d évaluation Mise en situation 2 : A l aide des documents d organisation d une institution (organigramme, fonctions des chefs de service, rôle et missions des entités de l organisme), attribuer le courrier «arrivée» en fonction de l objet, du sujet traité et/ou de l urgence de l action à effectuer. Critères d évaluation - Le candidat a différencié parfaitement le courrier de service courant du courrier officiel. - Il a directement distribué le courrier nominatif aux personnes afférentes. - Il a correctement déterminé le ou les attributaire(s) du courrier en utilisant l organigramme de l organisme employeur. - Il a judicieusement établi le circuit de visa et de discrimination du courrier officiel en tenant compte de la nature et du niveau de confidentialité des informations. - Il s est assuré de la pertinence de l attribution du courrier auprès de l autorité responsable. - Il a rigoureusement enregistré le courrier dans le fichier informatique ou le logiciel dédié en fonction du niveau de confidentialité du courrier. - Il a identifié à bon escient les priorités et le traitement des correspondances urgentes. - Il a créé de manière pertinente un échéancier de traitement du courrier. - Il a renseigné correctement et mis à jour l échéancier. - Le candidat a traité le courrier arrivée en toute autonomie et dans les délais impartis 2 Toutes les mises en situation contenues dans ce référentiel sont réalisées en laboratoire et/ou atelier pratique.

5 Exploiter les flux d informations direction contribue à une gestion optimale du flux d informations internes ou externes à l unité. Il est chargé de veiller à l application des règles relatives à la correspondance et à la confidentialité dossier. du Elaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé - Dactylographier les documents en appliquant la charte graphique ministérielle et les règles de correspondance administrative - Vérifier la conformité du courrier départ avant expédition - Appliquer les règles de protection du secret et de discrétion - Rédiger un message officiel - Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes d information Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé - Conditionner le courrier départ en appliquant les règles de protection du secret et de discrétion - Exploiter de manière optimale un carnet d adresses - Assurer le suivi du courrier envoyé Elaboration de document sur le logiciel de traitement de texte adéquat : - Dactylographier un texte sans notion de vitesse - Dactylographier un texte sous contrainte de temps - Elaboration de documents de correspondance - Elaboration d un rapport complexe à l aide d un logiciel de traitement de texte - Impression, signature et enregistrement des documents - Elaboration et conditionnement d un document classifié «confidentiel défense» à l aide d un logiciel de traitement de texte Le candidat a pris rigoureusement en compte le niveau de confidentialité des informations et appliqué strictement la réglementation afférente au niveau de classification (marquage, numérotation du document et des pages ). - Il a parfaitement respecté les conditions de rédaction (logiciel de traitement de texte et matériel isolé du réseau) et d enregistrement (nom du document, enregistrements réguliers, règles SSI ) en tenant compte du niveau de classification des informations. - Il a appliqué exactement les règles de conditionnement et d envoi spécifiques au courrier classifié : élaboration d un bordereau d envoi (ABB dépêche), envoi sous double ou triple enveloppe. - Il a élaboré sans erreur un document officiel en respectant les règles de correspondance en vigueur : expéditeur et destinataire (s), attache de signature réglementaire, formule de politesse adéquate Le document produit est conforme à la charte graphique ministérielle (structure, mise en forme ). Le candidat a respecté les consignes données par le rédacteur (mise en page, impression) en utilisant les fonctionnalités du logiciel de traitement de texte. - Il a présenté de manière appropriée le document imprimé à l autorité signataire (mise en parapheur et disposition, intégralité des pièces jointes ). - Il a conditionné et envoyé à propos le document en utilisant le répertoire d adresses postales en vigueur. Le candidat a effectué complètement et correctement le traitement intégral du courrier départ (classifié ou non) en toute autonomie et dans les délais impartis. 5

6 Management de l information. Le secrétaire assistant de direction organise le classement et le versement des archives. Participer à la capitalisation des savoirs de l organisme. - Rechercher un courrier ou un document archivé - Choisir un ordre et un mode de classement (y compris un ordre de classement informatique) - Classer tout type de document en fonction de cet ordre et du type de classement choisi - Constituer un fonds de référence des dossiers de l organisme - Numériser l information - Rendre l information accessible à tous les acteurs de l organisme en ayant besoin Tenir à jour la documentation - Rechercher la documentation - Recenser la documentation - Suivre les évolutions en cours de la documentation technique et officielle - Mettre à jour la documentation technique et officielle de l organisme en respectant les principes de d organisation de la documentation officielle - Classer les documents et les archives en respectant la hiérarchisation des normes législatives et réglementaires - Ordonner la documentation officielle et technique - Effectuer les versements d archives Etude de cas portant sur : - La réglementation applicable dans l institution à la gestion des archives. - La hiérarchie des textes. Le candidat a correctement identifié les textes d application relatifs à la gestion du fonds documentaire de l organisme employeur (procédure à appliquer). - Il a identifié le texte adéquat, relatif aux modifications à apporter et a mis à jour correctement la documentation officielle en respectant la date de mise en application. - Il a convenablement distingué les différents types d archives et a procédé à leur tri. Le candidat a identifié parfaitement les textes réglementaires relatifs à l archivage et le calendrier de versement des archives à respecter. - Il a justement identifié et contacté l organisme concerné en fonction du type d archives et/ou de la durée de conservation afférente. 6

7 Domaine d activités 3 : COMMUNICATION Référentiel d activités Compétences Activité et tâches associées aux activités et tâches Accueillir et informer les interlocuteurs direction assiste le chef de bureau ou une autorité dans la gestion des contacts. Il peut être aidé par un ou des agents de secrétariat dont il supervise le travail. Il communique les informations nécessaires et/ou sollicitées avec exactitude et précision. Compétences ou capacités qui seront évaluées Entretenir un réseau de contacts professionnels - Actualiser un carnet d adresses de contacts professionnels en utilisant adéquatement les systèmes d information et de communication - Rechercher un interlocuteur en fonction du domaine professionnel et des directives de l autorité hiérarchique Recevoir les visiteurs - Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone - Restituer fidèlement un message écrit ou oral - Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse - Répondre aux questions simples des visiteurs en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité Orienter les interlocuteurs vers les sources d informations compétentes - Orienter les filtrer les communications téléphoniques - Répondre aux attentes de ses interlocuteurs Modalités d évaluation Entretien avec les professionnels du Référentiel de certification - Prise en charge totale téléphonique et physique d un interlocuteur - Traitement de la demande, recherche et communication de la réponse. Critères d évaluation Le candidat a créé une liste judicieuse de contacts professionnels. Le candidat a mis à jour sa liste de contacts professionnels. Le candidat a parfaitement accueilli (accueil physique et téléphonique) les interlocuteurs en mettant en œuvre et en respectant les principes de la Charte Marianne. - Il a strictement appliqué les règles de présentation afférentes à l organisme. - Il a adopté un comportement adapté propice à un accueil de qualité (aisance orale, langage adapté, fait preuve de courtoisie et de politesse). - Il a déterminé, pris en compte les paramètres de la demande et identifié les acteurs concernés. - Il a correctement identifié les priorités en cas de demandes multiples et a organisé son travail dans le temps imparti. - Il a effectué, en toute autonomie, une recherche d informations en utilisant de manière conforme les outils mis à sa disposition (messagerie électronique, outils de recherche de l organisme employeur). L interlocuteur a reçu des informations exactes, argumentées, structurées et claires. Les directives de l autorité ont été respectées avec précision et la demande a été traitée dans les délais impartis. Le candidat a respecté rigoureusement les règles relatives à la sécurité des systèmes d information (confidentialité des informations et du mot de passe, supports informatiques passés au sas antivirus, transfert d informations protégés sur les supports réglementaires). 7