BIEN UTILISER LA MESSAGERIE

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1 BIEN UTILISER LA MESSAGERIE BAL Mai 2012

2 INTRODUCTION L'objet de ce guide est de réglementer le fonctionnement et l'utilisation du système de la messagerie électronique ou BAL. La messagerie (ou courrier électronique) est un service mis à la disposition des agents de l Agence Régionale de Santé d Ile de France, pour faciliter la communication et les échanges d informations professionnelles. Chaque utilisateur est responsable des outils informatiques mis à sa disposition, notamment du contenu de sa boîte aux lettres, de la manière dont il utilise le courrier électronique et en particulier des messages qu il envoie. Pour que la messagerie reste sûre et efficace, les utilisateurs doivent appliquer les règles de sécurité, de prudence et de bon usage, et respecter l éthique et la législation. Ce guide a pour but d établir les normes pour assurer le bon usage de la messagerie électronique et garantir l intégrité des systèmes d information de l Agence Régionale de Santé d Ile de France. Elle rappelle notamment l application du droit afin de sensibiliser et de responsabiliser l utilisateur. Ce guide s inscrit dans la charte des bonnes pratiques d utilisation des systèmes d information de l ARS Ile-de-France mis à disposition des agents dans le cadre de leur travail. D autres chapitres de cette charte concernant en particulier, la gestion des mots de passe, des espaces collaboratifs et des partages réseaux seront réalisés. 1

3 SOMMAIRE 1/ - Description du service proposé Les BAL Nominatives (individuelles) Les BAL Fonctionnelles Listes de diffusion (ou listes de distribution) La limitation de la taille des messages 4 2/ - Gestion de la BAL Principes généraux Autres recommandations 6 3/ - Structure des courriels envoyés Règle de courtoisie Une signature explicite Une diffusion mesurée des messages et des réponses Les messages adressés à l extérieur 8 4/ - Fonctionnement et utilisation du Service Protection des pièces jointes envoyées La Sécurité des fichiers sensibles La prévention des virus 8 5/ - Les bons usages Archivage des messages dans un emplacement sécurisé et sauvegardé Différentes options lors de l envoi d un message Objet des messages 10 6/ - Quelques astuces Retarder la remise d un message Rappeler ou remplacer un message envoyé par erreur Récupérer des messages effacés Pour d autres astuces 11 7/ -Rappel : Respect de la législation Les textes de référence législatifs applicables Définition de l utilisateur de la BAL Droits et devoir de l utilisateur de la BAL Préservation de l intégrité du service 12 8/ - Protection des données à caractère personnel de l utilisateur 13 9/ - Texte de référence 13 ANNEXES 14 2

4 1/ - Description du service proposé 1-1 Les BAL Nominatives (individuelles) L Agence offre à l utilisateur, un service de messagerie électronique à usage «professionnel», permettant d établir une communication interne ou externe entre les différents utilisateurs, suivant les standards techniques en vigueur sur les réseaux de communication numérique. L adresse électronique de référence fournie par le Ministère dans le cadre du service prend la forme suivante : Les BAL nominatives sont individuelles, l agent y accède via un identifiant et un mot de passe non cessible. Que la BAL utilisée soit fonctionnelle ou nominative, le contenu d un message engage non seulement le signataire, mais aussi son service. La procédure d installation d une BAL nominative est décrite dans l annexe Les BAL Fonctionnelles Les BAL fonctionnelles favorisent la communication du type institutionnel. Leurs typologies normées permettent d identifier des groupes administratifs qui peuvent représenter des niveaux hiérarchiques ou des domaines de compétence. Pour favoriser les échanges institutionnels, le nom des BAL fonctionnelles doit suivre des conventions de nommage. Par exemple, les BAL des cellules informatiques (ARS-IDF-INFORMATIQUE) permettent de centraliser les messages des utilisateurs d une direction vers la cellule informatique. Ils sont ensuite ventilés en fonction de la disponibilité des agents de la cellule. L usage des boîtes aux lettres fonctionnelles est analogue à celui du courrier papier. Notamment l auteur d un message doit indiquer son nom à la fin de celui-ci. La procédure d installation d une BAL fonctionnelle est décrite dans l annexe Listes de diffusion (ou listes de distribution) Les listes de diffusion ne doivent être utilisées que pour un motif professionnel. Elles sont répertoriées sous Outlook dans le «Carnet d adresse», quand il s agit de contacts internes et dans les «dossiers publics» quand il s agit de contacts externes. Il existe deux sortes de listes de diffusion : Les listes de diffusion (groupes projet, groupes de travail.) propres à l agent sont constituées directement dans le client de messagerie «Fichier / Nouveau / Liste de distribution». Elles peuvent contenir des adresses internes et des adresses externes. Ces listes ne sont accessibles que sur le poste client et ne sont pas partagées ; elles sont dites «privées». 3

5 Les listes de diffusion «publiques» sont réservées à l usage des agents de l ARS et confidentielles. Elles ne doivent en aucun cas être communiquées à l extérieur de l Agence. Un message d information, adressé à des listes de diffusion n appelle pas de réponse, ni de commentaires. Dans le cas particulier où le message d information adressé à des listes généralement de diffusion appelle une réponse, la fonctionnalité «répondre à tous» ne doit pas être utilisée puisqu elle encombre inutilement le réseau et la messagerie. En revanche, il est tout à fait possible de répondre à l expéditeur du message uniquement. Afin d éviter des envois en nombre à des personnes non concernées, il est nécessaire de privilégier les listes par secteur géographique (et donc de revoir certaines listes globales existantes), ce qui permet de composer au plus fin en combinant différentes listes. Il est nécessaire d utiliser des règles de nommage pour harmoniser ces listes au sein du répertoire. Exemples : LD-SIEGE-GROUPE-AGENTS LD-DT95-AGENTS LD-DT94-FONCT. La procédure de création d une liste de diffusion est décrite dans l annexe La limitation de la taille des messages Dans un message, il est possible d insérer une ou plusieurs pièces jointes, de préférence en format compressé, en respectant les contraintes de taille des messages décrites ci après. La taille d un message comprend celle de l enveloppe du message, additionnée à celle du corps du message, additionnée à celle de la pièce jointe, additionnée d un tiers de la taille de la pièce jointe. Les messages dont la taille est inférieure à 1Mo, passent au fil de l eau en permanence. Ceux adressés à des contacts externes dont la taille est comprise entre 1Mo et 4Mo, sont différés jusqu au soir et placés en file d attente du serveur de messagerie. Ils sont ainsi acheminés et délivrés la nuit. Ceux dont la taille excède 4Mo, sont rejetés immédiatement, avec une notification de non remise à l émetteur. Pour les fichiers volumineux, deux solutions s offrent à vous : Déposer votre fichier dans le répertoire réseau partagé commun I:\DEPOT_TEMPORAIRE et prévenir votre contact de le récupérer par Couper / Coller dans les plus brefs délais. Déposer le fichier sur le SHAREPOINT adapté (lorsqu il existe) et envoyer le lien au destinataire. Utiliser le service mis à disposition par le Ministère pour l envoi de fichiers volumineux (jusqu à 120 Mo) accessible à l adresse : 4

6 2/ - Gestion de la BAL 2-1 Principes généraux Il est préconisé de : Vérifier son courrier quotidiennement afin que les messages soient traités sans délai. S assurer que tous les messages ou fichiers éphémères (accusés de réception, messages aux seuls fins d envoyer une pièce jointe ) sont régulièrement supprimés du système. Veiller à ce que tous les messages ayant une valeur professionnelle soient régulièrement transférés dans un dossier sécurisé, organisé et sécurisé (se reporter à l annexe 5). S assurer que les messages électroniques n ont pas été mis dans la «Corbeille» par inadvertance, soit en la vidant manuellement, soit avant de quitter la messagerie si cette opération a été automatisée lors de la fermeture. Être responsable des activités résultant de l utilisation de sa messagerie et prendre des mesures raisonnables afin de protéger ses courriels et garantir ainsi l intégrité et la confidentialité des informations (par exemple mettre son écran en veille avec mot de passe quand vous vous absentez du bureau). Ne pas changer le paramétrage par défaut du client de messagerie tel qu il est défini et installé par les services de support informatique. 5

7 2-2 Autres recommandations Gestion des absences : Lors d une absence prévue, positionner un message en indiquant les dates et, si possible, le nom d un correspondant pour cette période. Pour positionner ce message passer par «Options / Gestionnaire d absence du bureau». Penser à enlever le message après votre retour. Si la redirection automatique des messages à été programmée, l indiquer dans le message pour que l expéditeur en soit informé. ATTENTION, dans ce cas tous les messages sont redirigés qu ils soient professionnels ou personnels. Pensez à enlever la redirection qui demeure après le retour. Notion privé / professionnel : Les messages reçus qualifiés de personnel doivent être rangés dans un dossier dont le nom indique sans ambiguïté leur caractère en utilisant les adjectifs «privé» ou «personnel». Les messages envoyés doivent contenir dans l Objet du message un de ces mêmes adjectifs. 3/ - Structure des courriels envoyés 3-1 Règle de courtoisie Bien que parfois proche de l oral, les messages peuvent être conservés voire rediffusés comme des notes écrites. Dans un souci de convivialité et pour une meilleure efficacité, il convient donc d être bref et de rappeler le contexte dans lequel s inscrit le message, et ce dans le respect des règles de courtoisie. L utilisation des majuscules pouvant être interprétée comme une injonction doit être modérée. L utilisation des «smileys» ou autres symboles amusants doit être réservée aux échanges informels. 3-2 Une signature explicite Elle sert à vous présenter, à communiquer vos coordonnées, à indiquer un lien vers le site Internet de l Agence et éventuellement contient une dimension personnelle. Dans le cadre d une BAL générique, il peut être nécessaire de s identifier afin que le destinataire puisse directement contacter l expéditeur. L émetteur d un message est responsable de son contenu et engage également la responsabilité de son service ainsi que celle du Directeur Général au regard de la Loi. Il doit donc signer le message comme suit : Se reporter à l annexe 4 pour insérer et personnaliser sa signature. 6

8 3-3 Une diffusion mesurée des messages et des réponses Limiter le nombre de copies (Cc): Il faut donc veiller à ne transmettre de copie qu aux personnes réellement concernées. Répondre seulement en cas de nécessité : il ne faut répondre aux messages qui demandent une réponse ou qui appellent, du point de vue du destinataire, une réaction de sa part. Il faut notamment éviter de répondre à des messages généraux à large diffusion. N utiliser qu exceptionnellement la fonctionnalité répondre à tous : la fonctionnalité répondre à tous ne doit être utilisée que quand tous les destinataires sont effectivement concernés par la réponse et qu ils ne sont pas excessivement nombreux. Ne transférer de message qu aux personnes réellement susceptibles d être intéressées : il faut notamment éviter de faire suivre des informations provenant d émetteurs extérieurs et à caractère non professionnel (les fausses chaînes de solidarité, les fausses alertes aux virus, les canulars ) Vérifier l ensemble des destinataires pour éviter les envois en double pour les personnes responsables des BAL fonctionnelles. Ne demander d accusés de réception ou de confirmations de lecture qu en cas d extrême nécessité : ces messages encombrent les réseaux et les BAL. Il faut donc réserver cette fonctionnalité aux messages réellement importants ou urgents. Limiter l envoi de pièces jointes au strict nécessaire compte tenu de leur encombrement ; les placer rapidement dans des dossiers par thématique dès réception. Envoyer des messages de préférence aux heures ouvrables ou pendant les plages fixes de travail. Eviter les textes en majuscule, les polices imposantes, les points d exclamation. Une vigilance particulière est demandée sur la rédaction des mails destinés à l extérieur. Le mail ne se substitue pas à l explication orale. En cas de message du «Postmaster», vérifier le contenu de ce message : Il indique généralement qu un de vos courriels n a pu être transmis à un ou plusieurs destinataires. Il convient de vérifier l adresse et le contenu du message. En cas de doute contacter le service de support informatique. L émetteur doit s assurer que le contenu de son message est conforme aux objectifs de son service. Pour les sujets importants, il consultera sa hiérarchie et lui adressera ensuite une copie de son message. 7

9 Si le message demande à certains destinataires n appartenant pas à son bureau ou à sa direction une réponse importante ou l exécution d un travail, l émetteur devra adresser une copie de son message à son responsable ou à la boîte fonctionnelle du directeur. 3-4 Les messages adressés à l extérieur Tout courrier électronique adressé à des destinataires extérieurs doit, plus que tout autre, respecter les principes déontologiques du secret et de la discrétion professionnels, les règles de validation hiérarchique en vigueur et le devoir de réserve, autre que technique, devant être bannie. 4/ - Fonctionnement et utilisation du Service L Utilisateur s engage à utiliser le Service de manière la plus raisonnable possible. Il est demandé, notamment pour faciliter la circulation de l information : d indiquer, de manière explicite pour chaque message son objet, de n aborder qu un sujet à la fois et de le traiter que par un court message ; d utiliser le marquage «urgent» uniquement lorsque c est vraiment nécessaire afin d éviter qu il perde rapidement tout son sens ; d insérer dans le texte du message envoyé son nom en qualité de signataire, notamment avec la fonction «insertion de signature» ; 4-1 Protection des pièces jointes envoyées Pour augmenter la sécurisation des pièces jointes envoyées vers l extérieur, il convient de favoriser les formats PDF ou les documents MS Office protégé par mot de passe. Un agent transmettant des documents en pièces jointes d un message peut souhaiter qu ils ne soient pas modifiés. Pour les protéger contre toute modification, il peut soit les transmettre sous forme d un fichier PDF, soit les enregistrer dans Word ou Excel en lecture seule (commande Enregistrer sous, bouton Options, cocher Lecture seule recommandée, remplir éventuellement le cadre Mot de passe pour la modification). La confidentialité peut être également nécessaire exemple «hospitalisation d office» : nécessité de crypter les données avec un logiciel type axcrypt. Dans ce cas il convient de prendre l attache du DSI pour l installation d un logiciel de cryptage adapté. 4-2 La sécurité des fichiers sensibles Il appartient à l utilisateur d assurer la protection des informations jugées sensibles qu il reçoit ou émet. Si l utilisateur copie un fichier sensible sur son poste de travail ou sur un espace réseau partagé, il doit en assurer la sécurité en prévoyant un mot de passe pour la lecture et pour la modification. 4-3 La prévention des virus La messagerie est devenue le principal vecteur pour importer des virus au sein d une organisation. Si un message comporte un virus, il est en principe supprimé. Si le message est sain mais comporte une 8

10 pièce jointe avec virus, le message est transmis au destinataire sans pièce jointe. Dans les deux cas, le destinataire est averti par courriel, par le logiciel anti-virus, de l action qui a été menée. Le système de messagerie filtre l arrivée et le départ des messages, l objectif étant de bloquer les pièces jointes potentiellement dangereuses (extensions en EXE, BAT, COM, VBS, JS, WSH ). Il est souhaitable de transmettre ce type de pièces jointes sous forme de fichier compressé (ZIP ou RAR). Certains messages semblent incompréhensibles, d émetteur inconnu ou rédigés dans une langue étrangère. Il s agit de «spams» ou «pourriels» qui polluent le système, il est donc préférable de supprimer sans ouvrir les messages suspects, ni les pièces jointes, ne pas les transférer et ne pas y répondre. Si un message non suspect est réceptionné à tort, il est nécessaire d en informer l émetteur par retour de courriel. Tout courrier entrant à l Agence est traité. De même tout courriel entrant doit être traité. 5/ - Les bons usages Pour des raisons de capacité limitée de la boite aux lettres, il convient de : supprimer après lecture tous les messages qui ne méritent pas d être conservés, ne garder que les informations utiles à un usage ultérieur, nettoyer régulièrement les dossiers «éléments envoyés», «éléments supprimés», «reçus» et «brouillons». créer un dossier d archivage par thématiques et y transférer les messages au fil de l eau par un simple «glisser/déplacer». 5-1 Archivage des messages dans un emplacement sécurisé et sauvegardé Si votre structure n a pas mis en place une procédure automatisée d archivage pour les boites nominatives vous pouvez gérer vous-même cette opération (comme décrite en annexe 5). Le départ d un agent de l Agence déclenche automatiquement la suppression de sa BAL. Avant son départ de l Agence, l agent doit archiver ce qu il souhaite récupérer. (fichiers.pst) 5-2 Proposer un rendez-vous Fixer ou proposer à un ou plusieurs interlocuteurs une réunion de travail ou un rendez-vous doit se faire en utilisant les fonctions de l agenda de la messagerie Outlook. L envoi d une occurrence dans le contenu d un simple n est pas assez efficace pour ce type d opération et est à éviter. L invitation sera faite en précisant l objet, l ordre du jour, le lieu et sera communiqué à tous les participants potentiels. 9

11 5-3 Différentes options lors de l envoi d un message Il est d usage d utiliser «A» comme destinataire principal en charge du traitement du message. La copie conforme «Cc» permet d informer simultanément plusieurs destinataires, les noms de toutes les personnes ayant reçu ce même courriel sont affichés et connu de tous les destinataires. La copie cachée «Cci» est utilisé pour les personnes qui ne souhaitent pas divulguer les différents destinataires ou pour éviter qu un des destinataires ne répondent, par inadvertance, à tout le monde ou bien ne crée une liste d adresse. Eviter les copies cachées, n utiliser la touche CCI que si cela est véritablement nécessaire. 5-4 Objet des messages L objet des messages doit toujours être rédigé d une façon claire et précise, pour faciliter leur prise en compte par les destinataires. 6/ - Quelques astuces Les options proposées dans Outlook sont nombreuses et certaines peuvent rendre de précieux services. Nous décrivons ici les plus simples. 6-1 Retarder la remise d un message Il est possible de programmer la date et l heure de remise d un message ce qui peut être très utile en cas d absence ou de congé. Ce décalage peut aller de quelques minutes à plusieurs jours. Cette procédure est décrite en annexe Rappeler ou remplacer un message envoyé par erreur Cette opération est possible mais sous certaines conditions. Vous pouvez rappeler ou remplacer un message uniquement si son destinataire n'a pas lu le message, ni l'a déplacé de sa Boîte de réception. Cette procédure est décrite en annexe 7. 10

12 6-3 Récupérer des messages effacés Dans la configuration actuelle du Ministère l utilisateur d Outlook a la possibilité de récupérer des messages effacés même si la corbeille a été vidée. Les messages supprimés de la corbeille sont encore conservés 10 jours. Cette procédure est décrite dans l annexe Pour d autres astuces 7/ - Rappel : respect de la législation 7-1 Les textes de référence législatifs applicables Loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n du 6 août 2004, décret d application n du 20 octobre Le rappel des règles de droit principalement concernées par l utilisation du service de messagerie proposé à pour objectifs : de sensibiliser l utilisateur à leur existence et à leur respect ; de renforcer la prévention d actes illicites. Sont ainsi notamment (mais pas exclusivement) interdits et pénalement sanctionnés : l atteinte à la vie privée d autrui ; la diffamation et l injure ; la reproduction, représentation ou diffusion d une œuvre de l esprit ou d une prestation de droits voisins en violation des droits de l auteur, du titulaire de droits voisins et/ou du titulaire des droits de propriété intellectuelle ; les copies de logiciels commerciaux pour quelque usage que ce soit, hormis une copie de sauvegarde dans les conditions prévues par le code de la propriété intellectuelle ; l accès à des sites pornos, pédophiles, racistes, néo-nazis et autres. 7-2 Définition de l utilisateur de la BAL L Utilisateur est le bénéficiaire d un accès au service de messagerie proposé par le ministère. L Agence fait bénéficier l Utilisateur d un compte d accès au service de messagerie électronique. 11

13 7-3 Droits et devoir de l utilisateur de la BAL L Utilisateur reconnaît que l Agence n exerce aucun contrôle sur le contenu des messages envoyés ou reçus dans le cadre de la messagerie électronique et l accepte. L Agence ne pourra, de ce fait, être tenue pour responsable des contenus échangés. L utilisateur s engage à n utiliser le service que : dans le respect des lois relatives à la propriété littéraire et artistique ; dans le respect des lois relatives à l informatique aux fichiers et libertés ; dans le respect des règles relatives à la protection de la vie privée et notamment du droit à l image d autrui ; en s assurant de ne pas envoyer de message à caractère raciste, pornographique, pédophile, injurieux, diffamatoire et de manière générale à ne pas diffuser d informations présentant le caractère d un délit. Lorsque l utilisateur est amené à constituer des fichiers comportant des données à caractère personnel telles que définies par la loi du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés et par la Directive européenne 95/46/CE relative à la protection des données personnelles et à la libre circulation de ces données du 23 novembre 1995, l Agence s engage à respecter les règles légales de protection de ce type de données. 7-4 Préservation de l intégrité du service L Utilisateur est responsable de l usage qu il fait du service. Il assure notamment, à son niveau, la sécurité de celui-ci et s engage à ne pas apporter constamment de perturbations à son fonctionnement. L Utilisateur s engage à ne pas effectuer, de manière volontaire, des opérations pouvant nuire au fonctionnement de la messagerie. Il s engage notamment : limiter l envoi de message qu aux destinataires réellement intéressés ou concernés, pour éviter la saturation du réseau et des serveurs et de ne pas obliger les destinataires à lire des messages sans intérêt pour eux ; revoir les listes de diffusion à supprimer ou à mettre à jour ; ne pas procéder à des envois ou à des réponses ou transferts massifs de courriers ; pour les pièces jointes volumineuses, il est recommandé d utiliser la fonctionnalité d envoi de fichier volumineux décrite au paragraphe 3-4 ; Autant que possible, envoyer dans le corps des messages les liens vers les documents plutôt que les documents eux-mêmes. 12

14 8/ - Protection des données à caractère personnel de l utilisateur En application des dispositions de la loi Informatique et Libertés n du 6 janvier 1978 et de la Directive européenne 95/46/CE relative à la protection des données personnelles et à la libre circulation de ces données du 23 novembre 1995, l Agence s engage à respecter les règles légales de protection de ce type de données. 9/ - Texte de référence Loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n du 6 août 2004, décret d application n du 20 octobre

15 / - ANNEXES Annexe 1 : Configurer sa boite personnelle Annexe 2 : Configurer une boite fonctionnelle Annexe 3 : Créer une liste de distribution Annexe 4 : Insérer et configurer une signature Annexe 5 : Archiver ses messages Annexe 6 : Retarder la remise d un message Annexe 7 : Rappeler un message envoyé par erreur Annexe 8 : Récupérer des éléments effacés (message ou dossier) Annexe 9 : inviter des participants à une réunion à l aide du calendrier 14

16 Annexe 1 : Configurer sa boite personnelle 15

17 INSTALLATION INDIVIDUELLE DE VOTRE BOITE AUX LETTRES PERSONNELLE Ce tutoriel va vous permettre d'installer par vous même sur un poste votre boite personnelle Table des matières : - Installer sa boîte personnelle - Erreurs possibles et solutions - Ouverture d'outlook avec plusieurs profils et profil par défaut INSTALLER SA BOITE PERSONNELLE La première chose à faire : Si OUTLOOK est ouvert : fermez OUTLOOK L'utilitaire d'installation se trouve dans : Démarrer Programmes Accessoires Config user Boites aux lettres.bat Un écran noir va appraître, puis quelques secondes plus tard, la fenètre suivante : - Cliquez sur Installer la BAL perso de La fenêtre suivante va s'afficher

18 - Cliquez sur Ouvrir La fenêtre suivante va s'afficher - Cliquez sur Oui : Outlook s'ouvre et se place sur la boite que vous venez d'installer ERREURS POSSIBLES ET SOLUTIONS - Vous n'avez pas accès à l'utilitaire depuis le menu Démarrer ou vous avez un message d'erreur en essayant de l'ouvrir Contactez le support informatique (2258) - Le message suivant s'affiche lorsque vous tentez d'ouvir la Boîte aux lettres que vous venez d'installer : Il y a un problème de droits d'accès sur votre boîte. Contactez le support informatique (2258) - Le message suivant s'affiche lorsque vous tentez d'ouvir la Boîte aux lettres que vous venez d'installer Votre boite personnelle n'est pas active. Contactez le support informatique (2258) 17

19 OUVERTURE D'OUTLOOK AVEC PLUSIEURS PROFILS ET PROFIL PAR DEFAUT 1 Voir tous les profils disponibles Si vous avez plusieurs profils installés sur Outlook (par exemple Votre boîte perso + un ou plusieurs boites fonctionnelles) vous devez pouvoir choisir la boite à ouvrir. Pour cela : - Sur votre bureau Windows, faites un clic droit sur l'icône Outlook - Cliquez sur Propriétés - Cliquez sur Afficher les profils - Sélectionnez Choisir le profil à utiliser - Cliquez sur OK Désormais, à l'ouverture d'outlook, vous aurez la liste des profils. 2 Selectionner un profil par défaut Lorsque vous installez une boîte aux lettres, il arrive qu'elle se mette comme profil par défaut dans la liste des profils à l'ouverture d'outlook. Pour changer de profil par défaut : - Ouvrez Outlook - Selectionnez dans la liste le profil que vous voulez voir apparaître par défaut - Cliquez sur Options - cochez la case Définir comme profil par défaut - Cliquez sur OK A la prochaine ouverture d'outlook, le profil s'affichera en premier dans la liste 18

20 Annexe 2 : Configurer une boite fonctionnelle 19

21 INSTALLATION INDIVIDUELLE D'UNE BOITE FONCTIONNELLE Ce tutoriel va vous permettre d'installer par vous même sur un poste une boîte aux lettres fonctionnelle sur laquelle vous avez des droits d'accès Table des matières : - Installer la boîte fonctionnelle - Erreurs possibles et solutions - Ouverture d'outlook avec plusieurs profils et profil par défaut INSTALLER LA BOITE FONCTIONNELLE La première chose à faire : Si OUTLOOK est ouvert : fermez OUTLOOK L'utilitaire d'installation se trouve dans : Démarrer Programmes Accessoires Config user Boites aux lettres.bat Un écran noir va appraître, puis quelques secondes plus tard, la fenètre suivante : - Sélctionnez la boîte à installer dans la liste. - Cliquez sur INSTALLER La fenêtre suivante va s'afficher 20

22 - Cliquez sur Ouvrir La fenêtre suivante va s'afficher - Cliquez sur Oui : Outlook s'ouvre et se place sur la boite que vous venez d'installer ERREURS POSSIBLES ET SOLUTIONS - Vous n'avez pas accès à l'utilitaire depuis le menu Démarrer ou vous avez un message d'erreur en essayant de l'ouvrir Contactez le support informatique (2258) - Le message suivant s'affiche lorsque vous tentez d'ouvir la Boîte aux lettres que vous venez d'installer : Vous n'avez pas les droits d'accès necessaires pour ouvrir la boîte. Contactez le support informatique par mail et demandez que l'on vous ouvre l'accès, si c'est justifié. - Le message suivant s'affiche lorsque vous tentez d'ouvir la Boîte aux lettres que vous venez d'installer La boîte n'est pas active. Contactez le support informatique (2258) 21

23 OUVERTURE D'OUTLOOK AVEC PLUSIEURS PROFILS ET PROFIL PAR DEFAUT 1 Voir tous les profils disponibles Si vous avez plusieurs profils installés sur Outlook (par exemple Votre boîte perso + un ou plusieurs boites fonctionnelles) vous devez pouvoir choisir la boite à ouvrir. Pour cela : - Sur votre bureau Windows, faites un clic droit sur l'icône Outlook - Cliquez sur Propriétés - Cliquez sur Afficher les profils - Sélectionnez Choisir le profil à utiliser - Cliquez sur OK Désormais, à l'ouverture d'outlook, vous aurez la liste des profils. 2 Selectionner un profil par défaut Lorsque vous installez une boîte aux lettres, il arrive qu'elle se mette comme profil par défaut dans la liste des profils à l'ouverture d'outlook. Pour changer de profil par défaut : - Ouvrez Outlook - Selectionnez dans la liste le profil que vous voulez voir apparaître par défaut - Cliquez sur Options - Cochez la case Définir comme profil par défaut - Cliquez sur OK A la prochaine ouverture d'outlook, le profil s'affichera en premier dans la liste 22

24 Annexe 3 : Créer une liste de distribution 23

25 Créer une liste de distribution Création de la liste : Sélectionner dans le menu «Fichier / Nouveau / Liste de distribution» ou utiliser le raccourci clavier CTRL+MAJ+L Une fenêtre apparait. Dans l onglet «Membres / Nom» saisir le nom à donner à cette liste de distribution, ici LD-ARS-IDF- MON-GROUPE-DE-TRAVAIL. Dans l onglet «Notes» il est possible d ajouter des commentaires décrivant cette liste. Pour insérer des contacts dans cette liste, deux méthodes sont possible et cumulables. 1- Entrer des contacts à partir d un annuaire : Il suffit de sélectionner les personnes «Sélectionner les membres» et de les valider en cliquant sur «Ajouter à la liste de distribution / Membres» 24

26 2 - Entrer des contacts manuellement Par exemple pour des adresses externes, choisir «Ajouter un nouveau» et saisir les coordonnées de la personne. Il est possible d ajouter cette personne à votre carnet d adresse en cliquant sur la case à cocher «Ajouter aux contacts». Ajouter ou supprimer des contacts dans la liste : Sélectionner la liste de distribution dans votre liste de contacts. Pour ajouter un nouveau contacte procéder comme décrit ci-dessus puis valider par «Enregistrer et fermer». Pour supprimer un contact dans la liste de distribution, le sélectionner et appuyer sur la touche «Suppr» puis valider par «Enregistrer et fermer» 25

27 Annexe 4 : Insérer et configurer une signature 26

28 1) Sélectionnez Outils / Options 2) Cliquez sur l onglet «Format du courrier», puis sur «Signatures» situé en bas de la fenêtre : Vérifier que le format du message est HTML 3) Puis, sélectionnez la signature pré-définie et cliquez sur «Modifier» pour personnaliser votre signature. Si les signatures pré-définies n apparaissent pas dans la liste de signatures, voir 7) 27

29 4) La fenêtre suivante s affiche, vous pouvez modifier la saisie directement sur cet écran. Cliquez sur «OK» à la fin des modifications. 5) Enfin, sélectionnez la signature souhaitée pour les nouveaux messages / les réponses et les transferts 6) Puis, cliquez sur «Appliquer» 7) Dans le cas où vous ne trouvez pas les signatures pré-définies ARS : Vous trouverez 3 fichiers situés sur le réseau (chemin d accès : I:\LA_DRASS\CROMI\signatures_ars_outlook). Copier les 3 fichiers et les coller dans le répertoire suivant : C:\Documents and Settings\»votre identifiant de connexion»\application Data\Microsoft\Signatures Une entrée «signature_ars» devrait être ajoutée dans la liste des signatures, que vous pourrez ensuite modifier - voir 3) 28

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