DIRECTION GENERALE DES SERVICES

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1 DIRECTION GENERALE DES SERVICES Direction de l Informatique et des Systèmes de Communication Service Etudes et Logiciels Dossier suivi par L. CAZIER Tél /Fax lcazier@cg23.fr Réf. : LC/MD Guéret, le Monsieur Adresse de l entreprise Ville > Objet : Consultation pour «MISSION D ASSISTANCE A MAITRISE D OUVRAGE POUR LA REALISATION D UNE ETUDE DE CADRAGE PREALABLE A LA MISE EN ŒUVRE D UN SYSTEME D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE». Date limite de réception des offres : 7 septembre 2015 à 12h Monsieur, J'ai l'honneur de vous informer que le Conseil Départemental de la Creuse lance une consultation relative à «LA MISSION D ASSISTANCE A MAITRISE D OUVRAGE POUR LA REALISATION D UNE ETUDE DE CADRAGE PREALABLE A LA MISE EN ŒUVRE D UN SYSTEME D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE. Le projet Système d'archivage Electronique (SAE) porté par le Département de la Creuse a pour objectif de permettre au Département d assurer ses obligations légales de conservation à long terme du patrimoine archivistique dématérialisé, conformément au code du patrimoine et au code général des collectivités territoriales. La présente consultation relève de l article 28 du Code des Marchés Publics, «marché passé selon une procédure adaptée». Afin de vous permettre de formuler une offre, vous trouverez ci-joint le dossier de consultation comprenant : L Acte d'engagement à compléter, dater et signer par la personne habilitée à engager la société (la signature doit être originale et manuscrite), Le Cahier des Clauses Particulières (C.C.P.), Le Cadre de réponse à compléter, dater et signer par la personne habilitée à engager la société (la signature doit être originale et manuscrite).

2 Article 1 : Publicité de la consultation Vous pouvez consulter l avis d appel public à la concurrence sur le site des marchés publics du Conseil Départemental de la Creuse à l adresse suivante : où le candidat est invité à préciser son nom, son adresse électronique et le nom de la personne physique téléchargeant les documents afin que puissent lui être communiquées les modifications et précisions apportées à la consultation ou aux documents. L'attention des candidats est attirée sur les enjeux de l'indication de ces informations. Le téléchargement partiel du dossier de consultation des entreprises, dont la version complète est mise à disposition des candidats sur le profil de l'acheteur, se fait sous l'entière responsabilité de l'entreprise. L'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des marchés publics rend facultative l'identification des opérateurs économiques pour le téléchargement du dossier de consultation des entreprises. Par conséquent, la décision de ne pas s'identifier sur le profil de l'acheteur du Conseil Départemental de la Creuse ou le fait d avoir communiqué une adresse de messagerie erronée relève de l'entière responsabilité des candidats qui ne pourront élever aucune réclamation en cas de modification du dossier de consultation des entreprises dont ils ne seraient pas destinataires. Article 2 : Conditions participatives relatives au candidat Une même personne ne peut représenter plus d'un candidat pour un même marché. En application de l'article 51 du Code des Marchés Publics, il est interdit aux candidats de présenter plusieurs offres en agissant à la fois : - en qualité de candidats individuels et de membres d un ou plusieurs groupements ; - en qualité de membres de plusieurs groupements. L'offre sera présentée par une seule entreprise ou par un groupement. En cas de groupement : La forme souhaitée par le pouvoir adjudicateur est un groupement solidaire ou groupement conjoint avec mandataire solidaire. Si le groupement attributaire du marché est d une forme différente, il se verra contraint d assurer sa transformation. Pour tout groupement, un mandataire doit être désigné. Article 3 : Modifications de détail au dossier de consultation Le Conseil Départemental se réserve le droit d apporter des modifications de détail au dossier de consultation. Ces modifications devront être adressées aux candidats au plus tard 4 jours avant la date limite de réception des offres. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si pendant l étude du dossier par les candidats, la date limite de réception des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. 2

3 Article 4 : Lieu d'exécution Les prestations concernent l'assistance à maîtrise d ouvrage au Département de la Creuse pour la réalisation d une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d un système d archivage électronique auront lieu dans les différents sites du Département, basés sur Guéret (DISC, AD, services producteurs). Les documents seront établis dans les locaux du titulaire, remis au Pouvoir Adjudicateur et présentés lors de réunions de travail et de suivi sur le site du Département de la Creuse principalement aux Archives départementales, 30 rue Franklin Roosevelt à Guéret (23000) ou à défaut sur un autre site localisé à Guéret. Article 5 : Contenu de la mission La mission du titulaire est divisée en sept phases Phase 1 : dresser un état de l art des systèmes d archivage électronique Phase 2 : Déterminer les enjeux et le périmètre du SAE pour le département Phase 3 : Identifier les moyens nécessaires à la création et au fonctionnement de ce SAE Phase 4. Préciser les contours d une future politique d archivage Phase 5 : Cerner l articulation de ce SAE avec les outils de GED déployés par le Département et avec le logiciel métier des Archives départementales. Phase 6. Etudier la faisabilité juridique, technique et financière d une mutualisation avec les deux départements voisins. Phase 7 : Déterminer les conditions de la mutualisation et finaliser des scénarii évaluant les coûts en matière d infrastructure, de logiciels, ressources humaines. Article 6 : Début prévisionnel de la mission Les prestations de la Phase 1 débuteront à compter de la date de notification du marché. A titre indicatif, la notification du marché prévisionnel pourrait intervenir vers le 23 septembre pour un démarrage effectif de la mission aux alentours de la semaine 41 (réunion de lancement). Article 7 : Décomposition en lots Il n est pas prévu de décomposition en lots ou en tranches Article 8 : Durée du marché La durée du marché court à compter de la date de notification jusqu à la réception du livrable prévu à l issue de la phase 7 de l étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d un système d archivage électronique conformément au calendrier prévisionnel présenté dans le CCP. 3

4 Article 9: Variantes Aucune variante n est autorisée. Les candidats doivent présenter une solution de base conforme au C.C.P. correspondant. Article 10 : Délai de validité des offres Les candidats ne seront liés par leur offre que si la décision d attribution intervient dans un délai de 90 jours à compter de la date limite de réception des offres. Article 11 : Critères de jugement des offres Les critères et leur pondération retenus pour le jugement des offres seront les suivants : Qualité de l'offre Prix des prestations 70 points 30 points Méthode de calcul relative à la pondération des critères Prix des prestations Ce critère sera noté sur 30 points. Il sera tenu compte du montant global forfaitaire fixé en H.T. dans l Acte d Engagement des candidats. Le candidat ayant proposé le prix le plus bas aura la note maximale. Les candidats suivants bénéficieront d un nombre de points inversement proportionnel à leur offre comparativement à l offre la moins-disante. offre la moins-disante x 30 points = note du candidat montant de l offre du candidat Une notation sera établie pour chaque candidat. Les candidats seront classés en fonction de leur note. Qualité de l'offre Ce critère sera noté sur 70 points (addition des points des 3 sous-critères développés ci-dessous). Il sera apprécié en fonction des éléments fournis par le candidat dans son mémoire technique (ou tout document équivalent) concernant : La qualité de l'équipe proposée pour l'élaboration de ce projet : 30 points. Elle sera appréciée au regard : 1) de sa composition, 2) de ses connaissances et de son savoir-faire en matière d archivage électronique, d environnement archives et de dématérialisation et de ses connaissances en matière de réglementation, du contexte juridique et de l état de l art (les 4

5 candidats justifieront du savoir-faire de leurs intervenants, produiront leurs curriculum vitae et tout autre justificatif relatif aux connaissances et savoir-faire de l'équipe). 3) de sa disponibilité, Les cohérences et compréhension de l'offre au regard des attentes et des besoins du Département : 20 points. La pertinence de la méthodologie envisagée par le candidat pour l'exécution des prestations : 20 points. La méthodologie sera appréciée au regard : 1) des modalités d'exécution : calendrier de réalisation de chaque phase (calendrier par livrable, calendrier par phase), déroulement de chaque phase, périodicité des réunions et modalités de mises en œuvre, 2) de sa cohérence et de son adéquation en termes d'accompagnement, d'assistance, de mise en œuvre et de suivi de projet 3) des délais et conditions d'exécution des phases 4) des moyens mis en œuvre, 5) des outils (modalités, supports, ) envisagés pour assurer l enquête sur l existant dans la collectivité et dans les deux autres services départementaux, des supports de présentation des comptes rendus de réunion envisagés. Les candidats ont la liberté de proposer, pour la réalisation des phases, un délai qui leur semble plus approprié dans la mesure où le contenu, le mode de restitution, le nombre de réunions, le temps passé et le calendrier sont explicités, et répondent aux objectifs de la démarche. Les délais proposés par les candidats correspondent à des jours ouvrés (ne sont pas compris les samedis, dimanches et jours fériés). En cas de fourchette de jours, de semaines ou de mois proposée, c'est le délai le plus long qui sera pris en compte. Choix de l attributaire Les candidats obtiendront une note à chaque critère. Les notes obtenues seront ensuite additionnées pour obtenir une note globale. Celle-ci déterminera la place de chaque candidat dans le classement final. Le marché sera attribué au candidat ayant proposé l offre la plus avantageuse économiquement et placé en 1 ère position de ce classement. Cas d erreur dans les offres En cas de discordance constatée dans une offre, les indications portées sur l Acte d Engagement et sur le Cadre de Réponse prévaudront sur toutes les autres indications de l offre dont les montants pourront être rectifiés en conséquence. Les erreurs de multiplication, d addition ou de report qui seraient constatées seront également rectifiées et pour le jugement des offres, c est le montant ainsi rectifié qui sera pris en considération et qui sera notifié au titulaire. 5

6 Article 12 : Phase de négociation Au cours de l analyse des offres, une ou deux (maximum) phases successives de négociation pourront se dérouler avec l ensemble des candidats ayant remis une offre régulière. Un courrier précisant les éléments sur lesquels portera la négociation sera adressé à chacun des candidats admis à négocier. La négociation pourra, le cas échéant, faire l objet d un entretien avec ces candidats dans le respect des principes généraux de la commande publique. A l issue de chaque phase de négociation, ces candidats seront invités à remettre une nouvelle offre dans un délai identique pour tous. Les nouvelles offres seront analysées au regard des critères et de la méthode de calcul relative à leur pondération mentionnés à l article 11 de la présente lettre de consultation. Article 13 : Présentation des offres Les candidats devront impérativement fournir, sous peine de rejet de leur offre, les documents suivants : i. l'acte d'engagement complété, daté et signé de façon originale et manuscrite par la personne habilitée à engager le candidat, ii. le Cadre de réponse complété. L'offre sera rédigée en langue française et les montants exprimés en euros. Si le Pouvoir Adjudicateur constate que les pièces visées ci-dessus sont manquantes à l exception de l Acte d Engagement et le Cadre de réponse qui ne sont pas régularisables, il peut décider de demander à tous les candidats concernés de produire ces pièces dans un délai qui ne sera pas supérieur à 10 jours. Les candidats ne produisant pas ces documents seront éliminés. Tous les documents énumérés peuvent être remis dans la même enveloppe (une seule enveloppe suffit). Les candidatures et les offres des concurrents seront entièrement rédigées en langue française et les montants exprimés en euro. Concernant les documents mentionnés ci-dessous, le Pouvoir Adjudicateur peut exiger que les candidats joignent une traduction en français, certifiée conforme à l original par un traducteur assermenté, aux documents rédigés dans une autre langue qu ils remettent en application du présent article. Chaque candidat aura à produire un dossier comprenant les pièces suivantes : A) Les renseignements concernant la situation juridique de l entreprise tels que prévus à l article 44 du Code des Marchés Publics : une copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire ; 6

7 les documents relatifs aux pouvoirs 1 de la personne habilitée pour engager le candidat ; B) Les renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l entreprise tels que prévus à l article 45 du Code des marchés publics : la déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l importance du personnel d encadrement pour chacune des trois dernières années ; la présentation d une liste des principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l opérateur économique. Les entreprises récemment créées peuvent justifier de leurs références par d autres moyens. C) En cas de Co-traitance : En cas de candidature présentée par un groupement, elle doit contenir : pour chaque co-traitant : tous les documents exigés aux points A et B cidessus, une lettre de candidature présentée sur un formulaire DC1 cs/formulaires/dc/imprimes_dc/dc1.rtf : ce document doit être signé de façon originale et manuscrite par tous les co-traitants, mentionner le type de groupement ainsi que le mandataire et désigner sans équivoque celui ou ceux d entre eux habilités à signer les pièces de l offre. D) Si le candidat fait valoir les capacités d autres opérateurs économiques (sous-traitance, ou autre ) : En application de l article 45-III du code des marchés publics, pour justifier de ses capacités professionnelles, techniques et financières, le candidat même s il s agit d un groupement, peut demander que soient également prises en compte les capacités professionnelles, techniques, et financières d autres opérateurs économiques quelle que soit la nature juridique des liens existant entre ces opérateurs et lui. Dans ce cas, le candidat doit produire les documents suivants : les mêmes documents concernant ces opérateurs économiques que ceux qui lui sont exigés aux points A et B ci-dessus, un engagement écrit émanant de ces opérateurs économiques dans lequel ils attesteront que le candidat disposera effectivement de leurs capacités pour l exécution du marché. En l absence de ces documents, seuls les documents concernant le candidat seront pris en compte pour l appréciation des capacités professionnelles, techniques et financières au stade de la candidature. De même, au stade de l analyse de l offre, il ne sera pas tenu compte des éléments concernant ces opérateurs économiques. 1 Modèle joint au dossier de consultation à dater et signer de façon originale et manuscrite. 7

8 Article 14 : Modalités de transmission des offres Les offres seront : - soit envoyées, sous pli recommandé avec avis de réception postal, - soit transmises par chronopost ou transporteur privé, L'enveloppe portera l'adresse suivante : Conseil Départemental de la Creuse Direction de l Informatique et des Systèmes de Communication Hôtel du Département 4 Place Louis LACROCQ BP GUERET Cedex et sera revêtue de la mention : «Titre/objet du marché». - NE PAS OUVRIR - Article 15 : Date limite de remise des offres La date limite de réception des offres est fixée au 7 septembre 2015 à 12h. Il est rappelé aux candidats que c'est la date de réception qui est prise en compte et non la date d'expédition. Article 16 : Obligations du titulaire du marché L offre la mieux classée sera retenue à titre provisoire en attendant que le candidat produise les documents prévus par l article 46 du Code des Marchés Publics et par l article D du Code du Travail. Si celui-ci ne peut produire ces documents dans le délai imparti, son offre sera rejetée et le candidat sera éliminé. Le pouvoir adjudicateur pourra alors solliciter le candidat dont l offre a été classée immédiatement après la sienne. Article 17 : Demande de renseignements Pour tous renseignements, vous pourrez vous adresser à Mme BUGAT / ou Laurent CAZIER / De caractère administratif ou technique, les renseignements doivent être demandés au plus tard 6 jours avant la date limite de réception des offres, et par écrit. La réponse apportée sera adressée, par écrit, à l ensemble des candidats. Je vous tiendrai informé de la suite donnée à votre proposition. Je vous prie de croire, Monsieur, à l'expression de mes salutations respectueuses. Pour la Présidente du Conseil Départemental, et par délégation, Le Directeur de l Informatique et des systèmes de Communication, 8 Laurent CAZIER