RÉQUISITION D INVENTAIRE HABITUDES D ACHAT

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1 RÉQUISITION D INVENTAIRE HABITUDES D ACHAT Le présent pas-à-pas s adresse aux usagers des facultés et services qui disposent d un magasin à l intérieur de leur établissement. (Magasin faculté de médecine incluant le PRAC, Magasin de la faculté de Génie, Magasin de la faculté des sciences, Magasin des immeubles, Magasin de Longueuil) Cette nouvelle disposition facilite la préparation des réquisitions d inventaire qui sont dirigées vers le magasinier facultaire afin de se procurer les articles qui sont maintenus sur les tablettes pour les besoins des différents départements. La réquisition d inventaire est initiée dans l écran du même nom qui se retrouve sous le dossier inventaire (Écran IN Réquisition d inventaire). OBJECTIF : Afin de faciliter vos achats répétitifs, le système SOFE offre maintenant la possibilité de retracer vos réquisitions antérieures et de pousser un ou plusieurs articles de ces commandes vers une nouvelle réquisition. CONDITION POUR ÊTRE EN MESURE DE RÉCUPÉRER DES ACHATS ANTÉRIEURS Afin que le système puisse retrouver vos achats antérieurs, il faut absolument que lors de vos achats initiaux vous ayez coché la case «Histo.» de chaque ligne de produits que vous voulez conserver dans vos habitudes d achat comme le démontre la figure ici-bas : PROCÉDURE POUR RETRACER DES ACHATS ANTÉRIEURS Lorsque vous accédez l écran multioccurrence des Réquisitions d inventaire IN cliquer sur le bouton Réquisition d inventaire Habitudes d achat 1

2 Le bouton de l écran Réquisition d inventaire (IN0018) vous permettra d accéder également à l écran des Habitudes d utilisation des réquisitions (IN0036) Vous obtiendrez ce panneau La partie supérieure { } sert à déterminer des critères afin de faciliter votre recherche. Si vous ignorez ces critères et que vous cliquez sur «Rechercher» et le système affichera toutes les réquisitions d inventaire pour lesquelles vous aviez coché sur «Histo.». Pour tous les champs Réquisition d inventaire Habitudes d achat 2

3 de cette section, vous pouvez cliquer dans le champ du code et cliquer sur pour voir la liste de valeurs de ce dernier. Pour la «Recherche générique», vous pouvez entrer directement l information et lancer la recherche à l aide du bouton. Minimalement vous devriez saisir un magasin sinon le système cherchera dans tout ce que vous aurez enregistré comme habitude d achat au fil du temps. Dans l exemple ici-bas nous avons choisi le magasin A de la faculté de Médecine et en cliquant sur le bouton le système nous a affiché les réquisitions pour lesquelles j avais enregistré un historique antérieurement! Le bouton permet de voir les items de cette réquisition d inventaire pour laquelle vous aviez mis un crochet dans «Histo.». Le bouton permet de voir la totalité de la réquisition d inventaire. Le bouton permet d accéder à un écran dans lequel l usager va être en mesure de sélectionner les items à intégrer à sa nouvelle réquisition d inventaire. En cliquant sur le bouton d inventaire (IN ). le système ouvre l écran «Copie du document À l intérieur de cet écran, vous devez faire basculer dans la section de droite identifiée comme «Document cible» à l aide des flèches les items que vous voulez voir apparaître dans votre nouvelle réquisition. Vous pouvez naviguer dans tous les documents précédemment créés et y sélectionner des articles que vous souhaitez amener dans votre nouvelle réquisition. Vous devez aussi dans cette même section choisir le magasinier de votre magasin. Lorsque ces informations sont saisies, cliquer sur le bouton «Générer» le système va Réquisition d inventaire Habitudes d achat 3

4 indiquer que vous n avez pas saisi d adresse de livraison ce qui n est pas nécessaire, mais surtout il aura généré votre numéro de document que vous devrez prendre en note. La dernière étape consiste à récupérer notre document grâce à l écran de consultation des réquisitions d inventaire et à la compléter. Ouvrez le document : Réquisition d inventaire Habitudes d achat 4

5 Vous êtes en «Saisie initiale», vous pouvez donc modifier tous les champs. Le premier à porter une attention est le requérant de la pièce. Ici le système amène l initiateur du document et il nous faut y indiquer le requérant de l UBR que l on veut utiliser. Pour faire la modification dans l exemple ci-haut, on va utiliser le bouton qui est à droite de la case requérant. En appuyant sur ce bouton le système affiche l écran suivant dans lequel on va saisir notre nouveau requérant (Exemple : Élaine Godbout pour notre exemple) : En appuyant sur OK le système vient modifier le requérant de notre réquisition : Réquisition d inventaire Habitudes d achat 5

6 Vérifier dans l onglet ventilation l UBR utilisé pour s assurer que le requérant a bien la capacité de dépenser sur cet UBR et que c est bien celui qu on souhaite utiliser. Il ne vous reste par la suite qu à compléter le document grâce au bouton action. Votre document suivra son cycle d approbation et cheminera jusqu au magasinier qui prendra contact avec vous par courriel pour vous signifier que votre commande est prête à être récupéré au magasin. Réquisition d inventaire Habitudes d achat 6