Segment : Tous segments des IAA Module : Approvisionnement TERMES DE RÉFÉRENCE

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1 Segment : Tous segments des IAA Module : Approvisionnement TERMES DE RÉFÉRENCE OBJECTIF... 2 RESULTATS... 2 INDICATEURS D IMPACT... 2 POPULATIONS CONCERNEES... 3 PRE-REQUIS... 3 ACTIVITES ET LIVRABLES... 4 PLANNING ET PERIODE D EECUTION... 7 PRESTATAIRE ET PROFIL DU CONSULTANT... 7 PLAFOND DES CONTRIBUTIONS... 7

2 OBJECTIF L objectif de la mission est d améliorer la rentabilité de l entreprise par : la mise en place ou l amélioration d un dispositif de prévision des besoins et de planification des approvisionnements la mise en place ou l amélioration de la programmation des achats et de la gestion des stocks Ces aspects sont importants dans tous les secteurs mais se présenteront très différemment selon que l on est dans une industrie saisonnière ou dans la transformation de produits disponibles tout au long de l année. L entreprise et le consultant veilleront, après premier diagnostic, à proposer le plan d action le mieux adapté. Selon le cas, cette mission pourra être complétée par une mission «supply chain et logistique aval». RESULTATS Résultats attendus Améliorer la fiabilité des approvisionnements en délais et quantités Minimiser les ruptures d approvisionnement en produits frais Optimiser les approvisionnements et les stocks de produits stabilisés Accroître la productivité par un meilleur taux d utilisation de la capacité de production. INDICATEURS D IMPACT Indicateurs d impact globaux Production 10 à 30% Masse salariale / production 0 à 20% Valeur ajoutée / production 0 à 20% Rendement industriel 0 à 15% Rendement matière 0 à 15% Consommation énergie et eau 0 à 5% Indicateurs d impact spécifiques Diminution des aléas d approvisionnement 10 à 20% Amélioration du taux de rendement 0 à 25% synthétique Amélioration des délais (dédouanement et 10 à 30% acheminement) et optimisation des stocks Diminution des coûts d achat matières 0 à 5% premières Diminution des coûts logistiques 5 à 10% d approvisionnement Diminution des coûts des stocks matière 5 à 10 % première et produits finis Amélioration de la qualité pour les produits frais Nombre de jours travaillés par an 0 à 25%

3 POPULATIONS CONCERNEES Activité de la mission / population concernée planning ordonnancement production stock des achats Interface client Planification des approvisionnements Liens avec les fournisseurs Approvisionnement de la production Gestion des stocks produits finis PRE-REQUIS Le prestataire doit étudier au préalable les pré-requis humains et matériels qui doivent être vérifiés par l'entreprise. A titre indicatif, il s'agit des éléments suivants : Planification de la supply chain : Bureautique Approvisionnements et gestion des stocks : SI gestion de stock en fonction du nombre de matières Tout moyen supplémentaire identifié par l expert lors du diagnostic et du plan d action

4 ACTIVITES ET LIVRABLES Phase Activités Livrables Réaliser un diagnostic des approvisionn ements et élaborer un plan d interventio n Assister l entreprise dans l organisatio n de la fonction approvisionn ement Planifier l approvision nement Analyser les modalités actuelles de prévision des besoins et de planification des approvisionnements matières premières et ingrédients. Analyser l historique des ruptures d approvisionnements en distinguant les produits frais et les produits ou ingrédients stabilisés Analyser l historique des stocks matières premières Hiérarchiser les problèmes par fréquence et gravité, préciser les limites du champ d intervention et identifier les moyens à mettre en œuvre pour maîtriser les problèmes identifiés Préciser les indicateurs d impact liés à l approvisionnement et leur mode de calcul Etablir un plan progrès Désigner avec le chef d entreprise, l équipe et le chef de projet Planifier les actions d accompagnement et de formation interne à réaliser Elaborer le plan d action Présenter et valider le champ d intervention et le plan de travail avec le Chef d entreprise En collaboration avec le chef de projet, le responsable des achats et le responsable de production de l entreprise : Définir les grandes missions à assurer, les résultats attendus et les critères de performance de la fonction approvisionnement (taux de service ) Préciser les compétences nécessaires Valider les fiches de compétence rédigées par le chef de projet Mettre en place un système de calcul des besoins de matières premières (système de tableur) Analyser les pratiques actuelles et les délais d approvisionnement Mettre au point, avec l équipe projet, des méthodes de calcul des besoins matières premières et ingrédients Accompagner les responsables d approvisionnement dans la réalisation de 1 à 2 fiches de calcul de besoins matières Mettre en place des relevés d aléas et transférer les techniques de relevé Mettre en place une planification de l approvisionnement de la production Définir, avec l entreprise, un modèle tableur prenant en compte l ensemble des flux d approvisionnement et de production (étapes, délais) tenant compte des prévisions de vente, capacité de production, stocks produits finis Réaliser une prévision à court terme et une prévision annuelle d approvisionnement sur 1 à 2 produits et effectuer un transfert de compétence aux responsables d approvisionnement en termes de réalisation de prévisions Réaliser des planifications conjointes avec édition d un planning prévisionnel comprenant le planning des Diagnostic approvisionnement : Premier diagnostic global de l approvisionnement Périmètre d intervention (départements, personnel ) Tableau d indicateurs d impact des approvisionnements avec méthodes de calcul Plan d action Planning d intervention Rapport d organisation de l approvisionnement : Liste des missions et des postes Liste des critères de performance Liste des compétences nécessaires Définition du système de calcul des besoins en matière première : Document générique décrivant les principes d élaboration de fiches de calcul des besoins Fiches de calcul de besoin avec délais prévisionnels pour au moins une commande, réalisées conjointement avec l entreprise Canevas de relevé d aléas Définition de la planification de la production : Modèle de planification à court terme et annuelle Exemple de planning prévisionnel Canevas de relevé d aléas Intervention (j/h) 2 à 4 jours 1 à 2 jours 1 jour 3 à 5 jours

5 besoins d approvisionnement et les plans de production Mettre en place des relevés d aléas et transférer les techniques de relevé aux agents Optimiser les liens avec les fournisseurs POUR LES INGREDIENTS ET MATIERES PREMIERES STABILISEES Réaliser un état des lieux suivant une : Analyse des approvisionnements et sélection des produits clés Analyse par produit : nombre de fournisseurs, type de relations, volumes, prix et variations de prix, qualité Etablir un bilan des dysfonctionnement constatés par : nature, gravité, fréquence Définir, avec l équipe projet, des modèles de cahiers des charges à élaborer par produit et accompagner le responsable achat dans la réalisation d un exemple Mettre en place les principes de l analyse des coûts : décomposition achat, logistique et faire l analyse pour un exemple de produits au moins Mettre en place une veille ingrédients avec comparaison des prix : faire un exemple sur 1 ou 2 produits avec comparaison aux prix du marché Europe Sourcing : selon les produits Mettre en place un dispositif d identification de fournisseurs à consulter (salons, annuaires ) et modalités de création d une base de consultation, Accompagner le responsable achat dans le référencement des fournisseurs et la réception systématisée des offres de fournisseurs (avec ou sans pré-contrat) Mettre en place un dispositif de consultation périodique prix et délais et système d appels d offre Principes de rédaction des procédures Accompagner l entreprise dans quelques consultations Analyser les possibilités d amélioration de la gestion des fournisseurs : volumes unitaires, contrats annuels, mise en concurrence POUR L APPROVISIONNEMENT DES PRODUITS DE SAISON EN LIEN DIRECT AVEC LA PRODUCTION AGRICOLE Organisation de la relation avec les fournisseurs ingrédients et matières premières stabilisées Diagnostic approvisionnement et bilan des dysfonctionnements Modèles de cahiers des charges produits Exemple de cahier des charges produit Principes d analyses des coûts Exemple d analyse coût produit Principes de veille stratégique et comparaison de prix Rapport de l exemple de veille et comparaison de prix Référencement fournisseurs Principes de rédaction des procédures de consultations Recommandations pour la gestion des fournisseurs 5 à 8 jours Réaliser un état des lieux : Identifier les matières premières clés : nombre de fournisseurs, type de relations, volumes, prix et variations de prix, qualité Identifier les dysfonctionnements constatés : nature, gravité, fréquence Réaliser un diagnostic du dispositif actuel : critères de choix et principe des cahiers des charges tenant compte des attentes et contraintes des fournisseurs Analyser la possibilité de mise en place d un service de suivi des cultures A partir des prévisions de production de l année n+1, définir les besoins de matières premières. En collaboration avec les acheteurs ou collecteurs, Rechercher et analyser la mise en place sur un exemple les dispositifs de planification des quantités à produire Rechercher, et analyser la mise en place sur un exemple, les dispositifs capables d inciter la production agricole à programmer ses apports Rechercher, et analyser la mise en place sur un exemple, le dispositif de suivi des cultures permettant d anticiper et de gérer la qualité et la disponibilité de matières premières agricoles Accompagner l entreprise dans les premières commandes passées auprès de fournisseurs suivant les Organisation de la relation avec les fournisseurs produits agricoles : Diagnostic approvisionnement en produits de saison Diagnostic du dispositif actuel d achat et propositions Diagnostic et proposition pour un exemple d un dispositif de planification et suivi amont. Plan d actions et recommandations pour le système d amélioration continue de l approvisionnement 5 à 8 jours

6 nouvelles méthodes avec l acheteur de l entreprise (PDCA ) Mettre en place un système d amélioration continue Mettre en place une gestion des approvisionnements Analyser des délais d approvisionnement Définir les règles d approvisionnement sur quelques exemples (en fonction des types de matières premières et des règles de gestion de stock.) Exemples de définition de règles es d approvisionnement 2 jours POUR LES INGREDIENTS ET MATIERES PREMIERES STABLES Approvisionn er la production et gérer les stocks Mettre en place une gestion des stocks Analyser les coûts des ruptures tout en effectuant un transfert de la technique d analyse au personnel concerné Définir conjointement les règles de gestion de stocks Définir conjointement des règles de réception et de contrôle, Définir conjointement les mouvements de stocks Analyser les reporting de suivi de stocks Définir conjointement les règles permettant d assurer la traçabilité matière NB : Assurer un transfert de connaissances pour les éléments définis ci-dessus Réaliser trois audits de mise en œuvre du dispositif de gestion des stocks ; et assister l entreprise à corriger les écarts Calendrier de commande En fonction des prévisions, des délais de livraison, des capacités de stockage, formaliser les procédures de commande POUR L APPROVISIONNEMENT DES PRODUITS DE SAISON EN LIEN DIRECT AVEC LA PRODUCTION AGRICOLE Analyser les durées de conservation Analyser les capacités instantanées de transformation Définir les règles d apport : organisation, horaires, volumes unitaires, conditionnements Formaliser les procédures d apport GERER LES STOCKS PRODUITS FINIS Analyser les coûts des ruptures (1 à 3 exemples) Définir conjointement les règles de gestion de stocks produits finis en fonction de la conservation, de la capacité de stockage, des coûts et des commandes Définir conjointement les règles de réception et de contrôle, Définir conjointement les mouvements de stocks Analyser les reporting de suivi de stocks Définir conjointement les règles permettant d assurer la traçabilité des produits finis NB : Assurer un transfert de connaissances pour les éléments définis ci-dessus Réaliser trois audits de mise en œuvre du dispositif de gestion des stocks et assister l entreprise à corriger les écarts Organisation de la gestion de stocks ingrédients et produits stables : Rapport d analyse des coûts de rupture Règles / procédures de gestion des stocks, de réception et de mouvement de stock Rapports d audits de mise en œuvre de gestion de stock Procédures de commande Procédure d approvisionnement et de gestion des stocks de produits de saison Organisation de la gestion des stocks produits finis : Rapport d analyse des coûts de rupture (1 à 3 exemples) Règles / procédures d approvisionnement, de gestion des stocks, de réception et de mouvement de stock Résultats des audits 3 à 6 jours 1 à 2 jours 3 à 6 jours 26 à 44 jours

7 PLANNING ET PERIODE D EECUTION Le prestataire présentera un planning d'exécution sur la base de son expérience. A noter que la durée de la mission est située entre 26 et 44 h/j ouvrables au maximum, à prester en séquences de 2 à 5 jours, s étalant sur une période de 52 semaines (à titre indicatif), incluant la transmission des rapports. Cette mission devra être adaptée dans le cas où l'entreprise a réalisé une mission ou des démarches internes similaires. PRESTATAIRE ET PROFIL DU CONSULTANT Prestataire : Tout prestataire inscrit dans le répertoire des compétences de l'anpme ayant les profils des consultants et attestations de réalisation de missions similaires. Profil du consultant : Consultant senior ayant une expérience confirmée en tant que responsable supply chain en agro-alimentaire, et avec une expérience d'au moins 3 ans dans le conseil. PLAFOND DES CONTRIBUTIONS Quotité de financement de l'anpme : dans la limite de 60% de coût des prestations de services (TTC). Quote-part de l'entreprise : 40% du coût des prestations de services (TTC). Les contributions financières de l'anpme sont payées à partir du Fond d'appui à la Compétitivité des Entreprises (FACE). Le plafond de la contribution de l'anpme est déterminé sur la base du coût journalier de la prestation en fonction de la séniorité, l'expérience du consultant et la distance entre l'emplacement de l'entreprise et celui du prestataire. Pour plus de détail, consulter le site officiel de l'anpme