Nouvelles normes de virements et prélèvements SEPA. Guide de mise en œuvre dans WinCoge

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1 Nouvelles normes de virements et prélèvements SEPA Guide de mise en œuvre dans WinCoge Historique Version Nature Auteur Date 1 Première version Alain SAUVAYRE 13/02/ Compléments Alain SAUVAYRE 15/02/ Précisions Alain SAUVAYRE 13/05/ Compléments Alain SAUVAYRE 17/10/ Adaptation à la version 5.09 Alain SAUVAYRE 20/11/ Adaptation à la version 5.11 Alain SAUVAYRE 02/06/2014 Pour nous joindre : par téléphone : par mail : wincoge@asw.fr

2 Wincoge, dans ses fonctions de préparation et émission de paiements automatiques, permettait d émettre des fichiers virements et prélèvements au format interbancaire français (CFONB 160). Le passage à de nouvelles normes européennes, la norme SEPA, a nécessité de revoir ces procédures. Dès maintenant, si la banque est d accord, il est possible de passer à ce nouveau format, qui deviendra obligatoire, sauf report, au 1 er août Même si les formats SEPA ont été introduits dans Wincoge dès la version 5.06/0, il est conseillé pour les utiliser d installer une version 5.09 / 3 ou ultérieure, des corrections ayant été effectuées dans cette version. Cette note explique les particularités de ce nouveau format et les opérations à effectuer dans Wincoge pour le mettre en route. 1 Principes 1.1 Passage des normes CFONB aux normes SEPA Les virements et prélèvements pouvaient être jusqu à maintenant préparés sous forme d un fichier au standard interbancaire français (CFONB), ce fichier pouvant être adressé aux banques avec des procédures de transmission comme ETEBAC. Au 1 er février 2014 (date qui a été reportée au 1 er août 2014), le format CFONB ne sera plus accepté, il sera remplacé par un format européen, valable pour toute la zone euro, nommé SEPA. Ce nouveau format est très différent, et il est normalisé selon la norme ISO (appelée aussi UNIFI). Les noms de ces formats sont tirés de l anglais : - Pour le virement : SEPA Credit Transfer (en abrégé SCT) - Pour le prélèvement : SEPA Direct Debit (en abrégé SDD, plus précisément SDD Core) 1.2 Format des fichiers d échange Les informations de ce paragraphe sont très techniques, en fait c est Wincoge qui se charge automatiquement de ce formatage, elles ne sont donc données qu à titre indicatif. Les fichiers d échange SEPA sont structurés selon le standard XML, format utilisant des balises ouvrantes et fermantes pour encapsuler les données à échanger. Il s agit donc, contrairement au format CFONB, d un format en longueur variable, donc ne pouvant plus être transmis par ETEBAC, procédure limitée aux enregistrements de longueur fixe. La structuration de ces fichiers se fait automatiquement dans Wincoge, en respectant les normes suivantes : - Virements (SCT) : pain Prélèvements (SDD) : pain Ces normes peuvent évoluer (les normes pain et pain ont déjà été publiées), mais ce qui est important, c est d être au même niveau de norme que sa banque. Ainsi, Wincoge permet de choisir une ancienne norme pain pour les virements. Ces fichiers comportent trois niveaux de données : - Un niveau général (ou message), unique par fichier transmis, comportant des informations générales dont un identifiant unique du fichier. - Un niveau lot, comportant l identification de la société émettrice (créancier ou débiteur selon qu il s agit de prélèvement ou de virement), de son compte banque, la date du prélèvement ou du virement, et le total des montants prélevés ou virés dans le lot. - Un niveau détail (ou transaction), comportant les données de chaque client prélevé ou fournisseur viré, avec ses coordonnées bancaires et le montant de l opération. ATTENTION : La Société Générale n autorise actuellement qu un seul lot par fichier, contrairement à la norme. Dans le cas de prélèvements, consulter ASW pour un paramétrage spécifique permettant de séparer les lots dans des fichiers différents. Version 5 du 20/11/2013 Page 2 / 7

3 1.3 Codes BIC et IBAN Les nouvelles normes n utilisent plus les codes RIB ni la domiciliation bancaire, ceci est remplacé par les normes internationales BIC (Bank International Code) pour identifier la banque, et IBAN (International Bank Account Number) pour identifier le compte en banque. Le code BIC a une longueur de 8 ou 11 caractères au choix de la banque, les 4 premiers identifiant la banque, les deux suivants le pays (FR pour France), et les 2 ou 5 autres sont libres et indiquent éventuellement l agence. Ce code est parfois appelé «code SWIFT». Le code IBAN commence par un code pays à 2 lettres (FR pour la France), suivi d une clé à 2 chiffres, puis, pour la France, du RIB. Il est généralement présenté par groupes de 4 caractères, mais doit être saisi sans espaces. Nota : A partir du 1 er février 2014, le code BIC ne sera plus obligatoire dans les transferts SEPA nationaux. Il restera obligatoire pour le donneur d ordre, et il restera conseillé pour les tiers. 1.4 Identifiant créancier SEPA (ICS) L ancien numéro d émetteur est remplacé, dans le cas des prélèvements, par un code identifiant créancier SEPA à réclamer auprès de sa banque. Il n y a pas d identifiant pour les virements. Dans le cas où un numéro d émetteur nnnnnn était déjà attribué, le code créancier à 13 caractères a la structure suivante : FRccZZZnnnnnn, où cc est une clé de contrôle. 1.5 Mandat de prélèvement SEPA Le principe est que, avant tout prélèvement d un client, le créancier doit signer avec lui un mandat de prélèvement, dont un exemple est donné en annexe (et qui peut être imprimé via Wincoge). Ce mandat doit être identifié par une référence unique de mandat (en abrégé RUM), qui, comme son nom l indique, doit être unique pour un client et un identifiant créancier donnés. Après signature d un tel mandat, le premier prélèvement doit être déclaré comme FRST, c est-àdire le premier d une séquence à venir. Le délai minimum entre envoi à la banque et date de prélèvement est alors de 5 jours ouvrés. Par la suite, les prélèvements suivants du même client seront déclarés comme RCUR (récurrents), le délai n étant alors plus que de 2 jours ouvrés. Wincoge gère un numéro de message par client, de façon à créer automatiquement les deux lots FRST et RCUR. 1.6 Migration du prélèvement national vers le prélèvement SEPA Pour les clients qui étaient déjà prélevés selon la norme CFONB, le premier prélèvement SEPA devra tout de même être déclaré comme FRST, mais il est conseillé de faire précéder le code RUM des caractères ++ (et non??, comme précisé dans d anciennes versions). Il n y a pas besoin dans ce cas de signer un nouveau mandat de prélèvement aux normes SEPA. La date du mandat n a pas à être remplie dans ce cas, Wincoge l initialisera à la date de préparation du premier prélèvement migré. Il est toutefois nécessaire d avertir chaque client migré du changement de système, en leur indiquant l ICS (identifiant créancier SEPA) qui lui a été attribué, ainsi que la référence unique de mandat qu il a attribué au client. Il est conseillé d adresser cette notification 14 jours avant le premier prélèvement migré. 1.7 Principes de référencement Pour identifier les opérations, un système de références a été défini dans la norme SEPA à plusieurs niveaux Référence message Cette référence, unique pour un fichier (ou un message, qui, dans le cas d échange de fichier, correspond au même niveau), permet d identifier de façon unique le fichier transmis. Version 5 du 20/11/2013 Page 3 / 7

4 1.7.2 Référence de lot Cette référence est située au niveau lot, elle est utilisée comme référence comptable lorsque le lot est comptabilisé globalement, et c est elle qui figure sur les accusés de réception de lot Référence de transaction Cette référence est située au niveau transaction, pour identifier la transaction de façon unique, c est elle qui est restituée sur les accusés de réception niveau transaction. Il semble que, si cette référence est absente, c est la référence de bout en bout qui soit utilisée Référence de bout en bout Comme la précédente, cette référence niveau transaction doit identifier la transaction de façon unique et non ambiguë, elle est transmise au tiers débité ou crédité Références commerciales Ces références servent à identifier les factures objets d une transaction, pour permettre au destinataire d effectuer le rapprochement de ses comptes. Version 5 du 20/11/2013 Page 4 / 7

5 2 Mise en pratique dans Wincoge 2.1 Généralités Depuis la version 5.06 de Wincoge, les virements et prélèvements aux normes SEPA sont intégrés, dans les fonctions habituelles de paiements automatiques. Il est conseillé toutefois d utiliser une version 5.11 ou ultérieure. Ces modifications ont été faites de façon à ce que la mise en forme des fichiers soit le plus automatique possible. Ceci dit, cela nécessite tout de même un paramétrage complémentaire qui sera détaillé ci-après. La plupart des utilisateurs de Wincoge ont mis en place les virements et prélèvements au format SEPA. Des corrections ont dû être apportées dans la version 5.08/3 pour les virements (modification de l en-tête), et dans la version 5.08/7 pour les prélèvements (balise Othr orthographiée Other). La version 5.09corrige certains cas de réémissions du même fichier. La version 5.10 permet l impression automatique du mandat de prélèvement, et la version 5.11 donne une souplesse supplémentaire pour affecter un prélèvement au lot FRST, RCUR ou FNAL. La version actuelle utilise la norme pain (ou pain si besoin) pour les virements, et pain pour les prélèvements. Il faudra donc vérifier avant toute chose avec sa banque qu elle accepte ce niveau de norme. Par ailleurs, seules les transactions d émission de virements ou prélèvements sont gérées dans Wincoge, les transactions retour des banques (anomalies, impayés, ) ne sont pas gérées, et devront être traitées manuellement. 2.2 Gestion des codes BIC et IBAN Pour utiliser les codes BIC et IBAN, il faut tout d abord positionner l option dans la table société (onglet Monnaie, cocher «utilisation des codes BIC et IBAN»). Le système demande alors s il doit calculer les codes IBAN pour tous les tiers dont on connaît le RIB. En effet, pour les comptes français, un algorithme a été intégré dans Wincoge pour déterminer le code IBAN à partir du RIB. Malheureusement, il n existe pas d algorithme similaire pour le code BIC. Il est donc conseillé de se reporter à un RIB papier du tiers, où figure ce code BIC. Les banques proposent parfois des prestations de conversion du RIB en BIC et IBAN, en annonçant une réussite de l ordre de 80% pour le BIC. On peut aussi trouver sur le web une calculette permettant de convertir un RIB en BIC et IBAN, à l adresse suivante : Les codes BIC et IBAN figurent à deux endroits dans Wincoge : Dans la table des Journaux, sur les journaux de banque, un bouton «Banque» permet d accéder aux informations relatives au compte bancaire de la société. C est dans l onglet «Généralités» que l on peut renseigner les codes BIC et IBAN de sa banque. Dans la table Plan Comptable Tiers, les codes BIC et IBAN ont été ajoutés dans l onglet Règlement. Pour l instant, et sauf information contraire, ces deux codes sont obligatoires pour émettre un fichier aux normes SEPA. Le code BIC est normalement devenu optionnel. 2.3 Prélèvements : indication du RUM (référence unique de mandat) Pour pouvoir gérer les prélèvements SEPA, dans la table Plan Comptable Tiers, un onglet a été ajouté avec le nom «Mandat prélèv.». C est à cet endroit que l on peut indiquer le code RUM (référence unique de mandat, voir ci-dessus paragraphe 1.5) et la date de signature de ce mandat. Le code RUM d un tiers ne doit plus être modifié sauf cas de signature d un nouveau mandat. Un bouton permet d imprimer un mandat automatiquement (un modèle de mandat est fourni et peut être modifié par la fonction «Documents tiers» du menu Paramétrage). Il est conseillé de renseigner le BIC, l IBAN et le RUM du client avant de lancer l impression du mandat. Version 5 du 20/11/2013 Page 5 / 7

6 Pour les prélèvements migrés depuis le format CFONB 160, il est conseillé de faire précéder le code RUM des caractères «++», par exemple «++D001A» peut être une référence simple pour le client D001A. La date du mandat peut ne pas être remplie, elle sera mise par Wincoge à la date de préparation du premier prélèvement SEPA. L information de premier prélèvements SEPA d un client (FRST) et de prélèvements suivants (RCUR) est gérée automatiquement par Wincoge qui crée deux lots dans le fichier : un lot FRST et un lot RCUR. 2.4 Paramètres généraux SEPA Une nouvelle fonction a été créée à la fin du menu Paramètres, elle est intitulée «Paramètres échanges SEPA». On devra y renseigner un certain nombre de paramètres généraux avant toute génération de fichier SEPA. On peut entrer en fait une série de paramètres par banque (identifiée par le journal de banque) et par type d opération (virement ou prélèvement). Les zones à renseigner sont les suivantes : - Chemin et nom du fichier : ceci permet de fixer une fois pour toutes le chemin et le nom du fichier SEPA généré (par exemple R:\COGE\PRELEV.xml), qui devra ensuite être transmis à la banque. Il est conseillé de terminer le nom du fichier par le suffixe «.xml» de façon à ce que la banque identifie clairement ce fichier comme SEPA. - Niveau de norme : par défaut, utiliser pain pour les virements, et pain pour les prélèvements. - Format des dates dans les références : si une référence comporte une zone date (par exemple date d échéance), on peut indiquer ici leur format, en utilisant les lettres JJ, MM, AA ou AAAA (par exemple AAAA-MM-JJ, ou JJ/MM/AA, ou AAAAMMJJ ). - Références : voir ci-après - Dernier numéro de message : les messages étant numérotés pour obtenir un identifiant unique, cette zone permet de gérer automatiquement cette numérotation. A chaque émission de message SEPA, elle est incrémentée automatiquement. Il est possible de la forcer. Nota : le dernier numéro de message est incrémenté automatiquement par Wincoge de façon à disposer d un séquencement des messages SEPA. Par contre, si on relance le même type de paiement à la même date d échéance, Wincoge demande s il s agit du même paiement que celui déjà émis, auquel cas le numéro de message reste inchangé. 2.5 Références Dans Wincoge, 4 références ont été retenues sur les 5 possibles (voir paragraphe 1.7). La référence de transaction est mise identique à la référence de bout en bout. Dans les références, on utilisera une lettre entre < > pour indiquer les zones variables : - J (journal), E (échéance) ou N (numéro de message) pour les références message et lot - S (séquence) est utilisable dans la référence lot d un prélèvement, pour différencier les références du lot FRST (F) et du lot RCUR (R) - De plus, C (compte), D (date de la plus récente facture payée), R (référence externe de cette facture), L (libellé de cette facture) pour les références de bout en bout et commerciales. La zone L peut être tronquée en indiquant derrière le L un nombre de caractères suivi de G (gauche) ou D (droite), par ex. <L4D> = 4 caractères de droite du libellé. Les paramètres conseillés pour les dépôts de presse sont les suivants : - Format des dates dans les références : AAAA-MM-JJ - Références message : <J>/<E>/<N> Version 5 du 20/11/2013 Page 6 / 7

7 - Référence lot : <J>/<E>/<N>/<S> - Référence de bout en bout : <J>/<E>/<C> - Référence commerciale : <J>/<E>/<C>/RELEVE <L4D> 2.6 Choix du format SEPA pour les virements et/ou les prélèvements C est dans la table des Journaux que l on va pouvoir indiquer certains paramètres et faire le choix du format pour les virements et les prélèvements. Ceci est la dernière étape, puisqu après le choix du format SEPA, le fichier produit par Wincoge sera dans ces nouvelles normes. De plus, si on décide avec la banque d utiliser le format SEPA, on ne pourra pas revenir au format CFONB. Lorsqu on se positionne sur un journal de banque, le bouton «Banque» situé en bas à gauche devient actif (noter qu il faut d abord choisir «Modifier» dans le menu si l on veut pouvoir modifier des informations bancaires sur le journal). La fenêtre qui s ouvre comporte plusieurs onglets. On a déjà cité ci-dessus l onglet Généralités où figurent les codes BIC et IBAN. Dans l onglet Virements, on peut choisir dans la liste déroulante «Format virement» le format SEPA (Credit Transfer) à la place du CFONB 160. Dans l onglet Prélèvements, on peut choisir dans la liste déroulante «Format prélèvement» le format SEPA (Direct Debit) à la place du CFONB 160. Il faudra aussi dans ce cas renseigner l identifiant créancier SEPA (voir ci-dessus, paragraphe 1.4). Il est conseillé de conserver l ancien numéro d émetteur, car pour générer le fichier, on contrôle que l ancien numéro d émetteur correspond bien aux 6 derniers caractères de l identifiant créancier SEPA. 2.7 Préparation et émission des paiements SEPA La préparation des paiements fonctionne de la même façon pour les paiements SEPA que pour les nationaux. Seule différence, si l on prépare un virement et un prélèvement à une certaine échéance, et si Wincoge détecte qu un autre virement ou prélèvement a déjà été préparé à cette date, une question est posée : «Un paiement à cette date a déjà été fait. Est-ce le même que vous refaites?». La réponse OUI permet de ne pas faire évoluer le numéro de message et de conserver le lot FRST ou RCUR en ignorant le paiement précédemment effectué à cette date. L émission des paiements fonctionne également de la même façon, mais, après avoir choisi le paiement préparé dans la liste des préparations, on a maintenant la possibilité de cocher une option «Avec corrections manuelles» avant de faire OK. Si cette option est cochée, une nouvelle fenêtre s ouvre, avec une liste des virements ou prélèvements préparés (une ligne par tiers). On peut alors, pour chaque ligne, modifier le montant viré ou prélevé (le lettrage deviendra alors partiel). Dans le cas de prélèvement, on peut aussi modifier le lot dans lequel apparaîtra le prélèvement (FRST ou RCUR, mais aussi FNAL si l on veut indiquer qu il s agit du dernier prélèvement d un client, le mandat devenant ensuite non valide). Pour chaque modification faite sur une ligne, on doit confirmer par le bouton «Enregistrer modif». Lorsque toutes les modifications sont effectuées, on valide par OK, l émission se poursuit alors automatiquement. 2.8 Choix du format SEPA pour la réception des extraits de banque Depuis la version 5.07/13, Wincoge permet de recevoir les extraits de banque (dans la fonction de rapprochement bancaire) dans un nouveau format SEPA référencé camt Comme pour les virements et prélèvements, le choix de ce format se fait dans la fonction Table / Journaux, sur l onglet «Extraits compte». Le traitement reste ensuite le même que dans le cas d import de fichier au format interbancaire CFONB. Version 5 du 20/11/2013 Page 7 / 7