Qu est-ce que la DADS? Comment envoyer la déclaration? DADS 2008 Page 1

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1 Qu est-ce que la DADS? DADS 2008 Page 1 La déclaration des données sociales La déclaration annuelle des données sociales (DADS) est une déclaration qui regroupe les rémunérations versées aux personnels salariés et assimilés, pour l année civile écoulée, conformément aux articles R du code de la Sécurité Sociale et à l article 87 du code général des impôts. Cette déclaration est une formalité obligatoire pour toutes les entreprises relevant du régime général et des collectivités publiques ; elle doit être transmise au plus tard le 31 janvier. La déclaration des données sociales est aujourd hui dématérialisée et le fichier envoyé par l entreprise aux partenaires sociaux dépend de deux normes distinctes : la DADS-TDS (appelée aussi TD/bilatérale) pour les employeurs relevant du secteur agricole la DADS-U pour tous les autres employeurs. La DADS-U est aujourd hui la norme la plus complète puisqu elle intègre aussi d autres données sociales telles les revenus de remplacement, les périodes d inactivité, les assiettes de cotisations, l inscription sur les listes électorales prud homales, etc. La DADS-TDS, en revanche, est très simple, et ne contient que les informations liées aux impôts (brut et net imposables, avantages en nature, assiettes de la taxe sur les salaires) ; c est un autre document qui prend à son compte les autres données sociales décrites cidessus : la déclaration trimestrielle sociale appelée aussi DTS et utilisant la norme AGORA (norme acceptée par le logiciel de paie APLON) Comment envoyer la déclaration? Pour les employeurs relevant du secteur agricole, la DADS-TDS peut être envoyée par disquette, CDROM ou DVDROM, à la Direction Générale des Impôts de Nevers ; ce support devra être accompagné de trois documents : un bordereau d envoi établi au nom de l émetteur une liste des identifiants des organismes pour lesquels l émetteur transmet une déclaration un certificat d authentification établi au nom de chaque organisme Un modèle est présenté en annexe à la fin de cette documentation. Pour les autres employeurs, la DADS-U est envoyée par Internet sous forme de fichier de données, par le biais du portail «Net-entreprises» : Ce fichier doit répondre à plusieurs exigences qui sont respectées par le logiciel de paie : être à la bonne norme, soit V08R08 pour 2008 correspondre à un type de déclaration autorisé (la norme accepte plusieurs types différents) : pour son logiciel de paie, APLON ne permet de créer que la DADS-U complète, c est-à-dire la norme incluant les données relatives aux organismes de retraite complémentaire ARRCO et AGIRC, aux institutions de prévoyance et permettant aussi la déclaration des honoraires.

2 DADS 2008 Page 2 Comment envoyer la déclaration? Pour la norme DADS-TDS (secteur agricole) l envoi se fait par disquette, CDROM ou DVDROM comme nous l avons déjà vu. Pour la DADS-U, le fichier est envoyé par le biais de «Net-entreprises» ; une inscription est alors nécessaire afin de récupérer le mot de passe permettant de se connecter à ce site en toute sécurité. Celle-ci est gratuite et ne sera plus nécessaire par la suite, les années suivantes. Pour faire cette inscription, il faut choisir la rubrique «Inscrivez-vous» à partir de la page d accueil ; saisissez ensuite vos données et laissez-vous guider tout en cochant la déclaration qui vous concerne, à savoir la DADS-U complète. Attention, si vous n êtes pas encore inscrit, nous vous recommandons de le faire sans tarder car il s écoule un délai de quelques jours entre l inscription et la réception du mot de passe.

3 DADS 2008 Page 3 Lors de l envoi du fichier en fin d année (que ce soit en test sur décembre ou en envoi réel sur janvier) vous devez plutôt passer par la rubrique «Identifiez-vous» ; attention, vous devez avoir votre mot de passe à ce moment-là afin de vous connecter.

4 DADS 2008 Page 4 Quels sont les contrôles effectués? La déclaration des données sociales reprend les éléments de paie de l année civile écoulée ; pour la norme DADS-U, le fichier envoyé est soumis, par les différents partenaires sociaux, à de nombreuses règles de contrôle que l on peut classer en 3 catégories. Net-entreprises Contrôles de forme Ils sanctionnent un défaut technique lié à une mauvaise architecture du fichier ou à l usage de caractères non autorisés ; la moindre erreur à ce niveau est bloquante. On appelle aussi ceux-ci les contrôles de type C1. Centre TDS Contrôles de cohérence Ils sanctionnent des erreurs logiques liées à la situation d un salarié (ratio d activité inférieur à 100 pour un salarié à temps plein) ; le rejet du fichier n est pas systématique à ce niveau de tests bien qu il le devienne le plus souvent. On appelle aussi ceux-ci les contrôles de type C2 Organismes ARRCO/AGIRC Prévoyance Contrôles «métier» Ils sanctionnent des erreurs constatées entre le fichier reçu et la base de données de l organisme destinataire ; à ce niveau de tests, le fichier n est plus remis en cause mais il provoque des enquêtes par courrier ou par téléphone de la part de l organisme concerné. On appelle aussi ceux-ci les contrôles de type C3 Net-entreprises Contrôles de forme (C1) Ok Centre TDS Contrôles de cohérence (C2) KO Rejet Ok Ok Organisme ARRCO-AGIRC Prévoyance Contrôles «métier» (C3) KO Rejet DADS acceptée si problème enquête par courrier ou téléphone

5 Quels sont les contrôles à faire? DADS 2008 Page 5 Afin d éviter les rejets successifs trop fréquents, il est dans l intérêt du technicien de paie de l établissement de bien vérifier certains éléments : Les montants figurant sur la déclaration sont-ils corrects? La fiche du salarié estelle cohérente? Les différentes absences du salarié, liées à la Sécurité Sociale, ont-elles été bien recensées? Les différents contrats du salarié ont-ils bien été différenciés afin de permettre aux organismes AGIRC de reconstituer plafonds et GMP? Quelles sont les conséquences s ils ne sont pas faits? La DADS-U, et dans une moindre mesure la DADS-TDS, permettent de déclarer les salaires et assiettes de cotisations des salariés et assimilés ; par manque de contrôle, elles pourraient entraîner : une baisse des prestations «retraite» une baisse des prestations «chômage» un mauvais calcul des impôts du salarié son inéligibilité aux élections prud homales. Nous n insisterons donc jamais assez sur le rôle primordial du contrôle rigoureux des éléments de la DADS et non «à la va vite» comme nous le constatons parfois. De plus, ces contrôles doivent être faits avant l envoi de la DADS et non après ; en effet, une DADS validée ne peut être rectifiée que par une DADS rectificative. Celle-ci ne peut être faite actuellement que par courrier auprès des différents organismes destinataires de la DADS (URSSAF, ASSEDIC, ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Impôts, etc.) il s agit donc d une opération lourde en temps.

6 DADS 2008 Page 6 Quels sont mes outils de contrôle? Le calcul des caisses de référence Les outils de contrôle ont été développés essentiellement pour répondre aux exigences de la DADS-U ; toutefois, ils pourront être utilisés par les employeurs du secteur agricole afin de vérifier le bon paramétrage du dossier de paie (la norme bilatérale ayant pour futur d être remplacée par la DADS-U) Pour permettre la DADS-U, l application va faire appel aux caisses enregistrées dans le dossier ; celles-ci sont-elles créées correctement afin que la déclaration puisse en identifier les différents organismes? Pour cela, un outil de contrôle est nécessaire et peut être lancé à tout moment dans l année ; il est appelé «calcul des caisses de référence» et permet de retrouver les caisses du salarié faisant référence aux différents organismes partenaires de la norme. On trouve cette application dans Import/Export _ DADS-U _ Calcul des caisses de référence Organismes Organismes de Institution de URSSAF ou MSA retraite complémentaire prévoyance Impôts Pour chaque salarié, l application va indiquer, en fonction du paramétrage des caisses, quelles caisses vont permettre la déclaration des assiettes brutes et plafonnées (tranche A) pour chacun des organismes destinataires de la DADS-U. Il faut vérifier que, pour chaque salarié et dans chaque colonne, les caisses indiquées sont les bonnes : Urssaf non exo : vous devez y trouver la caisse qui contient la cotisation «Vieillesse» (tranche A) pour un salarié «classique» cadre ou non cadre Urssaf exo : idem que ci-dessus mais pour un salarié en «contrat aidé» (avec des taux réduits) CSG/CRDS : vous devez y trouver la caisse qui représente la cotisation de CSG ou de CRDS du salarié («CSG déductible» ou «CSG/CRDS non déductibles»)

7 DADS 2008 Page 7 ARRCO : vous devez y trouver la caisse qui représente la retraite pour le régime ARRCO cadre ou non cadre du salarié (tranche A pour un cadre) AGIRC : vous devez y trouver la caisse qui représente la retraite pour le régime AGIRC cadre (tranche B) ; pour un salarié non cadre, cette colonne ne sera pas remplie Prévoyance : vous devez y trouver la caisse qui représente la prévoyance cadre (pour le salarié cadre) ou non cadre (pour le salarié non cadre) ; si le salarié n est pas lié à un régime de prévoyance, alors vous ne devez rien avoir ici. Taxe sur salaire : vous devez y trouver la caisse qui représente la cotisation de «taxe sur les salaires» ; dans le cas où le salarié n y serait pas assujetti (contrats aidés non assujettis à la taxe sur les salaires) cette case sera vide. Le contrôle de cohérence Un deuxième outil de contrôle permet de vérifier la cohérence des informations contenues dans les fiches des salariés, et donc dans la déclaration ; il s agit du «contrôle de cohérence» que l on trouve dans Import/Export _ DADS-U _ Contrôle de cohérence Attention, la plupart des éléments sont bloquants et vous empêcheront d éditer la DADS-U s il y a la moindre erreur. vérifie que le champ «Type d exonération» des caisses (important pour les caisses URSSAF vérifie que les organismes ARRCO, AGIRC et Prévoyance ont un code IRC ou IP et un numéro de contrat vérifie brut imposable + brut non imposable = brut URSSAF + part des indemnités de prévoyance non assujettie à cotisations ; les salariés figurant dans ce tableau ne présentent pas forcément des anomalies, mais il faut pouvoir expliquer la différence constatée vérifie que les heures payées et travaillées ne sont pas négatives suite à une absence déclarée dans une unité de décompte du temps inhabituelle vérifie que les conventions collectives du dictionnaire ont bien leur code IDCC ; attention, ce contrôle ne vérifie pas pour autant la cohérence du code avec le fichier national vérifie que les contrats d un salarié et ayant le même matricule ne se chevauchent pas vérifie que les mois liés à la période d activité du salarié ont bien des cumuls sur la fiche individuelle ; les salariés figurant dans ce tableau ne présentent pas forcément des anomalies, mais il faut pouvoir les expliquer vérifie la cohérence dans la fiche du salarié (catégorie et profession normalisée, temps de travail et horaire du salarié, absence de telle caisse qui n est pas forcément bloquante) vérifie que le salarié est associé à un code risque d accident du travail et que ceux-ci ci sont bien définis (code risque, taux, etc.) vérifie que la cohérence de la fiche «honoraire» (absence de qualification, SIRET, etc.) vérifie la cohérence des périodes d inactivité (absences déclarées deux fois, périodes d absence en chevauchement, périodes d absences en dehors des périodes d activité) vérifie que les salariés déclarés comme des salariés «à emplois multiples» ne sont pas aussi déclarés comme des salariés «à employeurs multiples» ou que leurs contrats en chevauchement ne sont déclarés à temps complet

8 DADS 2008 Page 8 Le contrôle net-entreprises Un troisième outil de contrôle permet de simuler les contrôles qui seront effectués sur les portails net-entreprises et TDS ; il s agit du «contrôle net-entreprises» que l on trouve dans Import/Export _ DADS-U _ Contrôle net-entreprises Ce contrôle n intéressera donc que les établissements soumis à la norme DADS-U et pas les autres. Pour effectuer ce contrôle, un outil fourni par net-entreprises et téléchargé avec la dernière mise à jour de paie APLON VB (version ) est nécessaire. Nous vous conseillons donc de lire attentivement le document lié à la mise à jour de paie APLON version Permet de sélectionner Le fichier DADS-U à contrôler permet d éditer les anomalies La zone du haut contient le bilan complet, la zone du milieu le détail des anomalies bloquantes ou non, la zone du bas explique le pourquoi de l anomalie sélectionnée en bleu dans la zone du milieu.