Fondation communautaire de Postes Canada Foire aux questions

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1 Fondation communautaire de Postes Canada Foire aux questions Les organismes de bienfaisance enregistrés, les programmes scolaires et les organismes communautaires sont invités à soumettre une demande en vue de financer des projets conformes à l'objectif de la Fondation, soit d offrir du soutien aux initiatives qui viennent en aide aux enfants. Le montant maximal d une subvention de la Fondation est de $. Cependant, afin de financer le plus grand nombre d'organismes possible, la majorité des subventions seront de $ ou moins. Les subventions pour les écoles, les organismes parents-enseignants, les garderies, les équipes sportives, les terrains de jeu et toute initiative liée à des installations récréatives (piscines, patinoires, planchodromes, etc.) ne dépasseront pas $. Ici, nous fournissons les réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées que nous recevons dans le cadre du procédé de demandes de subvention. La section SUBVENTIONS du site Web contient des renseignements détaillés sur les critères d'attribution de subventions de la Fondation et les principaux secteurs concernés. La demande en ligne comprend également des renseignements détaillés que vous devriez lire attentivement avant de soumettre la candidature de votre organisme. CALENDRIER ET PROCÉDÉ : Q. Qui peut faire une demande de financement? R. Pour être admissible au financement de la Fondation communautaire de Postes Canada, votre organisme doit : être un organisme de bienfaisance enregistré qui possède un numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance canadien OU un organisme à but non lucratif enregistré qui possède un numéro d'enregistrement ou un numéro d'entreprise valide OU une école (comme le définit la loi sur l'éducation de chaque province) OU un organisme communautaire non enregistré OU une bibliothèque communautaire OU une association canadienne enregistrée de sport amateur; disposer d'un conseil d'administration ou d'un comité d'organisme bénévole (cela ne s'applique pas aux écoles et aux bibliothèques communautaires); Bien que l'on puisse avoir recours à des employés payés pour offrir les programmes, les postes au sein du conseil d'administration ne doivent pas être rémunérés (le paiement des dépenses engagées par les membres est acceptable); posséder un plan détaillé pour le projet qui fait l'objet de la demande; avoir un budget pour le projet qui fait l'objet de la demande; posséder : o des états financiers vérifiés (pour les subventions d'une valeur de $ ou plus);

2 o à tout le moins, un rapport de mission d'examen (pour les subventions d'une valeur de $ à $); o à tout le moins, un rapport de mission de compilation (pour les subventions d'une valeur de $ à $); o pour les subventions atteignant jusqu'à $, la Fondation demande à l'organisme de fournir à tout le moins ses états financiers ou un plan pour l'année en cours. Remarque : Si vous ne fournissez pas les documents financiers pertinents (tels qu'ils sont déterminés en fonction du montant de la subvention que vous demandez), votre demande sera automatiquement rejetée. Les états financiers vérifiés, les rapports de mission d'examen et les rapports de mission de compilation constituent les résultats des examens professionnels indépendants (utilisant un ensemble commun de normes et d'examens) des documents financiers d'un organisme, menés par un professionnel de la comptabilité. Si vous n'êtes pas certain de comprendre vos états financiers, veuillez les passer en revue avec le trésorier de votre organisme ou un autre professionnel de la comptabilité. Q. Quand la Fondation accepte-t-elle les demandes de financement de l'année 2016? A. Les candidatures peuvent être envoyées à partir du mardi 1 er mars jusqu'à midi le lundi 11 avril 2016 (heure d'ottawa). Durant cette période, nous n'acceptons que les candidatures envoyées au moyen de notre système en ligne. Aucune prolongation ne sera accordée. Q. À quel moment mon organisme sera-t-il informé du résultat de sa candidature? R. Nous aviserons toutes les organismes des résultats au cours du mois d'août Q. Quelle information pouvez-vous me donner sur la candidature de notre organisme? R. En raison du grand nombre de candidatures que nous recevons, nous ne sommes pas en mesure de fournir de renseignements individuels. Nous aviserons votre organisme du résultat de sa candidature d'ici le mois d'août Q. Pouvons-nous rencontrer quelqu'un de la Fondation pour discuter de notre candidature, ou en discuter au téléphone, pendant la période d'évaluation? R. Nous évaluons un si grand nombre de candidatures que nous ne sommes pas en mesure de rencontrer les organismes ou de discuter avec ceux-ci au cours du procédé de demandes de subvention. Ainsi, le programme est juste et équitable pour tous les candidats. Q. Est-ce que je peux communiquer avec la Fondation pour connaître l'avancement de la candidature? R. En raison du grand nombre de candidatures que nous recevons, nous ne sommes pas en mesure de fournir des mises à jour individuelles à leur sujet. Q. Que dois-je faire si la situation financière de mon organisme change? Par exemple, si nous obtenons un financement auprès d'une autre source pour la même activité que

3 celle pour laquelle nous avons soumis une demande de subvention auprès de votre Fondation. R. Veuillez envoyer un courriel à l adresse communautaire@postescanada.ca concernant tout changement à votre demande. Nous examinerons ces situations au cas par cas. RECOMMANDATIONS EN MATIÈRE DE FINANCEMENT : Q. Quel montant puis-je demander? R. D'abord, vous devez déterminer quels documents financiers vous avez. Veuillez vous reporter à la question «Qui peut faire une demande de financement?». Le montant maximal d'une subvention de la Fondation est de $. Cependant, afin de financer le plus grand nombre d'organismes possible, la majorité des subventions seront de $ ou moins. Les subventions pour les écoles, les organismes parents-enseignants, les garderies, les équipes sportives, les terrains de jeu et toute initiative liée à des installations récréatives (piscines, patinoires, planchodromes, etc.) ne dépasseront pas $. Q. Quel montant de financement est disponible en 2016? R. La Fondation communautaire de Postes Canada a 1,2 $ million de dollars à consacrer aux subventions de cette année. Q. Notre organisme a de nombreux besoins en matière de financement. Que devrionsnous faire? R. Les projets doivent correspondre aux efforts de la Fondation concentrés sur des activités communautaires de première ligne qui viennent en aide aux enfants. La demande doit démontrer qu'un besoin sera satisfait et qu'il n'y a pas ou peu d'imitation ou de concurrence par rapport aux services existants (c.-à-d. que le projet doit être unique ou complémentaire). Les projets doivent être réalisés selon un plan réaliste et à l'aide de ressources (y compris toute autre source de financement) correspondant aux objectifs. Les projets doivent permettre un renforcement des capacités (p. ex. la création ou l'expansion de services ou de programmes plutôt que l'entretien de services ou de programmes existants; l'expansion peut comprendre l'amélioration d'un service, l'ajout d'un service ou l'inclusion d'un nouveau territoire géographique). Les activités de renforcement des capacités peuvent comprendre l embauche ou la formation de personnel ou la couverture de coûts directement liés à la prestation d un programme (notamment les coûts associés au kilométrage, à la location d installations, aux activités de communication) ou l achat, la construction ou l ajout d équipement ou d installations.

4 Enfin, les résultats attendus des projets doivent répondre à des besoins de la collectivité et être mesurables. Apprenez-en davantage Q. Mon organisme peut-il faire une demande de financement général pour un appel de fonds? R. Les demandes de financement général pour les appels de fonds ne sont pas admissibles. Les organismes peuvent soumettre une demande pour une activité ou un projet précis qui nécessite un financement dans le cadre d'un appel de fonds. Q. Quels secteurs sont financés? R. La Fondation travaille à distribuer les fonds entre des projets qui répondent à des besoins de la collectivité, de la santé et de l'éducation. Q. Quelle somme notre organisme devrait-il demander? R. Il y a trois éléments à considérer lorsque vous déterminez le montant à demander : Le type d'organisme dont vous faites partie. Nous vous rappelons que les subventions pour les écoles, les organismes parents-enseignants, les garderies, les équipes sportives, les terrains de jeu et toute initiative liée à des installations récréatives (piscines, patinoires, planchodromes, etc.) ne dépasseront pas $. Les documents financiers que vous avez (veuillez vous reporter à la question «Qui peut faire une demande de financement?»). La somme requise pour l'activité de votre organisme, jusqu'à un maximum de $ par demande. À titre d'information, les subventions varient généralement entre $ et $. Q. Quelles sont les chances que mon organisme reçoive un financement? R. En 2015, nous avons reçu plus de demandes (pour un total dépassant 20 millions de dollars), parmi lesquelles 107 projets (pour un total d'environ 1,2 million de dollars) ont été financés. Q. Pouvez-vous fournir des renseignements sur les bénéficiaires de financement antérieurs? R. Vous pouvez obtenir des renseignements sur certains des organismes qui ont reçu un financement par le passé ici. Q. Je n'ai malheureusement pas obtenu de financement jusqu'ici. Devrais-je envoyer de nouveau une demande? R. Oui. L'évaluation de 2016 ne reprend pas celle de l'année dernière. Tous les projets seront évalués à nouveau. La Fondation ne peut financer qu'un nombre relativement restreint des nombreuses propositions louables qu'elle reçoit de la part d'organismes partout au Canada. En 2015, nous avons reçu plus de demandes (pour un total dépassant 20 millions de dollars), parmi lesquelles 107 projets (pour un total d'environ 1,2 million de dollars) ont été financés. La grande majorité des organismes ayant

5 présenté une demande méritaient un appui. Malheureusement, les fonds disponibles pour les subventions ne sont pas aussi importants que les besoins. Q. Mon organisme a reçu un financement l'année dernière. Pouvons-nous demander une autre subvention cette année? R. Oui, à condition que votre organisme ait commencé le projet précédent et que la nouvelle demande présentée concerne un autre projet. FORMULAIRE DE DEMANDE : Q. Pouvons-nous soumettre plusieurs candidatures si nous exerçons nos activités à l'échelle nationale? R. Les organismes peuvent soumettre jusqu'à trois demandes au total. Les demandes supplémentaires ne seront pas admissibles. La Fondation ne financera pas plus d'un projet par demandeur au cours d'une année donnée. Q. Que dois-je faire si mon organisme ne fait pas partie de l'un des secteurs énumérés dans le formulaire de demande? R. Veuillez choisir le secteur qui se rapproche le plus de votre organisme. Vos réponses aux autres questions du formulaire nous fourniront les renseignements nécessaires. Q. Comment mon organisme peut-il obtenir un financement pluriannuel? R. Nous n'accordons pas de financement pluriannuel. Q. Que se passe-t-il si j'ai fait une erreur dans le formulaire de demande et qu'il a déjà été soumis? R. La demande que vous soumettez constitue la demande finale de votre organisme. Aucune autre demande ni aucun renseignement supplémentaire ne seront acceptés. Si certains champs importants sont vides ou s'il manque des éléments clés dans le formulaire de demande, votre organisme pourrait ne pas être admissible. Il est essentiel de s'assurer que la demande a été dûment remplie avant de la soumettre. Q. Est-ce que je resterai admissible au financement si mes comptes ne font pas l'objet d'une vérification? R. Selon le montant de la subvention que vous demandez, oui. Apprenez-en davantage ici. Veuillez vous assurer d'avoir et de joindre les documents financiers pertinents qui correspondent au montant de la subvention demandé dans votre candidature. Si vous ne fournissez pas les bons documents financiers, votre candidature sera automatiquement disqualifiée.

6 Q. Ma demande a été refusée parce que je n avais pas les bons documents financiers. Nous sommes un petit groupe et nous n avons pas les moyens de faire vérifier nos documents financiers. Cette situation est injuste. R. La Fondation reconnaît qu'une vérification financière régulière est une mesure que de nombreux organismes communautaires ne peuvent pas se permettre. La Fondation a aussi le devoir envers nos clients et employés, qui versent des dons à la Fondation, de faire preuve de diligence raisonnable et d étudier adéquatement les projets et les organismes qui présentent une demande. Les fonds accordés sont donnés à la Fondation parce que les donateurs croient qu ils seront distribués de façon équitable, respectueuse et responsable. Lorsque nous avons élaboré les critères de financement pour la Fondation, nous avons établi une approche progressive pour les demandes de subventions et les documents financiers à l'appui requis. Les subventions allant jusqu'à $ n'ont besoin que d'une quantité minimale de documents financiers (budget du projet et états financiers pour l'année en cours). Les subventions d'un montant supérieur ont besoin d'un plus grand nombre de documents de vérification financière, allant jusqu'aux états financiers vérifiés par un vérificateur indépendant pour un montant de plus de $. Nous croyons que cette approche représente l'équilibre le plus juste entre l'offre d'occasions de financement au plus grand nombre d'organismes possible et la conservation de notre engagement envers les Canadiens qui nous appuient. Q. Votre formulaire nous demande d'énumérer nos administrateurs et d'indiquer toute affiliation qu'ils peuvent avoir à la Fondation communautaire de Postes Canada. S'il y a une relation entre mon organisme et la Fondation communautaire de Postes Canada, tient-on compte de ce fait pendant l'examen de ma candidature? R. Non. Nous désirons être informés de toute affiliation entre les membres des conseils d'administration des organismes et la Fondation communautaire de Postes Canada afin d'assurer une transparence complète, parmi notre conseil d'administration, lors de l'examen des candidatures. Toutefois, pendant le processus d'évaluation, on ne tient aucun compte d'une affiliation entre un membre du conseil d'administration de la Fondation et un organisme qui demande une subvention. Q. Puis-je sauvegarder une version provisoire de la demande et y retourner plus tard? R. Vous pouvez appuyer sur le bouton de sauvegarde à tout moment et fermer la session. N'oubliez pas d'imprimer ou d'enregistrer votre code d'utilisateur et votre mot de passe avant de fermer le formulaire. Lorsque vous ouvrez une nouvelle session, la dernière version de votre demande sera sauvegardée et vous pourrez recommencer là où vous vous êtes arrêté. Q. Est-ce que plusieurs personnes peuvent travailler sur un formulaire de demande? R. Plusieurs personnes peuvent travailler sur un formulaire de demande en utilisant le même code d'usager et le même mot de passe, mais seulement une personne à la fois. Assurezvous de sauvegarder votre travail au fur et à mesure.

7 Q. Puis-je imprimer une copie de ma demande? R. Oui. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez en imprimer une copie complète AVANT de soumettre votre candidature. REMARQUE : Il n'est pas possible d'imprimer individuellement les pages du formulaire à mesure que vous les remplissez. Q. Puis-je accéder à ma demande une fois qu'elle a été soumise? R. Non. Une fois la demande soumise, vous ne pourrez plus visualiser le formulaire ou y avoir accès. C'est pourquoi il est important d'imprimer une copie du formulaire pour vos dossiers avant de le soumettre. Q. Comment savoir si la demande a bien été soumise? R. Le bouton de soumission se trouve sur la dernière page. Vous ne serez pas en mesure de soumettre votre demande avant que toutes les questions obligatoires (marqués d'un *) aient été remplies. Lorsque vous soumettrez la demande, vous recevrez un courriel automatisé vous informant que votre demande a été soumise. Il sera envoyé à l'adresse électronique que vous avez fournie dans la rubrique relative aux coordonnées de la personne-ressource principale. Q. Que dois-je faire si j'ai des difficultés techniques avec le formulaire de demande? R. Si vous avez des problèmes techniques, veuillez communiquer avec le service de soutien technique en cliquant sur le lien d'aide dans le coin supérieur droit de l'écran. Une fenêtre s ouvrira. Elle contient un court formulaire dans lequel vous pouvez saisir votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique ainsi qu une brève description du problème éprouvé. On communiquera avec vous par téléphone ou par courriel dans un délai de un jour ouvrable afin de vous aider.