Cahier des Clauses Techniques Particulières. Marché à bons de commande : Fournitures Courantes et Services

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1 Cahier des Clauses Techniques Particulières Marché à bons de commande : Fournitures Courantes et Services Commune de PLOUARET (22420) Conception, réalisation, mise en page et impression du Bulletin Municipal 1

2 PREAMBULE La commune de Plouaret élabore et diffuse un bulletin communal depuis plusieurs années. A l exception du bulletin de fin d année, réalisé et imprimé avec un appui extérieur, les autres bulletins font l objet d une fabrication artisanale internalisé dont la fréquence varie entre deux et trois mois selon le contenu et la disponibilité des parties prenantes. L objet du présent marché est de créer, réaliser et imprimer un bulletin municipal trimestriel de la Commune de Plouaret, en franchissant un saut qualitatif et en garantissant le rythme de diffusion. Principal outil de communication de l équipe municipale, ce support est destiné à l information de la population tant au niveau des événements associatifs passés et à venir qu aux décisions prises par la municipalité en disposant d espaces suffisants pour donner toutes explications utiles en valorisant la vie locale (Festivités, patrimoine bâti et culturel ). Il s agit donc d un outil contribuant à donner une image positive de la commune. Création d un bulletin municipal «Bien vivre à Plouaret» Le titulaire du marché devra proposer aux élus une maquette et deux variantes (cela comprend toutes les caractéristiques d une charte graphique, à savoir : rubriques, sous rubriques, couleurs, taille de police ) prenant en compte les spécificités du territoire, les attentes des élus en matière de communication ainsi que la teneur des bulletins. En effet, les bulletins d avril et octobre seront différents des bulletins de janvier et de juillet, des modifications seront donc nécessaires : les bulletins d avril et octobre traiteront de l actualité passée et à venir des évènements municipaux et associatifs agrémentés d un dossier sur l actualité alors que le bulletin de juillet sera destiné à l annonce des festivités locales, à la découverte du patrimoine communal (patrimoine bâti, randonnées, expositions ) ainsi qu aux activités touristiques proposées sur le territoire de la commune en période estivale. Celui de janvier sera consacré au bilan de l année de l équipe municipale et plus précisément des adjoints, ainsi qu au bilan des activités associatives. Les textes et photos seront fournis par les services de la Mairie. Toutefois, le titulaire du marché pourra être amené à rédiger quelques articles. La proposition de prix fera alors paraître, en option, le tarif de cette prestation. Mise en page du bulletin Les textes et photos seront transmis par la Mairie au format PDF (textes) et JPEG (photo) au titulaire du marché qui devra, au vu des textes, mettre en page le document en prenant en compte les contraintes liées à la maquette proposé par ses soins (Taille des articles, des photos ) Impression du bulletin Le document sera imprimé sur au format fermé 210X297 avec finition agrafée. Les bulletins des mois d avril et octobre seront tirés à exemplaires. Les bulletins de janvier et juillet seront imprimés à exemplaires. Celui de janvier, seul numéro distribué par La Poste dans les boîtes aux lettres, devra parvenir en mairie au plus tard fin de semaine 49 afin qu il puisse parvenir aux Plouarétais avant le 24 décembre. Un planning de réalisation annuel sera arrêté conjointement avec le titulaire du marché pour l organisation de son travail sachant que la sortie des bulletins devra se faire fin mars, fin juin, fin septembre et fin décembre (ce dernier étant distribué par La Poste, des délais de distribution seront à prendre en compte). 2

3 GENERALITES 1. Pouvoir adjudicateur MAIRIE DE PLOUARET 2. Objet du marché Conception d une maquette, réalisation ponctuelle d articles, mise en page et impression du bulletin municipal trimestriel. Le présent Cahier des clauses techniques particulières a pour but de définir les conditions d exécution des prestations demandées dans le cadre du marché rappelé en préambule. Ces prestations seront divisées en 4 séquences énumérées ci-dessous : N de séquence Dénomination des séquences Séquence 1 Conception d une maquette «Bien vivre à Plouaret» Séquence 2 Réalisation d articles (interviews, recherches documentaires, rédaction ) Séquence 3 Mise en page d un bulletin trimestriel Séquence 4 Impression d un bulletin trimestriel Il est précisé ici qu en cas d impossibilité pour une seule entreprise de réaliser la totalité des prestations, une soustraitance partielle pourra être envisagée, ou un groupement d entreprise, pourra répondre au présent marché. L imprimeur sera alors désigné comme mandataire. La réponse à la présente consultation comportera obligatoirement une proposition de maquette rubriquée permettant, au-delà des tarifs, de juger de l esthétique du bulletin qui sera réalisé. 3. Type de marché Marché à bons de commandes (Chaque nouvel exemplaire fera l objet d un bon de commande). Chaque bon de commande précisera : - La nature et la description des prestations à réaliser (Mise en page, réalisation éventuelle d articles, impression, nombre d exemplaires ). - Les délais d exécution (date de début et date de livraison) - Le montant du bon de commande (Hors Taxes et Toutes Taxes Comprises) ainsi que le montant de la TVA. La durée pendant laquelle peuvent s exécuter les bons de commande ne peut excéder la durée de validité du marché majorée d un mois. Seuls les bons de commandes signés par Madame le Maire ou son représentant (adjoint en charge de la communication), pourront et devront être honorés par le titulaire. Pour des besoins ponctuels, la Commune de Plouaret se réserve le droit de demander une prestation non prévue aux bordereaux de prix. L exécution de cette prestation sera assujettie à la production d un devis original par le titulaire du marché correspondant à la demande. 4. Durée du Marché Le marché est conclu pour une durée de 2 ans (à compter de la réception de la notification de marché) renouvelable 2 fois par tacite reconduction. 3

4 5. Mode de passation du marché Le marché est passé par: 6. Critères d attribution Procédure adaptée. Prix : Valeur Technique Prémaquette 50% 25% (Références équivalentes ; Qualité esthétique de la proposition : la clarté des rubriques et la facilité de lecture ; Modalités de collaboration) 25% (Proposition d une prémaquette avec rubriques, couleurs, trames générales des futurs bulletins). 7. Dépôt des offres L'offre, qui comprend le présent cahier des charges et l acte d engagement (DC8 téléchargeable sur doivent être adressés à : Avant le (date butoir) Mairie de PLOUARET, Place de l Eglise, PLOUARET 30 avril 2015 à 12h00 La maquette retenue sera utilisée pour le numéro du mois de juillet Une fois retenue, le titulaire aura donc 15 jours pour proposer une maquette définitive et ses variantes aux élus. 8. Cahier des Clauses Administratives Générales Le pouvoir adjudicateur a décidé de se référer aux CCAG et CCTG de fournitures courantes et services. 9. Renseignements utiles Tout renseignement au sujet du présent marché peut être obtenu auprès de : Mme BRAS-DENIS Annie, Maire de Plouaret M. LAMANDÉ Gildas, adjoint administratif de Plouaret tél: (ligne directe) ou gildas.mairie.plouaret@orange.fr mairie.plouaret@wanadoo.fr 4

5 ENGAGEMENT DU (DES) TITULAIRE(S) 1. Conception d une maquette Le titulaire du marché devra proposer aux élus une maquette principale et deux variantes pour les numéros spéciaux de juillet et janvier, prenant en compte les spécificités du territoire ainsi que les attentes des élus en matière de communication. Cela comprend toutes les caractéristiques d une charte graphique, à savoir : rubriques, sous rubriques, couleurs, taille de police, nombre de caractères Après validation par l assemblée délibérante sur avis de la commission communication, le titulaire du marché devra composer chaque édition du bulletin municipal «Bien Vivre à Plouaret» en fonction de la maquette validée par le conseil municipal. 2. Réalisation d articles Cette séquence, optionnelle, consiste en la réalisation de certains articles que les services de la mairie ne seront pas en mesure de réaliser. Il peut comprendre, en plus de la rédaction de certains articles, la réalisation d interviews, de photos, ainsi que la recherche documentaire nécessaire à leurs écritures. 3. Mise en page et impression du bulletin trimestriel Le titulaire devra respecter les délais de réalisation et d impression indiqués dans leur offre qui devra mentionner le temps nécessaire entre la réception des articles et photos, la réalisation du bulletin, la signature du BAT et la livraison en mairie. Les bulletins devront impérativement sortir fin mars, fin juin, fin septembre et fin décembre. En cas de non-conformité de la livraison avec les Bons A Tirer ou de retard de livraison, le titulaire s expose au remplacement, à ses frais et risques, de la même prestation dans un délai rapide et en conformité avec ce qui a été prévu au présent CCTP, à définir entre les deux parties. Le choix des encres, les finitions, le façonnage et d une manière générale l ensemble des éléments concourant à fournir des documents de qualité, feront l objet d une attention et de conseils particuliers afin de parvenir à un produit fini de qualité, respectant les prescriptions environnementales certifiées. DESCRIPTION DES FOURNITURES 1. Conception d une maquette Le titulaire du marché devra OBLIGATOIREMENT transmettre une conception (une maquette principale et ses deux variantes) au format papier et par mail (format.pdf) à l attention de Mme le Maire de Plouaret (mairie.plouaret@wanadoo.fr) 15 jours maximum après la notification d attribution du marché. Ces maquettes seront soumises à l assemblée délibérante pour approbation. Bulletin Municipal «Bien Vivre à Plouaret» : FORMAT : 210 x 297 mm CHARTE GRAPHIQUE : (non imposée) sur proposition du candidat. Cette charte graphique devra tenir compte du «territoire» de la Commune et des attentes des élus en termes de communication. COULEUR : quadrichromie. DECOMPOSITION DU BULLETIN MUNICIPAL : Il est souhaité que le futur bulletin aborde les thèmes suivants : o Editorial du Maire, sommaire, ours o Pages réservées à la vie locale (vie associative, évènements survenus sur la commune, vie économique, portrait de Plouarétais ), o Pages réservées à la vie municipale (Travaux, comptes rendus de conseils municipaux, informations en lien avec la mairie, expressions du groupe majorité et opposition, page dédiée à la Communauté d agglomération LTC ) 5

6 o o o Page ou rubrique d informations pratiques Un dossier sur un thème différent à chaque numéro (interviews, informations sur le thème) Les numéros de juillet et janvier seront des numéros spéciaux : Celui de juillet sera consacré aux évènements et activités touristiques estivales du territoire et celui de janvier sera réservé au bilan des adjoints et des associations du territoire. 2. Réalisation d articles Pas de prescriptions particulières. Les articles et les photos devront simplement se conformer à la maquette retenue. 3. Mise en page NOMBRE DE PAGES MAXIMUM: 20 pages (selon estimatif des derniers numéros). Au vu des spécificités de la commune et des bulletins municipaux de communes de strate identique, le titulaire du marché proposera le nombre de page «idéal» pour le bulletin trimestriel de Plouaret. DELAIS D EXECUTION ET BON A TIRER : En fonction des dates de sortie souhaitée par la municipalité, le titulaire du marché indiquera les délais nécessaires pour la réalisation d un bulletin entre l envoi des fichiers et sa sortie. Sachant que la commission communication se réunira entre le projet de bulletin et le Bon A Tirer pour opérer d éventuelles modifications. Un planning de réalisation annuel sera réalisé conjointement avec le titulaire du marché pour l organisation de son travail sachant que la sortie des bulletins devra se faire fin mars, fin juin, fin septembre et fin décembre (ce dernier étant distribué par La Poste, des délais de distribution seront à prendre en compte). TRANSMISSION DES ARTICLES ET DES IMAGES : Les articles et photos seront transmis de manière numérique uniquement, au format PDF pour les articles et au format jpeg pour les photos suivant un délai défini à l avance avec le titulaire du marché. Le titulaire du marché fera son affaire des relations entre la personne en charge de la mise en page et l impression du bulletin. Une procédure sera mise en place conjointement entre les parties si l impression et la mise en page se font par sous-traitance. IMPORT ET UTILISATION D IMAGES : L import et l utilisation d images depuis un moteur de recherche ou une bibliothèque d images doivent être libre de droit ou à la charge exclusive du titulaire marché. UTILISATION NUMERIQUE DU BULLETIN : Une version web du bulletin sera envoyée par mail à la mairie (mairie.plouaret@wanadoo.fr) afin de publier le bulletin municipal sur le site internet de la commune. La version finale sera envoyée également par mail au format pdf afin d imprimer un réassort en cas de demande expresse et limitée de la population. 4. Impression La Mairie de Plouaret souhaite que les procédés utilisés pour la fabrication et l impression des documents présentent des garanties à la fois écologiques (papier recyclé et/ou issue de forêts gérées durablement) et esthétiques. COULEUR : quadrichromie IMPRESSION : Recto/Verso FORMAT : 210 x 297 mm ENCRE : Encre végétale FAÇONNAGE : Un pli central piqûre métal 2 points QUANTITE : exemplaires pour les numéros d avril et octobre, pour ceux de janvier et juillet. Un supplément pourra être demandé par le biais du Bon de Commande. PERIODICITE : 4 fois par an soit une fois par trimestre (fin mars, fin juin, fin septembre et fin décembre) CONDITIONNEMENT ET LIVRAISON : o A la Mairie aux horaires d ouverture o Conditionnement par paquets de 50 exemplaires o Indication IMPERATIVE du nombre d exemplaires compris dans chaque paquet o Bon de livraison détaillé en fonction des points précités o Le nombre d exemplaires sera vérifié par les services de la mairie au moment de la livraison 6

7 o L admission est réputée définitive si aucune réclamation n a été formulée dans un délai de 5 jours suivant la réception. Pour toute non-conformité à la commande ou au présent Cahier des clauses techniques particulières qui pourrait entrainer un refus de la livraison, la Mairie de Plouaret se réserve le droit de renvoyer la commande ou sa partie défectueuse pour échange ou remboursement aux frais du fournisseur. Elles devront être remplacées dans un délai de 5 jours maximum. Aucun frais ne sera supporté par la Mairie de Plouaret pour le retour, le contrôle, la remise en stock chez le fournisseur des fournitures défectueuses et/ou non conformes, et leur échange. En cas de non fourniture des quantités manquantes ou du non remplacement des fournitures non conformes, et passé un délai de 48 heures ouvrés à compter de la réception, la Mairie de Plouaret se réserve le droit d annuler la commande par tout moyen (courriel, télécopie ou par courrier recommandé avec accusé de réception) et de commander la fourniture manquante auprès d un autre fournisseur, aux frais et risques du titulaire. Dans ce cas, la Mairie de Plouaret pourra résilier le contrat. PROPRIETES INTELLECTUELLES La Mairie de Plouaret détient la propriété intellectuelle de tous les documents produits par le titulaire, pour son compte et ce de la conception jusqu à la réalisation. Le titulaire prendra à sa charge tous les frais afférents à une quelconque violation des droits de propriété intellectuelle ou de brevets appartenant à des tiers. CONFIDENTIALITE Le prestataire est tenu au secret professionnel et à l obligation de réserve pour tout ce qui concerne les faits, informations, études et décisions dont il aura connaissance au cours de l exécution du marché. Il s interdit notamment toute communication écrite ou verbale sur ces sujets et toute remise de documents à des tiers sans l accord préalable de la Commune de Plouaret. Le prestataire donnera les consignes de secret nécessaires à son personnel ainsi qu à toute personne avec laquelle elle serait en relation à l occasion du présent marché. LITIGES Le présent marché est soumis au droit français. Les parties s efforceront de résoudre à l amiable tout problème qui pourrait surgir de l exécution ou de l interprétation du présent marché. En cas de conflits persistants, le Tribunal Administratif de Rennes sera seul compétent pour connaitre de toute difficulté relative à l interprétation ou à l exécution du présent marché. Fait à Le SIGNATURE Faire précéder la mention «Bon pour accord» 7

8 ANNEXE 1 : BORDERAU DES PRIX UNITAIRES Séquence 1 : Conception d une maquette 0 Désignation Prix HT Prix TTC Réalisation d une maquette «Bien Vivre à Plouaret» : -Format 210X297 mm -20 pages maximum -Création de rubriques et sous rubriques -Autres : Séquence 2 : Réalisation d articles Réalisation ponctuelle d articles pour le bulletin : -Recherche documentaire -Prises de photos -Interview -Rédaction -Autres : Désignation Prix HT Prix TTC 8

9 Séquence 3 : Mise en page Désignation Prix HT Prix TTC Mise en page : -Mise en page 20 pages maximum à partir d articles et photos fournies par la Mairie et sur une maquette définie à l avance -Impression des BAT -Autres : Séquence 4 : Impression Désignation Prix HT Prix TTC Impression du bulletin municipal «Bien Vivre à Plouaret» : -Impression de exemplaires pour les numéros d avril et octobre -Impression de exemplaires pour les mois de juillet et janvier -Forfait page supplémentaire -Autres : 9