9.4 - moveonline incoming - Candidature en ligne des étudiants entrants

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1 9.4 - moveonline incoming - Candidature en ligne des étudiants entrants Ce chapitre décrit le fonctionnement du module en ligne moveonline incoming qui vous permet de gérer les candidatures de vos étudiants entrants sur le site de votre établissement. 1- Présentation et fonctionnement Les étudiants entrants doivent créer un compte dans moveonline incoming, y saisir leurs données personnelles et imprimer leur dossier de candidature au format PDF. Les informations saisies par les étudiants sont instantanément disponibles pour votre service des relations internationales qui peut ensuite les importer dans moveon. Fig. 1 : Page d'accueil du module en ligne incoming 2- Utilisation par les étudiants Informations aux étudiants Pour pouvoir utiliser le module moveonline incoming, vous devez informer vos étudiants entrants des modalités de candidature à une mobilité internationale. Vous pouvez pour cela leur envoyer un courrier électronique sur le modèle suivant: Chers étudiants, Si vous souhaitez faire vos études dans notre établissement dans le cadre d'un programme de mobilité internationale, vous devez soumettre votre candidature en ligne au plus tard avant le 10 janvier Veuillez utiliser le lien ci-dessous pour accéder au module de candidature en ligne. Vous devrez au préalable créer un compte sur le site. Suivez ensuite les instructions vous permettant de soumettre votre candidature. Cordialement, Création d'un compte L'étudiant doit d'abord aller sur la page de démarrage (par exemple incoming/start.php) et créer un compte dans la partie «Ma candidature» du module moveonline incoming. Afin de créer une nouvelle candidature ou de modifier des candidatures existantes, l'étudiant doit se connecter grâce au nom d'utilisateur et au mot de passe défini lors de la création du compte moveonline incoming - Candidature en ligne des étudiants entrants page 1

2 Fig. 2 : Page de connexion Ajout d'une candidature L'étudiant saisit des informations générales concernant son identité, ses études passées et actuelles, ses compétences linguistiques et ses souhaits de mobilité. Les candidatures peuvent être importées par votre service dans moveon et imprimées par les étudiants au format PDF. Les étapes suivantes sont nécessaires pour pouvoir candidater: - Cliquer sur «Ma candidature» puis sur le bouton Démarrer, - Compléter le formulaire de candidature avec toutes les informations requises, - Vérifier les données et cliquer sur Envoyer - Télécharger et imprimer le document PDF - Renvoyer le dossier de candidature papier signé en ayant joint les documents requis Fig. 3 : Dossier de candidature à une mobilité internationale page moveonline incoming - Candidature en ligne des étudiants entrants

3 Fig. 4 : Saisie des données personnelles Fig. 5 : Validation de la candidature 3- Import des candidatures en ligne dans moveon par le service des relations internationales Au sein du service des relations internationales, le module moveonline incoming est un outil permettant d'importer les données des candidatures des étudiants dans moveon sans saisie manuelle supplémentaire. L'import des candidatures en ligne est décrit en détail au chapitre Configuration du module La configuration du module s'effectue depuis moveon á l'aide du formulaire de configuration «moveonline». Le chapitre 9.2 décrit en détail cette configuration. Cette partie résume les principales configurations à effectuer pour ce module. Paramètres généraux Pour ce module, les paramètres à configurer sont les suivants : moveonline incoming - Candidature en ligne des étudiants entrants page 3

4 - Langues proposées : liste des langues dans lequel le module est proposé, séparées par une virgule. La première langue renseignée est la langue proposée par défaut au démarrage du module. Exemple: fr,en - Lien Internet sur le logo de votre établissement : URL du lien de redirection lors d'un clic sur le logo en en-tête du module. Exemple : adresse du site web du service des relations internationales. - Titre de la fenêtre du navigateur Internet : Texte affiché dans la barre de titre du navigateur Internet (à coté du nom du navigateur). Par défaut: nom du module en ligne. - Afficher les mentions légales (1=oui / 0=non) : si ce paramètre est activé un lien s'affiche dans le pied de page vers la page mentions légales de votre site. Le lien est configurable à l'aide du paramètre «Lien Internet pour les mentions légales». Le texte du lien est configurable à l'étape texte sous l'identifiant «_impressum». - Lien Internet pour les mentions légales : URL de la page des mentions légales de votre site (lien affiché uniquement si l'option Afficher les mentions légales est activée). - Adresse webmaster pour envoi mot de passe : adresse affichée comme adresse d émission dans les s automatiques envoyés aux candidats qui utilisent la fonction «Générer un nouveau mot de passe». Exemples : etc. - Premier semestre de candidature : code du premier semestre où une candidature est possible. Le semestre correspondant sera affiché comme premier choix possible dans la liste des semestres. Le code est construit avec l année pendant laquelle le semestre débute sur 4 chiffres suivie de 5 pour le premier semestre de l année ou 0 pour le 2eme semestre. Par exemple, représente le premier semestre 2010/11 et représente le deuxième semestre 2010/ Type d'affichage 2ème semestre : Permet de régler le mode d affichage du deuxième semestre. Dans le mode «allemand» (valeur 1), le 2ème semestre n est affiché qu avec l année civile (ex : 2010); dans le mode «français»(valeur 2), le 2ème semestre est affiché avec l année universitaire, comme le premier semestre (ex : 2010/11). - Afficher la confirmation de l'étudiant dans le PDF (1=oui / 0=non) : Ce paramètre active le bloc «Confirmation de l étudiant» sur le fichier PDF généré automatiquement à la fin de la candidature. - Afficher la confirmation du coordinateur dans le PDF (1=oui / 0=non) : ce paramètre active le bloc «Confirmation du coordinateur» sur le fichier PDF généré automatiquement à la fin de la candidature. - Afficher la photo dans le PDF (1=oui / 0=non) : ce paramètre active le cadre «Photo» sur le fichier PDF généré automatiquement à la fin de la candidature. - de confirmation From : adresse affichée dans l de confirmation envoyé au candidat à la fin de la candidature. Si une adresse est entrée ici, cela active simultanément l envoi de l de confirmation CC : adresse à laquelle une copie de l de confirmation doit être envoyée. Ce paramètre n est utilisé que si le paramètre précédent est également renseigné. Textes Fig. 6 : Formulaire «moveonline», Configuration du module incoming, «Paramètres généraux» Pour ce module, les principaux textes à configurer sont les suivants : page moveonline incoming - Candidature en ligne des étudiants entrants

5 - procedure_text : le texte expliquant la procédure de sélection des candidats à une mobilité internationale dans votre établissement - welcome_info : le texte de bienvenue affiché sur la page d'accueil du module en ligne - PDF_infosheet_text : les textes composant votre document d'information. Vous pouvez y inclure les dates limite de candidatures, l'adresse d'envoi du PDF, etc. - contact_text : le texte donnant vos coordonnées, les horaires d'ouverture du Service des Relations Internationales, etc. - accomodation_text : le texte contenant une description des différentes possibilités d'hébergement ou un lien vers une page contenant ces informations - titre de la page : titre du fichier PDF et du module en ligne - ville de l'université - nom de l'université Programmes de mobilité, établissements, disciplines et types de mobilité Ces éléments doivent être exportés depuis moveon pour être disponible lors de la saisie des données de l'étudiant moveonline incoming - Candidature en ligne des étudiants entrants page 5

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