BCD Travel Business Manuel Utilisateur Juillet 2006

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1 BCD Travel Business Manuel Utilisateur Juillet 2006 Page 1 of 40

2 1 CONNEXION CONNEXION ACCUEIL PROFIL PERSONNNEL PAIEMENT LIVRAISON PREFERENCES LOGIN PERSONNALISATION PLANNIFIER UN VOYAGE AIR/RAIL RECHERCHE DE VOLS RECHERCHE DE VOLS RECHERCHE PAR HORAIRES RECHERCHE DE VOLS RECHERCHE PAR PRIX RECHERCHE DE VOLS ALLER-SIMPLE / MULTI-DESTINATION RECHERCHE DE TRAINS RECHERCHE DE TRAINS RECHERCHE PAR HORAIRES RECHERCHE DE TRAINS RECHERCHE PAR PRIX COMPARER AVION ET TRAIN OPTIONS DE RECHERCHE INTERNET PLANNIFIER UN VOYAGE - HÔTEL RECHERCHE D HÔTELS PLANNIFIER UN VOYAGE - VEHICULE SEARCH FOR CARS RECHERCHE DE VEHICULES A L AEROPORT RECHERCHE DE VEHICULES EN DEHORS DE L AEROPORT RECAPITULATIF DE VOTRE VOYAGE RECAPITULATIF DE VOTRE VOYAGE VOYAGES PLANIFIES AFFICHAGE DES VOYAGES PLANIFIES ANNULER UN VOYAGE PLANIFIE MODIFIER UN VOYAGE PLANNIFIE REPETER UN VOYAGE PLANIFIE ENVOYER UN VOYAGE PLANNIFIE VOYAGES RECUS TRAVEL ARRANGER SELECT A TRAVELLER DESELECTIONNER UN VOYAGEUR MODIFIER UN PROFIL VOYAGEUR CREER UN PROFIL VOYAGEUR...40 Page 2 of 40

3 1 CONNEXION 1.1 CONNEXION Si vous vous connectez pour la première fois sur le portail BCD Travel Business, cliquez sur le lien «Obtenir votre mot de passe» et une nouvelle fenêtre s ouvrira avec la page de connexion à BCD Travel Business comme présenté ci-dessous. Entrez votre adresse comme identifiant et cliquez sur «Obtenir votre mot de passe». Vous recevez très rapidement un confirmant votre mot de passe. Vous pouvez alors vous connecter. Une fois que vous avez reçu votre mot de passe et que vous vous êtes connecté avec succès au portail BCD Travel Business, nous vous recommandons de changer votre mot de passe. Si vous ne recevez pas votre mot de passe par mail, merci de contacter le helpdesk qui sera en mesure de vous assister. Vous pouvez trouver les coordonnées du helpdesk sur le Portail BCD Travel Business. Si vous connaissez votre «Identifiant» et votre «Mot de passe», vous pouvez immédiatement vous connecter depuis le Portail BCD Travel Business en utilisant l espace connexion rapide directement sur la page d accueil. Page 3 of 40

4 1.2 ACCUEIL Bienvenue sur le portail de réservation en ligne BCD Travel Business, une application Internet dédiée à la réservation de vos voyages d affaires en partenariat avec BCD Travel. Ce manuel utilisateur vous guidera dans toutes les étapes de la réservation. N hésitez pas à contacter le helpdesk pour toute assistance complémentaire. Page 4 of 40

5 2 PROFIL L option «Profil» affichée sur la barre de navigation principale est l endroit où sont enregistrées toutes vos informations personnelles, nécessaires pour effectuer une réservation. Vous devrez saisir manuellement à chaque réservation toute information obligatoire, qui ne soit pas sauvegardée dans votre profil. C est pourquoi BCD Travel vous recommande de toujours vérifier que votre profil est à jour avant de faire votre première réservation. 2.1 PERSONNNEL Les renseignements minimum pour vos réservations de voyage sont enregistrés dans cette partie, par exemple, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse et les données administratives requises par votre société. Tout point marqué avec un * est un champ obligatoire, sans cette information, vous ne serez pas en mesure de sauvegarder votre profil ni de faire vos réservations. 2.2 PAIEMENT Ici, vous devez enregistrer vos cartes de crédit personnelles qui sont requises comme garantie pour toute réservation d une chambre d hôtel ou d une voiture de location ainsi que pour la paiement des réservations sur les compagnies à bas prix. Si aucun détail de vos cartes de crédit n est enregistré, il vous sera demandé de les indiquer manuellement pour chaque réservation. Il vous sera impossible de modifier les champs correspondant au «paiement des billets d avion» ou au «mode de paiement des billets de train», étant donné que ceux-ci sont renseignés par BCD Travel et votre administrateur. 2.3 LIVRAISON BCD Travel Business impose les billets électroniques dès que possible, par conséquent il est obligatoire que vous renseignez un identifiant pour les billets électroniques soit dans le profil soit durant le processus de réservation. Ce peut être votre carte de crédit, votre carte de fidélité, votre carte d identité ou votre numéro de passeport. Ils seront utilisés pour vous identifier dans les billetteries automatiques des aéroports et des gares. BCD Travel business recommande l utilisation d un numéro de carte de crédit pour toute réservation d un billet d avion électronique, les cartes de crédit étant le seul document d identification universellement reconnu. Si vous indiquiez le numéro de carte de fidélité d une compagnie aérienne, vous pourriez rencontrer des problèmes si vous voyagez sur d autres compagnies. Page 5 of 40

6 2.4 PREFERENCES Ici, il est possible de modifier le langage dans lequel BCD Travel est configuré ou la devise utilisée pour indiquer les tarifs. Il est également possible d enregistrer vos préférences pour l avion, le train, l hôtel et la voiture, ceci incluant le choix de vos places assises ou la liste de toutes vos cartes de fidélité. 2.5 LOGIN BCD Travel Business vous recommande de modifier votre mot de passe dès que vous avez reçu vos codes de connexion. Veuillez noter que pour insérer un nouveau mot de passe, un minimum de 6 caractères est nécessaire 2.6 PERSONNALISATION Les Champs de personnalisation permettent, soit à BCD Travel, soit à votre entreprise d enregistrer des informations supplémentaires, non couvertes par les champs précédents, pour assurer la réussite totale de votre réservation. Page 6 of 40

7 3 PLANNIFIER UN VOYAGE AIR/RAIL A partir de la barre de navigation principale l'option "Planifier un Voyage" vous donne accès aux pages "Air/Rail", "Hôtel", "Voiture" et "Résumé du voyage". L'affichage des pages "Air/Rail" vous permet de rechercher des vols, trains ou de comparer les deux, vols et trains. 3.1 RECHERCHE DE VOLS La page de recherche des vols s affiche par défaut pour une réservation aller-retour, pour rechercher soit un aller-simple soit un voyage multi-destinations veuillez cliquer sur le lien "Aller-simple/Multi-Destinations". Complétez les champs "De" et "A" concernant l'aéroport, qui peuvent être soit le nom complet de la ville/aéroport ou le code IATA à 3 lettres, vous pouvez aussi rechercher un aéroport en utilisant la fonction de recherche. Ensuite, choisissez vos dates & heures de départ et d'arrivée, à l aide de la fenêtre de proposition d horaires. Si le prix est plus important que les horaires, vous avez la possibilité de sélectionner l option «Sans préférence» dans les champs heure de départ et heure de retour. Les «Critères de recherche avancée de vol» sont facultatifs et leur effet peut être limité en raison de la politique voyage de votre entreprise. Pour visualiser l ensemble des tarifs disponibles, il est recommandé de laisser la classe de service vide. Vous pouvez continuer en cherchant soit les horaires disponibles en cliquant sur le bouton «Rechercher par Horaires», soit les prix disponibles par le bouton «Recherche par Prix». Page 7 of 40

8 3.2 RECHERCHE DE VOLS RECHERCHE PAR HORAIRES L option BCD Travel Business Recherche par horaires affiche les résultats de votre recherche dans un tableau horaire correspondant à votre demande et aux spécifications de la politique voyages de votre entreprise. L ensemble des vols est affiché avec le niveau de préférence de votre entreprise, en utilisant les indicateurs de niveau de préférence. Dans l exemple ci-dessus, vous pouvez visualiser les disponibilités en classe Economique et Affaire, c est le cas seulement si vous aviez laissé la classe de service vide sur la page de recherche précédente. A ce moment, vous pouvez seulement sélectionner un vol, sur la page suivante, vous aurez la possibilité de sélectionner la bonne classe de service. Si aucun vol approprié n'est disponible vous avez la possibilité d effectuer une recherche en dehors de la politique en cliquant sur le lien "Autres Alternatives" en bas de page, mais notez bien que vous voyagerez alors hors de la politique voyages de votre entreprise et qu un mail d avertissement sera envoyé à votre Travel Manager. Page 8 of 40

9 Après avoir sélectionné vos vols aller et retour, BCD Travel Business affichera les meilleurs tarifs disponibles avec ou sans restrictions dans toutes les classes de service, selon la politique voyage de votre société, ainsi qu'un choix d'"autres Options de Voyage". Conforme à la politique voyages de l entreprise ceci comprend les tarifs publiés standards & les prix négociés BCD Travel Business. Préférence de votre entreprise ceci devrait être réservé pour obtenir les accords négociés de votre entreprise. En plus des tarifs standards, BCD Travel Business recherche dans les disponibilités dans une sélection de sites web externes, qui inclut la plupart des compagnies à bas coût. La capture d écran ci-dessous montre les résultats de la recherche internet affichés à titre d exemple, vous pouvez cliquer sur le lien "Tous les Résultats" pour un affichage compilé des deux tarifs, standards et internet. Utilisez les options "Triez par" et "Filtrez par Compagnie Aérienne" pour afficher les vols selon vos préférences. Page 9 of 40

10 Vous pouvez soit sélectionner vos vols de départ en cliquant "Ajoutez au Plan de Voyage" ou choisir une des options alternatives. Veuillez vous reporter à la partie 3.9 pour plus de détails sur comment faire une recherche Internet. Après avoir sélectionné votre vol une page "En cours " s affiche dans laquelle vous pouvez soit ajouter un autre élément de voyage, hôtel, voiture ou train, soit finaliser la réservation. Avant de finaliser la réservation lisez toujours les conditions d'achat et cochez la check-box pour accepter. Page 10 of 40

11 3.3 RECHERCHE DE VOLS RECHERCHE PAR PRIX L'option BCD Travel Business «Recherche par prix» affiche les résultats de la recherche en faisant des propositions d itinéraires correspondant à votre demande et aux spécifications de la politique voyages de votre entreprise. Les prix affichés correspondent toujours à l'option la meilleure marché possible, si vous avez besoin d'un tarif sans restrictions il est recommandé d utiliser l option «Recherche par Horaires». D ici vous avez la possibilité de cliquer sur sélectionner à côté de votre horaire requis afin de continuer avec la réservation Page 11 of 40

12 3.4 RECHERCHE DE VOLS ALLER-SIMPLE / MULTI-DESTINATION La page de recherche des vols aller-simple/multi-destination peut être complétée selon le même format et les résultats apparaissent comme décrit dans les chapitres 3.2 et 3.3. Page 12 of 40

13 3.5 RECHERCHE DE TRAINS Selon la localisation de votre société, vous pouvez avoir accès soit à la SNCF, soit à Die Bahn ou à Swedish Rail. A partir du lien Planifier un Voyage dans la barre de menu principal, sélectionnez Air/Rail puis Recherche de Trains. La page Recherche de Trains est maintenant affichée pour une réservation aller-retour, avec la possibilité de sélectionner une réservation en aller-simple en cliquant sur le lien Aller- Simple. Compléter les champs De et A correspondant aux gares, les dates de départ et d arrivée, vos heures préférées, qui peuvent être choisies par l heure de départ ou d arrivée ainsi que la fenêtre de proposition d horaires acceptable. Veuillez noter que pour les utilisateurs de la Die Bahn, les codes des voies des gares peuvent également être utilisés, ceux-ci sont similaires aux numéros d identification des voitures en Allemagne pour les plus grandes villes i.e. HH = Hambourg and F = Francfort. Les «Critères Avancés de Recherche de Trains» sont optionnels et leur effet peut être limité pour s accorder avec la politique voyages de votre entreprise. Vous pouvez continuer en cherchant soit les horaires disponibles en utilisant le bouton Recherche par Horaires, soit les prix disponibles en utilisant le bouton Recherche par Prix. Page 13 of 40

14 3.6 RECHERCHE DE TRAINS RECHERCHE PAR HORAIRES L option BCD Travel Business Recherche par horaires affiche les résultats de votre recherche dans un tableau horaire correspondant à votre demande et aux spécifications de la politique voyages de votre entreprise. Si aucun train approprié n'est disponible vous avez la possibilité d effectuer une recherche en dehors de la politique en cliquant sur le lien "Autres Alternatives" en bas de page, mais notez bien que vous voyagerez alors hors de la politique voyages de votre entreprise et qu un mail d avertissement sera envoyé à votre Travel Manager. Après avoir sélectionné vos trains aller et retour, BCD Travel Business affichera les meilleurs tarifs pour votre itinéraire. Page 14 of 40

15 Cliquer sur Ajouter à l itinéraire et une page En cours... s affiche dans laquelle vous pouvez soit ajouter un autre élément de voyage, vol, hôtel ou voiture, soit continuer à finaliser la réservation. Page 15 of 40

16 3.7 RECHERCHE DE TRAINS RECHERCHE PAR PRIX L'option BCD Travel Business «Recherche par prix» affiche les résultats de la recherche en faisant des propositions d itinéraires correspondant à votre demande et aux spécifications de la politique voyages de votre entreprise. D ici vous avez la possibilité de cliquer sur sélectionner à côté de votre horaire requis afin de continuer avec la réservation Page 16 of 40

17 3.8 COMPARER AVION ET TRAIN BCD Travel Business vous permet également de rechercher et de comparer les horaires/prix à la fois de l avion et du train sur une même vue. Compléter les pages de recherche comme décrit dans les chapitres ci-dessus, en utilisant l option «Recherche détaillée». Vous pouvez utiliser les options Recherche par horaires ou Recherche par prix comme décrit dans les précédents chapitres. Page 17 of 40

18 Ci-dessous un exemple d affichage de la Recherche par Horaires, montrant les disponibilités fusionnées des vols et des trains. Page 18 of 40

19 3.9 OPTIONS DE RECHERCHE INTERNET Comme décrit dans les chapitres 3.2 et 3.3, vous avez la possibilité de réserver une sélection de compagnies à bas coûts et les tarifs Internet des compagnies traditionnelles grâce à l option de «Recherche Web». Après avoir sélectionné l option «Recherche Web», vos vols sélectionnés seront affichés avec un message d alerte vous avertissant que les frais de paiement par carte de crédit appliqués par les compagnies ne sont pas inclus dans le prix. La page «En cours» sera affichée dès que vous aurez cliqué sur «Finaliser le voyage». Si une carte de crédit a été sauvegardée dans votre profil, elle peut être utilisée pour le paiement de votre réservation ou vous pourrez ajouter une autre carte si vous le souhaitez. Pour des raisons de sécurité, il est maintenant obligatoire d entrer votre code sécurité de votre carte de crédit. Vous pouvez cliquer sur le lien «Quel est le code de sécurité?» pour obtenir plus d information. Page 19 of 40

20 La compagnie vous indiquera alors le montant total des vols sélectionnés. Merci de lire avec précaution les «Conditions d Achat» avant de confirmer votre réservation. En effet, une réservation «Recherche Internet» ne pourra pas être modifiée ou annulée sans frais. Page 20 of 40

21 4 PLANNIFIER UN VOYAGE - HÔTEL A partir de la barre de navigation principale, l option Planifier un voyage vous donne accès aux pages Air/Rail, Hôtel, Voiture & Résumé de voyages. 4.1 RECHERCHE D HÔTELS Compléter les champs Date d arrivée et Date de départ ainsi que le pays dans lequel vous recherchez un hôtel. Le pays doit être choisi avant que BCD Travel Business puisse identifier quels types de recherches doivent être affichés. Le type de recherche par défaut est le nom de l aéroport/ville cependant pour certains pays que vous avez la possibilité de rechercher par adresse ou par centre d'intérêt/attraction. Il y a également plusieurs options disponibles dans les "Critères de recherche avancée". Cependant l'effet qu'ils ont dans BCD Travel Business peut être limité en raison des préférences de votre entreprise et de votre politique voyages. Page 21 of 40

22 La page de résultats de recherche d'hôtel est affichée avec un choix d hôtels disponibles répondant à vos critères de recherche et à ceux qui se conforment à la politique voyages de votre entreprise. Si aucun hôtel approprié n'est disponible vous avez la possibilité d effectuer une recherche en dehors de la politique en cliquant sur le lien "Autres Alternatives" en bas de page, mais notez bien que vous voyagerez alors hors de la politique voyages de votre entreprise et qu un mail d avertissement sera envoyé à votre Travel Manager. Page 22 of 40

23 En sélectionnant un hôtel et en cliquant sur Continuer vous allez voir s afficher une liste des types de chambres et tarifs disponibles dans cet hôtel en particuliers. Après avoir sélectionné une chambre et continué vous verrez les Conditions de vente pour cet hôtel et le tarif sélectionné. Page 23 of 40

24 Notez bien qu un numéro de carte de crédit est demandé pour toute réservation d hôtel faite par le biais de BCD Travel Business. Cette carte de crédit ne sera pas débitée à moins que vous n échouiez dans l annulation de toute réservation non désirée au plus tard à la date indiquée. Si un numéro de carte de crédit est enregistré dans votre profil utilisateur, il sera utilisé automatiquement au moment de finaliser votre réservation autrement vous devrez entrer une carte de crédit avant de confirmer votre réservation. Après avoir cliqué sur Ajouter à l itinéraire une page En cours... s affiche dans laquelle vous pouvez soit ajouter un autre élément de voyage, air, hôtel, voiture ou train, soit finaliser la réservation. Page 24 of 40

25 5 PLANNIFIER UN VOYAGE - VEHICULE A partir de la barre de navigation principale, l option Planifier un voyage vous donne accès aux pages Air/Rail, Hôtel, Voiture & Résumé de voyages. 5.1 SEARCH FOR CARS La page de recherche de voiture s affiche quand les éléments de Prise en charge et Restitution sont complétés. Le lieu de restitution doit être complété uniquement s il est différent du lieu de prise en charge. Les Critères de recherche avancée sont optionnels et leur effet peut être limité en raison de la politique voyages de votre entreprise. Vous pouvez continuer à rechercher des voitures dans les aéroports comme illustré ci-dessus, ou, si les cases «En-dehors de l aéroport» sont cochées, vous pouvez rechercher plus d agences de location de voiture. Page 25 of 40

26 5.2 RECHERCHE DE VEHICULES A L AEROPORT Une page des disponibilités s affiche avec les conditions que vous avez choisies et celles qui se conforment à la politique voyages de votre entreprise. Les agences de location de voiture et le type de véhicules sont affichés ainsi que le niveau de préférence de votre entreprise, en utilisant les indicateurs de préférence. Conforme à la politique voyages de l entreprise ceci inclut les tarifs normaux et les tarifs négociés BCD Travel. La préférence de votre entreprise ceci devrait être réservé pour bénéficier des tarifs négociés de votre entreprise. Si aucun véhicule approprié n'est disponible vous avez la possibilité d effectuer une recherche en dehors de la politique en cliquant sur le lien "Autres Alternatives" en bas de page, mais notez bien que vous voyagerez alors hors de la politique voyages de votre entreprise et qu un mail d avertissement sera envoyé à votre Travel Manager. Après avoir cliqué sur Ajouter à l itinéraire une page En cours s affiche dans laquelle vous pouvez soit ajouter un autre élément de voyage, vol, hôtel, voiture, ou train soit finaliser la réservation. Page 26 of 40

27 5.3 RECHERCHE DE VEHICULES EN DEHORS DE L AEROPORT Vous aurez également la possibilité de sélectionner une location de voiture pour les localités non aéroports. La recherche et le processus de réservation est similaire à celui mentionné dans le chapitre 5.2 Page 27 of 40

28 6 RECAPITULATIF DE VOTRE VOYAGE 6.1 RECAPITULATIF DE VOTRE VOYAGE Après avoir créé tous les composants de votre voyage, air, hôtel, voiture, train ou une combinaison de certains de ces éléments, la page En cours s affiche. Avant de finaliser vos réservations lisez toujours les conditions d achat et cochez la check-box pour accepter. Page 28 of 40

29 La page Terminer le voyage s affiche maintenant avec les informations issues de votre profil. Si les informations n ont pas été sauvegardées dans votre profil, il vous sera demandé d entrer ici par exemple un numéro de carte de crédit en garantie pour l hôtel ou pour l identification de votre billet électronique. Les préférences de votre profil s afficheront également ici et pourront être soit supprimées soit modifiées si vous le souhaitez. Veuillez noter que tout changements effectués ici dans le processus de réservation ne sera pas automatiquement sauvegardé dans le profil du voyageur. Complétez tous les champs requis et cliquer sur «Confirmer». Page 29 of 40

30 Votre réservation est maintenant confirmée et la page Voyage confirmé s affiche. Vous recevrez rapidement un de confirmation. Cliquez sur le lien d informations. pour ouvrir la page de confirmation et entrer plus Utilisez l option pour respectivement imprimer, envoyer par mail ou télécharger cette réservation dans votre calendrier. Page 30 of 40

31 7 VOYAGES PLANIFIES A partir de la barre de navigation principale, l option Voyages Planifiés vous donne la possibilité de voir, répéter, modifier ou annuler les réservations que vous avez faites ou qui ont été faites pour vous. Si vous désirez voir, répéter, modifier ou annuler des réservations pour d autres voyageurs, veuillez vous assurer qu elles ont d abord été sélectionnées comme décrit dans le chapitre 8.1 Vous pouvez également envoyer votre itinéraire à un collègue ou en recevoir de leur part, ceci vous permettant de dupliquer leurs réservations facilement. 7.1 AFFICHAGE DES VOYAGES PLANIFIES Sélectionner un voyage et cliquer sur Affichage. La page Itinéraire s affiche à nouveau, vous offrant les mêmes fonctionnalités que dans le processus de réservation. Page 31 of 40

32 7.2 ANNULER UN VOYAGE PLANIFIE Sélectionner Voyages Planifiés dans la barre de navigation principale qui affichera automatiquement la liste de vos voyages planifiés comme décrit dans le chapitre 7. Repérer et afficher la réservation que vous voulez annuler. Le récapitulatif de votre voyage est affiché et vous donne la possibilité de supprimer l ensemble du voyage en cliquant sur le bouton Annuler le voyage en bas de page, ou de supprimer uniquement un composant du voyage en cliquant sur le lien «Supprimer» affiché sur chaque segment. En cliquant soit sur le bouton Annuler le voyage ou le lien Supprimer une fenêtre vous demandera de confirmer votre choix. Veuillez noter les restrictions suivantes concernant les annulations dans BCD Travel Business. Air : Rail : Hôtel : Peut être annulé uniquement si les billets n ont pas été émis. Peut être annulé si le billet n'a aucune restriction. Vérifiez toujours la politique d'annulation de l'hôtel, des charges cachées peuvent être prélevées. Page 32 of 40

33 7.3 MODIFIER UN VOYAGE PLANNIFIE Sélectionner Voyages Planifiés dans la barre de navigation principale qui affichera automatiquement la liste de vos voyages planifiés comme décrit dans le chapitre 7. Repérer et afficher la réservation que vous voulez modifier. Le résumé de votre voyage est affiché et vous donne la possibilité de modifier chaque composant de votre voyage séparément, par exemple vous pouvez changer l horaire du vol mais conserver les réservations de vos hôtels et véhicules. Cliquer sur le lien Modifier et un formulaire de modification s affiche, voir l exemple de formulaire de modification de vol ci-dessous. Compléter le formulaire de modification de vol avec les nouvelles données et après avoir cliqué sur Continuer, une nouvelle page de disponibilités s affiche. Page 33 of 40

34 Sélectionner le vol choisi et une page de comparaison s affiche montrant vos anciennes et nouvelles réservations. Si ce changement vous satisfait, ou si vous souhaitez revenir à votre réservation originale, cliquer sur le bouton Ajouter à l itinéraire correspondant à cet itinéraire. Vous avez aussi la possibilité de démarrer une recherche de comparaison de prix qui affiche Autres options de voyage comme décrit dans le chapitre 3.2, en cliquant sur le lien Voir les autres tarifs pour le nouvel itinéraire. Lisez toujours et acceptez les nouvelles Conditions d achat avant de terminer votre réservation. Page 34 of 40

35 7.4 REPETER UN VOYAGE PLANIFIE BCD Travel Business vous donne la possibilité de répéter un voyage planifié, vous permettant de faire rapidement une nouvelle réservation basée sur un voyage planifié précédemment. Par exemple, vous voyagez vers la même destination chaque semaine, sur les mêmes vols, dans le même hôtel, ou vous louez la même voiture. Afficher votre réservation originale, comme décrit dans le chapitre 7.1 et cliquer sur le bouton Répéter au bas de la page. La page des détails du voyage répété s affiche et vous pouvez y changer les dates du voyage. L option Direct vous permet de réserver exactement les mêmes vols, hôtel ou voiture, sans avoir à faire une recherche complète des disponibilités. Les options Horaires et Tarifs vous permettent d entrer dans le processus complet de réservation, si nécessaire, comme décrit dans les chapitres 3.2 et 3.3. Si vous utilisez l option Direct et que les options de voyage que vous aviez choisies ne sont pas disponibles vous serez incité à rechercher des solutions de rechange. Page 35 of 40

36 7.5 ENVOYER UN VOYAGE PLANNIFIE BCD Travel Business vous permet d envoyer vos voyages planifiés aux autres voyageurs de votre entreprise. Une fois qu ils ont reçu votre voyage, ils ont également la possibilité de copier la réservation pour eux-mêmes, rendant le processus de réservation pour plusieurs voyageurs plus rapide. Afficher votre voyage planifié comme décrit dans le chapitre 7.1 et cliquer sur le bouton Options de gestion en bas de page, puis cliquer sur le bouton Envoyer. Une fenêtre pop-up apparaît avec la fonction recherche comme décrit dans le chapitre 8.1. Cherchez votre voyageur et sélectionnez la personne requise. Après avoir sélectionné le voyageur, continuez en cliquant sur le lien «vérifiez et rajoutez à votre sélection». Il est également possible de choisir plus d un voyageur. Une fois que vous avez ajouté les voyageurs choisis cliquer sur le bouton Envoyer et vous serez avisé que votre voyage a été envoyé avec succès. Page 36 of 40

37 7.6 VOYAGES RECUS De la même façon que vous avez la possibilité d envoyer vos voyages aux autres voyageurs de votre entreprise, vous pouvez également recevoir des voyages de leur part. Sélectionner Voyages reçus de l option Voyages Planifiés dans la barre de navigation principale et une liste des voyages que vous avez reçus sera affichée. Veuillez noter que vous allez d abord devoir sélectionner le passager duquel vous enverrez le voyage, comme décrit dans le chapitre 8.1 Cliquer sur Affichage pour voir les détails de la réservation ou Répéter pour copier la réservation et la confirmer pour vous-même. Cliquer sur Options de gestion vous permet de supprimer ou renommer le voyage reçu. Page 37 of 40

38 8 TRAVEL ARRANGER BCD Travel Business permet également aux «travel arrangers» autorisés de faire ou voir des réservations pour d autres voyageurs de leur entreprise. 8.1 SELECT A TRAVELLER Si vous désirez avoir des droits d organisateur de voyage, votre page d entrée y affichera une section supplémentaire. Si vous désirez avoir des droits d organisateur de voyage, votre page d entrée y affichera une section supplémentaire. Vous pouvez rechercher des voyageurs, soit par leur nom ou leur prénom, leur adresse ,, soit en affichant une liste de voyageurs appartenant à un groupe spécifique. Choisir le voyageur pour lequel vous souhaitez réserver et cliquer sur le bouton Sélectionner. Vous êtes alors transféré à la page Planifier un voyage et vous êtes prêt à faire des réservations pour les voyageurs sélectionnés. Les réservations peuvent être faites en utilisant exactement le même procédé que celui décrit dans les chapitres précédents. Page 38 of 40

39 8.2 DESELECTIONNER UN VOYAGEUR Vous allez continuer vos réservations pour votre voyageur sélectionné jusqu à ce que vous le désélectionniez. Utiliser le lien Cliquer ici pour revenir à votre sélection précédente qui est affiché en haut de chaque page. Vous êtes maintenant à même de faire une réservation pour vous-même ou de sélectionner un autre voyageur. 8.3 MODIFIER UN PROFIL VOYAGEUR En tant que «travel arranger» vous avez aussi la possibilité de voir et modifier les profils des autres utilisateurs. Après avoir sélectionné un voyageur comme décrit au chapitre 8.1, cliquer sur l option Profil. Les profils voyageurs sont affichés et peuvent être modifiés ou mis à jour. Page 39 of 40

40 8.4 CREER UN PROFIL VOYAGEUR Les utilisateurs autorisés de votre société peuvent créer de nouveaux profils voyageurs dans le système. Depuis la page de connexion, cliquez sur le lien «Créer un nouvel utilisateur». Une page pour un nouvel enregistrement s affiche. Vous devrez saisir votre mot de passe société et ensuite compléter toutes les informations, comme indiqué ci-dessous, pour créer un nouveau voyageur. Dès que le profil a été crééé, vous serez automatiquement registré comme étant le voyageur. Vous pouvez sortir du système et réentrer avec vos propres détails de compte utilisateur. Veuillez noter qu un profil nouvellement créé n aura qu un statut voyageur». Si vous désirez donner des droits d organisateur de voyage à ce nouveau profil, veuillez contacter l helpdesk. Une notification par du nouveau voyageur créé sera envoyée au contact de votre société ainsi qu au bureau de voyage BCD Travel gérant vos réservations.. Page 40 of 40