MANUEL UTILISATEUR O T Y S GESTIONNAIRE DE NEWSLETTERS

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1 MANUEL UTILISATEUR O T Y S GESTIONNAIRE DE NEWSLETTERS A D R E S S E E T C O N T A C T S OTYS France INTERNET : 22, boulevard de Stalingrad CHATILLON T : Général : contact@otys.fr F : Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi de 9 h 30 à 17 h 30 ou nous faire parvenir un ticket via le gestionnaire de support OTYS

2 LE GESTIONNAIRE DE NEWS INTRODUCTION Qu est-ce-que le Gestionnaire de Newsletter?... 3 Comment se présente le Gestionnaire de Newsletter?... 4 LES NEWSLETTERS Créer une Newsletter 5 Choisir son modèle de Newsletter 5 Personnaliser une Newsletter 6 Ajouter des liens 7 Ajouter un lien hypertexte permettant d'ouvrir un fichier 9 Ajouter une image 10 Modifier une image 10 Ajouter des candidats ou des postes 11 Modifier une newsletter 12 Rechercher une Newsletter existante 12 Supprimer une newsletter 13 Envoyer une Newsletter 13 Publier une Newsletter sur le site Internet 14 LES LISTES DE DIFFUSION Créer une liste de diffusion 15 Importer une liste de diffusion 16 Modifier une liste de diffusion 17 Publier une liste de diffusion 18 Associer une liste de diffusion à une newsletter 19 Supprimer des membres d'une liste de diffusion 19 Supprimer une liste de diffusion 19 Exporter une liste de diffusion 19 Désinscription à une liste de diffusion 20 SOMMAIRE DES BOUTONS A l'ouverture du gestionnaire de newsletter 21 A l'ouverture d'une newsletter 22 A l'ouverture d'un élément / d'une introduction 22 A l'ouverture d'une image 22 2

3 A quoi ça sert? Le Gestionnaire de News vous permet : D envoyer des ings à l ensemble de vos contacts professionnels (clients, partenaires, fournisseurs ) et candidats, De faire parvenir une liste de candidats à vos clients, De faire parvenir une liste de postes à vos candidats. Comment fonctionne-t-il? Le Gestionnaire de News OTYS a été conçu pour vous permettre d'envoyer des messages ciblés en lot. Après avoir ciblé vos contacts (candidats / partenaires / prospects / clients...), vous allez tout d'abord créer une liste de diffusion. Dans un deuxième temps, vous allez créer votre message, le mettre en page, puis l'envoyer et/ou le publier sur votre site Internet. Pour toute création de nouveau modèle, merci de nous contacter via un ticket sur le support OTYS, vous serez alors redirigé vers le contact adapté. 3

4 MISE EN UVRE 1. Connectez-vous à votre compte OTYS en saisissant votre LOGIN et votre mot de passe, puis cliquez sur «Connexion». 2. Dans votre boîte à outils, cliquez sur l'icône «Gestionnaire de News». 3. Une fenêtre apparaît : le Gestionnaire de Newsletters. Vous apercevez la liste des Newsletters créées par les utilisateurs OTYS de votre société : 4

5 LES NEWSLETTERS Créer une Newsletter 1. Cliquez sur le bouton «Nouvelle Newsletter», 2. Cliquez sur OK 3. Complétez les champs : - Nom : Nom de la Newsletter - Expéditeur : Nom de la personne qui enverra la newsletter - Adresse utilisée pour l'envoi de la Newsletter (adresse gérée dans OTYS) - Objet : Objet qui apparaitra dans l'objet de l' de votre destinataire 4. Enregistrez. Choisir son modèle de Newsletter 1. Déroulez le menu «Modèle» 2. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser pour votre Newsletter 3. Sélectionnez le nombre de colonnes 4. Cliquez sur «Enregistrer». Pour toute création de nouveau modèle, merci de nous contacter via un ticket sur le support OTYS, vous serez alors redirigé vers le contact adapté. 5

6 Personnaliser une Newsletter 1. Cliquez sur «Modifier» 2. Saisissez un titre qui apparaitra sur votre Newsletter 3. Cliquez sur «Nouvelle Introduction» ou «Nouvel élément» >> A noter : Contrairement à une introduction, vous pouvez créer autant d'éléments que vous le souhaitez. Les éléments comprennent des titres. 4. Ajoutez votre titre (pour un Nouvel élément) ainsi que votre texte >> Voir après comment ajouter des fichiers, images, champs de fusion, candidats ou postes 5. Dans le cas d'un modèle contenant plusieurs colonnes, sélectionnez la colonne dans laquelle se situera votre élément. 6. Cliquez sur «Enregistrer». 6

7 >> Ajouter des liens Internes / Externes Vous pouvez insérer des liens internes (fait référence à une page de votre site Internet) et externes (Sites Internet tiers) dans votre newsletter, mais également des liens vers des fichiers (pdf, doc, image...) enregistrés sur votre serveur qui permettront à vos destinataires d'y accéder. Lien Interne 1. Créez un nouvel élément ou une nouvelle introduction 2. Saisissez votre texte 3. Sélectionnez le texte qui fera référence au lien 4. Cliquez sur «Référence» 5. L'arborescence de votre site Internet apparaît (pour plus d'informations, voir le manuel Gestionnaire de contenu) 6. Cliquez sur la page concernée (ou sur le dossier jaune pour afficher les souspages) 7. Sélectionnez dans Cible l option Self pour ouvrir le lien dans la même fenêtre ou Blank pour ouvrir le lien dans une nouvelle fenêtre 8. Enregistrez Le lien apparaitra donc dans votre newsletter : 7

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9 Lien Externe 1. Créez un nouvel élément ou une nouvelle introduction 2. Saisissez votre texte 3. Sélectionnez le texte qui fera référence au lien 4. Cliquez sur l'icone suivante 5. Saisissez l'url 6. Cliquez sur «Insérer» 9

10 >> Ajouter un lien hypertexte permettant d'ouvrir un fichier Lien vers un fichier 1. Créez un nouvel élément ou une nouvelle introduction 2. Saisissez votre texte 3. Sélectionnez le texte qui fera référence au lien 4. Cliquez sur «Fichiers» 5. Cliquez sur «nouveau fichier» 6. Sélectionnez le module souhaité dans le menu Module (sélectionnez l option Global lorsque le fichier doit être disponible dans tous le modules) ; 7. Cliquez sur «Parcourir» 8. Sélectionnez le fichier souhaité 9. Remplissez éventuellement le «nom» 10. Cliquez sur «Enregistrer» 11. Une fois le fichier enregistré sur le serveur, cliquez une fois sur son intitulé 12. Cliquez sur «Insérer» Le fichier apparaitra sous forme de lien dans votre Newsletter. Pour ajouter un autre fichier, répétez la même procédure. 10

11 >> Ajouter une image 1. Créez un nouvel élément ou une nouvelle introduction 2. Cliquez sur «Image» 3. Cliquez sur «Télécharger» 4. Cliquez sur «Parcourir» 5. Sélectionnez votre image sur votre disque dur 6. Cochez GIF s'il s'agit d'un GIF animé 7. Cliquez sur «Enregistrer». >> Modifier une image 1. Modifier l'élément contenant l'image 2. Cliquez sur «Image» 3. Cliquez sur «Modifier» 4. Dans action, sélectionnez «Redimensionner» 5. Utilisez l'ascenseur situé à gauche pour redimensioner votre image ou saisissez une hauteur ou largeur 6. Cliquez sur «Enregistrer». 7. Pour modifier les bordures / marges, faire un lien en cliquant sur l'image, L'orientation de l'image par rapport au texte saisis dans l'élément, utilisez les éléments situés à droite de l'image : Elément Propriétés des formats Description Vous permet d enregistrer les propriétés des formats que vous avez choisis dans cette fenêtre. Vous pouvez choisir, sélectionner et utiliser l ensemble des formats, dans le menu choisir le format. Emplacement et dimensions Vous permet d'ajuster la position de l image par rapport au texte et au format de l image. Bordures et marges Liens et références Agrandir Vous permet de créer une bordure autour de l image et d'appliquer une marge parmi le texte et l image. Vous permet d'intégrer un lien vers votre site ou d'un autre site à l image. Vous permet d'agrandir l'image lorsque le destinataire place sa souris sur l'image. 11

12 >> Ajouter des candidats ou des postes 1. Créez un nouvel élément ou une nouvelle introduction 2. Cliquez sur «Sélection», une fenêtre de recherche avancée s'ouvre 3. Précisez dans le menu votre recherche (Postes ou candidats) 4. Recherchez par mot-clé dans le champ situé sous «Mots-clef» 5. Recherchez par critères de matching en cliquant sur la loupe située sur la droite du critère de matching (Si vous n'avez pas accès aux loupes, agrandissez la fenêtre) 6. Cliquez sur «Ajouter» 7. Lancez la recherche en cliquant sur les jumelles 8. Cochez les postes ou candidats que vous souhaitez intégrer à la newsletter 9. Cliquez sur «Enregistrer» pour obtenir l'aperçu de votre Newsletter En cliquant sur le lien «Détails» : Vos candidats seront redirigés vers votre site sur le détail de ces postes, Vos clients seront redirigés vers votre site sur les candidats correspondants. 12

13 Modifier une Newsletter 1. Vous devez cliquer sur Enregistrer pour obtenir un aperçu de votre newsletter 2. Pour : modifier un élément ou une introduction, cliquez sur la loupe située en dessous de l'élément supprimer un élément cliquez sur la croix rouge située en dessous de l'élément modifier l'ordre de vos éléments, cliquez sur les flèches situées en dessous de l'élément Rechercher une Newsletter existante 1. Saisissez un mot clé, recherchez par date ou par responsable de la Newsletter 2. Cliquez sur les jumelles pour lancer la recherche 3. Double-cliquez sur la Newsletter pour l'ouvrir 13

14 Supprimer une Newsletter 1. Cliquez sur «Supprimer» 2. Cliquez sur OK Envoyer une Newsletter Avant d'envoyer votre Newsletter, vous pouvez envoyer un test : Attention : les liens inclus dans la Newsletter ne fonctionneront pas sur un envoi test. 1. Affectez la liste de diffusion (voir comment créer ou importer une liste de diffusion) à la Newsletter en cliquant sur «Affecter une liste de diffusion» 2. Sélectionner la liste de diffusion souhaitée dans la colonne de gauche pour la faire basculer dans la colonne de droite 3. Cliquez sur «Enregistrer» 4. Cliquez sur «Envoyer» 5. Sélectionnez votre date et heure d'envoi 6. Cliquez sur «Envoyer» ATTENTION, Pour envoyer la newsletter : - Bien vérifier que le champ « » contienne une adresse - Vérifier que la case «Prêt à être publié dans cette langue» soit cochée 14

15 Publier une Newsletter sur le site Internet 1. Affectez la liste de diffusion (voir comment créer ou importer une liste de diffusion) à la Newsletter en cliquant sur «Affecter une liste de diffusion» 2. Sélectionner la liste de diffusion souhaitée dans la colonne de gauche pour la faire basculer dans la colonne de droite 3. Cliquez sur «Enregistrer» 4. Cochez la case «Publication vers un site web» 5. Sélectionnez le site web sur lequel vous souhaitez publier la newsletter 6. Cliquez sur «Tout sélectionner» 7. Effectuer la même opération en cochant la case «Mise en avant sur un site web» pour placer la newsletter dans le bloc de mise en avant sur votre site Internet 15

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17 LES LISTES DE DIFFUSION Les listes de diffusion peuvent être : 1. Des groupes d' s de contacts (candidats, relations professionnelles, prospects, etc) suivre toutes les étapes suivantes. 2. Des catégories de Newsletters diffusées sur le site Internet qui permettront de classer vos Newsletters (exemples : Nos dernières actualités, «Technologie et recrutement», etc) voir étapes cidessous de 1 à 5. Créer une liste de diffusion 1. Cliquez sur le bouton «Liste de diffusion», 2. Cliquez sur «Nouveau Groupe» qui apparaitra uniquement en interne (Back Office) 3. Saisissez un Nom pour le Groupe (qui apparaitra uniquement en Back-Office) 4. Saisissez un objet public (qui apparaitra dans le cas où il s'agit d'une catégorie de newsletters) 5. Cliquez sur «Enregistrer». 6. Pour ajouter des contacts à la liste de diffusion : - Manuellement : Cliquez sur «Ajouter des membres», complétez les champs correspondants, enregistrez. - Présents dans votre Gestionnaire Relations Professionnelles ou Candidats : Cliquez sur «Relations profesionnelles» ou «Candidats», Recherchez par motclé dans le champ situé sous «Mots-clef» ou par critère de matching en doublecliquant sur le critère concerné. 17

18 7. Cochez les candidats ou relations professionnelles que vous souhaitez intégrer à la liste de diffusion (ou cochez la case «contacts» pour sélectionnez tous les contacts) ATTENTION : Si vous avez plusieurs pages de résultats, il sera nécessaire de répéter cette action pour chaque page 8. Dans le menu déroulant Groupe, sélectionnez «Liste de diffusion» 9. Sélectionnez une liste de diffusion exsistante dans le menu déroulant suivant ou sélectionnez «Nouvelle liste de diffusion» puis saisissez le nom de la liste de diffusion dans le champs suivant 10. Cliquez sur «OK» 11. Fermez la fenêtre 12. Vos contacts apparaissent dans la liste de diffusion 13. Cliquez sur «Enregistrer» Importer une liste de diffusion 1. Compléter les champs du tableau Excel (extension =.csv) fourni par OTYS : 18

19 2. Dans le gestionnaire de newsletters OTYS : Cliquez sur «Liste de diffusion», 3. Cliquez sur le bouton 19

20 4. Cliquez sur le bouton «Import» 5. Cliquez sur «Parcourir» et sélectionnez le fichier excel modifié précédemment, puis cliquez sur OK. 6. Sélectionnez ensuite les options suivantes : - Délimiteur de champs : ; - Délimiteur de texte : '' - Cocher «Ignorez la première ligne» si celle-ci comprend des titres 7. Cliquez sur «Importé» Modifier une liste de diffusion 1. Cliquez sur le bouton «Listes de diffusion», 2. Double-cliquez sur la liste de diffusion que vous souhaitez modifier 3. Apportez les modifications, 4. Cliquez sur «Enregistrer». 20

21 Publier une liste de diffusion 1. Créer une liste de diffusion 2. Cochez «Publier ce groupe sur le site web» 3. Cliquez sur le bouton «Sites web» et sélectionner le site web adapté 4. Cliquez sur le bouton «Enregistrer», 5. Le groupe est alors visible sur le site Internet (si vous avez créé au préalable une page liée au module «Newsletter» dans le Gestionnaire de Contenu) 21

22 Associer une liste de diffusion à une newsletter 1. Sur la newsletter, cliquez sur le bouton «Affecter à une liste de diffusion», 2. L'ensemble des listes de diffusion existantes apparaissent sue la colonne de gauche, double-cliquez sur la liste de diffusion correspondante 3. Cliquez sur «Enregistrer» Supprimer des membres d'une liste de diffusion 1. Cliquez sur «Listes de diffusion», 2. Double-cliquez sur la liste de diffusion correspondante pour accéder au détail 3. Cochez la case située à gauche des membres à supprimer 4. Cliquez sur «Supprimer des membres» 5. Cliquez sur «Enregistrer» Supprimer une liste de diffusion 1. Cliquez sur «Listes de diffusion», 2. Double-cliquez sur la liste de diffusion correspondante pour accéder au détail 3. Cliquez sur «Supprimer» Exporter une liste de diffusion 1. Cliquez sur «Listes de diffusion», 2. Double-cliquez sur la liste de diffusion correspondante pour accéder au détail 3. Cliquez sur «Exporter» 22

23 Désinscription à une liste de diffusion Il est obligatoire d'intégrer à une newsletter un lien permettant aux destinataires de se désinscrire d'une liste de diffusion. Vous avez la possibilité de modifier et personnaliser ce texte en cliquant que le bouton «Paramètres» dans le Gestionnaire de Newsletter. Pour accéder à la liste des contacts désinscrits, cliquez sur «Listes de diffusion» puis sur «Liste de désinscription». Ces contacts seront grisés dans les listes de diffusion respectives. 23

24 SOMMAIRE DES BOUTONS DU GESTIONNAIRE DE NEWSLETTER 1 A l'ouverture du gestionnaire de Newsletter 24

25 2 A l'ouverture d'une Newsletter 3 A l'ouverture d'un élément / d'une introduction 4 A l'ouverture d'une image 25