MODE D EMPLOI SIMPLIFIE DU PROGRAMME DIRIG SPORT DE GLACE (SAISIE DES LICENCES) REGLES DE BASE A RESPECTER pour un bon fonctionnement du logiciel

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1 MODE D EMPLOI SIMPLIFIE DU PROGRAMME DIRIG SPORT DE GLACE (SAISIE DES LICENCES) Après avoir suivi les instructions d installation du logiciel, la deuxième chose à faire est de télécharger les données en stock à la Fédé. Pour ce faire suivre les étapes suivantes : REGLES DE BASE A RESPECTER pour un bon fonctionnement du logiciel Toujours utiliser la flèche et/ou le symbole en haut à droite du logiciel pour changer de page. Utiliser dans la barre d outils en bas à droite de la page d accueil pour fermer le logiciel Double cliquer sur l icone qui se trouve maintenant sur votre bureau Taper FFSG (en majuscules) dans la fenêtre qui s ouvre et cliquer sur «OK» 1. RECUPERATION DES DONNEES DE BASE Les opérations suivantes ne sont à faire qu une seule fois 1. Dans la barre d outils en bas à droite, cliquer sur la disquette (symbole du milieu) 2. Vérifier que vous avez une bonne connexion internet 3. Sélectionner votre système d exploitation «XP» ou «Vista» puis cliquer sur «Télécharger depuis le serveur fédéral» à droite de l écran

2 4. Une fenêtre s ouvre, cliquer sur «continuer» pour valider le téléchargement, patienter, cela peut prendre un petit moment. Lorsque les fichiers sont téléchargés une nouvelle fenêtre s ouvre en indiquant que le téléchargement a réussi, cliquer de nouveau sur «continuer» 5. Une nouvelle fenêtre apparaît, Vous devez, à ce moment, saisir votre Identifiant et votre mot de passe qui ont été envoyés par mail à tous les clubs affiliés pour la saison et valider avec «OK» S'engage alors le processus d'importation, dont la durée est variable selon la vitesse de votre connexion, le taux d'occupation du serveur, Patientez jusqu'à la fin du processus, qui vous sera notifié par un message, ou par le retour à la page d accueil selon les cas. Vous venez de récupérer les données suivantes : les coordonnées de votre club, sa comptabilité, les archives de vos adhérents, les saisons enregistrées, les licences et disciplines que vous proposez, les catégories selon l'âge, la liste des médailles disponibles, les membres constituant le bureau général et les bureaux par discipline, la liste des formations des encadrants, la dernière formation effectuée par vos encadrants, la liste des pays et nationalités. Toutes les données de base ayant été récupérer vous pouvez maintenant saisir des licences. 2. SAISIE DES LICENCES 1. Vérifier sur la page d accueil que vous êtes bien dans la saison Si ce n est pas le cas : - Allez dans la boite à outils (Symbole de gauche)

3 - Sous «Changer de saison» à gauche de l écran, cliquer à droite de «Retourner saison actuelle» sur le symbole vert Ä. Une fenêtre s ouvre vous indiquant que vous aller changer de saison valider en cliquant sur «OK». Le logiciel revient sur la page d accueil. 2. cliquer sur l image représentant des personnages dans le cadre de gauche «Adhérents». La fenêtre suivante s ouvre 3. Cliquer sur les personnages en haut à gauche «Saisie et Modif. Adhérents». La fenêtre suivante apparaît 4. Dans cette nouvelle fenêtre, cliquer sur «Créer» (en bas à gauche),

4 une fiche vierge s ouvre, vous allez maintenant saisir votre adhérent, deux solutions : Ä c est un adhérent qui a déjà été licencié dans votre club, dans ce cas cliquez sur la petite flèche noire à droite de la case nom, une liste déroulante avec tous vos anciens adhérents apparaît, sélectionnez l adhérent concerné et validez. La fiche se renseigne automatiquement. Vérifiez (modifiez si besoin) les informations de l état civil, n oubliez pas l adresse mail. Ä c est un nouvel adhérent, dans ce cas saisir l ensemble des informations (Nom, Prénom, adresse, téléphone etc. ) 5. Prise de licence : Cliquer sur le bouton de gestion des licences 6. Une nouvelle fenêtre s ouvre

5 A gauche, des boutons permettent l'attribution des licences. Cliquer sur celle qui intéresse l'adhérent, un cadre apparaît sous les boutons, rappelant votre choix, et permettant si besoin de modifier les montants d'adhésion et frais. Choisir la discipline (cliquer sur le champ correspondant) et «Valider» dès que les informations sont correctes. Compléter ensuite les informations à droite et «Valider». Selon le type de licence, un certificat médical pourra être requis. Revenir ensuite sur l onglet «Administratif» en utilisant toujours la flèche continuer la saisie des adhérents et des licences. Attention pour les licences «Compétition», deux solutions : en haut à droite, 1. Vous passez une licence «Fédérale Compétition» (avec ou sans assurance) si aucune licence n a déjà été saisie. 2. Vous passez ou avez déjà passé une licence «Fédérale» (avec ou sans assurance), vous devez passer un «Avenant Compétition sans assurance». Si vous passez une licence «Fédérale» puis une licence «Fédérale Compétition», la licence «Fédérale» sera débitée deux fois. Après la saisie de vos adhérents et licences, il faut impérativement transmettre ces données à la Fédération pour avoir la validation des licences Pour ce faire, revenir à la page d accueil à l aide de la flèche et du symbole en haut à droite. IMPORTANT : ne pas modifier une adresse entre le moment où vous avez envoyé les données et le téléchargement suivant, car elle ne serait plus modifiable ensuite. 3. ENVOYER LES DONNEES 1. Dans la barre d outils en bas à droite, cliquer sur la disquette (symbole du milieu) 2. Vérifier que vous avez une bonne connexion internet 3. Vérifier le système d exploitation «XP» ou «Vista» puis cliquer sur «Envoyer au serveur fédéral» à gauche de l écran 4. La fenêtre d authentification apparaît, vous devez saisir votre Identifiant et votre mot de passe (envoyés par mail) et valider avec «OK» NB : ils sont en général déjà écrits si le téléchargement des données de base s est déroulé correctement.

6 Patientez jusqu'à l'apparition de la fenêtre de «Confirmation» annonçant le succès du transfert. Cliquer sur «Fermer» 5. Revenir à la page d accueil avec le bouton en haut à droite Avant de saisir de nouveaux adhérents ou de nouvelles licences il faut télécharger les nouvelles données de la Fédération (réponses concernant les données précédemment envoyées). 4. RECUPERER LES DONNEES 1. Dans la barre d outils en bas à droite, cliquer sur la disquette (symbole du milieu) 2. Vérifier que vous avez une bonne connexion internet 3. Vérifier le système d exploitation «XP» ou «Vista» puis cliquer sur «Télécharger depuis le serveur fédéral» à droite de l écran 4. La fenêtre d authentification apparaît, saisir votre Identifiant et votre mot de passe (si besoin) et valider avec «OK» Patientez jusqu'à la fin du processus d importation, qui vous sera notifié par un message, ou par le retour à la page d accueil selon les cas. Envoyez au serveur fédéral après des modifications de données ou des prises de licence. Téléchargez depuis le serveur fédéral régulièrement si vous avez fait des envois et que vous attendez par exemple des validations de licence par la fédération, ou pour valider des modifications de données concernant les adhérents. Pour maintenir à jour vos informations et celles de la fédération, nouveaux adhérents, demandes de licences, récupération de ces dernières,, le logiciel doit communiquer avec la fédération, envoyer et Télécharger vos données.