L ECM, garant de votre sérénité. Comment une solution ECM peut vous apporter plus que l essentiel?

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1 L ECM, garant de votre sérénité Comment une solution ECM peut vous apporter plus que l essentiel?

2 Table des matières Rappels et enjeux de l ECM...3 Richesse des impacts d une solution ECM...4 Pilotage de l activité...5 Anticipation des risques...6 Aide à la Décision...7 Mobilité...8 Interface Universelle...9 Records Management...10 Enjeux financiers...11 Conclusion...12 Cincom ECM...13 Cincom Systems...14

3 3 Rappels et enjeux de l ECM Face à la progression exponentielle des informations non structurées, l Enterprise Content Management (ECM) est devenu aujourd hui un outil incontournable. En permettant notamment de disposer d un référentiel solide, de fiabiliser et d optimiser les processus métier, d utiliser au mieux les ressources et les moyens, de protéger l information - pour ne citer que ces points - l ECM apporte un haut niveau de réponse aux problèmes rencontrés par l entreprise. Dans ce document, nous n allons pas nous focaliser sur les grandes fonctionnalités d un système ECM et sur les bénéfices ou les avantages attendus par l entreprise. Ce document va au-delà de ces points fondamentaux et veut montrer comment une Solution ECM bien exploitée dans le cadre des activités métier peut apporter la sérénité. La GED a pour objectif de gérer des silos de documents. Son but : stocker des documents pour les retrouver. L ECM gère le document dans un contexte d activité ou métier, de façon dynamique et dans le but d atteindre des objectifs business. L ECM permet aussi de cartographier les documents de l Entreprise et de définir les règles de vie de ces documents (étapes dans les processus, types d archivage, durées de conservation, obligations légales ).

4 4 Richesse des impacts d une solution ECM Une solution ECM est une mémoire vivante de l activité de l entreprise par les documents qu elle détient et la traçabilité des processus associés. Les points suivants : Pilotage de l activité Anticipation des risques Aide à la décision Mobilité Le document d Entreprise est encore trop souvent un gisement de valeur inexploité. La mise en œuvre d une solution ECM permet l utilisation de l information dans des conditions optimales pour l entreprise et ses collaborateurs. Interface Universelle Records Management Enjeux financiers nous montrent qu un tel système bien exploité et bien utilisé peut être le garant de votre sérénité.

5 5 1 Pilotage de l activité Vous avez mis en place une solution ECM pour servir une activité métier de l entreprise. Vous gérez parfaitement les documents et les processus liés à cette activité ; c est le rôle premier d un système ECM. Vous disposez donc en permanence de toutes les informations sur ce qui s est passé, ce qui est en train de se passer et ce qui va se passer. Vous devez tirer parti de cette masse d informations pour aider au pilotage de votre activité. Ainsi, l ECM prolonge son rôle de simple gestionnaire de contenu et peut vous fournir toutes sortes de rapports ou analyses pour optimiser votre activité. Par exemple, connaître le temps moyen d exécution d un processus ou les problèmes rencontrés au cours de ce processus, vous aidera à améliorer votre productivité. Extraire par un simple clic des données fines, immédiatement exploitables, ou générer à la volée des statistiques, facilitent la tâche des managers. Il devient simple, d avoir un statut des courriers de réclamation classés par nature, par type de client, par produits et d en tirer tous les enseignements utiles. L exploitation qui peut être faite des données gérées par l ECM n a de limites que celles de vos besoins et de votre imagination. Après sa nomination, le DAF d une radio nationale souhaite connaître les documents qui engagent la responsabilité de sa direction. Grâce à Cincom ECM, en moins de 48 heures, il a accès aux contrats, factures, appels d offres en cours et éparpillés sur plusieurs sites. Bien au-delà de la GED et de ses «banques de documents», L ECM est un véritable outil de gouvernance et d organisation.

6 6 2 Anticipation des risques L anticipation des risques est un défi majeur pour les entreprises. Les enjeux sont colossaux, qu ils soient financiers, industriels, juridiques, sociaux ou environnementaux. Une solution ECM constitue un appui précieux dans ce domaine, pour plusieurs raisons. L utilisation d un référentiel unique et fiable limite tous les risques liés à la qualité des informations et des documents traités. Les processus sont documentés, ils sont à jour, ils guident l utilisateur dans chacune de ses actions. Par exemple, relier une intervention de maintenance industrielle à une norme en vigueur et à des consignes de sécurité minimise considérablement les risques inhérents à cette opération. La traçabilité de toutes les actions sert d outil d analyse et de preuve, les retours d expérience sur des cas déjà rencontrés évitent ainsi de commettre des erreurs ou de refaire ce qui a déjà été fait. L utilisation de systèmes d alertes prévient beaucoup de problèmes comme par exemple omettre l échéance de renouvellement d un contrat fournisseur. Plus encore, appliquer la bonne politique d archivage aux bons documents permet d éviter des complications juridiques. C est l entreprise elle-même qui connaît le mieux ses propres points sensibles. Elle peut ainsi personnaliser son ECM pour en faire la meilleure des armes de prévention des risques. En gérant leurs documents et les processus associés avec Cincom ECM, nos clients sont assurés de reprendre rapidement leur activité en cas de sinistre, d accident ; et de pouvoir fournir les preuves nécessaires à l enquête de police/gendarmerie ainsi qu aux divers organismes (assureur, autorités de tutelle ). Auparavant, un rappel de lots prenait une semaine avec l aide de l informatique. Aujourd hui, la responsable le fait en une ½ journée. Notre traçabilité a été citée comme point fort par notre organisme de certification. Jacques Chatelus Laboratoire Hydrex

7 7 3 Aide à la Décision C est une évidence : plus les informations dont vous disposez sont exhaustives, fiables et pertinentes, plus les décisions que vous prenez sont justes et adaptées. Il s agit ici, dans l infobésité qui vous menace, de «faire parler les données» pour en tirer l essentiel. Dans ce contexte, l ECM est votre meilleur allié pour faciliter et diligenter vos prises de décision. L ECM révèle souvent un véritable gisement d informations. De plus, l ECM vous garantit la qualité et la fraîcheur de ces informations. Dans ce contexte, vous avez les meilleurs outils pour constituer un dossier complet sur un sujet donné tâche souvent difficile dans un temps toujours limité. Par exemple, présenter dans une réunion commerciale un document qui reprend la liste des propositions en cours, leurs caractéristiques principales, les problèmes rencontrés et les solutions envisagées, le suivi des actions menées et les points en suspens, va considérablement améliorer la qualité de la prise de décision. Il vous aura fallu simplement, dans votre portail ECM, déclencher l action qui génère, agrège, et met en forme automatiquement cette information. Par la richesse des informations contenues, par l agrégation de ces informations parfois dispersées dans l ECM, celui-ci devient un assistant précieux pour vos prises de décision. En moins de 6 mois, Cincom ECM est devenu un outil d aide à la décision pour les équipes marketing d un Groupe Pharmaceutique International. Grâce à Cincom ECM, les différentes filiales du groupe peuvent toutes bénéficier d une sélection commune d informations pertinentes leur permettant d évaluer de nouvelles opportunités sur leurs propres marchés. L ECM, plus qu un gestionnaire de contenus, devient un véritable révélateur au service de votre activité.

8 8 4 Mobilité Le monde du travail devient plus que jamais mobile : le smartphone a depuis longtemps détrôné le traditionnel téléphone portable, le marché des tablettes va dépasser celui des PC, et le phénomène «Bring Your Own Device» prend de l ampleur. Le collaborateur envoyé à l autre bout du monde participe désormais en temps réel aux processus de l entreprise ; le partenaire accède au Système d Information d où il veut, quand il le veut, avec ses propres outils. Les dispositifs mobiles participent à la fluidité et à la rapidité d exécution des processus. Il n est plus nécessaire d être au bureau pour exécuter certains travaux. Depuis la salle d embarquement de son prochain vol ou dans le taxi qui le mène à l aéroport, le cadre commercial valide les propositions de ses vendeurs avec son smartphone ou sa tablette. Le chef d atelier suit naturellement les procédures : il sait que les informations délivrées par sa tablette (suivis de la production, guides opératoires, procédures) sont parfaitement à jour. L ECM grâce à son aspect mobile permet de suivre et piloter les processus quels que soient les dispositifs utilisés, où que soient les acteurs. Cincom ECM permet aux dirigeants de sites industriels type Seveso d accéder à l information (24/24, 7/7, 365/365) et de recevoir des alertes sur leur tablette ou smartphone. Cincom ECM répond au concept ATAWADAC (Any Time, Any Where, Any Device, Any Content).

9 9 5 Interface Universelle C est l un des défis actuels des directions informatiques : proposer aux utilisateurs une interface parfaitement adaptée à leur activité. Les contraintes sont nombreuses : diversité des métiers, richesse et complexité du Système d Information, niveau d ergonomie exigé par les utilisateurs, demandes diverses, fréquentes et justifiées de ces mêmes utilisateurs, besoins de messagerie, portabilité sur des matériels aussi divers que les PC, smartphones et tablettes, complexité croissante des technologies La liste pourrait s allonger encore. Important défi auquel l ECM peut largement répondre. En effet, par son côté fédérateur (le référentiel unique porte une grande partie des informations de l entreprise) ; par la fiabilité des informations qu il produit (les processus appliqués au contenu en garantissent l actualité) ; par la disponibilité des données qu il gère ; et enfin par ses ouvertures technologiques, l ECM peut offrir à chaque métier, à chaque profil de l entreprise, l interface qui lui convient. L ECM peut offrir à chaque métier, à chaque profil de l entreprise, l interface qui lui convient. Ainsi, chacun dispose, dès sa prise d activité, des informations qui lui sont indispensables : statistiques actualisées, dernières mises à jour dans les bases, états d avancement des processus, travaux à faire voire en retard -, le tout pouvant être éventuellement enrichi d informations externes à l entreprise (liens, «widgets» ). L interface d accueil, adaptée au métier et au profil de l utilisateur connecté, devient alors commune à toute l entreprise.

10 10 6 Records Management Il convient de rappeler que le Records Management permet d établir une cartographie précise des documents et de définir leurs règles de vie et de traçabilité. L ECM, dans sa contribution aux processus de l entreprise et dans la traçabilité qu il apporte aux informations qu il manipule, s avère être un puissant Système de Gestion des Documents d Activité (SGDA) au service de l entreprise : les documents sensibles sont identifiés, tracés tout au long des processus qu ils suivent («Qui a fait quoi, quand», «qui fera quoi, quand», etc.), si besoin historisés à chacune des étapes des processus. Ainsi, l ECM permet à tous les intervenants concernés (auditeurs, juristes, spécialistes métier, etc.) d avoir la connaissance exhaustive, à tout instant, des informations sensibles, de leur état présent et de leur passé, proche et lointain. Et, au-delà de l activité proprement dite, l ECM établit des «politiques d archivage» (que doit-on conserver, à quelles étapes, sur quelle durée, sous quelle forme ), voire, si nécessaire, des versements dans un coffre-fort électronique ou un système d archivage électronique (SAE). Vous pouvez alors demeurer serein : vous savez que toutes les informations sensibles de votre entreprise sont disponibles et sécurisées ; vous disposez de l historique qui les a amenées dans leur état actuel. Le Records Management en français «Gestion des Documents d Activité» s impose dans la gouvernance des entreprises. Un certain nombre de normes nationales ou internationales (Moreq, ISO 15489, ISO 30300, etc.) vient en aide aux entreprises pour la mise en place de leur SGDA.

11 11 7 Enjeux financiers La mise en œuvre d un ECM engendre des impacts financiers et organisationnels ; il est normal que l entreprise, en retour, en attende des avantages significatifs. Evidemment, il faut mettre à l actif de l ECM les gains de temps réalisés sur les recherches d information et sur l optimisation des processus, les gains d espace qui sont générés, les économies de papier, la meilleure utilisation des ressources, etc... L ECM apporte sa plus large contribution sur les éléments qualitatifs, qui se mesurent difficilement mais qui ont pourtant potentiellement le plus grand impact. Quel est le coût prévisible d une erreur commise du fait de l utilisation d un mauvais document? Quelles sont les conséquences d une traçabilité défectueuse dans un dossier sensible? Comment chiffrer le fait qu une décision sera prise avec 3 jours de décalage ou de avec insuffisamment d éléments pertinents? Comment évaluer les gains dus à l amélioration de la qualité de services aux clients? Combien va coûter la nonrésiliation de tel contrat en temps et en heure? Quel est le prix de la reconstitution ou de la recréation d un document non retrouvé? Les éléments tant qualitatifs que quantitatifs qu une solution ECM peut verser dans l escarcelle d un ROI sont innombrables. Dès qu une démarche rigoureuse d analyse de ROI est effectuée autour de l ECM, l ampleur des gains potentiels surprend toujours, tant ce domaine reste méconnu! A notre époque de foisonnement de contenus, il ne faut pas attendre! Jean-Marc Jagou - EXCEO

12 12 Conclusion Face à la masse de documents et d information qui circule dans l entreprise et aux enjeux métier associés, L ECM devient une priorité dans la gestion des systèmes d information, au même titre que l ERP il y a une dizaine d années. Vous avez déjà mis en place une solution ECM ou vous avez le projet de le faire. Cet ebook a pour but de vous montrer qu une solution ECM peut vous apporter beaucoup plus que ce qu elle est supposée faire. En organisant le contenu d entreprise et en gérant les processus métier, l ECM détient directement ou indirectement tout ce dont vous avez besoin pour optimiser le pilotage de votre activité, anticiper des risques ou prendre vos décisions. Laissez votre ECM «faire parler les données» au travers d alertes, de reportings, d analyses, de statistiques ou d agrégation d informations. La matière et les outils sont là : à vous de vous en servir. Vous serez alors convaincus que l ECM peut devenir un garant de votre sérénité. Si une information n est pas dans Cincom ECM, elle n existe pas. Bernard Guillon DSI de Socodei

13 13 Téléchargez plus d informations : Cincom ECM Cincom ECM est une solution packagée pour gérer l ensemble des documents d Entreprise et les processus métiers associés. Facile à utiliser, à intégrer et à déployer, Cincom ECM permet de répondre aux besoins croissants de collaboration, d améliorer l agilité de l Entreprise et ses processus de décision et de satisfaire aux besoins de conformité. Cincom est membre des associations : Les exemples d applications sont nombreux car tout besoin de référencer des documents, de gérer leur diffusion, leur cycle de vie et les flux qu ils génèrent, trouve sa réponse avec Cincom ECM. Cincom ECM a reçu en mars 2012 le prix spécial du Jury Xplor avec son client GazTransport&Technigaz. Cincom ECM est développée dans les laboratoires de R&D français du Groupe Cincom. Les équipes support sont basées également en France.

14 14 Cincom Systems Cincom Systems fournit depuis 1968 des logiciels conçus pour simplifier et améliorer les activités métier et commerciales ainsi que la communication clients. Les solutions logicielles avec les services associés, et les équipes de Cincom ont aidé des milliers d'entreprises du monde entier à résoudre leurs problèmes et ainsi mieux gérer et faire prospérer leurs activités. Pour plus d'informations sur les produits et services de Cincom, veuillez visiter le site Cincom, le logo Quadrant Simplification par l Innovation, Cincom ECM sont des marques déposées de Cincom Systems Inc. Toutes les autres marques déposées appartiennent à leurs entreprises respectives. Grâce à une expérience de plus de vingt ans dans les solutions de gestion des documents, Cincom aide les entreprises à acquérir, renforcer et développer leur relation client, à minimiser les risques liés à la mise en conformité avec les réglementations en vigueur, à réduire les coûts d'exploitation et à accélérer la diffusion de leurs communications sous forme de documents. Pour plus d'informations, visitez le site Copyright Cincom Systems France Immeuble le Daviel rue Daviel Paris Tél + 33 (0) Immeuble Le Monceau 1 rue Jean Novel Villeurbanne Tél + 33 (0) ecm@cincom.com Autres bureaux Cincom en Europe Brussels, Belgium +32-(0) marketingbelux@cincom.com Schwalbach, Germany +49-(0) infode@cincom.com Culemborg, The Netherlands info_europenorth@cincom.com Madrid, Spain cincomiberia@cincom.com Turin, Italy cincomitalia@cincom.com Monaco cincommonaco@cincom.com Geneva, Switzerland +41-(0) infode@cincom.com Maidenhead, United Kingdom +44-(0) info_europenorth@cincom.com