La Compliance chez MAN

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1 MAN COMPLIANCE DRIVEN BY INTEGRITY La Compliance chez MAN Engineering the Future since MAN SE 02

2 Avant-propos En tant qu entreprise internationale avec de nombreux domaines d activités et une longue tradition, MAN assume une responsabilité sociale à l égard de ses clients, de ses collaborateurs, de ses investisseurs et du public. Cette responsabilité sociale implique que MAN se doit d observer les lois en vigueur, de respecter des valeurs éthiques fondamentales et d agir de manière durable. Dans ce contexte, la Compliance est un élément fondamental de la stratégie MAN et doit être pratiquée uniformément à tous les niveaux du Groupe et par tous les collaborateurs, c est-à-dire le directoire, les cadres et chaque employé. La Compliance Organisation MAN a mis en place un grand nombre d autres mesures afin de garantir que chez MAN, la Compliance soit pratiquée et appliquée à l ensemble du Groupe. Avec cette brochure, nous souhaitons vous présenter la Compliance Organisation MAN et vous donner un aperçu des mesures de Compliance du Groupe MAN. «Un comportement intègre pour chacun d entre nous partout et à tout instant.» (Dr. Pachta-Reyhofen, Président du Directoire de la MAN SE) Table des matières Avant-propos 01 La Compliance Organisation MAN 02 Le programme de Compliance MAN 03 L engagement MAN pour la Compliance 08 Dr.-Ing. Georg Pachta-Reyhofen, PDG MAN SE 01

3 La Compliance Organisation MAN La Compliance Organisation MAN est dirigée par le Chief Compliance Officer qui rend Dans les sous-groupes et dans les entreprises de ces sous-groupes, la Compliance Commission d examen du Conseil de surveillance compte directement au Président du Directoire de la MAN SE ainsi que parallèlement Organisation est chargée de mettre en place le programme de Compliance développé CEO MAN SE à la commission d examen du Conseil de surveillance. par le Corporate Compliance Office. Chaque sous-groupe possède lui-même un Com- Chief Compliance Officer La Compliance Organisation se compose pliance Officer qui est assisté par un Compliance Manager dans diverses divisions et Corporate Compliance Office de deux parties : le Corporate Compliance Office situé au siège du Groupe et la Compliance Organisation dans les sous- régions commerciales. De plus, les tâches de Compliance sont éga- Compliance Awareness & Prevention Compliance Legal Compliance Data Protection Compliance Project Management & Programs groupes. lement exécutées par ce qu on appelle les Le Corporate Compliance Office assume des fonctions centrales de Compliance, Compliance Champions. Les Compliance Champions ne sont pas des collaborateurs Compliance à plein temps, mais des cadres Compliance Organisation Sous-groupes Compliance Officer TK telles que l élaboration de directives de Compliance valables à l échelle du Groupe entier, la conception des formations de de MAN occupant une responsabilité particulière en matière de Compliance. Ils assistent ainsi la Compliance Organisation en Compliance Manager Sales Region/Business Unit Compliance, l identification des contrôles veillant, par exemple, à ce que les mesures Compliance et l examen des infractions de Compliance soient également appliquées à la Compliance. De plus, le Corporate dans les branches du Groupe dépourvues Compliance Office procède régulièrement à une analyse de risques afin d identifier de Compliance Manager local. Compliance Champions les risques de Compliance potentiels du Groupe et d adapter et de développer le programme de Compliance au niveau du Groupe en fonction de ces risques. 02

4 Le programme de Compliance MAN Le programme de Compliance MAN traite 1. Prévention Code of Conduct pour fournisseurs et Prévention essentiellement des thèmes suivants : la criminalité économique (en particulier la lutte Pour contrer en amont les infractions à la Compliance, le Service de Compliance a partenaires commerciaux MAN attend de ses fournisseurs et parte- anticorruption et la lutte contre le blanchi- pris et mis en place une multitude de me- naires commerciaux, ainsi que de leurs col- ment d argent), le droit de la concurrence et sures diverses. laborateurs respectifs, un comportement la protection des données personnelles. éthique exemplaire et responsable, respectant les lois en vigueur. Détection Réaction C est pourquoi, la Compliance Organisation a développé un programme «Intégrité et Compliance» au niveau du Groupe afin de : contrer les infractions à la Compliance de Code of Conduct Le Code of Conduct du Groupe MAN, valable pour tous les collaborateurs MAN, c est-àdire aussi bien pour le Directoire, les cadres MAN a donc publié un Code of Conduct propre aux fournisseurs et partenaires commerciaux. Ce code définit des critères manière préventive (prévention) ; que pour chaque employé, est au cœur de éthiques standards que fournisseurs et de détecter aussi rapidement que pos- la culture d entreprise de MAN. Il s adresse partenaires commerciaux de MAN doivent sible d éventuelles infractions à la Com- de manière ciblée aux collaborateurs MAN, s engager à respecter. pliance pouvant survenir malgré les me- concrétise les valeurs de l entreprise (fiabilité, sures de prévention ; esprit novateur, dynamisme et ouverture) et et de mettre fin immédiatement et effica- fixe des directives concrètes et obligatoires cement à ces infractions à la Compliance à suivre lors de situations nécessitant un dès qu elles sont détectées. comportement particulièrement responsable et éthique. Des exemples sont fournis et décrivent comment gérer des situations conflictuelles au quotidien. 03

5 Directives de Compliance qui permet de contrôler l intégrité de chaque Groupe grâce à laquelle chaque collabo- position dominante sur le marché. Elle doit La Compliance Organisation de MAN a dé- partenaire commercial de manière rapide, rateur peut reconnaître si, et sous quelles permettre d éviter d éventuelles infractions veloppé des directives sur les thèmes de la transparente et détaillée. La directive donne conditions, des dons et des actions de au droit de la concurrence. Compliance : lutte anti-corruption, droit de des spécifications concrètes pour : le bon mécénat peuvent être accordées au nom la concurrence, lutte contre le blanchiment contrôle des partenaires commerciaux ; la de MAN. Procédure avec les données à caractère d argent et protection des données person- rédaction de contrats ; la documentation personnel nelles. Ces directives mettent en vigueur concernant la relation commerciale ; le paie- Respect des prescriptions relatives au MAN prend la protection des données à des spécifications standardisées et obliga- ment de la rémunération garantissant que la droit de la concurrence caractère personnel très au sérieux. Afin toires pour tous les collaborateurs au sein rémunération versée au partenaire commer- Sur tous les marchés, MAN se comporte d assurer le respect des prescriptions appli- du Groupe. cial ne soit pas utilisée comme moyen de en concurrent loyal et responsable. Afin de cables en matière de protection des don- corruption potentielle. Le Business Partner garantir que les collaborateurs soient infor- nées et de garantir partout dans le monde Cadeaux, repas d affaires et invitations Approval Tool a été développé en 2010 par més et respectent les prescriptions relatives un niveau élevé et homogène pour la pro- à des événements sociaux la Compliance Organisation en collaboration au droit de la concurrence, une directive tection des données à caractère personnel, MAN a édicté une directive spécifique afin avec les collaborateurs commerciaux et est MAN définit les spécifications quant aux MAN a édicté une directive sur la protection de s assurer que des cadeaux, des repas utilisé au sein du Groupe. contacts avec des concurrents, des clients des données. Cette directive établit des d affaires et des invitations à des événe- et des fournisseurs. La directive fixe égale- règles fondamentales pour la procédure ments sociaux restent dans le cadre du rai- Dons et actions de mécénat ment les conditions préalables juridiques qui avec les données à caractère personnel et sonnable et ne soient pas employés dans le Il existe également pour les dons et les ac- doivent être prises en compte lorsqu une définit l organisation destinée à la protection but d influencer des partenaires commer- tions de mécénat une directive au sein du entreprise dispose de ce qu on appelle une des données au sein du Groupe MAN. ciaux ou bien des administrations publiques. La directive contient un système de feux de Lutte contre le blanchiment d argent et signalisation clairement structuré, au moyen le financement du terrorisme duquel chaque collaborateur peut recon- Le commerce de produits haut de gamme naître et contrôler de manière responsable, est source d abus à des fins du blanchiment si et sous quelles conditions, il peut accor- d argent ou de financement de terrorisme. der ou accepter un avantage en nature. Même la Société MAN peut à la fois en être la victime ou un acteur complice à son insu. Procédure avec des conseillers et inter- À cet effet, MAN a mis en œuvre différentes médiaires/business Partner Approval Tool mesures, dont une directive s appliquant L intégrité de tous les partenaires commer- dans tout le Groupe. Celle-ci établit des ciaux de MAN est contrôlée par ce qu on exigences de base quant aux relations avec appelle le Business Partner Approval Tool des partenaires commerciaux douteux et dont l application est stipulée de manière impose, avant toute conclusion de contrat, obligatoire par la directive. Le Business Par- un éclaircissement d éventuels arrière-plans tner Approval Tool est une application web obscurs. 04

6 Formations présentielles et formations 2. Détection Élucidation d infractions à la Compliance électroniques Si des infractions à la Compliance sur- La Compliance Organisation recueille La Compliance Organisation organise par- viennent au sein du Groupe MAN, ceci les informations relatives à d éventuelles tout dans le monde des formations sur le peut entraîner des risques majeurs pour le infractions à la Compliance et veille à ce thème de la Compliance pour les collabo- Groupe MAN ainsi que pour les collabo- que de telles informations soient traitées rateurs MAN susceptibles d être exposés rateurs concernés. C est pourquoi, l inté- au sein du Groupe. Les infractions graves à des risques de Compliance. Dans ces grité et un comportement conforme à la loi à la Compliance relevant de la crimina- formations, on présente la Compliance jouissent de la plus haute priorité au sein du lité économique, du domaine du droit de la Organisation MAN et on transmet des Groupe MAN. Afin de garantir ces valeurs, concurrence et de la protection des don- connaissances de base sur les thèmes de MAN a créé des processus clairs et trans- nées personnelles seront examinées sous Compliance Helpdesk la criminalité économique, de la lutte anti- parents pour s assurer que les infractions à l égide du Corporate Compliance Office. Depuis février 2010, il existe chez MAN ce corruption, du droit de la concurrence et de la Compliance soient détectées en interne, Cette compétence centrale pour le recueil qu on appelle le Compliance Helpdesk par la protection des données personnelles et élucidées et supprimées sans délai. le biais duquel les collaborateurs peuvent de la lutte contre le blanchiment d argent. poser des questions sur le thème de la D autre part, on présente des risques à l aide Compliance par téléphone ou par . d exemples concrets et on communique les Les collaborateurs MAN utilisent le Com- contenus des directives de Compliance. pliance Helpdesk de manière intensive. Les collaborateurs apprennent ainsi com- Chaque mois, il arrive une multitude de ment ils doivent se comporter pour éviter questions sur les thèmes les plus divers que des violations de la loi et des conflits. les avocats travaillant au Corporate Compliance Office examinent et auxquelles ils A ceci s ajoutent des formations électro- répondent en général dans les 48 heures. niques et des formations spéciales sur des thèmes spécifiques pour les collaborateurs Grâce aux questions adressées au Com- travaillant dans des domaines particulière- pliance Helpdesk, le Service de Compliance ment exposés aux risques. La Compliance obtient un aperçu des questions fréquem- Organisation procède par exemple à des ment posées. Les connaissances qui en formations approfondies sur le thème du sont tirées servent à identifier d autres droit de la concurrence pour les collabo- mesures de prévention sur le plan de la rateurs qui travaillent dans le domaine de Compliance. l analyse de la concurrence et des marchés. 05

7 d informations et l examen d infractions à la d éventuels éléments de départ pour amé- Mergers & Acquisitions (M&A) formations sur des violations de Compliance Compliance graves permet de garantir que liorer les systèmes. Les résultats de l analyse Afin d empêcher que MAN ne soit confronté graves en toute confidentialité, partout dans les fautes de comportement soient détec- de risques de Compliance et des audits de à des risques de Compliance résultant de le monde et 24 h sur 24. Le portail Speak up! tées et que les risques pour le Groupe MAN Compliance permettront de définir la struc- l acquisition ou de la vente de participa- sert à identifier et à éviter des risques graves soient reconnus et évités à temps. ture de la Compliance Organisation, le pro- tions dans des entreprises, la Compliance pour l entreprise. Ce portail ne recueille et gramme de Compliance adapté aux besoins Organisation est impliquée dès le départ ne traite que les informations en rapport de MAN ainsi que d autres mesures pour dans les projets M&A du Groupe MAN. La avec des violations de Compliance graves, Analyse de risques et audits de éviter des risques de Compliance. Compliance Organisation définit des exi- notamment dans le domaine de la crimina- Compliance gences spécifiques relatives à l examen de lité économique (par ex. délits de corruption La Compliance Organisation procède régu- Due Diligence des entreprises concernées et de blanchiment d argent), du du droit de lièrement à des analyses de risques pour Continuous Controls Monitoring (CCM) qui doivent permettre de détecter à temps la concurrence et de la protection des don- le Groupe dans sa totalité. Cette analyse Afin de garantir que les processus d achat et d éventuels risques de Compliance. nées personnelles. Les informations fournies recherche les risques de Compliance dans de paiement chez MAN se déroulent confor- au portail Speak up! sont transmises au Cor- les domaines de la corruption, du droit de la mément aux directives et que les risques de porate Compliance Office qui les traite de concurrence, de la protection des don- Compliance dans ces domaines soient dé- Speak up!* manière confidentielle. nées personnelles et de la lutte contre le tectés à temps, MAN présente un système Le portail Speak up! par le biais duquel il Chaque collaborateur désirant fournir des in- blanchiment d argent. Cette analyse de de contrôle électronique qui complète les est possible de fournir des informations a formations sur des violations de Compliance risques s étend à tous les sous-groupes et contrôles du système de contrôle interne. Si également pour but de détecter des risques peut bien entendu s adresser également à tient compte du nombre et de la taille des certains points de contrôle des processus dangereux pour MAN. Avec ce portail, MAN d autres points de contact dans l entreprise, différentes sociétés du Groupe, du modèle ne correspondent pas aux manières de pro- offre à ses collaborateurs et partenaires tels que les supérieurs, le Service du Person- d affaires, de la structure de la clientèle, des céder décrites dans les directives centrales commerciaux la possibilité de fournir des in- nel ou la Compliance Organisation. ventes, de l Indice de Perception de la Cor- du Groupe MAN sur les thèmes des achats, ruption de Transparency International dans de la facturation et des paiements, le sys- Groupe cible interne/externe les marchés cibles, ainsi que de la structure de la concurrence locale respective. Sur la base de cette analyse de risques, des audits de Compliance sont effectués régulièrement. Ils comprennent une analyse systématique des données et une vérification des contrôles de Compliance. Ils permettent tème CCM génère une alarme automatique, puis des opérations prédéfinies doivent être exécutées avec une assistance technique. Le système CCM veille ainsi à détecter à temps d éventuels risques de Compliance et d éventuelles infractions aux directives dans les processus d achat et de paiement Objectif Voie d accès Joignabilité temporelle Disponible pour informations sur les violations de Compliance graves En ligne 24/7 d identifier les points faibles au regard des thèmes de Compliance et de rechercher au sein du Groupe MAN. Confidentialité Confidentiel et sûr * Veuillez noter que le portail Speak Up! n est pas disponible en France. 06

8 3. Réaction A côté de la prévention des infractions à la Compliance et la détection de fautes, la réaction rapide, efficace et systématique à l égard des fautes constitue le troisième pilier du programme de Compliance MAN. Évolution du programme de Compliance MAN En cas d infractions à la Compliance, les collaborateurs de la Compliance Organisation compétents en la matière analysent les causes et les motifs de l infraction. Les connaissances tirées de cette analyse servent à détecter d éventuels points faibles du programme de Compliance et à les éliminer en conséquence. La découverte d infractions à la Compliance sert ainsi à développer et à améliorer en continu le système de Compliance. De cette manière, MAN garantit un programme Intégrité et Compliance durablement efficace. Enquêtes administratives MAN s engage pour l ouverture et la transparence et coopère donc étroitement avec les autorités compétentes lorsque celles-ci procèdent à des enquêtes ou posent des questions à l entreprise. Dans tous ces types de cas, la Compliance Organisation est à la disposition des autorités en qualité d interlocuteur central. En outre, la Compliance Organisation de MAN a publié un guide du comportement lors d enquêtes dans lequel tous les collaborateurs peuvent voir comment ils doivent se comporter lorsque des autorités investies d un pouvoir d instruction procèdent à des enquêtes. Dans ce guide du comportement, l accent est également mis sur l ouverture, la transparence et la coopération. MAN a ainsi communiqué très clairement à tous ses collaborateurs qu ils sont tenus d informer la Compliance Organisation en cas d enquêtes et de coopérer avec les autorités. Sanctions MAN ne tolère aucune infraction à la Compliance. En cas de constatation d infractions à la Compliance, la Compliance Organisation soumet des propositions de mesures de sanctions adéquates et raisonnables. Un comité interne à MAN décide alors de leur application. En fonction de la gravité de l infraction, les mesures de sanction s étendent à des sanctions relevant du droit du travail jusqu à des sanctions de droit civil. L application des mesures de sanctions est contrôlée au sein du Groupe. 07

9 L engagement MAN pour la Compliance 1. Tone from the Top Le Directoire du Groupe MAN assume complètement sa responsabilité en matière de Compliance. Les Compliance Officers rendent régulièrement compte des progrès des activités de Compliance, d éventuels cas de Compliance et des mesures prises le cas échéant, et ce, non seulement au Directoire de la MAN SE mais également au Directoire des sous-groupes ainsi qu aux directeurs d autres domaines spécialisés (tels que Legal, Accounting, Controlling et Corporate Audit). Le Directoire et les cadres de MAN considèrent la Compliance comme partie intégrante de l entreprise. Ils encouragent une culture de la transparence et de l intégrité. Les infractions à la Compliance ne seront donc pas tolérées. «Chez MAN, nous nous accordons tous sur le fait que MAN ne fait aucun compromis lorsqu il s agit de faire des affaires conformes aux règles de Compliance. Nous pratiquons la tolérance zéro», déclare Dr. Pachta-Reyhofen, Président du Directoire de la MAN SE. 2. Communication Les thèmes de Compliance font régulièrement l objet des Newsletter et des magazines d entreprise internes MAN. Les nouvelles directives de Compliance ne sont pas seulement communiquées aux collaborateurs via Intranet et par , mais également dans le cadre de formations de Compliance. Les coordonnées de la Compliance Organisation sont publiées sur l Intranet du Groupe MAN. Dans le monde entier, les collaborateurs utilisent le Compliance Helpdesk pour poser des questions et s informer sur les thèmes de Compliance. La Compliance est régulièrement à l ordre du jour des réunions du Directoire et de cadres. Au printemps 2012, la Compliance Organisation MAN a chargé la dernière fois un prestataire de services indépendant d exécuter un sondage anonyme auprès des collaborateurs. Cela a permis de mesurer la perception et l estimation de la Compliance Organisation au sein du Groupe. Selon le sondage, les personnes interrogées sont désormais familiarisées avec les mesures et les directives de Compliance et connaissent le Code of Conduct MAN. Elles pratiquent une culture d entreprise éthique et perçoivent la Compliance Organisation comme un conseiller et partenaire interne fiable. 3. Reporting et contrôle Afin de garantir la durabilité du programme de Compliance, MAN contrôle régulièrement son efficacité et sa validité. Les contrôles de Compliance décrits et une analyse d éventuelles infractions à la Compliance permettent de découvrir d éventuels points faibles dans la Compliance Organisation et d adapter en conséquence le système de Compliance. De plus, la Compliance Organisation procède au suivi continu de l application des mesures de Compliance et des projets en cours. Ainsi, chaque semaine, le système comptabilise et évalue combien de partenaires commerciaux ont été enregistrés dans le Business Partner Approval Tool et combien de questions ont été traitées par le Compliance Helpdesk et combien d informations ont été collectées sur le portail Speak up!.* Ceci permet de contrôler en permanence l efficacité de la Compliance Organisation. * Veuillez noter que le portail Speak Up! n est pas disponible en France. 08

10 4. Échange régulier avec des experts externes MAN s engage en matière de Compliance également au-delà des frontières du Groupe. La Compliance Organisation discute régulièrement des thèmes de Compliance d actualité avec des experts en économie et en sciences. Les collaborateurs de la Compliance Organisation participent et offrent des communications lors de colloques et de manifestations autour du thème de la Compliance. Entre autres, MAN s engage au sein de l association «Netzwerk Compliance e.v.» qui s occupe de discuter des questions d ordre juridique, économique et d organisation sur les thèmes de Compliance et de «Best Practice» entre les entreprises industrielles, les banques, les assurances et toutes autres personnes intéressées. Au printemps 2011, une manifestation de Netzwerk Compliance a eu lieu chez MAN au cours de laquelle environ 150 experts en matière de Compliance ont débattu sur le thème «Compliance dans les pays BRIC et les marchés émergents». 5. Affiliations MAN soutient et encourage la lutte anti-corruption et défend cette cause conjointement avec d autres entreprises économiques au sein des organisations suivantes : Depuis septembre 2010, MAN est membre corporatif de Transparency International, une organisation internationale de lutte contre la corruption. De plus, MAN est également devenu membre de l initiative Global Compact des Nations Unies. Par ailleurs, MAN est membre fondateur de l Institut allemand de Compliance (DICO - Deutsches Institut für Compliance). 09

11 Mentions légales Si vous souhaitez en savoir plus sur la Compliance chez MAN, veuillez vous adresser à : Dr. Philip Matthey Chief Compliance Officer Tél. : Compliance@man.eu ou sur l Internet du Groupe MAN sur :

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