Adoption de l ordre du jour

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL DE LA MUNICIPALITÉ D ORMSTOWN, TENUE À L HÔTEL DE VILLE SITUÉ AU 81 RUE LAMBTON, À ORMSTOWN, LE LUNDI 2 DÉCEMBRE 2013, À 19H30. ÉTAIENT PRÉSENTS LES CONSEILLERS SUIVANTS; Présent : Absent : Jonathan Allen Roger Dumont Michelle Greig Jacques Guilbault Stephen Ovans Michel Tudino Formant quorum sous la présidence du maire Jean Côté. Le secrétaire-trésorier Daniel Théroux étant présent, la séance débute à 19h Adoption de l ordre du jour Appuyé par le conseiller Jacques Guilbault Il est résolu unanimement d adopter l ordre du jour suivant ; PROJET D ORDRE DU JOUR 1. AFFAIRES LÉGISLATIVES 1.1 Adoption de l ordre du jour 1.2 Adoption des procès-verbaux Procès-verbal de la séance du 12 novembre Procès-verbal de la séance du 26 novembre Affaires relatives aux procès-verbaux 1.4 Période de questions 1.5 Rapports mensuels Rapport de l inspecteur Rapport des requêtes 1.6 Contrat de conciergerie 1.7 Calendrier des séances Entente concernant le pont du Centenaire 1.9 Avis de motion règlement de taxation GESTION FINANCIÈRE 2.1 Paiement des comptes à payer au 25 novembre Solde des avantages sociaux d Octobre Détail du temps supplémentaire d Octobre Transferts aux surplus affectés 2.3 Réclamation des assureurs 2.4 Cotisation FQM pour Crédit de taxes à la rénovation et pour nouvelles constructions 3. GESTION DU PERSONNEL 3.1 Paiement des journées de maladie 3.2 Plan d assurances groupe pour Prolongement de l assistant inspecteur 3.4 Travaux de l archiviste 3.5 Support aux employés 4. GESTION DU MATÉRIEL ET DES ÉQUIPEMENTS GESTION DES IMMEUBLES SÉCURITÉ PUBLIQUE 7. TRANSPORT ROUTIER 7.1 Quote-part au transport adapté Radio communication à la voirie 7.3 Demande d enseignes d «ARRÊT» à l intersection 138 et Roy et réduction de vitesse 7.4 Demande de l Hôpital Barrie Memorial 8. HYGIÈNE DU MILIEU URBANISME ET ZONAGE 9.1 Demande à la MRC Cours d eau Finlayson 10. LOISIRS ET CULTURE 10.1 Achat de livres 11. VARIA ET CORRESPONDANCE

2 Adoption du procès-verbal de la séance du 12 novembre 2013 Sur proposition du conseiller Stephen Ovans Il est résolu unanimement d adopter le procès-verbal de la séance du 12 novembre Adoption procès-verbal de la séance du 26 novembre 2013 Il est résolu unanimement d adopter le procès-verbal de la séance du 26 novembre Annulation contrat de conciergerie l appel d offres pour le contrat de conciergerie est non conforme en raison d un détail technique (manque l heure); Il est résolu unanimement de rejeter les deux soumissions reçues Contrat de conciergerie pour 2014 la municipalité a besoin des services d un concierge pour les activités durant la période des fêtes; il est trop tard pour reprendre le processus d appel d offres avant la fin de 2013; les charges indiquées dans l appel d offres précédent, ont été révisées car elles étaient trop nombreuses et exigeantes; Il est résolu unanimement d accepter, de gré à gré, l offre de service de 23400$ présentée par Benoit Soucy pour effectuer l entretien de trois (3) bâtiments municipaux (l hôtel de ville, la bibliothèque et le centre récréatif) et répondre aux demandes de location des salles du centre récréatif et ce, pour la période du 1 er janvier au 31 décembre Calendrier des séances pour 2014 Il est résolu unanimement d accepter le calendrier, ci-dessous, des séances du Conseil pour l année 2014: Lundi le 13 janvier Lundi le 3 février Lundi le 3 mars Lundi le 7 avril Lundi le 5 mai Lundi le 2 juin Lundi le 7 juillet Lundi le 4 août Lundi le 8 septembre Lundi le 6 octobre Lundi le 3 novembre Lundis le 1 er et 22 décembre Entente avec le MTQ Sur proposition de la conseillère Michelle Greig Appuyé par le conseiller Stephen Ovans Il est résolu unanimement d accepter l entente de collaboration datée du 22 novembre dernier (no ) intervenue avec le Ministère des Transports concernant la reconstruction du pont du Centenaire situé à Ormstown et d autoriser le maire et le directeur général à signer tout document relatif à cette entente Avis de motion Règlement taxation 2014 Le conseiller Jacques Guilbault dépose un avis de motion à l effet qu il présentera, à une séance ultérieure, un règlement de taxation pour 2014.

3 Comptes à payer au 25 novembre 2013 Il est résolu unanimement d autoriser le paiement des dépenses suivantes : QUÉBEC INC. (produits nettoyants) 458,56 $ 1218 AGREGATS G & N INC. (abrasifs) 1 529,52 $ 1018 ALI EXCAVATION INC. (dépôt de béton) 23,83 $ 2009 BAU-VAL INC. (pierres) 933,13 $ 2312 BFL CANADA (assurance à être rembousé par UAF) 1 129,64 $ 1060 BIBLIOTHEQUE ORMSTOWN (achat livres & dépenses) 2 684,03 $ 1072 BROWN BRYAN (pépine) 800,24 $ 964 C. S. BRUNETTE INC. (essence véh. voirie & pompiers & pneus véh. voirie) 1 415,66 $ 2151 CARROSSERIE MARIO LÉGER (rép. dommage véh. # 12) 6 208,65 $ 2376 CATSPORTS (pièces - camp de jour) 6,90 $ 1885 CHAUFFAGE SUD-OUEST INC (rép. unité de chauffage - centre réc.) 114,98 $ 2380 CLINIQUE VÉTÉRINAIRE ST-ANICET INC. (soins 1 chien 1481 rg 3) 719,57 $ 2154 CORPORATE EXPRESS CANADA INC. (papeterie) 163,88 $ 2106 CRÊTE EXCAVATION INC. (1 er Déneig incluant rue des Boisés) ,52 $ 966 D'AMOUR & FILS INC. (quincaillerie divers) 389,32 $ 1197 DASSYLOI (localiser une conduite au 35 Hector) 436,91 $ 2379 DERY TELECOM INC. (internet & inst. modem - garage) 282,59 $ 1174 DISTRIBUTION LAZURE INC. (pièces - réseau aqueduc) 715,55 $ 1314 DULUDE, RENÉ (évaluation 4 arbres) 344,93 $ 1368 DUNTON RAINVILLE SENC AVOCATS (honoraires avocats) 5 604,39 $ 2303 DUQUETTE, VALÉRIE (conception panneau - élections et achat local) 206,96 $ 2230 ENSEIGNES DUMAS (enseigne carte identité - élections) 74,73 $ 2328 ENTREPRISE SY PI (rép. véh. # 11 & 16) 1 983,32 $ 1020 EQUIP. LAPLANTE & LEVESQUE LTEE (loc. grue station principale égouts) 172,46 $ 1897 ESRI Canada LIMITED (cotisation arc view - voirie) 1 034,78 $ 2377 EXCAVATION DANIEL OLIGNY & FILS INC (enlever souches Rte 138A) 1 405,57 $ 1381 EXOVA (frais laboratoire) 803,68 $ 2245 FILION, ME MARTIN (frais avocat - taxes foncières) 347,51 $ 1848 FONDS DE L'INFORMATION FONCIÈRE (mutation oct. 2013) 44,00 $ 1315 FORMULES MUNICIPALES (papeterie - élections) 4 154,58 $ 2231 G.P. AG DISTRIBUTION (rép. déchiqueteuse - voirie) 412,34 $ 1214 GARAGE S.D. INC. (rép. véh. # 13) 546,90 $ 1781 GAUTHIER, RENÉ (essence véh. voirie) 2 158,00 $ 2304 GROUPE NEOTECH (hon. informatique) 21,56 $ 2180 IGA ORMSTOWN (aliments) 32,29 $ 992 LAMB J. & SON (pièce - ponçeau Riv. Aux Outardes) 160,97 $ 2266 LEBLANC ILLUMINATIONS CANADA (ampoules - décorations de Noël) 258,09 $ 1167 LECOMPTE ET FILS INC., A. (entr. d'éclairage oct. 2013) 1 628,63 $ 1058 LIBRAIRIES BOYER (cellulaire - Marc D.) 172,35 $ 1871 MMQ ( rép. pare brise - camion loué) 408,49 $ 975 M.R.C. HAUT SAINT LAURENT (maintien d'inv. oct. à déc & frais huissier) 2 831,10 $ 2102 MARQUAGE MULTILIGNES (lignage 2013 en surplus) 310,46 $ 1956 MARTECH INC. (enseignes) 743,89 $ 1235 MULTI GRAPH ORMSTOWN SENC (signets & panneau - site web, cartons élections) 677,78 $ 2175 NATIONAL (location véhicule voirie) 2 125,38 $ 2189 NEDCO (pièces égouts & puit Rg Dumas) 512,12 $ 2265 NET COMMUNICATIONS INC. (héberg. 25 courriels) 28,74 $ 2273 NUTRITION ANIMAL (LA) ( frais contrôleur chiens & chien errants) 1 069,85 $ 2140 OUTILLAGE PILON (pièces- compresseur) 19,35 $ 996 PETROLES VOSCO CANADA INC. (huile chauffage - garage) 685,94 $ 1286 PUBLICATIONS CCH LTEE (formulaires d'impôts) 485,19 $ 1438 PUBLICATIONS DU QUÉBEC (mise à jour Tome 8 - voirie) 36,89 $ 1024 QUINCAILLERIE R. GAUTHIER INC. (quincaillerie divers) 1 286,50 $ 981 RATTE, MAGASIN F. (papeterie) 250,32 $ 1011 RCI ENVIRONNEMENT (location contenant centre réc.) 23,00 $ 1982 REBUTS SOLIDES CANADIENS INC. (collecte sélective nov. 2013) 9 288,35 $ 1039 SERVICOFAX (contrat photocopieuses) 616,04 $ 2371 SHELL CANADA (PRODUITS) (essence véh. voirie) 375,72 $ 1082 SINTRA INC. - RIVE-SUD (asphalte -voirie) 525,68 $ 2147 ST-FRANÇOIS TÉLÉCOM INC. (2 adresses IP - garage & HV) 11,48 $ 2378 THIBAULT, JACQUES (PIERREVILLE) (Test - véh. pompiers & pompes) 678,35 $ 1176 TRANSPORT URGEL CHARETTE LTEE (transport pompe station principale égouts) 98,17 $ 2153 WÜRTH CANADA LIMITED/LIMITÉE (pièces - voirie) 523,79 $ ,73 $

4 Plus paiements durant le mois: Salaires (du 28 octobre au 16 novembre 2013) ,50 $ MRC - (location de panneau de vitesse) 100,00 $ Soucy, Benoit (ent. mén. du 20 oct. au 2 nov. 2013) 980,00 $ Revenu Canada (Das Féd. Oct rég.) 5 996,83 $ Desjardins (REER Oct. 2013) 2 576,63 $ Revenu Canada (Das Féd. Oct occ.) 1 381,89 $ Revenu Québec (Das Prov. Oct. 2013) ,84 $ Desjardins (Ass. Coll. Nov. 2013) 3 323,35 $ Bell 643,81 $ Transport Rolland Chaperon (collecte de déchets Oct. 2013) ,89 $ Rebuts Solides Canadiens Inc.(collecte sélective oct. 2013) 9 288,35 $ Lalonde, Marie (remb. achat 2 chromebook - élus) 624,63 $ Neopost (achat timbres) 1 149,75 $ Soucy, Benoit ( ent. mén. du 3 au 16 nov. 2013) 980,00 $ Hydro 8 234,62 $ Bell Mobilité 337,22 $ Husereault, Normand (remb. vêtements de travail) 121,68 $ Financière Banque Nationale INC. (remb. Prêt FBN # 1 rég. 274) ,95 $ FQM (pour élus - adopter budget par FQM) 97,73 $ ,67 $ TOTAL $ Transferts aux postes de surplus pour 2013 Sur proposition de la conseillère Michelle Greig Il est résolu unanimement d autoriser les transferts suivants pour 2013 : Un montant de $ du «surplus libre» au «surplus affecté aux boues»; Un montant de $ du «surplus libre» au «surplus affecté au camion d incendie» Réclamation de l assurance Il est résolu unanimement d autoriser la réclamation de $ de la MMQ (Mutuelle des Municipalités du Québec) pour des dommages au pare-brise du véhicule loué durant les réparations du Savana Cotisation FQM pour 2014 Il est résolu unanimement d autoriser un montant de $ pour le renouvellement de la cotisation à la Fédération Québécoise des Municipalités (FQM) pour Crédits de taxes à la rénovation et pour nouvelles constructions Appuyé par le conseiller Stephen Ovans Il est résolu unanimement d autoriser les crédits de taxes suivants : Crédit de taxe à la rénovation Matricule Adresse Crédit de taxe à accorder , rue Osmond 300,00$ Crédit de taxe pour nouvelles constructions résidentielles Matricule Adresse Crédit de taxe à accorder , rue Borden 1902,91$ , rue de la Vallée $ , 2 e Avenue 1663,57$

5 Paiement des journées de maladie 2013 selon l entente de travail, les journées de maladie sont payables à la fin de chaque année ; certains employés préfèrent utiliser leur banque de maladie pour compenser les heures de travail durant le congé des fêtes alors que l hôtel de ville sera fermé; Il est résolu unanimement d autoriser aux employés permanents, un montant de $ en paiement des journées de maladie non utilisées durant Contrat d assurance-collective pour 2014 le contrat actuel de l assurance-collective se terminera à la fin de décembre 2013 ; un mandat a été donné à notre représentante, Mme Joanne Dumouchel, pour présenter des soumissions pour 2014; Firme Montant mensuel total Commentaires Desjardins Financières $ Avantages réguliers Assomption $ Avantages réguliers Croix Bleue $ Avantages moindres Financière Manuvie $ Avantages réguliers Great West $ Avantages réguliers La Capitale $ Avantages réguliers Sun Life $ Avantages réguliers Il est résolu unanimement d autoriser un contrat d assurance-collective avec «La Capitale», au coût annuel d environ $ (soit 12 x $) selon les salaires réels en date du 1 er janvier 2014, pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2014 et dont 30% est assumé par les employés Prolonger le poste d assistant inspecteur l assistant-inspecteur a répondu et fait des suivis sur plusieurs plaintes, et a tenu à jour la fermeture des permis et les demandes de crédits de taxes ; à ce jour, son embauche a permis de rattraper le retard accumulé ; un assistant-inspecteur s avère nécessaire à long terme pour seconder l inspecteur à l urbanisme ; Il est résolu unanimement de prolonger le poste d assistant-inspecteur à l urbanisme jusqu à la fin d avril 2014, à raison de 2 jours par semaine Contrat pour l archiviste à la fin de chaque année, les dossiers doivent être triés et archivés selon les règles de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec ; la firme Gestar est spécialisée dans la gestion des archives municipales ; Il est résolu unanimement d autoriser un montant de $ (avant taxes) pour trois (3) jours au taux 420 $ par jour, à la firme Gestar pour les services d un archiviste professionnel dans la gestion des dossiers de la Municipalité pour 2013.

6 Support aux employés dans un récent article du journal, l inspecteur et l administration municipale ont été accusés de harcèlement envers un citoyen; le journaliste a mentionné le nom du plaignant qui a mené à la visite de l inspecteur; le journaliste a mal rapporté les faits en laissant entendre que l inspecteur avait agi sans raison valable; le journal a publié un article sans demander le point de vue de l administration municipale; la réputation de l inspecteur municipale et celle de toute l administration municipale sont entachées par ces accusations; le conseil municipal a été informé de tous les faits relatifs au dossier du citoyen; Il est résolu unanimement de déclarer ce qui suit ; Les visites et les inspections que fait l inspecteur municipal, sont motivées et justifiées par la réception de plaintes jugées valables et crédibles ; L inspecteur est en droit de visiter toutes les propriétés, aux heures prévues aux règlements, sans avertissement ou rendez-vous et en toute sécurité ; L inspecteur peut faire appel à l aide de la Sûreté du Québec s il croit que sa sécurité peut être menacée lors d une inspection ; L inspecteur municipal a agi de façon professionnelle, dans son droit et sans harceler ledit citoyen ; Jamais l administration municipale n a demandé ou exercé de harcèlement envers un citoyen ; Le conseil s insurge contre le dévoilement du nom des plaignants dans les journaux. Cette situation crée un climat malsain qui pourrait décourager les citoyens à porter plainte dans le futur ; Les membres du conseil désirent réitérer leur confiance dans le travail de l inspecteur municipal ; Le conseil supporte et remercie tous les employés pour leur professionnalisme et leur dévouement malgré les accusations sans fondement qui sont véhiculées dans les journaux locaux depuis plusieurs mois. Le maire, Jean Côté, a imposé son droit de véto sur la résolution no Quote-part Transport adapté pour 2014 Il est résolu unanimement d autoriser un montant de $ pour la quotepart de 2014, pour le service de transport adapté fourni par l organisme «Sur les routes du St-Laurent» Municipalité mandataire pour Transport adapté Il est résolu unanimement d autoriser la Municipalité de Ste-Barbe, en tant que municipalité mandataire pour l année 2014.

7 Achat de radios mobiles pour la voirie le système de communication actuel n est pas suffisant pour répondre aux besoins du département de la voirie ; Il est résolu unanimement d autoriser un montant de $ à l entreprise Jalec Communication, pour l achat de 9 radios mobiles incluant le temps d antenne pour 48 mois et une garantie sur les radios Demandes au MTQ pour Rue Roy & Rte 138 durant les travaux de réfection du pont du Centenaire, la rue Roy est devenue très achalandée par les piétons et les automobilistes qui l utilisent comme voie de contournement au lieu d utiliser la route 138 tel qu affiché par le Ministère des Transports; la Municipalité a demandé, le 14 novembre dernier, au MTQ, d installer des «arrêts» à l intersection de la rue Roy et de la route 138 pour éviter les risques d accidents; vendredi, le 29 novembre dernier, un accident mortel a eu lieu à cette intersection, ce qui a nécessité aux automobilistes de faire un détour à l extérieur de la Municipalité ; Sur proposition du conseiller Stephen Ovans Il est résolu unanimement de réitérer la demande au Ministère des Transports et d exiger l installation de 4 enseignes d arrêt à l intersection de la rue Roy et de la route 138, et de réduire la vitesse de 70 km à 50 km sur la route 138 entre les rues Bridge et Gale, et ce, durant toute la période des travaux de réfection du pont du Centenaire Fermeture de la rue Roy à cause des travaux de réfection sur le pont du Centenaire, le MTQ a fait dévier la circulation sur la route 138 ; plusieurs automobilistes utilisent la rue Roy pour entrer et sortir, et avec la circulation élevée des véhicules sur la route 138, il y ait un risque élevé d accident ; la Municipalité a redemandé au MTQ d installer des «arrêts» à l intersection de la rue Roy et la route 138 ; Sur proposition de la conseillère Michelle Greig Appuyé par le conseiller Jacques Guilbault Il est résolu unanimement de fermer et d interdire, durant les travaux, tout accès à la rue Roy par la route Demande de l Hôpital Barrie Memorial Appuyé par le conseiller Stephen Ovans, Il est résolu unanimement d accepter la demande de l Hôpital Barrie Memorial et de leur fournir gratuitement de 4 à 5 tonnes d asphalte froide d une valeur d environ 900 $, pour des travaux à effectuer sur le stationnement de l hôpital, par leur entrepreneur en déneigement, soit Excavation Marc Crête Demande nettoyage cours d eau Finlayson la municipalité a reçu une demande de M. Serge Laplante, propriétaire du 841, Chemin de la Rivière aux Outardes, à l effet qu il désire que la M.R.C. du Haut-Saint-Laurent procède au nettoyage d une partie d une longueur d environ 1,2 kilomètre de la branche principale du cours d eau Finlayson présent sur la limite mitoyenne de sa propriété ;

8 pour présenter une telle demande à la M.R.C. du Haut- Saint-Laurent, le conseil municipal doit se prononcer sur celle-ci, par résolution ; l inspecteur municipal a procédé à une évaluation de l état du cours d eau en présence de M. Laplante et qu il a constaté une quantité importante de végétation problématique dans le cours d eau ainsi que la présence de plusieurs endroits où il y a de l eau stagnante ; Sur proposition de la conseillère Michelle Greig Il est résolu unanimement de demander à la M.R.C. du Haut-Saint-Laurent de procéder au nettoyage d une partie d une longueur d environ 1,2 kilomètre de la branche principale du cours d eau Finlayson Achat de livres pour la bibliothèque Il est résolu unanimement d autoriser un montant de $ à la bibliothèque d Ormstown pour l achat de livres Demande du club VTT pour la rue McNeil Il est résolu unanimement d autoriser la circulation des VTT sur la rue McNeil pour leur permettre l accès au dépanneur et à la station d essence sur la rue Church Levée de la séance Il est résolu unanimement de lever la séance à 21h30. Jean Coté Maire Daniel Théroux Directeur général CERTIFICAT Je, soussigné, Daniel Théroux, Directeur général, certifie que la Municipalité a les fonds nécessaires pour payer les dépenses autorisées à cette séance. Daniel Théroux Directeur général