Le programme 210 est utilisé pour l alimentation des journaux d achat SHL par transferts ASCII à partir d un logiciel externe.

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1 SHL-LINK SHL-210/1 Programme: 210 Date: 24/11/2010 LIAISON Le programme 210 est utilisé pour l alimentation des journaux d achat SHL par transferts ASCII à partir d un logiciel externe. Le programme vérifie la validité de certaines zones importées, par exemple l existence du compte fournisseur ou du code TVA dans les fichiers SHL. Le résultat du traitement est enregistré dans un fichier de contrôle qui peut être affiché à l écran ou envoyé vers l imprimante. De nouveaux comptes fournisseurs ou des comptes fournisseurs existants peuvent être créés ou modifiés dans SHL à travers le fichier d interface. PROCÉDURE Le fichier d interface CnnnnLAK.TXT (où nnnn représente le numéro du dossier) doit être accessible. Le programme 210 est démarré directement ou en différé comme job. Après le choix de l'imprimante, le contenu du fichier d interface est examiné. Les dates des documents définissent la période comptable des écritures. Ni une date avant le début de l exercice, ni une date plus loin que la deuxième période comptable ouverte, sont acceptées. Après le traitement, la liste de contrôle s'affiche à l'écran ou peut être envoyée vers l'imprimante. Par la suite, le fichier de contrôle (CnnnnCAR.TXT) est supprimé ou sauvegardé. A la fin du programme, le fichier d'interface CnnnnLAK.TXT ne contient plus que les enregistrements refusés. CONTROLES EFFECTUES Chaque code dans le fichier d interface (code TVA, code devise, code compte, ) doivent exister en SHL. Tous les montants dans le fichier d interface sont d abord arrondis selon l arrondi de la monnaie du dossier, défini en SHL. Ensuite, il y a un contrôle débit-crédit par document : A = total document (enregistrements document, 185) B = montant net biens et services (enregistrements du document, 87) + montant net frais (enregistrements document, 101) + montant net investissements (enregistrements document, 115) + montant exonéré de TVA (enregistrements document, 143) TVA intracom (enregistrements TVA, 157) TVA cocontractants (enregistrements document, 171) + montant TVA (enregistrements TVA, 68 et 82) + montant TVA non-déductible entreprise (enregistrements TVA, 96 et 110) + montant TVA non-déductible privé (enregistrements TVA, 124 et 138)

2 SHL-210/2 SHL-LINK C = montant TVA (enregistrements TVA, 68 et 82) + montant TVA non-déductible entreprise (enregistrements TVA, 96 et 110) + montant TVA non-déductible privé (enregistrements TVA, 124 et 138) montant TVA Intracom (enregistrements document, 171) - somme de toutes les contreparties (contreparties, 34) D = montant net biens et services (enregistrements document, 87) + montant net frais (enregistrements document, 101) + montant net investissements (enregistrements document, 115) escompte (enregistrements document, 129) E = somme de toutes les contreparties (contreparties, 34) + somme TVA non-déductible entreprise de toutes les contreparties (contreparties, 128) F = total TVA intracom (enregistrements document, 157) + total TVA cocontractant (enregistrements document, 171) G = montant TVA (enregistrements TVA, 68 et 82) + TVA non-déductible entreprise (enregistrements TVA, 96 et 110) + TVA non-déductible privé (enregistrements TVA, 124 et 138) + somme TVA non-déductible entreprise de toutes les contreparties (contreparties, 128). Contrôles A = B A = C B = C D = E F = G ou F = 0 STRUCTURE DE FICHIER NOM DU FICHIER Tous les enregistrements doivent se trouver dans un fichier ASCII CnnnnLAK.TXT, où nnnn représente le numéro du dossier SHL. LES ENREGISTREMENTS Les enregistrements ont une longueur variable et sont séparés par CRLF. L'ordre des enregistrements est important. Au moins trois enregistrements sont indispensables pour chaque document, chacun identifié par un code enregistrement: Code enregistrement 1 Les données générales du document: numéro, date, compte fournisseur, montant total, etc. Code enregistrement 2 Les données TVA du document: code TVA, TVA déductible, TVA nondéductible, etc. Code enregistrement 3 Les données des imputations comptables: comptes du grand-livre, montants à comptabiliser, etc.

3 SHL-LINK SHL-210/3 Les données du document sont regroupées dans un seul enregistrement, suivi de 1 ou 2 enregistrements TVA (code 2). Les données TVA sont regroupées par deux codes TVA dans 1 enregistrement. Puisque SHL permet jusqu'à 4 codes TVA différents pour chaque document, il peut y avoir jusqu'à 2 enregistrements TVA. L'enregistrement TVA (les enregistrements TVA) est (sont) suivi(s) par 1 ou plusieurs enregistrements d'imputation (code 3). Les enregistrements pour la création ou la modification de comptes fournisseurs sont placés soit au début du fichier d'interface, soit par compte fournisseur juste avant le premier document d achat pour le fournisseur en question. CHAMPS NUMERIQUES Un champs numérique est aligné à droite dans la zone, les positions nonutilisées étant remplies avec des 0 (Hex 30) ou des espaces (Hex 20). Un champs numérique montant contient toujours deux décimales, un champs numérique quantité trois décimales. Les signes de séparation (virgule ou point) ne sont pas tolérés. Le signe (- ou +) du montant ou de la quantité se situe toujours dans la position la plus droite dans la zone. Lors du traitement, les montants en monnaie du dossier sont recalculés selon l'arrondi de la monnaie du dossier en SHL. Ceci n est pas valable pour les montants en devises. Exemples ,

4 SHL-210/4 SHL-LINK CHAMPS ALPHANUMERIQUES Un champs alphanumérique est aligné à gauche dans la zone, les positions non-utilisées étant remplies avec des espaces (Hex 20). CHAMPS DATES Un champs date contient la journée, le mois et l'année, séparés par n'importe quel caractère. Exemple: TYPES D'ENREGISTREMENTS Type 9 Les enregistrements Document, TVA et Imputations se rapportant aux documents d achat. Type 3 Les enregistrements Fournisseurs permettant la création ou la modification de comptes fournisseurs. Type 44 Les enregistrements Adresses permettant la création d'adresses optionnelles pour des comptes fournisseurs SHL. STRUCTURE DES ENREGISTREMENTS Dans les tables suivantes, les deux premières colonnes définissent la position de début et de fin d'une zone dans l'enregistrement. Le format ou masque de la zone figure dans la troisième colonne. Ce format commence par 9 pour les champs numériques et par X pour les champs alphanumériques. jj.mm.aaaa désigne un champs date. Le chiffre entre parenthèses désigne le nombre maximale de chiffres ou de caractères. Exemple: 9(2) zone numérique (alignée à droite) jusqu'à 2 chiffres; X(14) zone alphanumérique (alignée à gauche) jusqu'à 14 caractères. Lorsque un format numérique se termine par +, le champs doit contenir un signe (+ ou -) dans la position la plus droite. Exemple: 9(13)+ zone numérique à 13 chiffres, dont 2 décimales, se terminant avec le signe du montant. Notez que les champs pour des montants comprennent toujours 2 décimales (3 décimales pour des quantités). Le sens comptable d'un montant est défini à travers le type de document (facture ou note de crédit). Sauf des cas exceptionnels - une facture avec un total en négatif par exemple - les montants seront toujours positifs.

5 SHL-LINK SHL-210/5 ENREGISTREMENTS DOCUMENT 1 2 9(2) Type enregistrement: (4) Numéro du journal d'achat dans le dossier SHL Code enregistrement: (4) 0000 ou espaces (7) Numéro du document (5) ou espaces X(10) Code du compte de centralisation: le compte du grand-livre correspondant au compte individuel du fournisseur, Dettes commerciales par exemple. Attention: une zone vide est remplacée par le compte de centralisation associé au compte fournisseur SHL (voir. programme 102) Type document: 1 pour facture, 2 pour note de crédit X(14) Code du compte fournisseur SHL. Attention: le compte doit figurer dans le fichier SHL fournisseurs. De nouveaux comptes fournisseurs peuvent être créés par un enregistrement de type jj.mm.aaa a jj.mm.aaa a Date du document. Attention: cette date doit se situer dans l exercice et dans une des deux périodes comptables ouvertes. Une zone nonremplie est automatiquement remplacée par la date comptable choisie dans SHL. Date d'échéance. N.B. lorsque cette zone n'a pas été renseignée la date d'échéance sera calculée à partir des conditions de paiement qui figure dans le fichier fournisseurs SHL X(18) Référence (optionnelle) (13)+ Montant net biens et services (y compris pro rata TVA non-déductible entreprise) (13)+ Montant net frais (y compris pro rata TVA non-déductible entreprise) (13)+ Montant net investissements (y compris pro rata TVA non-déductible entreprise) (13)+ Escompte

6 SHL-210/6 SHL-LINK (13)+ Exonéré (13)+ Montant net Intracom (13)+ Montant net cocontractant (13)+ Total document X(3)0 Code devise (option) (13)+ Total document en devise (option) (9)2 00 ou blanc (13)+ Montant escompte interne (12) Message structuré X(10) Date échéance escompte

7 SHL-LINK SHL-210/7 ENREGISTREMENT TVA 1 2 9(2) Type enregistrement: (4) Numéro du journal d'achat SHL Code enregistrement: (4) 0000 ou espaces (7) Numéro du document (5) 1 pour le premier, 2 pour le deuxième enregistrement TVA X(10) Espaces X(3) Premier code TVA dans cet enregistrement Attention: le code TVA doit figurer dans la table des codes TVA SHL (voir programme 109) X(3) Deuxième code TVA dans cet enregistrement Attention: le code TVA doit figurer dans la table des codes TVA SHL (voir programme 109) (13)+ Montant imposable pour le premier code TVA de l enregistrement ; exceptionnellement (13)+ Montant imposable pour le deuxième code TVA de l enregistrement ; exceptionnellement (13)+ Montant de la TVA déductible pour le premier code TVA de l enregistrement ; exceptionnellement (13)+ Montant de la TVA déductible pour le deuxième code TVA de l enregistrement ; exceptionnellement (13)+ Montant de la TVA non-déductible entreprise pour le premier code TVA de l enregistrement ; exceptionnellement (13)+ Montant de la TVA non-déductible entreprise pour le deuxième code TVA de l enregistrement ; exceptionnellement (13)+ Montant de la TVA non-déductible privé

8 SHL-210/8 SHL-LINK pour le premier code TVA de l enregistrement ; exceptionnellement (13)+ Montant de la TVA non-déductible privé pour le deuxième code TVA de l enregistrement ; exceptionnellement (9)13+ Montant net biens et services (y compris la TVA non-déductible) pour le premier code TVA dans l enregistrement (13)+ Montant net biens et services (y compris la TVA non-déductible) pour le deuxième code TVA dans l enregistrement (13)+ Montant net frais (y compris TVA nondéductible) pour le premier code TVA dans l enregistrement (13)+ Montant net frais (y compris TVA nondéductible) pour le deuxième code TVA dans l enregistrement (13)+ Montant net investissements (y compris TVA non-déductible) pour le premier code TVA dans l enregistrement (13)+ Montant net investissements (y compris TVA non-déductible) pour le deuxième code TVA dans l enregistrement

9 SHL-LINK SHL-210/9 ENREGISTREMENT IMPUTATION 1 2 9(2) Type enregistrement: (4) Numéro du journal d'achat SHL Code enregistrement: (4) 0000 ou espaces (7) Numéro du document (5) Numéro de ligne: à partir de 3 et augmenté avec 1 par imputation consécutive X(10) Code du compte d imputation, Achats par exemple. Attention: une zone non-remplie ou un compte inexistant est remplacée par le compte de contrepartie figurant auprès du compte fournisseur SHL (voir programme 102) ou par le compte standard Achats (voir programme 110). Dans le cas d un dossier analytique, une zone non-remplie ou un compte inexistant est remplacé par le compte associé au compte analytique (voir les positions de l enregistrement) (13)+ Montant de l écriture sur la contrepartie (y compris le pro rata TVA non-déductible entreprise). Attention: montant positif, sauf des cas exceptionnels X(3) Code devise (option) Attention: le code devise doit figurer dans la table des codes devise SHL (13)+ Montant en code devise X(18) Libellé (option) X(3) Code quantité en cas de suivi par quantité (option) (13)+ Quantité (option) Attention: 3 décimales (5) ou espaces X(10) Centre analytique Attention: uniquement dans le cas d un dossier analytique X(10) Nature analytique Attention: uniquement dans le cas d un dossier analytique X(3) Code TVA de l imputation (option) (13)+ Montant de la TVA non-déductible entreprise

10 SHL-210/10 SHL-LINK (1) Nature de l'écriture: 2 : biens et services 3 : frais 4 : investissements (13)+ Montant pro rata TVA non-déductible entreprise en devises X(72) Annexe comptabilité générale X(72) Annexe comptabilité analytique

11 SHL-LINK SHL-210/11 ENREGISTREMENT FOURNISSEURS 1 2 9(2) Type enregistrement: (5) ou espaces 8 21 X(14) Code du compte fournisseur (à remplir) X(15) Espaces X(4) Raison sociale X(30) Nom (à remplir) X(25) Rue, numéro X(7) Code postal X(20) Localité X(3) Code pays Attention: le code pays doit figurer dans la table des codes pays SHL X(3) Code devise (option) Attention: le code devise doit figurer dans la table des codes devise SHL Code langue: 2 français, 1 néerlandais, 3 anglais, 4 allemand Attention: une zone non-remplie ou un code invalide est remplacé par le code langue du dossier (voir programme 111) Régime TVA: 0 Assujetti, 2 exonéré, 3 importation, 4 intracom, 5 privé, 6 cocontractant X(18) Numéro de TVA Attention: la composition du numéro TVA est vérifiée en fonction du code pays. Belgique: 9 chiffres X(3) Mode paiement Ce code doit figurer dans la table des modes de paiement SHL (5) Condition de paiement: les trois premiers chiffres correspondent au nombre de jours, les deux derniers chiffres au date de départ (voir programme 102) Exemples jours date facture 0099 fin du mois ième jour du mois X(22) Numéro du compte en banque (voir programme 102). Belgique: 12 chiffres (sans tirets) X(10) Code du compte de centralisation. Attention: le compte doit figurer dans le plan

12 SHL-210/12 SHL-LINK comptable SHL. Une zone non-remplie, un code invalide ou un compte extracomptable est remplacé par le compte standard Fournisseurs (voir programme 110) X(10) Code du compte de contrepartie. Attention: le compte doit figurer dans le plan comptable SHL. Une zone non-remplie, un code invalide ou un compte extracomptable est automatiquement remplacé par le compte standard Achats (voir programme 110). Dans le cas d'un dossier analytique, la zone peut être remplie avec le code du centre analytique X(10) La nature analytique (uniquement dans le cas d un dossier analytique) Type de contrepartie: 0 compte général, 1 compte analytique X(12) Référence (option) X(20) RPR X(44) IBAN X(11) BIC

13 SHL-LINK SHL-210/13 ENREGISTREMENT ADRESSES FOURNISSEURS 1 2 9(2) Type enregistrement: (6) X(14) Code du compte fournisseur Attention: le compte fournisseur doit figurer dans le fichier des comptes fournisseurs SHL (5) X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne 6

14 SHL-210/14 SHL-LINK INFO + CnnnnCAR.TXT (nnnn: numéro du dossier) Le fichier de contrôle contient de l information sur les documents refusés (2) Type enregistrement: 3 (fournisseurs), 9 (documents), 44 (adresses) 3 6 9(4) Numéro du journal d'achat (type enregistrement 9) Code enregistrement (type enregistrement 9) 8 9 9(2) Code résultat (différent de zero): 1: le document existe déjà dans SHL 2: code TVA invalide 3: compte fournisseur invalide 4: code devise invalide 5: date document invalide 6: journal d'achat invalide 7: compte analytique invalide (7) Numéro du document X(14) Code du compte fournisseur