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1 Rapport d activité

2 3 Édito en un coup d oeil Timeline 2013 TSA en bref 6-15 L Aquitaine et la e-santé 8 La e-santé au service des Aquitains 9 Le diagnostic 10 Le GCS TéléSanté Aquitaine 12 Du concret au service d une stratégie nationale forte Les grands chantiers 18 Réduction des inégalités territoriales 26 Amélioration de la coordination 34 Partage d informations et de compétences Les utilisateurs, notre priorité 38 L accompagnement des utilisateurs 40 L analyse des usages 41 La qualité de service 42 La communication Fonctionnement du GCS 46 Ressources humaines 47 Vie du GCS 48 Budget 50 Perspectives 2014 Page 2

3 Édito «Nos réussites sont le fruit d une saine collaboration avec l ARS, les professionnels, les structures sanitaires et médico-sociales et le Conseil Régional d Aquitaine» Les missions de Télésanté Aquitaine sont résolument axées sur le déploiement de solutions e-santé concourant à l amélioration de la qualité de prise en charge des patients et à la coordination des soins. Le DMP, sur lequel nous sommes engagés depuis plusieurs années, a été le premier grand projet porteur d amélioration de la coordination des soins. En Télémédecine, lors des premières expérimentations menées en Aquitaine, la qualité des échanges avec les centres de recours a révélé une réelle amélioration de l effi cience des soins et de la prise en charge des patients. PAACO, initiative de TSA, est quant à lui un dispositif communicant complémentaire du DMP et de la Messagerie Sécurisée, particulièrement adapté aux besoins de coordination quotidienne entre acteurs de la prise en charge. Par sa simplicité et sa convivialité, cet outil rencontre une forte adhésion des professionnels. Ces réussites sont le fruit d une saine collaboration entre l Agence Régionale de Santé, les professionnels et les structures sanitaires et médico-sociales, le Conseil Régional d Aquitaine et TSA, qui partagent les objectifs communs de réduction des inégalités d accès aux soins et d amélioration de leur qualité. Il reste encore diverses étapes à franchir avant de voir la généralisation de tous ces projets e-santé à l échelle de notre région, mais je peux vous assurer de notre détermination à y réussir. Je vous remercie de nouveau pour votre engagement et vous invite à parcourir notre rapport d activité riche en faits marquants. Hervé Delengaigne, Administrateur du GCS TSA Rapport d activité Page 3

4 Janvier DMP Enquête Usage Plan communication régional Mars DMP Stand à la semaine Digitale de Bordeaux organisée par la Mairie de Bordeaux 12 avril TERRITOIRE DE SANTÉ NUMÉRIQUE Clôture et rapport fi nal du projet régional 30 avril BUREAUTIQUE SANTÉ Fin de la phase de déploiement des 118 établissements 10 Juillet PAERPA Première réunion PAERPA à Bordeaux 11 Juillet TÉLÉMÉDECINE Lancement de l appel d offre de la plateforme de Télémédecine (TELEA) 31 Juillet BUREAUTIQUE SANTÉ Fin de l expérimentation 13 Février Lancement régional groupe de travail SI des MAIAs Nos missions 22 Mars E-santé FHF Médico-Social à Saint-Macaire Accompagner et développer la e-santé en Aquitaine Porter de grands projets de services e-santé, Accompagner leur généralisation et leur déploiement sur le territoire (support, formations, séminaires...), Effectuer un suivi et un accompagnement des usages, Proposer une assistance à maîtrise d ouvrage des adhérents sur les thématiques e-santé. En lien direct avec la politique régionale de l ARS En relais régional des normes, projets et référentiels de l ASIP Santé Notre organisation 30 Mai EMS 2013 Journée e-santé Médico-Social Organisée par TSA et le CREAHI Aquitaine Un groupement de Coopération Sanitaire, de mutualisation de moyens, de droit privé : En 2013, TSA rassemble 98 adhérents, organisés en 6 catégories : Les établissements de santé publics et privés, Les structures médico-sociales (personnes âgées, handicapées, en diffi culté), Les structures de coopération, Les unions régionales des professionnels de santé, Les conseils des ordres professionnels, Les associations représentant les usagers. Une équipe opérationnelle avec de multiples compétences : d accompagnement pédagogique, d usage et de changement pour favoriser la diffusion des pratiques e-santé en territoire, d expertises techniques et de conduite de projets. Page 4

5 TSA en bref Octobre DMP 1er octobre : Stand lors du mois Octobre Rose à Bordeaux 19 octobre : Stand lors de la Journée AVC de Bordeaux organisée par l ARS Aquitaine Novembre PAACO Journée régionale PAACO, à l AéroCampus (Latresne) 24 Septembre VIA TRAJECTOIRE Réunion régionale de lancement 8 Octobre TÉLÉMÉDECINE Première téléconsultation psychiatrique au CH de la Candélie avec l outil de webconférence de TSA 6 Novembre TÉLÉMÉDECINE Commission d appel d offres pour choix du consortium fournisseur de la plateforme régionale (TÉLÉA) Décembre PAACO+ Lancement de l appel d offres ouvert pour généralisation Plateforme Régionale Communicante en Santé 27 Septembre Rendez-vous de la e-santé et AG du GCS TSA Enjeux de la e-santé Les technologies de l information et de la communication appliquées à la santé constituent un véritable levier d amélioration de la coordination des professionnels de santé et de la qualité des soins. S adapter aux pratiques des professionnels, assurer la sécurisation des données, répondre aux besoins des patients en sont les principaux enjeux. Principaux Objectifs e-santé Réduire les inégalités territoriales Zones rurales/urbaines, désertifi cation médicale, accès égal aux soins... Développer le maintien à domicile et les services de proximité Favoriser l autonomie, le confort patient / favoriser l effi cience des prises en charge en structure Garantir la permanence des soins Plateformes de coordination, services d urgence Accompagner les évolutions des territoires Innovations de la santé, nouvelles organisations Rapport d activité Page 5

6 L Aquitaine et la e-santé 1- La e-santé au service des Aquitains 2- Le diagnostic 3- Le GCS Télésanté Aquitaine 4- Du concret au service d une stratégie Page 6

7 forte Rapport d activité Page 7

8 L Aquitaine et la e-santé La e-santé au service des Aquitains Michel Laforcade Directeur Général - ARS Aquitaine L ARS a pour mission d assurer, à l échelon régional, un pilotage unifi é du système de santé afi n d en renforcer l effi cience et de mieux répondre aux besoins des patients par une approche globale et cohérente du parcours de soins. Dans cet objectif, l ARS conduit une politique régionale de développement de la e-santé et de modernisation des systèmes d information de santé. Le déploiement de la e-santé est un facteur clé d amélioration de la performance du système de santé. Celui-ci doit faire face à de nombreux défi s qu ils soient épidémiologiques (augmentation du nombre de patients porteurs de maladies chroniques), démographiques (vieillissement de la population, inégale répartition des professionnels de santé sur le territoire régional) ou économiques (contrainte budgétaire). L usage de la e-santé dans les territoires permet alors d apporter des éléments de réponse à ces différents défi s. Il s agit d apporter des solutions pragmatiques et effi cientes permettant le développement de nouvelles offres de prise en charge de patients, au travers de la télémédecine par exemple, ou améliorant la fl uidité des parcours des patients, en favorisant les échanges entre professionnels exerçant en ville, dans des établissements sanitaires ou dans des structures médico-sociales par Page 8 exemple. Le déploiement de ces solutions se doit également d être coordonné sur l ensemble de la région afi n d en garantir le bon accès et l usage et d éviter la multiplication de solutions spécifi ques et non communicantes. L année 2013 a été particulièrement importante puisque les retours d expériences des projets et expérimentations lancés en 2012 ainsi que les réfl exions sur des nouvelles organisations médicales nous ont permis d élaborer des scénarios organisationnels et techniques concrets. Ainsi, les bases pour deux nouveaux outils régionaux ont été posées : la plateforme régionale de télémédecine (TÉLÉA) et la plateforme régionale d aide à la communication (PAACO). Ces deux outils viennent compléter les solutions existantes (DMP, messagerie sécurisée, Web conférence ) et accéléreront le développement de la e-santé verra les premiers déploiements de nouveaux services sur ces plateformes : téléavc, téléconsultations en EHPAD, télé-expertise au profi t des services d urgences pour la télémédecine, déploiement de PAACO au profi t des communautés de coopération en territoire (MSP, réseaux, MAIA, etc.). Ces déploiements permettront une meilleure qualité et accessibilité des soins et une meilleure prise en charge des malades chroniques et des personnes âgées en risque de perte d autonomie. Je suis convaincu que ces premiers usages ne sont que des prémices et que l enthousiasme des professionnels sera grand au regard des possibilités offertes par ces nouveaux outils e-santé. Par ailleurs, j ai souhaité que l Aquitaine propose d expérimenter de nombreux projets structurants, le Programme PAERPA (Personnes âgées en risque de perte d autonomie) sur Bordeaux, le projet TSN (Territoire de soins numérique) dans le Nord et l Est des Landes et l expérimentation de tarifi cation des actes de télémédecine. Dans chacun de ces projets, l Aquitaine s appuie sur son bouquet de services e-santé, favorisant ainsi la mise en œuvre de scénarios concrets et pragmatiques, et répondant à la volonté nationale d amélioration du système de santé.

9 km² habitants professionnels de santé dont médecins Le diagnostic L ARS Aquitaine a réalisé un diagnostic sur la situation démographique, l état de santé de la population, ainsi que sur l offre de soins et médico-sociale. Malgré des atouts certains, des indicateurs de santé favorables, une région attractive, une densité élevée de professionnels de santé et un taux global d équipement satisfaisant, la région A quitaine fait face à de nombreux défi s qui sont autant de points à étudier : L accroissement du vieillissement sur une population déjà âgée ; De fortes disparités territoriales d implantation (structures hospitalières et médico-sociales) ; Des écarts de densité de professionnels libéraux ; Peu d exercices pluri professionnels de soins de premier recours ; Une adaptation insuffi sante de l offre en santé aux besoins actuels (prévention, maintien à domicile, suivi coordonné des pathologies chroniques ) ; L augmentation des inégalités de santé avec le cumul de diffi cultés géographiques et fi nancières pour accéder à l offre en santé. Des grandes problématiques liées aux maladies chroniques. Les maladies chroniques nécessitent une prise en charge régulière et suivie. En Aquitaine les problématiques liées aux maladies chroniques sont nombreuses et coûteuses : 84 % des dépenses d assurance maladie en Aquitaine sont liées aux maladies chroniques (maladies cardiovasculaires, diabète, cancers et pathologies psychiques) ; Les maladies neuro-cardiovasculaires sont la 1ère cause de mortalité en Aquitaine (en France : les tumeurs) ; Le nombre d Aquitains présentant une obésité augmente de 4,9% chaque année ; Aquitains de 75 ans ou plus sont atteints de la maladie d Alzheimer. PAROLE A : Michèle Dupuy ARS Aquitaine 242 Établissements de santé dont 44 publics 974 Établissements médico-sociaux et 285 services médico-sociaux (au 1er janvier 2013) Face à ces nombreux défi s, le développement de projets de e-santé peut constituer un levier pour un meilleur aménagement de l offre de soins dans les territoires de santé, en optimisant la gestion des ressources humaines mobilisables et en apportant une aide aux zones sous-denses. Il constitue une réponse à l isolement des professionnels de santé du premier recours, en leur permettant de communiquer entre eux ou d échanger avec des spécialistes plus facilement et de se coordonner pour la prise en charge des patients. C est un atout précieux pour la mise en œuvre de la stratégie nationale de santé qui a pour objectif d organiser les soins du patients dans le cadre d une médecine de parcours reposant sur la coopération de l ensemble des professionnels de santé et sur l articulation avec les professionnels des champs sociaux et médico-social. Rapport d activité Page 9

10 Le GCS TéléSanté Aquitaine Les adhérents En 2013, le GCS continue son développement et accueille 8 nouveaux adhérent. 8 nouveaux adhérents en 2013 : CH de Tonneins-Marmande ; CH d Orthez ; Maison de santé protestante de Bagatelle (Talence) ; Centre Aquitain pour le Développement de la Dialyse à Domicile (CA3D) ; MAIA Sud Gironde ; GCSMS Armagnac - Chalosse - Tursan - Terres - Est 40 ; RELISPAL (Réseau Libéral de Soins Palliatifs et d Accompagnement en Libournais et Blayais) ; Fédération des Pôles de santé 47. Répartition géographique des adhérents Dordogne (24) = 8 Gironde (33) = 47 Landes (40) = 6 Lot et Garonne (47) = 12 Pyrénées-Atlantiques (64) = 25 TOTAL = 98 Adhérents au 31 décembre 2013 PAROLE A : Philippe RUAULT Président Fédération des pôles de santé de Lot et Garonne Page 10 La Fédération des Pôles de Santé de Lot et Garonne, regroupant plus de 20 maisons ouvertes ou en projet et 11 pôles de santé, a trouvé un partenaire en adhérant au GCS TSA. «Le plus de TSA» est un accompagnement technique personnalisé des professionnels en s adaptant à notre niveau de compétence dans l utilisation des outils informatiques. Les collaborateurs de TSA sont reconnus pour leur professionnalisme, leur écoute ; ils sont mobilisés, disponibles et toujours prêts à se déplacer pour travailler avec nous et nous faire partager leurs connaissances. Les produits développés, la messagerie sécurisée, le Dossier Médical Personnel (DMP), la web conférence, le déploiement prochain de PAACO, ont permis de «booster» notre travail en réseau, de faciliter la mise en œuvre des projets de santé et de la charte signée par les professionnels de santé. 98 adhérents au 31/12 dont : 8 nouveaux adhérents

11 4490 Professionnels utilisateurs de services sécurisés TSA 2849 Utilisateurs «DMP» ou «BS» 70% de professionnels libéraux patients utilisateurs de «mesanalyses» Aquitaine Les utilisateurs Au niveau de l utilisation des services e-santé, l on distinguera en 2013 deux grandes typologies d utilisateurs : les utilisateurs de services régionaux portés par TSA (mise à disposition du service, accompagnement du changement, assistance au démarrage, support, ) les professionnels de santé ou médico-sociaux accompagnés dans le contexte de projets nationaux (DMP, expérimentation Bureautique Santé) utilisateurs professionnels utilisent l un au moins des services sécurisés du bouquet de service régional TSA : Messagerie Sécurisée, Web-conférences, Parties sécurisées des sites collaboratifs, Dossier dématérialisé des réseaux de santé (D2R2 en cours de remplacement par le nouveau dispositif PAACO), PAACO (Plate-forme Aquitaine d Aide à la Communication) Télémédecine : premiers usages Ne sont pas comptabilisés les utilisateurs accédant aux modules non sécurisés du portail professionnel, du site GCS, des sites collaboratifs, professionnels de santé ont été accompagnés sur les deux projets DMP ( 2 359) et Bureautique Santé (490) à travers des sessions de formation, des animations de territoire, des assistances de conseillers en établissement,... Enfi n, patients se sont connectés en 2013 au service MesAnalyses Aquitaine qui leur permet d accéder à leurs résultats d analyse biologique, réalisés dans les laboratoires partenaires (Agfa). Origine géographique des utilisateurs des services TSA 58.3 % Landes Gironde 11.3 % 13.8 % Pyrénées-Atlantiques 9.5 % Lot-et-Garonne Typologie des utilisateurs des services de TSA 70% Dordogne 7.1 % 30% PS en établissement / structure PS libéraux Rapport d activité Page 11

12 L Aquitaine et la e-santé Du concret au service d une stratégie forte! Jacques Lucas Vice président Délégué Général aux Systèmes d Information en Santé. CNOM «On entre aujourd hui dans une ère numérique dans laquelle les médecins interviennent soit pour l exercice de la médecine en tant que telle, soit en qualité de sources fiables d information et de conseil.» Quel est votre rôle au sein du CNOM? D une part en ma qualité de vice président du conseil national j ai une mission déléguée de portée générale sur l ensemble des activités du conseil national. D autre part, j ai particulièrement en charge une délégation générale pour les systèmes d information en santé et une implication très forte, comme vous le savez, sur tous les sujets qui concernent les technologies de l information et de la communication (TIC) dans lesquelles des médecins sont impliqués, soit pour la pratique de la médecine comme en télémédecine soit sur les autres aspects tels que l informatisation des cabinets, des établissements, les dossiers communicants, l utilisation des réseaux sociaux, etc. C est un champ très vaste, comme vous le voyez. Passionnant car il concerne le monde numérique de demain appliqué à la santé. Quelle est la position du CNOM sur la e-santé et l utilisation des TIC par les professionnels de santé? Page 12 Pendant des siècles, la transmission de l information médicale a reposé sur l oralité du maître à l élève et du médecin au patient. Puis nous sommes passés à l ère de l écrit, qui obligeait déjà à mieux structurer

13 médecins inscrits conseillers ordinaux élus nouveaux médecins par an sa pensée et ses propos, souvent d ailleurs sous une forme très littéraire. On entre aujourd hui, avec une accélération permanente du temps, dans l ère numérique. Il faut que les médecins interviennent, agissent et exercent dans cet espace numérique soit pour l exercice de la médecine en tant que telle, soit en qualité de sources fi ables d information et de conseil. Le Conseil National a donc voulu s impliquer, sur les aspects d éthique et de déontologie dans ce domaine et, dans le même temps, se préoccuper des aspects concrets : juridiques, contractuels techniques, économiques et fi nanciers. De la déontologie opérante en quelque sorte et pas incantatoire. Nous avons légitimité à le faire dans le cadre de nos missions premières qui sont relatives à la déontologie et aussi à la compétence des médecins. Le code de déontologie mentionne bien que le médecin doit disposer sur son lieu d exercice d une installation convenable et appropriée. Aujourd hui les outils numériques font partie de cette installation, de cet équipement convenable et approprié. Bien évidemment nous veillons tout particulièrement, à ce que les données médicales personnelles et la confi dentialité de ces données soient parfaitement protégées afi n de respecter le secret professionnel du médecin, qui est le secret médical du patient. Comment s intègrent les régions dans le déploiement de la e-santé? L actualité nationale et régionale est extrêmement riche. Elle est ressentie parfois comme un peu dispersée : de nombreuses idées fl eurissent, des innovations sont proposées, des solutions paraissent enthousiasmantes. Toute cette forte innovation doit être soutenue et examinée sous un regard critique. Quand je dis regard critique, ce n est pas au sens commun négatif du mot critique, mais sous un regard qui met en balance les avantages annoncés et les inconvénients, les risques potentiels, les coûts pour les fi nancements publics. Il est donc nécessaire, selon le CNOM, de mettre de la cohérence entre les initiatives, les expérimentations et les projets qui existent sur l ensemble de nos territoires et particulièrement en région. Le Conseil National a exprimé déjà depuis plusieurs années qu il convenait de mettre en place une gouvernance stratégique nationale en matière de e-santé : déploiement des solutions informatiques de dossiers partagés, fi nalisation des objectifs du DMP en matière de coordination et de continuité des soins, notamment entre la ville et l hôpital, place de la télémédecine, etc L un des enjeux des deux prochaines années c est d arriver à la création de cette gouvernance nationale stratégique, incluant tous les acteurs et parmi eux les patients et les professionnels de santé au premier chef. Il est urgent d avoir une vision stratégique générale et de savoir concrètement quels outils mettre en place pour répondre à des besoins territoriaux pragmatiques et non théoriques Cette gouvernance devrait réunir les représentations de l Etat, de l assurance-maladie, des professionnels de santé, des patients, des industriels.. Cette gouvernance doit bien évidemment être resserrée afi n de fournir à l autorité régalienne de l Etat des axes forts de décisions à prendre. C est dans le cadre précis de ces orientations que les organisations régionales devraient alors œuvrer, avec des marges d adaptation, car elles sont au plus près des réalités. Nous appelons donc à un mouvement d ampleur nationale avec une gouvernance solide portant des orientations précises et fortes. Actuellement, l impression des professionnels de terrain est que l État décide à partir de rapports. Or, selon nous, ce n est pas dans les bureaux des administrations centrales que les choses se vivent, c est sur le terrain. L Etat doit remplir pleinement son rôle de régulateur sans se perdre dans des modalités d application. La gouvernance stratégique défi nirait donc les enjeux, donnerait un cadre et organiserait les modes de fi nancements. Rapport d activité Page 13

14 L Aquitaine et la e-santé Et plus précisément en Aquitaine? Quels seront les leviers de réussite? J ai noté, lorsque j y ai été invité par le CROM d Aquitaine puis par l URPS, qu il existait de très bonnes relations entre l ARS, le GCS TéléSanté Aquitaine et les professionnels à travers leur Ordre et l URPS, avec également une bonne dynamique vers le milieu hospitalier. Je crois qu un des facteurs de réussite du déploiement de tout outil, même avant l émergence des TIC, repose sur une bonne collaboration, un «intérêt à agir ensemble» entre les établissements publics et privés et la médecine ambulatoire, notamment la médecine générale, afi n de fl uidifi er le parcours de soins du patient. Le deuxième facteur de réussite est que le médecin, hospitalier ou libéral, y voie un «intérêt à agir» par une amélioration de sa pratique quotidienne. Il y a là un chantier très important à bâtir. Il faut donner à voir des axes stratégiques, des impulsions très fortes en matière d interopérabilité avec la nécessité structurante d utiliser un dossier informatisé de coordination des soins entre les secteurs hospitalier et ambulatoire et également au sein même de chaque secteur, entre les professionnels qui concourent à la coordination des soins et à la prise en charge des maladies au long cours. Un troisième «intérêt à agir», facteur clé de succès, est de clarifi er les modes de rémunérations. Un exemple très concret concerne les maisons pluriprofessionnels (regroupement de professionnels de santé) sur des territoires un peu distants (avec absence de certaines spécialités) : il faut que ces regroupements de médecins et professionnels de santé disposent d outils télémédicaux. La cardiologie et la dermatologie s y prêtent tout particulièrement ainsi que la psychiatrie ou le suivi de la grossesse qu elle soit normale ou légèrement pathologique et ce afi n d éviter certains déplacements. Mais comment se fi nancent ces regroupements et comment se rémunèrent les différentes professions qui coopèrent entre elles au bénéfi ce du patient? Je reviens de Mayotte, ou j ai conduit une mission pour le CNOM. Là-bas tout ceci est une dramatique évidence, compte tenu de l éloignement et des situations démographiques. Il faut apporter des outils télémédicaux concrets qui n ont pas le côté spectaculaire du médecin geek, mais qui répondent à des besoins immédiats pour les patients et leur prise en charge par les professionnels. C est là que se trouve, à mon sens, la clé de la réussite avec, je le redis même si c est une évidence, les aspects de fi nancements. En ce qui concerne les médecins libéraux, cela relève de négociations entre les partenaires conventionnels et l assurance-maladie. En ce qui concerne les établissements cela relève de fi nancements dédiés. D où l importance d une gouvernance de stratégie nationale. Quelle est la position du CNOM sur ces aspects de rémunération? Page 14 La distinction entre l hospitalisation publique et le secteur libéral s impose en raison des statuts juridiques différents des médecins qui y exercent et des modalités différentes de leurs rémunérations. Sur le fond purement déontologique il n y a pas de différences. Dans les établissements, il devrait y avoir des dotations spécifi ques de personnel et d équipements. Pour la médecine de ville, prenons un exemple. Une patiente d Aquitaine pose un problème

15 cardiologique. Le médecin généraliste qu elle va consulter cotera un acte vers l assurance-maladie qui remboursera cette consultation. Si cette patiente se déplace pour aller voir un cardiologue, auquel le médecin l a adressé, le cardiologue va également coter sa consultation. De plus, la patiente a pris un véhicule sanitaire. Pour quelle raison cette pratique réalisée de façon virtuelle ne pourrait elle pas être cotée? Rien de déontologique. Dans un autre ordre d idées, il y a le suivi de pathologies au long cours qui va bouleverser les organisations de prise en charge. Prenons le cas d une insuffi sance cardiaque chronique, il peut y avoir nécessité de faire un acte, par exemple une échographie de surveillance. Cette échographie resterait évidemment cotée à l acte. Cependant, les adaptations de posologie de traitements, qui peuvent être régulières et parfois même relativement urgentes, ne nécessitent pas obligatoirement un déplacement et peuvent même éviter une hospitalisation. Il peut y avoir une coordination entre l infi rmière sur place, dans une maison de retraite ou à domicile, le médecin traitant, et le cardiologue distant (libéral ou hospitalier) afi n d ajuster une posologie. Je cite souvent le cas de la cardiologie que je connais bien, mais cela s applique à d autres domaines, pouvant s adapter à un patient resté chez lui dans un cadre qu il connaît, avec la même sécurité et la même qualité des soins. Cette activité de suivi pourrait être rémunérée pour partie de façon forfaitaire sous une forme qui reste à défi nir, à travers l application d un protocole de prise en charge. Le protocole serait établi par le conseil professionnel concerné (la société savante et la représentation ambulatoire de la discipline), en collaboration avec l assurance-maladie et la HAS. intégrée au poste du professionnel pour la facilité d utilisation et adapter également la sécurisation à la mobilité. Ce seront les étapes suivantes. La Messagerie Sécurisée de Santé que nous voulions promouvoir a été reprise et est désormais portée par l ASIP Santé. Le dispositif est soutenu par les 7 Ordres de santé C est un Espace sécurisé obéissant à certains critères techniques et tous les opérateurs et les acteurs qui sont éligibles peuvent entrer dans cet Espace, dans le respect de son cahier des charges. Un des intérêts majeurs est que cet Espace certifi e dans son Annuaire national de référence les professionnels qui sont enregistrés dans le RPPS à partir du Tableau de l Ordre National. Les messageries sécurisées ne représentent qu une solution dans les échanges informatisés. Ne sera-t-il pas plus cohérent et plus pratique de pouvoir se connecter à une base de données où se trouveraient les données nécessaires et pertinentes d un patient, sous réserve de son accord. Le médecin traitant peut en effet recevoir, par exemple, un compte rendu opératoire sur sa messagerie sécurisée mais si le patient a une complication et que ce médecin traitant n est pas joignable, le médecin de garde doit pouvoir accéder au dossier. Il est donc aussi très utile que les données soient sur une base partagée, c est d ailleurs l idée du DMP, afi n que le professionnel de santé, face au patient, puisse accéder en temps réel aux informations utiles et pertinentes. Et en ce qui concerne la messagerie sécurisée? Nous avons une position très claire sur la messagerie et avons même participé à la mise en place d une messagerie de type Web mail. Mais il faut qu elle soit Rapport d activité Page 15

16 Les grands chantiers 1- Réduction des inégalités territoriales 2- Amélioration de la coordination 3- Partage d informations et de compéte Page 16

17 nces Rapport d activité Page 17

18 Les grands chantiers Réduction des inégalités territoriales SOMMAIRE p.19 - p.20 - p.21 - p.22 - Les sites internet Territoire de Santé Numérique Aquitaine Zoom sur : «Mes Analyses Aquitaine» Télémédecine Page 18

19 11 sites TSA en production visiteurs pages vues * *outil AwStats Les sites internet TSA TSA propose un portail régional articulé autour d espaces dédiés aux professionnels et aux citoyens, complété par plusieurs sites thématiques projet a notamment vu l enrichissement du portail régional avec la mise en ligne du site dédié au projet viatrajectoire devrait également voir la refonte de son interface, dans le but de simplifi er l accès aux services (inscription, connexion, gestion des services) notamment en situation de mobilité.seront aussi mis en place de nouveaux espaces dédiés à la plateforme régionale de communication Paaco et à la nouvelle plateforme régionale de télémédecine Téléa. ISA-aquitaine.fr Site d information e-santé Site internet sécurisé «Services patients» Le site internet «Ma Santé en Aquitaine» permet aux patients d effectuer des recherches sur l offre de soins en Aquitaine et d accéder à des services sécurisés tels l accès aux résultats de laboratoires. Des services adaptés «pro» TSA met à disposition des professionnels de santé une plateforme de services e-santé. Pour accéder aux différents outils, il suffit de posséder un compte sécurisé TSA. Un site institutionnel Pour communiquer sur l actualité de la structure et échanger avec les adhérents Des sites projets qui évoluent avec l actualité de TSA Rapport d activité Page 19

20 Les grands chantiers Réduction des inégalités territoriales Territoire de Santé Numérique Aquitaine Le projet Territoire de Santé Numérique (TSN) a favorisé l émergence de nouveaux services en ligne pour les professionnels de santé et patients. TSA, en tant que partenaire, a activement participé à la mise en place de : MesAnalyses Aquitaine («zoom sur» ci-contre); «masante-aquitaine.fr» et «prosanteaquitaine.fr» qui regroupent les principaux services e-santé utiles à la prise en charge et suivi des patients ; Un prototype «offre de soins» permettant de trouver en quelques clics l offre de soins de proximité et les services e-santé associés. En fi n de programme, une évaluation d usages a été réalisée afi n d identifi er les optimisations à réaliser sur les services des partenaires TSN. Un projet qui favorise le partage de données Pour les professionnels de santé, les services mis en place permettent de faciliter l accès : Aux données de leurs patients : Partagées dans le DMP (Dossier Médical Personnel) ; Mises à disposition par les portails des établissements hospitaliers (de type notifi cation d admission et ou de sortie des patients) ; En privilégiant le partage de données structurées et synthétiques (synthèse médicale, résultats de laboratoire ) ; Aux référentiels de bonnes pratiques pour : Le suivi des pathologies chroniques ; Favoriser les programmes de prévention et Page 20 l effi cience du système de soins (optimisation des prescriptions et hiérarchisation suivant les recommandations HAS) Aux informations relatives à l offre de soins : Afi n d orienter leurs patients vers les structures les plus adaptées ; Avec une simplifi cation des procédures (prises de rendez-vous ou de pré-admission, demandes d avis spécialisés, Déclaration MT, Avis d Arrêt de travail ). Depuis leur poste de travail ainsi qu en situation de mobilité (visite à domicile, depuis un EHPAD ou une Maison de Santé Pluridisciplinaire, ). Les patients ont accès : À leurs données médicales : Partagées dans le DMP ; Données des Résultats de laboratoire (via un navigateur internet ou en mobilité) Aux informations relatives à l offre de soins : Afi n de s orienter vers les structures les plus adaptées ; Avec une simplifi cation des procédures (prises de rendez-vous, ). Avec des rappels SMS des consultations ou examens. Ce projet collaboratif est exemplaire pour la région et les industriels, car il valorise leur capacité à se mobiliser collectivement vers un objectif commun. Le projet TSN Aquitaine Volet 2 En continuité du premier projet, le consortium souhaite proposer un deuxième volet de ce projet. Conscient de la nécessité de faire évoluer les usages des professionnels de santé, ce projet remettra le patient au cœur de son parcours de soin. Il s agira de proposer des services favorisant la mutualisation de compétences et de ressources et d améliorer la coopération entre tous les professionnels de santé et médico-sociaux autour des besoins des patients et des personnes. Le consortium sera composé de Cegedim Logiciels Médicaux, Mc Kesson, Agfa Healthcare, Ki Lab et TSA.

21 connexions 72 laboratoires 239 / jour visiteurs uniques 76% des visiteurs sont satisfaits du service proposé Zoom sur : MesAnalyses Aquitaine MesAnalyses Aquitaine est un nouveau service patient élaboré conjointement entre Agfa Healthcare et TéléSanté Aquitaine dans le cadre du projet régional Territoire de Santé Numérique. Il permet aux patients de consulter et de télécharger leurs résultats d analyses biologiques réalisées dans les laboratoires partenaires. Ce service est Intégré à l espace patient du portail TSA : masante-aquitaine.fr mais il est aussi accessible en mobilité via une application mobile dédiée «MesAnalyses Aquitaine» disponible sur IOS et sur Android. Au 31 décembre 2013, plus de patients se sont connectés et 72 Laboratoires d analyse Agfa ont intégré ce nouveau service. au projet et valorisant le service et son accessibilité Un support technique au sein de TSA, répond aux interrogations les plus courantes des patients, et libère ainsi les laboratoires de ce travail Dans le cadre de la continuité du projet Régional TSN, 40 nouveaux laboratoires seront intégrés. La mise à disposition de ce service sur le portail TSA permet également de faire découvrir aux patients l ensemble des services citoyens déployés et d harmoniser l usage du service à l échelle de la région. Dans le cadre de cette démarche, des outils de communication et un accompagnement des acteurs ont été mis en place avec : Des affi ches de sensibilisation déposées dans chaque Laboratoire d analyse participant Plus simple, plus rapide et sécurisé Mon laboratoire utilise le service Mes Analyses Aquitaine Plus simple, plus rapide masante-aquitaine.fr Sécurisé La sécurité de vos données de santé est garantie par : Mes Analyses Aquitaine TSA - Télésanté Aquitaine 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux Standard : Assistance technique : N HÉSITEZ PAS À EN PARLER À L ACCUEIL DE VOTRE LABORATOIRE Programme de recherche soutenu par la Région Aquitaine Rapport d activité Page 21

22 Les grands chantiers Réduction des inégalités territoriales Télémédecine La première version du Programme Régional de Télémédecine (PRT), issu du Programme régional de Santé de l ARS Aquitaine a permis d identifi er les cas d usage à développer en Aquitaine. Infrastructure régionale d imagerie Plan de lutte contre les maladies neurocardiovasculaires : Téléthrombolyse et insuffi sance cardiaque Télésurveillance et téléconsultation en dialyse Téléconsultation spécialisée en EHPAD Téléexpertise au profi t des professionnels exerçant en maison ou pôle de santé Le GCS TSA est la maîtrise d ouvrage déléguée par l ARS Aquitaine pour le portage opérationnel du projet. En , deux expérimentations de télémédecine ont été menées afi n de capitaliser sur des remontées de terrain : Téléconsultation Plaies & escarres chez la personne âgée de plus de 75 ans avec 6 EHPAD et 1 HAD et le centre exppert du CHU de Bordeaux ; Télésurveillance de DMIC (dispositifs médicaux implantés communicants) avec 13 établissements déléguant la télésurveillance de leurs patients au centre de service régional. Page 22 Évaluation des expérimentations L évaluation de ces expérimentations a permis d identifi er un certain nombre de points importants tant organisationnels que fonctionnels et techniques. Le paragraphe suivant identifi e de façon non exhaustive quelques retours issus de l expérimentation «Téléconsultation Plaies&Escarres». Les problèmes techniques rencontrés ont démontré la nécessité de limiter les adhérences avec les systèmes d information (SI) des établissements. L évaluation médicale réalisée par le centre expert du CHU (pôle gérontologique) a mis en évidence un suivi à 100% de ses recommandations contre 60% à l issue des consultations traditionnelles à l hôpital de jour. L organisation interne d un établissement doit s articuler autour des points suivants : Respect des plages horaires de téléconsultations (garantie d usage) ; Disponibilité d une salle dédiée et d un équipement mobile (si possible). Le point de vue des patients (en général des personnes très dépendantes) reste diffi cile à recueillir. Ceux qui ont pu s exprimer sont satisfaits de la prise en charge. Les familles sont associées et souhaitent pouvoir participer à la téléconsultation. L accompagnement sur le dispositif et l information des médecins traitants et des soignants reste une composante indispensable au projet. L accompagnement présentiel du GCS TSA au démarrage (2 ou 3 téléconsultations) est indispensable. Ensuite, un accompagnement téléphonique est suffi sant. Enfi n, le bénéfi ce pour le patient est important, (pas de stress dû au déplacement, pas de brancardage...). Concernant le projet «Télé-Suivi des dispositifs communicants en cardiologie», le GCS TSA a accompagné le projet dans sa phase de conception mais aussi dans la phase de réalisation Plaies & escarres 700 patients + de 100 télé-consultations Surveillance DMIC patients télésuivis 14 établissements

23 avec la mise à disposition d un dossier de télécardiologie et d une messagerie sécurisée pour assurer une communication sécurisée entre le centre expert et les centres implanteurs de dispositifs communicants. La conclusion du «Bilan à septembre 2013 du Réseau Aquitain de télésurveillance des prothèses cardiaque implantées» résume le bilan positif de cette expérimentation : «Le réseau Aquitain de télésurveillance des prothèses cardiaques implantées est actuellement le plus large de France. Plus de 1100 patients bénéfi cient désormais quotidiennement d un télésuivi de leur DMIC par le centre expert. Il est probable que la télésurveillance des DMIC réduise les coûts de santé ; il est en outre clairement établi qu elle améliore le service médical rendu. Cette expérience unique en France répond parfaitement aux exigences de la nouvelle stratégie nationale de santé publiée le 23 septembre 2013 par notre ministère des affaires sociales et de la santé ( Notre réseau permet de garantir au plus grand nombre de patients une qualité optimale du suivi et ce, quelle que soit leur condition sociale et quelle que soit la démographie médicale environnante. Il permet enfi n un rapprochement et une coopération de professionnels de santé de la région dans la prise en charge des patients implantés. Nous préconisons la systématisation du télésuivi pour les DMIC. Ceci implique une participation accrue des cardiologues du réseau qui sont à la base du processus d inclusion des partenaires industriels qui mettent à disposition les systèmes, et enfi n des organismes payeurs pour assurer la pérennité et la croissance du réseau.» L appel d offre «Plateforme régionale de télémédecine» En parallèle de ces évaluations et retours d expérience, un travail conséquent de veille fonctionnelle et technologique a été mené. L ensemble de ces composantes ont permis d aboutir à la rédaction d un appel d offre Télémédecine pour la mise en place d une plate forme régionale. Le GCS TSA s est entouré d une AMOA et d une aide juridique qui ont permis de défi nir la procédure juridique la plus adaptée : un accord cadre mono attributaire suivant une procédure d appel d offre ouvert en juillet La consultation «Télémédecine en Aquitaine» a eu pour principaux objets la fourniture et la mise en œuvre : d une solution régionale de télémédecine, des services associés (conception, déploiement, formation, accompagnement au changement, etc.), des équipements et infrastructures destinés aux établissements ayant recours à ces services. Cinq consortiums ont répondu à l appel d offre au mois de septembre Les soutenances des offres ont été organisées pour les 5 consortiums afi n qu ils présentent leurs matériels et leur offre aux professionnels de santé référents, à l ARS et au GCS TSA. Les principaux enjeux de cette consultation étaient de répondre aux trois priorités médicales suivantes validées par l ensemble des partenaires : La Téléthrombolyse Les services de Téléconsultation/Téléexpertise La téléexpertise radiologique pour l interprétation de données d imagerie en permanence des soins. Le choix du GCS, en concertation avec ses partenaires, s est porté sur le consortium Orange- Accelis, et s est concrétisé par : La signature d un accord cadre le 17 décembre 2013 ; Une première commande du socle de la platoforme en fi n d année Rapport d activité Page 23

24 Les grands chantiers Réduction des inégalités territoriales Les premières téléconsultations sont prévues pour juillet Accompagnement des porteurs de projet de Télémédecine Le GCS TSA et l ARS ont mis en place un accompagnement permettant aux porteurs de projets aquitains de télémédecine de fi naliser et de mettre en œuvre leurs projets dans le respect du cadre législatif. Un comité mensuel traite les demandes autour des différentes thématiques portées par des professionnels en région : télédialyse télé expertise en dermatologie, cardiologie (ECG), neurologie (EEG), ophtalmologie (Rétinopathie diabétique) télémédecine en milieu carcéral télépsychiatrie télésuivi de patients en cardiologie diabélogie Le GCS TSA et l ARS proposent à chaque porteur de projet les actions adaptées à son degré de maturité. Les deux témoignages ci-contre illustrent le travail d accompagnement terrain réalisé. Usages de Télémédecine, quels outils? Le GCS TSA propose un ensemble d outils complémentaires permettant de déployer des solutions de télémédecine adaptés aux usages ciblés. La messagerie sécurisée : téléexpertise. Échanges asynchrones ponctuels entre deux participants. Exemple : Demande d avis médical (image dermato, etc.). La web-conférence : Téléconsultation / téléexpertise. Échanges synchrones ponctuels entre plusieurs participants. Exemples : Télé-consultations en psychiatrie au CHD La Candélie PAACO : Téléexpertise / Télésurveillance médicale. Échanges asynchrones tout au long de la prise en charge d un patient par les différents intervenants. Exemples : Télé-surveillance de patients implantés de dispositifs communicants, e-dermato Gascogne, télémédecine en Pays du Périgord Noir (Dermato et échange d ECG) Plateforme Télémédecine : Téléconsultation / Téléexpertise / Télésurveillance médicale. Échanges synchrones ou asynchrones autour d une prise en charge ponctuelle par un panel identifi é de professionnels. Exemples : Prise en charge de l AVC dans sa phase aiguë, Télé-consultations en EHPAD, Télé-imagerie en PDS. Page 24

25 PAROLE A : Claudine Le Barbier Co-présidente de la commission Santé du Pays du Périgord noir, CR, CG «La commission santé du Pays du Périgord noir (PPN) a été créée en 2006 face au constat alarmant de la désertifi cation médicale des zones rurales. Son action reconnue par PAROLE A : Dr Inès Guetat Psychiatre-Responsable de Pôle CHD La Candélie Le projet Télépsychiatrie en Lotet-garonne, entré dans sa phase opérationnelle fi n Octobre 2013, a pour objectif la mise en place d un suivi psychiatrique régulier posthospitalisation de patients porteurs de pathologies mentales chroniques. Les téléconsultations de ces patients situés dans le CMP de Fumel, structure extrahospitalière du Pôle Vallée du l ensemble des tutelles (ARS, Région, ) a été prolongée par la labellisation en 2011 sous forme de Pôle d Excellence Rurale (PER) «Création d un réseau intégré d accès aux soins en milieu rural». Cela a permis d implanter sur le territoire quatre Maisons de Santé Rurales Pluridisciplinaires (MSRP) qui aujourd hui fonctionnent et ont favorisé l installation de nombreux jeunes médecins et autres professionnels de santé. L axe structurant de ce PER est le déploiement de la télémédecine sur le Périgord noir. C est une opération innovante qui a pour objectif en particulier de faciliter l accès à la santé des populations isolées sur un territoire rural et de renforcer le lien entre les structures hospitalières et les professionnels de santé libéraux. Ce projet concerne dans un premier temps les quatre MSRP, trois EHPAD et un Foyer de Vie. Nous sommes aujourd hui à la veille du déploiement opérationnel Lot sont réalisées par un médecin du même pôle situé sur le site du CHD La Candélie à Pont-du-Casse. Deux plages horaires hebdomadaires sont dédiées à la prise en charge par téléconsultation des patients distants. «Le projet de téléconsultations revêt un volet technique et juridique et un volet en lien direct avec le soin. Il demande donc une collaboration effi cace de professionnels de différents domaines. Seule cette complémentarité de compétences permet la réalisation des consultations à distance. En effet, avant de mettre en face à face par le truchement d écrans un patient à Fumel et son psychiatre à Agen, il faut être assuré de la qualité de la liaison internet pour l image et pour le son, de l identifi cation des personnes, de l authentifi cation des données, de la sécurisation des informations. Le soutien de TSA a été déterminant pour la réalisation de notre projet de Téléconsultations depuis les prémices, fi n 2012 où leur équipe a soutenu celle du service informatique de mon établissement pour trouver les solutions techniques nécessaires à la mise en de ces projets de télémédecine sur le territoire du Périgord noir, malgré les diffi cultés rencontrées. Ce projet a été possible grâce au dynamisme et à l implication de tous les acteurs, notamment du GCS TéléSanté Aquitaine. L équipe TSA nous a soutenu et conseillé durant la réfl exion puis la construction de ce projet. Son implication, déterminante dans l avancée des opérations, s est traduite par de nombreux déplacements sur le territoire pour la participation aux différentes réunions, durant lesquelles ses connaissances techniques ont été une véritable valeur ajoutée. Aujourd hui, le déploiement va se faire grâce à la mise à disposition de la plateforme PAACO, dont l effi cacité et la facilité d utilisation et d appropriation ont été vérifi ées, lors d une démonstration, par les acteurs du territoire.» place du premier échelon de notre déploiement : des réunions d équipes soignantes par visioconférence. Ce premier pas a permis d établir les relations de collaborations avec TSA, d apprivoiser le matériel utilisé et de tester les possibilités techniques. J ai ensuite fi nalisé le dossier de l ARS qui comprend là encore un volet technique et un volet médical avec le soutien de notre service informatique et le soutien de l équipe de TSA. En septembre 2013, l équipe télémédecine du GCS TSA s est déplacée au CHD La Candélie (malgré notre conviction de l intérêt de l utilisation des nouvelles technologies, une rencontre de visu reste utile!) pour les derniers ajustements. Tout l aspect pratique de notre mise en place a été revu ensemble point par point. Les ajustements techniques ainsi que leurs limites- et le respect de la réglementation (décret spécifi que) ont été abordés de manière fort productive. Depuis le 18 octobre 2013, mes collègues et moi-même effectuons des téléconsultations qui satisfont patients, équipes et médecins.» Rapport d activité Page 25

26 Les grands chantiers Amélioration de la coordination SOMMAIRE p.27 - p.28 - p.29 - p.30 - p.32 - Bureautique Santé Échanges sécurisés de données de santé Via Trajectoire DMP PAACO Page 26

27 118 établissements connexions 490 utilisateurs dossiers partagés Bureautique Santé Suite à la contractualisation de l ASIP Santé avec le GCS TSA, le programme «Bureautique Santé» (BS) a été mené pendant 2 ans en Aquitaine sur la base d un marché public conclu avec l industriel Santéos. Les objectifs suivants ont été atteints : Une solution bureautique simple et sécurisée opérationnelle en établissements : «Bureautique Santé par Santeos» permet d alimenter en comptes rendus le dossier (et le DMP) d un usager/résident d un établissement équipé et dispose des autres fonctionnalités générales attendues (identifi cations patients et professionnels, annuaires, circuit de validation et traçabilité, DMP compatibilité Un déploiement industriel de 118 structures sanitaires et médico-sociales de petite et moyenne taille et plus particulièrement des établissements «personnes âgées» (EHPAD) et «handicap» (IME, CAMSP, CMPP, ), induisant la diffusion massive de 900 cartes CPS, 150 lecteurs CPS + Cartes vitales. Un accompagnement e-santé quotidien et spécifi que de l ensemble des acteurs: Le GCS TSA a mobilisé et mis à disposition une équipe de chargés de mission en territoires. Un plan d accompagnement individualisé a permis de soutenir les établissements dans ce 1er pas vers l informatisation du dossier de l usager et/ou l interopérabilité avec le DMP. Une communication permanente et riche sur le programme «Bureautique Santé», le DMP et la e-santé en région Aquitaine : ( newsletter associée, réunions territoriales, clubs utilisateurs). Le renfort de la dynamique DMP par une forte participation des EHPAD, avec la création via BS du DMP des résidents et alimentation avec son DLU (Dossier de Liaison d Urgence) associé. Des maillages «ville-hôpital» des acteurs du DMP renforcés ou créés Pour le GCS TSA, une connaissance affi née du contexte organisationnel, métier, des outils, pratiques ou besoins du secteur médico-social mais aussi la capitalisation induite par ce grand projet de déploiement industriel Une acculturation aux nouveaux usages, et aux intérêts potentiels de la e-santé pour les professionnels La création d «Aqui-BS», association régionale fédérant une grande partie des établissements participants Une acculturation du secteur médico-social aux bonnes pratiques «S.I. de santé», recueil du consentement et sécurité, aux référentiels nationaux. Une sensibilisation spécifi que du champ du handicap. Peu ou pas informatisé, ce secteur a ainsi pris conscience de l importance de l informatisation du dossier de l usager (tel que prévu au titre de la loi ). Des rencontres multi-acteurs (fédérations, institutions,..) se sont tenues, des états des lieux dans le domaine sont disponibles et des réfl exions ont été initiées pour affi ner le recensement des besoins, leur expression et par conséquent, à terme, l offre industrielle correspondante. Au-delà de l atteinte des objectifs conventionnels, le programme a également induit les apports quantitatifs ou qualitatifs suivants : Rapport d activité Page 27

28 Les grands chantiers Amélioration de la coordination Échanges sécurisés de données de santé La messagerie sécurisée L année 2013, comme 2012 aura été une année riche pour la messagerie régionale. TSA a réalisé en 2013 des travaux techniques d infrastructure avec le déménagement de l outil vers un nouvel hébergeur HDS lui permettant d assumer une montée en charge dans les meilleures conditions. La demande régionale pour un service de Messagerie Sécurisée s est encore accélérée cette année avec un nombre de demandes d ouvertures de BAL sécurisée en hausse de plus de 80% par rapport à l année précédente, et en particulier autour de 58 nouveaux réseaux d acteurs de terrain. On note également l intérêt du secteur médicosocial pour ce service avec une demande en forte croissance sur ce segment. Le partage de fi chiers volumineux Cirrus est un futur service régional, actuellement en phase d expérimentation par TSA. Ce service, complément de la messagerie sécurisée, a pour objectif de permettre le partage de fi chiers volumineux, et ce, en toute sécurité. D un emploi simple et rapide, ce service permet le partage en ligne de fi chiers entre deux utilisateurs ou plus, sans redondance de stockage. Il s articule naturellement avec les services de messagerie internet tout en répondant à leurs limitations en matière de volume de pièces jointes. En 2014, une étude de faisabilité technicoéconomique permettra de décider de la généralisation ou non de ce nouveau dispositif. Enfi n, 2014 devrait voir l aboutissement des échanges entre TSA et l ASIP Santé sur la convergeance de la Messagerie Sécurisée régionale vers l espace de confi ance MSSanté avec en perspective l ouverture de l outil vers un usage en mobilité. Page 28 Messagerie sécurisée 296 nouveaux inscrits 58 déploiements en courriels échangés dont 8480 automatisés V/H

29 203 personnes formées 156 unités déclarées ViaTrajectoire Via Trajectoire est un outil web d aide à l orientation et au transfert des patients hospitalisés requérant des soins de suite et réhadaptation (SSR) ou de l hospitalisation à domicile (HAD). En perpétuelle évolution depuis sa création en 2007 par les Hospices Civils de Lyon, il permettra dans un avenir proche de faciliter également l entrée en structure médico-sociale. Constitution de l équipe ViaTrajectoire Aquitaine : mars à septembre 2013 Le 1 mars 2013, le Dr Isabelle Jamet de l ARS Aquitaine a rejoint TSA pour assurer la direction du programme et Soazic Lefrant, responsable qualité au sein de TSA, a intégré le poste de coordinatrice administrative régionale. Afi n d assurer le déploiement de ViaTrajectoire auprès des 150 établissements sanitaires aquitains menant une activité MCO, SSR ou HAD, trois Coordinations Territoriales constituées chacune d un médecin et d un(e) assistant(e) de coordination ont été mises en place progressivement : Nord Aquitaine, CH de Libourne : Dr Joël Trias, chef du service MPR au Centre hospitalier de Libourne / Séverine Coussoou Sud Aquitaine, CH de DAX : Dr Bernard Matharan, gériatre dans le service de psychogériatrie au Centre hospitalier de Dax / Olivier Vicogne Gironde, Télésanté Aquitaine : Dr Isabelle Jamet / Noélie Rufo (TSA) L équipe ViaTrajectoire a été formée à l outil lors des sessions des 5 et 6 juin 2013 aux Hospices Civils de Lyon. tester sa formation au remplissage de l annuaire SSR-HAD auprès de 6 établissements volontaires. Lancement du déploiement : septembre à novembre 2013 La réunion régionale de lancement a été organisée le 24 septembre 2013 au centre hospitalier Xavier Arnozan, et a été suivie de trois réunions territoriales, à Bordeaux, Libourne et Dax. Les établissements se sont fortement mobilisés et ont participé nombreux à ces réunions. Déploiement auprès des SSR et HAD : octobre à décembre 2013 Début octobre 2013 a débuté pleinement le chantier de constitution de l annuaire SSR/HAD aquitain qui doit se poursuivre jusque fi n février Au-delà d un déplacement dans chacun des établissements de santé pour assurer la formation au remplissage de l annuaire, les Coordinations assurent aussi un contrôle des données renseignées. Enfi n, les différents supports de formation et de communication ont été élaborés durant l été 2013 (diaporamas, vidéos, site internet, plaquettes ). Pré-Déploiement (test sur établissements SSR volontaires) : juillet et août 2013 Durant cette phase, l équipe ViaTrajectoire a pu Rapport d activité Page 29

30 Les grands chantiers Amélioration de la coordination DMP 2013 : l année de l usage et du maillage ville-hôpital En début d année 2013, la Ministre de la Santé, Marisol Touraine, annonçait un DMP 2ème génération. En attendant la formalisation de la feuille de route nationale de déploiement, nos équipes se sont mobilisées pour mener, avec les acteurs de terrain, un travail de réfl exion sur l alimentation du DMP. Une démarche collective a été menée sur les fi lières de pathologies chroniques : oncologie, gériatrie,... en droite ligne avec les axes du DMP V2. Cette réfl exion s est concrétisée au 31/12/2013 par près de 1 DMP sur 2 alimenté, avec une croissance de 10% par rapport à la fi n de l année 2012, et la défi nition d un corps commun de documents à mettre dans le DMP. Des animations territoires pour favoriser l usage du DMP dans la pratique des professionnels de santé Une quinzaine d animations territoires ont été organisées entre le mois de septembre et le mois de décembre 2013 avec la collaboration des professionnels de santé hospitaliers du CHU de Bordeaux, du CH de Mont de Marsan, du CH de PAU, du CH d Orthez, du CH de Bayonne et de leurs médecins correspondants. Médecins généralistes, médecins spécialistes, infi rmiers, kinésithérapeutes, acteurs hospitaliers ont réfl échi, autour d un cas Page 30 patient, sur les documents les plus pertinents à déposer dans le DMP. Plusieurs spécialités ont été impliquées dans ce projet telles que la rééducation fonctionnelle, l hépato-gastro-entérologie, la dermatologie, la gériatrie, la chirurgie orthopédique et traumatologique, la néphrologie, l oncologie. 5 documents types ont été défi nis comme indispensables pour la prise en charge du patient avec des spécifi cités par fi lière. De nouvelles réunions se mettent en place pour partager avec les acteurs terrains l intérêt métier du DMP dans leurs pratiques. Un accompagnement de proximité pour le suivi des usages Afi n de compléter cette réfl exion, un accompagnement spécifi que a été mis en place pour le suivi des usages auprès des acteurs de santé libéraux et hospitaliers. Les conseillers DMP en établissements de santé ont eu pour missions de former les secrétaires au process d alimentation, de former les professionnels de santé hospitaliers à la consultation de DMP et de garantir un suivi d usage après les animations territoires. Des réunions post-animations ont été mises en place pour relancer l alimentation des DMP des patients avec les secrétariats des Professionnels de santé hospitaliers ayant participé aux réunions. Des réunions de retours d expériences se sont organisées pour déployer les autres services. Cette approche qualitative appréciée a permis de créer le lien avec les acteurs de santé de l hôpital. L Aquitaine,2 ème région française 76 établissements de santé dont 48 médico-sociaux pros de santé libéraux DMP créés DMP alimentés documents ajoutés

31 ANIMATIONS : 15 animations territoires 200 PS impliqués Au niveau des professionnels de santé libéraux, toutes les demandes de formations ont été honorées, soit par une prise en main à distance du poste, soit en déplacement dans le cabinet du médecin. Un suivi et relance d usage a été planifi é afi n de garantir une pratique d alimentation. FORMATIONS : 70 secrétaires 140 médecins hospitaliers 130 professionnels libéraux A ce titre, nous avons enregistré un pic d alimentation au mois de novembre avec plus de DMP alimentés. L usage rentre progressivement dans les pratiques, mais il reste encore un important travail de conduite du changement auprès des professionnels de santé : Une stratégie renforcée de déploiement orientée «usages» Le DMP est aujourd hui ancré dans le paysage de la e-santé. Au niveau national, il fait partie intégrante de projets tels que : Le projet PAERPA (Personnes en risques de Perte d Autonomie) Le DCC qui doit être intégré au DMP à l horizon 2015 Le Projet national Territoire de Soins Numérique La région Aquitaine mobilisée sur ces différents projets, a pris toute la mesure stratégique de ce carnet de santé informatisé pour la prise en charge des patients et pour favoriser la coordination des professionnels de santé. Dans cette logique, la plateforme PAACO aujourd hui déployée sur les réseaux de santé sera DMP compatible en milieu d année Les équipes TSA DMP renforcent leur accompagnement autour des usages du DMP et continuent à organiser des réunions ville-hôpital. Convaincus de l intérêt de l outil, les professionnels de santé répondent présents et de nouveaux établissements de santé souhaitent rentrer dans cette dynamique. Rapport d activité Page 31

32 Les grands chantiers Amélioration de la coordination PAACO (Plateforme Aquitaine d Aide à la COmmunication en santé) PAACO est une plateforme régionale centrée sur la communication inter-professionnelle et orientée mobilité. Il s agit d une expérimentation ciblant 12 structures collaboratives et visant à enrichir l offre globale de e-services de coordination des soins. Respectant le cadre légal de sécurité et de confi dentialité des données de santé, PAACO propose diverses fonctionnalités adaptables en fonction des besoins, notamment : un tchat sécurisé santé : journal de transmission multi-médias (textes, documents, messages vocaux, photos ) aussi simple qu un SMS sécurisé, des annuaires et agendas partagés multi-vues, des relevés de constantes : poids, température, tension des fi ches métiers : grille AGGIR, PSI Cette expérimentation de 2 ans (avril 2012 à fi n mars 2014) fait l objet d un co-fi nancement Conseil Régional d Aquitaine et Agence Régionale de Santé. PAACO est né d un projet collaboratif porté par le GCS Télésanté Aquitaine agissant en tant que maîtrise d ouvrage, en étroit partenariat avec la société Ki-Lab, éditrice de la solution logicielle «Globule». Un avancement projet nominal Dans son planning prévisionnel, le dossier projet AMI prévoyait un déploiement progressif de la solution auprès des structures, réparti sur la durée totale (2 ans) du projet. A fi n 2013, 10 structures étaient opérationnelles et utilisaient la plateforme PAACO. En outre, le déploiement pour l une de ces structures (réseau Coticard TéléSurveillance cardiologique) a donné lieu à l équipement de 4 sites distincts (Bergerac, Libourne, Pessac et Bordeaux- Caudéran). Les structures restantes ont entamé les travaux préparatoires nécessaires à leur déploiement qui devrait donc pouvoir être réalisé avant la fi n du 1er trimestre Page 32 Au delà de ces aspects «déploiement structure», les autres travaux techniques (intégration au portail), fonctionnels (annuaire partagé, messages ciblés) ou organisationnels (tableaux de bord de suivi des usages) ont bien été réalisés conformément au planning initial. Une gestion du changement rapide (3 mois) Lors du lancement interne du projet PAACO en septembre 2012, l équipe TSA-Ki-Lab s était fi xée l objectif d un déploiement «fl ash» de chaque structure : le temps séparant la réunion de lancement individuelle du constat d un usage régulier de la plateforme, ne devait pas excéder 3 à 4 mois. En effet, les retours d expériences préalables montrent notamment que l absence de jalon ou la dilution dans le temps des actions/travaux au sein des structures ne facilite pas l appropriation ni donc l usage d une nouvelle solution, quelle qu elle soit. Pour chaque structure, le déploiement de PAACO a donc été présenté, intégré et mené comme un réel projet (référent, planning, suivi d actions ) de 3 mois. En outre, cette approche permet aux différents interlocuteurs structures aux agendas bien souvent très chargés de concentrer leurs efforts sur ces travaux supplémentaires et périphériques à leurs activités métiers quotidiennes. Cette approche organisationnelle «projet fl ash» associée à la facilité d appropriation de la solution est très certainement l explication majeure de la réussite de cette expérimentation. Une appropriation aisée de la solution La rapidité avec laquelle les utilisateurs s approprient le logiciel est un constat majeur de ce projet. En effet, quelques heures de manipulations leur suffi sent pour prendre en main l outil «Globule» et être opérationnels voire complètement autonomes pour son utilisation courante et quotidienne. La simplicité, l ergonomie et la fl uidité du produit sont certainement les principales raisons de cet apprentissage rapide.

33 10 structures ou réseaux patients embarqués notes partagées En outre, l adéquation du besoin des utilisateurs aux fonctionnalités principales proposées alliée à son potentiel de personnalisation sans avoir recours à des développements informatiques complémentaires expliquent la vision «plug and play» qui ressort des entretiens de suivi d usages réguliers réalisés dans le cadre de ce projet. Des perspectives post-projet émergentes Autre signe concret de l adéquation de la solution aux besoins du terrain, de nombreuses structures et/ ou utilisateurs ne fi gurant pas dans le périmètre du projet actuel expriment leur vif intérêt à bénéfi cier de ce service. Nombreux sont ceux qui ont entendu parler de PAACO «via le bouche à oreille» d utilisateurs/structures sans avoir nécessairement vu le logiciel. On peut parler d un véritable «buzz» PAACO en Aquitaine. Afi n de répondre favorablement aux nombreuses demandes exprimées, l ARS Aquitaine et le GCS TéléSanté Aquitaine ont initié fi n 2013 le programme PAACO+ qui, par le biais d un nouvel appel d offres, permettra de péréniser et généraliser ce type de dispositif. PAROLE A : Clémence TRESCA Directrice coordinatrice escalesante Nous utilisons la plate-forme PAACO depuis le 1er octobre Sur une demi-journée, l ensemble des membres de l équipe a reçu une formation. L appropriation de cet outil s est faite très rapidement et en quatre mois l ensemble de notre fi le patients était active dans ce nouveau logiciel métier. Ce que l équipe a particulièrement apprécié c est le visuel agréable, avec un logo «sympa» et surtout, l enregistrement automatique des transmissions qui permet d éviter des pertes d informations ou des doubles saisies. Par ailleurs, nous observons une amélioration des transmissions : souplesse de saisie des «bulles d info» dans le journal de bord et qui peuventêtre consultées en mobilité sur Iphone et Ipad. Nous commençons aussi à ouvrir quelques dossiers patients aux médecins traitants intéressés. Pour conclure, nous retenons une satisfaction quant à l utilisation de ce logiciel par l ensemble des membres de l équipe même si nous attendons nécessairement quelques évolutions pour en optimiser l usage. Techniquement, nous avons reçu un accompagnement régulier quand des diffi cultés ou des questions se sont posées (ex : extraction de données statistiques pour le rapport annuel). Rapport d activité Page 33

34 Les grands chantiers Partage d informations et de compétences SOMMAIRE p.35 - p.35- Sites collaboratifs Web Conférence Page 34

35 Sites collaboratifs 39 sites en production 5 nouveaux sites en 2013 Sites collaboratifs TSA assure depuis près de 10 ans une activité de création sur demande de sites internet collaboratifs à destination des réseaux et structures de santé. Basé sur l outil open source Drupal, chaque site est adapté aux besoins exprimés par les structures et fourni clés en main. Il peut s agir simplement d un site vitrine ayant pour but de présenter un réseau, un groupe de travail, une structure... ou bien d un véritable site collaboratif proposant un espace d échange privé avec agenda des événements, documents, formulaires en ligne, forums, cartographie d acteurs,... Une quarantaine de sites sont actuellement en ligne et maintenus techniquement par TSA qui assure également le support utilisateurs. Forte demande du secteur médicosocial 2013 s est révélée une année de transformation avec la réorganisation régionale de plusieurs structures qui ont entraîné la fermeture de plusieurs sites internet. L activité de TSA est néanmoins restée forte, en particulier sur le secteur médico-social, avec l ouverture dans l année de 5 nouveaux sites, la refonte complète de deux sites existants et des mises à jour pour 7 autres sites. Perpectives L année 2014 devrait confi rmer la reprise des créations de nouveaux sites et la migration progressive des sites des adhérents du GCS vers des versions adaptées aux supports mobiles. Web conférence Le service de webconférences régional continue son déploiement avec la mise en place de nouveaux usages. Ont notamment démarré en 2013 l utilisation de webconférences pour des «Réunions de Concertation Pluridisciplinaires» Cardio-Foetales entre la MSP de Bagatelle le CHU de Bordeaux et les CH de Bayonne et Libourne. D autre part des «téléconsultations en psychiatrie» ont pu être mises en place entre le CH de La Candélie et le CMP de Fumel. Ce service vient ainsi complémenter la plateforme régionale de télémédecine TÉLÉA pour lesquelles les premières téléconsultations devraient démarrer en juin PAROLE A : Marie-Françoise FROUTÉ Pédiatre - MSP Bagatelle Nous utilisons la web conférence le plus souvent lors de notre réunion pluridisciplinaire hebdomadaire au cours de laquelle nous discutons les dossiers présentés par l obstétricien, l échographiste en charge de la patiente. Nos correspondants exercent dans les différents départements d Aquitaine et de Poitou Charente. Nous tenons également des réunions de mise en place de projets d étude, rassemblant des professionnels exerçant dans des établissements éloignés (Paris, autres départements). La webconférence mise à notre disposition par Télésanté Aquitaine Web conférence 415 sessions 90 min durée moyenne 12 salles offre plusieurs avantages. Elle permet de mettre en relation, sans nécessité de déplacement, des professionnels exerçant dans différents établissements ou cabinets libéraux éloignés les uns des autres. Nous pouvons partager des documents (présentations de dossier sous forme de power point) et des images (échographie statique et dynamique). Son coût est réduit en matériel et son utilisation est simple. L équipe de Télésanté Aquitaine nous a bien accompagné lors des différentes étapes de la mise en place de cet outil (étude de la confi guration des locaux, conseil dans le choix du matériel, formation des utilisateurs sur site, service «assistance» téléphonique lors des premières connexions). Rapport d activité Page 35

36 Les utilisateurs, notre priorité! 1- L accompagnement des utilisateurs 2- L analyse des usages 3- La qualité de service 4- La communication Page 36

37 Rapport d activité Page 37

38 Les utilisateurs, notre priorité! L accompagnement des utilisateurs Parce qu utiliser un nouvel outil ou un nouveau service ne se résume pas à son installation sur un poste, le GCS TSA a mis en place un véritable Service d Accompagnement des pratiques et des usages au bénéfi ce des utilisateurs qui le souhaitent. Un accompagnement personnalisé Cet accompagnement est organisé sous forme de plan d actions proposé à l utilisateur. Il a pour but de faciliter son appropriation et son utilisation au quotidien du nouvel outil ou service. L accompagnement mis en place mettra l accent sur les spécifi cités de chaque demande (caractère individuel ou collectif, métier...). Un accompagnement centré usages Cet accompagnement repose sur les observations et les retours de terrain suivants : L accompagnement d un utilisateur face à un nouvel outil ne se limite pas à la mise à disposition de l outil et à son module de formation ; il convient aussi d accompagner l utilisateur face aux changements de pratiques induits, d identifi er avec lui des cas d usages précis et de suivre avec lui leur mise en place. L utilisation d un outil (ou d un service) et sa pérennité dans le temps dépend du potentiel d usages que cet outil pourra couvrir et de la rapidité avec laquelle l utilisateur y accédera. L usage peut alors être considéré comme le résultat de l utilisation de l outil (ou du service) par un ou plusieurs utilisateurs, dans un contexte donné et pour une action visée. L atteinte de cet usage par un nouvel outil (ou un nouveau service) implique des changements de pratiques auprès de l utilisateur et de ses collaborateurs. Plus ces changements de pratiques sont éloignés des pratiques existantes ou plus elles sont innovantes dans le quotidien, plus ces changements seront diffi ciles à mettre en place et à tenir dans le temps. L accompagnement proposé vise donc trois objectifs majeurs : Mettre en place une relation de soutien et de confi ance avec l utilisateur, tout au long de sa prise en main et de son utilisation de l outil ; Accompagner l utilisateur et ses collaborateurs impliqués face aux changements de référentiels et/ou de pratiques induits par les services déployés ; Aider l utilisateur à développer le plus vite possible ses usages (c est à dire des cas d utilisation de l outil) utiles et durables pour lui. Page 38

39 La démarche mise en place combine des méthodes et des outils de conduite du changement, avec des méthodes d accompagnement contextuelles ou «technico-pratiques» qui visent à travailler de façon plus spécifi que avec l utilisateur ses relations privilégiées Outil / Utilisateur / Contexte. Rapport d activité Page 39

40 Les utilisateurs, notre priorité! L analyse des usages Pour assurer au mieux ses missions, le GCS TSA se doit d avoir une vision claire des retours de pratiques et d usages des services proposés. Pour cela, dans une approche centrée utilisateurs, il complète ses services de Support et d Accompagnement par la réalisation de plusieurs évaluations d usages. Cette démarche permet d évaluer qualitativement l adhésion au quotidien des utilisateurs aux services, et d apprécier les usages actuels et potentiels. Le GCS TSA travaille actuellement sur la formalisation d un livrable générique de ses évaluations, dans le but de capitaliser sur les retours de pratiques et d usages des outils e-santé en Aquitaine. Une évaluation adaptée au contexte de déploiement Cette évaluation permet d apprécier : le degré d adhésion des utilisateurs à l outil ; leur utilisation au quotidien ; les cas d usages développés ou possibles. Elle vient compléter les recueils d information obtenus lors de l accompagnement des utilisateurs. Elle peut être effectuée plusieurs fois pour un même outil et sur un échantillonnage d utilisateurs identique afi n d apprécier dans le temps l évolution de l adhésion. Ces évaluations peuvent impliquer deux types de données : des données numériques d utilisation de l outil, issues de relevés automatiques de connexion ; des données déclaratives utilisateurs, issues d entretiens semi-dirigés, de questionnaires en ligne, de manipulation de services, et d observations insitu. Une évaluation sur trois dimensions : Outil / Utilisateur / Contexte L évaluation des usages proposée repose sur le postulat suivant : un usage est considéré comme une utilisation possible d un outil, par un ou plusieurs utilisateurs, dans un contexte donné et à une fi n donnée. L usage est donc le résultat du système Outil / Utilisateur / Contexte. Nos évaluations tiennent compte systématiquement de ces trois dimensions, couplées aux appréciations classiques ergonomiques et fonctionnelles d un outil, à savoir : utilité, utilisabilité, acceptabilité et appétence. Notre méthodologie s appuie sur 3 modules : un module organisationnel : contexte quotidien de l utilisateur, son organisation (acteurs, fl ux, pratiques, outils), à un niveau individuel et collectif ; un module fonctionnel : degré de facilité technique et d adaptation de l outil face aux pratiques quotidiennes. Il est organisé autour de mesures de perception et de satisfaction. Il sert aussi à mesurer le niveau de connaissances fonctionnelles des utilisateurs face à l outil 1. un module des pratiques : centré sur les usages pressentis et développés, il concerne l évaluation des pratiques d usage existantes et possibles. Il permet de qualifi er les contextes d utilisation (fréquence, modalités, fi nalités, etc.). Page Il est à noter que ce module fonctionnel, qui mesure l utilisabilité au travers des usages, est différent de l analyse et de l évaluation fonctionnelle classiquement menées (ciblées ergonomie, interface, process et workfl ows). Cette analyse et évaluation fonctionnelle ne font pas partie du périmètre d évaluation des usages tel que défi ni ici, mais restent complémentaires et fortement recommandées. Cette évaluation et analyse fonctionnelle sont traditionnellement obtenues lors des mises à disposition des outils ou du suivi des projets.

41 La qualité de service Les services TSA sont accessibles 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Le maintien de la qualité des services et de leur sécurité nécessite des infrastructures robustes. Afi n de garantir une haute disponibilité et une conformité à l état de l art en matière de sécurité, des interventions de maintenance sont réalisées régulièrement par TSA, en majorité hors périodes ouvrées, sur les serveurs et les applications hébergées. En outre, afi n de répondre à la montée en charge régulière des services et d améliorer encore leur disponibilité, TSA va réaliser début 2014 une migration de ces services vers de nouvelles infrastructures plus performantes. Enfi n, en tant que relais régional de l ASIP Santé, le GCS TSA se doit de garantir une sécurisation d accès conforme aux référentiels nationaux, tels la Politique Générale de Sécurité des Systèmes d Information de Santé (PGSSI-S). Cette PGSSI-S couvre l ensemble des domaines de la santé et du médico-social et est applicable à l ensemble des acteurs publics ou privés (professionnels de santé quel que soit leur mode d exercice, intervenants professionnels dans ces secteurs, établissements de soins, offreurs de services du domaine, ministères et organismes publics, ). Ainsi, chaque projet porté par le GCS TSA met notamment en œuvre les dispositions adéquates relativement à : la sécurisation de l hébergement de données (disponibilité, label HDS Hébergement de Données de Santé,...), l authentifi cation d accès à ses services : ceux-ci sont accessibles via différentes modalités d authentifi cation selon le degré de confi dentialité des données, allant des plus légères (pas d authentifi cation ou authentifi cation faible de type login / mot de passe) aux plus fortes (de type carte CPS, One Time Password,...). Enfi n, via ses échanges avec les acteurs de terrain et les partenaires nationaux, TSA accompagne la nécessaire démarche d évolution des référentiels de sécurité, dans l objet d une forte adéquation de ceux-ci aux usages en mobilité. Rapport d activité Page 41

42 Les utilisateurs, notre priorité! La communication Les 2 èmes RDV e-santé Le 27 septembre 2013 se sont tenus au Palais des Congrès d Anglet les «2èmes Rendez-vous e-santé» du GCS TSA. Tout comme l édition précédente, cette journée s est déroulée en deux temps. Une matinée consacrée à l échange Une première session intitulée «Enjeux et réalités de la télémédecine» a permis de faire un point sur l actualité nationale (ASIP Santé) et régionale (ARS et TSA) et sur des premiers retours d expérience du télésuivi des plaies chroniques chez la personne âgée (Odile Pitot, Cadre de Santé du Bourgailh). Dans un second temps, le Pr Rouanet (CHU de Bordeaux) a présenté les enjeux médicaux liés à la pratique de la téléthrombolyse. Enfi n, la plateforme communicante PAACO, projet fédérateur d Aquitaine, a fait l objet d une table ronde, animée par Catriona Raboutet (TSA). L après midi dédiée à l assemblée générale du GCS Les adhérents se sont réunis autour des décisions prises lors des précédents comités restreints et du bilan d activités de l année Le bilan fi nancier 2012 et le bilan prévisionnel 2013 ont également été validés. L après-midi s est terminée par des échanges autour des grands projets et leurs perspectives pour les mois et les années à venir. Les ings En 2013, la multiplication des actions d ings d information et d invitation (environ envois) ont eu pour conséquence la mise en évidence des limites de l outil précédemment utilisé. Une étude concurentielle a été menée afi n de choisir un outil plus puissant et plus adapté aux différents besoins des équipes. Le nouvel outil retenu permettra un meilleur ciblage des messages et des destinataires. Twitter La communication d entreprise ne peut aujourd hui s affranchir de la diffusion d informations sur les réseaux sociaux. Ainsi le GCS TSA a retenu Twitter comme nouveau vecteur de diffusion car il présente les avantages suivants : Présence active de nos principaux partenaires institutionnels et de nombreux établissements, réseaux ou professionnels de santé ; Gratuité ; Interactivité ; Instantanéité de la communication, notamment dans le cas d actions de terrain. Jusqu à présent, ce vecteur de communication était uniquement géré par la responsable communication du GCS. Dans un objectif de souplesse et de réactivité, il a été décidé de rendre les équipes projets autonomes quant à la publication des tweets les concernant. Page 42

43 450 abonnés twitter 200 tweets postés mails envoyés via l outil de mailing Des séances de formation à l utilisation de l outil et à son vocabulaire seront programmées début Communication interne Il centralisera aussi l ensemble des documents liés au fonctionnement du GCS (réglement intérieur, notes internes, etc.) et les référentiels projets TSA qui seront ainsi rendus accessibles aux salariés en mobilité. Une réfl exion a été menée afi n de faciliter la communication interne entre les différentes équipes projets. Des contraintes spécifi ques ont été identifi ées : Une équipe scindée physiquement en deux car répartie sur deux étages ; De nombreux déplacements sur le terrain ; Des équipes mobiles en permanence dans les établissements ; Des pôles bien distincts. Deux dispositifs particuliers ont donc été retenus. Un lieu d échange Situé sur le palier entre les deux étages, cet espace de communication propose des tableaux d information, d activité, d événement... Réseau Social d Entreprise (RSE) Ce réseau social d entreprise permettra de : disposer d un outil permettant à tous les salariés de TSA d échanger (y compris les équipes mobiles ou lors de déplacements). limiter au maximum les s envoyés en interne. Un travail de réfl exion et de qualifi cation du besoin sera mené début 2014 afi n de sélectionner un outil de type RSE «réseau social d entreprise». Cet outil devra permettre d échanger facilement et de créer des espaces «privés» de travail collaboratif pour chaque équipe. Rapport d activité Page 43

44 Fonctionnement du 1- Ressources humaines 2- Vie du GCS 3- Budget Page 44

45 GCS Rapport d activité Page 45

46 Le pilotage du GCS Ressources humaines 2013 a vu une forte croissance de l équipe TSA avec un total de 48 personnes ayant participé au développement des activités de l ENRS. Cette croissance est notamment liée au renfort de l équipe mobile DMP et à la mise en place de la nouvelle équipe Via-Trajectoire. Parmi ces 48 personnes, on décompte : 40 salariés TSA (dont 11 CDD) 6 personnes mises à disposition (2 par l ARS et 4 par les établissements) 2 personnes en contrat spécifi que (communication et coordination médecins libéraux). 3 stagiaires en informatique, télémédecine et comptabilité ont aussi participé aux travaux TSA. Diverses formations ont été dispensées aux équipes pour un total de 49 jours-homme. Enfi n, au regard des nouveaux effectifs 2013 et de la législation en vigueur, le GCS TSA a initié les premières démarches relatives à l élection des délégués du personnel. Répartition des 35,7 ETP par fonctions La répartition Hommes / Femmes est la suivante : 19 hommes 29 femmes La répartition équipe «mobile» et équipe «fi xe» est la suivante : 24 personnes en équipe mobile en territoire (DMP, Via-Trajectoire et Bureautique Santé) 24 personnes localisées sur Bordeaux. 17,7 8,3 0,7 Ces 48 personnes représentent un total de 35,7 ETP (Equivalent Temps Plein). 2,4 0,6 2,9 3,1 Accompagnement Territoires (dont équipe mobile) Support et formations Coordination Médicale Direction /Encadrement Gestion Admin et Financière Com/Orga/Qualité 35,7 ETP 48 personnes dont : 40 salariés Page 46 Inégnierie et pilotage projet

47 Vie du GCS La vie du GCS TSA est rythmée chaque année par la tenue d une assemblée générale et de plusieurs comités restreints. Au cours de l année 2013, le Comité Restreint s est réuni 2 fois : le 1er février à Bayonne et le 4 juillet à Bordeaux. L Assemblée Générale s est quant à elle déroulée le 27 septembre au Palais des Congrès d Anglet. Elle était précédée des Rendez-vous e-santé qui ont permis d échanger sur les divers retours d expériences télémédecine et PAACO. En termes de délibérations administratives, il faut notamment retenir : les vote de validation des adhésions de nos nouveaux membres, l adhésion de TSA au GCS SISRA pour le projet Via-trajectoire le vote à l unanimité du budget du GCS. Quelques modifi cations à la convention constitutive et au règlement intérieur ont également été apportées et validées lors de ces assemblées. L ensemble de ces rencontres a permis d échanger sur l ensemble des activités et projets de TSA. Rapport d activité Page 47

48 Le pilotage du GCS Budget Origine des financements Origine des recettes TSA perçoit des fi nancements pluriannuels issus de divers partenaires. Pour ce qui concerne les fi nancements utilisés en 2013, ils proviennent de subventions exceptionnelles de l ASIP santé, de l ARS Aquitaine, du Conseil Régional d Aquitaine et des adhésions de ses membres. Le montant total est de , décomposé ainsi : ASIP Santé : , soit 46,7% des recettes ARS Aquitaine : , soit 47,4 % des recettes Conseil régional d Aquitaine : , soit 5,6 % des recettes Adhésions : soit 0,3 % des recettes Il est à noter que plus d un tiers de ces recettes (soit soit 35,21 % de la Dotation annuelle) a été confi é suite à divers marchés publics, à des opérateurs externes intervenant auprès des adhérents notamment pour la mise en place et la bonne réalisation des projets Bureautique Santé, DMP, Télémédecine et PAACO. Comparatif 2012/2013 en % Répartition des dotations par projet L ASIP Santé a fi nancé en 2013 la fi n du projet Bureautique Santé, celle du DMP (la continuité de Déploiement) et la suite du programme DCC (Dossier Communicant en Cancérologie). Les fi nancements utilisés sont répartis de la manière suivante : Bureautique santé : DMP : DCC : Page 48 L ARS Aquitaine a contribué au maintien en conditions opérationnelles des services de la Plate-forme régionale TSA (portails et sites internet,

49 messagerie sécurisée, web conférences, assistance utilisateurs), au fonctionnement administratif de TSA, à la continuité des projets TELEMEDECINE, au programme PAACO, et au fi nancement du nouveau projet TRAJECTOIRE ainsi que diverses actions d accompagnement e-santé pour les acteurs de 1er recours. Les fi nancements utilisés sont répartis de la manière suivante : Plate-Forme Régionale de services et fonctionnement administratif : Télémédecine : Trajectoire : SPR (soutien premier recours) : Autres projets : (co-fi nancement ARS pour TSN/Bureautique Santé/PAACO/ Web Conférences) Le Conseil Régional d Aquitaine, a soutenu la fi n du projet Territoire de Santé Numérique Régional, et a continué à soutenir l expérimentation PAACO. Les sommes perçues sont réparties de la manière suivante : PAACO : Territoire de Santé Numérique : suite au lancement du projet TRAJECTOIRE. Ces coûts représentent Les opérateurs externes Comme indiqué dans le paragraphe des répartitions des recettes, le recours aux opérateurs externes représente un coût de Les frais de fonctionnements de la structure Ces derniers comprennent principalement : les loyers, l hébergement informatique des services de la plateforme régionale et leurs coûts de maintenance, l achat de fournitures diverses (fournitures de bureau, petit équipements informatique,...), les assurances, la communication (téléphonie, internet, clé 3 g), les déplacements (note de frais, essence). Ces coûts représentent Répartition des dépenses La répartition des dépenses se décompose en plusieurs catégories : Comparatif 2012/2013 en % Les investissements La continuité des différents projets a nécessité le renouvellement de matériels informatique, le maintien de licences logicielles et du réaménagement par du mobilier de bureau. Ces investissements représentent près de au total. Les coûts du personnel Ces derniers ont augmenté suite en début d année au renfort des équipes mobiles DMP en 2013 et Rapport d activité Page 49

50 Perspectives 2014 En Aquitaine, l année 2013 aura vu se confi rmer l intérêt de plus en plus prononcé des acteurs institutionnels et professionnels pour les usages de la e-santé. Du point de vue national, fi n 2012, la ministre des affaires sociales et de la santé lançait le Pacte Territoire Santé visant à lutter contre la désertifi cation médicale. Lors de son discours du 23 septembre 2013 sur la Stratégie Nationale de Santé (SNS), elle énonçait aussi les grands principes de la refonte de notre système de santé, en vue de combattre les inégalités de santé et d accès au système de soins, et d anticiper les profondes mutations qui sont à l œuvre (vieillissement de la population, développement des maladies chroniques, diversifi cation des risques sanitaires ). Sur le plan des TIC, ces feuilles de route nationales induisent la mise en œuvre de dispositifs favorisant : La réduction des inégalités territoriales en matière d accès aux soins, notamment via le développement accéléré de la télémédecine L orientation et la fl uidité du parcours de santé Page 50 Le renforcement de la coordination et de la collaboration entre professionnels de santé Le renforcement des services d information pour l usager (DMP V2, sites informatifs, ) Ainsi, en 2014, outre les actions inhérentes à sa mission de diffusion des grands services e-santé (accompagnement, déploiements, animations de territoire, ), le GCS TSA portera des projets qui concourront à apporter des réponses consolidées et concrètes à ces 4 thématiques. Voici les déclinaisons e-santé envisagées pour chacune d entre elles : Réduction des inégalités territoriales en matière d accès aux soins, Mise en production de la plate-forme régionale de télémédecine TÉLÉA, notamment avec les premiers usages de Télé-thrombolyse, Téléconsultations en Ehpad et Téléradiologie en Permanence Des Soins Accompagnement à l utilisation de dispositifs autres, à des fi ns de télémédecine (PAACO, Web conférences, Messagerie Sécurisée)

51 Orientation et la fl uidité du parcours de santé Généralisation du dispositif Via-Trajectoire Réponse Aquitaine à l appel à projets national Territoire de Soins Numérique Lancement du projet PAERPA (Personnes Âgées en Risque de Perte d Autonomie) et accompagnement du volet SI de ce projet Mise en place de SI adaptés aux nouvelles organisations collaboratives (maisons de santé, pôles de santé, MAIA, structures d appui territoriales,...). des projets et activités, consolidant les données d état d avancement, de qualité de service, les indicateurs qualitatifs et quantitatifs d usages, le suivi fi nancier de chaque projet. Enfi n, l année 2014 verra le renouvellement pour 3 ans des instances du GCS TSA avec l élection d un administrateur, et celle de membres du comité restreint. Renforcement de la coordination et de la collaboration entre professionnels de santé Déploiement du DMP V2, selon des modalités non encore défi nies Généralisation du dispositif PAACO facilitant les échanges quotidiens entre acteurs sanitaires et médico-sociaux d une prise en charge Lancement du projet DCC, conformément à la circulaire du 13 novembre 2013 à destination des ARS Convergence de la messagerie sécurisée vers l espace de confi ance MS Santé, soit par accompagnement des utilisateurs de la messagerie régionale vers le nouveau service national, soit par évolution du dispositif régional. Renforcement des services d information pour l usager Déploiement du DMP V2,selon des modalités non encore défi nies Réponse Aquitaine à l appel à projets national Territoire de Soins Numérique Participation de TSA au projet régional Territoire de Santé Numérique n 2 En interne au GCS, l utilisation généralisée de l outil décisionnel libre JasperSoft, permettra la mise à disposition de tableaux mensuels de pilotage Rapport d activité Page 51

52 Le portail de la e-santé en Aquitaine Pour découvrir les services et les projets portés par TSA Pour accéder à son compte TSA Pour se connecter sur le site «Ma santé en Aquitaine» TSA - Télésanté Aquitaine 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux Standard : Support : Page 52