Guide pratique

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1 3.7 LE CALENDRIER DE PAIE Cette table est principalement utilisée pour : # fournir les informations nécessaires au traitement effectué par le calcul de paie; # fournir la description de chacune des journées de l'année budgétaire et pour chacun des groupes de paie. SERVICES OFFERTS # Les icônes de recherche précédent et suivant ainsi que la plaquette <Rechercher> ([F7]) sont disponibles pour accéder à un groupe de paie (Section 1.4.1). Guide pratique

2 # La plaquette <Génération...> ([Alt + É]) permet de générer le calendrier pour une année budgétaire. On retrouve pour chaque journée : le jour de la semaine, s'il s'agit d'un jour de congé, d'été ou ouvrable, les balances de jours budgétaires ouvrables et payables (Section 3.7.1). # La plaquette <Pér. de paie...> ([Alt + A]) affiche l'écran permettant d'inscrire ou de modifier les périodes de paie (Section 3.7.3). FONCTIONNEMENT # Pour un groupe de paie donné, il est possible d'afficher le calendrier : - de l'année budgétaire courante et précédente ou - simplement celui d'une année budgétaire précise. Dans le premier cas, il suffit de spécifier le groupe de paie et de ne rien inscrire dans «Année budg.». Dans le deuxième cas, le groupe de paie et l'année budgétaire doivent être précisés à l'écran. Pour plus d'informations concernant le fonctionnement des icônes de recherche, référez-vous à PARTICULARITÉS. # La barre de défilement permet de défiler à partir du début du calendrier affiché jusqu'à la fin de celui-ci. La période d'été des enseignants, de même que les jours de congé (ou ouvrables durant une fin de semaine), sont identifiés par une lettre caractérisant le type de jour. # De plus, les dates de couverture de la prochaine période de paie ainsi que la date de remise de chèque du groupe de paie concerné seront affichées PAIE

3 PARTICULARITÉS # Lorsque le premier type d'affichage est choisi et que l'icône de recherche «Précédent» est cliquée, le calendrier de l'année budgétaire courante et précédente du groupe de paie précédant celui inscrit à l'écran sera affiché. # Lorsque le premier type d'affichage est choisi et que l'icône de recherche «Suivant» est cliquée, le calendrier de l'année budgétaire courante et précédente du groupe de paie suivant celui inscrit à l'écran sera affiché. # Lorsque le deuxième type d'affichage est choisi et que l'icône de recherche «Précédent» est cliquée, le calendrier du même groupe de paie de l'année budgétaire précédant celle inscrite à l'écran sera affiché. Toutefois, si ce calendrier n'existe pas, on affichera le plus récent calendrier du groupe de paie précédant celui inscrit à l'écran. # Lorsque le deuxième type d'affichage est choisi et que l'icône de recherche «Suivant» est cliquée, le calendrier du même groupe de paie de l'année budgétaire suivant celle inscrite à l'écran sera affiché. Toutefois, si ce calendrier n'existe pas, on affichera le plus ancien calendrier du groupe de paie suivant celui inscrit à l'écran. RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Jour : JOUR DE SEMAINE Congé : JOUR DE CONGÉ Balance de jours ouvrab. : BALANCE DE JOURS OUVRABLES Balance de jours payab. : BALANCE DE JOURS PAYABLES Du : DATE DE DÉBUT DE PÉRIODE Au : DATE DE FIN DE PÉRIODE Chèque remis le : DATE DU CHÈQUE Année budg. : ANNÉE BUDGÉTAIRE Guide pratique

4 3.7.1 Génération du calendrier de paie Pour créer ou modifier un calendrier de paie, vous devez utiliser le générateur du calendrier. La plaquette <Génération...> permet de fournir les paramètres nécessaires à la génération. SERVICES OFFERTS # La plaquette <Génération> ([Alt + É]) déclenche la génération automatique des jours budgétaires ouvrables et payables à partir de la date de début de génération jusqu'au 30 juin suivant. Pour en savoir plus, consultez les règles de génération documentées plus loin. # La plaquette <Congé...> ([Alt + N]) est disponible pour permettre la sélection des jours de congé (Section 3.7.2) PAIE

5 RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES du : PÉRIODE D'ÉTÉ DU... AU... au : PÉRIODE D'ÉTÉ DU... AU... Saut : VALEUR DU SAUT Nbre de jours payables : NOMBRE TOTAL DE JOURS PAYABLES Nbre de jours ouvrables (enseignants) : NOMBRE TOTAL DE JOURS OUVRA- BLES POUR LES ENSEIGNANTS le groupe de paie de ce calendrier : GROUPE DE PAIE DU CALENDRIER Date du dernier jour ouvrable : DERNIER JOUR OUVRABLE RÈGLES DE GÉNÉRATION Le générateur calcule automatiquement les balances de jours budgétaires payables et ouvrables pour chaque journée de l'année générée. Lors de la génération du calendrier, chaque jour compris dans la période d'été et chaque jour après le dernier jour ouvrable aura un indicateur de jour de congé à E (été). BALANCE DE JOURS BUDGÉTAIRES PAYABLES Lorsque la génération commence le 1 er juillet, le champ est initialisé selon la valeur indiquée dans le champ «Nombre total de jours payables». Il décroît de 1 à chaque jour sauf les samedis, dimanches et l'été. Au 30 juin, la balance de jours payables est à 1 lorsque cette journée est considérée payable. Lorsque le 30 juin est un samedi ou un dimanche, alors la balance de jours payables est à 0. Pour les enseignants, si une paie multiple est calculée, le nombre de jours payables fait un saut durant cette période. La valeur du saut ainsi que la date où il doit s'effectuer doivent être indiquées à l'écran. Le saut se fait en réalité le premier mardi qui suit la date de début de la période de paie. Il n'est pas permis de demander un saut le 1 er juillet. Guide pratique

6 BALANCE DE JOURS BUDGÉTAIRES OUVRABLES Ce champ sert pour l'ajustement 10 mois. Il n est pas utilisé pour les non-enseignants. Pour ceux-ci, il prend la même valeur que la balance de jours budgétaires payables : Pour les enseignants, lorsque la génération commence le 1 er juillet, le champ est initialisé selon la valeur indiquée dans le champ «Nbre de jours ouvrables (enseignants)». Il décroît de 1 à chaque jour sauf les samedis, les dimanches, les jours d'été ou de congé. Il doit être à 1 le dernier jour ouvrable de l'année budgétaire. Certaines commissions scolaires ont un calendrier scolaire spécial : les enseignants ont des journées pédagogiques durant la fin de semaine. On doit donc pouvoir considérer les samedis et dimanches comme des jours ouvrables. Si c'est votre cas, veuillez indiquer ces journées par le biais des jours de congé. Cela aura pour effet de faire décroître la balance de jours budgétaires ouvrables lors de ces samedis et dimanches. Vous devrez équilibrer cette situation en indiquant davantage de jours de congé PAIE

7 3.7.2 Jours de congé La plaquette <Congé...> ([Alt + N]) affiche la fenêtre permettant d'inscrire ou de modifier les jours de congé. Faites défiler la liste des jours, comme il est indiqué à la section Lorsqu'une journée est cliquée, elle devient un jour de congé. Si elle est cliquée de nouveau, elle redevient un jour de travail. Pour un enseignant, si vous cliquez un samedi ou un dimanche, il devient un jour ouvrable (Section Balance de jours budgétaires ouvrables). Veuillez notez que la période d'été des enseignants n'apparaît pas dans cette liste de défilement. Plutôt que cliquer sur une journée, vous pouvez la sélectionner à l'aide du clavier et presser la barre d'espacement. Guide pratique

8 3.7.3 Les périodes de paie À partir de la fenêtre calendrier de paie, la plaquette <Pér. de paie...> ([Alt + A]) permet d'afficher la liste des périodes de paie inscrites. Cette liste est principalement utilisée pour : # définir les informations relatives aux périodes de paie des enseignants et nonenseignants; # servir au calcul pour effectuer les paiements selon le nombre de jours spécifiés; # inscrire sur le chèque de paie les dates de couverture et d'encaissement. SERVICES OFFERTS # Les icônes de recherche précédent et suivant ainsi que la plaquette <Rechercher> ([F7]) sont disponibles pour accéder à une année budgétaire (Section 1.4.1). # Pour modifier une période de paie, il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante et la fenêtre permettant de modifier une période de paie s'affichera (Section 3.7.4) PAIE

9 # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d utiliser l icône d enregistrement afin de conserver les informations inscrites dans cette fenêtre. L enregistrement doit être effectué pour que les modifications apportées deviennent effectives. # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d'utiliser l'icône d'insertion qui affiche la fenêtre permettant d'inscrire une période de paie (Section 3.7.4). # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d utiliser l icône de retrait afin d éliminer une période de paie. Il n'est pas possible de retirer des périodes de paie ayant déjà fait l objet d un calcul de paie de même que la période courante. # La plaquette <Génération...>([Alt + É]) est disponible pour la génération automatique des périodes de paie (Section 3.7.6). # La plaquette <Impression...> ([Alt + I]) est disponible pour imprimer les périodes de paie (Section 3.7.5). PARTICULARITÉS # La sauvegarde doit être effectuée pour que les modifications apportées deviennent effectives. C'est lors de la sauvegarde que le système génère le numéro de période et s'assure que toutes les périodes sont consécutives. Il est fortement recommandé d inscrire les périodes de paie pour toute l'année budgétaire. La création des périodes de paie doit commencer au 1 er juillet. RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Année budg. : ANNÉE BUDGÉTAIRE Nbre de pér. fisc. : NOMBRE DE PÉRIODES FISCALES Début : DATE DE DÉBUT DE PÉRIODE Fin : DATE DE FIN DE PÉRIODE Chèque : DATE DU CHÈQUE Jrs pay. : NOMBRE DE JOURS PAYABLES DE LA PÉRIODE Année fisc. : ANNÉE FISCALE No pér. : NUMÉRO DE PÉRIODE Guide pratique

10 3.7.4 Comment inscrire ou modifier des périodes de paie Pour ajouter une période de paie, activez l'icône d'insertion. Pour modifier une période de paie, sélectionnez la période concernée. Après avoir apporté les modifications requises, activez l'icône d enregistrement afin d effectuer la cohérence entre les périodes de paie. SERVICES OFFERTS # La plaquette de confirmation est disponible pour conserver les informations inscrites dans cette fenêtre. Vous devrez activer l'icône de sauvegarde par la suite (Section 3.6.3). RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES No de période : NUMÉRO DE PÉRIODE Date de début : DATE DE DÉBUT DE PÉRIODE Date de fin : DATE DE FIN DE PÉRIODE Date de chèque : DATE DU CHÈQUE Nbre de jours payables : NOMBRE DE JOURS PAYABLES DE LA PÉRIODE PAIE

11 DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES ANNÉE FISCALE Doit être égale ou 1 de plus que l'année fiscale de la paie précédente. De plus, une validation est faite par rapport à l'année de la date du chèque : l'année fiscale doit être égale ou avoir une différence de 1 (en plus ou en moins) avec l'année de la date du chèque. DATE DE DÉBUT DE PÉRIODE Doit être supérieure à la fin de la période courante. Il n'est pas possible de modifier des périodes ayant déjà fait l objet d un calcul de paie. Guide pratique

12 3.7.5 Impression des périodes de paie Cette fenêtre est affichée à l'aide de la plaquette <Impression...> ([Alt + I]) de la fenêtre «Les périodes de paie». La liste de défilement contient l'identification de toutes les périodes de paie existant dans votre organisme. SERVICES OFFERTS # L'icône d'impression permet d'imprimer les périodes de paie des groupes sélectionnés à l'écran (Section 1.5.1). Voir aussi la description des rapports. RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DE DONNÉES Gr. de paie : GROUPE DE PAIE Année budg. : ANNÉE BUDGÉTAIRE PAIE

13 3.7.6 Génération des périodes de paie Pour effectuer la génération des périodes de paie, vous devez inscrire les coordonnées de la période de référence (i.e. de la première période de paie qui sera générée). Après avoir appuyé sur la plaquette <Démarrer>, les périodes de paie seront générées automatiquement à partir des informations de la période de référence. SERVICES OFFERTS # La plaquette <Démarrer> est disponible pour déclencher la génération automatique des périodes de paie. Vous devrez activer l'icône d enregistrement de la fenêtre «Les périodes de paie» par la suite (Section 3.7.3) pour que les périodes de paie générées soient conservées. Guide pratique

14 RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Date de début : DATE DE DÉBUT DE PÉRIODE Date de fin : DATE DE FIN DE PÉRIODE Date de chèque : DATE DU CHÈQUE Nbre de jours payables : NOMBRE DE JOURS PAYABLES DE LA PÉRIODE DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES ANNÉE FISCALE Doit être égale ou 1 de plus que l'année fiscale de la paie précédente. De plus, une validation est faite par rapport à l'année de la date du chèque : l'année fiscale doit être égale ou avoir une différence de 1 (en plus ou en moins) avec l'année de la date du chèque. DATE DE DÉBUT DE PÉRIODE Doit être supérieure à la fin de la période courante, c'est-à-dire qu'il n'est pas possible de regénérer des périodes ayant déjà fait l objet d un calcul de paie. De plus, cette date doit correspondre à un début d'année budgétaire ou correspondre au lendemain de la fin d'une période déjà inscrite pour ce calendrier PAIE