APLON FRANCE. Gestion de la facturation. Gestion de la Facturation

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1 APLON FRANCE Gestion de la facturation Gestion de la

2 Sommaire I- Démarrage de l application 1. Démarrage... I-1 2. Paramétrage... I-2 3. Replication... I-3 4. CTG... I-4 II- Factures des élèves 1. Les différentes affectations a. les Rattachements Tarifaires... II-1 b. les frais par Divisions... II-4 c. les assignations... II-6 d. les libellés libres du secrétariat... II-8 e. les affectations rapides...ii-10 f. la saisie individuelle...ii-13 g. les frais par payeur principal...ii Le contrôle des frais...ii La gestion des multi payeurs...ii Le calcul des factures a. les éléments à facturer...ii-20 b. les factures individuelles...ii-21 c. le calcul...ii-22 d. la prévisualisation des factures...ii-24 e. les élèves sortis...ii L édition des factures a. l entête des factures...ii-24 b. les messages en bas de page...ii-25 c. la conception de formats libres...ii-26 d. les éditions de contrôle...ii-28 e. l édition des factures...ii-30 III- Factures complémentaires 1. Explication du module...iii-1 IV- Factures autres tiers 1. La gestion de la TVA...IV-1 2. Les affectations de frais a. les assignations...iv-2 b. les affectations rapides...iv-4 c. la saisie individuelle...iv-5 3. L édition des factures...iv-6

3 Sommaire V- Historique 1. Edition de duplicata... V-1 2. Statistiques... V-2 3. Prévisionnel... V-5 VI- Traitements spéciaux 1. Transfert en comptabilité...vi-1 2. Reçus libératoires...vi-2 3. Remise à zéro des frais...vi-4 4. Suppression des élèves non Adm...VI-5 5. Mise à jour des payeurs en comptabilité...vi-6 6. Mise à jour des aînés...vi-7 7. Extraction de fichier...vi-8 8. Importation libre...vi Déverrouillage de la facturation...vi-12 Annexe : 1. Principe du Filtre... A-1 2. Organigramme facturation normale... A-3

4 I - 1 Démarrage de l application Pour lancer l application, vous devez cliquer deux fois sur l icône : Sélectionnez ensuite le dossier sur lequel vous voulez travailler (menu déroulant Fichier), puis choisissez dans le menu déroulant Comptabilité ou cliquez sur l icône concernée : La première fois que vous utilisez le logiciel de facturation, le programme va répliquer le plan comptable et les codes analytiques créés sous Sage. Il vous demande si vous voulez récupérer également les tiers clients. Si vous n utilisez pas le module de factures autres tiers, répondez Non. De toute façon il est possible de relancer la réplication à tout moment. La réplication terminée, la fenêtre du paramétrage général apparaît. Cochez la devise que vous allez utiliser puis cliquez sur OK. Les différents paramètres sont expliqués page I-2. La fenêtre principale de l application apparaît ensuite. Elle comporte des données propres au logiciel (paramètres utilisés, état de la facturation) mais aussi des données liées à la comptabilité (devise, nom du dossier comptable ). Pour quitter l application, cliquer sur Fichier, Quitter ou cliquer sur la croix en haut à droite de la fenêtre. I-1

5 I - 2 Paramétrage général Ce module est à consulter avant chaque édition de factures et avant chaque transfert en comptabilité car les paramètres touchent essentiellement ces traitements. Vous avez la possibilité d éditer une facture par élève ou par famille. Dans ce dernier cas, les frais des différents enfants de la famille sont édités sur la même facture. Ce paramètre a une incidence sur le module historique car les frais sont mémorisés de façon différente. Les factures normales et complémentaires ont un numéro unique qui se calcule avec la date d édition (aaaammxxxx : aaaa=année, mm=mois, xxxx : n séquentiel). Le choix est donné pour les factures autres tiers d utiliser cette méthode ou d indiquer un autre code. Les factures seront incrémentées à partir de ce numéro. Si vous cochez cette option, les CTG affectés plusieurs fois seront regroupés sur une seule ligne lors du transfert en comptabilité. Si la case n est pas cochée, il y aura autant de lignes que de CTG affectés. Il n existe pas de pré-imprimé pour les factures. Les éditions sont faites sur du papier standard A4. Si vous cochez le format A5, vous obtiendrez deux factures par page. Indique la devise qui sera utilisée dans les saisies, les éditions et les transferts en comptabilité. Jusqu au 01/01/2002, l équivalent dans l autre devise figure sur les factures. Le jour où vous passez de la devise franc à l euro, le programme vous demande s il doit convertir lui-même les montants déjà saisis. Toutes les factures déjà passées en comptabilité (et donc mémorisées dans la base) sont converties pour pouvoir utiliser les modules statistique et prévisionnel. Vous ne pourrez plus rééditer de factures antérieures à la date de changement de devise. Vous pouvez indiquer le nombre de décimales souhaitées pour les valeurs numériques, que ce soit lors de la saisie ou lors des éditions. Ces cases ne doivent être cochées que pour les établissements situés au Liban ou en Afrique. Les factures possèdent un format différent et le menu fait apparaître des modules spécifiques. Si cette option est cochée, à chaque transfert des factures vers la comptabilité, un enregistrement sera généré dans l application contact. Cela permet de connaître les contacts qui ont eu lieu entre un élève ou un responsable et l établissement (courriers ou envoyés, appels téléphoniques ). Vous pouvez visualiser ces données dans l affectation individuelle des frais (cf page II-13) ou lors du contrôle des frais (cf page II-16). I-2

6 I - 3 Réplication Ce traitement est activé automatiquement la première fois que vous lancez l application facturation. Il est très important et devra être lancé avant chaque édition de factures si votre plan comptable a été modifié. Chaque CTG est en effet relié à des comptes comptables et des axes analytiques lors de sa création. Si vous avez modifié l un de ces comptes en comptabilité sans lancer ensuite la réplication, un fichier d anomalies sera édité lors de la récupération du fichier Ascii sous Sage. Vous pouvez toujours modifier les affectations même si la facturation est verrouillée (au moins une facture a été éditée). Mais il est conseillé de mettre cette base à jour car lorsque le transfert des écritures sera effectué, si une anomalie est détectée, vous devrez soit repartir de la sauvegarde avant transfert, soit modifier directement le fichier Ascii. Ce traitement permet également de récupérer la liste des tiers autres que les familles dans le cas où vous utilisez la facturation «autres tiers». Sélectionnez le ou les types de tiers que vous voulez récupérer en facturation. I-3

7 I - 4 Code Tarif Général Les CTG, ou codes tarifaires généraux, sont des lignes de facturation que vous trouvez sur les factures élèves ou autres tiers. Ils sont très importants puisque sans eux, aucune facturation ne peut avoir lieu. D eux dépendent aussi les écritures comptables puisque chaque CTG est affecté à un ou plusieurs comptes comptables. Quatre types de CTG sont disponibles : des CTG dits classiques qui sont les plus utilisés des CTG messages qui permettent d ajouter des commentaires sur la facture des CTG pourcentages qui permettent d affecter un pourcentage en plus ou en moins par rapport aux CTG classiques ( ex : réduction sur la scolarité ou la demipension ) des CTG "fin de facture" qui permettent d'attribuer une remise sur le total des frais d'un élève Vous accédez aux CTG par le menu déroulant Fichier. Cliquez sur le type de CTG que vous voulez consulter. La liste des CTG apparaît dans le tableau. Seule la colonne Actif est accessible. Cliquez sur l un de ces boutons pour créer, modifier ou supprimer un CTG. Le bouton Imprimer édite la liste de tous les CTG créés. Les boutons Nouveau et Modifier ne sont pas accessibles lorsque vous êtes positionnés sur les CTG message ou sur les Groupes de CTG. Lorsque la facturation est verrouillée, c est-à-dire qu au moins une facture a été éditée, seuls les boutons Modifier et Supprimer sont accessibles. Le bouton Modifier permet de changer uniquement les affectations comptables. Numérotation des CTG Quel que soit le type de CTG utilisé, leur code est unique. L édition des frais sur la facture est faite par ordre numérique de ces codes. Soignez donc cette codification car d elle dépendra la lisibilité de la facture envoyée. N oubliez pas non plus de laisser des numéros libres dans votre codification pour le cas où vous auriez de nouveaux CTG à intercaler. I-4

8 Code Tarif Général I - 4 Colonne Actif Pour chacun des CTG, une case à cocher Actif permet de dévalider provisoirement le CTG pour empêcher qu il ne soit pris en compte lors d une facturation, sans pour autant l enlever des affectations de frais. Il suffit de recocher cette case pour le remettre en fonction. Ex : une assurance affectée au 1 er trimestre et rendue inactive pour la facturation du 2 ème et 3 ème trimestre. Lorsque vous créez un CTG classique, l écran ci-dessous apparaît : Indiquez le code et le libellé explicite du frais. Le code est numérique, vous ne pouvez employer que des chiffres de 001 à 999. Le code n apparaît pas sur les factures contrairement au libellé. Faites donc en sorte que ce dernier soit le plus clair possible ex : contribution collège, contribution école Il s agit du montant à affecter. Ce montant peut être modifié lors des affectations aux élèves ou aux tiers. Il peut être négatif (ex : remboursement d acompte) ou égal à zéro. Cochez cette option si vous voulez saisir une quantité lors des affectations. Lorsque vous cochez cette option, cela signifie que : vous êtes obligés d indiquer un montant différent de zéro. ce montant ne pourra pas être modifié lors de son affectation le frais ne peut pas être quantifiable Remarque : Vous devez indiquer dans ce tableau la ventilation du CTG. Le frais peut être ventilé sur plusieurs comptes comptables ou plusieurs axes analytiques. Seule la colonne Nature n est pas accessible : elle est définie sous Sage et dépend du compte général utilisé. Les listes des comptes généraux et des axes analytiques sont proposées en aide suite à la réplication de la comptabilité. Si votre plan comptable a été modifié depuis la dernière réplication, vous devez impérativement relancer ce traitement ( cf page I-3 ) La répartition des comptes peut se faire en pourcentage (le total des répartitions doit être égal à 100%), soit en montant (dans le cas où vous avez coché l option répartition en montant). Dans ce dernier cas, le total des différentes lignes doit être égal à ce qui a été saisi dans la zone Montant. Vous pouvez affecter un groupe au CTG en cours. Cette option est facultative. Après le calcul des factures, une liste de frais par Groupe est disponible. Par exemple, vous avez créé plusieurs CTG contribution à cause des ventilations comptables. Cette édition vous permettra de connaître le montant global alloué à la contribution, quel que soit les CTG utilisés. I-5

9 Code Tarif Général I - 4 Il n est pas nécessaire de créer autant de CTG contribution qu il y a de tarifs différents. En effet, les montants seront à renseigner lors des affectations. En revanche, si vous utilisez des comptes différents ou de l analytique, il faudra créer autant de CTG contribution qu il y a de secteurs analytiques ou de comptes généraux différents. Les CTG pourcentages : Vous ne pouvez pas créer de CTG pourcentage si aucun CTG classique n a été créé. Un CTG pourcentage dépend en effet toujours d un CTG classique. Ils sont utilisés pour des réductions, par exemple réduction d une scolarité pour le 2 ème enfant, ou pour des majorations. Vous n indiquez pas ici le pourcentage de réduction ou de majoration, celui-ci devra être renseigné lors des affectations du CTG à l élève. Vous ne devez renseigner que le code, le libellé, le CTG auquel il se réfère et son affectation comptable. La fiche d un CTG pourcentage se présente comme suit : Saisissez un code et un libellé explicite pour le frais. Le code est numérique, vous ne pouvez employer que des chiffres de 001 à 999. Sélectionnez ensuite le CTG qui sera concerné par la réduction ou la majoration. Indiquez la ventilation comptable (compte général et axes analytiques) du CTG. Au cas où la ventilation s effectue sur plusieurs comptes ou plusieurs axes, vous pouvez affecter un % de répartition pour chaque ligne. Le total de ces lignes devant être équivalent à 100. Le % de répartition ne correspond pas au % de réduction ou de majoration que l on veut faire. Ce dernier sera renseigné lors de l affectation du frais à l élève. Le % de répartition ne concerne ici que la ventilation comptable. Cf l explication page précédente sur les CTG normaux Remarque : Un frais peut être affecté de plusieurs façons à un élève : par le biais d un rattachement tarifaire, par sa division ou directement sur la fiche de l élève. Si vous avez par exemple saisi la contribution dans un rattachement tarifaire, vous ne pourrez pas affecter de réduction ou de majoration directement sur la fiche élève. Il faut que le CTG cible soit présent lorsque vous voulez attribuer un CTG pourcentage. Or l élève, le rattachement tarifaire et la division constituent trois tables différentes. I-6

10 I - 4 Code Tarif Général Les CTG messages : Au moment de l édition, vous avez la possibilité d indiquer plusieurs lignes de message qui apparaîtront en bas de chaque facture. Les CTG messages ont été créés afin d apporter un commentaire sur un frais classique ou pourcentage. Ils sont donc édités directement dans le corps de la facture. Le libellé d un CTG est limité à 20 caractères. Si le message à indiquer est trop long, il suffit de créer deux CTG dont les n de code se suivent pour qu ils soient regroupés sur la facture. Cliquez sur le bouton CTG Message. Pour ajouter un nouveau frais, saisissez les données sur la dernière ligne (celle précédée d un astérisque). Pour modifier un message, sélectionnez le CTG et effectuez directement les changements dans le tableau. Pour supprimer un CTG, sélectionnez la ligne concernée et cliquez sur le bouton Supprimer. Les groupes de CTG : Les groupes sont utilisés dans le cas où il a été nécessaire de créer plusieurs fois un même frais (souvent pour des problèmes d affectations comptables). Exemple : contribution primaire, contribution collège, contribution lycée. Et vous souhaitez connaître le montant global de la contribution sans tenir compte des unités pédagogiques. La création ou la modification d un groupe se comporte de la même façon que pour les CTG message. Les groupes sont facultatifs. Ils ne sont exploitables qu après calcul des factures. Il faut alors lancer la liste des frais par groupe dans le module Editions. I-7

11 I - 4 Code Tarif Général Les CTG fin de facture : Ce type de CTG permet d attribuer une remise sur le total des frais d un élève. Le programme ne tient compte ni du solde ni des frais affectés au payeur principal lorsqu il va calculer le CTG fin de facture. Il est possible de créer des CTG fin de facture en montant ou en pourcentage. Le montant qui est indiqué peut ensuite être modifié lors de l affectation du CTG à l élève. Ce type de CTG peut être affecté de plusieurs façons : par rattachement tarifaire, par division ou directement par élève. Chaque élève ne peut avoir qu un seul CTG fin de facture. Lors du calcul des factures et avant l édition des factures complémentaires, le programme vérifie le nombre de CTG fin de facture attribué à chaque élève. Les élèves en anomalie apparaissent à l écran. Le contrôle des frais indique également l anomalie. L exemple ci-dessous montre comment s édite un CTG fin de facture : Ce CTG fin de facture a été affecté à l élève avec un taux de 2,5% Remarques générales sur les CTG: Chaque CTG peut être affecté plusieurs fois à un élève : directement en affectation individuelle, par le biais d un rattachement tarifaire ou par la division à laquelle il est rattachée. Cependant, après avoir lancé le calcul des factures, le CTG n apparaîtra qu une seule fois sur la facture lors de l édition. Un frais avec un montant égal à zéro ne sera pas pris en compte sur les factures. Lorsque la facturation est verrouillée, c est-à-dire qu au moins une facture a été éditée, vous ne pouvez pas modifier les options des CTG. Vous pouvez seulement corriger les affectations comptables au cas où des changements auraient été effectués en comptabilité. I-8

12 II 1 a Rattachement Tarifaire Un rattachement tarifaire est un ensemble de CTG qui seront affectés simultanément à des élèves. Ils sont créés à partir du menu déroulant Fichier, Rattachement tarifaire. Liste des rattachements déjà créés Liste des CTG attribués au rattachement sélectionné dans le tableau de gauche. Pour effectuer un changement, cliquez sur le bouton Modifier. Un clic sur l un de ces boutons vous permet de créer, de modifier, d imprimer ou de supprimer un rattachement. Vous devez indiquer un code et un libellé explicite pour vous permettre ensuite de distinguer facilement les rattachements créés. Le code est alphanumérique. Pour sélectionner un frais, cochez la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez vous déplacer dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Si le frais correspond à un CTG pourcentage, vous devez indiquer un pourcentage positif (majoration) ou négatif (réduction). La colonne cible, que vous ne pouvez pas modifier, vous signale à quel CTG classique il se réfère. Les colonnes Facturé et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Facturé se met à jour dès que vous modifiez un montant, une quantité ou dès que vous renseignez un pourcentage. II-1

13 II 1 a Rattachement Tarifaire Validez ou annulez les modifications en cours en cliquant sur le bouton concerné. Les rattachements tarifaires peuvent être affectés aux élèves de manière individuelle ou par le biais d une assignation. Ces deux options sont accessibles par le menu déroulant Affectation des frais. L assignation se déroule en plusieurs étapes : Cochez le ou les rattachements à assigner. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les rattachements en cliquant sur l un de ces boutons. Cliquez sur OK pour poursuivre ou sur Annuler pour revenir au menu principal. Les élèves de l établissement apparaissent par ordre alphabétique. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de cette colonne par ordre alphabétique. Pour atteindre un élément, saisissez les premiers caractères de celui-ci. Sélectionnez les élèves concernés par les rattachements. Vous pouvez utiliser la touche Shift (pour des élèves qui se suivent) ou CTRL (pour des élèves qui ne se suivent pas). Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les élèves présents dans cette fenêtre en cliquant sur l un de ces boutons. Le filtre permet de rechercher des élèves selon des critères renseignés en secrétariat. Le principe est expliqué en détail en annexe. Dès que vous validez, les rattachements seront affectés aux élèves sélectionnés. II-2

14 II 1 a Rattachement Tarifaire L affectation individuelle se présente de la façon suivante : Par défaut tous les élèves présents dans l établissement apparaissent par ordre alphabétique. Vous pouvez saisir les 1ères lettres du nom d un élève pour l atteindre. Dès que vous êtes positionné sur l élève concerné, vous pouvez lui attribuer les rattachements voulus. Il suffit de cliquer sur la flèche qui apparaît à droite de la cellule. Le filtre permet de rechercher des élèves selon des critères renseignés en secrétariat. Le principe est expliqué en détail en annexe. Vous pouvez copier les rattachements affectés à un élève et les recopier vers les autres élèves que vous aurez sélectionnés avec les touches Shift ou CTRL. Remarque : Pour supprimer un rattachement affecté par erreur à un élève, choisissez un libellé blanc parmi la liste proposée. Appuyez ensuite sur la touche [Suppr] et confirmez cette suppression. Pour savoir rapidement les rattachements affectés aux élèves, activez le menu Affectation des frais, Rattachements tarifaires, Editions. L écran ci-dessous apparaît : Permet d obtenir la liste des élèves pour chaque rattachement sélectionné dans l étape suivante. Vous obtenez la liste des élèves par ordre alphabétique avec leurs rattachements. Vous obtenez la liste des élèves par classe avec leurs rattachements. Permet d obtenir la liste des élèves qui n ont pas de rattachement affecté. II-3

15 II 1 b Frais par division Par cette méthode, vous pouvez affecter des frais à tous les élèves d une division. L intérêt majeur de ce module est que si un élève change de division, il aura automatiquement les frais attribués à sa nouvelle division sans que l on ait à modifier quoi que ce soit. La gestion de ces frais s effectue par le menu déroulant Affectation des frais, Divisions. Liste des divisions qui ont déjà des frais affectés. Liste des CTG attribués à la division sélectionnée dans le tableau de gauche. Pour effectuer un changement, cliquez sur le bouton Modifier. Un clic sur l un de ces boutons vous permet de créer, de modifier, d imprimer ou de supprimer des frais d une division. Pour sélectionner un frais, cochez la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez vous déplacer dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Si le frais correspond à un CTG pourcentage, vous devez indiquer un pourcentage positif (majoration) ou négatif (réduction). La colonne cible, que vous ne pouvez pas modifier, vous signale à quel CTG classique il se réfère. II-4

16 II 1 b Frais par division Les colonnes Facturé et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Facturé se met à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant, une quantité ou dès que vous renseignez un pourcentage. Validez ou annulez les modifications en cours en cliquant sur le bouton concerné. Si vous êtes en création des frais, la validation fait apparaître l écran suivant : Toutes les divisions rattachées aux unités pédagogiques cochées dans le menu Fichier apparaissent par ordre d édition. Après avoir sélectionné les classes concernées avec les touches Shift ou CTRL, cliquez sur OK. Les frais seront alors attribués directement aux divisions choisies. Les boutons Tout ou Rien permettent de sélectionner ou désélectionner toutes les divisions présents dans cette fenêtre. II-5

17 II 1 c Assignations L assignation par sélection est une méthode rapide pour attribuer des frais aux élèves. Elle permet de rechercher les élèves ciblés en fonction des données qui ont été renseignées dans le secrétariat. Un autre avantage de cette méthode est que vous pouvez conserver les frais et les élèves concernés pour qu ils soient réaffectés ultérieurement sans être obligé de redéfinir les paramètres. Les assignations permettent d affecter des frais directement aux élèves. Elles n ont aucun lien avec les rattachements tarifaires, les frais par division ou les frais par payeur principal. Vous y accédez par le menu Affectation des frais, Elèves, Assignation par sélection. Liste des assignations précédentes qui ont été conservées. Vous pouvez ajouter ou supprimer une assignation. Ce bouton permet de modifier une assignation précédente ou d attribuer de nouveau les frais aux élèves. Après avoir cliqué sur Ajouter ou Modifier, vous devez sélectionner les CTG avec les bons montants. Pour sélectionner un frais, cochez la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez vous déplacer dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Les colonnes Facturé et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Facturé se met à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant ou une quantité. Si vous cliquez sur Modifier, les frais conservés sont cochés par défaut. Cette fenêtre apparaît pour savoir si il faut afficher les CTG avec les valeurs conservées ou s il faut les remettre à jour II-6

18 II 1 c Assignations Dès que vous validez, l écran ci-dessous apparaît : Les élèves de l établissement apparaissent par ordre alphabétique. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Vous pouvez ensuite atteindre un élément en saisissant les premières caractères. Sélectionnez les élèves concernés avec la touche Shift (élèves qui se suivent) ou la touche CTRL (élèves qui ne se suivent pas). Le filtre permet d affiner la recherche par rapport aux données renseignées en secrétariat. Le principe de fonctionnement est expliqué en annexe. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les élèves qui figurent dans cette fenêtre. Lorsque vous êtes en modification, le programme réactualise le filtre par rapport aux données du secrétariat. Le message suivant apparaît ensuite pour savoir si les frais doivent être affectés aux élèves. Si vous répondez Non, vous devrez ensuite cliquer sur le bouton Modifier pour attribuer les frais aux élèves. Si vous désirez conserver les paramètres que vous venez de mentionner pour les réaffecter ultérieurement, saisissez un libellé explicite. Sinon cliquez sur Annuler. Lorsque vous assignez des frais à un élève, vous devez indiquer au programme comment il doit réagir si l élève a déjà le même frais en affectation individuelle. Reportez-vous à la page II-12 pour de plus amples explications. II-7

19 II 1 d Liens avec les libellés libres Ce module permet d assigner aux élèves des montants saisis dans les libellés libres numériques du secrétariat. Contrairement aux assignations, les montants peuvent être différents pour les élèves sélectionnés. Les frais sont affectés aux élèves, ils n ont aucun lien avec les rattachements tarifaires, les frais par division ou les frais par payeur principal. Ce module est accessible par le menu Affectation des frais, Elèves, Libellés libres secrétariat. Liste des assignations précédentes qui ont été conservées. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une assignation. Dès que vous cliquez sur Ajouter ou Modifier, l écran ci-dessous apparaît : Il faut d abord indiquer un libellé explicite pour que l assignation puisse être réutilisée ultérieurement. Vous devez ensuite indiquer le libellé numérique du secrétariat qui contient les données à récupérer. Puis le CTG qui sera affecté aux élèves. Si le CTG n est pas quantifiable, les données du libellé libre seront récupérées en tant que montant (Ex : arrhes, bourses ). Si le CTG est quantifiable, vous pouvez les récupérer soit en tant que montant, soit en tant que quantité (Ex : tickets repas ). Dans le cas où vous cochez l option quantité, le montant pris sera celui qui a été mis par défaut dans la fiche du CTG. Sélectionnez ensuite les élèves concernés par cette assignation. Le principe du filtre est expliqué en détail en annexe. II-8

20 II 1 d Liens avec les libellés libres Dès que vous avez validé le filtre, les élèves concernés apparaissent dans le tableau avec les montants saisis dans le libellé libre en secrétariat. Vous pouvez toujours modifier le montant ou la quantité. Les changements effectués n ont aucune incidence sur les valeurs qui figurent dans le secrétariat. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Vous pouvez saisir les premiers caractères du nom ou de la classe pour atteindre l élève concerné. Si un ou plusieurs élèves ne sont pas concernés par cette assignation, il suffit de les sélectionner avec la touche Shift appuyée (s ils se suivent) ou CTRL (s ils ne se suivent pas) et appuyer ensuite sur la touche Suppr du clavier. Ce bouton n apparaît qu en modification. Par défaut les élèves qui apparaissent dans le tableau avec les montants et/ou quantités correspondent à ce qui a été validé lors de la dernière saisie. Si vous cliquez sur ce bouton, le programme va rechercher en secrétariat les élèves qui correspondent au filtre conservé et met à jour le tableau avec les nouvelles valeurs trouvées. Si les données du secrétariat sont récupérées en tant que quantité, le programme vous demande si vous voulez remettre à jour le montant par défaut du CTG. Si vous répondez Non, le montant est celui conservé lors de la dernière affectation. Lorsque vous validez cette assignation, le programme demande si le frais doit être affecté de suite aux élèves sélectionnés. Lorsque vous assignez des frais à un élève, vous devez indiquer au programme comment il doit réagir si l élève a déjà le même frais en affectation individuelle. Reportez-vous à la page II-12 pour de plus amples explications. II-9

21 II 1 e Affectations rapides Les affectations rapides permettent d affecter des montants, des quantités ou des pourcentages différents pour un groupe d élèves. Vous ne pouvez pas sélectionner plus de cinq CTG à la fois. Les frais sont affectés directement aux élèves. Ils n ont aucun lien avec les rattachements tarifaires, les frais par division ou les frais par payeur principal. Vous ne pouvez donc pas affecter un % de réduction à des élèves dont le CTG cible a été affecté à la division ou dans un rattachement tarifaire. Le traitement démarre par le choix des CTG à affecter. Sélectionnez les CTG concernés (5 maximum) en cochant la case de la 1 ère colonne Vous pouvez modifier le montant indiqué par défaut (ou le % dans le cas des affectations rapides de pourcentage). Il est conseillé de mettre le montant ou le % à zéro, ou d indiquer la valeur qui sera la plus utilisée. Dans le cas des affectations rapides par quantité, indiquez le montant qui sera utilisé pour tous les élèves. Si vous mettez un montant nul, l affectation ne s effectuera pas. Validez ensuite par OK. La deuxième étape consiste à sélectionner les élèves. Les élèves de l établissement apparaissent. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier celle-ci par ordre alphabétique. Il suffit de saisir les premiers caractères d un élément pour l atteindre directement. Sélectionnez les élèves concernés avec la touche Shift (élèves qui se suivent) ou la touche CTRL (élèves qui ne se suivent pas). Le filtre permet d affiner la recherche par rapport aux données renseignées en secrétariat. Le principe de fonctionnement est expliqué en annexe. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les élèves qui figurent dans cette fenêtre. II-10

22 II 1 e Affectations rapides Les élèves sélectionnés apparaissent dans le tableau avec les CTG choisis. Vous pouvez ensuite modifier le cas échéant le montant, la quantité ou le pourcentage pour chaque élève. Vous vous déplacez dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation Si vous déplacez la souris sur le code du CTG, vous obtenez dans une bulle le libellé exact du CTG. Dans le cas d une affectation rapide des quantités, le montant indiqué lors de la sélection des CTG est repris. Dans le cas d une affectation rapide des pourcentages, le CTG cible figure à droite du CTG pourcentage. Si vous ne voulez pas que le CTG soit affecté à l élève mettez le montant à zéro. Dès que vous indiquez la quantité, le montant global se met à jour dans la colonne jaune. Dès que vous indiquez le %, le programme calcule la remise effectuée en fonction du montant du CTG cible affecté individuellement à l élève. Si la remise reste nulle, cela signifie que le CTG cible n a pas été affecté à l élève en frais individuels et donc que le CTG pourcentage ne sera pas affecté non plus. Le total des montants ou des quantités se met à jour à chaque saisie. Dès que vous validez la saisie, l écran suivant apparaît : Vous devez signaler au programme ce qu il doit faire si un élève a déjà le même CTG affecté de façon individuelle. Si les élèves n ont pas encore les CTG affectés, cochez la 1 ère option. Si un élève a déjà le CTG, les exemples de la page suivante vous indiquent comment le programme réagit en fonction de l option cochée. II-11

23 II 1 e Affectations rapides Affectation des montants : Supposons qu un élève a déjà le frais contribution scolaire affecté avec un montant de 600,00F. Dans l affectation rapide, vous avez mis un montant de 750,00F. si vous cochez remplacer : l élève aura la contribution égale à 750,00F si vous cochez ne pas remplacer : la contribution reste à 600,00F si vous cochez cumuler : la contribution sera de 1350,00F Affectation des quantités : Supposons qu un élève a le frais demi-pension affecté comme suit : montant : 25,00F, quantité : 4 Dans l affectation rapide, vous avez mis un montant de 25,00F et une quantité de 5. si vous cochez remplacer : l élève aura le montant 25,00F et la quantité 5 si vous cochez ne pas remplacer : le montant est de 25,00F, la quantité reste à 4 si vous cochez cumuler : le montant est de 25,00F, la quantité passe à 9 Dans l affectation rapide, vous avez mis un montant de 27,00F et une quantité de 5. si vous cochez remplacer : l élève aura le montant 27,00F et la quantité 5 si vous cochez ne pas remplacer : le montant est de 25,00F, la quantité reste à 4 si vous cochez cumuler : le montant passe à 1F, la quantité passe à 1 et le total de la demipension est égal à 235,00F 235,00 = (27,00 x 5) + (25,00 x 4) Affectation des pourcentages : Supposons que l élève a déjà une remise de 10% sur le montant de la scolarité. Dans l affectation rapide, vous avez indiqué un taux de 15% si vous cochez remplacer : l élève aura une remise de 15% si vous cochez ne pas remplacer : la remise reste à 10% si vous cochez cumuler : la remise sera de 25% II-12

24 II 1 f Affectation individuelle Cette affectation fonctionne à l inverse des autres affectations : vous devez d abord sélectionner l élève puis lui associer les CTG concernés. Seuls les élèves, dont la date de sortie n est pas renseignée ou la date de sortie est supérieure à la date système, et dont la classe n est pas rattachée à une unité pédagogique qui commence par ou +, apparaissent à l écran. Si vous voulez facturer un élève avec une date de sortie, vous devez utiliser le module factures complémentaires ou le module autres tiers. Les élèves présents dans l établissement apparaissent par ordre alphabétique. Pour atteindre un élève, vous devez saisir les 1ers caractères de son nom. En cliquant sur l entête d une colonne, vous triez les élèves dans l ordre alphabétique des données de la colonne. Si vous saisissez ensuite des caractères, le curseur se positionnera sur l élément de la colonne qui correspond à votre saisie. Le filtre permet d obtenir à l écran seulement certains élèves et d autres renseignements que le régime, la date de naissance ou le code responsable. Le principe du filtre est expliqué en annexe. Pour affecter un CTG, sélectionnez le en cliquant dans la 1 ère colonne. Vous ne pouvez atteindre un CTG pourcentage que si le CTG cible associé a déjà été attribué dans le tableau. Vous ne pouvez pas affecter deux fois le même CTG à un élève. Si le CTG cible a été affecté à l élève par le biais d un rattachement tarifaire ou par les frais par division, vous ne pourrez pas affecter le CTG pourcentage correspondant. Si vous avez coché l option répartition en montant dans la fiche du CTG, vous ne pouvez pas modifier le montant. Si le CTG n est pas déclaré quantifiable, vous ne pouvez pas changer la quantité. Les colonnes cible, facturé et actif ne sont pas accessibles. La colonne cible vous signale le CTG auquel se réfère le pourcentage. La colonne facturé se met à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant, une quantité ou un %. La colonne actif vous indique si le frais figurera ou non sur la facture. Un clic sur cette icône permet de consulter tous les contacts (courriers envoyés, appels téléphoniques ) entre l élève ou son responsable et l établissement (cf page suivante) II-13

25 II 1 f Affectation individuelle Pour visualiser un contact, sélectionnez le et cliquez sur le bouton Voir le détail. Pour créer un contact, cliquez sur le bouton Nouveau. Il faut indiquer si c est le responsable qui contacte l établissement ou l inverse. Si c est l établissement, vous indiquez la personne à l origine du contact. Le module contact peut être mouvementé automatiquement lors du transfert des factures en comptabilité ( cf paramétrage général page I-2) Remarques : Dès que vous passez à l élève suivant ou dès que vous quittez cet écran, les frais de l élève sont sauvegardés automatiquement. Pour supprimer un frais, sélectionnez la ligne qui contient le frais et appuyez sur la touche [Suppr] du clavier. II-14

26 II 1 g Frais par payeur principal Par cette méthode, vous pouvez affecter des frais directement aux payeurs principaux ; ceux-ci ne seront donc affectés qu une seule fois par famille choisie et non plus par élève. Si les factures sont éditées par élève, seul l aîné aura les frais du payeur principal sur sa facture. Si les factures sont éditées par famille, les frais figureront après les frais de chaque enfant. Les frais sont attribués par une assignation puis peuvent être modifiés individuellement par payeur. Vous devez d abord sélectionner les frais à assigner : Pour sélectionner un frais, cochez la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez vous déplacer dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Si le frais correspond à un CTG pourcentage, vous devez indiquer un pourcentage positif (majoration) ou négatif (réduction). La colonne cible, que vous ne pouvez pas modifier, vous signale à quel CTG classique il se réfère. Les colonnes Facturé et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Facturé se met à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant, une quantité ou dès que vous renseignez un pourcentage. Validez ou annulez les modifications en cours en cliquant sur le bouton concerné. Vous devez ensuite sélectionner les payeurs principaux concernés par le biais du Filtre (son principe est expliqué en annexe). Dès que vous validez le filtre, la liste des payeurs apparaît. Vous pouvez encore affiner la sélection de ceux-ci. II-15

27 II 1 g Frais par payeur principal Un clic sur l entête d une colonne permet de trier celle-ci par ordre alphabétique. Il suffit ensuite de saisir les premiers caractères pour atteindre l élément voulu. La sélection des payeurs s effectue avec la touche Shift (si les payeurs se suivent) ou la touche CTRL (s ils ne se suivent pas). Ce bouton permet de modifier le filtre si les payeurs qui sont affichés ne correspondent pas à ce que vous aviez défini précédemment. Ces boutons permettent de sélectionner ou désélectionner tous les payeurs qui sont présents dans le tableau. Dès que vous validez les frais sont affectés directement aux payeurs sélectionnés. Lorsque vous accédez ensuite au menu Affectation des frais, Payeur principal, Visualisation des frais, vous pouvez effectuer des changements concernant les frais affectés. Après avoir sélectionné le payeur principal concerné, l écran ci-dessous apparaît : L élève qui va recevoir les frais du payeur sur sa facture apparaît dans cette zone. Si l élève ne correspond pas à l aîné de la famille, vous devez relancer la mise à jour des aînés qui se trouve en traitements spéciaux ( cf page VI-7 ). Vous pouvez ajouter de nouveaux frais en cliquant dans la 1 ère colonne. Validez ensuite les modifications effectuées ou annulez celles-ci. Remarques : Pour supprimer un frais, sélectionnez la ligne et appuyez sur la touche [Suppr]. Vous pouvez supprimer tous les frais du payeur. Cependant si vous voulez lui en réaffecter d autres après avoir validé cet écran, vous devrez retourner en assignation de frais et resélectionner le payeur. II-16

28 II - 2 Contrôle des frais Ce module est intéressant car il permet de visualiser et de modifier les frais associés aux élèves par les différents modules : rattachements tarifaires, frais par divisions, frais par payeur principal, frais individuels de l élève. Ce module est accessible dans le menu Affectation des frais. Le filtre permet de n avoir à l écran que les élèves que vous voulez contrôler et non toute la liste des élèves de l établissement. Le principe est expliqué en annexe. Ce bouton permet d obtenir le détail des frais affectés à l élève sur lequel vous êtes positionné. Si vous double-cliquez sur l élève dans le tableau, vous accéderez également au détail de ses frais. Déclenche l édition des frais pour les élèves sélectionnés dans le tableau. Pour cela vous pouvez utiliser la touche Shift ou CTRL pour sélectionner les élèves souhaités. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de cette colonne par ordre alphabétique. Vous pouvez ensuite atteindre un élève en tapant les 1ers caractères de l élément de la colonne choisie. Ce bouton permet de connaître les élèves qui ont été sélectionnés dans Calcul, Factures individuelles et qui n ont aucun frais (ni en individuel, ni en RT, ni par la division, ni par le payeur principal). Si le module de facture individuelle ne contient aucun élève, le contrôle s effectue sur les éléments à facturer. Le titre de la fenêtre indique d après quel module a été effectué le contrôle. Il suffit de double cliquer sur l élève pour lui affecter des frais. Pour revenir à la liste des élèves, il faut quitter cet écran et relancer le contrôle des frais. Un clic sur cette icône permet de consulter tous les contacts (courriers envoyés, appels téléphoniques ) entre l élève ou son responsable et l établissement (cf page suivante). II-17

29 II - 2 Contrôle des frais Pour visualiser un contact, sélectionnez le et cliquez sur le bouton Voir le détail. Pour créer un contact, cliquez sur le bouton Nouveau Il faut indiquer si c est le responsable qui contacte l établissement ou l inverse. Si c est l établissement, vous indiquez la personne à l origine du contact. Le module contact peut être mouvementé automatiquement lors du transfert des factures en comptabilité (cf paramétrage général page I-2) Si vous voulez que le programme aille recherche le solde des familles en comptabilité, il faut cocher cette option. Si vous la décochez ensuite, le solde ne sera pas repris sur le premier onglet du détail des frais de l élève. L écran suivant apparaît ensuite : Rappel de l élève qui est associé aux frais qui figurent dans les différents onglets. Les coordonnées du payeur principal de l élève apparaissent toujours. En revanche le libellé aîné n apparaît que pour l aîné. L onglet payeur principal n est accessible également que pour l aîné. Les différentes méthodes d affectation de frais sont rappelées dans chaque onglet. Il suffit de cliquer sur l onglet souhaité pour visualiser les éventuels frais affectés. II-18

30 II - 2 Contrôle des frais Ces boutons permettent de passer de l élève en cours au suivant ou au précédent. Le 1 er bouton permet d accéder directement au 1 er élève de la liste, le dernier bouton directement au dernier élève. Quitter permet de revenir à l écran précédent. Quand vous passez d un élève à un autre, l écran se positionne automatiquement sur l onglet facture. Vous pouvez ainsi visualiser directement le total à payer pour l élève. Le solde qui apparaît n est pas forcément celui qui figurera sur les factures. Le solde se calcule en effet en fonction de la date signalée au moment du calcul des factures (cf page II-22). C est également au moment du calcul que vous indiquez si vous voulez faire figurer le solde des familles sur les factures. Si plusieurs CTG fin de facture ont été attribués à l élève, un message explicite le signale. Lorsque vous modifiez les frais de l onglet Frais individuels ou Payeur principal, vous ne touchez qu à l élève lui-même, aucune autre répercussion n est à craindre. En revanche, si vous modifiez les frais affectés à un rattachement tarifaire ou à une division, vous touchez tous les élèves associés au rattachement ou qui appartiennent à la division. Dès que vous corrigez les frais d un élève, l onglet Facture permet de recalculer automatiquement le total à payer en fonction de ceux-ci. Le fait de passer d un élève à un autre ou de quitter enregistre les modifications effectuées. Pour ajouter un frais ou un rattachement tarifaire, cliquez sur la dernière ligne de la 1 ère colonne (celle précédée d un astérisque). Si vous modifiez le contenu d un rattachement, tous les élèves qui ont ce rattachement seront touchés par ces corrections. Remarques : Vous pouvez modifier le montant, la quantité ou le % affecté à un CTG. Tout dépend des paramètres que vous lui avez associés dans sa fiche (cf page I-5). Pour supprimer un frais ou un rattachement, sélectionnez la ligne correspondante et appuyez sur la touche [Suppr]. II-19

31 II - 3 Multipayeurs Ce traitement n est utilisé que dans le cas où en secrétariat, des élèves sont associés à un responsable payeur principal et au-moins un responsable payeur secondaire. Il permet alors de répartir les frais de la facture sur l ensemble de ces payeurs (par exemple le père paye la contribution scolaire, la mère les frais de demi-pension). Aujourd hui ce module permet de répartir les frais entre quatre payeurs maximum. Il est accessible par le menu Affectation des frais. Après avoir sélectionné l élève parmi la liste des élèves qui ont plusieurs payeurs, cliquez sur le bouton Répartition. L écran suivant apparaît alors : Les renseignements de l élève apparaissent en haut de la fenêtre. Le 1 er tableau affiche la liste des payeurs associés à l élève en secrétariat. La lettre P identifie le payeur principal, S le ou les payeurs secondaires. Le 2 ème tableau contient les CTG pourcentages et leurs cibles, et les CTG messages affectés à l élève. Il contient aussi les CTG classiques répartis en montant (cf page I-5) Le 3 ème tableau contient la liste des CTG classiques. Vous devez associer pour chaque CTG le code d un des payeurs du 1 er tableau. Par défaut tous les frais sont affectés au payeur principal. Pour cela, un clic avec le bouton gauche de la souris fait apparaître la liste des payeurs : La répartition des frais dans le 3 ème tableau vous est expliqué en détail ci-dessous. Vous pouvez ensuite valider ou annuler les modifications apportées. Chaque CTG peut être réparti différemment entre les payeurs. Dans cet exemple, le CTG 100 est réparti 50% sur le payeur principal, 50% sur le payeur secondaire, alors que le CTG 320 est réparti 25% sur le principal et 75% sur le secondaire. La répartition peut se faire soit en pourcentage (la saisie s effectue dans le 1 er tableau), soit en montant (saisie dans le 3 ème tableau). D ailleurs, dès que vous changez de CTG dans le 3 ème tableau, le 1 er tableau affiche automatiquement les pourcentages de répartition correspondants, et vice versa. Le traitement s effectue CTG par CTG. II-20

32 II - 3 Multipayeurs Le principe de répartition entre les différents payeurs est expliqué ci-dessous : Saisie en pourcentage dans le tableau 1 : Par défaut pour chaque CTG, la répartition est la suivante : 100% au payeur principal. Sélectionnez le CTG concerné avant d effectuer toute modification.vous devez ensuite indiquer en premier le pourcentage pour le payeur principal puis dès que vous appuyez sur la touche Tab, le programme répartit le pourcentage restant entre les autres payeurs. Procédez ensuite de même à partir du deuxième payeur si vous voulez modifier son pourcentage. Pour obtenir l exemple ci-dessous, les différentes étapes ont été : Payeur % On saisit 50% pour le payeur 895 Payeur B008 0% Dès que la touche Tab est activée, Payeur B009 0% on obtient la répartition ci-dessous Payeur % Payeur B008 25% On saisit 15% pour le payeur B008, Payeur B009 25% on obtient la répartition ci-dessous Payeur % Payeur B008 15% Payeur B009 35% ( 1000 = 50% de 2000, 300 = 15 % de 2000 et 700 = 35% de 2000 ) Saisie en montant dans le tableau 3 : Le principe est le même c est-à-dire qu il faut toujours modifier en premier la répartition du payeur principal. Dès que l on appuie sur la touche Tab, les montants sont répartis entre les payeurs restants et les pourcentages sont mis automatiquement à jour dans le tableau 1. Remarque : Si vous saisissez un nouveau montant ou un nouveau pourcentage pour le payeur principal, les montants ou les pourcentages indiqués précédemment pour les autres payeurs sont automatiquement modifiés en fonction de la nouvelle répartition du payeur principal. II-21

33 II 4 a Eléments à facturer Ce module permet de définir les élèves qui seront pris en compte dans le calcul des factures. Il n est pas utilisé lors de l édition des factures complémentaires ou autres tiers. Le principe est de sélectionner les divisions, les régimes et les modes de règlement concernés. Pour qu un élève soit facturé, il faut qu il vérifie les trois critères à savoir qu il appartienne à une division cochée, et qu il ait un régime coché et que le payeur qui lui est associé paye la facture selon un des modes de règlement cochés. L intérêt de ce module est qu il est indépendant de l affectation des frais. Même si tous les frais ont été affectés aux élèves de l établissement, il se peut que vous ne deviez éditer que les factures des familles qui payent par prélèvement. Vous sélectionnez donc d abord tous les élèves qui sont en prélèvement, vous éditez leur facture et vous transférez les écritures en comptabilité pour que les prélèvements soient effectués. Vous revenez ensuite dans ce module pour sélectionner les autres modes de règlement. Attention, ces paramètres ne seront pas pris en compte si vous avez sélectionné des élèves de façon individuelle (cf page II-21). Liste de toutes les divisions créées en secrétariat. Elles apparaissent par ordre d édition. Liste des modes de règlement créés en secrétariat dans le menu Dictionnaires. Vérifiez que ces modes soient également créés en comptabilité. Vous devez cocher les éléments à prendre en compte pour le calcul des factures. Ces boutons permettent de cocher ou décocher tous les éléments du tableau sur lequel le curseur est positionné. Dès que la sélection est terminée, cliquez sur ce bouton pour revenir à l écran principal. II-22