APLON FRANCE. Gestion de la facturation. Gestion de la Facturation

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1 APLON FRANCE Gestion de la facturation Gestion de la

2 Sommaire I- Démarrage de l application 1. Démarrage... I-1 2. Paramétrage... I-2 3. Replication... I-3 4. CTG... I-4 II- Factures des élèves 1. Les différentes affectations a. les Rattachements Tarifaires... II-1 b. les frais par Divisions... II-4 c. les assignations... II-6 d. les libellés libres du secrétariat... II-8 e. les affectations rapides...ii-10 f. la saisie individuelle...ii-13 g. les frais par payeur principal...ii Le contrôle des frais...ii La gestion des multi payeurs...ii Le calcul des factures a. les éléments à facturer...ii-20 b. les factures individuelles...ii-21 c. le calcul...ii-22 d. la prévisualisation des factures...ii-24 e. les élèves sortis...ii L édition des factures a. l entête des factures...ii-24 b. les messages en bas de page...ii-25 c. la conception de formats libres...ii-26 d. les éditions de contrôle...ii-28 e. l édition des factures...ii-30 III- Factures complémentaires 1. Explication du module...iii-1 IV- Factures autres tiers 1. La gestion de la TVA...IV-1 2. Les affectations de frais a. les assignations...iv-2 b. les affectations rapides...iv-4 c. la saisie individuelle...iv-5 3. L édition des factures...iv-6

3 Sommaire V- Historique 1. Edition de duplicata... V-1 2. Statistiques... V-2 3. Prévisionnel... V-5 VI- Traitements spéciaux 1. Transfert en comptabilité...vi-1 2. Reçus libératoires...vi-2 3. Remise à zéro des frais...vi-4 4. Suppression des élèves non Adm...VI-5 5. Mise à jour des payeurs en comptabilité...vi-6 6. Mise à jour des aînés...vi-7 7. Extraction de fichier...vi-8 8. Importation libre...vi Déverrouillage de la facturation...vi-12 Annexe : 1. Principe du Filtre... A-1 2. Organigramme facturation normale... A-3

4 I - 1 Démarrage de l application Pour lancer l application, vous devez cliquer deux fois sur l icône : Sélectionnez ensuite le dossier sur lequel vous voulez travailler (menu déroulant Fichier), puis choisissez dans le menu déroulant Comptabilité ou cliquez sur l icône concernée : La première fois que vous utilisez le logiciel de facturation, le programme va répliquer le plan comptable et les codes analytiques créés sous Sage. Il vous demande si vous voulez récupérer également les tiers clients. Si vous n utilisez pas le module de factures autres tiers, répondez Non. De toute façon il est possible de relancer la réplication à tout moment. La réplication terminée, la fenêtre du paramétrage général apparaît. Cochez la devise que vous allez utiliser puis cliquez sur OK. Les différents paramètres sont expliqués page I-2. La fenêtre principale de l application apparaît ensuite. Elle comporte des données propres au logiciel (paramètres utilisés, état de la facturation) mais aussi des données liées à la comptabilité (devise, nom du dossier comptable ). Pour quitter l application, cliquer sur Fichier, Quitter ou cliquer sur la croix en haut à droite de la fenêtre. I-1

5 I - 2 Paramétrage général Ce module est à consulter avant chaque édition de factures et avant chaque transfert en comptabilité car les paramètres touchent essentiellement ces traitements. Vous avez la possibilité d éditer une facture par élève ou par famille. Dans ce dernier cas, les frais des différents enfants de la famille sont édités sur la même facture. Ce paramètre a une incidence sur le module historique car les frais sont mémorisés de façon différente. Les factures normales et complémentaires ont un numéro unique qui se calcule avec la date d édition (aaaammxxxx : aaaa=année, mm=mois, xxxx : n séquentiel). Le choix est donné pour les factures autres tiers d utiliser cette méthode ou d indiquer un autre code. Les factures seront incrémentées à partir de ce numéro. Si vous cochez cette option, les CTG affectés plusieurs fois seront regroupés sur une seule ligne lors du transfert en comptabilité. Si la case n est pas cochée, il y aura autant de lignes que de CTG affectés. Il n existe pas de pré-imprimé pour les factures. Les éditions sont faites sur du papier standard A4. Si vous cochez le format A5, vous obtiendrez deux factures par page. Indique la devise qui sera utilisée dans les saisies, les éditions et les transferts en comptabilité. Jusqu au 01/01/2002, l équivalent dans l autre devise figure sur les factures. Le jour où vous passez de la devise franc à l euro, le programme vous demande s il doit convertir lui-même les montants déjà saisis. Toutes les factures déjà passées en comptabilité (et donc mémorisées dans la base) sont converties pour pouvoir utiliser les modules statistique et prévisionnel. Vous ne pourrez plus rééditer de factures antérieures à la date de changement de devise. Vous pouvez indiquer le nombre de décimales souhaitées pour les valeurs numériques, que ce soit lors de la saisie ou lors des éditions. Ces cases ne doivent être cochées que pour les établissements situés au Liban ou en Afrique. Les factures possèdent un format différent et le menu fait apparaître des modules spécifiques. Si cette option est cochée, à chaque transfert des factures vers la comptabilité, un enregistrement sera généré dans l application contact. Cela permet de connaître les contacts qui ont eu lieu entre un élève ou un responsable et l établissement (courriers ou envoyés, appels téléphoniques ). Vous pouvez visualiser ces données dans l affectation individuelle des frais (cf page II-13) ou lors du contrôle des frais (cf page II-16). I-2

6 I - 3 Réplication Ce traitement est activé automatiquement la première fois que vous lancez l application facturation. Il est très important et devra être lancé avant chaque édition de factures si votre plan comptable a été modifié. Chaque CTG est en effet relié à des comptes comptables et des axes analytiques lors de sa création. Si vous avez modifié l un de ces comptes en comptabilité sans lancer ensuite la réplication, un fichier d anomalies sera édité lors de la récupération du fichier Ascii sous Sage. Vous pouvez toujours modifier les affectations même si la facturation est verrouillée (au moins une facture a été éditée). Mais il est conseillé de mettre cette base à jour car lorsque le transfert des écritures sera effectué, si une anomalie est détectée, vous devrez soit repartir de la sauvegarde avant transfert, soit modifier directement le fichier Ascii. Ce traitement permet également de récupérer la liste des tiers autres que les familles dans le cas où vous utilisez la facturation «autres tiers». Sélectionnez le ou les types de tiers que vous voulez récupérer en facturation. I-3

7 I - 4 Code Tarif Général Les CTG, ou codes tarifaires généraux, sont des lignes de facturation que vous trouvez sur les factures élèves ou autres tiers. Ils sont très importants puisque sans eux, aucune facturation ne peut avoir lieu. D eux dépendent aussi les écritures comptables puisque chaque CTG est affecté à un ou plusieurs comptes comptables. Quatre types de CTG sont disponibles : des CTG dits classiques qui sont les plus utilisés des CTG messages qui permettent d ajouter des commentaires sur la facture des CTG pourcentages qui permettent d affecter un pourcentage en plus ou en moins par rapport aux CTG classiques ( ex : réduction sur la scolarité ou la demipension ) des CTG "fin de facture" qui permettent d'attribuer une remise sur le total des frais d'un élève Vous accédez aux CTG par le menu déroulant Fichier. Cliquez sur le type de CTG que vous voulez consulter. La liste des CTG apparaît dans le tableau. Seule la colonne Actif est accessible. Cliquez sur l un de ces boutons pour créer, modifier ou supprimer un CTG. Le bouton Imprimer édite la liste de tous les CTG créés. Les boutons Nouveau et Modifier ne sont pas accessibles lorsque vous êtes positionnés sur les CTG message ou sur les Groupes de CTG. Lorsque la facturation est verrouillée, c est-à-dire qu au moins une facture a été éditée, seuls les boutons Modifier et Supprimer sont accessibles. Le bouton Modifier permet de changer uniquement les affectations comptables. Numérotation des CTG Quel que soit le type de CTG utilisé, leur code est unique. L édition des frais sur la facture est faite par ordre numérique de ces codes. Soignez donc cette codification car d elle dépendra la lisibilité de la facture envoyée. N oubliez pas non plus de laisser des numéros libres dans votre codification pour le cas où vous auriez de nouveaux CTG à intercaler. I-4

8 Code Tarif Général I - 4 Colonne Actif Pour chacun des CTG, une case à cocher Actif permet de dévalider provisoirement le CTG pour empêcher qu il ne soit pris en compte lors d une facturation, sans pour autant l enlever des affectations de frais. Il suffit de recocher cette case pour le remettre en fonction. Ex : une assurance affectée au 1 er trimestre et rendue inactive pour la facturation du 2 ème et 3 ème trimestre. Lorsque vous créez un CTG classique, l écran ci-dessous apparaît : Indiquez le code et le libellé explicite du frais. Le code est numérique, vous ne pouvez employer que des chiffres de 001 à 999. Le code n apparaît pas sur les factures contrairement au libellé. Faites donc en sorte que ce dernier soit le plus clair possible ex : contribution collège, contribution école Il s agit du montant à affecter. Ce montant peut être modifié lors des affectations aux élèves ou aux tiers. Il peut être négatif (ex : remboursement d acompte) ou égal à zéro. Cochez cette option si vous voulez saisir une quantité lors des affectations. Lorsque vous cochez cette option, cela signifie que : vous êtes obligés d indiquer un montant différent de zéro. ce montant ne pourra pas être modifié lors de son affectation le frais ne peut pas être quantifiable Remarque : Vous devez indiquer dans ce tableau la ventilation du CTG. Le frais peut être ventilé sur plusieurs comptes comptables ou plusieurs axes analytiques. Seule la colonne Nature n est pas accessible : elle est définie sous Sage et dépend du compte général utilisé. Les listes des comptes généraux et des axes analytiques sont proposées en aide suite à la réplication de la comptabilité. Si votre plan comptable a été modifié depuis la dernière réplication, vous devez impérativement relancer ce traitement ( cf page I-3 ) La répartition des comptes peut se faire en pourcentage (le total des répartitions doit être égal à 100%), soit en montant (dans le cas où vous avez coché l option répartition en montant). Dans ce dernier cas, le total des différentes lignes doit être égal à ce qui a été saisi dans la zone Montant. Vous pouvez affecter un groupe au CTG en cours. Cette option est facultative. Après le calcul des factures, une liste de frais par Groupe est disponible. Par exemple, vous avez créé plusieurs CTG contribution à cause des ventilations comptables. Cette édition vous permettra de connaître le montant global alloué à la contribution, quel que soit les CTG utilisés. I-5

9 Code Tarif Général I - 4 Il n est pas nécessaire de créer autant de CTG contribution qu il y a de tarifs différents. En effet, les montants seront à renseigner lors des affectations. En revanche, si vous utilisez des comptes différents ou de l analytique, il faudra créer autant de CTG contribution qu il y a de secteurs analytiques ou de comptes généraux différents. Les CTG pourcentages : Vous ne pouvez pas créer de CTG pourcentage si aucun CTG classique n a été créé. Un CTG pourcentage dépend en effet toujours d un CTG classique. Ils sont utilisés pour des réductions, par exemple réduction d une scolarité pour le 2 ème enfant, ou pour des majorations. Vous n indiquez pas ici le pourcentage de réduction ou de majoration, celui-ci devra être renseigné lors des affectations du CTG à l élève. Vous ne devez renseigner que le code, le libellé, le CTG auquel il se réfère et son affectation comptable. La fiche d un CTG pourcentage se présente comme suit : Saisissez un code et un libellé explicite pour le frais. Le code est numérique, vous ne pouvez employer que des chiffres de 001 à 999. Sélectionnez ensuite le CTG qui sera concerné par la réduction ou la majoration. Indiquez la ventilation comptable (compte général et axes analytiques) du CTG. Au cas où la ventilation s effectue sur plusieurs comptes ou plusieurs axes, vous pouvez affecter un % de répartition pour chaque ligne. Le total de ces lignes devant être équivalent à 100. Le % de répartition ne correspond pas au % de réduction ou de majoration que l on veut faire. Ce dernier sera renseigné lors de l affectation du frais à l élève. Le % de répartition ne concerne ici que la ventilation comptable. Cf l explication page précédente sur les CTG normaux Remarque : Un frais peut être affecté de plusieurs façons à un élève : par le biais d un rattachement tarifaire, par sa division ou directement sur la fiche de l élève. Si vous avez par exemple saisi la contribution dans un rattachement tarifaire, vous ne pourrez pas affecter de réduction ou de majoration directement sur la fiche élève. Il faut que le CTG cible soit présent lorsque vous voulez attribuer un CTG pourcentage. Or l élève, le rattachement tarifaire et la division constituent trois tables différentes. I-6

10 I - 4 Code Tarif Général Les CTG messages : Au moment de l édition, vous avez la possibilité d indiquer plusieurs lignes de message qui apparaîtront en bas de chaque facture. Les CTG messages ont été créés afin d apporter un commentaire sur un frais classique ou pourcentage. Ils sont donc édités directement dans le corps de la facture. Le libellé d un CTG est limité à 20 caractères. Si le message à indiquer est trop long, il suffit de créer deux CTG dont les n de code se suivent pour qu ils soient regroupés sur la facture. Cliquez sur le bouton CTG Message. Pour ajouter un nouveau frais, saisissez les données sur la dernière ligne (celle précédée d un astérisque). Pour modifier un message, sélectionnez le CTG et effectuez directement les changements dans le tableau. Pour supprimer un CTG, sélectionnez la ligne concernée et cliquez sur le bouton Supprimer. Les groupes de CTG : Les groupes sont utilisés dans le cas où il a été nécessaire de créer plusieurs fois un même frais (souvent pour des problèmes d affectations comptables). Exemple : contribution primaire, contribution collège, contribution lycée. Et vous souhaitez connaître le montant global de la contribution sans tenir compte des unités pédagogiques. La création ou la modification d un groupe se comporte de la même façon que pour les CTG message. Les groupes sont facultatifs. Ils ne sont exploitables qu après calcul des factures. Il faut alors lancer la liste des frais par groupe dans le module Editions. I-7

11 I - 4 Code Tarif Général Les CTG fin de facture : Ce type de CTG permet d attribuer une remise sur le total des frais d un élève. Le programme ne tient compte ni du solde ni des frais affectés au payeur principal lorsqu il va calculer le CTG fin de facture. Il est possible de créer des CTG fin de facture en montant ou en pourcentage. Le montant qui est indiqué peut ensuite être modifié lors de l affectation du CTG à l élève. Ce type de CTG peut être affecté de plusieurs façons : par rattachement tarifaire, par division ou directement par élève. Chaque élève ne peut avoir qu un seul CTG fin de facture. Lors du calcul des factures et avant l édition des factures complémentaires, le programme vérifie le nombre de CTG fin de facture attribué à chaque élève. Les élèves en anomalie apparaissent à l écran. Le contrôle des frais indique également l anomalie. L exemple ci-dessous montre comment s édite un CTG fin de facture : Ce CTG fin de facture a été affecté à l élève avec un taux de 2,5% Remarques générales sur les CTG: Chaque CTG peut être affecté plusieurs fois à un élève : directement en affectation individuelle, par le biais d un rattachement tarifaire ou par la division à laquelle il est rattachée. Cependant, après avoir lancé le calcul des factures, le CTG n apparaîtra qu une seule fois sur la facture lors de l édition. Un frais avec un montant égal à zéro ne sera pas pris en compte sur les factures. Lorsque la facturation est verrouillée, c est-à-dire qu au moins une facture a été éditée, vous ne pouvez pas modifier les options des CTG. Vous pouvez seulement corriger les affectations comptables au cas où des changements auraient été effectués en comptabilité. I-8

12 II 1 a Rattachement Tarifaire Un rattachement tarifaire est un ensemble de CTG qui seront affectés simultanément à des élèves. Ils sont créés à partir du menu déroulant Fichier, Rattachement tarifaire. Liste des rattachements déjà créés Liste des CTG attribués au rattachement sélectionné dans le tableau de gauche. Pour effectuer un changement, cliquez sur le bouton Modifier. Un clic sur l un de ces boutons vous permet de créer, de modifier, d imprimer ou de supprimer un rattachement. Vous devez indiquer un code et un libellé explicite pour vous permettre ensuite de distinguer facilement les rattachements créés. Le code est alphanumérique. Pour sélectionner un frais, cochez la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez vous déplacer dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Si le frais correspond à un CTG pourcentage, vous devez indiquer un pourcentage positif (majoration) ou négatif (réduction). La colonne cible, que vous ne pouvez pas modifier, vous signale à quel CTG classique il se réfère. Les colonnes Facturé et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Facturé se met à jour dès que vous modifiez un montant, une quantité ou dès que vous renseignez un pourcentage. II-1

13 II 1 a Rattachement Tarifaire Validez ou annulez les modifications en cours en cliquant sur le bouton concerné. Les rattachements tarifaires peuvent être affectés aux élèves de manière individuelle ou par le biais d une assignation. Ces deux options sont accessibles par le menu déroulant Affectation des frais. L assignation se déroule en plusieurs étapes : Cochez le ou les rattachements à assigner. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les rattachements en cliquant sur l un de ces boutons. Cliquez sur OK pour poursuivre ou sur Annuler pour revenir au menu principal. Les élèves de l établissement apparaissent par ordre alphabétique. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de cette colonne par ordre alphabétique. Pour atteindre un élément, saisissez les premiers caractères de celui-ci. Sélectionnez les élèves concernés par les rattachements. Vous pouvez utiliser la touche Shift (pour des élèves qui se suivent) ou CTRL (pour des élèves qui ne se suivent pas). Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les élèves présents dans cette fenêtre en cliquant sur l un de ces boutons. Le filtre permet de rechercher des élèves selon des critères renseignés en secrétariat. Le principe est expliqué en détail en annexe. Dès que vous validez, les rattachements seront affectés aux élèves sélectionnés. II-2

14 II 1 a Rattachement Tarifaire L affectation individuelle se présente de la façon suivante : Par défaut tous les élèves présents dans l établissement apparaissent par ordre alphabétique. Vous pouvez saisir les 1ères lettres du nom d un élève pour l atteindre. Dès que vous êtes positionné sur l élève concerné, vous pouvez lui attribuer les rattachements voulus. Il suffit de cliquer sur la flèche qui apparaît à droite de la cellule. Le filtre permet de rechercher des élèves selon des critères renseignés en secrétariat. Le principe est expliqué en détail en annexe. Vous pouvez copier les rattachements affectés à un élève et les recopier vers les autres élèves que vous aurez sélectionnés avec les touches Shift ou CTRL. Remarque : Pour supprimer un rattachement affecté par erreur à un élève, choisissez un libellé blanc parmi la liste proposée. Appuyez ensuite sur la touche [Suppr] et confirmez cette suppression. Pour savoir rapidement les rattachements affectés aux élèves, activez le menu Affectation des frais, Rattachements tarifaires, Editions. L écran ci-dessous apparaît : Permet d obtenir la liste des élèves pour chaque rattachement sélectionné dans l étape suivante. Vous obtenez la liste des élèves par ordre alphabétique avec leurs rattachements. Vous obtenez la liste des élèves par classe avec leurs rattachements. Permet d obtenir la liste des élèves qui n ont pas de rattachement affecté. II-3

15 II 1 b Frais par division Par cette méthode, vous pouvez affecter des frais à tous les élèves d une division. L intérêt majeur de ce module est que si un élève change de division, il aura automatiquement les frais attribués à sa nouvelle division sans que l on ait à modifier quoi que ce soit. La gestion de ces frais s effectue par le menu déroulant Affectation des frais, Divisions. Liste des divisions qui ont déjà des frais affectés. Liste des CTG attribués à la division sélectionnée dans le tableau de gauche. Pour effectuer un changement, cliquez sur le bouton Modifier. Un clic sur l un de ces boutons vous permet de créer, de modifier, d imprimer ou de supprimer des frais d une division. Pour sélectionner un frais, cochez la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez vous déplacer dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Si le frais correspond à un CTG pourcentage, vous devez indiquer un pourcentage positif (majoration) ou négatif (réduction). La colonne cible, que vous ne pouvez pas modifier, vous signale à quel CTG classique il se réfère. II-4

16 II 1 b Frais par division Les colonnes Facturé et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Facturé se met à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant, une quantité ou dès que vous renseignez un pourcentage. Validez ou annulez les modifications en cours en cliquant sur le bouton concerné. Si vous êtes en création des frais, la validation fait apparaître l écran suivant : Toutes les divisions rattachées aux unités pédagogiques cochées dans le menu Fichier apparaissent par ordre d édition. Après avoir sélectionné les classes concernées avec les touches Shift ou CTRL, cliquez sur OK. Les frais seront alors attribués directement aux divisions choisies. Les boutons Tout ou Rien permettent de sélectionner ou désélectionner toutes les divisions présents dans cette fenêtre. II-5

17 II 1 c Assignations L assignation par sélection est une méthode rapide pour attribuer des frais aux élèves. Elle permet de rechercher les élèves ciblés en fonction des données qui ont été renseignées dans le secrétariat. Un autre avantage de cette méthode est que vous pouvez conserver les frais et les élèves concernés pour qu ils soient réaffectés ultérieurement sans être obligé de redéfinir les paramètres. Les assignations permettent d affecter des frais directement aux élèves. Elles n ont aucun lien avec les rattachements tarifaires, les frais par division ou les frais par payeur principal. Vous y accédez par le menu Affectation des frais, Elèves, Assignation par sélection. Liste des assignations précédentes qui ont été conservées. Vous pouvez ajouter ou supprimer une assignation. Ce bouton permet de modifier une assignation précédente ou d attribuer de nouveau les frais aux élèves. Après avoir cliqué sur Ajouter ou Modifier, vous devez sélectionner les CTG avec les bons montants. Pour sélectionner un frais, cochez la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez vous déplacer dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Les colonnes Facturé et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Facturé se met à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant ou une quantité. Si vous cliquez sur Modifier, les frais conservés sont cochés par défaut. Cette fenêtre apparaît pour savoir si il faut afficher les CTG avec les valeurs conservées ou s il faut les remettre à jour II-6

18 II 1 c Assignations Dès que vous validez, l écran ci-dessous apparaît : Les élèves de l établissement apparaissent par ordre alphabétique. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Vous pouvez ensuite atteindre un élément en saisissant les premières caractères. Sélectionnez les élèves concernés avec la touche Shift (élèves qui se suivent) ou la touche CTRL (élèves qui ne se suivent pas). Le filtre permet d affiner la recherche par rapport aux données renseignées en secrétariat. Le principe de fonctionnement est expliqué en annexe. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les élèves qui figurent dans cette fenêtre. Lorsque vous êtes en modification, le programme réactualise le filtre par rapport aux données du secrétariat. Le message suivant apparaît ensuite pour savoir si les frais doivent être affectés aux élèves. Si vous répondez Non, vous devrez ensuite cliquer sur le bouton Modifier pour attribuer les frais aux élèves. Si vous désirez conserver les paramètres que vous venez de mentionner pour les réaffecter ultérieurement, saisissez un libellé explicite. Sinon cliquez sur Annuler. Lorsque vous assignez des frais à un élève, vous devez indiquer au programme comment il doit réagir si l élève a déjà le même frais en affectation individuelle. Reportez-vous à la page II-12 pour de plus amples explications. II-7

19 II 1 d Liens avec les libellés libres Ce module permet d assigner aux élèves des montants saisis dans les libellés libres numériques du secrétariat. Contrairement aux assignations, les montants peuvent être différents pour les élèves sélectionnés. Les frais sont affectés aux élèves, ils n ont aucun lien avec les rattachements tarifaires, les frais par division ou les frais par payeur principal. Ce module est accessible par le menu Affectation des frais, Elèves, Libellés libres secrétariat. Liste des assignations précédentes qui ont été conservées. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une assignation. Dès que vous cliquez sur Ajouter ou Modifier, l écran ci-dessous apparaît : Il faut d abord indiquer un libellé explicite pour que l assignation puisse être réutilisée ultérieurement. Vous devez ensuite indiquer le libellé numérique du secrétariat qui contient les données à récupérer. Puis le CTG qui sera affecté aux élèves. Si le CTG n est pas quantifiable, les données du libellé libre seront récupérées en tant que montant (Ex : arrhes, bourses ). Si le CTG est quantifiable, vous pouvez les récupérer soit en tant que montant, soit en tant que quantité (Ex : tickets repas ). Dans le cas où vous cochez l option quantité, le montant pris sera celui qui a été mis par défaut dans la fiche du CTG. Sélectionnez ensuite les élèves concernés par cette assignation. Le principe du filtre est expliqué en détail en annexe. II-8

20 II 1 d Liens avec les libellés libres Dès que vous avez validé le filtre, les élèves concernés apparaissent dans le tableau avec les montants saisis dans le libellé libre en secrétariat. Vous pouvez toujours modifier le montant ou la quantité. Les changements effectués n ont aucune incidence sur les valeurs qui figurent dans le secrétariat. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Vous pouvez saisir les premiers caractères du nom ou de la classe pour atteindre l élève concerné. Si un ou plusieurs élèves ne sont pas concernés par cette assignation, il suffit de les sélectionner avec la touche Shift appuyée (s ils se suivent) ou CTRL (s ils ne se suivent pas) et appuyer ensuite sur la touche Suppr du clavier. Ce bouton n apparaît qu en modification. Par défaut les élèves qui apparaissent dans le tableau avec les montants et/ou quantités correspondent à ce qui a été validé lors de la dernière saisie. Si vous cliquez sur ce bouton, le programme va rechercher en secrétariat les élèves qui correspondent au filtre conservé et met à jour le tableau avec les nouvelles valeurs trouvées. Si les données du secrétariat sont récupérées en tant que quantité, le programme vous demande si vous voulez remettre à jour le montant par défaut du CTG. Si vous répondez Non, le montant est celui conservé lors de la dernière affectation. Lorsque vous validez cette assignation, le programme demande si le frais doit être affecté de suite aux élèves sélectionnés. Lorsque vous assignez des frais à un élève, vous devez indiquer au programme comment il doit réagir si l élève a déjà le même frais en affectation individuelle. Reportez-vous à la page II-12 pour de plus amples explications. II-9

21 II 1 e Affectations rapides Les affectations rapides permettent d affecter des montants, des quantités ou des pourcentages différents pour un groupe d élèves. Vous ne pouvez pas sélectionner plus de cinq CTG à la fois. Les frais sont affectés directement aux élèves. Ils n ont aucun lien avec les rattachements tarifaires, les frais par division ou les frais par payeur principal. Vous ne pouvez donc pas affecter un % de réduction à des élèves dont le CTG cible a été affecté à la division ou dans un rattachement tarifaire. Le traitement démarre par le choix des CTG à affecter. Sélectionnez les CTG concernés (5 maximum) en cochant la case de la 1 ère colonne Vous pouvez modifier le montant indiqué par défaut (ou le % dans le cas des affectations rapides de pourcentage). Il est conseillé de mettre le montant ou le % à zéro, ou d indiquer la valeur qui sera la plus utilisée. Dans le cas des affectations rapides par quantité, indiquez le montant qui sera utilisé pour tous les élèves. Si vous mettez un montant nul, l affectation ne s effectuera pas. Validez ensuite par OK. La deuxième étape consiste à sélectionner les élèves. Les élèves de l établissement apparaissent. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier celle-ci par ordre alphabétique. Il suffit de saisir les premiers caractères d un élément pour l atteindre directement. Sélectionnez les élèves concernés avec la touche Shift (élèves qui se suivent) ou la touche CTRL (élèves qui ne se suivent pas). Le filtre permet d affiner la recherche par rapport aux données renseignées en secrétariat. Le principe de fonctionnement est expliqué en annexe. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les élèves qui figurent dans cette fenêtre. II-10

22 II 1 e Affectations rapides Les élèves sélectionnés apparaissent dans le tableau avec les CTG choisis. Vous pouvez ensuite modifier le cas échéant le montant, la quantité ou le pourcentage pour chaque élève. Vous vous déplacez dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation Si vous déplacez la souris sur le code du CTG, vous obtenez dans une bulle le libellé exact du CTG. Dans le cas d une affectation rapide des quantités, le montant indiqué lors de la sélection des CTG est repris. Dans le cas d une affectation rapide des pourcentages, le CTG cible figure à droite du CTG pourcentage. Si vous ne voulez pas que le CTG soit affecté à l élève mettez le montant à zéro. Dès que vous indiquez la quantité, le montant global se met à jour dans la colonne jaune. Dès que vous indiquez le %, le programme calcule la remise effectuée en fonction du montant du CTG cible affecté individuellement à l élève. Si la remise reste nulle, cela signifie que le CTG cible n a pas été affecté à l élève en frais individuels et donc que le CTG pourcentage ne sera pas affecté non plus. Le total des montants ou des quantités se met à jour à chaque saisie. Dès que vous validez la saisie, l écran suivant apparaît : Vous devez signaler au programme ce qu il doit faire si un élève a déjà le même CTG affecté de façon individuelle. Si les élèves n ont pas encore les CTG affectés, cochez la 1 ère option. Si un élève a déjà le CTG, les exemples de la page suivante vous indiquent comment le programme réagit en fonction de l option cochée. II-11

23 II 1 e Affectations rapides Affectation des montants : Supposons qu un élève a déjà le frais contribution scolaire affecté avec un montant de 600,00F. Dans l affectation rapide, vous avez mis un montant de 750,00F. si vous cochez remplacer : l élève aura la contribution égale à 750,00F si vous cochez ne pas remplacer : la contribution reste à 600,00F si vous cochez cumuler : la contribution sera de 1350,00F Affectation des quantités : Supposons qu un élève a le frais demi-pension affecté comme suit : montant : 25,00F, quantité : 4 Dans l affectation rapide, vous avez mis un montant de 25,00F et une quantité de 5. si vous cochez remplacer : l élève aura le montant 25,00F et la quantité 5 si vous cochez ne pas remplacer : le montant est de 25,00F, la quantité reste à 4 si vous cochez cumuler : le montant est de 25,00F, la quantité passe à 9 Dans l affectation rapide, vous avez mis un montant de 27,00F et une quantité de 5. si vous cochez remplacer : l élève aura le montant 27,00F et la quantité 5 si vous cochez ne pas remplacer : le montant est de 25,00F, la quantité reste à 4 si vous cochez cumuler : le montant passe à 1F, la quantité passe à 1 et le total de la demipension est égal à 235,00F 235,00 = (27,00 x 5) + (25,00 x 4) Affectation des pourcentages : Supposons que l élève a déjà une remise de 10% sur le montant de la scolarité. Dans l affectation rapide, vous avez indiqué un taux de 15% si vous cochez remplacer : l élève aura une remise de 15% si vous cochez ne pas remplacer : la remise reste à 10% si vous cochez cumuler : la remise sera de 25% II-12

24 II 1 f Affectation individuelle Cette affectation fonctionne à l inverse des autres affectations : vous devez d abord sélectionner l élève puis lui associer les CTG concernés. Seuls les élèves, dont la date de sortie n est pas renseignée ou la date de sortie est supérieure à la date système, et dont la classe n est pas rattachée à une unité pédagogique qui commence par ou +, apparaissent à l écran. Si vous voulez facturer un élève avec une date de sortie, vous devez utiliser le module factures complémentaires ou le module autres tiers. Les élèves présents dans l établissement apparaissent par ordre alphabétique. Pour atteindre un élève, vous devez saisir les 1ers caractères de son nom. En cliquant sur l entête d une colonne, vous triez les élèves dans l ordre alphabétique des données de la colonne. Si vous saisissez ensuite des caractères, le curseur se positionnera sur l élément de la colonne qui correspond à votre saisie. Le filtre permet d obtenir à l écran seulement certains élèves et d autres renseignements que le régime, la date de naissance ou le code responsable. Le principe du filtre est expliqué en annexe. Pour affecter un CTG, sélectionnez le en cliquant dans la 1 ère colonne. Vous ne pouvez atteindre un CTG pourcentage que si le CTG cible associé a déjà été attribué dans le tableau. Vous ne pouvez pas affecter deux fois le même CTG à un élève. Si le CTG cible a été affecté à l élève par le biais d un rattachement tarifaire ou par les frais par division, vous ne pourrez pas affecter le CTG pourcentage correspondant. Si vous avez coché l option répartition en montant dans la fiche du CTG, vous ne pouvez pas modifier le montant. Si le CTG n est pas déclaré quantifiable, vous ne pouvez pas changer la quantité. Les colonnes cible, facturé et actif ne sont pas accessibles. La colonne cible vous signale le CTG auquel se réfère le pourcentage. La colonne facturé se met à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant, une quantité ou un %. La colonne actif vous indique si le frais figurera ou non sur la facture. Un clic sur cette icône permet de consulter tous les contacts (courriers envoyés, appels téléphoniques ) entre l élève ou son responsable et l établissement (cf page suivante) II-13

25 II 1 f Affectation individuelle Pour visualiser un contact, sélectionnez le et cliquez sur le bouton Voir le détail. Pour créer un contact, cliquez sur le bouton Nouveau. Il faut indiquer si c est le responsable qui contacte l établissement ou l inverse. Si c est l établissement, vous indiquez la personne à l origine du contact. Le module contact peut être mouvementé automatiquement lors du transfert des factures en comptabilité ( cf paramétrage général page I-2) Remarques : Dès que vous passez à l élève suivant ou dès que vous quittez cet écran, les frais de l élève sont sauvegardés automatiquement. Pour supprimer un frais, sélectionnez la ligne qui contient le frais et appuyez sur la touche [Suppr] du clavier. II-14

26 II 1 g Frais par payeur principal Par cette méthode, vous pouvez affecter des frais directement aux payeurs principaux ; ceux-ci ne seront donc affectés qu une seule fois par famille choisie et non plus par élève. Si les factures sont éditées par élève, seul l aîné aura les frais du payeur principal sur sa facture. Si les factures sont éditées par famille, les frais figureront après les frais de chaque enfant. Les frais sont attribués par une assignation puis peuvent être modifiés individuellement par payeur. Vous devez d abord sélectionner les frais à assigner : Pour sélectionner un frais, cochez la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez vous déplacer dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Si le frais correspond à un CTG pourcentage, vous devez indiquer un pourcentage positif (majoration) ou négatif (réduction). La colonne cible, que vous ne pouvez pas modifier, vous signale à quel CTG classique il se réfère. Les colonnes Facturé et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Facturé se met à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant, une quantité ou dès que vous renseignez un pourcentage. Validez ou annulez les modifications en cours en cliquant sur le bouton concerné. Vous devez ensuite sélectionner les payeurs principaux concernés par le biais du Filtre (son principe est expliqué en annexe). Dès que vous validez le filtre, la liste des payeurs apparaît. Vous pouvez encore affiner la sélection de ceux-ci. II-15

27 II 1 g Frais par payeur principal Un clic sur l entête d une colonne permet de trier celle-ci par ordre alphabétique. Il suffit ensuite de saisir les premiers caractères pour atteindre l élément voulu. La sélection des payeurs s effectue avec la touche Shift (si les payeurs se suivent) ou la touche CTRL (s ils ne se suivent pas). Ce bouton permet de modifier le filtre si les payeurs qui sont affichés ne correspondent pas à ce que vous aviez défini précédemment. Ces boutons permettent de sélectionner ou désélectionner tous les payeurs qui sont présents dans le tableau. Dès que vous validez les frais sont affectés directement aux payeurs sélectionnés. Lorsque vous accédez ensuite au menu Affectation des frais, Payeur principal, Visualisation des frais, vous pouvez effectuer des changements concernant les frais affectés. Après avoir sélectionné le payeur principal concerné, l écran ci-dessous apparaît : L élève qui va recevoir les frais du payeur sur sa facture apparaît dans cette zone. Si l élève ne correspond pas à l aîné de la famille, vous devez relancer la mise à jour des aînés qui se trouve en traitements spéciaux ( cf page VI-7 ). Vous pouvez ajouter de nouveaux frais en cliquant dans la 1 ère colonne. Validez ensuite les modifications effectuées ou annulez celles-ci. Remarques : Pour supprimer un frais, sélectionnez la ligne et appuyez sur la touche [Suppr]. Vous pouvez supprimer tous les frais du payeur. Cependant si vous voulez lui en réaffecter d autres après avoir validé cet écran, vous devrez retourner en assignation de frais et resélectionner le payeur. II-16

28 II - 2 Contrôle des frais Ce module est intéressant car il permet de visualiser et de modifier les frais associés aux élèves par les différents modules : rattachements tarifaires, frais par divisions, frais par payeur principal, frais individuels de l élève. Ce module est accessible dans le menu Affectation des frais. Le filtre permet de n avoir à l écran que les élèves que vous voulez contrôler et non toute la liste des élèves de l établissement. Le principe est expliqué en annexe. Ce bouton permet d obtenir le détail des frais affectés à l élève sur lequel vous êtes positionné. Si vous double-cliquez sur l élève dans le tableau, vous accéderez également au détail de ses frais. Déclenche l édition des frais pour les élèves sélectionnés dans le tableau. Pour cela vous pouvez utiliser la touche Shift ou CTRL pour sélectionner les élèves souhaités. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de cette colonne par ordre alphabétique. Vous pouvez ensuite atteindre un élève en tapant les 1ers caractères de l élément de la colonne choisie. Ce bouton permet de connaître les élèves qui ont été sélectionnés dans Calcul, Factures individuelles et qui n ont aucun frais (ni en individuel, ni en RT, ni par la division, ni par le payeur principal). Si le module de facture individuelle ne contient aucun élève, le contrôle s effectue sur les éléments à facturer. Le titre de la fenêtre indique d après quel module a été effectué le contrôle. Il suffit de double cliquer sur l élève pour lui affecter des frais. Pour revenir à la liste des élèves, il faut quitter cet écran et relancer le contrôle des frais. Un clic sur cette icône permet de consulter tous les contacts (courriers envoyés, appels téléphoniques ) entre l élève ou son responsable et l établissement (cf page suivante). II-17

29 II - 2 Contrôle des frais Pour visualiser un contact, sélectionnez le et cliquez sur le bouton Voir le détail. Pour créer un contact, cliquez sur le bouton Nouveau Il faut indiquer si c est le responsable qui contacte l établissement ou l inverse. Si c est l établissement, vous indiquez la personne à l origine du contact. Le module contact peut être mouvementé automatiquement lors du transfert des factures en comptabilité (cf paramétrage général page I-2) Si vous voulez que le programme aille recherche le solde des familles en comptabilité, il faut cocher cette option. Si vous la décochez ensuite, le solde ne sera pas repris sur le premier onglet du détail des frais de l élève. L écran suivant apparaît ensuite : Rappel de l élève qui est associé aux frais qui figurent dans les différents onglets. Les coordonnées du payeur principal de l élève apparaissent toujours. En revanche le libellé aîné n apparaît que pour l aîné. L onglet payeur principal n est accessible également que pour l aîné. Les différentes méthodes d affectation de frais sont rappelées dans chaque onglet. Il suffit de cliquer sur l onglet souhaité pour visualiser les éventuels frais affectés. II-18

30 II - 2 Contrôle des frais Ces boutons permettent de passer de l élève en cours au suivant ou au précédent. Le 1 er bouton permet d accéder directement au 1 er élève de la liste, le dernier bouton directement au dernier élève. Quitter permet de revenir à l écran précédent. Quand vous passez d un élève à un autre, l écran se positionne automatiquement sur l onglet facture. Vous pouvez ainsi visualiser directement le total à payer pour l élève. Le solde qui apparaît n est pas forcément celui qui figurera sur les factures. Le solde se calcule en effet en fonction de la date signalée au moment du calcul des factures (cf page II-22). C est également au moment du calcul que vous indiquez si vous voulez faire figurer le solde des familles sur les factures. Si plusieurs CTG fin de facture ont été attribués à l élève, un message explicite le signale. Lorsque vous modifiez les frais de l onglet Frais individuels ou Payeur principal, vous ne touchez qu à l élève lui-même, aucune autre répercussion n est à craindre. En revanche, si vous modifiez les frais affectés à un rattachement tarifaire ou à une division, vous touchez tous les élèves associés au rattachement ou qui appartiennent à la division. Dès que vous corrigez les frais d un élève, l onglet Facture permet de recalculer automatiquement le total à payer en fonction de ceux-ci. Le fait de passer d un élève à un autre ou de quitter enregistre les modifications effectuées. Pour ajouter un frais ou un rattachement tarifaire, cliquez sur la dernière ligne de la 1 ère colonne (celle précédée d un astérisque). Si vous modifiez le contenu d un rattachement, tous les élèves qui ont ce rattachement seront touchés par ces corrections. Remarques : Vous pouvez modifier le montant, la quantité ou le % affecté à un CTG. Tout dépend des paramètres que vous lui avez associés dans sa fiche (cf page I-5). Pour supprimer un frais ou un rattachement, sélectionnez la ligne correspondante et appuyez sur la touche [Suppr]. II-19

31 II - 3 Multipayeurs Ce traitement n est utilisé que dans le cas où en secrétariat, des élèves sont associés à un responsable payeur principal et au-moins un responsable payeur secondaire. Il permet alors de répartir les frais de la facture sur l ensemble de ces payeurs (par exemple le père paye la contribution scolaire, la mère les frais de demi-pension). Aujourd hui ce module permet de répartir les frais entre quatre payeurs maximum. Il est accessible par le menu Affectation des frais. Après avoir sélectionné l élève parmi la liste des élèves qui ont plusieurs payeurs, cliquez sur le bouton Répartition. L écran suivant apparaît alors : Les renseignements de l élève apparaissent en haut de la fenêtre. Le 1 er tableau affiche la liste des payeurs associés à l élève en secrétariat. La lettre P identifie le payeur principal, S le ou les payeurs secondaires. Le 2 ème tableau contient les CTG pourcentages et leurs cibles, et les CTG messages affectés à l élève. Il contient aussi les CTG classiques répartis en montant (cf page I-5) Le 3 ème tableau contient la liste des CTG classiques. Vous devez associer pour chaque CTG le code d un des payeurs du 1 er tableau. Par défaut tous les frais sont affectés au payeur principal. Pour cela, un clic avec le bouton gauche de la souris fait apparaître la liste des payeurs : La répartition des frais dans le 3 ème tableau vous est expliqué en détail ci-dessous. Vous pouvez ensuite valider ou annuler les modifications apportées. Chaque CTG peut être réparti différemment entre les payeurs. Dans cet exemple, le CTG 100 est réparti 50% sur le payeur principal, 50% sur le payeur secondaire, alors que le CTG 320 est réparti 25% sur le principal et 75% sur le secondaire. La répartition peut se faire soit en pourcentage (la saisie s effectue dans le 1 er tableau), soit en montant (saisie dans le 3 ème tableau). D ailleurs, dès que vous changez de CTG dans le 3 ème tableau, le 1 er tableau affiche automatiquement les pourcentages de répartition correspondants, et vice versa. Le traitement s effectue CTG par CTG. II-20

32 II - 3 Multipayeurs Le principe de répartition entre les différents payeurs est expliqué ci-dessous : Saisie en pourcentage dans le tableau 1 : Par défaut pour chaque CTG, la répartition est la suivante : 100% au payeur principal. Sélectionnez le CTG concerné avant d effectuer toute modification.vous devez ensuite indiquer en premier le pourcentage pour le payeur principal puis dès que vous appuyez sur la touche Tab, le programme répartit le pourcentage restant entre les autres payeurs. Procédez ensuite de même à partir du deuxième payeur si vous voulez modifier son pourcentage. Pour obtenir l exemple ci-dessous, les différentes étapes ont été : Payeur % On saisit 50% pour le payeur 895 Payeur B008 0% Dès que la touche Tab est activée, Payeur B009 0% on obtient la répartition ci-dessous Payeur % Payeur B008 25% On saisit 15% pour le payeur B008, Payeur B009 25% on obtient la répartition ci-dessous Payeur % Payeur B008 15% Payeur B009 35% ( 1000 = 50% de 2000, 300 = 15 % de 2000 et 700 = 35% de 2000 ) Saisie en montant dans le tableau 3 : Le principe est le même c est-à-dire qu il faut toujours modifier en premier la répartition du payeur principal. Dès que l on appuie sur la touche Tab, les montants sont répartis entre les payeurs restants et les pourcentages sont mis automatiquement à jour dans le tableau 1. Remarque : Si vous saisissez un nouveau montant ou un nouveau pourcentage pour le payeur principal, les montants ou les pourcentages indiqués précédemment pour les autres payeurs sont automatiquement modifiés en fonction de la nouvelle répartition du payeur principal. II-21

33 II 4 a Eléments à facturer Ce module permet de définir les élèves qui seront pris en compte dans le calcul des factures. Il n est pas utilisé lors de l édition des factures complémentaires ou autres tiers. Le principe est de sélectionner les divisions, les régimes et les modes de règlement concernés. Pour qu un élève soit facturé, il faut qu il vérifie les trois critères à savoir qu il appartienne à une division cochée, et qu il ait un régime coché et que le payeur qui lui est associé paye la facture selon un des modes de règlement cochés. L intérêt de ce module est qu il est indépendant de l affectation des frais. Même si tous les frais ont été affectés aux élèves de l établissement, il se peut que vous ne deviez éditer que les factures des familles qui payent par prélèvement. Vous sélectionnez donc d abord tous les élèves qui sont en prélèvement, vous éditez leur facture et vous transférez les écritures en comptabilité pour que les prélèvements soient effectués. Vous revenez ensuite dans ce module pour sélectionner les autres modes de règlement. Attention, ces paramètres ne seront pas pris en compte si vous avez sélectionné des élèves de façon individuelle (cf page II-21). Liste de toutes les divisions créées en secrétariat. Elles apparaissent par ordre d édition. Liste des modes de règlement créés en secrétariat dans le menu Dictionnaires. Vérifiez que ces modes soient également créés en comptabilité. Vous devez cocher les éléments à prendre en compte pour le calcul des factures. Ces boutons permettent de cocher ou décocher tous les éléments du tableau sur lequel le curseur est positionné. Dès que la sélection est terminée, cliquez sur ce bouton pour revenir à l écran principal. II-22

34 II 4 b Factures individuelles Ce module permet de sélectionner individuellement des élèves pour lesquels il faut faire une facture. L intérêt est de pouvoir facturer des élèves qui sont arrivés en cours d année scolaire et qui n ont pas pu être facturés avec les autres élèves. En effet, lorsque des élèves sont sélectionnés dans ce module, le calcul et l édition des factures ne prennent plus en compte les éléments définis dans le module Eléments à facturer (cf page II-20). Seuls les élèves définis ici seront traités. Ce module n a pas été conçu pour remplacer celui des Eléments à facturer. Il n est pas intéressant de sélectionner ici tous les élèves pour faire votre facturation. En effet le seul tri qui vous sera proposé lors de l édition est le tri alphabétique du nom des élèves. Si vous voulez les éditer par classe, par régime, par ville ou selon d autres critères, il faut utiliser le module Eléments à facturer et ne pas sélectionner d élèves ici. Lorsque vous cliquez sur le menu déroulant Calcul, Factures individuelles, la fenêtre suivante apparaît : Liste des élèves créés dans le secrétariat. Liste des élèves qui seront facturés. Sélectionnez les élèves à facturer en maintenant la touche Shift enfoncée (pour des élèves qui se suivent) ou CTRL (élèves qui ne se suivent pas). Cliquez ensuite sur la flèche dirigée vers la droite pour transférer les élèves dans le tableau de droite. Si vous avez transféré un élève par erreur ou pour ne plus facturer les élèves du tableau de droite, sélectionnez les puis cliquez sur la flèche dirigée vers la gauche. Ce bouton permet d éditer la liste des élèves qui seront facturés. Ce bouton valide les modifications apportées et permet de quitter cet écran en vue de lancer le calcul des factures. Remarque : Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Il suffit ensuite de saisir les premiers caractères pour atteindre l élément voulu. II-23

35 II 4 c Calcul des factures Ce module ne concerne pas les factures complémentaires et autres tiers. Les frais peuvent être affectés de différentes façons aux élèves (rattachement tarifaire, division, payeur principal, affectation individuelle). Le module de calcul permet donc de centraliser tous les frais et d affecter un numéro sur chaque facture. Si le même CTG a été affecté à plusieurs endroits, il ne figurera qu une seule fois sur la facture. Le calcul ne peut pas être lancé si vous n avez pas défini les élèves à facturer : que ce soit par le biais des éléments à facturer (cf page II-20) ou des factures individuelles (cf page II-21). C est dans ce module que vous indiquez la date de facturation et si le solde des familles doit être repris ou non sur les factures. Si un élève a un payeur principal et au-moins un payeur secondaire, le calcul va créer autant de factures que de payeurs en fonction de la répartition des frais que vous avez définie dans le module multi payeurs (cf page II-18). Avant de lancer le calcul, vérifiez également le paramétrage général (cf page I-2) pour savoir si le programme doit éditer une facture par famille ou par élève. La numérotation des factures dépend de cette option. Par défaut la date du jour est sélectionnée (entourée d un trait rouge). Vous pouvez choisir un autre jour en cliquant directement sur le jour concerné (le fond devient gris). Les élèves qui ont une date de sortie et sont rattachés à une unité pédagogique réelle, peuvent faire partie du calcul à condition que leur date de sortie soit supérieure à la date de calcul choisie. Pour changer de mois, cliquez sur l une des flèches. Le programme sauvegarde automatiquement la date de la dernière facturation. Il n est pas possible de facturer un mois antérieur à cette date. Si vous voulez que le solde figure sur les factures, cochez cette option. Le programme ira rechercher le solde des familles lors de l édition. Seul l aîné aura le rappel du solde sur sa facture. Le solde tient compte des écritures définitives passées en comptabilité jusqu à la date de calcul définie ici. Cliquez ensuite sur Suivant pour lancer le calcul ou sur Annuler pour arrêter le traitement. Remarques : La phase suivante de ce traitement passe par le contrôle de cohérence des élèves et des payeurs du secrétariat. En cas d anomalie (mode de règlement inexistant ou non conforme, élève sans payeur, type de tiers ou code appellation inconnu ), une liste d incohérences, que vous pouvez imprimer, apparaît à l écran. Vous devez dans ce cas effectuer les corrections dans le logiciel secrétariat. II-24

36 II 4 c Calcul des factures Le programme vérifie également que chaque élève n ait qu un seul CTG fin de facture affecté. Si ce n est pas le cas, la liste des erreurs apparaît à l écran. Si il n y a aucune anomalie, vous assistez au défilement des élèves traités, aboutissant à l affichage du nombre de factures calculées. Après vérifications, elles pourront être éditées. Le numéro de facture est un code séquentiel basé sur la date définie dans l écran ci-dessus. AAAAMMXXXX AAAA=année MM=mois XXXX=compteur séquentiel. Il est attribué aux élèves dans l ordre des codes payeurs et par date de naissance des enfants. Lorsque le calcul est terminé, le programme vous indique le nombre de factures à éditer. Si vous avez coché l option élèves dans le paramétrage général, ce nombre doit correspondre au nombre d élèves de l établissement. Si ce n est pas le cas, voici quelques contrôles à effectuer : vérifiez qu aucun élève n a été sélectionné dans le module de factures individuelles. vérifiez les éléments que vous avez cochés dans éléments à facturer lancez l édition des élèves sortis. Cet état vous indique les élèves qui figurent en secrétariat dans des unités pédagogiques réelles mais qui ont une date de sortie. Si vous voulez leur faire une facture normale, il faut supprimer cette date en secrétariat. allez en contrôle des frais et cliquez sur le bouton Aucun frais. Si vous avez oublié d affecter des frais à un élève, le programme vous le signalera. II-25

37 II 4 d Pré-visualisation des factures Lorsque le calcul des factures a été lancé, ce module permet de visualiser et d éditer les données qui ont été facturées. Cela permet ainsi de contrôler qu aucun frais ou qu aucun élève n a été oublié. Si des anomalies sont détectées, vous pouvez à tout moment apporter les corrections nécessaires et relancer le calcul. En effet, contrairement à l édition des factures, ce module ne verrouille pas la facturation. Après avoir indiqué si vous voulez visualiser toutes les factures ou seulement certaines, la prévisualisation se présente comme l exemple ci-dessous : Les renseignements de l élève apparaissent ainsi que le n de facture attribué. La date, le payeur et son mode de règlement sont édités à droite. Les frais affectés sont triés par ordre du code des CTG. Si le solde est demandé lors du calcul, il apparaît avant le total à payer. II-26

38 II 4 e Elèves sortis Cette édition vous indique les élèves du secrétariat qui ont une date de sortie mais dont la division est rattachée à une unité pédagogique réelle. En principe vous ne pouvez pas établir une facture normale à un élève dont la date de sortie est inférieure à la date du jour. Par exemple un élève dont la date de sortie est 15/04/2003, pourra être facturé jusqu à cette date. Au delà, il faut aller en factures complémentaires ou en factures autres tiers (lorsque la famille n existe plus en secrétariat). Si vous souhaitez néanmoins éditer une facture pour ces élèves, il faut leur enlever momentanément leur date de sortie dans le logiciel secrétariat. II-27

39 II 5 a Entête Ce traitement a pour but d enregistrer les informations figurant en haut de toutes les factures : normales, complémentaires ou autres tiers. Il est accessible à partir du menu déroulant Edition. les informations à renseigner sont les suivantes : La raison sociale de l établissement. Dans le cas où vos factures sont éditées en format A5 (c est-à-dire 2 factures par page), vous ne pouvez renseigner que les 4 premières lignes. La période n est pas obligatoire. Elle ne figure pas sur les factures format A5. Vous pouvez obtenir un entête de facture différent en fonction du total à payer de celle-ci. II-28

40 II 5 b Messages Vous avez la possibilité de faire figurer un message qui sera édité en bas de toutes les factures. Vous pouvez également spécifier un message particulier en fonction du mode de règlement utilisé par les familles pour payer leurs factures, et du total de la facture (total des frais des différents enfants + frais par payeur + solde trouvé en comptabilité). Les modes de règlement affichés sont ceux créés dans le menu Dictionnaires du logiciel Secrétariat. Ces lignes seront éditées pour tous les élèves ou toutes les familles. Si vous avez décidé d éditer les factures en format A5, vous ne disposez que des deux premières lignes. Saisissez ici le message propre au mode de règlement sélectionné. Si vos factures sont éditées en format A5, seule la 1 ère ligne est accessible. Les flèches vous permettent de passer d un mode de règlement à un autre. Le 1 er bouton permet d atteindre directement le 1 er mode de règlement, le dernier bouton le dernier mode de règlement trouvé. Si vous voulez faire apparaître sur les factures normales (seulement en format A4) un échéancier de règlements, il suffit de saisir des pourcentages par mois. La répartition doit être égale à 100%. Vous pouvez créer un échéancier différent par mode de règlement. En bas de la facture, le programme prend en compte le total à payer (total payeur + solde) et lisse les montants sur les mois concernés. Seul le dernier mois fait apparaître un montant avec décimales. Cliquez sur ce bouton pour valider toutes les modifications apportées. Remarque : Il existe un autre moyen de faire figurer des messages sur la facture : les CTG messages (cf page I-7). Ceux-ci sont intégrés directement dans le corps de la facture. Ils permettent soit d attirer l attention sur un frais particulier, soit d insérer des messages supplémentaires si les lignes qui sont mises ici à votre disposition ne sont pas suffisantes. II-29

41 II 5 c Format libre de factures Ce module permet de personnaliser les factures qui vous sont proposées : ajout du logo de l établissement, insertion ou suppression de certains éléments tout en conservant la trame de celles-ci. Il est accessible par le menu Paramètres, Editions libres. Liste des différents formats que vous avez créés. La colonne type signale le type de facture associé au format. Vous devez cocher le type de facture (cf explication dans le paramétrage général à la page I-2) et le format de papier avant de créer une nouvelle édition libre. Cliquez sur l un de ces boutons pour activer le traitement choisi. Indiquez un libellé explicite pour repérer facilement le document. Une facture se décompose en trois parties (celles-ci sont matérialisées à l écran par une ligne en pointillé). Chaque partie a un onglet qui lui est consacré. L aperçu change au fur et à mesure des modifications effectuées. Il change également en fonction du type de facture et du format papier sélectionné dans l écran précédent : Vous pouvez lancer une impression papier pour mieux contrôler les changements. Validez ou annulez toutes les modifications. II-30

42 II 5 c Format libre de factures Vous pouvez insérer un logo et modifier ses dimensions. Si le logo est important, il est conseillé de ne pas faire figurer l adresse de l établissement. Sur les factures élèves, vous pouvez insérer d autres informations que la classe et le régime. La date de naissance et les libellés libres du secrétariat sont disponibles. Vous pouvez aussi ne rien indiquer, le tableau se redimensionnera en conséquence. Les libellés sont modifiables ainsi que la couleur du texte et de fond. Vous pouvez faire figurer seulement la colonne Montant facturé. Il suffit de décocher cette option. Le libellé des colonnes peut être modifié aussi. Pour les factures autres tiers, vous pouvez faire disparaître la colonne TVA. La couleur de fond du sous-total des frais par élève ainsi que celle du tableau peut être changée. Vous pouvez changer la couleur du trait et celle du fond pour les totaux de bas de page. Si vous n avez pas saisi de message (cf page II-25) sur les factures, il est préférable de décocher ces options pour ne pas faire apparaître de trait. Lors de l édition des factures autres tiers, vous pouvez reprendre le solde des tiers en comptabilité, ou un acompte saisi au préalable en affectation individuelle. Si vous cochez l option acompte, le programme ne vous proposera pas d aller chercher les soldes en comptabilité au moment de l édition. II-31

43 II 5 d Editions de contrôle Quelques éditions sont mises à votre disposition afin d effectuer des contrôles supplémentaires avant d éditer les factures ou pour être conservées sous forme de statistiques avant d effectuer le transfert des écritures vers la comptabilité Ces éditions, qui s effectuent d abord sur écran, peuvent être utilisées dès que le calcul des factures a été lancé. Récapitulatif des factures : Cet état permet d obtenir la liste des CTG avec leur répartition comptable, ainsi que le montant total des factures par type de tiers. Si vous voulez obtenir en plus le total des factures pour chaque tiers, il faut cocher l option Détail des tiers au lancement de cette édition. Statistiques par division : Cet état permet d obtenir pour chaque division sélectionnée le total des frais facturés aux élèves. Frais facturés par nom : Pour chaque élève sélectionné, vous obtenez la liste des frais qui lui est affecté ainsi que la répartition comptable des CTG. II-32

44 II 5 d Editions de contrôle Frais facturés par CTG : Pour chaque frais sélectionné, vous obtenez le montant global qui a été affecté ainsi que le montant attribué à chaque élève. Frais par groupe de CTG : Après avoir choisi les groupes concernés, apparaît cet écran : Si vous ne cochez pas la case «affichage des totaux uniquement», vous obtenez une liste d élèves. II-33

45 II 5 e Edition des factures Avant d éditer les factures, vous devez effectuer les contrôles suivants : vérification des options choisies dans le paramétrage général : facture par élève ou par famille, format du papier (cf page I-2) mise en place des données dans l entête (cf page II-24) et des différents messages de bas de facture (cf page II-25) vérification des frais affectés grâce à la pré-visualisation des factures (cf page II-23) ou des éditions de contrôle (cf page II-28). en principe le nombre de factures doit correspondre au nombre d élèves à facturer. Vous obtenez ce nombre à la fin du calcul. S il n est pas correct, vous avez à votre disposition deux modules pour contrôle : la liste des élèves sortis (cf page II-24) et le contrôle des frais (cf page II-16) Il est à rappeler que vous ne pouvez pas facturer dans ce module des élèves dont la date de sortie est inférieure à la date indiquée lors du calcul. Soit vous retirez cette date, soit vous effectuez une facture par le module complémentaire ou autres tiers. Il est conseillé d effectuer une sauvegarde avant le lancement de ce module. En effet, l édition verrouille complètement le traitement de la facturation : les affectations de frais ne seront plus accessibles, le calcul des factures non plus. Vous pourrez rééditer les factures, modifier l affectation comptable des CTG ou transférer les écritures en comptabilité. Vous pouvez saisir des frais dans les factures complémentaires ou autres tiers, mais vous ne pourrez pas les éditer tant que cette facturation n a pas été transférée en comptabilité. Lorsque la facturation est verrouillée, un message dans la barre d état en bas de l écran vous indique le nombre de factures éditées. Les écrans que vous pouvez rencontrer diffèrent en fonction : du type de facture éditée (par élève ou par famille) du mode de sélection des élèves au moment du calcul (éléments à facturer ou factures individuelles). Vous devez indiquer si vous souhaitez éditer toutes les factures ou certaines. Lors de la 1 ère édition, l option reprise est désactivée. Elle vous permet en cas de problème survenu lors de l impression (coupure de courant, bourrage papier ) de ne pas refaire toute la sélection mais de reprendre l édition à partir d un élève précis. II-34

46 II 5 e Edition des factures Permet de faire figurer en bas de la facture le RIB des familles qui se trouvent en prélèvement. (uniquement sur les factures normales) Cette zone n apparaît que si vous avez créé des formats libres d édition (cf page II-26). Vous devez dans ce cas indiquer à quel format le programme doit se référer. Permet de choisir l imprimante à utiliser pour l édition des factures. Permet de continuer le traitement ou d annuler et de revenir à l écran principal. Cas où vous avez sélectionné des élèves à facturer individuellement : La liste des élèves pris en compte dans le calcul des factures apparaît par ordre alphabétique. La dernière colonne signale si la facture a déjà été éditée ou non. La sélection s effectue avec les touches Shift (pour choisir des élèves qui se suivent) ou CTRL (pour des élèves qui ne se suivent pas). Ces boutons permettent de sélectionner ou désélectionner tous les élèves de la liste. Soit vous annulez le traitement, soit vous continuez. Dans ce cas, les factures seront éditées par ordre alphabétique. Cas où les élèves ont été sélectionnés par le biais des éléments à facturer. La fenêtre suivante apparaît que vous ayez demandé une édition totale ou partielle. (le principe du filtre est expliqué en détail en annexe) II-35

47 II 5 e Edition des factures Ce tableau n apparaît que si vous avez choisi une édition partielle. Dans ce cas, indiquez les élèves que vous voulez éditer. Indiquez l ordre dans lequel seront éditées les factures. Si vous ne renseignez rien, l ordre alphabétique sera pris par défaut. Cliquez sur ce bouton pour lancer l édition. Ne cochez jamais cette option car cela signifie que vous allez éditer tous les élèves, même ceux qui n ont pas de facture. Cas où les factures sont éditées par famille et non par élève. Lors de la 1 ère édition, le programme demande si la mise à jour des aînés a été effectué. Ce traitement est à lancer pour l ordre d apparition des frais par enfant. Le programme demande ensuite dans quel ordre doivent être éditées les factures. Si l option par classe est cochée, les factures seront éditées en fonction de la classe de l aîné des enfants. Enfin, quelle que soit l option précédente choisie, le programme vous demande s il doit afficher à l écran les factures avant de les imprimer. La prévisualisation des factures à l écran est possible. Cependant, il est conseillé de ne pas la demander lorsque vous éditez beaucoup de factures. En effet cela requiert de la mémoire et si votre ordinateur n est pas assez puissant, le traitement ne va pas aboutir. II-36

48 III - 1 Factures complémentaires Ce module est utilisé dans le cas où vous devez facturer des élèves qui sont arrivés en cours d année ou si les factures ont déjà été éditées et que vous vous êtes aperçu que certaines comportaient des erreurs. Il permet également d éditer une facture pour les élèves qui ont une date de sortie en secrétariat. Contrairement à la facture normale, les frais ne sont affectés qu aux élèves. Cette facture ne tient pas compte des rattachements tarifaires, des frais par divisions ni des frais par payeur principal. C est ce qui explique qu il n y ait pas besoin de lancer le calcul des factures. Les différentes façons d affecter les frais directement aux élèves sont les mêmes que pour la facture normale. Il faut donc vous reporter aux pages suivantes si vous désirez obtenir des explications sur ces différents modes : Assignation des CTG page II-6 Affectation rapide page II-10 Affectation individuelle page II-13 Avant de lancer l édition des factures complémentaires, allez vérifier les modules suivants : le paramétrage général page I-2 l entête de facture page II-24 les messages de bas de facture page II-25 Pour contrôler l ensemble des frais affectés aux élèves, vous pouvez lancer la pré-visualisation des frais ou le récapitulatif des factures. Dans ce dernier état, vous obtenez le total des frais pour chaque élève ainsi que la répartition comptable. Vous savez également les factures qui ont été éditées et celles qui ne le sont pas encore. Dès que vous lancez l édition des factures, la facturation est verrouillée pour les élèves concernés. Mais contrairement à la facture normale, vous pouvez encore saisir des frais pour les autres élèves. Dès que le transfert des factures vers la comptabilité est lancé, tous les frais qui ont été affectés aux élèves dans ce module seront supprimés. Il n y a donc pas de RAZ des frais à lancer. III-1

49 IV - 1 Autres tiers - Gestion de la TVA La facturation autres tiers permet d affecter des frais aux tiers de la comptabilité et non pas aux élèves du secrétariat. Les tiers sont récupérés dans la base facturation au moment de la réplication comptable (cf page I-3). Vous avez la possibilité, pour ces tiers, d éditer des factures avec de la TVA. Vous devez indiquer dans ce module les différents taux de TVA que vous allez utiliser et le compte général qui leur sera associé lors du transfert des écritures en comptabilité. Vous devez positionner le curseur sur la dernière ligne du tableau pour saisir un nouveau code. Lorsque le curseur se trouve dans la 2 ème colonne, la liste des comptes de classe 4 apparaît automatiquement. Vous pouvez vous déplacer avec les flèches du curseur ou taper les 1ers caractères pour obtenir le compte concerné. Vous devez ensuite associer le taux aux CTG concernés. Il suffit de cliquer comme le montre l image sur la flèche qui apparaît dans la colonne TVA. Vous pouvez atteindre directement un CTG en saisissant son code au clavier. Si vous voulez créer un nouveau code, allez en gestion des CTG ( cf page I-4 ) Si plusieurs CTG ont le même taux, vous pouvez utiliser l option Copier-Coller. Vous indiquez le taux sur un des CTG. Puis vous sélectionnez cette ligne et vous cliquez sur Copier. Sélectionnez ensuite les autres CTG concernés (avec la touche Shift ou CTRL) et cliquez sur Coller. Ce bouton permet d obtenir la liste des CTG qui sont associés à un taux de TVA. Cliquez sur OK pour valider toutes les modifications effectuées Remarques : Lorsque vous modifiez ou supprimez un taux de TVA, ce taux est automatiquement modifié pour tous les CTG associés. Pour supprimer un taux de TVA, sélectionnez le dans le 1 er tableau et appuyez sur la touche [Suppr] du clavier. Si des CTG étaient rattachés à ce taux, le taux zéro leur est mis automatiquement. Pour enlever un taux de TVA affecté à un CTG, sélectionnez le taux égal à 0. IV-1

50 IV 2 a Autres tiers - Assignation des frais Les différentes méthodes, qui peuvent être utilisées pour affecter les frais aux tiers, sont les mêmes que celles utilisées pour facturer les élèves. Vous devez d abord sélectionner les frais concernés : Pour sélectionner un frais, cochez la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez vous déplacer dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Les autres colonnes ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne TVA si un taux a été affecté au ctg et dans ce cas la valeur de ce taux. Les autres colonnes se mettent à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant ou une quantité. Vous indiquez ensuite les tiers concernés par les frais : Ce tableau indique les tiers concernés par les frais. Celui-ci indique l ordre dans lequel ils doivent apparaître. Si rien n est inséré dans ce tableau, les tiers apparaissent par type puis par code. Pour insérer un champ dans l un des tableaux, il faut choisir l élément puis cliquez sur la flèche qui se rapporte au tableau. IV-2

51 IV 2 a Autres tiers - Assignation des frais Lorsque vous cliquez sur cette flèche, vous obtenez l écran suivant : la liste des différentes valeurs du champ apparaît. Vous cliquez sur les valeurs concernées. L opérateur se sélectionne automatiquement mais vous pouvez en choisir un autre. Pour revenir à l écran précédent, vous devez cliquer sur l un des boutons. Les boutons Et, Ou permettent d affiner la sélection des tiers en précisant un autre champ. Si votre sélection est terminée, cliquez sur Fin. Vous pouvez déplacer un champ dans le tableau Critères de tri pour modifier l ordre. Permet de supprimer le champ sélectionné dans l un des deux tableaux. Valide la sélection et poursuit le traitement. Le résultat du filtre apparaît ensuite. Vous pouvez encore affiner la sélection des tiers. Reportez vous à l annexe pour obtenir plus d explication sur le filtre. Un clic sur l entête d une colonne permet de la trier par ordre alphabétique. Saisissez les premiers caractères pour atteindre l élément voulu. Vous sélectionnez les tiers avec la touche Shift (tiers qui se suivent) ou CTRL (pour ceux qui ne se suivent pas). Ces boutons permettent de sélectionner ou désélectionner les tiers relatifs au filtre. Vous pouvez remodifier le filtre en cliquant sur ce bouton. Validez ensuite le traitement en cliquant sur OK. Dès que vous validez la saisie, l écran ci-dessous apparaît. Vous trouverez les explications relatives à cet écran à la page II-12. IV-3

52 IV 2 b Autres tiers - Affectations rapides Les affectations rapides permettent d affecter des montants, des quantités ou des pourcentages différents pour un ensemble de tiers. Vous pouvez sélectionner cinq CTG à la fois pour l affectation par montant ou par quantité. Pour la saisie des pourcentages, la sélection est limitée à quatre CTG. Après avoir sélectionné les CTG puis les tiers concernés, l écran ci-dessous apparaît : Vous vous déplacez dans le tableau avec les flèches du curseur ou la touche tabulation Si vous déplacez la souris sur le code du CTG, vous obtenez dans une bulle le libellé exact du CTG. Dans le cas d une affectation rapide des quantités, le montant indiqué lors de la sélection des CTG est repris. Dans le cas d une affectation rapide des pourcentages, le CTG cible figure à droite du CTG pourcentage. Dès que vous modifiez un montant, une quantité ou un %, le montant global avec la TVA se met à jour dans les colonnes jaunes. Remarques : Si vous ne voulez pas que le CTG soit affecté au tiers mettez le montant à zéro. Dès que vous validez la saisie, vous obtenez cet écran. L explication vous est donnée à la page II-12. IV-4

53 IV 2 c Autres tiers - Affectation individuelle Contrairement aux autres modes d affectation, vous devez d abord sélectionner le tiers avant de lui attribuer les frais. Les tiers apparaissent par défaut dans l ordre des codes. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Taper ensuite les 1ers caractères pour atteindre un tiers. Pour affecter un frais, il faut cliquer sur la dernière ligne. La liste des CTG apparaît alors. Pour supprimer un CTG déjà affecté, sélectionnez la ligne et appuyez sur [Suppr]. Si vous n avez pas coché l option «répartition en montant» dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant Si vous avez déclaré que le CTG était quantifiable, vous pouvez modifier la quantité. Les colonnes TVA, Actif, Total TVA, Total TTC ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne TVA indique le taux associé au CTG. Les autres colonnes se mettent à jour automatiquement dès que vous modifiez un montant ou une quantité. Cette colonne permet d attribuer un message particulier au CTG. Ce message sera édité sur la facture sur la ligne qui suit celle du CTG. Ce bouton permet d indiquer un message spécifique au tiers en bas de la facture. Vous pouvez aussi indiquer un acompte à condition d avoir coché l option du même nom dans le paramétrage général (cf page I-2). Cet acompte remplacera la zone solde sur les factures. Le message saisi remplacera le message propre au mode de règlements général qui figure au bas des factures ( cf page IV-6 ) Remarque : Dès que vous changez de tiers, les modifications sont automatiquement validées. IV-5

54 IV 3 Autres tiers - Edition des factures Contrairement à la facture normale et complémentaire, l édition des factures autres tiers ne bloque pas la saisie de nouveaux frais, que ce soient pour d autres tiers ou pour ceux qui ont déjà été facturés.vous pouvez donc saisir des frais pour un tiers sur plusieurs factures mais celles-ci seront datées et transférées en comptabilité le même jour. Si vous voulez des factures avec des dates différentes, le transfert des factures doit être effectué après chaque édition. L entête des factures est la même que celle proposée pour les autres types de factures. Si vous voulez changer ces informations, il faut effectuer les modifications dans le menu Edition, Entête (cf page II-24). Par défaut les factures autres tiers sont éditées avec des zones concernant les taux de TVA. Si vous n utilisez pas de TVA sur vos factures, vous pouvez créer votre propre format ( cf page II-26). Il est conseillé également d imprimer le journal des ventes pour avoir un récapitulatif détaillé ou non des frais que vous avez affecté. Il est accessible par le menu Autres tiers, Journal des ventes. Vous trouverez ci-dessous un exemple d édition détaillée et non détaillée. Sans détail Détail des tiers La répartition des comptes s édite dans les deux cas L édition des factures s effectue en plusieurs étapes : IV-6

55 IV 3 Autres tiers - Edition des factures Vous devez d abord choisir la date de facturation. Pour cela, cliquez sur le jour concerné (le fond devient gris). La date entourée d un trait rouge correspond à la date du jour. Si vous voulez changer de mois, cliquez sur les flèches de chaque côté du mois en cours. Si vous avez coché l option «solde» dans le paramétrage général (cf page I-2), vous pouvez récupérer le solde des tiers. Sinon la zone sera remplacée par les acomptes éventuellement saisis en affectation individuelle. Cette zone n apparaît que si vous avez créé des formats libres d édition (cf page II-26). Vous devez indiquer dans ce cas à quel format le programme doit se référer. Vous avez la possibilité d indiquer un message sur 3 lignes qui sera édité au bas de toutes les factures tiers. Ce message n apparaitra pas pour un tiers si vous avez saisi un message particulier pour celui-ci en affectation individuelle. L étape suivante consiste à sélectionner les tiers à éditer : Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Sélectionnez les tiers avec la touche Shift (tiers qui se suivent) ou CTRL (tiers qui ne se suivent pas). Vous pouvez tous les sélectionner ou les désélectionner grâce à ces boutons. Indiquez enfin l ordre dans lequel les tiers doivent être édités. L explication de ce filtre vous est donnée page IV-2. IV-7

56 V 1 Edition de duplicata Ce module, accessible par le menu déroulant Historique, Factures permet d éditer un duplicata pour toutes les factures déjà transférées en comptabilité. Cliquez sur le type de factures à rééditer. Ce paramètre dépend de l option «type de facture» cochée dans le paramétrage général (cf page I-2) au moment où les factures ont été calculées ou éditées. Cliquez ensuite sur l élève, la famille ou le tiers concerné. Si le duplicata doit être édité pour plusieurs individus, sélectionnez les avec les touches Shift ou CTRL. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier celle-ci par ordre alphabétique. Ce bouton lance l édition. Toutes les factures des élèves, des familles ou des tiers choisis vont apparaître à l écran. Le programme vous demande dans quel ordre les éléments sélectionnés doivent être édités : La zone masque d édition est affichée dans le cas où vous avez créé plusieurs formats d édition (cf page II-26). Si vous cliquez sur continuer, les factures apparaissent à l écran. Vous pouvez indiquer au programme quelles sont celles à rééditer. A chaque transfert des écritures en comptabilité, les données principales des factures sont conservées dans la base facturation. Ces données sont utilisées également dans d autres modules : les statistiques et le prévisionnel. Si vous voulez diminuer la taille de la base, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour supprimer les factures effectuées à une date précise. Après avoir coché le type de factures concernées, les différentes dates se mettent à jour dans la partie Période. Indiquez la période qui contient les factures à supprimer. Vous ne pourrez plus ensuite ni éditer de duplicata, ni les utiliser dans les statistiques. Remarque : Vous pouvez rééditer une facture même si l élève ou la famille a quitté l établissement, ou même si vous avez supprimé depuis des CTG. Les données sont toujours celles prises en compte au moment de l édition de la facture. Les élèves qui figurent dans le tableau n ont donc aucun lien avec le secrétariat en cours. V-1

57 V 2 Statistiques Lors de chaque transfert des écritures en comptabilité, toutes les données concernant les factures sont conservées dans la base facturation (division, régime, mode de règlement, CTG, montants facturés ). Ceci vous permet donc d effectuer des statistiques sur ces différents éléments. Ce module est accessible par le menu Historique, Statistiques. Liste des statistiques déjà mémorisées. Avant de créer une nouvelle statistique, il faut cocher les éléments concernés. Le type de factures est expliqué en détail dans le paramétrage général (cf page I-2). Cliquez sur le bouton qui correspond à ce que vous voulez effectuer. Le bouton Imprimer permet de visualiser directement à l écran puis d éditer la statistique choisie. Lorsque vous créez une nouvelle statistique, voici les différentes étapes à suivre : Liste des champs disponibles. Les champs sont différents dans le cas d une statistique par tiers. Vous devez sélectionner un champ puis cliquer sur l une des flèches pour le faire apparaître soit dans le tableau de sélection, soit dans celui de statistique. Lorsque vous cliquez sur cette flèche, une fenêtre apparaît avec les différentes valeurs du champ sélectionné (cf explication du filtre en annexe). Il faut obligatoirement indiquer une zone de calcul dans les critères de statistique. Si vous n indiquez aucune zone, la zone Facturé sera prise par défaut. Ces boutons vous permettent de déplacer l ordre d un champ dans l un des deux tableaux. Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée dans l un des deux tableaux. Si la requête est correcte, vous pouvez passer à l étape suivante. V-2

58 V 2 Statistiques Vous devez indiquer ensuite comment doivent se présenter les champs : Les champs présents dans le tableau critères de statistiques (sauf le champ de calcul) sont alignés sur la droite de la fenêtre. Cliquez sur le champ concerné et tout en gardant le doigt appuyé sur le bouton gauche de la souris, déplacez celle-ci jusqu à ce que le champ se trouve dans la zone Colonnes ou Lignes. Dès que vous relâchez le doigt, le champ se repositionne automatiquement dans la zone. Inversement, pour ne plus le faire apparaître dans le tableau, sélectionnez le et faites le glisser en dehors du tableau. Dès que vous relâchez le doigt, le champ est repositionné sur la droite de la fenêtre. La statistique se calcule dès qu un élément est amené ou enlevé du tableau. Vous pouvez revenir sur l écran précédent pour modifier votre sélection ou poursuivre le traitement si les données vous conviennent. Le graphique apparaît ensuite : Ce bouton permet de modifier le graphique. Cf les écrans ci-dessous : Vous pouvez revenir sur les écrans précédents pour modifier les éléments de la statistique ou poursuivre le traitement si les données vous conviennent. V-3

59 V 2 Statistiques Cliquez sur le type de graphique souhaité. Le type utilisé par défaut est Barres 2D. Vous pouvez saisir le titre général du graphique. Vous pouvez saisir également un texte qui apparaîtra sous le graphique. Si vous voulez que la légende soit éditée, indiquez son emplacement par rapport au graphique. Vous pouvez enfin définir un titre pour l axe X (horizontal) et Y (vertical). La dernière étape consiste à signaler quels éléments doivent être édités et si vous voulez conserver la statistique. Saisissez un libellé explicite si vous voulez conserver cette statistique. Cochez les éléments à éditer. Si vous cochez l option résultats en pourcentage, le tableau contiendra les données converties en % et non les montants trouvés. Si la statistique contient beaucoup d éléments, il est parfois plus judicieux d éditer celleci en mode paysage. Cochez cette case si vous voulez conserver les paramètres effectués. Si vous voulez extraire les données vers un fichier texte pour qu il soit relu par exemple sur un tableur, cochez la case. L icône est ensuite accessible. Il suffit de cliquer sur celleci pour indiquer le nom et l emplacement du fichier à générer. Cliquez ensuite sur terminer pour valider et visualiser à l écran la statistique V-4

60 V 3 Prévisionnel Lors du transfert des écritures en comptabilité, les CTG sont conservés avec leurs différentes valeurs. Ce module permet de préparer un budget en tenant compte du montant moyen calculé pour chaque CTG mémorisé. Si vous voulez estimer le budget pour 2002/2003, il ne faut pas purger les factures éditées en 2001/2002 sinon le programme ne pourra pas calculer le montant moyen de chaque frais. Ce module est accessible par le menu Historique, Prévisionnel. Le montant moyen déjà affecté apparaît pour chaque CTG pour l année scolaire en cours et l année scolaire précédente. Si le montant est nul pour les CTG en N-1, cela signifie que vous n avez pas effectué de transfert d écritures en N-1 ou que vous avez effectué une purge des factures. Indiquez un % d évolution ou le montant que vous estimez, puis l effectif que vous prévoyez pour les différents frais. Le programme édite un tableau qui tient compte des affectations comptables des CTG que vous avez renseignés. Vous pouvez modifier l ordre de tri de ces comptes. Un sous-total est calculé automatiquement dès que la valeur de la 1 ère zone de tri change. Si vous cochez cette option, l icône à droite devient accessible et vous permet d indiquer le nom et l emplacement du fichier texte qui va contenir les données du prévisionnel. Vous pourrez ensuite le retravailler si vous le souhaitez sur un tableur. Cliquez ensuite sur Imprimer. Si vous souhaitez conserver les paramètres indiqués pour les réutiliser ultérieurement, saisissez un libellé explicite. Si vous avez déjà conservé des paramètres les fois précédentes, vous pouvez les sélectionner en cliquant sur la flèche. Pour supprimer des paramètres mémorisés, sélectionnez le libellé associé puis appuyez sur la touche Suppr. V-5

61 VI 1 Transfert en comptabilité Lorsque toutes les factures ont été éditées, le programme de facturation est verrouillé (vous avez en bas de la fenêtre le rappel du nombre de factures éditées). Pour la déverrouiller, il faut passer les écritures en comptabilité. Ce module va générer un fichier ASCII qui sera ensuite relu et intégré par le logiciel de comptabilité. Avant de lancer ce traitement, vérifiez l option regroupement de CTG dans le menu des paramétrages (cf page I-2). Si vous cochez cette option, cela signifie que chaque CTG utilisé figurera sur une ligne avec le total des montants cumulés. Si cette option est décochée, le fichier contiendra autant de lignes que de CTG utilisés. Par exemple : vous avez facturé la contribution familiale dont le montant est 50 à 50 élèves. si vous avez coché regroupement de CTG, le fichier va contenir une ligne d écriture pour chaque famille ainsi qu une ligne avec les affectations comptables du CTG pour un montant de si vous n avez pas coché cette option, le fichier va contenir 100 lignes d écritures : 50 lignes pour débiter chaque famille, et 50 lignes qui vont créditer à chaque fois le compte contribution de 50. Toujours dans le paramétrage, vous devez cocher l option mise à jour automatique du module contact si vous souhaitez conserver une trace des factures envoyées aux familles (reportez-vous à la page II-14 pour plus d explication concernant le module contact). Si vous voulez éditer des reçus libératoires (cf page suivante), il faut également vérifier que les CTG concernés ont bien été cochés. Vous devez impérativement effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Si le fichier ne s intègre pas sous Sage parce que vous avez modifié des comptes et que vous avez oublié de faire la réplication en facturation, vous pourrez récupérer vos données. La sauvegarde vous évite de devoir rééditer toutes les factures. En effet même si la facturation est verrouillée, vous pouvez toujours modifier les affectations comptables des CTG. Après corrections, vous pourrez ainsi regénérer le fichier Ascii. Pour éviter que des écritures soient intégrées plusieurs fois dans Sage, le fichier est marqué lors de sa récupération en comptabilité. Avant d écraser le fichier avec les nouvelles données de facturation, le programme teste si celui-ci a bien été intégré. Si ce n est pas le cas, le traitement est interrompu et la facturation reste verrouillée. Après le transfert des factures complémentaires ou des autres tiers, les CTG affectés aux élèves ou aux tiers sont automatiquement supprimés. Ce qui n est pas le cas des factures normales. Si vous désirez supprimer le lien entre les frais affectés et les élèves, il faut passer par les remises à zéro des frais (cf page VI-4). VI-1

62 VI 2 Reçus libératoires Certains établissements scolaires peuvent sous certaines conditions (voir auprès des organismes telle que la FNOGEC) délivrer aux familles un reçu libératoire. Ce dernier leur permet de déduire de leurs revenus imposables les dons versés à l établissement. La scolarité volontaire peut entrer dans cette catégorie. Vous devez indiquer les CTG qui seront considérés comme des dons avant de transférer les factures en comptabilité. Le montant global des CTG concernés est conservé pour chaque famille par date. Si vous effectuez une facture complémentaire à la même date que la facture normale, le montant du don de la famille sera modifié automatiquement. Si la date est différente, une autre ligne sera créée. Les reçus libératoires fonctionnent sur l année civile et non sur l année scolaire. Le module est accessible par le menu Traitements spéciaux. Vous devez saisir l année civile recherchée. La liste des familles qui ont versé des montants considérés comme don apparaît par ordre alphabétique. Pour atteindre une famille, il faut saisir les premiers caractères du nom. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de cette colonne par ordre alphabétique. Ce bouton permet de visualiser le montant des dons effectués par la famille sélectionnée. Un double clic dans le tableau permet également d accéder au même écran : Vous pouvez modifier un montant si il n a pas encore été édité, c est-à-dire si aucun n de reçu lui est attribué. Vous pouvez supprimer une ligne après l avoir sélectionnée en appuyant sur la touche Suppr. Le programme édite un reçu par date. Dans cet exemple, deux reçus seront édités pour la famille. Permet d imprimer les reçus libératoires de l année sélectionnée. Si le programme trouve des incohérences (montants négatifs par exemple), il affiche la liste des tiers concernés. Vous devez aller ensuite modifier les montants ou les supprimer comme ce qui est indiqué au point n 4. Les différentes étapes sont décrites page suivante. Permet de supprimer tous les reçus de l année sélectionnée. VI-2

63 VI 2 Reçus libératoires Lorsque vous cliquez sur le bouton Imprimer, vous devez renseigner les étapes suivantes : Vous devez renseigner les coordonnées de l établissement ainsi que l entête des reçus. Il est conseillé de laisser ce texte par défaut mais vous pouvez le modifier. Vous devez choisir ensuite entre l édition de tous les reçus ou une édition partielle. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Vous pouvez sélectionner les familles avec les touches Shift ou CTRL. Vous pouvez utiliser ces boutons pour sélectionner ou désélectionner toutes les familles. VI-3

64 VI - 3 Remise à zéro des frais Les remises à zéro concernent les frais affectés aux élèves et aux responsables principaux pour la facturation normale. Les frais affectés aux élèves dans le module facture complémentaire, ou les frais affectés aux tiers ne sont pas concernés par ce module; ils sont supprimés automatiquement lors du transfert des écritures en comptabilité. Il existe quatre types de remises à zéro : les frais individuels : permet de supprimer le ou les CTG affectés directement aux élèves les rattachements tarifaires : permet de supprimer le ou les rattachements tarifaires affectés aux élèves. Ce traitement ne supprime pas les CTG reliés aux rattachements tarifaires. Pour effectuer cette opération, il faut aller en suppression de rattachements tarifaires (cf page II-1) les frais par payeur principal : permet de supprimer le ou les CTG pour un ou plusieurs payeurs. les frais par divisions : permet de supprimer tous les frais d une division. Cette opération peut être effectuée directement dans le module des frais par division (cf page II-4) Ce module ne supprime ni les CTG, ni les élèves. Il supprime seulement le lien qui existe entre ces éléments. Il est conseillé de faire une remise à zéro de tous les frais en début d année scolaire. En effet, si vous n avez pas effectué ce traitement, les CTG que vous allez affecter se cumuleront avec ceux déjà attribués aux élèves. Enfin, lors de la préparation de vos factures, si vous vous êtes trompé en affectant un frais, vous pouvez annuler seulement celui-ci. VI-4

65 VI - 4 Suppression des élèves non Adm La base secrétariat est en liaison directe avec la facturation. Ce qui signifie qu un élève créé, modifié ou supprimé en secrétariat est automatiquement créé, modifié ou supprimé en facturation. Cependant, si vous avez affecté des frais à un élève puis vous l avez supprimé en secrétariat, les lignes de frais seront conservées en facturation. Ce traitement permet donc de supprimer en facturation des enregistrements qui n ont plus lieu d exister. Il supprime également les frais des payeurs principaux qui ne se trouvent plus en secrétariat. VI-5

66 VI - 5 Mise à jour des payeurs en compta Contrairement à la comptabilité Progress, nous ne pouvons pas pour l instant nous connecter directement à la comptabilité Sage. Ainsi, lorsqu un nouvel élève est créé en secrétariat, il se trouve automatiquement en facturation mais le responsable payeur n est pas créé en comptabilité. Ce module permet donc de générer un fichier ASCII qui sera ensuite relu et intégré en comptabilité. Cette commande est également disponible à partir du menu de secrétariat. Le fichier se nomme TIEADM.TXT et est généré dans le répertoire c:\apltmp (en monoposte) et v:\apltmp (en réseau). VI-6

67 VI - 6 Mise à jour des aînés Ce module est important et doit être lancé avant chaque édition de factures complémentaires. Il est automatiquement activé lors du calcul de la facturation normale. Vous pouvez aussi le lancer si les données indiquées dans le module multipayeurs ou en visualisation des frais des responsables payeurs principaux sont incorrectes. Il peut être également activé à partir du secrétariat dans le module traitements. Il permet d affecter à tous les élèves des unités pédagogiques «réelles» (c est-à-dire ne commençant ni par un + ni par un -) le rang de l enfant dans la famille en fonction de sa date de naissance. Par exemple, une famille a trois enfants : Antoine né le 10/10/1985 Luc né le 01/04/1987 Rémi né le 18/07/1990, Antoine aura le rang 1, Luc le rang 2 et Rémi le rang 3. Cette donnée correspond au champ «ordre famille payeur» dans la fiche de l élève. Pour la facturation cette notion est très importante à deux niveaux : Les frais par payeur principal ne s éditent que sur la facture de l aîné, c est-à-dire sur l enfant qui a le rang 1 dans la famille. Il n existe plus au moment du calcul des factures, le choix d édition par ordre alphabétique, par division ou par payeur. L ordre dans lequel seront éditées les factures est déterminé par l utilisateur au moment de l édition. En revanche l attribution des numéros de factures s effectue selon le code payeur puis selon le rang de l élève dans la famille. Ce module met aussi à jour le champ qui indique si les élèves ont plusieurs payeurs ou non en secrétariat. VI-7

68 VI - 7 Extraction de fichier EXTRACTION FICHIER TEXTE Ce module permet d extraire des informations vers un fichier texte (*.txt) afin d utiliser les informations dans Excel par exemple. Lorsque vous lancez ce module, vous devez commencer par effectuer une requête. ATTENTION : la table de référence sera celle sur laquelle vous cliquerez en premier! EXEMPLE : on veut extraire les nom, prénom, classe, année de naissance, commune de naissance des élèves du collège. L écran suivant apparaît : Donnez un nom à l extraction. Ce nom est utile dans le cas où vous voulez conserver l extraction. Définissez un délimitateur de champs. Vous définirez celui-ci en fonction de l utilisation que vous ferez du fichier. Très souvent, on sera amené à mettre «"». Définissez un séparateur de champ. Vous définirez celui-ci en fonction de l utilisation que vous ferez du fichier. Très souvent, on sera amené à mettre «;». Choisissez si vous voulez : Aligner les rubriques, mettre le titre des rubriques, convertir au format DOS. Déterminez le format de date. Aperçu du résultat. Enregistre l extraction sous le nom donné en 1. Envoi les informations directement dans Excel (voir détail ci-après). Lance l extraction (voir détail ci-après). VI-8

69 VI - 7 Extraction de fichier Lorsque vous cliquez sur le bouton Excel, vous obtenez les écrans suivants : Insérez alors une disquette. L écran ci-après apparaît : Sélectionnez l endroit où vous voulez enregistrer votre fichier texte. Aperçu de la disquette ou du dossier sélectionné. Saisissez un nom de fichier. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le fichier. Le fichier se crée. Lorsque vous cliquez sur le bouton Excel, l écran suivant apparaît : Le fichier s ouvre automatiquement dans Excel. Vous pouvez alors travailler. N oubliez pas d enregistrer le fichier au format Excel si vous voulez conserver la mise en forme Pour cela, allez dans FICHIER, ENREGISTRER SOUS : Si vous ne voulez pas ouvrir le fichier sous Excel, cliquez sur le bouton OK (9): Le principe est exactement le même sauf qu Excel ne lance pas. Sélectionnez Classeur Microsoft Excel avant d enregistrer. VI-9

70 VI - 8 Importation libre Ce module permet de récupérer dans la facture normale des frais saisis dans un logiciel externe. Ex : les repas provenant d un logiciel Self. Le fichier doit être conçu de la sorte : - code élève - nom - prénom - date de naissance élève - montant repas - quantité - total repas facturé Ces champs doivent être séparés d une tabulation. Si le code de l élève n est pas renseigné, la recherche de l élève se fait sur les zones nom + prénom + date naissance. Pour chaque couple UP + régime, vous devez indiquer le ctg qui recevra les valeurs contenues dans le fichier. Les associations effectuées sont conservées dès qu on valide ce module. Déterminer les zones à récupérer du fichier. Vous devez indiquer au programme comment il doit réagir si l élève a déjà le même frais en affectation individuelle. Reportez-vous à la page II-12 pour de plus amples explications. VI-10

71 VI - 9 Déverrouillage Lorsqu une facture est éditée, le programme de facturation est automatiquement verrouillé. En principe, vous devez éditer toutes les autres factures puis effectuer un transfert vers la comptabilité pour que certaines fonctions de l application ne soient plus bloquées. Ce module a été créé pour permettre de déverrouiller la facturation en cours si votre sauvegarde est défectueuse. Cette méthode ne doit être utilisée qu en dernier recours. C est pourquoi il vous est demandé un mot de passe que vous ne pouvez obtenir qu auprès de votre centre Aplon. Après avoir saisi le mot de passe, appuyez sur la touche Tabulation. Si le mot de passe est correct, la touche OK est accessible. VI-11

72 Fonctionnement du Filtre En facturation, le filtre permet de sélectionner une partie des informations et d indiquer dans quel ordre celles-ci doivent apparaître à l écran. Il est utilisé dans les assignations, les affectations rapides et lors des éditions de factures normales non individuelles (c est-à-dire en fonction des éléments à facturer : classe, régime et mode de règlement). Le filtre se présente de la façon suivante : Cette liste contient toutes les tables de la base de données. Il s agit en fait d un découpage des informations. Cette liste contient les champs de la table sélectionnée dans la liste des tables. Dans cet exemple, le fait de cliquer sur la table "Libre élèves 5" affiche tous les libellés libres créés dans cette table. Dans ce tableau, vous devez indiquer quel «échantillon» de données vous désirez. EX : je veux uniquement les élèves de 6 ème Vous devez ici indiquer dans quel ordre apparaîtront les informations. EX : par ordre croissant des noms d élèves REM : si vous double-cliquez dans la 2 ème colonne, vous changez l ordre de tri Croissant en Décroissant et vice versa Cette case ne doit jamais être cochée en facturation. Elle est surtout utilisée en secrétariat. Si vous la cochez, le programme tient compte de tous les éléments de la table de référence. La table de référence est la table autour de laquelle sont centralisées les données. Par défaut la table de référence est Elèves (elle apparaît en rouge). EX : je veux faire une liste d élèves, la table de référence est Elèves. Je veux faire une liste de responsables, la table de référence est Responsable. Permet de rechercher un champ si vous connaissez son libellé mais pas la table où il se trouve. Vous devez saisir le mot en minuscules sans oublier les accents. La deuxième jumelle affiche les éventuelles autres tables qui contiennent le même libellé. Permet de déplacer le champ sélectionné dans les critères de sélection (3) ou les critères de tri (4) sur la ligne du dessus ou du dessous. Permet de supprimer le champ sélectionné dans les critères de sélection (3) ou les critères de tri (4). On peut également supprimer le champ en appuyant sur la touche [SUPPR]. Permet de visualiser le résultat de la requête. Vous pouvez ainsi vérifier que la requête est valide et que les informations sont bien celles que vous attendez. Pour faire transiter un champ dans les tableaux critères de sélection ou critères de tri, il faut sélectionner le champ puis cliquer sur la flèche à côté du tableau concerné. A-1

73 Fonctionnement du Filtre Lorsque vous cliquez sur la flèche concernant les critères de sélection, la fenêtre suivante apparaît : La liste des différentes valeurs du champ apparaît. Sélectionnez celles que vous souhaitez ( vous pouvez utiliser les touches Shift et CTRL ). L opérateur se sélectionne automatiquement en fonction des éléments que vous cochez. Vous pouvez choisir un autre opérateur si vous le souhaitez. Si vous connaissez la valeur exacte du champ recherché, cliquez sur l entête de colonne. Une ligne blanche apparaît. Saisissez la valeur exacte. Pour revenir à la liste de toutes les valeurs, recliquez sur l entête de colonne. Vous devez ensuite cliquer sur l un de ces trois boutons. Si votre sélection est terminée, cliquez sur Fin. En revanche, si vous voulez indiquer d autres critères de sélection, cliquez sur l un des deux autres boutons. L exemple ci-dessous permet de comprendre la différence entre le ET et le OU : si vous indiquez classe="6 ème" et régime="d", vous obtiendrez la liste des élèves de 6 ème qui sont demi-pensionnaires. si vous indiquez classe="6 ème" ou régime="d", vous obtiendrez la liste des élèves de 6 ème et tous les élèves demi-pensionnaires, qu ils soient en 6 ème ou dans une autre classe. Si vous ne voulez pas que le programme prenne en compte ce que vous avez sélectionné, cliquez sur ce bouton. Le bouton Contrôler permet de vérifier que vous avez sélectionné les bons éléments. Ils apparaissent dans l ordre que vous avez défini. Si vous êtes sûr de votre requête, vous pouvez la valider avec OK pour continuer le traitement. Si vous cliquez sur Annuler, le programme revient au menu général ou ne tient pas compte du filtre défini. A-2

74 Organigramme de la facturation Mise à jour le 01/12/2002 p. I-2 p. I-3 p. II-20 ou II-21 p. II-22 p. I-4 p. II-23 et II-28 p. VI-4 p. II-16 p. VI-6 p. II-30 p. VI-1 p. II-25 A-3