Guide Explicatif GESTA II. La saisie des notes

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1 Guide Explicatif GESTA II La saisie des notes Dernière mise à jour le 11 mars 2016

2 GUIDE EXPLICATIF GESTA II La saisie des notes Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue UQAT Réalisation 21 décembre 2015 Version du document 1.0 Dernière mise à jour 11 mars 2016 RÉALISATION Christian Vezeau, Programmeur au dossier étudiant RÉVISION LINGUISTIQUE Aucune révision NOTE LINGUISTIQUE Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 2 sur 17

3 Table des matières 1. Survol des étapes habituelles du processus Étapes du nouveau processus Les utilisateurs impliqués dans la saisie des notes Le coordonnateur du département Le bureau du registraire Le directeur du département L enseignant L interface de saisie des notes Enseignant... 7 Consulter mes activités d enseignement... 7 Liste des présences... 9 Mes bordereaux de résultats Ajouter les résultats des étudiants au bordereau Problèmes possibles dans l affichage des bordereaux Directeur du département Consulter les bordereaux de mon département Rendre une décision sur un bordereau Bureau du registraire Gérer le calendrier de saisie des notes Consulter les bordereaux Rendre une décision sur un bordereau Saisir les notes manuellement Consulter l historique du résultat d un étudiant à un cours LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 3 sur 17

4 1. Survol des étapes habituelles du processus À chaque fin de session, le bureau du registraire détermine le calendrier de remise de résultat et par la suite, émet un courriel à chacun des départements, instituts, centres, chargées de cours et professeurs. Ce courriel explique la procédure pour se rendre sur le bordereau et indique la date limite pour la remise des notes. L enseignant va dans GESTA II, via symbiose, pour récupérer son bordereau et saisir les notes de chacun des étudiants. Il a la possibilité d importer les notes inscrites dans Moodle et d apporter des changements au besoin, ou de les entrer une par une. Par la suite, il soumet le bordereau pour approbation à son directeur de département. En tout temps, l enseignant peut imprimer ses bordereaux ou consulter ceux-ci, de même pour la liste de présence. 1.1 Étapes du nouveau processus L objectif du nouveau processus est d éliminer l étape d impression du bordereau et de faciliter l approbation par le directeur. Cela permet aussi d officialiser rapidement le résultat dans chacun des dossiers étudiant par le bureau du registraire. Par conséquent, l étudiant recevra, ses résultats plus rapidement. Par ailleurs, la transmission électronique du bordereau évite les erreurs de retranscription. L enseignant au lieu d imprimer le bordereau, n a qu à cliquer sur le bouton «Soumettre pour approbation» pour transmettre le bordereau au directeur de département. Le directeur du département reçoit un courriel l avisant qu il doit approuver des bordereaux. Celui-ci peut refuser ou accepter le bordereau. S il accepte, un courriel est envoyé au bureau du registraire, sinon, l enseignant reçoit un courriel l avisant que son bordereau est refusé et qu il doit recommencer. Lorsque le directeur du département approuve, le bureau du registraire reçoit un courriel l avisant qu il doit donner son approbation. S il refuse, l enseignant reçoit un courriel l avisant que son bordereau est refusé et qu il doit recommencer. Dans le cas où il accepte, les notes deviennent officielles au dossier des étudiants et ceux-ci reçoivent un courriel les avisant qu ils peuvent faire une révision de notes, si désiré. Notes aux enseignants : Si le département n utilise pas le système de flux d approbation (nouveau processus), la remise des notes doit se faire à l ancienne, c est à dire, en imprimant le bordereau. L avis par courriel ne sera donc pas utilisé sauf pour les retards de saisie. Donc, pendant la saisie des notes sur un bordereau s il n y aura pas de bouton «Soumettre pour approbation». Vous devez enregistrer et imprimez le bordereau et le remettre à qui le droit dans ce cas. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 4 sur 17

5 2. Les utilisateurs impliqués dans la saisie des notes 2.1 Le coordonnateur du département Ce dernier émet les contrats aux ressources enseignantes. Pour qu un enseignant puisse éventuellement utiliser la saisie des notes en ligne, il doit avoir un contrat avec une tâche d enseignement active qui est autorisée. Lien : Navigation Ressources enseignantes Gérer une tâche/contrat d enseignement Si l activité comporte plusieurs enseignants, le coordonnateur doit définir à quel enseignant appartient chacun des étudiants. Lien : Navigation Ressources enseignantes Gérer les étudiants d'une tâche d'enseignement 2.2 Le bureau du registraire Ce dernier détermine la date de début et de fin de la saisie des notes à un trimestre. C est lui qui détermine également la date pour laquelle les étudiants sont avisés d un ajout ou d une modification de note pour un trimestre. Après la date limite de la saisie, le système envoie un courriel de rappel automatiquement à chacun des enseignants qui n auraient pas encore saisi leurs notes. Lien : Navigation Pilotage Gérer les calendriers Session active des relevés de notes (REL) Le bureau du registraire étant le dernier de la chaine d approbation, lorsque le bordereau est accepté, les étudiants et les utilisateurs impliqués dans la saisie de ce bordereau seront avisés par courriel. Les notes sont maintenant officielles aux dossiers des étudiants. Lien : Navigation Banque d activités Gérer les bordereaux de résultats Approuver les résultats Si le département n utilise pas encore la saisie des notes avec flux d approbation, le bureau du registraire doit entrer les notes de chacun des étudiants un par un. Lien : Navigation Banque d activités Gérer les bordereaux de résultats Gérer les résultats d une activité d enseignement LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 5 sur 17

6 2.3 Le directeur du département Le directeur du département est celui qui détermine si le bordereau peut être transmis ou non au bureau du registraire. Il approuve ou non les bordereaux. Un courriel est avisé à l enseignant, si le bordereau est refusé. Si celui-ci est accepté, le bureau du registraire est immédiatement avisé. En cas de remplacement, il est possible de désigner une autre personne pour l approbation des cours du département. Il vous suffit de contacter l équipe de développement au poste 2411 ou via courriel à developpeurs@uqat.ca. Lien : Navigation Banque d activités Gérer les bordereaux de résultats Approuver les résultats 2.4 L enseignant Ce dernier fait la saisie des notes pour une activité. Il doit obligatoirement avoir une tâche d enseignement active et autorisée, sinon, il ne pourra jamais saisir de notes. Si l enseignant ne peut pas saisir ses notes, il doit contacter le coordonnateur de son département pour qu il puisse vérifier l état du contrat. Si l enseignant utilise Moodle, il peut importer les notes de Moodle dans le bordereau. L échelle des notes et le coefficient pour chacun des examens ou travaux dans Moodle doivent être bien configurés sinon l importation ne s effectuera pas correctement. Il est possible que le résultat obtenu dans Moodle ne s importe pas. Dans ce cas, vérifier les notations possibles pour ce cours. Dans le cas des cours de 2 e cycle par exemple, le D+ n est pas permis. Si l enseignant éprouve des difficultés avec les résultats dans Moodle, il peut consulter les documents suivants : Ou contacter un conseiller en techno pédagogie du Service de pédagogie universitaire. Quand tous les résultats sont entrés dans le bordereau, l enseignant a 2 choix, cliquez sur le bouton «soumettre pour approbation», s il est disponible, ou cliquez sur «Enregistrer» et ensuite imprimer le bordereau pour l acheminer à son département. Il est important de noter qu une note modifiée dans l écran de saisie des bordereaux ne modifiera en aucun cas celui dans le système Moodle. Lien : Navigation Banque d activités Gérer les bordereaux de résultats Gérer les résultats Quand le bordereau est soumis pour approbation, le directeur du département reçoit un courriel l avisant qu il doit donner son approbation. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 6 sur 17

7 3. L interface de saisie des notes 3.1 Enseignant Consulter mes activités d enseignement Navigation Banque d activités Consulter mes activités d enseignement Dans «Consulter mes activités d enseignement», vous pouvez consulter toutes les tâches qui vous ont été assignées, et ce peu importe le statut du contrat. Comme vous pouvez le voir, dans la section 2, il vous est possible de faire une recherche en fonction du trimestre, département, tâche autorisée ou statut du contrat. À chaque fois que vous changez un critère de recherche, vous devez cliquer sur «Lancer la recherche» pour que le changement prenne effet. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 7 sur 17

8 Pour chacune des tâches trouvées, vous pouvez choisir d afficher l horaire, les étudiants, et les activités qui sont sur plus d un trimestre (section 1). Par la suite, pour visualiser l information choisie, vous devez cliquer sur la petite flèche à gauche (section 2). Une sous-grille affichera l information demandée. Il est possible de passer par le menu de la petite flèche (voir point 1) pour aller directement dans le bordereau de l activité, imprimer la liste de présences et aussi le bordereau. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 8 sur 17

9 Liste des présences Navigation Banque d activités Consulter mes activités d enseignement Pour imprimer la liste des présences, vous devez cliquer sur Imprimer la liste des présences dans le menu de la petite flèche à gauche de votre activité. La fenêtre ci-dessous apparaitra : Vous avez la possibilité d imprimer des étiquettes postales ou non de vos étudiants sur la liste des présences. La liste sera téléchargée dans le bas de votre navigateur. Chrome : Internet Explorer : LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 9 sur 17

10 Pour obtenir les étiquettes postales générées, vous devez aller dans consulter l historique de mes productions Navigation Pilotage Consulter l historique de mes productions Dans consulter l historique de mes productions, toutes les productions produites sont conservées pendant 60 jours. Vous n avez qu à cliquer sur l icône «Étiquettes postales» située à côté de celui du PDF. Vous pouvez en tout temps cliquer sur le PDF pour ouvrir ce que vous aviez généré. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 10 sur 17

11 Mes bordereaux de résultats Navigation Banque d activités Gérer les bordereau de résultats Gérer les résultats La section du haut comporte des critères de recherche. Il faut toujours cliquer sur «Recherche» après une modification de critères de recherche. La liste déroulante «État de remise de résultats» (1) permet d afficher les activités en fonction de leur état d approbation. Par défaut, l état de remise de résultats est à «Résultat à remettre». (1) Pour voir ou saisir les notes, il faut cliquer sur la loupe à gauche du tableau (2). État Résultat à remettre : Activité dont certains ou tous les étudiants non pas encore de résultats et que l activité ne possède pas encore de date officielle de remise de résultat complété. État en processus d approbation : Le flux d approbation pour le département est activé et l enseignant a soumis ses notes dans le flux. État officiel au dossier des étudiants : La date officielle de remise de résultat est complétée. Date officielle de remise de résultat : Date que le système d approbation ajoute dès que tous les résultats sont saisis et officiels au dossier des étudiants pour l activité. Le registraire doit ajouter manuellement cette date si le département n utilise pas encore le flux d approbation, car tant qu il n y aura pas de date officielle, l enseignant pourra toujours modifier ses notes pour réimprimer le bordereau. La colonne Tâche Autor. (3) : Cette colonne permet de savoir si la tâche est autorisée pour l enseignant. Il est primordial que la tâche soit autorisée pour que l enseignant puisse saisir les notes. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 11 sur 17

12 Ajouter les résultats des étudiants au bordereau Importer les résultats de Moodle (1): Si vous utilisez Moodle, vous pouvez importer les résultats. Uniquement les résultats possibles selon l échelle de notation, déterminer par le VRER, seront acceptés. Seulement les résultats des étudiants inscrits dans le dossier étudiant seront importés. Imprimer (2) : Permet d imprimer le bordereau. Vous devez cliquer sur «Enregistrer» pour que l impression tienne compte des modifications apportées. Résultat (3) : Certains cours, notamment ceux de cycles supérieurs, n acceptent pas certains résultats. Donc, lors de l importation, il est possible que les résultats ne correspondent pas. Enregistrer (4) : Permet d enregistrer les résultats. Aucune information n est transférée. Cela vous permet de revenir plus tard pour continuer votre saisie. Il est primordial d enregistrer avant d imprimer. Soumettre pour approbation (5) : Si votre département n utilise pas le processus de flux d approbation, le bouton sera inactif. Dès que vous cliquez sur ce bouton, les résultats sont envoyés dans le processus et le directeur du département reçoit un courriel lui disant qu il doit approuver ou non vos résultats. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 12 sur 17

13 Problèmes possibles dans l affichage des bordereaux Si l enseignant ne voit pas son activité, voici les raisons possibles : L état de remise de résultats sélectionné n est pas le bon. (Réf. figure 3.1.3) Le trimestre choisi n est pas le bon. Le département n a pas assigné une tâche à l enseignant (Coordonnateur) La tâche n est pas autorisée. (Coordonnateur) Si l enseignant ne voit pas tous ses étudiants, voici les raisons possibles : L activité contient plusieurs enseignants pour un même groupe et les étudiants ne sont pas bien assignés pour chacun des enseignants. (Coordonnateur) L étudiant n est pas inscrit. (Technicienne du module) Si l importation des notes ne semble pas bien fonctionner, voici les raisons possibles : L activité doit être dans Moodle. Seulement les étudiants inscrits dans le cours-groupe (GESTA) seront importés. Les résultats importés sont ceux de Moodle en fonction du barème/échelle utilisé par le prof. Si, le résultat est D+ dans Moodle et que les notations possibles du cours ne le permettent pas, la note ne sera pas importée. L étudiant a abandonné. L étudiant est Auditeur. L enseignant doit demander un formulaire de changement de notes à son département si le processus est complété et que des notes doivent être modifiées. Une version en ligne est aussi disponible : LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 13 sur 17

14 3.2 Directeur du département Consulter les bordereaux de mon département Navigation Banque d activités Gérer les bordereau de résultats Approuver les résultats Trimestre : Permet de filtrer par un trimestre voulu. Département : Permets de filtrer par département. Vous ne pouvez que filtrer par les départements dont vous avez la gestion. État de remise de résultats (1): Permet d obtenir le contenu du bordereau en fonction de leur état dans le processus. Pour pouvoir rendre votre décision, vous devez cliquer sur la loupe située à gauche dans le tableau (4). Vous pouvez rendre votre décision uniquement sur ceux dont l état est à «Ceux que je dois approuver». (2) Activité : Permet de filtrer pour un cours en particulier. Vous pouvez mettre le sigle ou le titre du cours. Vous pouvez en tout temps cliquer sur la petite flèche à l extrême gauche du tableau (5). Celle-ci vous permet de voir la liste des approbateurs pour le bordereau (3). LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 14 sur 17

15 Rendre une décision sur un bordereau Navigation Banque d activités Gérer les bordereaux de résultats Approuver les résultats Dès que vous entrez dans le bordereau, vous pouvez soit approuver ou refuser en ajoutant un commentaire. Si vous acceptez, le bureau du registraire sera avisé et devra à leur tour approuver ou non. Dès que le registraire approuve, les notes du bordereau seront ajoutées officiellement au dossier des étudiants. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 15 sur 17

16 3.3 Bureau du registraire Gérer le calendrier de saisie des notes. Voir «Guide Explicatif Les calendriers» Consulter les bordereaux Navigation Banque d activités Gérer les bordereaux de résultats Approuver les résultats Voir section Consulter les bordereaux de mon département Rendre une décision sur un bordereau Navigation Banque d activités Gérer les bordereaux de résultats Approuver les résultats Voir section Rendre une décision sur un bordereau Saisir les notes manuellement Navigation Banque d activités Gérer les bordereaux de résultats Gérer les résultats d une activité d enseignement N oubliez pas de mettre la date de remise uniquement quand tous les résultats sont saisis. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 16 sur 17

17 Consulter l historique du résultat d un étudiant à un cours Navigation Dossiers académiques des étudiants Consulter l'historique du résultat d'un étudiant à un cours Cette section est uniquement accessible par le bureau du registraire. Vous pouvez consulter l historique du bordereau et le bulletin d inscription de l étudiant pour un cours. LA SAISIE DES NOTES GESTA II Page 17 sur 17