Création de la charte graphique et conception des supports de communication du Centre de Congrès l Etoile

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1 MARCHE DE FOURNITURES ET SERVICES Office Municipal de Tourisme de Gréoux-les-Bains 7, Place de l Hôtel de Ville GREOUX LES BAINS Création de la charte graphique et conception des supports de communication du Centre de Congrès l Etoile Date et heure limites de réception des offres Le lundi 7 avril 2014 à 12h00 CAHIER DES CHARGES PARTICULIERES

2 1. Contexte du projet Dans le cadre de la fusion de trois communautés de communes et de l intégration de deux communes isolées, la communauté d agglomération Durance Luberon Verdon Agglomération (DLVA) a repris à son compte le projet de création d'un Centre de Congrès sur la commune de Gréoux-les-Bains. Conformément à la délibération N daté du 27 juin 2013, l Office Municipal de Tourisme de Gréoux-les-Bains s est engagé auprès de Durance Luberon Verdon Agglomération et de la Commune de Gréoux-les-Bains à gérer le centre de congrès «l Etoile» en vue de développer le tourisme d affaires sur le territoire communautaire. L'évolution du territoire de la DLVA, avec en particulier l'arrivée du projet international ITER et l'expansion métropolitaine de l'aire d'aix-marseille, place la DLVA au cœur d'un territoire à enjeux, qu'est le Val de Durance. C'est dans ce contexte que le projet de la salle de l Étoile a été inscrit afin de répondre à des objectifs économiques et culturels. Inauguré le 19 novembre 2013, cet équipement a donc été conçu afin de répondre à plusieurs ambitions : La création d'un centre de congrès pouvant accueillir des séminaires, des formations, des ateliers, des colloques ou des salons à rayonnement régional, national ou international, afin de développer le segment économique du tourisme d'affaire. La constitution d'un espace culturel avec une salle polyvalente, et un espace cinéma/théâtre capable d'élargir la diffusion culturelle de la DLVA. La réhabilitation d'un espace économique, festif et d'animations locales en lien avec son territoire d'implantation, la commune de Gréoux-les-Bains. Conçu de façon à répondre à la demande du client, ce nouvel équipement de 2 500m² est constitué de 3 salles modulables : - Salle Jean GIONO (capacité : 800 personnes) - Salle de commissions Bernard MORUCCI (capacité : 90 places) divisible en 2/3 1/3, - Salle Frédéric MISTRAL (capacité : 199 places). Chaque salle dispose d un équipement technique adapté aux rencontres d affaires. Les salles Jean GIONO et Bernard MORUCCI sont entièrement modulables et peuvent de ce fait convenir à différentes demandes. Le centre de congrès peut donc accueillir différents types d événements tels que des congrès, des salons, des réunions à la journée, des workshops, des séminaires, des formations, des colloques, Placé au cœur de la station, son implantation géographique est idéale, à proximité immédiate de nombreux restaurants, commerces, hôtels et parkings. Face à la concurrence des grandes villes du littoral méditerranéen, Gréoux-les-Bains et son territoire doivent se démarquer. L objectif est d axer la communication sur les points forts du territoire tels que la situation géographique, le bien-être, l authenticité et le caractère des lieux ou encore la gamme des produits «affaires».

3 2. Objectifs de l Office de Tourisme Promouvoir le nouveau Centre de Congrès l Etoile de Gréoux-les-Bains, Promouvoir la destination de Gréoux-les-Bains et son agglomération auprès d une clientèle «affaires», Valoriser l image de la région par ses points forts et se démarquer des autres destinations affaires en région PACA (station thermale, Gorges du Verdon, Provence des lavandes, ) sous le leitmotiv «Quand le tourisme d affaires se met au vert et prend du caractère!» Globalement, et pour les années à venir, les priorités de l Office de Tourisme sont : le développement des congrès, séminaires et incentives sur le territoire, la mutualisation des moyens et l harmonisation de la stratégie commerciale avec le club affaire 04 ( 3. Moyens envisagés L Office de Tourisme souhaite faire appel à un prestataire extérieur qui aura un rôle de conseil et de création de la charte graphique et des supports de communication. Le prestataire devra être créatif pour démontrer l originalité de l offre. Ce prestataire sera également chargé du suivi de l impression des brochures, des plaquettes et des supports administratifs classiques. L arrivée du nouveau Centre de Congrès l Etoile (équipement structurant), la volonté de l Office de Tourisme de développer le tourisme d affaires et le partenariat avec le club affaires 04 entraînent les besoins suivants : la définition d une charte graphique pour le Centre de Congrès l Etoile Cette charte graphique sera déclinée sur l ensemble des outils de communication et sur le web. Elle pourra être en harmonie avec celle de l Office de Tourisme. la conception de différents supports de communication : Le Centre de Congrès souhaite éditer les supports de communication suivants : - une brochure d appel - une chemise avec rabats (pochette commerciale) - des supports administratifs classiques (cartes de visites et de correspondances, têtes de lettres) la création d une marque commerciale ombrelle (Cf. Option 1 de l AE) L Office de Tourisme aura en charge la commercialisation de la filière «affaires» à l échelle du territoire concerné par le Club Affaires 04. Cette mission entraine une réflexion vers la conception d une marque commerciale ombrelle afin de rassembler et de différencier les parties prenantes. Notre territoire offre plusieurs configurations possibles et une gamme très large d équipements et de produits «affaires» : des équipements d accueil structurants, des équipements d accueil spécialisés, une gamme d hébergements très large et de nombreuses activités incentives. Cette marque commerciale ombrelle constituera le socle de la stratégie commerciale. Elle pourra être portée sur les supports de communication des différents partenaires mais également mise en avant lors d événements commerciaux de type salon de promotion ou workshop. Dans ce cadre, l agence devra proposer une réflexion de communication sur la création d une marque commerciale ombrelle. Une première approche a déjà été conduite au sein d une réunion rassemblant l Office de Tourisme et les différents membres du Club Affaires 04.

4 4. Présentation des supports demandés : Support 1 : la brochure d appel Ce support doit présenter: - le Centre de Congrès l Etoile (salles, équipements, services, plans de configuration, etc ) - les différents produits «affaires» à Gréoux-les-Bains et sur le territoire (hébergements, les activités «incentives», les autres équipements d accueil) - les atouts de la station de Gréoux-les-Bains et du territoire sous l angle «affaires» Brochure de 12 pages (8 + 4 pages de couverture) avec une impression en quadrichromie R /V Format fini : 21 x 29,7cm / format ouvert : 42 x 29,7cm Nombre d exemplaires : (merci de chiffrer les supplémentaires ; Cf. Option 2 de l AE) Mode de diffusion : Cette brochure est adressée sur demande aux prospects par courrier ou téléchargeable depuis le site Internet (PDF). Elle est également disponible au Centre de Congrès, et chez les partenaires. Enfin, elle sera diffusée lors du démarchage commercial et sur des opérations de promotion (salons, workshops, ). Support 2: la chemise avec rabats (pochette commerciale) Ce support doit contenir les informations commerciales (tarifs, devis, détails des offres, plaquettes des partenaires, ). Cette chemise sera également utilisée comme support d accueil des clients à l ouverture de leurs réunions ou de leurs conventions (personnalisation de l accueil). Chemise 2 volets A4 avec rabats Nombre d exemplaires : (merci de chiffrer le supplémentaires ; Cf. Option 3 de l AE) Support 3 : les supports administratifs classiques cartes de visites cartes de correspondances têtes de lettres 5. Modalités de l appel à projet Il est attendu du prestataire une proposition concrète et originale dans la création des principaux supports de communication du Centre de Congrès l Etoile. C est un véritable rôle de conseil argumenté qui est recherché et qui constituera un élément décisionnel fondamental. 1. Engagement de l Office de Tourisme L Office de Tourisme s engage à fournir au prestataire : Le contenu rédactionnel Les visuels 2. Engagement du prestataire Le prestataire prendra en charge, la totalité des créations graphiques, la mise en page et le conseil technique liés à chaque support. Suivi de fabrication et livraison des supports : le prestataire sélectionné suivra la réalisation de tous les supports de communication chez l imprimeur. Il assurera également la préparation des livraisons.

5 3. Propriétés et droits Les droits d exploitation des créations désignées par ce projet seront la propriété de l Office de Tourisme. Cette exploitation comprend l usage papier et Internet, sans limitation dans la durée et en tout pays. 4. Durée du contrat Le délai d exécution est fixé à 4 mois à compter de la date de notification du marché. 6. Prix du marché Les prestations régulières seront réglées à prix forfaitaires selon l acte d engagement. Aucune variante ni prestation supplémentaire ou alternative n est autorisée. 7. Eléments à fournir à l appui de l offre financière Les candidats devront fournir à l Office de Tourisme: des maquettes en respect de la ligne graphique qui sera préconisée (cf. section V du règlement de consultation). La transmission des maquettes se fera soit sur papier soit sur CD-ROM. L Office de Tourisme tient à la disposition des candidats : Des supports concernant les activités de Gréoux-les-Bains et du département Des photos libres de droit issues de la photothèque de l Office de Tourisme Logo et charte graphique de l Office de Tourisme