CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL RELATIF A L ACHAT D UN LOGICIEL DE GESTION DU TEMPS POUR L AGENCE REGIONALE DE SANTE DU NORD PAS DE CALAIS

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1 CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL RELATIF A L ACHAT D UN LOGICIEL DE GESTION DU TEMPS POUR L AGENCE REGIONALE DE SANTE DU NORD PAS DE CALAIS Emetteur : Agence Régionale de Santé du Nord Pas-de-Calais (ARS) 2, rue de Tenremonde LILE Cedex Date d émission : Le 04 juin

2 I. PRESENTATION DU PROJET Le projet consiste à la mise en place au sein de l Agence Régionale de Santé (ARS) d un logiciel de gestion du temps en remplacement des systèmes de pointage existants. A. Mise en place d un logiciel pour l ARS du Nord Pas de Calais Il s agit d une solution permettant la gestion d environ 600 agents sur plusieurs sites : - siège : Immeuble ONIX, rue Chaude Rivière à Lille (475 agents) - antenne d Arras : rue Pergault/Voie Bossuet (100 agents) - antenne Valenciennes : chemin du noir mouton (22 agents) - antenne Calais : (5 agents) La solution retenue devra utiliser deux types d enregistrements : - pointage sur bornes à l entrée des différentes implantations, - ainsi que sur les postes informatiques de l ensemble du personnel des différents sites Le poste administrateur sera installé au sein de la Direction Déléguée des Ressources Humaines (bâtiment ONIX à Lille) et devra être accessible via une interface web sur les postes informatiques des responsables de service. La solution devra permettre une vision globale et en temps réel pour chaque responsable hiérarchique de la situation de son personnel et lui permettre de connaître à tout moment les types d absences quelles qu elles soient et lui permettre de valider les demandes d absence des agents. Elle doit aussi permettre à chaque agent de visualiser à l écran sa situation du point de vue de ses horaires et de ses congés. La solution retenue devra répondre aux configurations techniques propres à la structure. Il est demandé aux soumissionnaires de présenter dans leurs propositions un projet qui soit particulièrement souple et adaptable aux particularités des sites de l ARS : paramétrage de l application en fonction des règles propres à la structure en tenant compte de la diversité de situation des personnels la composant. L application doit pouvoir prendre en compte les évolutions juridiques éventuelles. La solution présentée devra être ergonomique afin de faciliter la prise en main des utilisateurs. La solution retenue devra prévoir un système de sauvegarde et de restauration des données en cas de problème. Le projet présenté par chaque candidat devra prévoir les coûts de formation du personnel (gestionnaires RH, responsables hiérarchiques, agents, direction des systèmes d information). Le projet présenté comportera une offre de maintenance, en distinguant la période de garantie et le contrat de maintenance pouvant être souscrit à son échéance. La solution présentée devra prévoir la possibilité d éditions de statistiques et d états sur la situation personnelle de chaque agent ou de la situation globale de la direction, du département, du service. 2

3 La solution logicielle devra intégrer une gestion du temps au titre de l année N et N+1 avec une vision globale et bien distincte de l ensemble des congés pris par les agents et intégrer l ensemble des types de congés et d absences. Il sera également demandé de pouvoir consulter un planning récapitulatif des congés par directions, départements, services consultable par le responsable et par l ensemble des agents appartenant à cette entité. II. ARCHITECTURE FONCTIONNELLE Intégration de l application dans le système existant La solution présentée devra fonctionner sous WINDOWS XP. La solution devra préciser les pré requis techniques. Un système de sauvegarde et de restauration des données fera partie de l offre présentée. Ce système prendra si possible en compte les possibilités offertes par les équipements informatiques existants. Interactions du projet avec le système existant. Il pourra être envisagé de relier le logiciel à l annuaire LDAP sur les différents sites dans le cadre d de la gestion des droits entre les différents agents : valideurs, etc. Les systèmes existants seront totalement déconnectés et remplacés par le logiciel retenu. III. LES FONCTIONS Les attentes concernant la solution logicielle de gestion de temps qui sera mise en place à l ARS du Nord Pas de Calais sont les suivantes : - assurer la gestion du temps de l ensemble du personnel quelle que soit sa situation géographique, - permettre la planification horaire, - permettre la gestion des ressources humaines, en évitant à la Direction Déléguée aux Ressources Humaines un maximum de saisie, - assurer la saisie des feuilles de temps, de congés en tenant compte de leurs diversités, - permettre à chaque agent d effectuer ses demandes de congés, de récupération horaire, de déclaration de motifs d absence (réunion, formation, oubli de badgeage, etc. ) et la validation par le responsable hiérarchique direct. - prévoir la production de rapport sur les heures, les congés et la situation personnelle des agents mais aussi pour une direction, un département, un service donné (avec éventuellement la possibilité de réaliser un calcul sur les coûts de fonctionnement). A. Modèle détaillé des fonctions 1). Identifier et lister la totalité des fonctions attendues 3

4 - La gestion des cycles horaires : journaliers, hebdomadaires, mensuels, etc. - Une gestion des situations des personnels en prenant en considération leurs statuts (fonctionnaires et agents publics) et leurs conventions collectives (personnels sous CCNT OSS), - Affectation automatique des personnels dans des groupes horaires, notamment pour les personnes ayant de nombreux déplacements à l extérieur, - La mise en place de filtres afin de sélectionner les différentes catégories de salariés - La gestion des absences selon les types d absences et identification par couleur, icône, etc. - La réalisation de plannings mensuels et annuels, - La possibilité de rectifications des erreurs, absences exceptionnelles.de manière simple avec traçabilité de la correction, - La visualisation des états journaliers, hebdomadaires ou annuels en temps réel, - La possibilité de mettre en place un système de contrôle de la part des responsables hiérarchiques vis à vis de leurs agents en temps réel, - L impression des états sur écran ou sur imprimantes (locales ou réseau), - La mise en place d un système de droits entre les différents niveaux de gestion et de responsabilité, - L ergonomie du produit afin de faciliter la prise en main des utilisateurs, - La sécurité, assurant aux utilisateurs (agents et valideurs) l impossibilité de fraude, - Exportation des données dans un format bureautique compatible avec Microsoft Office 2003 et certainement prochainement ). La société devra présenter dans son dossier les éléments suivants : - Décrire les enchaînements des différentes fonctions de ce logiciel, - Représenter le modèle détaillé des fonctions exercées, - Décrire de façon détaillée chaque fonction : définition et objectif, enchaînements d écrans, règles de gestion, contrôle sur les données, - Lister par fonctions les entrées/sorties. IV. LES DONNEES A. Description des données Le projet indiquera la liste des informations (obligatoires ou facultatives) que le logiciel permet de saisir. Les données concernent environ 600 agents. Les données utilisées devront être décrites selon le libellé suivant : Format Longueur Indentifiant N/O ; externe, interne Liste de valeur Règle de gestion Règle d historisation et de purge de la donnée B. Reprise de l existant 4

5 Décrire de façon détaillée les principes de reprise : - L identité de chaque agent, - La reprise de chaque agent à un moment T avec la reprise du solde des différents congés existants de l année et de l année N-1, sachant que les congés de l année N peuvent concerner les congés de l année N-1 non soldés, - L ensemble des règles de gestion en matière de personnel et notamment en prenant en considération les règles de RTT mises en place, - L affectation des agents, - La situation de l agent (temps plein, temps partiel, etc.). La société devra présenter dans son offre, des informations relatives aux points suivants : - Indiquer le scénario de reprise, - Détailler les règles de reprise pour chacune des données : données d origine, règles de conversion, données cibles. V. LES EDITIONS Les éditions concerneront les informations suivantes : - Les données, - La fréquence et les conditions d édition : variable, - Le nombre d exemplaire : variable, - Le volume (= nombre de pages) moyen, mini, maxi : variable, - Les destinataires : variable selon les besoins et les demandes. Les messages : - décrire les messages d erreur associés aux contrôles définis préalablement sur les données, les fonctions. VI. ORGANISATION ET PROFILS TYPES La société retenue et les services de l ARS (Direction Déléguée aux Ressources Humaines et Direction des Systèmes d Information) définiront les règles de gestion relative aux points suivants : Répartition : - Lister les différents sites géographiques, - Lister les différents directions, départements et services. Profils types : - Lister les différents profils types, - Les décrire de façon détaillée : fonctions, habilitations, menus. Format de données susceptibles de faire l objet d une reprise automatique. 5

6 VII. CONTRAINTES Les contraintes de ce projet sont des contraintes de délais. Le système doit être livré et opérationnel pour le 15 Août VIII. DECOMPOSITION DETAILLEE DU COUT DE LA PRESTATION L offre détaillera le coût des divers éléments de la prestation et notamment : - Matériel : badgeuses, badges, serveur(s) (si nécessaire), - Logiciel, - Formation, - Prestation de reprises des données existantes (études et saisie éventuelle), - Prestation d aide au paramétrage initial, - Coût d une extension de maintenance durant la période de garantie, - Coût annuel du contrat de maintenance après la fin de la période de garantie. POUR TOUTE INFORMATION COMPLEMENTAIRE, CONTACTEZ : - Agence Régionale de Santé du Nord Pas de Calais: Monsieur Mathieu GAIGNIER (mathieu.gaignier@ars.sante.fr) Monsieur Jean-Emmanuel RIOS, DDRH, responsable «gestion des personnels» (jean-emmanuel.rios@ars.sante.fr) Madame Valérie BRUYERE, DSI, responsable du pôle «Infrastructures et Support» (valerie.bruyere@ars.sante.fr)