LA PRODUCTIVITÉ. Aujourd hui, la recherche de gain de productivité dans les entreprises est incontournable.

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1 LA PRODUCTIVITÉ Aujourd hui, la recherche de gain de productivité dans les entreprises est incontournable.

2 LA PRODUCTIVITÉ Dans le contexte économique actuel, la recherche de gain de productivité dans les entreprises est incontournable. Il est important de ne pas avoir à se soucier de la gestion du parc d impression, de pouvoir compter sur des solutions qui font gagner du temps aux utilisateurs, et de pouvoir retrouver rapidement un document qui a été classé. KYOCERA Document Solutions propose différentes solutions pour gagner en productivité. Pour une sérénité sur la gestion du parc d impression Pour réduire le temps passé aux tâches documentaires manuelles et chronophages Pour gérer efficacement les flux documentaires 2

3 Pour gagner du temps, l utilisateur peut utiliser : UTILISATION DU MULTIFONCTION Raccourci : permet d accéder en une seule touche à un paramètre spécifique de la fonction sans avoir à naviguer dans les sous menus Ex: raccourci numérotation des pages en copie Programme: permet d accéder en une seule touche à plusieurs paramètres prédéfinis dans une fonction Ex: programme carte d identité permet d avoir la copie des 2 faces de la carte d identité sur une page Raccourci de carnet adresses : permet d enregistrer sur une touche l adresse mail ou scan vers dossier sans devoir naviguer dans le carnet d adresses Impression depuis la clé USB: l utilisateur peut imprimer un fichier image directement depuis sa clé USB sans avoir à accéder à son ordinateur Impression depuis la boîte de documents: possibilité d imprimer un document récurrent (formulaires ) directement depuis le disque dur du multifonction. 3

4 OPTIMISATION DU PARC D IMPRESSION Comment gérer d une façon optimale le parc d impression? 4

5 EXEMPLE CONCRET Aujourd hui, la plupart des entreprises ne connaissent pas: le nombre d imprimantes qu elles possèdent combien leur coûtent leurs impressions et ne peuvent donc pas prévoir un budget précis Mais elles sont conscientes que les indisponibilités des périphériques d impression réduisent la productivité de leurs équipes! 5

6 KYOCONSULT EXPRESS KYOconsult Express représente une 1ère étape dans la connaissance de l environnement documentaire. Il permet de : Garantir que les volumes de pages, le nombre et le type de périphériques, ainsi que le TCO (c est-à-dire le Coût Total de Possession) sont précisément établis Etablir un état des lieux des coûts directs et indirects liés à l impression Mettre en lumière l utilisation faite des moyens d impression Fournir une proposition de réorganisation qui minimise le coût de possession tout en améliorant la productivité des utilisateurs et leur satisfaction 6

7 KYOFLEETMANAGER KYOfleetmanager est un outil de gestion de parc multimarque basé sur une interface web qui permet la collecte d informations techniques et comptables à distance C est l outil de suivi en continu qui offre des fonctions puissantes de remontée d informations et d audit de parcs d impression, telles que : Exportation automatique des compteurs Alertes de maintenance Etat en temps réel des consommables Rapports Au final des situations d urgence réduites qui minimisent les temps d indisponibilité 7

8 KYOCLICK KYOclick est l offre de coût à la page qui permet de ne pas se soucier de l installation, de la gestion des toners et de la maintenance des périphériques d impression. 8

9 PAPERCUT PaperCut permet de contrôler et de gérer l ensemble des fonctionnalités des imprimantes et multifonctions. Rapports détaillés: permettent de mettre en évidence si les périphériques d impression ont la bonne utilisation Définir et ajuster avec précision la politique d impression et aider votre organisation à éliminer le gaspillage et à modifier les comportements des utilisateurs. Exemple : mise en place de règles de routage en fonction du nombre de page du document 9

10 AUTOMATISATION DES FLUX D IMPRESSION ET DE SCAN Comment réduire le temps passé aux tâches qui n apportent aucune valeur ajoutée? 10

11 EXEMPLE CONCRET Une entreprise souhaite réduire le temps passé aux tâches documentaires manuelles et chronophages automatiser les tâches d impression et de scan afin de réduire les erreurs et donc de réduire les coûts. 11

12 KYOEASYPRINT KYOeasyprint permet ainsi d automatiser les flux d impression complexes de documents. En un clic sur la touche imprimer, l utilisateur peut lancer de multiples copies du même document : vers différentes imprimantes pour joindre des destinataires dans différents départements à partir de plusieurs sources d alimentation papier afin de varier les supports (pages à en-tête) avec différentes options de finition pour chaque copie avec différents filigranes (Copie / Confidentiel), ou pages à insérer (Conditions Générales de Vente)... Et bien plus en 1 clic! 12

13 ABBYY FINE READER ABBYY FineReader permet la numérisation et la conversion de fichiers en formats modifiables et interrogeables. C est un logiciel d OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) permettant de modifier un document image que l on peut copier/coller, interroger ou modifier. ABBYY FineReader permet de: numériser efficacement et éviter de retaper manuellement des documents papier; numériser des documents à partir de différents scanners; d ouvrir et de convertir des fichiers images (TIFF, JPEG); permet de convertir un PDF en d autres fichiers modifiables (Word, Excel...) et interrogeables; transformer des photos prises à partir de téléphones portables et d appareil photo numérique 13

14 AutoStore est un logiciel de capture et de routage AUTOSTORE Le logiciel capture les documents papier ou numériques, depuis n importe quelle source, les transforme et les délivre automatiquement vers des dossiers ou applications métier AutoStore transforme les processus basés sur le papier grâce à 3 étapes simples : CAPTURER => TRANSFORMER => ROUTER 14

15 GESTION DES DOCUMENTS Comment gagner du temps lors du classement et de la recherche du document.? 15

16 EXEMPLE CONCRET En entreprise, les documents papier gardent leur importance. Les processus papier peuvent générer des problèmes pouvant avoir un impact direct sur la productivité et sur les coûts. Il y a une pression constante afin de traiter les procédures papier avec une vitesse et une efficacité maximales Chaque document nécessite un certain nombre de copies Remplir des documents papier est chronophage et leur stockage mobilise de l espace dans les bureaux Les documents peuvent facilement être perdus ou mal remplis La recherche d information peut prendre beaucoup de temps 16

17 DOCUWARE DocuWare permet d importer, de classer et d archiver les documents en créant une indexation plein texte et de les rendre facilement accessibles en vue de leur traitement ultérieur Enrichi de fonctions de workflow, d indexation automatique, d administration de contenu Web et d intégration universelle MFP Au bureau Papier Chez soi Applications p. ex. MS Office ou PGI En itinérance Par Internet Scanner / Fax 17

18 PLUS D INFORMATIONS Vous souhaitez en savoir plus? Découvrez la rubrique Internet dédiée sur notre site : 18

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