Logiciels multisites, mutualisation des données et besoins fonctionnels Retour d expérience

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1 Logiciels multisites, mutualisation des données et besoins fonctionnels Retour d expérience B. Gauthier SELAS BIO86 Laboratoire Gauthier Souchaud Polyclinique de Poitiers POITIERS bgauthier@bio86.fr

2 Définition de Mutualisation Centralisation des données Parfaitement maîtrisé par nos fournisseurs de SI Communication des données aux personnes concernées. Le plus souvent monoapplication Obligation pour les utilisateurs pour obtenir les informations nécessaires à leur exercice quotidien sur plusieurs systèmes.

3 Pourquoi cette mutualisation? Protection des données Sécurité d accès Sauvegarde Centralisation Doit s accompagner d une réflexion sur les ressources nécessaires à son administration Mobilité des membres de la société Facilité l accès aux informations quelque soit le lieu de travail et le moment.

4 Pourquoi ce besoin de mobilité? Société issue de la fusion de 5 SEL Organisation différente Système d informations différents 14 sites organiser autour de 4 sites de production : Un plateau technique 3 sites d urgences

5 Répartition géographique

6 Organigramme fonctionnel Commission Finances 5 Directeurs Biologistes Commission Informatique 3 Directeurs Biologistes Commission Logistique 5 Directeurs Biologistes. Commission Qualité 5 Directeurs Biologistes Commission Ressources Humaines 4 Directeurs Biologistes Commission Technique 5 Directeurs Biologistes Comité de direction 7 Directeurs Biologistes 23 Directeurs - Biologistes médicaux 4 Directeurs Adjoints - Biologistes médicaux Secrétaires médicales (57) Techniciens (79) Infirmières (10) Coursiers (21) Agents de service (9) Comptables (2) Gestionnaire Ressources Humaines (1) Qualiticiens (2) Technicien Informatique (3)

7 Pourquoi ce besoin de mobilité? Répartition égalitaire de la charge de travail Biologistes Secrétaires Techniciens Contraintes économiques: Optimisation de la masse salariale Diminution du recours au CDD

8 Mise en place de la Mobilité Harmonisation des pratiques Mise en place d une organisation commune Mise en place d un environnement de production commun Mutualisation des données Accéder à tout moment aux données nécessaires au travail quotidien Création d un bureau virtuel «portatif» afin de garder le même environnement de travail

9 Harmonisation des pratiques Mise en place d un environnement de production commun Harmonisation du parc automates Déploiement d un middleware pilotant l ensemble de la production Mise en place d une organisation commune Sur le plan périanalytique Modalités d accueils Prélèvements Modalités de validation et de libération des résultats Sur le plan analytique Harmonisation des pratiques en terme de gestion des CQ, des critères de repasses Sur le plan ressources Humaines Mise en place d un accord d entreprise définissant les règles de fonctionnement de la mobilité Recrutement en interne et formation de cadre technique et administratifs Centralisation des activités transversales Accompagnement au quotidien sur la maîtrise du changement

10 Mutualisation des données Mutualisation des données nécessaires à la production Données administratives nécessaires à la gestion des patients et à la diffusion des comptes-rendus. SGL (systèmes de gestion du laboratoire) commun, (Odancio) Solution de gestion de la téléphonie interne et externe Solution de gestion du courrier industriel Données analytiques SGL commun et à l organisation du travail Middleware (Biomanager et Biobac) Logiciel de gestion de la qualité et des stock, (GeStockPRO web et GesQual web) Outils de gestion documentaire Données nécessaire à l organisation du travail Logiciel de Planning commun intégrant la gestion des compétences Une solution de pilotage de la présence Outils de communication articulés autour d un intranet (Sharepoint ) et d un serveur de messagerie Zimbra

11 Critères principaux de choix SGL Intégration facile de l ensemble des outils nécessaires à la production notamment du middleware et du logiciel de gestion qualité Intégration d outils de pilotage de la société Reprises des données administratives de l ensemble des structures. Gestion d un catalogue commun des analyses Implique que pour un même code d analyse, le SGL doit être capable de gérer plusieurs techniques et valeurs de références sans présumer du lieu de réalisation ni de l automate Gestion automatique du courrier Indication dès l enregistrement des documents à regrouper dans un même plis pour un destinataire donné. Règle d impression en fonction du type de documents à insérer

12 Critères principaux de choix Middleware Intégration facile au SGL Gestion des graphes d interprétation des analyses afin de permettre une validation de n importe quel site Groupe sanguin Electrophorèse Gestion centralisée des contrôles qualités Gestion des maintenance préventives et curatives des automates

13 Critères de choix des solutions de communications Serveur de Messagerie ZIMBRA Gestion des messageries internes via: Connecteur avec le SGL Indication en temps réel des messages en attente Lien directe vers la messagerie Connecteur avec notre logiciel de gestion de planning Connecteur avec le Middleware et le logiciel qualité en attente Gestion des messageries externes Gestion des Boîtes mails Connecteur avec notre flotte de GSM Permet le déploiement et la mise à jour en temps réels des annuaires internes et externe Report des mails sur les GSM Une solution de gestion de la téléphonie interne et externe Gestion de présence afin d optimiser la gestion des appels entrants et les débordements Couplage avec la flotte de GSM limite le temps de recherche des personnes

14 Critères de choix des solutions de communications Mise en place d un Intranet autour d un Sharepoint Gestion des espaces collaboratifs Manuel de prélèvement Documentations scientifiques Données externes des Fournisseurs Fiches techniques Fiches de sécurités Alertes Dossier personnel Contrats, diplômes, autres Formation Mise en place d un espace CHSCT, CE et DP Lien vers les applicatifs métiers et la messagerie

15 Intranet Diffusion en temps réel des informations relatives à la vie de la société Pannes éventuelles Planning des réunions Réservation des salles de réunions Réservation des véhicules Interface de communication entre les membres de la société, le service informatique, la direction, le service qualité

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19 «BUREAU PORTABLE» Mise en place d un Bureau virtuel accessible par l intermédiaire de son login sur lequel chaque membre du personnel va avoir accès: A l intranet Ces applicatifs Ces données personnelles

20 Eléments importants à prendre en compte La centralisation des données doit s accompagner d une réflexion: La gestion de la sécurité La gestion des sauvegardes Les ressources Matériels et humaines nécessaires à sa mise en œuvres.

21 Ressources matériels 3 SERVEURS POUR LE SGL 1 serveur pour l applicatif 1 serveur de résultat 1 serveur d archive 5 serveurs pour la gestion des chaînes et des automates 2 serveurs pour la chaîne d immunoanalyses 2 serveurs pour la chaîne d hématologie 1 serveur pour gérer l électrophorèse capillaire (Electrophorèse des protéines et A1c) 1 serveur d application gérant les clients des Différents logiciels 2 serveurs pour le Middleware 1 serveur pour l applicatif 1 serveur de connexion 2 serveurs pour la microbiologie 1 SIR 1 serveur gérant les applications sans papier

22 Ressources matériels 1 contrôleur de domaine 3 serveurs TS 1 serveur de sauvegarde 1 serveur pour le logiciel qualité 1 serveur pour l intranet 2 serveurs pour la téléphonie 1 serveur pour la gestion de l IPBX 1 serveur BES pour la gestion des annuaires des téléphones mobiles 1 serveur de messagerie 2 serveurs pour la gestion du courrier 1 serveurs anti-virus 26 SERVEURS A ADMINISTRER

23 Ressources matériels Mise en place d une solution de virtualisation autour d une architecture VMware et d une solution de haute disponibilité Déploiement d un outil de surveillance des ressources matériel et des logiciels(gfi mo nitoring)

24 Sur le plan ressources humaines Recrutement d un technicien informatique supplémentaire Recrutement d un ingénieur informaticien Suivi de projet Formation interne Encadrement de l équipe technique

25 Projet et éléments restant à développer Lancement des applicatifs directement à partir de l intranet Mise en place des Outils d aide à la décision Couplage SGL/Téléphonie