Projets / Eléments d'otp / Fonds. Projet SAFIR SITEL, Université de Neuchâtel Novembre 2001

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1 Projets / Eléments d'otp / Fonds Projet SAFIR SITEL, Université de Neuchâtel Novembre 2001

2 Gestion de projets Un projet est un ensemble de tâches et activités à effectuer pour la réalisation d'un travail (contruction d'une autoroute par exemple) La gestions des projets dans SAP permet d'assurer la planification, le suivi et le contrôle des projets, au niveau coûts et au niveau temps.

3 OTP et Eléments d'otp U U U U U U Elément d'otp U.1234 U de regroupement - d'imputation Un organigramme technique de projet (OTP) est une représentation sous forme de structure hiérarchique des tâches et activités d'un projet Dans un OTP, ces tâches et activités du projet sont décrites sous forme d'éléments individuels de la hiérarchie (éléments d'otp) A l'université, l'élément d'otp est utilisé pour représenter un fonds de tiers L'élément d'otp est l'objet d'imputation en comptabilité analytique pour les fonds de tiers. L'imputation se fait toujours sur l'élément d'otp le plus bas dans la hiérarchie, les éléments supérieurs permettant le regroupement des données. La numérotation hiérarchique définie pour l'université est : U (0 = numérique) et permet de représenter 4 niveaux hiérarchiques au maximum.

4 Définition de projet - I Pour consulter un projet, prenez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projets -> Projet -> Project Builder et cliquez sur l'icône pour choisir et ouvrir un projet existant. La définition du projet est le numéro du projet et sa description. Chaque projet est défini selon un profil de projet. Le profil de projet contient des données pour la gestion du projet (société, calcul des intérêts par exemple). Les données fixes valables pour tous les projets ont été définies dans le paramétrage et ne sont pas modifiables par l'utilisateur.

5 Définition de projet - II Les données variables pour la gestion d'un projet sont défines par l'utilisateur dans les données de base (nom du responsable, domaine d'activité, centre de profit, date de début et de fin). Les domaines d'activité suivants sont définis pour les Fonds de tiers : Fonds de tiers Université Fonds de tiers IMT Fonds de tiers IPH Les centres de profit sont définis selon la même structure, numérotation et désignation que les centres de coûts. Exemple : centre de coûts IPH = centre de profit IPH =

6 Définition de projet - III En cliquant sur l'icône l'élément d'otp. "Synthèse", vous arrivez au niveau de L'élément d'otp supérieur (= de niveau 1) reçoit toujours le même numéro que la définition de projet (le numéro est repris automatiquement avec le caractère "). La définition de l'élément d'otp (numérotation, données de para-métrage et données de base) est reprise de la définition de projet. L'utilisateur entre la désignation de l'élément d'otp, ainsi que les données de gestion suivantes : - type de projet ( = source de financement) - compression des données possible ou non - saisie du pré-budget possible ou non - imputation des coûts possible ou non - facturation aux clients et imputation des recettes possible ou non

7 Définition de projet - IV L'image ci-dessus montre une structure comportant 2 niveaux hiérarchiques pour les éléments d'otp (colonne niveau). Le niveau définit la hiérarchie. L'imputation (coûts) et la facturation (recettes) sont définis sur les éléments d'otp inférieurs.

8 Définition de projet - V En cliquant sur l'icône "Graphique de hiérarchie", la structure hiérarchique des éléments d'otp est affichée.

9 Statut Lorsqu'un projet est créé, il reçoit du système le statut "ouvert". Ce statut est également affecté aux éléments d'otp du projet. Il est nécessaire de changer ce statut sur "Lancé" pour pouvoir comptabiliser. (Menu : Traiter -> Statut -> Lancer)

10 Définir un fonds en FM Un fonds de tiers est défini comme élément d'otp en comptabilité analytique. Un fonds de tiers est également défini comme fonds en comptabilité budgétaire. Pour afficher un fonds, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Compta budgétaire -> Données de base -> Fonds -> Afficher. Pour que les données soient cohérentes, le nom du fonds, sa validité, le motif de financement et le type de fonds doivent être identiques à ceux de l'élément d'otp correspondant (cf définition de projet p. 5) Le profit de budget permet de définir les paramètres de la budgétisation en comptabilité budgétaire.

11 Structure d'un fonds en FM Centre financier IMT Fonds 3 Fonds 2 Fonds 1 Budget, Réel En comptabilité budgétaire, un fonds est toujours lié à un centre financier. Un centre financier (FM) correspond à un centre de coûts (CO) et à un centre de profit (CO). Les centres financiers sont définis selon la même numérotation et la même désignation que les centres de coûts. Exemple : Centre de coûts IMT Centre financier IMT

12 Plan de structure de budget - I Le plan de structure de budget permet de déterminer : - sur quel(s) compte(s) le budget est saisi en compta budgétaire - sur quel(s) compte(s) la comptabilisation est ouverte - l'affectation d'un fonds à un centre financier. Pour afficher l'écran d'entrée du plan de structure de budget, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Compta budgétaire -> Données de base -> Plan struct. budget -> Afficher La définition du plan de structure de budget est faite pour chaque fonds individuellement. Si aucune année (exercice comptable) n'est définie lors de la saisie, le plan de structure est valable par défaut pour toutes les années comptables à partir de sa création. Pour le moment, il n'est pas prévu de saisir le budget en compta budgétaire. La saisie du budget se fera en comptabilité analytique.

13 Plan de structure de budget - II Le plan de structure de budget affiche tous les comptes et tous les regroupements de comptes existants en comptabilité budgétaire. La possibilité de saisir une écriture réelle ou de budget est définie dans le plan de structure de budget. Pour que la saisie d'écritures soit possible en comptabilité, il est nécessaire de définir tous les comptes comme objet d'imputation dans la colonne "Ecriture". La colonne "Budget" permet de définir sur quels comptes il sera possible de saisir un budget.

14 Affecter élément d'otp/fonds Une fois le fonds créé, le plan de structure de budget défini, il reste à gérer l'affectation entre les données de comptabilité analytique (éléments d'otp) et les données de comptabilité budgétaire (fonds/centre financier). Pour consulter l'affectation, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Compta budgétaire -> Données de base -> Affectations -> Afficher. Un élément d'otp est affecté simultanément au fonds et au centre financier correspondants.

15 Saisir les salaires Suivez le chemin : Gestion comptable -> Comptabilité financière -> Grand Livre -> Ecriture -> Saisir pièce de compte général Entrez la date pièce et la date comptable, puis les données concernant les salaires : numéro de compte, montant, texte et élément d'otp. Si vous saisissez un compte de bilan, vous devrez également saisir le domaine d'activité. Pour enregistrer votre pièce, cliquez sur l'icône en forme de disquette. Un numéro de pièce est attribué automatiquement par le système. Une fois la pièce comptabilisée, les données ne peuvent plus être modifiées (sauf le texte). Une correction se fait en extournant et en saisissant à nouveau la pièce.

16 Aides à la saisie - I Pour faciliter la saisie, vous pouvez créer vos propres modèles d'mputation. Saisissez les données que vous voulez conservez dans le modèle. Une fois vos données entrées, créer votre modèle par le menu : Traiter -> Créer modèle imputation. Indiquez un nom de modèle et confirmez en cliquant sur SUITE. Vous pouvez ensuite accéder à votre modèle par le menu : Traiter -> Sélectionner modèle imputation.

17 Aides à la saisie - I Copier les lignes sélectionnées Vous pouvez copier des lignes d'écritures comptables. Après avoir entré les données d'écritures, sélectionnez les lignes que vous désirez copier (bouton gris devant le "vu"). Les lignes sélectionnées apparaissent en jaune. Cliquez sur l'cône "Copier les lignes sélectionnées". Les lignes sélectionnées sont immédiatement copiées.

18 Aides à la saisie - II Copier la zone sélectionnée Vous pouvez également copier une zone (imputation par exemple) d'une ligne d'écriture comptable. Sélectionnez la ligne et la colonne de manière à ce que la zone que vous désirez copier apparaisse à l'intersection de vos sélections. Cliquez sur l'icône "Copier la zone sélectionnée". Le champ est copié sur une nouvelle ligne d'écriture. Vous pouvez répeter la copie tant que la zone reste sélectionnée, après avoir complété une ligne d'écriture.

19 Budget et pré-budget SAP établit une distinction entre budget et pré-budget Le budget est saisi sur des valeurs globales (total d'un projet par exemple) Le pré-budget (ou planification) est saisi sur des natures comptables Pour les Fonds de Tiers, la saisie se fait sur les natures comptables et sur l'élément d'otp (pré-budget en compta analytique).

20 Pré-budgéter un projet - I Un profil de responsable budgétaire permet d'affecter un ou des schémas de saisie de budget à l'utilisateur. Le profil de responsable budgétaire ZUNIOTP est défini pour la saisie du budget sur les éléments d'otp. Pour définir ce profil, suivez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Contrôle de gestion -> Planification -> Définir le profil du responsable budgétaire.

21 Pré-budgéter un projet - II Pour afficher les valeurs pré-budgétées d'un projet, suivez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Contrôle de gestion -> Planification -> Coûts dans l'otp -> Coûts/prise en charge activité -> Afficher Entrer les données de sélection et cliquer sur l'icône "Ecran de synthèse". Entrer les valeurs de budget et sauvegarder avec l'icône en forme de disquette. NB : les recettes sont des "coûts négatifs" en comptabilité analytique et sont saisies et affichées avec un signe négatif. Remarque : le budget est saisi sur un élément d'otp d'imputation.

22 Pré-budgéter un projet - III Dans le cas d'un projet comportant plusieurs niveaux d'éléments d'otp, le total peut être calculé et saisi au niveau du projet. Le total des montants de budget saisis par éléments d'otp figure dans la colonne "Total pré-budget". Pour obtenir le total au niveau du projet, cliquez sur : Traiter -> Totaliser. Indiquez pour quelle (s) année (s) vous voulez obtenir le total et validez avec "Enter". Le total apparaît maintenant au niveau de l'élément d'otp supérieur.

23 Rapport de projet - I Ce rapport vous permet d'afficher une situation mensuelle/annuelle des écritures réelles et de budget pour un ou plusieurs projets. Pour accéder à ce rapport, suivez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Système d'information -> Contrôle de gestion -> Produits et résultat -> Par nature comptable -> Réel / Pré-budget / Ecart absolu / Ecart en %. Sélectionnez le profil de BD (base de données) standard : En cliquant sur l'icône "Délimitations libres", vous pouvez définir d'autres données de sélection.

24 Rapport de projet - II Vous pouvez conserver vos sélections en créant une variante. Menu : Saut -> Variantes -> Sauvegarder comme variante Entrez le uniquement le nom et la signification de la variante, puis sauvegardez avec l'icône en forme de disquette et revenez sur l'écran de sélection. Vous pourrez ensuite accéder directement aux variantes avec l'icône "Accéder à variante".

25 Rapport de projet - III Les valeurs cumulées pour les écritures réelles et pour le budget sont affichées par nature comptable. Les différents totaux sont définis par le groupe de nature comptable indiqué dans l'écran de sélection du rapport. En vous positionnant sur le montant REEL d'une nature comptable et avec un double-clic, vous accédez au détail des écritures pour cette nature comptable (= postes individuels). Un autre rapport permet d'accéder directement à ces postes individuels (Cf. page 27/28).

26 Rapport de projet - IV Vous pouvez afficher uniquement les totaux par regroupement. Pour cela, vous avez deux possibilités : - cliquer sur les flèches rouges à côté du regroupement. Le niveau est compressé et la flèche est maintenant verte. - par le menu : Options -> Niveau de totalisation, entrez le niveau désiré et confirmer avec "Enter".

27 Rapport de projet - V Ce rapport vous permet d'afficher les écritures (postes) individuelles d'un ou de plusieurs projets pour une période définie. Pour accéder à ce rapport, suivez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Système d'information -> Contrôle de gestion -> Poste individuel -> Coût réels / Produit réels La variante d'affichage UNI02 contient les champs pour un rapport standard.

28 Rapport de projet - VI Si la variante d'affichage ne vous convient pas, vous pouvez en sélectionner une autre en cliquant sur l'icône "Afficher mise en forme". Vous pouvez également sélectionner vous-mêmes les champs d'information pour l'affichage en cliquant sur l'icône "Modifier mise en forme".

29 Exporter un rapport Par le menu : Sytème -> Liste -> Sauvegarder -> Fichier local vous pouvez exporter des rapports SAP sous différentes formes : - non converti = texte dans Word (.txt) - calcul avec tableur = fichier Excel (.xls) - Rich Text Format = tableau en couleur avec lignes/colonnes dans Word (.rtf) - format HTML = format Internet Après avoir sélectionné le format, indiquez sous quel nom sera enregistré votre fichier, sans oublier l'extension (par exemple.xls pour un fichier Excel). Le répertoire C:\SAPworkdir est indiqué par défaut et peut être modifié si nécessaire. Cliquez ensuite sur fichier. pour transférer les données sur le

30 Synthèse de structure Chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Système d'information -> Structure -> Synthèse de structure Ce rapport vous permet de consulter la synthèse de la structure d'un projet, avec les éléments d'otp.

31 Synthèse de définition de projet Chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Système d'information -> Structure -> Synthèses individuelles -> Définition de projet. Ce rapport vous permet de consulter la synthèse de la définition de projet.

32 Synthèse d'élément d'otp Chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Système d'information -> Structure -> Synthèses individuelles -> Eléments d'otp Ce rapport vous permet de consulter la synthèse des éléments d'otp.