LE CIRCUIT DES VENTES FICHE PROCÉDURE 45 : LA FACTURE

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1 LE CIRCUIT DES VENTES FICHE PROCÉDURE 45 : LA FACTURE Toute fourniture de marchandises ou exécution de prestations pour une activité professionnelle doit faire l objet d une facturation. Les factures peuvent obtenues : - par saisie directe, sans qu un document préalable n existe ; - par transfert de la commande en facture : la facture fait alors également office de bon de livraison ; - par transfert de la livraison en facture ; - ou, plus rarement, par transfert du devis. 1. LA CRÉATION DIRECTE D UNE FACTURE Pour créer une facture, vous pouvez utiliser : - La barre de navigation Ventes Documents de vente puis cliquer sur le bouton puis Factures. - Le menu Ventes Documents de vente Factures La facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps et le pied de la facture. EN TETE DE LA FACTURE CORPS DE LA FACTURE PIED DE LA FACTURE Service Education EBP Open Line Version 7 La facture de vente Page 1

2 Vous avez également la possibilité d'appeler des actions telles que : Afficher le client prospecbt, Historique clients/articles, Transférer, Retourner, Envoyer par mail. A. L ENTÊTE L entête va permettre de visualiser, à partir du code client : - La civilité et le nom du client - L adresse du client - Le mode de règlement si celui-ci figure dans la fiche client. Pour saisir le code client, il suffit de cliquer sur le bouton La fenêtre suivante s affiche alors à l écran : du champ Code Tiers. Si client n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche client en sélectionnant accessible par l'icône dans la liste déroulante Exemple : Le client ELECTRO MENAGER s est rendu au magasin de la société pour acheter plusieurs téléviseurs. Pour établir la facture, il est nécessaire de saisir une fiche client. La saisie des informations relatives à ce client peut nécessiter que soient également renseignés les champs des différents onglets Livraison, Adresses, Contacts, Gestion, Tarifs et Divers Pour de plus amples informations relatives à cette fiche vous pouvez vous reporter sur la fiche procédure Client. Service Education EBP Open Line Version 7 La facture de vente Page 2

3 Si le mode de règlement voulu ne figure pas dans l entête de la facture, en cliquant sur le bouton sélectionner un parmi une liste déroulante ou d un créer un en cliquant sur le bouton. vous avez la possibilité d en La création d un nouveau mode de règlement nécessite la saisie d un code et d un libellé ainsi que des paramètres du règlement. Exemple : Le nouveau client va régler l intégralité de sa facture par traite à 30 jours fin de mois le Le pourcentage de règlement est Le nombre de jours retenu est 30 - Le typer de règlement est Fin de mois le - Le jour de règlement est le 10 - Et le moyen de paiement est Traite B. LE CORPS DE LA FACTURE Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : - En définissant votre masque de saisie de la facture : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. Quatre vues sont disponibles. Une liste déroulante permet de sélectionner la vue appropriée à vos besoins. Par défaut, c est la vue standard HT qui est sélectionnée. - En insérant des articles issus du fichier des articles. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. En entête de l'onglet, vous disposez d'un bouton (bouton non activé) ou en montant TTC (bouton activé). Ce bouton permet de saisir les données en montant HT Bouton non activé Bouton activé Service Education EBP Open Line Version 7 La facture de vente Page 3

4 Les informations suivantes doivent être saisies dans le corps de la facture : - Le code article - La quantité facturée - Le pourcentage de remise unitaire - Le numéro de série ou de lot des articles facturés qui font l objet d un suivi par numéro La barre d'outils avec des boutons permet d'accéder à de nombreuses fonctions pour gérer l'article, attribuer des numéros de série ou de lot, de saisir des formules : Le bouton permet de sélectionner les numéros de série parmi une liste déroulante : Le bouton affecte automatiquement un numéro de série C. LE PIED DE LA FACTURE Le pied représente la partie de totalisation simplifié de votre document. - Le total brut HT, montant non saisissable, qui correspond à la somme des montants HT net présents dans les lignes ; - La remise globale qui peut être soit saisie en montant ou en pourcentage, soit reprise de la fiche client. Le bouton "+" permet d'ouvrir la liste de saisie des remises. Ces remises peuvent être saisies (montant ou pourcentage) ou sélectionnées à partir de la liste des remises complémentaires existantes. Il est possible de saisir 5 remises au maximum. Elles se calculent en Cascade. - Le pourcentage d escompte - Le port HT et le taux de TVA sur le port. Il peut s agir du montant de frais de port présent sur la fiche "Frais de port". - Le total TTC Il est possible de modifier le Total TTC du document, dans ce cas une nouvelle remise en pied de document sera calculée. 2. LA CRÉATION D UNE FACTURE A PARTIR D UN DOCUMENT PRÉCÉDENT Service Education EBP Open Line Version 7 La facture de vente Page 4

5 La facture de vente peut être obtenue par transfert d un devis, par transfert d une commande ou par transfert d un bon de livraison en facture. Le transfert d un devis en facture est effectué rarement. Cela peut être le cas lorsque le client qui était destinataire du devis se rend directement à l entreprise pour acheter la marchandise DEVIS COMMANDE BON DE LIVRAISON FACTURE FACTURE FACTURE Il est également possible de regrouper plusieurs documents de vente pour obtenir une facture unique 2.1 CRÉATION D UNE FACTURE PAR TRANSFERT D UNE COMMANDE Exemple : On veut transférer la commande CM00870 du client AUDIO VISUEL PRODUCTS du 8/10/2016 en facture à la date du 11/10/2016. Une première solution consiste à ouvrir la commande concernée par le transfert en facture puis de cliquer sur le bouton. Il suffit ensuite de sélectionner Facture comme type de document à générer puis de cliquer sur Lancer pour que le transfert s opère. Une deuxième solution consiste à sélectionner dans la liste de document la commande concernée par la facture et à cliquer sur le bouton droit de la souris puis de lancer la commande Transférer. Service Education EBP Open Line Version 7 La facture de vente Page 5

6 Près transfert, la facture est affichée à l écran. S agissant d un transfert, il n est pas possible de modifier les quantités commandées pour obtenir des quantités facturées différentes. Seuls doivent être saisis les numéros de série lorsque les quantités facturées correspondent à des articles faisant l objet d un suivi par numéro. Si l on veut générer une facture avec des quantités différentes de la commande, la procédure à suivre consiste à cliquer sur le bouton. Une fenêtre Réception s ouvre et permet en cliquant sur d afficher les lignes de la commande. Il suffit d indiquer les quantités à facturer et de sélectionner Facture comme pièce à générer. 2.2 CRÉATION D UNE FACTURE PAR TRANSFERT D UN BON DE LIVRAISON La procédure à suivre est identique à celle du transfert de la commande. Il suffit : - Soit de sélectionner le bon de livraison concerné par le transfert en facture dans la liste des documents de vente, de cliquer sur le bouton droit de la souris puis de lancer la commande Transférer. Service Education EBP Open Line Version 7 La facture de vente Page 6

7 - Soit d ouvrir le document concerné et de cliquer sur ou selon le cas. La facture étant consécutive à un bon de réception, il n est plus nécessaire de saisir les numéros de série, ceux-ci ayant été saisis lors de la réception. 2.3 CRÉATION D UNE FACTURE PAR REGROUPEMENT DE PLUSIEURS BONS DE LIVRAISON Exemple : Deux bons de livraisons 845 et 846 des 9/10/2016 et 11/10/2016 concernent un même client CHALLEGE VIDEO. Une facture unique regroupant ces deux bons créée le 14 octobre. La procédure à suivre pour le regroupement des bons de livraison est identique à celle du regroupement de plusieurs commandes en un seul bon de livraison. Il faut sélectionner dans la liste des documents commerciaux les bons de livraison qui seront regroupés en cochant la case à gauche du numéro de document. Après avoir cliqué sur le bouton droit de la souris, il faut sélectionner la commande Regrouper Un assistant de regroupement des documents s affiche à l écran. En cliquant sur le bouton Suivant, l assistant affiche un aperçu des documents qui seront regroupés Pour finaliser le regroupement il suffit de choisir la date et le type de document à générer ainsi que les options de regroupement. Service Education EBP Open Line Version 7 La facture de vente Page 7