RAPPORT DE SYNTHESE DU SEMINAIRE-ATELIER DE FORMATION SUR LE THEME INTRANET PARLEMENTAIRE : FONCTIONNEMENT ET AVANTAGES

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1 RAPPORT DE SYNTHESE DU SEMINAIRE-ATELIER DE FORMATION SUR LE THEME INTRANET PARLEMENTAIRE : FONCTIONNEMENT ET AVANTAGES Ouagadougou, LES 21 ET 22 NOVEMBRE 2013 novembre 2013

2 Les jeudi 21 et vendredi 22 novembre 2013, s est déroulé à Ouagadougou un séminaire-atelier de formation au profit des agents de l Assemblée nationale. Cette formation qui a porté sur Intranet parlementaire : fonctionnement et avantages a regroupé 40 participants provenant des services suivants : - le cabinet du Président de l Assemblée nationale ; - la questure ; - le secrétariat général. (La liste de présence est annexée au présent rapport.) Organisé en collaboration avec l Assemblée nationale du Burkina Faso, l Assemblée parlementaire de la Francophonie et le Programme Noria, ce séminaire avait pour objectif principal de présenter les apports d un intranet parlementaire comme outil de mutualisation et de diffusion de l information et des services. Les objectifs spécifiques du séminaire consistaient à : - réduire les délais de transmission des informations entre les services ; - former le personnel aux outils et aux méthodes modernes de communication interne ; - établir une charte de nommage des documents ; - permettre aux différents services d échanger sur leur rôle respectif dans la chaîne de gestion de l information ; - établir une nomenclature des documents traités par les Parlements ; - favoriser un consensus pour établir une procédure de transmission des informations entre les services. Les travaux se sont déroulés comme suit : - La cérémonie d ouverture ; - La synthèse des communications ; - Les travaux de groupes et restitution ; - L élaboration des termes de références. 1- Cérémonie d ouverture La cérémonie d ouverture a été ponctuée par deux allocutions que sont le discours d ouverture de Madame la Secrétaire générale, représentant Son Excellence Monsieur Soungalo Appolinaire OUATTARA, Président de l Assemblée nationale et la présentation du programme Noria et des objectifs du séminaire par Madame Mireille Eza, Directrice du programme Noria. 2

3 Dans son discours, Madame la Secrétaire générale a, au nom de Son Excellence Monsieur le Président de l Assemblée nationale, souhaité la bienvenue à tous les participants ainsi qu aux différents experts. Elle a remercié l Assemblée parlementaire de la Francophonie qui, à travers le programme Noria, permet à l Assemblée nationale du Burkina Faso de bénéficier de cette formation, signe de la bonne collaboration entre les deux institutions. Aussi, elle a indiqué que l intranet est un vecteur d enjeux stratégiques quand le moment vient de s inscrire dans une politique de management plus large et plus intense ; c est un outil de communication efficace, rapide, simple au coût relativement peu onéreux. Il apparait indubitablement comme une condition indispensable au fonctionnement dynamique de toute organisation. Par conséquent, plus qu une nécessité, l intranet doit être érigé en une priorité de gouvernance administrative. Afin de parvenir à la modernisation de la gouvernance du Parlement, la gouvernance administrative parlementaire et la communication qui sont les trois axes sur les cinq que compte l orientation déclinée par le Président de l Assemblée nationale pour la présente législature, Madame la Secrétaire générale a invité les participants à plus d assiduité durant les travaux. Quant à Madame Mireille Eza, Directrice du programme Noria, elle a fait remarquer que la qualité du travail parlementaire doit s appuyer sur le principe de réalité et sur l exigence de proximité pour appliquer des stratégies et des solutions opérationnelles et performantes facilement transposables et adaptées aux contraintes du monde parlementaire africain. Avant de terminer sont propos, elle a rappelé l objectif de ce séminaire-atelier qui est de permettre aux participants d identifier les éléments essentiels à la mise en œuvre d un intranet adapté aux besoins de la mission collective en tenant compte des atouts et des contraintes inhérentes à chaque chambre du parlement. En somme, il s agit de minimiser les coûts et les contraintes en maximisant les impacts positifs d un intranet. 2- La synthèse des communications Les travaux du séminaire qui se sont déroulés en plénière avaient pour modérateur, Madame COMPAORE/TIENDREBEOGO Rasmata, Directrice de la communication électronique. Présentation de l intranet parlementaire-outil de travail collaboratif Abordant tour à tour le thème, Madame Mireille Eza, Messieurs Balira Ousmane Konfé et Benadjingar Djérabé Goldoum, ont présenté l intranet comme étant un outil 3

4 de travail très efficace. La mise en place d un modèle intranet parlementaire requiert la rédaction de termes de référence pour le partage des documents, ce qui rend tout un chacun acteur de la vie du parlement. La finalité est le gain en temps, en efficacité et surtout la bonne collaboration entre les différents acteurs de l administration parlementaire. Le thème principal a été subdivisé en plusieurs sous points dont le premier est le suivant : 2.1- le travail collaboratif Parlant du travail collaboratif, il ressort qu il s agit d une coopération entre membres d une équipe visant à atteindre un but commun. C est une situation dans laquelle plusieurs partenaires décident de coopérer, c est-à-dire produire et utiliser une intelligence collective. Cela nécessite une motivation pour entrer en relation avec l autre et partager avec lui une partie de son pouvoir et de son savoir dans le sens d aller dans la même direction Les avantages et les préalables du travail collectif Le travail collectif permet à l équipe qui la pratique de : maximiser les résultats mutualiser les meilleures coordinations ; gagner en temps ; améliorer l autonomie ; capitaliser les connaissances. Pour parvenir à conduire un bon travail collectif, il est indispensable de pouvoir : recourir à la volonté des décideurs et des acteurs ; harmoniser les méthodes de travail ; gérer le changement ; prendre des décisions par chacun des membres à son niveau ; connaitre les outils du travail collectif La définition de l intranet Pour ce qui concerne l intranet, les communicateurs ont affirmé qu il s agit d une technique qui consiste en l emploi de technologies internet dans le but d une meilleure coopération entre membres d une même équipe, en assurant le partage de valeurs, de connaissances et de ressources. 4

5 A la suite des différentes présentations, les participants ont posé des questions de compréhension auxquelles les communicateurs ont apporté des réponses satisfaisantes. 3- Les travaux de groupes et restitution Par la suite, les participants ont énuméré des thèmes constituant des projets nécessitant l élaboration de termes de référence pour la mise en place de l intranet parlementaire. Pour ce faire, ils ont formé des groupes de travail en vue de se pencher sur ces thèmes. Il s agit de : l annuaire ; le social ; le partage, la modélisation et l harmonisation des documents ; la vie du parlement ; la messagerie. A l issue des exercices, chaque groupe a présenté en plénière les résultats de ses travaux qui ont fait l objet de discussion. 4- L élaboration des termes de référence Les termes de référence font allusion à un document qui contient la liste des besoins, des exigences et des contraintes qu il faut respecter lors de la réalisation d un projet (Wikipédia). Les termes de référence ont pour contenu : - La présentation du projet ; - L expression et l analyse des besoins ; - La mise en place du document. Chaque groupe de travail a alors été invité à procéder à la mise en place de ses termes de référence. 5-La clôture Au terme des deux jours de formation, deux allocutions ont été prononcées. Madame Mireille Eza, Directrice du programme Noria, a tenu à remercier les différents participants pour l assiduité dans laquelle se sont déroulés les travaux du 5

6 séminaire. Elle s est réjouie de la tenue de cette formation, qui sans doute a atteint les objectifs qui étaient fixés et a, pour l occasion, invité l ensemble du personnel à faire preuve d abnégation pour accompagner la présente législature dans ses différentes activités. Quant à Madame la Secrétaire générale elle a, au nom de Son Excellence Monsieur Soungalo Appolinaire OUATTARA, réitéré les vives félicitations de la représentation nationale à l APF qui a toujours permis l organisation de ce genre de formation ; cela contribuera en effet à améliorer la qualité des activités parlementaires en donnant beaucoup plus de visibilité au travail de l Institution. Pour finir, elle a remercié tous les participants pour leur assiduité au cours de la formation qui, sûrement, favorisera une fluidité du traitement des informations au sein de l administration parlementaire. Ouagadougou, le 22 novembre 2013 Les participants 6

7 Motion de remerciement - Considérant la nécessité de rendre plus fluide le traitement de l information au sein de l administration parlementaire ; - Considérant l engagement formel de Son Excellence Monsieur le Président de l'assemblée nationale à permettre l accès facile aux informations parlementaires ; - Considérant l ambiance conviviale et sereine qui a permis la bonne tenue de cette rencontre. Nous, participants au séminaire de formation sur le thème : «Intranet parlementaire : fonctionnement et avantages», tenu les jeudi 21 et vendredi 22 novembre 2013 à Ouagadougou, réitérons nos remerciements au Président de l Assemblée nationale dont le soutien a permis l organisation et le succès de cette rencontre. Les remerciements s adressent également à l Assemblée parlementaire de la francophonie et au programme Noria dont les différents communicateurs, par leurs brillantes communications, ont permis la transmission des connaissances en matière de création et de gestion de l intranet. Ouagadougou, le 22 novembre 2013 Les participants 7