e-sourcing Formation Fournisseurs sur

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1 e-sourcing Formation Fournisseurs sur

2 Sommaire Sujet Slides Introduction Page de connexion Première connexion Tableau de bord Préférences Participer à un évènement Répondre à un évènement Composer un message Répondre via Excel Support Ariba

3 Introduction Aspect techniques Quelques fonctions e-définitions 3 Retour Sommaire

4 4 Aspects techniques Composant du système Introduction Prérequis Connexion Internet Votre vitesse de connexion détermine la vitesse de la plateforme Navigateur Web Microsoft Internet Explorer 6/ 7/ 8 Mozilla Firefox : version 3.0 Safari 4 Système d exploitation Microsoft Windows 7 Microsoft Vista SP Microsoft XP (SP) Microsoft XP (SP3) Utilisateur MAC Apple Mac OS (v0.x ou plus) Apple Mac X Leopard Apple Mac X Tiger 0.4. ( avec mise à jour sécurité )

5 Introduction Quelques fonctions Nouvelle ergonomie Support en ligne et téléphonique Gestion des évènements Traçabilité Sécurité des informations 5

6 6 Introduction Définitions : Nom de la plateforme e-sourcing du Groupe TOTAL RFI Request For Information. Description de vos services ou produits en fonction des besoins de votre interlocuteur achats. Evènements RFP Enchères inversées Request For Price. Description de vos services et /ou produits accompagnées de vos prix. Dernière étape d une négociation initiée par l acheteur vous permettant de soumettre des offres en temps réel.

7 7 Page de connexion En tant que fournisseur se connecter à: Ou cliquez ici Entrez votre adresse Entrez le mot de passe reçu par Le contact support met à disposition une helpline en fonction de votre zone géographique

8 Ariba Support Numéros de téléphones composés de l étranger Numéros de téléphones gratuits depuis le pays d origine North/South America Europe/Middle East/Africa Africa (French) Asia Pacific AS Spanish AS Portuguese AS French AS German AS Italian AS Japanese AS Chinese Vous disposez d un IGG 8

9 Première connexion Actions clés: Changer le mot de passe Créer une question secrète Mettre à jour les informations de votre profil et votre société 9 Retour Sommaire

10 0 Première connexion / Entrez le mot de passe qui vous a été fourni Entrez un mot de passe 3 - Choisissez une question comprenant entre 8 et 6 secrète et entrez une réponse caractères, des lettres et chiffres et au moins un - Validez en cliquant sur OK caractère spécial

11 Première connexion / 4 Entrez les informations vous concernant *= champs obligatoires Cliquez sur Ok

12 Tableau de bord Liste des évènements Cliquez sur l évènement pour y accéder Vous pouvez modifier vos paramètres de compte en cliquant sur Préférences Cliquez sur Préférences

13 Préférences Voici la liste des éléments que vous pouvez modifier Par exemple, vous pouvez modifier les paramètres régionaux (langue) et la devise Cliquez sur Ok pour valider 3

14 Comment participer à un évènement Actions clés: Cliquer sur Intention de Répondre ou Refuser de répondre Cliquer sur Préparer l offre ou Refuser de répondre 4

15 Comment participer à un évènement / Sur votre tableau de bord, cliquez sur l évènement auquel vous voulez participer ere étape: Vérifier les détails de l évènement Vous pouvez sélectionner l intégralité du contenu ou seulement certaines sections Cliquer sur Intention de répondre ou Refuser de répondre 5

16 Comment participer à un évènement / Préparer Offre. ATTENTION: Cette action vous engage à soumettre vos offres, à répondre à l appel d offre. Une fois avoir cliqué sur ce boutton, vous ne pourrez plus «Refuser de répondre» Refuser de répondre. Vous avez le choix de décliner l offre, cependant vous avez la possibilité de revenir sur votre décision et soumettre une offre. 6

17 Répondre à un évènement Actions clés: Soumettre une réponse Mettre à jour les totaux Soumettre l offre Modifier l offre si besoin 7

18 Répondre à l évènement / eme étape : Soumettre une réponse Les modalités de réponses à un évènement peuvent être différentes Dans l exemple ci contre:.: Vous devez répondre par une phrase courte.: Vous devez joindre un fichier en cliquant sur le lien Joindre un fichier.3: vous devez choisir parmi les réponses du menu déroulant Dans la partie, vous devez soumettre vos prix par unité dans les champs indiqués Cliquez sur Mettre à jour les totaux afin de calculer le Coût Total Cliquez sur Soumettre pour envoyer vos offres. Un message de confirmation apparaît. 8

19 Répondre à l évènement / Vous pouvez Modifier la réponse Note: Modifier une réponse suppose de soumettre une offre différente à la précédente Cliquez sur Composer un message 9

20 Composer un message Composez votre message { l équipe projet. 4 Cliquez sur Envoyer - Vous pouvez modifier la mise en forme de votre message Cliquez sur Notification sur votre tableau de bord pour voir les réponses à vos questions. 0

21 Répondre via Excel Importer le contenu d un évènement sur Excel vous permet de soumettre vos offres plus rapidement, particulièrement en cas d un appel d offre important. Actions Clés: Importer le contenu Soumettre les offres Enregistrer la feuille Excel sous le format Télécharger le contenu en ligne Soumettre les offres

22 Répondre via Excel Cliquez sur Importer depuis Excel La démarche est expliquée en 4 étapes Cliquez sur Etape : Télécharger le contenu - Puis sur Ouvrir

23 Etape : Soumettre les offres Répondre via Excel Les onglets explicatifs Les onglets correspondant aux parties de l évènement Remplissez la colonne Réponse pour chaque partie. Les cellules jaunes sont à remplir obligatoirement. ATTENTION: Le type de réponse Pièce jointe sera { soumettre sur l évènement en ligne 3

24 Répondre via Excel Etape :Enregistrer sous XLS, v.97/003 IMPORTANT: Sauvegardez votre feuille Excel sous le format XLS format / version Etape 3 : Téléchargement sur la plateforme