REALISATION DE LA BROCHURE «ENFANTS 2010» du SLA Oise Cahier des charges

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1 REALISATION DE LA BROCHURE «ENFANTS 2010» du SLA Oise Cahier des charges I. Contexte et objectifs Le Service Loisirs Accueil Oise est le service commercial du Comité Départemental du Tourisme de l Oise. Il assure la réservation et la commercialisation de formules à la journée «clé en main» pour les groupes d enfants dans le département de l Oise. Il s appuie pour cette tâche sur divers supports de communication dont une brochure «Sorties éducatives». Cette brochure est un outil de communication et de vente à destination du public enfants (actuel et potentiel). Elle présente une sélection d offres dans divers thèmes de visites et dans divers secteurs de l Oise (photos à l appui). Elle est diffusée à l ensemble des clients du Service Loisirs Accueil. Elle est également utilisée pour répondre aux demandes d informations spontanées. Enfin, elle est téléchargeable sur le site Internet du Comité Départemental du Tourisme de l Oise. Son millésime est prévu annuellement. Le présent cahier des charges décrit les services attendus du prestataire. II. Objet de la prestation Dans le cadre des mises à jour annuelles de ses éditions, le CDTO/SLA souhaite confier à un tiers la réalisation de la brochure «sorties éducatives 2010». LOT 1 : CONCEPTION ET MISE EN PAGE 1/ Application du nouvel univers graphique de la destination Oise sur tout le document et couvertures compris 2/ Mise à jour de la précédente édition : Sorties éducatives 2008 Nous reprenons l intégralité du graphisme de la brochure précédente et la mise en page des journées. La maquette de cette brochure 2008 sera fournie (format Xpress 6) afin de pouvoir faire les mises à jour. - mise à jour sur 75% environ de la brochure (changement dans le programme principalement, horaire, tarifs, nombre d enfants ) et 25% environ de nouveaux forfaits en remplacement d anciens programmes. - les conditions de vente seront encartées sur un papier différent au milieu de la brochure format 10 X 21cm D autres informations et modifications pourront ensuite être communiquées lors d un entretien. Le chemin de fer de la brochure doit respecter 4 secteurs : - Noyonnais - Compiègnois - Grand Beauvaisis - Chantilly Pays de Valois - Vexin - Thelle 1

2 La brochure comprend : La 1 ère et dernière de couverture, 1 carte générale du département, un texte de présentation (Edito), un sommaire, 4 pages «secteur» avec le nom du secteur et une carte de localisation : Noyonnais Compiègnois, Grand Beauvaisis, Chantilly Pays de Valois, Vexin-Thelle 19 pages produits (2 forfaits par page), 4 pages de conditions de vente et de réservation encartées au centre de la brochure (supplément encarté hors pagination). Outre les pages d introduction vantant le département, la brochure présentera les journées éducatives sous forme de «produits», chaque forfait comprendra les rubriques suivantes : - accroche - programme - ardoise avec le tarif - tarifs - le forfait comprend - le forfait ne comprend pas - capacité mini maxi - conditions âge - type de public - thèmes abordés - kilométrage de la journée - particularités - 1 ou 2 photos d illustration sont fournies par nos soins pour chaque journées De façon générale, le site web : sera mis en avant sur le recto et sur le verso de façon visible. Seront fournies par le CDTO : la maquette de la brochure «sorties éducatives 2008», les textes, un fond de cartes, les photos d illustration et les logos. Transmission des éléments pour la mise à jour de la brochure à partir du lundi 17 août Livraison : Un fichier PDF sécurisé avec épreuve numérique de type Chromalin pour toutes les pages et au format réel de la brochure sera exigé, ainsi que tous les fichiers sources pour le jeudi 17 Septembre 2009 avant midi au plus tard. + le pdf optimisé pour téléchargement sur le web Date limite de candidature : Mercredi 29 Juillet 2009 Lot 2 : IMPRESSION DE LA BROCHURE Impression du document à exemplaires Détails imprimerie : Couverture 4 pages : - Format fini : 21 x 29.7 cm - Format ouvert : 42 x 29.7 cm - Papier : Couché Brillant PEFC 200 gr - Impression : Quadri recto / verso Intérieur 24 pages : - Papier couché satin PEFC 135 gr - Impression : Quadri recto / verso 2

3 4 pages en milieu de brochure (condition de vente) : - Dépliant de 4 pages encarté/piqué au centre de la brochure - Format 100*210 fermé 200*210 ouvert impression noire - Recto verso - Papier : LYS GALILEE CERTIF 100% PEFC FCBA/ g Façonnage : - Reliure : 2 points métal Autres détails : - Mise sous film par parquet - Mise en cartons étiquetés (poids maximum 8 Kg) Transmissions des éléments d impression à l imprimeur par fichier numérique pour le Vendredi 18 Septembre 2009 au plus tard. Livraison des documents au plus tard le Vendredi 2 Octobre 2009 avant 12h00 dans 2 points de l Oise : 1 livraison au Comité du Tourisme à Beauvais + 1 livraison au Transports Méry à Warluis Date limite de candidature : Mercredi 29 Juillet 2009 V. Cession des droits de la Propriété Intellectuelle Le Titulaire cèdera au CDTO, en totalité, à titre exclusif, pour la durée légale de protection des droits de propriété intellectuelle pour le monde entier, l ensemble de ses droits patrimoniaux sur les créations qu il aura réalisées dans le cadre du présent marché. Dés lors, le CDTO sera titulaire du droit de reproduction et de représentation sur les créations et dont il pourra librement disposer pour toute utilisation de son choix. Ces droits comprennent dans le sens le plus large : - droit de reproduction : ce droit comporte le droit de reproduire et d'utiliser notamment, dans un but promotionnel, publicitaire, d information directement ou indirectement par tous procédés techniques connus ou inconnus à ce jour et à venir, sur tout support connu ou inconnu à ce jour, et sur tout réseau de télécommunication privatif ou ouvert, national ou international (et notamment Internet, les Intranets et Extranets), tout ou partie des créations, en nombre illimité, en toutes matières, toutes couleurs et toutes dimensions ; ce droit comporte également le droit pour le CDT Oise de confier l'exécution de cette exploitation à toute personne physique ou morale de son choix. - droit de représentation/ droit de communication au public : ce droit comporte le droit de représenter, de rendre accessible, de diffuser ou de communiquer au public d'une quelconque façon, directement ou indirectement et par tout procédé de télécommunication, de sons et d'images analogiques ou numérique, par voie hertzienne, par câble ou par satellite de réception directe ou non, par tous services "on line" et assimilés et par tous moyens connus ou inconnus à ce jour, tout ou partie des créations pour toute utilisation, notamment publicitaire et promotionnelle qui pourrait être faite par le CDT Oise soit à son profit, soit pour le compte d'un tiers. - droit d'adaptation : ce droit comporte le droit d'adapter tout ou partie des Création, directement ou indirectement, sous une forme modifiée, notamment par l'intégration d'éléments nouveaux, en fonction des impératifs du marché, des progrès techniques, des nécessités artistiques etc... - droit de traduction : ce droit comporte le droit de traduire en toute langue tout ou partie des Créations, en vue d une exploitation à l étranger. 3

4 Par conséquent, le Titulaire s engage à fournir au Comité Départemental du Tourisme de l Oise l ensemble des fichiers sources sur CD de l ensemble des réalisations graphiques et de mise en page faisant l objet d un bon de commande, y compris l ensemble des réalisations cartographiques. Les fichiers natifs au format Indesign CS3 seront exigés après l impression du document. 5 / Pièces à fournir par le candidat LOT 1 - votre proposition de prix incluant l exécution de la brochure, la mise à jour de la brochure, les honoraires, le nombre de BAT, prix des BAT supplémentaires et livraison en fichiers informatiques. Les prix seront indiqués en TTC et HT Ils s entendent cession complète des droits d utilisation comme défini au point V. - une épreuve de type chromalin pour toutes les pages et au format réel de la brochure - prix d un achat d art pour la première page de couverture - références en travaux similaires réalisés - votre engagement sur un rétro planning détaillé avec deadline pour livraison des fichiers numériques pour le jeudi 17 septembre 2009 avant midi au plus tard 6 / Pièces à fournir par le candidat LOT 2 - votre proposition de prix incluant l impression de la brochure, le façonnage, la reliure, la mise sous film, la mise en carton, la livraison dans 3 points de l Oise. Les prix seront indiqués en TTC et HT. - références en travaux similaires réalisés - votre engagement sur un rétro planning détaillé avec deadline pour livraison des brochures, en deux points de l Oise, pour le vendredi 2 octobre 2009 avant midi au plus tard 7 / Modalités de réponse Les offres complètes devront être envoyées par ou par courrier au Responsable du Marché : Monsieur Pierre SABOURAUD Directeur du Comité du Tourisme de l Oise direction@oisetourisme.com La date limite pour répondre à la présente consultation est fixée au le mercredi 29 juillet / Critères d évaluation des offres Les offres devront être conformes aux prescriptions du présent cahier des charges. LOT 1 : Sera retenue l offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères pondérés énoncés ci après: 1/ Prix de la prestation incluant conception, réalisation et les droits d utilisation 80 points 2/ Votre engagement sur un rétro planning détaillé de mise en oeuvre 20 points Remise des éléments à l agence retenue : à partir de la semaine 34 LOT 2 : Sera retenue l offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères pondérés énoncés ci après: 1/ Prix de la prestation 80 points 2/ votre engagement sur un rétro planning détaillé de mise en œuvre 20 points Remise des éléments d impression sous forme de fichiers numériques au plus tard le vendredi 18 septembre / Annexes Les annexes sont à demander à christian.segala@oisetourisme.com - le code de marque de la Destination Oise - d autres brochures de notre organisme 4

5 Rappel de l échéancier Date limite de candidature pour cet appel d offres LOT 1 et LOT 2 : le mercredi 29 juillet Fourniture par nos soins des contenus et visuels pour mise à jour et création graphique à partir de la semaine 34 Livraison des éléments graphiques finalisés (BAT) LOT 1 : Jeudi 17 Septembre avant midi au plus tard - Envoi des éléments d impression (LOT 2) pour exécution : Vendredi 18 Septembre 2009 Livraison des documents en deux points de l Oise : Vendredi 2 Octobre avant midi au plus tard Contact pour tout complément d informations et envoi des offres : Christian SEGALA, Responsable Commercialisation ou Christian.segala@oisetourisme.com SLA OISE 8 bis rue Auguste Delaherche BP BEAUVAIS CEDEX Tél. : fax :